Yang Terlupakan Saat Membuat Presentasi Oleh: Estina Ekawati Membuat bahan presentasi bagi beberapa orang yang biasa berbicara di depan umum sangat biasa. Namun, terkadang masih banyak hal yang terkadang kita lupakan akan beberapa aturan sederhana ini. Termasuk yang saya alami sendiri. Sewaktu mengikuti kegiatan Shortcourse on Module Writing Self Study di Plymouth, UK pada tanggal 11 s.d 23 November 2012, salah satu materi yang akan kami terima adalah Getting the Best from Powerpoint dan Using Powerpoint. Awalnya ketika membaca schedule ini kami, (24 peserta shortcourse yang ada adalah sebagian besar Widyaiswara yang sudah menjadi keseharian mereka dengan menyiapkan presentasi dengan Powerpoint ini) kurang semangat. Namun, ketika di kelas menerima materi, yang disampaikan oleh pemateri, Merceedes, College St, Marjon, adalah hal yang jarang kami pertimangkan sebelumnya. Yaitu tentang penyiapan bahan presentasi dan bagaimana membawakan presentasi. Saat menyiapkan bahan, yang perlu kita lakukan antara lain: a. Research the topic Menguasai topik yang akan kita sampaikan adalah kunci utama dalam membuat bahan presentasi. Mencari referensi dari berbagai sumber yang terkait baik dari internet, buku adalah caranya b. Use key words Gunakan kata kunci pada slide presentasi kita. Usahakan menuliskan seringkasringkasnya dari materi yang akan kita sampaikan. Jangan sampai apa yang kita tuliskan terlalu detail. Dengan menggunakan kata kunci, kita hanya akan menuliskan bagian pentingnya saja, sedangkan penjelasan-penjelasan lainnya kita tambahkan secara lisan. Jangan sampai, kehadiran kita tidak ada artinya, karena semua informasi sudah dituliskan dalam presentasi. Dengan hanya menuliskan kata kunci, hal ini juga mengurangi kejemuan audience. Biasanya jika dalam presentasi yang dituliskan dalam paparan terlalu banyak, audience akan bosan, nha, untuk itu kita tuliskan saja hal-hal esensi saja dalam presentasi. Sebagai contoh, berikut adalah slide dalam presentasi:
Dengan menggunakan key words, kalimat dalam slide presentasi tersebut dapat kita sederhanakan sebagai berikut:
Maknanya sama, hanya ketika kita lihat pada tampilan, lebih menarik pada tampilan yang ke-2 bukan? c. Keep notes
Ini juga penting. Kita sudah menguasai materinya, kemudian kita menuliskan pada tampilan hanya key words nya saja. Untuk menghindari suatu hal, misal karena kita grogi, atau karena diskusi, sehingga terkadang topik yang kita bahas keluar dari topik yang seharusnya, maka kita perlu membuat catatan garis besar dari yang akan kita sampaikan. Membuat skenario dari penjelasan kita, mungkin termasuk hiperlink jika ada, pada bagian mana saja yang akan dilink kan, kita buat catatan. Catatan tersebut bisa kita bawa saat presentasi. Tidak dilarang ketika kita sedang membawakan presentasi kita memegang sesuatu, buku atau kertas misalnya.
Sumber gambar: http://presentationspeechskills.blogspot.com/2012/07/presentationis-communication.html
d. Check spelling Hal selanjutnya yang perlu diperhatikan adalah check spelling, perhatikan ejaan. Bagaimana kita mengeja dari kalimat yang akan kita sampaikan, perlu kita latih. Apalagi misalnya yang akan kita presentasikan menggunakan kalimat-kalimat asing, nha, tulisan sama bisa jadi ejaan berbeda, hal ini pun akan berbeda maknanya.
Mengenai bahan presentasinya sudah OK, kemudaian bagaimana saat kita mempresentasikan di hadapan audiences. Jangan sampai ketika penguasaan sudah bagus, hanya karena beberapa hal berikut tidak kita perhatikan akhirnya merusak presentasi kita. a. Relax
Butuh situasi dan kondisi yang rilex saat kita membawakan presentasi. Tentunya kita tidak ingin presentasi kita akan menjadi kacau jika hanya karena kita tidak rilex. Secara materi kita sudah menguasai, namun hanya karena tidak rilex bisa jadi kita tidak bisa membawakan presentasi dengan bagus, akibatnya terkesan kita tidak menguasai materi, karena kita grogi. Usahakan untuk datang lebih awal sebelum presentasi dimulai. Menyiapkan tempat, men-setting perlatan sebelum audience hadir, jauh lebih membuat kita rilex dibandingkan kita hadir saar audience sudah berada di tempat.
b. More practice Untuk lebih mempersiapkan presentasi kita, lebih banyak berlatih adalah kuncinya. Do more, thats the key. Dengan banyak berlatih kita juga akan terbaisa dengan audience yang berbeda-beda. Akan lebih mampu menjawab pertanyaan yang ada, dan akan lebih mampu menguasai diskusi yang ada. Bisa diawali dengan berlatih sendiri di depan cermin, atau berlatih didepan keluarga kita, meminta mereka memberikan evaluasi terhadap yang kita lakukan. Mungkin presentasi dipandang sederhana bagi sebagian orang, namun kenyataannya banyak terjadi, dimana seseorang menyampaikan materi yang bias-biasa saja, namun bisa menyihir audience karena pembawaannya sedemikian rupa sehingga presentasinya berhasil, atau sebaliknya, secara materi bagus, namun karena tidak mampu melakukan presentasi dengan bagus, banyak audience yang tidak tertarik.
c. Be positive Setiap kita memiliki kekurangan, namun dengan kekurangan tersebut kita bisa memperbaiki, kita bisa menjadi lebih baik dengan banyak berlatih. Bersikap positif terhadad diri sendiri, yakin bahwa kita menyampaikan preentasi karena kita telah memahami apa yang akan kita sampaikan. Dari keyakinan tersebut, maka kita menyampaikan materi dengan lancar.
d. Be yourself Mau meniru gaya siapapun, akhirnya yang terbaik adalah menajdi diri sendiri. Kita memiliki gaya khas masing-masing, nha dari kekhasan kita lah kita bisa mengenalkan siapa kita. Yang terpenting adalah bagaimana kita menyampakan informasi secara tepat, sehingga informasi untuk audience seperti yang kita harapkan.
e. Drink some water Mungkin sederhana, hanya segelas air putih, tapi efek dari minum ini luar biasa. Jangan lupa untuk permisi kepada audience untuk melakukannya apabila minum saat presentasi sedang berlangsung (red: saat diskusi), atau dilakukan sebelum presentasi dimulai. Dengan minum, maka akan sedikit lebih rilex. Demikian beberapa hal sederhana yang kadang kita lupakan saat kita menyiapkan bahan maupun melakukan presentasi. Semoga kita menjadi seorang presenter yang bagus, menyampaikan informasi dengan tepat tanpa distorsi informasi. (Sumber: materi shortcourse on Module Writing Self Study di Plymouth, UK pada tanggal 11 s.d 23 November 2012, Getting the Best from Powerpoint dan Using Powerpoint)
