Taken, Bevoegdheden en Verantwoordelijkheden (TBV s) organisatie hockeyclub Hilvarenbeek 2013

Taken, Bevoegdheden en Verantwoordelijkheden (TBV’s) organisatie hockeyclub Hilvarenbeek 2013

TBV Organisatie HCH, samengesteld door bestuur en commissies in oktober 2003, laatstelijk gewijzigd op 6 september 2013.

Indeling 1. Algemene afspraken 2. TBV Accommodatiecommissie 3. TBV Barcommissie 4. TBV Blommesteijncommissie 5. TBV Evenementencommissie 6. TBV Kascommissie 7. TBV Ledenadministratie 8. TBV Materialencommissie 9. TBV PR & Sponsorcommissie 10. TBV TC / Elftallencommissie / Jongste Jeugd 11. TBV TC / Elftallencommissie / Junioren 12. TBV TC / Elftallencommissie / Senioren 13. TBV TC / Trainingscommissie 14. TBV TC / Arbitragecommissie 15. TBV Tuchtcommissie 16. TBV Wedstrijdsecretariaat 17. TBV Zaalhockeycommissie

1. Algemene afspraken Het bestuur draagt de bestuursleden voor, zoals de voorzitter, penningmeester en secretaris. Deze leden worden benoemd door de ALV. Daarnaast zijn de bestuursleden portefeuillehouder van de diverse commissies binnen de vereniging. De commissie benoemt een commissiehoofd. Anno begin 2013 ziet de organisatie van hockeyclub Hilvarenbeek er als volgt uit:


Bestuur

Bestuurslid

TC

Senioren

Bestuurslid

Arbitrage commissie

Elftallen commissie

Trainings commissie

Junioren

Jongste Jeugd

Tucht commissie

Bestuurslid

Materialen commissie

Wedstrijd secretariaat

Leden administratie

Bestuurslid

Zaalhockey

Bar commissie

Accommodatie commissie

Bestuurslid

Kas commissie

Sponsor commissie

Voor iedere commissie geldt:         

De commissie brengt verslag uit van haar vergadering en activiteiten aan het bestuur, dan wel het direct verantwoordelijke bestuurslid c.q. portefeuillehouder. Aan het begin van het seizoen maakt de commissie een rapportage op waarin een totaalbeeld van de te verwachten activiteiten voor dat seizoen wordt geschetst. Aan het einde van het seizoen maakt de commissie een rapportage op van de activiteiten van het afgelopen seizoen, de successen en eventuele knelpunten. De commissie overlegt voor iedere activiteit een deugdelijke begroting van inkomsten en uitgaven. Tevoren wordt de penningmeester van de activiteit in kennis gebracht en kan een voorlopig budget worden vastgesteld. De commissie draagt zorg voor de planning van de vergaderingen in de agenda op de website. De commissie draagt zorg voor een goede communicatie naar de andere commissies binnen de HCH organisatie. De commissieleden leveren hun bijdrage aan commissie-overstijgend overleg, zoals een tweejaarlijks overleg met de gehele organisatie van HCH. De commissie draagt zorg voor deugdelijke communicatie richting leden en ouders van leden omtrent haar activiteiten. Bij eventuele calamiteiten wordt het bestuur hiervan op de hoogte gesteld en om advies gevraagd. De commissie draagt zorg voor verantwoordelijk gedrag in het clubhuis als dat voor de vergaderingen wordt gebruikt. Dit houdt in:  Koffie/thee kan gratis worden gebruikt  Drankjes d.w.z. frisdrank, wijn of bier: voor ieder één gratis consumptie, rest dient te worden betaald  Na afloop: stoelen aanschuiven, afwassen, afdrogen en opruimen, gebruikte tafel(s) en bar afdoen met nat doekje, verwarming uitzetten, verlichting uit en alle ruimtes afsluiten. Controleer ook de kleedkamers en het materialenhok.  Sleutel meteen inleveren bij de sleuteleigenaar.


Blommenfes tijn toernooien commissie

2. TBV Accommodatiecommissie Taken      

Klein onderhoud van de velden: vlaggen, doelen, ballenvangers, dug-outs Kleine reparaties aan het gehele clubhuis Klein onderhoud van de groenvoorziening lang de velden Beveiliging van het gebouw Keuring velden Zorgdragen voor reparaties door derden (veldverlichting, verwarming, sproeiinstallatie), nadat vooraf een offerte voor de reparatie is aangevraagd en afstemming met de penningmeester heeft plaatsgevonden.

Bevoegdheden Onkosten tot € 100 kunnen zelfstandig worden afgehandeld. Daarboven is afstemming met de penningmeester noodzakelijk. Verantwoordelijkheden Onder leiding van penningmeester is een klus team actief.

3. TBV Barcommissie Doel Het creëren van een clubhuis zodanig dat het de saamhorigheid onder de leden bevordert en gelegenheid biedt tot ontmoeting. Taken Ondersteunen, coördineren en bewaken van de bar-aangelegenheden. Accommodatie: Afvalcontainers (afvalcontainer en glascontainer) en prullenbakken legen. Bar: Beheren van de bar en bevoorrading:  Openen van het clubhuis, zorgen voor instructie van de barmedewerkers.  Zorgen dat barvrijwilligers als gastheer/vrouw optreden: o ontvangst van de gasten, o aanwijzen van kleedkamers, velden o coaches en rijders namens de vereniging een consumptie c.q. consumptiebon aanbieden o limonade voor de teams na afloop van de wedstrijden o bar verzorgen o afwassen, opruimen en aanvegen van het clubhuis o prullenbakken in clubhuis, toiletten, kleedkamers en buiten rondom de velden legen en voorzien van nieuwe afvalzakken o WC-papier en papieren handdoekjes toiletten clubhuis en kleedkamers aanvullen TBV Organisatie HCH, samengesteld door bestuur en commissies in oktober 2003, laatstelijk gewijzigd op 6 september 2013.

      

   

Maken van barroosters Verzorgen van enveloppen met consumptiebonnen voor de gast-teams, thuisspelende teams en scheidsrechters op de zaterdag Aanvullen van de EHBO-dozen, zorgen voor voldoende ijs voor koeling diepvries hal. Verzorgen van keuken en inventaris (o.a. schoonmaken van frituur en diepvries). Verzorgen van de inrichting van het clubhuis. Inkoop en voorraadbeheer drank, snoep en snacks. Instrueren van barmedewerkers dat er geen alcohol geschonken mag worden aan personen onder de 16 jaar. Verder mogen alleen barkrachten van 18 jaar of ouder alcoholhoudende drank verstrekken (jongere barkrachten van 16 of 17 jaar mogen wel alcohol schenken onder supervisie van een barkracht van minimaal 18 jaar). Reglement conform Drank en Horeca wet toepassen. Ondersteunen of zorgen voor ondersteuning bij barwerkzaamheden op feesten en toernooien indien nodig. Verzorgen van contacten met schoonmakers. Afvalcontainers: Verhoeven bellen voor leegmaken van afvalcontainer en glascontainer, containers aan de poort zetten en geleegde bakken terug bij clubhuis rijden. Verhuur van velden/clubhuis intern in overleg met het wedstrijdsecretariaat, gebruik extern loopt via bestuur.

Bevoegdheden Inkoop en samenstellen van prijslijst. Verantwoordelijkheden De barcommissie draagt zorg voor de baromzet, met als doel de inkomsten van de club te ondersteunen.

4. TBV Blommesteijn/toernooiencommissie Doel Organisatie van toernooien op eigen clubterrein. Taken  Het organiseren van een jaarlijks senioren toernooi (Blommesteijn Festijn).  Het organiseren en/of ondersteunen van toernooien voor de diverse jeugdteams.  Het organiseren van een gezamenlijke clubactiviteit c.q. toernooi voor jong en oud (familietoernooi).  Stelt van iedere activiteit een begroting op van inkomsten en uitgaven en overlegt met de penningmeester over een voorlopig budget.  Zoeken van sponsors voor hun activiteiten/toernooien in samenspraak en overleg met de sponsorcommissie.  Overlegt met barcommissie inzake inkopen voor activiteiten/toernooien.  Stemt met bestuur verantwoordelijkheden toernooi-dag af.


Bevoegdheden Zelfstandig organiseren en coördineren van toernooien en activiteiten (passende binnen verenigingscultuur en Huishoudelijk Regelement HCH). Verantwoordelijkheden De commissie draagt zorg voor een ordelijk verloop van de toernooien en een goede financiële afwikkeling daarvan (inschrijfgelden en afdracht aan penningmeester).

5. TBV Evenementencommissie Doel: Gezelligheid bevorderen binnen de eigen vereniging door het organiseren van festiviteiten, zoals bijvoorbeeld opening hockeyseizoen, jeugdactiviteiten voor de junioren en jongste jeugd, feesten voor senioren en ouders van leden. Taken:  Het coördineren en mede organiseren van jaarlijkse festiviteiten en activiteiten voor de leden van de vereniging.  Stelt van iedere activiteit een begroting op van inkomsten en uitgaven en overlegt met de penningmeester over een voorlopig budget.  Zoeken van sponsors voor hun activiteiten in samenspraak en overleg met de sponsorcommissie.  Overlegt met barcommissie inzake inkopen voor activiteiten.  Stemt met bestuur verantwoordelijkheden activiteiten af. Bevoegdheden Zelfstandig organiseren van festiviteiten (passende binnen verenigingscultuur en Huishoudelijk Regelement HCH). Verantwoordelijkheden: De commissie draagt zorg voor een ordelijk verloop van de activiteiten/festiviteiten en een goede financiële afwikkeling daarvan (afdracht aan penningmeester).

6. TBV Kascommissie Doel: Het controleren van de financiële organisatie, geleid door de penningmeester en bestuur, van het afgelopen boekjaar. Taken:  Het controleren van de jaarlijkse boekhouding  Verslag uitbrengen aan de Algemene Leden Vergadering Bevoegdheden: Zelfstandig controleren van de begroting en boeking TBV Organisatie HCH, samengesteld door bestuur en commissies in oktober 2003, laatstelijk gewijzigd op 6 september 2013.

7. TBV Ledenadministratie Doel: Het voeren van de ledenadministratie. Het geven van inlichtingen aan potentiële nieuwe leden. Taken         

Bijhouden van aan- en afmeldingen van leden, adreswijzigingen en andere wijzigingen in de ledenadministratie. Mutaties ledenadministratie aanbrengen in Lisa. Bij aanmelding welkomstmail, lidnummer en wachtwoord naar nieuwe lid mailen. Mutaties doorgeven aan penningmeester t.b.v. contributie-inning. Zorg dragen voor vermelding van informatienummer in de Gemeentegids. Tweemaal per jaar (na zomerstop en na winterstop) een gemuteerde en geprinte ledenlijst in het clubhuis / barmap opbergen. Uitreiken van het Huishoudelijk Reglement aan nieuwe leden. Aanmeldingen van nieuwe leden doorgeven aan penningmeester en contactpersonen TC/elftallencommissie (voor verdere teamindeling). Tweemaal per jaar (begin oktober en direct na de winterstop) wordt in overleg met de TC/elftallencommissie en de coaches de opstelling van de teams gecheckt. Dit ter voorkoming van de opstelling van niet speelgerechtigde spelers (geen lid, niet voldoen aan financiële verplichtingen e.d.).

Bevoegdheden en verantwoordelijkheden Zelfstandig voeren van een correcte ledenadministratie (in structurele afstemming met penningmeester).

8. TBV Materialencommissie Doel Hockeyclub Hilvarenbeek stelt haar leden graag keepers- en trainingsmaterialen ter beschikking om in een veilige omgeving te hockeyen. Om ervoor te zorgen dat het voor een ieder duidelijk is wat ze op dit vlak van de club kunnen verwachten is er beleid t.a.v. het gebruik van materialen ontwikkeld. De club vindt het belangrijk dat spelers over kwalitatief goede materialen beschikken om op een zo veilig mogelijke manier de hockeysport te beoefenen. Omdat materialen intensief worden gebruikt streeft de materialencommissie ernaar om materialen tijdig te vervangen en opnieuw uit te geven. Taken  Naargelang de materiaalgroep alsmede het niveau van het spel en de gebruiksintensiteit en impact bepalen van de benodigde (keepers)uitrusting en overige (trainings)materialen. Daarbij worden de volgende richtlijnen gehanteerd:


Uitrusting Elk competitieteam ontvangt aan het begin van het hockeyseizoen een basis set in bruikleen. Ieder team dient deze basis set aan het einde van het seizoen volledig te retourneren. De basis set bestaat uit de navolgende materialen: o Locker plus sleutel o 2 cornermaskers (vanaf D-jeugd) o gevulde keeperstas: keepersbroek (vanaf D-jeugd) legguards klompen bodyprotector tok handschoen en plank helm elleboogbeschermer (vanaf C-jeugd) o gedragsregels Trainingsbenodigdheden (ballen en hesjes) De trainer(s) van elk competitieteam ontvangen aan het begin van het nieuwe hockeyseizoen een set ballen en hesjes in bruikleen. De trainingscoördinator van de benjamins ontvangt eveneens een set ballen en hesjes in bruikleen. De materialencommissie bepaalt in overleg met de trainingscommissie jaarlijks vóór aanvang van het seizoen het aantal per team en/of trainingsgroep benodigde en uit te geven ballen. Iedere trainer dient de ballen en de hesjes aan het einde van het seizoen te retourneren.      

Het beheren van de kosten van de aan te schaffen materialen en het onderhoud er van, zodat de teams zo lang mogelijk van de aangeschafte materialen gebruik kunnen maken Het in bruikleen stellen van de keepers/trainingsmaterialen bij aanvang van het seizoen en de inname ervan aan het eind van het seizoen op vooraf op de website aangegeven data en tijden op de club Zorgdragen voor een goede communicatie met de subcommissies van de Technische Commissie over de aantallen (jeugd en senioren)teams en tussentijdse team wijzigingen Vast aanspreekpunt voor de leden inzake alle uitgereikte materialen en voor het indienen van verzoeken voor vervanging of reparatie Zorgdragen voor een gedegen registratie in LISA (in module MATS) van de door de club aangeschafte materialen en de prijzen er van en in wiens bezit deze materialen zich gedurende het seizoen bevinden Het inventariseren van beschadigingen aan- en verlies van materialen en het adviseren van het bestuur ter zake – op grond van artikel 8 van het Huishoudelijk Reglement en op voordracht van de materialencommissie – aan teams en/of individuele leden op te leggen boetes.

Bevoegdheden  Beslissingsbevoegd ter zake het afhandelen van tussentijdse verzoeken tot vervanging/reparatie alsmede tussentijdse uitgifte van nieuwe materialen tot een maximumbedrag van € 500,00 per seizoen




Controlebevoegdheid op de staat van het materiaal en adviesfunctie richting het bestuur ter zake de noodzaak van reparaties en de redenen van bij te bestellen materialen, na inlevering van de materialen aan het einde van het seizoen;

Verantwoordelijkheden De materialencommissie is verantwoordelijk voor de inkoop, uitgifte (lees: in bruikleen geven) en inname alsmede het onderhoud van alle keepers- en trainingsmaterialen zoals ballen, pylonen en hesjes.

9. TBV PR & Sponsorcommissie Doel Door het verkrijgen van bijdragen in natura en gelden kunnen materiële doelstellingen binnen de vereniging worden behaald. Anderszins levert sponsoring een positieve bijdrage aan de bekendheid van de hockeysport en de gezamenlijke verbinding tussen ondernemers en spelers in de dorpskern. Taken  het ondernemen van activiteiten en het leggen van contacten welke leiden tot sponsorrelaties van derden met de Hockeyclub Hilvarenbeek  contractueel regelen van de bij de sponsorovereenkomst geldende afspraken  het organisatorisch ondersteunen en regelen van de voor de sponsoruiting benodigde materialen, in de zin van shirts, borden, advertentietekst e.d.  de penningmeester tijdig en adequaat op de hoogte brengen van nieuwe en gewijzigde sponsorovereenkomsten  leden en derden informeren over de sponsormogelijkheden en stimuleren een sponsorrelatie met de hockeyclub aan te gaan  het samenstellen van de sponsormogelijkheden en sponsortarieven en deze na accordering van bestuur uitdragen  het ophangen, tijdens de zomermaanden verwijderen (vandalisme) en onderhouden van de borden van de sponsoren  de sponsoractiviteit “Club van 100” promoten binnen de vereniging en zorgdragen in overleg met het bestuur voor passende bestemming(en)  actief contacten onderhouden met alle geledingen binnen de hockeyclub die sponsoractiviteiten ontplooien en daarmee zorgdragen voor onderlinge afstemming en informatie-voorziening  jaarlijks in april een overzicht maken van de lopende sponsoractiviteiten en een prognose van het daarop volgende seizoen ten behoeve van de begroting welke halverwege de maand mei gereed dient te zijn  tijdig plaatsen van sponsormaterialen op de website  contacten onderhouden met zowel de shirtsponsoren alsook de teams (aanvoerder of coach) die worden gesponsord m.b.t. het naleven van de wederzijdse afspraken  nakomen van de afspraken en de contracten met sponsoren  Jaarlijks bedanken van de sponsoren (adverteerders) middels een activiteit


Bevoegdheden Zelfstandig afsluiten van sponsorovereenkomsten met derden, binnen de met het bestuur vooraf overeengekomen bepalingen. Uitzondering hierop is het sluiten van contracten met hoofdsponsors. Deze worden afgesloten door het bestuur in overleg met de sponsorcommissie. Verantwoordelijkheden  20% van de jaarbegroting van de hockeyclub bijeen brengen uit sponsoractiviteiten  verantwoording afleggen aan de penningmeester over alle lopende sponsorcontracten, wijzigingen (ook tussenliggende) en beëindigingen. De penningmeester verstuurt hierna jaarlijks de rekeningen voor sponsoren  uitvoering geven aan Sponsorplan HCH 2012-2015.

10. TBV TC / Elftallencommissie / Jongste Jeugd Doel Indeling van jongste jeugd spelers in benjamins, F-3tallen, E-6tallen en E-8tallen. De jongste jeugdcommissie bestaat uit een coördinator benjamins, coördinator Jongste jeugd en commissieleden JJ. Taken  Lopende het seizoen: contact houden met coaches en teams middels coach/teamgesprekken. Doel: het vroegtijdig signaleren van mogelijke problemen en evt. samen oplossingen zoeken. Bijhouden van resultaten om te zien of teams (mini’s en junioren) juist zijn ingedeeld.  Voor de herfstvakantie inventariseren of teams (jongste jeugd) juist zijn ingedeeld, evt. wensen over indeling in andere klasse of poule of aanmelden nieuw team (mini’s) doorgeven aan de regiofunctionaris KNHB.  Tweemaal per jaar via coaches en de ledenadministratie checken welke spelers werkelijk zijn opgesteld, te weten begin oktober en meteen na de winterstop. Dit ter voorkoming van spelers die geen lid van de club zijn of niet aan hun financiële verplichtingen hebben voldaan.  April/mei: verzamelen van informatie over spelers via coaches en trainers met als doel spelers in jj-teams in te delen, waarbij de criteria zijn: leeftijd, spelinzicht en technische vaardigheden, spelervaring en sociale aspecten.  April/mei: verzamelen van informatie over spelers via coaches en trainers om potentiële eerste lijnspelers aan te dragen voor de selectietrainingen van de D-teams die door de juniorencommissie worden georganiseerd.  Mei/juni en november: opgeven van de teams en indeling in klasse bij de KNHB. Bezoeken van de “Perzische markt" (indelingsvergadering van de regio)of de regionale minifunctionaris-avond waarbij speciale wensen kenbaar gemaakt kunnen worden.  Overlegt tijdig met de wedstrijdsecretaris over de nieuwe teamsamenstelling, i.v.m. het plannen van oefenwedstrijden en planning van wedstrijden in het volgende seizoen.  Behandelen van klachten inzake ontoelaatbaar gedrag in of om de velden van spelers, coaches en/of ouders in samenspraak met hoofd TC en/of portefeuillehouder bestuur.




Het is wenselijk als leden van de elftallencommissie voor de continuïteit minimaal 2 jaar zitting nemen in de commissie.

Bevoegdheden Het zelfstandig indelen van spelers in teams, ressorterende onder de categorie jongste jeugd. Verantwoordelijkheden Uitvoering geven aan het Jeugdbeleidsplan HCH 2012-2017.

11. TBV TC / Elftallencommissie / Junioren Doel Indeling van junioren spelers in D-, C, B- en A-elftallen. Taken Administratieve verwerking en aanmeldingen:  Het beheren van de teamindeling in Lisa.  Bij nieuwe aanmelding beoordelen in welk team het nieuwe lid kan meetrainen  Informeren van nieuw lid over de procedure: o 3 kennismakingstrainingen (bitje meenemen, stick van de club), o daarna zelf inschrijven via website Hilverhockey, o eerste periode trainend lid, daarna pas spelend lid (andere contributie en andere verzekering). Wijzen op mogelijkheid in ander team geplaatst te worden.  Informeren trainers over komst kennismakingstrainingen en trainend lid  Informeren ledenadministratie Communicatie en contact:  Twee maal per jaar bij de coaches informeren van mogelijke afmeldingen aan het einde van zowel de voorjaarscompetitie als de herfstcompetitie.  Lopende het seizoen contact houden met coaches en teams middels coach/teamgesprekken. Doel: het vroegtijdig signaleren van mogelijke problemen en evt. samen oplossingen zoeken. Bijhouden van resultaten om te zien of teams juist zijn ingedeeld.  De intentie van de juniorencommissie is om 2 info-avonden per jaar te organiseren waarbij het coachen en de spelregels onder de loep worden genomen. Ook kunnen deze avonden worden gebruikt om eventuele aanwezige problemen te inventariseren en waar mogelijk op te lossen.  Zorg dragen dat bij elk team tenminste een coach aanwezig is. De trainingscommissie dient ervoor te zorgen dat er een trainer beschikbaar is. Wijzigingen van teams dienen door de juniorencommissie ook waar nodig richting de trainingscommissie te worden gecommuniceerd.  Voor het uitlenen / inlenen van spelers is de coach verantwoordelijk. Bij problemen heeft de juniorencommissie uitsluitend een sturende rol.  De coach controleert twee keer per jaar via de site of de team samenstelling op de site nog actueel is. Is dit niet het geval dan zal de coach dit aan de juniorencommissie doorgeven. De juniorencommissie stemt de verschillen af met de ledenadministratie. TBV Organisatie HCH, samengesteld door bestuur en commissies in oktober 2003, laatstelijk gewijzigd op 6 september 2013.

     

Behandelen van mails die op het adres van de [email protected] binnenkomen dan wel doorzending naar de betreffende commissie of het bestuur. Tijdig overleggen met de wedstrijdsecretaris over de nieuwe teamsamenstelling, i.v.m. het plannen van oefenwedstrijden en planning van wedstrijden in het volgende seizoen. Jaarlijkse evaluatie met jongste jeugd commissie. Maandelijkse up-date naar het bestuur. Behandelen van klachten inzake ontoelaatbaar gedrag in of om de velden van spelers, coaches en/of ouders in samenspraak met hoofd TC en/of portefeuillehouder bestuur. Communiceren van procedure aangaande teamindeling via website en tijdig informeren van teamindeling aan spelers en ouders

Teamindeling en klasseindeling:  Uiterlijk begin juni van elk jaar inzake de Herfst competitie en uiterlijk begin december van elk jaar inzake de Lente competitie het definitief samenstellen van de teams. Daarbij dient uiterlijk in de 2e week van juni de indeling van de teams naar klasse bij de KNHB te zijn aangemeld. Tussen de Herfst- en Lentecompetitie zullen zo min mogelijk spelers / speelsters worden verschoven. Wel dient de juniorencommissie na te gaan of er een aanpassing naar klasse bij een of meerdere teams noodzakelijk is. Indien gewenst wordt dit door de juniorencommissie richting de KNHB in overleg met het hoofd TC doorgegeven.  Een lid van de juniorencommissie zal samen met een lid van het wedstrijdsecretariaat naar de jaarlijkse “Perzische markt” gaan ter controle van de klasse indeling.  De juniorencommissie ontvangt de definitieve klasse indeling via het wedstrijdsecretariaat.  In overleg met de coach een eventuele herindeling van de C en/of D teams bij de bond voor 1 oktober aanvragen. Dit verzoek komt in 1e instantie van de coach.  Waar nodig dient door de juniorencommissie ruim voor aanvang van het nieuwe seizoen, dispensatie voor spelers/speelsters te worden aangevraagd. Bevoegdheden Het zelfstandig indelen van spelers in teams, ressorterende onder de categorie junioren jeugd. Verantwoordelijkheden Uitvoering geven aan het Jeugdbeleidsplan HCH 2012-2017.

12. TBV TC / Elftallencommissie / Senioren Doel Indeling van senior spelers in Dames-, Heren- en Veteranen-teams en/of trimhockey. Taken  Lopende het seizoen: contact houden met coaches en teams. Doel: het vroegtijdig signaleren van mogelijke problemen en evt. samen oplossingen zoeken. Bijhouden van resultaten om te zien of teams juist zijn ingedeeld  Tweemaal per jaar via coaches en/of aanvoerders en de ledenadministratie checken welke spelers werkelijk zijn opgesteld, te weten begin oktober en meteen na de TBV Organisatie HCH, samengesteld door bestuur en commissies in oktober 2003, laatstelijk gewijzigd op 6 september 2013.

       

winterstop. Dit ter voorkoming van spelers die geen lid van de club zijn of niet aan hun financiële verplichtingen hebben voldaan. 1e helft seizoen: In overleg met de technische commissie samenstellen van een selectiecommissie voor de betreffende teams indien van toepassing. Contact houden en sturen van de selectiecommissie. Zo nodig aanwezig zijn bij selectietrainingen en/of wedstrijden. April/mei: Verzamelen van informatie over spelers via coaches, trainers en selectiecommissie. Op basis van deze informatie indelen van spelers in teams, waarbij de criteria zijn: Leeftijd, spelinzicht en technische vaardigheden, spelervaring en sociale aspecten. Mei/juni: Opgeven van de teams en indeling in klasse bij de KNHB. Bezoeken van de “Perzische markt" (indelingsvergadering van de regio). Communiceert procedure aangaande teamindeling via website en informeert tijdig teamindeling aan spelers. Behandelen van klachten inzake ontoelaatbaar gedrag in of om de velden van spelers, coaches en/of ouders in samenspraak met hoofd TC en/of portefeuillehouder bestuur. Indien op verzoek participatie in de selectie van trainer/coach voor seniorenteams.

Bevoegdheden Het zelfstandig indelen van spelers in teams, ressorterende onder de categorie senioren. Toegang tot LISA leden- en administratiesysteem voor het raadplegen van spelerslijsten. Verantwoordelijkheden Uitvoering geven aan het seniorenbeleid

13. TBV TC / Trainingscommissie Doel Het organiseren en coördineren van trainingen en trainingsopleidingen, zodat ieder team binnen de vereniging de gelegenheid krijgt een technische training te volgen. Taken  Opstellen van een trainingsschema.  Trainingsschema informeren middels website en mail aan trainers; twee maal per jaar drie weken voor begin seizoen en halverwege uiterlijk drie weken voor einde winterstop.  Coördineren van trainingen en begeleiding van jeugdtrainers.  Vullen van trainingsvacatures.  Beheren van overige trainingsmaterialen, zoals pionnen, benjamincontainer, etc. De uitgifte en inname van ballen en hesjes per trainer is ondergebracht bij de materialencommissie. Inzake aantallen dient jaarlijks afstemming plaats te vinden tussen beide commissies.  Geeft tweejaarlijks aan einde herfst- en lentecompetitie vergoedingsoverzicht aan penningmeester door ter uitbetaling van trainers. Dit overzicht wordt vooraf door de trainingscommissie gecontroleerd op gedeclareerde uren van trainers. TBV Organisatie HCH, samengesteld door bestuur en commissies in oktober 2003, laatstelijk gewijzigd op 6 september 2013.

         

Indien nodig zorgdragen voor het vooraf versturen en toelichten van oefeningen aan beginnende jeugdtrainers. Vast aanspreekpunt voor de leden inzake trainingen. Daartoe is een interne mailbox (training@hilverhockey) geïnstalleerd, die frequent geraadpleegd zal worden. Frequent afstemmen met coördinatoren benjamins/E/F-teams. Tweejaarlijks afstemmen met TC / Elftallencommissies omtrent aantal teams en trainingsbehoeften. Bijdrage leveren in selectietrainingen eerste lijnteams, in overleg met elftallencommissies. Organiseren en coördineren van jaarlijkse opleiding en bijscholing van jeugdtrainers (conform nog te ontwikkelen Trainingsbeleidsplan). Bijdrage leveren aan te organiseren clinics voor jeugdleden (PR activiteiten). Communiceren per website en mail indien het veld is afgekeurd wegens weersomstandigheden. Informeren jeugdtrainers over aanwezigheid EHBO-kist en ijs voor blessures. Bijdrage leveren aan vullen van vacatures trainers zaalhockeycompetitie, in overleg met zaalhockeycommissie.

Bevoegdheden Het zelfstandig indelen van trainers aan teams (betaalde trainers in overleg met bestuur). Verantwoordelijkheden - Kwaliteitsborging trainingen en opleiding jeugdtrainers - Gedegen bedrijfsvoering van trainingsvergoedingen 2013-2017 en Jeugdbeleidsplan 2012-2017.

14. TBV TC / Arbitragecommissie Voor de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de arbitragecommissie wordt verwezen naar het Verenigings Arbitrage Plan 2012-2015, vastgesteld op 8 mei 2012.

15. TBV Tuchtcommissie Tuchtzaken, klachten en urgenties, worden afgehandeld door het bestuur.

16. TBV Wedstrijdsecretariaat Taken  Het plannen van de wedstrijden voor de competitie voor mini’s, junioren en senioren. Doorgeven van aanvangstijden van de wedstrijden aan de wedstrijdsecretariaten bezoekende clubs, via de website van de KNHB  Overlegt met elftallencommissie over de samenstelling van de nieuwe teams, zodat voor deze teams oefenwedstrijden kunnen worden geregeld en een planning voor het volgende seizoen kan worden gemaakt. TBV Organisatie HCH, samengesteld door bestuur en commissies in oktober 2003, laatstelijk gewijzigd op 6 september 2013.

       

 

Nieuwe coaches of teams uitleg geven over de werking van het DWF. Controleren of alle teams beschikken over coaches c.q. teammanagers bij de Senioren zodat het DWF kan worden gebruikt. Controleren of het DWF door alle teams correct is ingezonden, eventuele problemen oplossen. Uiterlijk maandagavond voor 19.00 uur moet alles correct in LISA staan De uitslagen worden maandagavond voor 19.00 uur ingevoerd op de website (Sportlink) van de KNHB. Beheer veldbezetting, coördinatie van alle geplande activiteiten op het veld, ook buiten het competitieschema om; in overleg met de barcommissie i.v.m. gebruik van het clubhuis. Wijzigingen in het wedstrijdschema doorgeven aan de barcommissie, i.v.m. wijzigen van barroosters. Communiceren met de leden voor wat betreft de geplande uit- en thuiswedstrijden voor de competitie (via de website). In samenspraak met de betreffende coaches: regelen van de oefenwedstrijden voor de junioren, voorafgaande aan de herfstcompetitie en indien gewenst regelen van de wedstrijden voor de wintercompetitie voor mini’s en junioren gedurende de winterstop. Doorgeven van afgelastingen zowel aan de leden (coaches) als aan de KNHB en de wedstrijdsecretariaten van de bezoekende clubs. Bij afwezigheid zorgen voor vervanging voor het wedstrijdsecretariaat.

Bevoegdheden Zelfstandig beheren van het wedstrijdsecretariaat. Verantwoordelijkheden Zorgdragen voor ordentelijke planning en administratieve verwerking van wedstrijden in competitieverband (en op verzoek oefenwedstrijden).

17. TBV Zaalhockeycommissie Doel Indeling van junioren en senioren voor zaalhockeycompetitie, gedurende winterstop reguliere competitie Taken  Het opgeven van zaalhockeyteams, de te spelen klassen (in overleg met de TC) en gehuurde uren (bij de Hispohal) aan de KNHB.  Contact onderhouden met de KNHB.  Uren huren bij de Hispohal.  Contact onderhouden met de Hispohal.  Inschrijfformulieren digitaal verzenden via LISA, inschrijvingen ontvangen en (in overleg met de TC) teams aanmaken in LISA.  Coaches bij de teams zoeken.  (In samenwerking met de trainerscommissie) trainers zoeken en trainingen indelen.  Het competitieschema maken en deze op de site zetten.  Zaalwachten en balkenleggers indelen.


      

Contact onderhouden met de scheidsrechterscommissie betreft de indeling van de scheidsrechters. In samenwerking met de scheidsrechterscommissie een scheidsrechtersavond organiseren. Informatieavond organiseren. Controleren en begeleiden tijdens trainingen en competitie. Contact onderhouden met de Penningmeester omtrent inkomsten uit zaalhockeycontributie en goedkeuring voor uitgaven. Informatie op de site zetten en informatie per mail naar coaches en leden communiceren. Afsluitingsmiddag /-avond organiseren in overleg met het bestuur.

Bevoegdheden Het zelfstandig indelen van teams en het plannen van wedstrijden. Verantwoordelijkheden Uitvoering geven aan het Jeugdbeleidsplan HCH 2012-2017.


Taken, Bevoegdheden en Verantwoordelijkheden (TBV s) organisatie hockeyclub Hilvarenbeek 2013

Recommend Documents