TOC Projectmanagement 25-06-2014 Simone Zeddeman
Inhoud 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
25-6-2014
Inleiding organisatie Aanleiding Essentie (TOC) projectmanagement Structuren en rollen Proces Eenvoudige sjablonen Projectselectie Resultaten Medinova/Orthopedium
Orthopedium/Medinova
2
1. Medinova / Orthopedium Medinova: Orthopedium:
3 klinieken voor orthopedische zorg 1 kliniek voor orthopedische zorg, (samenwerking met Vlietland ziekenhuis.)
Per 1-1-2014 één aandeelhouder om te komen tot één groot Orthopedisch platform. 25-6-2014
Orthopedium/Medinova
3
1. Medinova / Orthopedium 35 orthopedisch chirurgen, 14 anesthesiologen 300 zorgmedewerkers Leveren verzekerde zorg bij klachten aan het bewegingsapparaat, te weten: • Knieën • Heupen • Schouders • Ruggen (hernia) • Voeten/enkels 25-6-2014
Orthopedium/Medinova
4
2. Aanleiding Start met TOC Projectmanagement in februari 2013
• Nieuw bestuur met eerdere ervaring • Lopend project dat meermaals uitliep in tijd • Door overname/fusie en ambitie om te komen tot één orthopedisch platform, verwachting dat aantal projecten sterk zal toenemen.
25-6-2014
Orthopedium/Medinova
5
2. Aanleiding • Stand van zaken voor implementatie: – Geen projectstructuur in beide organisaties – Geen afspraken over werkwijze, definities of uitvoering – Geen overzicht in voortgang lopende projecten – Geen geschoolde projectleiders
25-6-2014
Orthopedium/Medinova
6
3. Essentie van projectmanagement “Een project is een tijdelijke inspanning om een uniek product, dienst of resultaat te genereren” (PMI) • • • •
Verandering, verbetering, complexe opgave Vraagt om tijdelijke aparte organisatie Meerdere afdelingen, organisaties betrokken Onzekerheid!
Scope
Waarde/ Doel Tijd 25-6-2014
Orthopedium/Medinova
Budget 7
Problemen met projecten Projecten beginnen ongeacht de belasting van de organisatie Projecten beginnen zonder duidelijk plan, business case of andere rechtvaardiging Projecten hebben onduidelijke rapportagestructuur en -proces Er is weinig inzicht in de status van lopende projecten Er is weinig inzicht in de pipeline met project ideeën
Projecten worden vaak te laat opgeleverd De te leveren specificaties (de “scope”) wijzigen (te) veel Projecten gaan vaak over budget De benodigde resources zijn niet altijd beschikbaar wanneer nodig
25-6-2014
Orthopedium/Medinova
8
Problemen met projecten
Projecten beginnen ongeacht de belasting van de organisatie Projecten beginnen zonder duidelijk plan, business case of andere rechtvaardiging Projecten hebben onduidelijke rapportagestructuur en -proces Er is weinig inzicht in de status van lopende projecten Er is weinig inzicht in de pipeline met project ideeën Projecten worden vaak te laat opgeleverd De te leveren specificaties (de “scope”) wijzigt te veel Projecten gaan vaak over budget De benodigde resources zijn niet altijd beschikbaar wanneer nodig Niet alle projecten zijn een “project” Onduidelijk welk project hogere prioriteit heeft en waarom Meerdere opdrachtgevers waardoor opdracht niet eenduidig Projectleider heeft een andere interpretatie van de opdracht dan de opdrachtgever Niet de juiste mensen in de projectgroep Projectleider krijgt of neemt teveel taken op zich en verliest overzicht Projectgroepleden verkiezen hun lijntaken boven projecttaken Projectleider heeft onvoldoende mandaat Onduidelijk wie welke zeggenschap heeft over de besteding van het projectbudget Er wordt te laat geëscaleerd waardoor adequaat ingrijpen niet meer mogelijk is Projecten worden niet of nooit afgerond Overdracht aan de lijnorganisatie is niet (goed) georganiseerd Beheerskosten zijn niet voorzien Projecten lopen vast of verdwijnen
25-6-2014
Orthopedium/Medinova
9
3. Essentie van projectmanagement 1. Heldere structuren en afspraken; Rollen/TVB’s 2. Heldere processen: 1. 2. 3. 4. 5.
Ideeselectie en –vrijgifte Projectplanning Projectmanagement Escalatie Afronding
3. Simpele sjablonen: Van idee t/m afronding 25-6-2014
Orthopedium/Medinova
10
4: Structuur, rollen, tvb’s
• Opdracht formuleren • Plan van aanpak vaststellen • Aanwijzen/vervangen PL • Akkorderen TSBD-wijzigingen • Akkorderen gereedmelding
Opdrachtgevers
Projectleiders • Aanstellen/vervangen PTL’s • Project op TSBD managen • Project afronden
Projectteamleden • Scope leveren –zo veel mogelijk- binnen Tijd en Budget 25-6-2014
Orthopedium/Medinova
11
4: Structuur, overlegstructuur Maandelijks Project Board
Maandelijks project statusoverleg OG-PL Wekelijks kort PG-overleg
Aangezien projecten onvoorspelbaar verlopen en we ambitieus plannen is actief en hoogfrequent management door PL’s en OG’s noodzakelijk en onvermijdelijk 25-6-2014
Orthopedium/Medinova
12
5. Processtappen
V Idee (projecten in onderzoek)
25-6-2014
Besluit Project Board
Planning (= buffer te starten projecten)
V
Besluit OG
Uitvoering (actieve projecten)
Orthopedium/Medinova
V
Besluit OG
Onderhoud
13
5. Processtappen 1. Projecten selecteren en vrijgeven In PB project ideeën selecteren en voor planning/ uitvoering vrijgegeven, mits er voldoende zijn afgerond 25-6-2014
2. Projecten plannen
Planningssessie: 1 dagdeel met hele projectgroep plan van aanpak maken met hulp van begeleider
3. Managen van voortgang Wekelijks voortgang van acties plannen en managen in PG
Orthopedium/Medinova
4. Managen van escalaties Snel overleg tussen OG en PL indien project op rood (TSB wordt niet gehaald ) doel om het project weer op groen te krijgen
5. Managen van afronding 1 maand voor de leverdatum doorlopen OG en PL het PvA en stellen restpuntenlijst op
14
6: Eenvoudige sjablonen
25-6-2014
Orthopedium/Medinova
15
7: Projectselectie “There is an abundance of great ideas. Getting things done is what sets true leaders apart” David Allen
• Start niet meer projecten dan de organisatie tegelijk aankan. (Maasstad 40, Elisabeth 50, Medinova 8) • Zorg voor spreiding over de beschikbare resources • Houd een looptijd aan van 3-6 maanden, anders: faseer het project • Zorg voor goed opdrachtgeversschap! Een werknemer verdient een goede baas, een projectleider een goede opdrachtgever 25-6-2014
Orthopedium/Medinova
16
7: Projectselectie • Committent Raad van Bestuur of Directie, vermijd bestuurlijk opportunisme • Projectideeën worden gepland en uitgevoerd op het ritme van de “drum” Dus: “1 uit = 1 in” • Focus op afronding en weersta de druk om nieuwe projecten te starten als afronding achterblijft • Keep it simple! Een project managen is al ingewikkeld genoeg
25-6-2014
Orthopedium/Medinova
17
8: Resultaten Medinova/Orthopedium • • • • • •
Maandelijks Projectboard inclusief directie 8 actieve projecten, 2 in planning, 12 projectideeën Inzicht in voortgang lopende projecten Alle hoofden en stafleden zijn getraind 4 Senior projectleiders zijn aangewezen 63% van de projecten binnen TSB opgeleverd in 2013
25-6-2014
Orthopedium/Medinova
18
Vragen?
25-6-2014
Orthopedium/Medinova
19