Samen bouwen aan Evenementen
Nota Evenementenbeleid 2015 Amersfoort, september 2015 #5029947
Inhoud Samenvatting ...........................................................................................................3 1.
Wat zijn visie en uitgangspunten van het evenementenbeleid?.........................................5
2.
Hoe wordt de waarde van grootschalige evenementen voor Amersfoort bepaald? ................ 12
3.
Wat is de rol van de gemeente? ............................................................................. 13
4.
Wat is de rol van de stad? .................................................................................... 13
5.
Belangrijke bouwstenen in het evenementenbeleid .................................................... 14
6.
Hoe past het evenementenbeleid in de bredere context? ............................................. 17
7.
Hoe worden de ambities uit het evenementenbeleid betaald? ....................................... 18
8.
Het resultaat! .................................................................................................. 19
2
Samenvatting Voor u ligt de geactualiseerde Nota Evenementenbeleid 2015. In 2012 heeft de raad ons opgedragen om de vergunningverlening van evenementen te evalueren en op basis daarvan tot een brede visie op evenementen1 te komen. Ook bij evenmenentenorganisaties leefde de wens om op een bredere en meer professionele manier naar evenementen te kijken. Samen met organisaties en partners in de stad is in de afgelopen periode gewerkt aan een nieuwe visie op evenementen: Evenementen en festivals2 dragen bij aan het profiel van Amersfoort als jonge, talentvolle woon-, werk- en gezinsstad. Culturele, sportieve en andere publieksevenementen zetten we in als dragers voor een aantrekkelijke, levendige en eigentijdse stad! Onze visie op evenementen vertaalt zich in de volgende uitgangspunten: Evenementen en congressen dragen bij aan de economie en het vestigingsklimaat van de stad Cross overs tussen cultuur, sport en andersoortige (zakelijke) evenementen maken evenementen aantrekkelijker en zijn goed voor de samenwerking Co-creatie is een belangrijke succesfactor Een brede, samenhangende benadering: het geheel aan culturele-, sport- en andere publieksevenementen en zakelijke congressen/evenementen, hun onderlinge samenhang en gezamenlijke meerwaarde voor de stad Investeren in grootschalige niet-lokale evenementen is mogelijk na beoordeling van de waarde van het evenement voor de stad met behulp van het afwegingskader. De uitwerking van het nieuwe beleid rust op de volgende pijlers:
Met een Evenementenfonds (reserve Evenementen) wordt gespaard om op kansen te kunnen inspelen om Amersfoort bovenregionaal en landelijk op de kaart te zetten, met bijvoorbeeld het gastheerschap voor een groot landelijk sport- of muziekevenement of het (door)ontwikkelen van een lokaal evenement met deze potentie.
Met het Moetjedoen!-budget kan snel financiële ondersteuning worden geboden aan kleinere initiatieven die – binnen de gestelde doelstellingen - goed zijn voor de stad.
De evenementenorganisatoren zien dat er winst te behalen is door meer en betere samenwerking en een efficiëntere organisatie. Zij willen gezamenlijk en met partners in de stad een professionaliseringsslag maken door het vormgeven van professionele ondersteuning aan evenementenorganisatoren, bijvoorbeeld in de vorm van een Serviceorganisatie, Regisseur of Netwerk Evenementen en Congressen.
Wij willen de evenementenorganisaties ruimte bieden en tegemoet komen in hun ambitie om verder te professionaliseren. De gemeente stelt zich hierbij nadrukkelijk op als makelaar en facilitator en ondersteunt op die manier (financieel) de professionaliseringsslag die evenementenorganisatoren en partners in de stad voor ogen hebben. Zo wordt de gezamenlijke kracht versterkt ten gunste van een levendige en bruisende stad.
1
Motie A 3.2 A Visie op festivals (CU), verwerkt in raadsbesluit #4073528: Herijking Cultuurbeleid ’Samenwerken aan een sterk cultureel klimaat’ (18 september 2012): 1. Bijdrage festivals aan gemeentelijke doeleinden (visie, zie voorliggende nota) verschilt per festival. Dit wordt alleen beoordeeld als subsidie wordt aangevraagd (beoordelingscriteria: zie subsidieregelingen cultureel klimaat) 2. In hoeverre komen festivals voor subsidie in aanmerking: zie subsidieregelingen cultureelklimaat 3. Financiering van veiligheidseisen komt voor rekening van de evenementenorganisatie, zie RIB 2013-25 4. Goede balans tussen lasten en lusten voor gemeente en evenementenorganisatie: zie voorliggende nota. 2
Onder een evenement of festival verstaan we: Elke voor publiek toegankelijke (verzameling van) voorstelling(en), optreden(s), en vorm van publieksvermaak, met inbegrip van herdenkingsplechtigheden, braderieën, optochten en feesten of wedstrijden, op of aan de weg. Onder zakelijke evenementen en congressen verstaan we: voor een selecte groep genodigden toegankelijke, besloten bijeenkomst met een zakelijk inhoudelijk karakter, op een daarvoor geschikte locatie.
3
De gemeente Amersfoort zet de inhoudelijke subsidieregelingen cultureel klimaat, sport en toerisme in om een breed en gevarieerd aanbod aan culturele, sportieve, zakelijke en publieksevenementen, festivals en congressen te ondersteunen. Daarbij maken we onderscheid tussen vrij toegankelijke publieksevenementen (veelal in de openbare ruimte) en besloten zakelijke congressen (vergader/congreslocaties). De gemeente heeft een duidelijke rol op het vlak van ontwikkeling van beleid, vergunningverlening, subsidieverstrekking, makelaar en facilitator. Evenementenorganisaties willen verder professionaliseren en groeien in cultureel en sportief ondernemerschap. Daarvoor zullen in de toekomst samenwerkingsverbanden tussen organisaties, partners in de stad en gemeente op een nieuwe manier moeten worden ingevuld. We kijken dan ook naar samenwerking over de stadsgrenzen heen, bijvoorbeeld met festivals in de regio, andere steden of met grote (landelijke) sportevenementen3. Tot slot stelt de gemeente – om te zorgen voor een betere dienstverlening aan organisaties - één centraal loket in voor alle zaken rondom evenementen. Looptijd Voorliggende nota is een kadernota: hiermee leggen we ambities vast en gaan – samen met partners in de stad – aan de slag om vorm en uitwerking aan deze ambities te geven. De kracht van de stad krijgt daarmee volop de ruimte. Het beleid4 zoals in voorliggende nota verwoord geeft richting en kader aan de gezamenlijke inzet rondom evenementen. Uit voorbeelden in het land hebben we geleerd dat het werken aan ‘profilering en positionering van een stad’ (in dit geval door inzet van evenementen), om een lange adem en het vasthouden aan keuzes vraagt. Daarom leggen we het evenementenbeleid voor langere tijd vast. Dat geeft ons de gelegenheid om de gemaakte (beleid-)keuzes en de uitwerking samen met evenementenorganisaties en partners in de stad, bestendig vorm te geven. We geven de uitwerking van de ambities uit de nota een impuls door het inzetten van (een deel van) de extra gelden uit het coalitieakkoord 2014-2018 voor: 1. een Evenementenfonds 2. een Moetjedoen!-budget 3. de financiële ondersteuning van de evenementenorganisaties bij het opzetten van een Servicenetwerk of -organisatie Evenementen en Congressen De looptijd van de nota Evenementenbeleid 2015 kent geen vast eindjaar, zoals voorheen. We leggen de beleidsvisie en ambities langjarig – voor tenminste 10 jaar – vast. We willen - afhankelijk van uitvoer en behoefte - pas weer een nieuwe visie of nieuw beleid opstellen als daar aanleiding voor is. Om te monitoren of we gezamenlijk op de goede weg zijn en voldoende voortuitgang boeken wordt iedere twee jaar met betrokken stakeholders geëvalueerd. De gemeente neemt hiertoe het initiatief.
3
Bijvoorbeeld samenwerking tussen Amersfoortse festivals en festivals in de stad of provincie Utrecht, of samenwerking op thema of programmering (filmfestivals, sportevenementen, etc.) 4
alle bestaande beleidsstukken rondom evenementen vormen het toetsingskader voor bijvoorbeeld het verlenen of afwijzen van vergunningaanvragen. Praktische informatie over het organiseren van evenementen, toelichtingen op aspecten van (het organiseren van) evenementen en geluidbeleid voor evenementen zijn te downloaden via www.amersfoort.nl. Aanvullende beleidsstukken en actuele informatie zijn eveneens terug te vinden op www.amersfoort.nl .
4
1. Wat zijn de visie en uitgangspunten van het evenementenbeleid? Aanleiding De raad heeft ons opgedragen om de vergunningverlening van evenementen te evalueren en op basis van de bevindingen tot een brede visie op evenementen5 te komen. De evaluatie is uitgevoerd en in 2013 is het protocol Vergunningverlening Evenementen ingevoerd 6. Ook is toen een aantal praktische en procesmatige verbeteringen doorgevoerd 7. Het proces heeft belangrijke ingrediënten opgeleverd voor onze visie op evenementen8 en de voorliggende nota Evenementenbeleid: was de vorige nota (Evenementenbeleid 2009-2015) een uitvloeisel van het cultuurbeleid en vooral gericht op culturele festivals en evenementen, de nu voorliggende nota geeft een integrale visie op alle vormen van evenementen. Deze nota is tot stand gekomen in nauwe samenwerking en afstemming met stakeholders, en vervangt de nota Evenementenbeleid 2009-2015. Visie Evenementen dragen bij aan de positionering en profilering van Amersfoort als een jonge, talentvolle woon-, werk- en gezinsstad. Een hoogwaardig en levendig cultureel, sportief en toeristisch aanbod heeft een positief effect op het culturele en sportief klimaat en daarmee op het verblijf- en vestigingsklimaat van Amersfoort voor bezoekers, bewoners en bedrijven. Het draagt bij aan de aantrekkelijkheid van de stad als woon- en werklocatie. Wij willen met het brede en integrale evenementenbeleid een impuls geven aan het versterken van dat profiel. Belang van evenementen Om een aantal redenen vinden wij evenementen belangrijk voor de stad: Evenementen stimuleren de binding met de stad Evenementen dragen bij aan de binding van de bewoners met de stad: als bezoeker of doordat de meeste Amersfoortse evenementen worden georganiseerd en gedragen door een grote groep enthousiaste Amersfoortse vrijwilligers. Evenementen dragen bij aan de lokale economie Festivals, (sport-)evenementen en congressen dragen direct bij aan de economie van de stad: festival- en congresbezoekers zorgen voor bestedingen in de stad, de horeca ziet tijdens een evenement zijn omzet stijgen. Evenementen dragen bij aan profilering van de stad Evenementen en congressen met bovenregionale of zelfs landelijke bekendheid vormen een visitekaartje van de stad en zijn daarom bij uitstek een middel om de stad te profileren. Denk bijvoorbeeld aan nationale muziek- of sportevenementen, de Spoorparade voor het 150-jarig bestaan van de NS, IT Innovation Day of het hosten van Serious Request.
5
Motie A 3.2 A Visie op festivals (CU), verwerkt in raadsbesluit #4073528: Herijking Cultuurbeleid ’Samenwerken aan een sterk cultureel klimaat’ (18 september 2012). 6 RIB 2012-124: Onderzoek Evenementen. 7
RIB 2013-25: Evenementen beter geregeld.
8
RIB 2014-81: Evenementen beter geregeld II
5
Uitgangspunten voor visie en beleid evenementenklimaat Amersfoort Onze visie en beleid voor het evenementenklimaat in Amersfoort zijn gebaseerd op een aantal uitgangspunten: Unieke evenementen op het gebied van cultuur/sport/anderszins In de Herijkingsnota ‘Samen werken aan een sterk cultureel klimaat’ is vastgelegd dat we in Amersfoort inzetten op hoge kwaliteit en een breed, gevarieerd aanbod. We willen geen dubbelingen en zo min mogelijk overlap tussen evenementen. Dit geldt ook voor het aanbod in sport- en publieksevenementen. Daarom zetten we in op een breed en gevarieerd aanbod (binnen de beperkte ruimte van de stad). Dit betekent dat we kiezen voor unieke culturele, sport- en andersoortige publieksevenementen en niet voor ‘meer van hetzelfde’. Voor zakelijke congressen en evenementen positioneren we de centrale ligging van Amersfoort en zetten we in op hoge kwaliteit en grote diversiteit van het aanbod aan faciliteiten 9. Evenementen zijn veilig voor bezoeker en omgeving Veiligheid speelt een hoofdrol bij de organisatie van evenementen, zowel voor bezoekers van het evenement als voor de omgeving waarin het evenement plaatsvindt. In de afgelopen jaren zijn (inter)nationale incidenten aanleiding geweest om meer aandacht te besteden aan de veiligheid van evenementen. Een goed uitgewerkt veiligheidsplan vormt een belangrijke voorwaarde voor vergunningverlening10. Hieraan wordt dan ook veel aandacht besteed door hulpdiensten en gemeente. De kosten van veiligheidsmaatregelen vormen onderdeel van de begroting van het evenement. Evenementen bieden voor elk wat wils en er is aanbod in alle seizoenen In principe moeten alle bewoners en bezoekers iets van hun gading kunnen vinden. De huidige diversiteit in het aanbod zien we als een groot goed. Bovendien vinden we het belangrijk dat er in onze stad gedurende alle seizoenen een breed aanbod is. Het aanbod aan evenementen wordt jaarlijks vastgelegd in de Evenementenkalender, waarbij rekening wordt gehouden met (geluids)belasting van de pleinen en spreiding (zowel in tijd, als over de pleinen). De stichting Citymarketing zorgt voor een brede communicatie over het aanbod. In het aanbod van evenementen is er extra aandacht voor jongeren Amersfoort is een jonge stad. Ongeveer een derde deel van de bewoners is jonger dan 24 jaar. Het is belangrijk om in onze eigen stad een aantrekkelijk en passend aanbod voor deze jongeren te hebben. We voorkomen daarmee dat jongeren noodgedwongen elders hun heil zoeken of wegtrekken en we verstevigen onze prille positie als aantrekkelijke studentenstad. De uitdaging is dan ook om een aanbod te faciliteren dat niet alleen méér jongeren trekt, maar vooral ook beter aansluit bij hun behoefte. Goede voorbeelden zijn de festivals Kultjurloop en Blokfest van Per Expressie, de activiteiten van Kultlab (o.a. festival Into the Woods, de Winterparade en Willem), Kraft en Festifoort. Ook sportevenementen als de Color Run en de Marathon spreken jongeren aan. Samenwerking met Citymarkering, poppodium Fluor en andere podia en de samenwerking met sportverenigingen is daarbij essentieel. Evenementen met bovenlokale/nationale/internationale potentie Waar de mogelijkheid zich voordoet willen we –liefst in samenwerking met de Provincie Utrecht, de stad Utrecht en de gemeenten binnen de regio Amersfoort- initiatieven ondersteunen die zich kunnen ontwikkelen tot evenementen van bovenlokale, nationale of zelfs internationale betekenis11. Zo biedt het nieuwe sportcomplex in het Hogekwartier onze stad vanaf 2017 wellicht weer de mogelijkheid de positie van ‘nationale zwemstad’ te bemachtigen.
9
Plan ‘Locatie Amersfoort’, op grond van de met partners gedeelde ambitie om de regio Utrecht te positioneren als kennisregio. 10
Vergunningen worden verleend volgens het Protocol Vergunningverlening, zie www.amersfoort.nl
11
Hierbij kan de samenwerking met andere festivals of evenementen een uitgangspunt zijn (bijvoorbeeld lokaal de samenwerking zoeken met landelijke filmfestivals of sportkampioenschappen, samenwerking rondom een themajaar, etc.), maar ook een eigen (sport-) evenement, festival of congres kan een doel zijn.
6
Ook zien wij mogelijkheden in het verbinden van evenementen rondom de thema’s groen, slim en gezond waarmee we in het verband van de Economic Board Utrecht al samenwerken met kennisinstellingen, bedrijven en overheden binnen de provincie Utrecht.
Samenwerking met de stad en op de pleinen12 Een belangrijke voorwaarde voor een bruisend klimaat is draagvlak voor evenementen in de stad en op de pleinen13. Dat draagvlak is het grootst als de belangen van betrokkenen optimaal wordt ingevuld. Daarom stimuleren wij de samenwerking tussen alle belanghebbenden door: betrokkenen met elkaar in gesprek te brengen horecaondernemers aan te sporen zich te verenigen op de pleinen om belangenbehartiging en communicatie gestructureerd vorm te geven als gemeente een duidelijke communicatiestructuur te hanteren Voor de samenwerking met de stad en op de pleinen hebben wij weliswaar duidelijke ambities maar weinig sturingsmiddelen: goede samenwerking is vooral afhankelijk van de inzet van betrokken partijen. Evenementen werken samen met partijen in de stad We stimuleren organisaties zoveel mogelijk de samenwerking met partners in de stad op te zoeken, bijvoorbeeld: culturele evenementen met culturele instellingen en met de aanwezige horeca; sportevenementen met de lokale sportverenigingen, zakelijke evenementen en congressen met lokale bedrijven en instellingen. Ook valt te denken aan arrangementen, waarin meerdere partners deelnemen. De pleinen in de binnenstad worden veelvuldig en voor meerdere doelen benut. De druk op de beperkte ruimte is daardoor soms groot. Om die reden hebben evenementen, die een binding hebben met de binnenstad - door samenwerking met ondernemers of instellingen ter plekke, dan wel door interactie met het decor van de historische binnenstad - onze voorkeur14. De evenementenorganisatie is vergunninghouder en aanspreekpunt De evenementenorganisatie vraagt een vergunning aan voor het evenement in al haar facetten. Voor de duur van een evenement is de evenementenorganisatie dan ook het aanspreekpunt voor het gebruik en de inrichting van de evenementenlocatie in de openbare ruimte.
Samenwerking tussen evenementenorganisatie en horeca
Samenwerking met de ondernemers ter plaatse komt het draagvlak voor het evenement en de lokale economie ten goede. De gemeente is dan ook voorstander van constructieve samenwerkingsafspraken tussen evenementenorganisatoren en lokale ondernemers. De inrichting en invulling van het evenemententerrein vormen een verplicht onderdeel van de evenementenvergunning en moeten worden weergegeven in de plattegronden bij de vergunningsaanvraag. Voor de samenwerking tussen evenementenorganisatie en horecaondernemers geldt de vigerende Horecanota Amersfoort (juni 2013) als uitgangspunt. In individuele terrasvergunningen is bepaald dat een terras zonodig moet wijken als dat voor de uitvoer van het betreffende festival of evenement nodig is. Bij een grootschalig evenement is vaak sprake van een horecacomponent. In dat geval moet in de vergunningaanvraag duidelijk worden aangegeven op welke manierde horecacomponent van het evenement wordt vormgegeven (precieze afbakening van het evenemententerrein, samenwerking met (lokale) horecaondernemers, al dan niet alcoholverstrekking, wijze van uitgifte, glas of plastic, etc). Ook bij samenwerking met horecaondernemers in het vormgeven van de horecacomponent van
12
De inhoud van deze paragraaf maakt beleidsregel ‘Gebruik Pleinen Binnenstad’ (over het gebruik van pleinen in de binnenstad tijdens openluchtevenementen) overbodig. Om de hoeveelheid regelgeving te beperken wordt betreffende beleidsregel met vaststelling van voorliggende nota ingetrokken. 13
In het Locatieoverzicht (zie www.amersfoort.nl) zijn de specifieke kenmerken en voorwaarden per locatie vastgelegd. Om zo veel mogelijk maatwerk te kunnen leveren wordt in overleg met de hulpdiensten bepaald wat op een specifieke locatie mogelijk is. 14
Het niet hebben van een binding met de locatie is overigens op zichzelf geen reden om een vergunning te weigeren.
7
een festival of evenement blijft de organisatie verantwoordelijk voor de naleving van de vergunningvoorwaarden. Het maken van afspraken over de wijze van samenwerking tussen evenementenorganisatoren en horeca (concepten, verdienmodellen) is een zaak van evenementenorganisatoren en horecaondernemers onderling. Wij zien vooral kansen voor constructieve samenwerking als de horecaondernemers per plein verenigd zijn in een heldere structuur (stichting of ondernemersvereniging) en onderling in goed overleg de samenwerking met evenementen kunnen vormgeven. Evenementenorganisaties geven aan dat het voor hen belangrijk is dat er één duidelijk en gezamenlijk aanbod van de horecaondernemers op een plein ligt om invulling te geven aan de horecacomponent van een evenement. Versnippering en onduidelijkheid komen de samenwerking niet ten goede. Wij zien de samenwerkingsafspraken tussen evenementenorganisaties en horecaondernemers als een van de uitwerkingsonderwerpen van deze nota. De KHN is hierin een belangrijke verbindende schakel. Duidelijke (communicatie)structuur Omdat het voor de gemeente niet mogelijk is om met iedere horecaondernemer afzonderlijk te communiceren is een duidelijke (communicatie)structuur belangrijk. De Koninklijke Horeca Nederland (afdeling Amersfoort) vertegenwoordigt de Amersfoortse horecaondernemers in algemene zin. Voor de gemeente is de KHN Amersfoort gesprekspartner als het gaat om onderwerpen die de Amersfoortse horeca in het algemeen betreffen, zoals het opstellen van nieuw beleid. Communicatie en samenwerking zijn het meest gebaat bij één vereniging of stichting (die liefst alle, maar in ieder geval de meerderheid van de ondernemers op een plein vertegenwoordigt) en één pleinhoofd. Voor ondernemers zijn gezamenlijke belangenbehartiging en goede samenwerking op het plein belangrijke redenen om zich per plein te verenigen in een stichting of ondernemersvereniging. Marktverplaatsing In de Marktverordening wordt het aantal marktverplaatsingen ten behoeve van evenementen vastgelegd. Gezien de hieraan verbonden kosten en praktische implicaties geldt een maximum aantal verplaatsingen per jaar: anno 2015 is vastgelegd dat de markt maximaal twee maal per jaar wordt verplaatst ten behoeve van een evenement. De vrijdag- en zaterdagmarkt worden dan van de Hof verplaatst naar een andere locatie. In de overige gevallen is het in overleg mogelijk afspraken te maken over het eerder opruimen van de markt waardoor de evenementenorganisatie eerder kan opbouwen. De gemeente is verantwoordelijk voor de vergunning(verlening) en handhaving. Vergunningaanvragen voor grote evenementen worden behandeld volgens het Protocol Vergunningverlening15. De gemeente is verantwoordelijk voor de (inhoud van de) vergunning en een objectieve belangenafweging voor alle betrokkenen (o.a. evenementenorganisatoren, ondernemers, maar zeker ook bewoners). De juridische grond hiervoor is de (eind)verantwoordelijkheid van de burgemeester voor de openbare orde en veiligheid in de stad. De inhoud van de vergunning wordt in alle gevallen afgestemd met de hulpdiensten. De gemeente verstrekt de evenementenvergunningen tijdig, zodat horecaondernemers, bewoners en belanghebbenden tijdig kunnen worden geinformeerd over het plaatsvinden van het evenement. Ondernemers – voor zover al niet betrokken in het horecaconcept van het evenement - moeten vooral vroegtijdig duidelijkheid hebben over de aard en de omvang van het evenement. De communicatie hierover gebeurt in nauw overleg en is een gedeelde verantwoordelijkheid van gemeente en evenementenorganisatie: - de gemeente communiceert in algemene zin via dag- en weekbladen en website (jaarlijkse evenementenkalender, aankondigingen, publicaties van verleende vergunningen, etc) en waar nodig direct met ondernemers en belanghebbenden. De digitale ontsluiting van relevante informatie via de gemeentewebsite wordt de komende periode verder ontwikkeld. - De evenementenorganisatie communiceert zo nodig direct met ondernemers (via de hierboven omschreven communicatiestructuur: via vereniging en/of pleinhoofd), bewoners en 15
Het Protocol Vergunningverlening is terug te vinden op www.amersfoort.nl
8
belanghebbenden. Dit kan zijn om af te stemmen, afspraken vast te leggen en/of om te informeren, bijvoorbeeld in overlegsituaties of door middel van aankondigingen (huis-aan-huis). De evenementenorganisatie is verantwoordelijk voor uitvoering van het evenement conform de ingediende aanvraag en volgens de in de vergunning vastgelegde voorschriften en afspraken. De gemeente treedt handhavend op als de voorschriften en afspraken uit de vergunning niet worden nageleefd. Ieder grootschalig evenement wordt met organisator, gemeente en hulpdiensten geëvalueerd. Uitkomsten van deze evaluatie kunnen bepalend zijn voor vergunningverlening in volgende jaren. De gemeente verleent geen vergunningen aan derden voor op zichzelf staande activiteiten in de openbare ruimte die gelijktijdig met het evenement en op dezelfde locatie worden gepland16.
Waaraan besteden we de komende jaren extra aandacht? De komende jaren besteden we extra aandacht aan de onderstaande aspecten van evenementen. Breed De vorige evenementennota beperkte zich tot culturele evenementen. In deze nota koersen we nadrukkelijk op een verbreding, omdat we vinden dat ook sport en andere (zakelijke) evenementen en congressen als belangrijke bouwstenen moeten worden betrokken bij het evenementenbeleid. Professionalisering Evenementenorganisaties willen een meer strategische en efficiënte werkwijze en een betere organisatie van gemeenschappelijke belangen. Daarom zoeken zij een verdere verdieping van de samenwerking met elkaar, met andere partners in de stad en met de gemeente. Om dat geheel op eigen kracht te doen is lastig. Immers, evenementenorganisaties bestaan grotendeels uit vrijwilligers. Zij geven aan dat er behoefte is aan een serviceorganisatie, -netwerk of regisseur, die ondersteunend is aan die professionaliseringsslag en vragen de gemeente om (financiële) ondersteuning bij de opzet en vormgeving van een dergelijke ondersteuning. Wij zijn van mening dat ondersteuning van en voor de evenementenorganisaties een belangrijke rol kan vervullen bij versterking van de werkwijze, samenwerking en organisatie bij evenementen en festivals. Het college wil structureel investeren in deze professionalisering en ondersteuning. Inzetten op bovenregionale en landelijke profilering In de Herijkingsnota Cultuur (2012-2016) geven we aan dat festivals en evenementen belangrijk zijn voor cultureel klimaat in Amersfoort. Daarom blijven wij inzetten op een breed palet aan activiteiten, festivals en evenementen van hoge kwaliteit. Voor bezoekers én voor bewoners van de stad. Lokale evenementen, die georganiseerd worden voor en door bewoners hebben daarin vanouds een plek. Daarnaast willen we sterker inzetten op evenementen van bovenregionale en landelijke importantie: professionele festivals – al dan niet met lokale roots - die bijdragen aan de bovenregionale en landelijke profilering van Amersfoort als stad. Profilering en positionering van Amersfoort Amersfoort is een jonge, talentvolle maar ook groeiende stad. Festivals, evenementen en (zakelijke) congressen van bovenregionale en landelijke bekendheid kunnen een goede bijdrage leveren aan de positionering en profilering van Amersfoort. Dat sluit ook aan bij de citymarketingdoelstellingen om Amersfoort bovenregionaal en landelijk steviger op de kaart te zetten, en het vestigingsklimaat te optimaliseren. Daarom willen we toonaangevende evenementen - die bij het profiel van Amersfoort en haar inwoners passen - in onze stad laten plaatsvinden. Dit kan zowel een landelijk evenement zijn dat in Amersfoort neerstrijkt of een (nieuw) lokaal initiatief dat zich kan ontwikkelen tot een specifiek, beeldbepalend evenement met nationale bekendheid. Om de financiering hiervan mogelijk te maken, is bij de Herstelbegroting 2015-2018 een Evenementenfonds (reserve Evenementen) ingesteld. Naast de incidentele storting van
16
APV Art. 2.25
9
€ 300.000,- bij het vaststellen van de Herstelbegroting, willen we deze reserve voeden met een deel van de extra middelen uit het coalitieakkoord. Het college weegt op grond van een bidbook en/of acquisitie met behulp van het afwegingskader17 de waarde van evenementen voor de stad, en kan bij de jaarlijkse vaststelling van de begroting de benodigde gelden aan de reserve Evenementen onttrekken. Talentontwikkeling Amersfoort barst van het talent. Ook tijdens festivals en evenementen willen we een podium bieden aan jong en lokaal talent. De stad is een broedplaats voor jonge artiesten en makers op het vlak van theater, producties en festivals. Voorbeelden daarvan zijn Jiggy Djé, Miss Montreal, Blaudzun en Jett Rebel. Ook voor jonge evenementenorganisatoren is Amersfoort een bakermat: Per Expressie, Het Klassiek en Kultlab laten zien dat jonge makers creatief en gewaagd te werk gaan. Zij vervullen bovendien een voorbeeldfunctie als het gaat om samenwerken, netwerken en open source kennisdeling. Amersfoort wil hier in de subsidieregelingen meer de nadruk op leggen. Sportieve Evenementen Wij willen Amersfoort meer als ‘sportstad’ profileren. In december 2013 heeft de Raad met de nota ‘Amersfoort F!t’ unaniem het nieuwe sportbeleid vastgesteld. Hoofdambitie van het nieuwe sportbeleid is dat zoveel mogelijk Amersfoorters sporten en bewegen. Sportevenementen maken de stad aantrekkelijk en levendig en ze dragen bovendien bij aan de doelstelling van het sportbeleid om zoveel mogelijk Amersfoorters te laten sporten en bewegen. Wij willen Amersfoort als loopstad op de kaart zetten en ondersteunen initiatieven die daaraan bijdragen. Hardloopevenementen, zoals de marathon, zijn daarvoor bij uitstek geschikt. Zo biedt Run 033 een loopkalender met verschillende lopen gedurende het jaar door en rond de stad. Ook de bouw van het nieuwe sportcomplex Hogekwartier biedt kansen: het zet Amersfoort vanaf 2017 sportief weer op de kaart als zwemstad en biedt straks de mogelijkheid om landelijke en (boven)regionale sportactiviteiten te organiseren. Sportevenementen bieden goede mogelijkheden voor cross overs met andere evenementen, bijvoorbeeld door muziek of acts in te zetten. Jong talent in de sport en op het podium hebben meer gemeen dan op het eerst gezicht lijkt: beide vragen veel oefening, goede coaching en begeleiding en gelegenheden om te presteren. Ook hier kan een verbinding met andere evenementen worden gezocht. Als organisatoren van sportevenementen actief de verbinding zoeken met andere domeinen, zoals cultuur, dragen zij daarmee bij aan de profilering van Amersfoort als aantrekkelijke levendige en eigentijdse stad. In het coalitieakkoord 2014-2018 is een jaarlijks bedrag voor meerdaagse sportactiviteiten opgenomen. Dit biedt – naast de marathon - mogelijkheden om Amersfoort verder te profileren als ‘sportstad’, waarbij ook de link met andere evenementen wordt gezocht. Cross-overs Door verdieping van de onderlinge samenwerking zullen zich meer mogelijkheden voor cross-overs voordoen: culturele evenementen met een sportieve, zakelijke of andere component, of sportieve evenementen met een culturele, zakelijke of andere component. Hierbij worden verbindingen gelegd tussen culturele organisaties, sportverenigingen en bedrijven. Voorbeelden daarvan zijn de Press, activiteiten van de VAB, Koningsnacht (culturele programmering gecombineerd met een run) en de Koningsdag (Koningsdagfestiviteiten en muziek gecombineerd met een beachvolleybaltoernooi). Zakelijke congressen en evenementen Met haar grote aantal hoog aangeschreven adviesbureaus is Amersfoort adviesstad nummer 1 in Nederland. De centrale ligging maakt de locatie Amersfoort bovendien een aantrekkelijke congresstad en dat willen we verder uitbouwen. Hiervoor hebben we geld gereserveerd in het coalitieakkoord 2014-2018. Zakelijke congressen en evenementen dragen bij aan het zakelijk profiel
17
Het afwegingskader staat beschreven in hoofdstuk 2 ‘Hoe wordt de waarde van grootschalige evenementen voor Amersfoort bepaald?’.
10
van Amersfoort, bieden een versterking voor ons vestigingsklimaat en zijn goed voor de lokale economie. Daarnaast zijn ze een van de instrumenten om onze regio en de provincie Utrecht competitief te houden binnen Europa. Verbinding met het bedrijfsleven Niet alleen wordt de actieve en financiële betrokkenheid van het lokale en regionale bedrijfsleven gezocht bij culturele en sportieve evenementen, maar ook zal steeds meer de strategische verbinding op inhoud en thema’s worden gelegd. Een goed voorbeeld hiervan is de IT Innovation Day, een zakelijk evenement in De Nieuwe Stad waar de ontwikkeling van IT en digitalisering centraal stond. De focus ligt daarbij op de thema’s groen, gezond en slim: ambities vanuit de Economic Board Utrecht om de positie van de provincie Utrecht als meest competitieve regio in Europa te behouden. Duurzaamheid Amersfoort wil een duurzame stad zijn. Ook evenementen kunnen duurzaam worden georganiseerd. Gebruik van maïsglazen en afvalinzameling zijn daarvan slechts het begin. Steeds meer ingeburgerd raken ook het op duurzame wijze vervoeren van bezoekers (fietsen, OV en carpoolen), e- en mticketing (elektronische of mobiele ticketverkoop), het gebruik van groene stroom en de verkoop van biologisch voedsel18. Met het opzetten van een serviceorganisatie leveren we ook een duurzame bijdrage aan de continuïteit van evenementen in de stad. Eemplein Naast de sfeervolle pleinen van de historische binnenstad biedt het nieuwe Eemplein aantrekkelijke mogelijkheden voor het organiseren van activiteiten en evenementen. Op de pleinen in de historische binnenstad geven wij de voorkeur aan evenementen die zich verbinden met de locatie en zich richten op samenwerken met ondernemers ter plekke: dat geldt uiteraard ook voor evenementen op het Eemplein. Samenwerking met podia We blijven de samenwerking met de verschillende podia in Amersfoort stimuleren, zodat festivals en evenementen een combinatie van binnen- en buitenlocaties voor hun activiteiten kunnen kiezen. Spreiding van activiteiten over de verschillende de seizoenen is gewenst om zo ook te zorgen voor een levendig najaar- en winterseizoen. Rolverandering In de afgelopen jaren zien we dat de rol van de gemeente steeds meer verschuift van subsidieverstrekker naar makelaar en facilitator, om zo de samenwerking tussen organisaties en bedrijfsleven te bevorderen. Samenwerking met andere culturele instellingen, sportverenigingen en organisaties, maar ook met commerciële partners in horeca, detailhandel en bedrijfsleven is een steeds belangrijker voorwaarde geworden om te kunnen programmeren. Hogere eisen aan beheer en veiligheid brengen hogere kosten met zich mee. Dat vraagt meer professionaliteit van de organisatie en nieuwe manieren van samenwerken en delen.
18
Meer informatie over het duurzaam organiseren van evenementen is te vinden op www.amersfoort.nl.
11
2. Hoe wordt de waarde van grootschalige evenementen voor Amersfoort bepaald? Het evenementenklimaat als geheel wordt bepaald door (de waarde van) de afzonderlijke evenementen. Regelmatig wordt Amersfoort gevraagd gaststad te zijn voor een landelijk evenement. Dan is het belangrijk om de waarde van een specifiek evenement voor Amersfoort zo objectief mogelijk te kunnen beoordelen. Voor ieder evenement dat zich aandient moet een vergunning worden aangevraagd. Daarnaast wordt soms subsidie of een andere financiële bijdrage gevraagd. Soms gaat het om een keuze tussen meerdere evenementen die zich aandienen. Soms gaat het simpelweg om een principebesluit: past dit evenement bij Amersfoort? Bij de afweging van de waarde van een evenement voor Amersfoort, zijn verschillende typen factoren aan de orde, namelijk inhoudelijk (profilering en positionering), qua rendement en opbrengsten (economisch en maatschappelijk), en qua kosten (geld, tijd en capaciteit): 1. Versterkt het evenement ons inhoudelijke profiel zoals in het kader van de citymarketing geformuleerd, d.w.z. als jonge, talentvolle woon-, werk- en gezinsstad? 2. Versterkt het evenement de positionering van Amersfoort als cultuur- en/of sportstad of als toeristische bestemming? 3. Wat is het verwachte economische rendement van het evenement (inkomsten horeca, detailhandel, toeristisch/recreatieve sector, werkgelegenheid) en hoe verhoudt zich dat tot de kosten? 4. Wat is het verwachte maatschappelijk rendement van het evenement, m.a.w. versterkt het de lokale samenwerking en binding met de stad? Een openbaar toegankelijk evenement voor een brede publieksgroep verschilt daarbij van een besloten zakelijk congres; 5. Wat is de media-exposure en de publiciteitswaarde van het evenement? 6. Biedt het evenement mogelijkheden tot kansrijke cross-overs of een bredere themagerichte benadering? Sommige evenementen kunnen elkaar versterken, andere staan los van elkaar of werken tegen elkaar in. 7. Welke investeringen zijn nodig op het gebied van geld (gemeentelijke gelden, bijdragen vanuit de stad en sponsoren/fondsen), tijd en inzet (hoeveel tijd en inzet kost de voorbereiding en de organisatie, en is daarvoor voldoende capaciteit beschikbaar bij gemeente en hulpdiensten)? 8. Naast de inhoudelijke profilering en positionering van de stad kan nog meewegen dat Amersfoort expertise en routine kan opbouwen als gaststad voor grotere (landelijke) evenementen, waarmee we er beter voor komen te staan bij toekomstige locatiekeuzen (voor landelijke evenementen die jaarlijks een andere stad aan doen). 9. Is er sprake van doorwerking van de waarde of de effecten gedurende een bepaalde periode of op de langere termijn? (Bijvoorbeeld de status van ‘Culturele Hoofdstad’ werkt langer door dan het betreffende jaar). 10. Soms is ook de slagingskans in relatie met de timing van belang of is de landelijke spreiding een afwegingsfactor. Afhankelijk van eerdere edities wordt gezocht naar gaststeden in een bepaalde regio of provincie, om zo over de jaren een eerlijke spreiding te bewerkstelligen. 11. Welke randvoorwaardelijke criteria en condities zijn aan de orde in termen van gemeentelijke financiële middelen, (financiële) ondersteuning door lokale/landelijke sponsors en/of fondsen, en in termen van capaciteit (kwaliteit en menskracht). Op grond van deze criteria beslist het college om al dan niet gaststad te zijn voor een evenement en zo nodig een (financiële) bijdrage te leveren.
12
3. Wat is de rol van de gemeente? De gemeente Amersfoort werkt in regie. Dit betekent voor evenementen dat de gemeente reguleert en in bepaalde gevallen faciliteert en/of subsidieert. De gemeente initieert of organiseert zelf geen evenementen. Het evenementenaanbod in de stad bestaat daarom vooral uit initiatieven van private partijen. Vergunningverlener De gemeente heeft een onafhankelijke positie in haar rol van vergunningverlener 19, houdt rekening met belangen van bewoners en betrokkenen in de stad en laat zich als subsidieverstrekker voor de culturele evenementen adviseren door een adviescommissie20. Makelaar en facilitator De gemeente spant zich in om organisaties en partijen bij elkaar te brengen en tot verdergaande samenwerking te stimuleren. Wij willen een faciliterende rol vervullen, zodat de gezamenlijke kracht van evenementenorganisatoren en partners in de stad wordt versterkt. Gaststad Op grond van het in hoofdstuk 2 beschreven afwegingskader bepaalt de gemeente of (en voor welke) grote toonaangevende bovenregionale/nationale evenement(en) zij gaststad wil zijn en of zij daartoe (financiele) middelen wil inzetten21.
4. Wat is de rol van de stad? De rol van de stad (in dit geval van evenementenorganisaties, partners en stakeholders in de stad) ligt vooral in het actief inhoudelijk vormgeven en uitvoeren van ambities, meedenken en betrokken zijn. De mogelijkheden voor cross overs en verdere samenwerking kunnen nog meer worden benut. De samenwerking tussen evenementenorganisaties en (culturele) instellingen, sportverenigingen, regionale/landelijke partners, maar ook met lokale ondernemers en bedrijfsleven biedt nog meer kansen. Dit vraagt om een open houding en het gezamenlijk zoeken naar verbindingen: op inhoud, thema, locatie, tijdstip en planning. Evenementenorganisaties kunnen nog veel transparanter en uitnodigender werken, zodat partijen van elkaar kunnen leren en daardoor makkelijker samenwerkingsmogelijkheden zien. Ook verwachten we dat partijen steeds meer zullen zoeken naar mogelijkheden om geldstromen en doelstellingen te combineren, zodat een praktisch en financieel synergie-effect wordt bereikt. De ondersteuning van al deze processen door de opzet van de Serviceorganisatie Evenementen is vooral in het belang van evenementenorganisaties, die daarom een cruciale rol in de vormgeving en oprichting vervullen.
19
Het proces van vergunningverlening is transparant en overzichtelijk vastgelegd in het Protocol Vergunningverlening Evenementen, zie www.amersfoort.nl. 20
De BACK (Brede Adviescommissie Cultureel Klimaat)
21
Het college beslist op grond van een bidbook en/of acquisitie wat de mogelijke waarde van een evenement voor Amersfoort is.
13
5. Belangrijke bouwstenen in het evenementenbeleid Brede en samenhangende benadering Zowel evenementenorganisatoren als gemeente kijken naar het geheel aan culturele-, sport-, en andere (publieks)evenementen en zakelijke congressen/evenementen, hun onderlinge samenhang en gezamenlijke meerwaarde voor de stad. Evenementenorganisaties in de stad zoeken elkaar steeds meer op: vanwege de voordelen die samenwerking biedt, maar ook in het gezamenlijk groeien in professionaliteit. Vooral de jongere organisaties zijn volop bezig met kennisdeling en het zoeken van synergie. Dit gebeurt niet alleen binnen het eigen domein (cultuur, sport of anderszins), maar ook domeinoverstijgend. Samenwerking en professionalisering Evenementenorganisaties zien een verdieping van de samenwerking tussen organisaties onderling als een eerste stap naar verdere professionalisering. De mogelijkheden voor gezamenlijke promotie en inkoop (bijvoorbeeld contracten met beveiligingsbedrijven en leveranciers), het delen van kennis en open source-samenwerking, talentontwikkeling en gezamenlijke afspraken met horeca en detailhandel worden nu nog onvoldoende benut. De samenwerking tussen de gezamenlijke evenementenorganisaties en partners in de stad is één van de uit te werken onderwerpen uit deze kadernota. Dat geldt ook voor de samenwerking met (horeca)ondernemers en bedrijfsleven, in concepten en sponsorarrangementen, en in samenwerking op thema’s en/of inhoud. Een volgende stap is het professionaliseren van de samenwerking rondom evenementen, waarbij met betrokken partners wordt gekeken naar aspecten die anders, beter, professioneler of integraler kunnen worden georganiseerd. Dat geldt ook voor het zoeken naar manieren om de toegevoegde waarde van het evenement maximaal te kapitaliseren. Ook de kansen voor cross overs, de samenwerking met het bedrijfsleven en de mogelijkheden om culturele en sportieve evenementen te koppelen aan de groeiende markt voor zakelijke evenementen en congressen moeten worden opgepakt. Tot slot zijn er volop kansen voor ontwikkeling van een pakket van adviesdiensten voor zakelijke evenementen en congressen als het gaat om het samenstellen van arrangementen, locatiekeuze, hotel, financiering, congresorganisatie, hospitality, vervoer, etc. Bouwstenen voor de uitvoering van het evenementenbeleid Om evenementenorganisaties beter te kunnen faciliteren in hun ambitie om meer integraal en professioneler te werken stellen wij voor om: 1. een gemeentelijk Evenementenfonds (reserve Evenementen) en een Moetjedoen!-budget in te zetten voor (mede)financiering van initiatieven; 2. de oprichting van een Servicenetwerk cq -organisatie voor evenementen te faciliteren; 3. één gemeentelijk loket voor evenementen in te richten om de dienstverlening aan evenementenorganisaties verder te verbeteren. Evenementenfonds en Moetjedoen!-budget We reserveren een substantieel budget in een gemeentelijke reserve Evenementen22 (het Evenementenfonds), een spaarpot waarmee geld wordt gespaard om snel in te kunnen spelen op kansen om bijzondere evenementen aan te trekken, zoals bijvoorbeeld het gastheerschap voor Serious Request, of voor nationale sport- of muziekevenementen.
22
Door de raad ingestelde reserve Evenementen: in 2015 is incidenteel een startkapitaal van € 300.000,- in de reserve gestort en daarnaast wordt jaarlijks € 65.000,- in de reserve gestort.
14
Het gastheerschap voor grote nationale evenementen levert een belangrijke bijdrage aan de bekendheid van Amersfoort en heeft - door de grote bezoekersaantallen - direct een gunstig economisch effect op de stad. Het Evenementenfonds (de reserve Evenementen) heeft de potentie zich te ontwikkelen tot een matchingsbudget: een aantrekkelijke (financiële) verdubbelaar waar culturele instellingen, creatieve en sportieve organisaties, horeca, detailhandel en bedrijfsleven gezamenlijk in investeren en van profiteren door evenementen en festivals aan bredere doelstellingen te verbinden. Voor het Evenementenfonds wordt jaarlijks een bedrag van € 65.000,- in de reserve Evenementen gestort. Daarnaast is bij het vaststellen van de Herstelbegroting 2015-2018 bij wijze van startkapitaal eenmalig een bedrag van € 300.000,- in de reserve Evenementen gestort. Naast het Evenementenfonds komt een klein Moetjedoen!-budget beschikbaar, waarmee het college een kleine, snelle bijdrage kan verstrekken voor kleinschalige activiteiten in de stad. Hiervoor willen we in jaarlijks een bedrag van tenminste € 15.000,- reserveren. Evenementenfonds en Moetjedoen!-budget zijn beiden gestoeld op de integrale visie op evenementen. Het college kan hiermee initiatieven ondersteunen die niet binnen één specifiek beleidsveld of subsidieregeling passen en de middelen worden vooral ingezet als cofinanciering. Serviceorganisatie Bij de evenementenorganisaties en andere stakeholders is een duidelijke ambitie tot professionalisering zichtbaar. Als uitwerking van deze nota wordt vormgegeven aan een serviceorganisatie. De stakeholders – evenementenorganisaties, horecaondernemers (KHN), culturele en sportieve partners, detailhandel, VVV en citymarketing - ontwikkelen zelf gezamenlijk een onafhankelijke professionele (organisatie)structuur rondom evenementen en congressen, daarbij (financieel) ondersteund door de gemeente. De uitvoeringsagenda voor deze serviceorganisatie wordt gezamenlijk opgesteld. In dit proces kunnen stakeholders gezamenlijk groeien in het professioneel organiseren van evenementen. Gefaseerde ontwikkeling Voor de ontwikkeling van de serviceorganisatie voor het organiseren van (grootschalige) evenementen zien wij een aantal fasen: 1. Gezamenlijk startpunt en tijdspad vaststellen (randvoorwaarden in tijd, inzet, geld, etc.) 2. Uitwerken groeimodel 3. Oprichting werkvorm en werkstructuur23 4. Formuleren prestatieafspraken 5. Voortgang monitoren door tussentijdse evaluaties en doorontwikkeling NB Het is nadrukkelijk bedoeling dat er wordt geïnvesteerd in diensten, serviceverlening en ondersteuning, en niet in gebouwen, werkplekken of personeel. Afspraken over taken en resultaten worden door de stakeholders bij voorkeur vastgelegd in prestatieafspraken. Deze serviceorganisatie is gebaat bij een duidelijke opdracht van de stakeholders, bijvoorbeeld: ondersteuning bieden op het vlak van het opstellen van vergunningaanvragen, veiligheidsplannen, plattegronden/inrichtingsplannen, het maken van samenwerkingsafspraken, sponsor- en fondsenwerving en inkoop, maar ook bij de evaluatie van (grootschalige) evenementen. Het voordeel hiervan is dat betrokken partijen - onder regie van de serviceorganisatie - structureel met elkaar samenwerken, en daardoor goed op de hoogte zijn van elkaars plannen, behoeften en belangen. Er kan een efficiencyslag worden gemaakt en financieel voordeel worden behaald. Ook heeft de serviceorganisatie een verbindende functie als kennis- en adviespunt en kan de organisatie een professionele gesprekspartner (ook voor de gemeente) zijn.
23
Hierbij wordt ook onderzocht of de structuur bij een bestaande organisatie (bijvoorbeeld de VVV of de stichting Citymarketing) kan worden ondergebracht.
15
Samenwerking als basis voor de serviceorganisatie Na vaststelling van de ambities in deze kadernota wordt het proces naar de inrichting van een serviceorganisatie verder uitgewerkt. We vinden het belangrijk om het proces naar de oprichting van een serviceorganisatie gezamenlijk met alle belanghebbenden te doorlopen, waarbij ieder vanuit zijn eigen rol en verantwoordelijkheid betrokken is en bijdraagt: festivalorganisatoren, horecaondernemers (KHN), organisaties uit de stad, maar ook VVV en stichting Citymarketing, en gemeente. De inhoudelijke en organisatorische vormgeving ligt bij de stakeholders. De gemeente biedt vooral ondersteuning in het proces en de financiering. Zo nodig wordt hiervoor een projectleider ingezet of onafhankelijke expertise ingehuurd. Voor de opstart van de serviceorganisatie stelt de gemeente jaarlijks € 100.000,- beschikbaar. Van evenementenorganisaties en partners in de stad wordt – op termijn - eveneens een financiële bijdrage verwacht24. De stakeholders en serviceorganisatie onderzoeken en ontwikkelen geschikte modellen om structurele inkomsten te generen25. Wij verwachten evenwel dat een structurele gemeentelijke bijdrage voorlopig noodzakelijk zal blijven. We willen in een aantal jaren toewerken naar een financieel zelfstandige en professionele Serviceorganisatie Evenementen. Eén centraal gemeentelijk aanspreekpunt Wij vinden het belangrijk om vanuit één gemeentelijk punt de dienstverlening aan evenementenorganisatoren te coördineren. Daarom stellen we één loket (met daarachter een evenemententeam) in, waar evenementenorganisaties al hun vragen kunnen stellen, van vergunningverlening tot subsidieregelingen, van marktverplaatsingen tot locatiekeuze en van sportieve, culturele tot andersoortige publieksevenementen. Het evenemententeam stelt vooralsnog de jaarlijkse evenementenkalender op, initieert de Startbijeenkomst en Evenementenplatforms 26, onderhoudt contact met het hulpdienstenoverleg, coördineert de evaluatie van ieder evenement en is actief betrokken bij alle ontwikkelingen op lokaal, regionaal en landelijk niveau. Als de professionaliseringsslag verder vorm heeft gekregen kan een aantal van deze taken op termijn wellicht bij de Serviceorganisatie worden neergelegd.
24 Het (gefaseerde) financieringsmodel vormt een onderdeel van het proces van oprichting van de serviceorganisatie. Dan wordt ook duidelijk welke verdienmogelijkheden de serviceorganisatie heeft en welke bijdrage van organisatoren en partners kan worden gevraagd. 25
In andere steden worden verschillende financieringsmodellen gehanteerd, o.a. op basis van gemeentelijke financiering, precario- en OZB-heffing, bijdragen door evenementenorganisatoren en ondernemersbijdragen (o.a. Ondernemersfonds). 26
Jaarlijks wordt in een Startbijeenkomst de Evenementenkalender en eventueel veranderde regelgeving aan organisaties gepresenteerd. Twee maal per jaar worden in het Evenementenplatform met alle belanghebbenden wetenswaardigheden en ontwikkelingen besproken.
16
6. Hoe past het evenementenbeleid in de bredere context? In deze paragraaf geven we aan hoe het Amersfoortse beleid aansluit op het provinciaal en rijksbeleid. Provinciaal beleid Vanuit de provincie worden evenementen eveneens ondersteund, waarbij onder meer wordt gekeken naar het belang van het festival, de spreiding over de regio, disciplines, publieksbereik en professionaliteit27. Meerjarige provinciale subsidie is in de afgelopen jaren onder andere aan twee Amersfoortse festivals verstrekt, te weten Amersfoort Jazz en Festival Spoffin 28. De provincie Utrecht heeft sinds 2011 geen actief sportbeleid meer. Binnen de provincie Utrecht verkennen wij wel de mogelijkheden om aan te haken bij grote sportevenementen. Mogelijk biedt de ‘Grand Depart’ – de start van de Tour de France in Utrecht - in 2015 kansen voor een sportieve spin-off met een culturele component. Door de samenwerking te zoeken tussen culturele, sport- en zakelijke evenementen en congressen sluiten we aan bij de ambities vanuit de Economic Board Utrecht om de positie van de provincie Utrecht als meest competitieve regio in Europa te behouden. Rijksbeleid OC&W Sinds haar aantreden heeft minister Bussemaker (Cultuur) haar beleid in een serie brieven aan de Tweede Kamer toegelicht. In juli 2014 stuurde zij een brief naar de Tweede Kamer29 waarin zij de intrinsieke waarde van cultuur verbindt met de maatschappelijke en economische waarde van cultuur: zij beschrijft manieren om de artistieke waarde van cultuur te vertalen naar maatschappelijk en economisch belang voor de samenleving. Domeinen die de maatschappelijke waarde van cultuur goed zichtbaar maken zijn Welzijn, Zorg, Sport en Onderwijs. Dit sterkt ons in onze doelstelling om ook in Amersfoort de verbinding te zoeken van cultuur met andere domeinen en ruimte te bieden aan jong en lokaal talent, door hen een podium te bieden bij festivals en evenementen. VWS Sporten en bewegen staan voorop in het gezondheidsbeleid van de Rijksoverheid. Projecten die mensen aansporen meer te gaan sporten en bewegen worden door het Rijk ondersteund, bijvoorbeeld met buurtsportcoaches of via de Sportimpuls. Het gaat daarbij veelal om laagdrempelige activiteiten, dichtbij huis, op de sportaccommodaties en in de openbare ruimte. Nederland wil als sportland bij de internationale top 10 horen. Daarom investeert de Rijksoverheid ook in een topsportklimaat waarin topsporters zo goed mogelijk kunnen presteren en medailles kunnen winnen. De Rijksoverheid ondersteunt Topsport Talentscholen, Centra voor Topsport en Onderwijs en biedt stipendia voor topsporters. Het Rijk ondersteunt de organisatie van topsportevenementen in Nederland (op EK en WK niveau). In 2015 is Nederland gastheer van een aantal toonaangevende evenementen, zoals: het WK Beachvolleybal, WK schaatsen, EK Short Track, EK Volleybal dames en de start van de Tour de France. In navolging van het rijksbeleid wil Amersfoort eveneens haar bewoners in beweging brengen door het aanbieden van goede voorzieningen en laagdrempelige activiteiten, en daarnaast (top)talenten kunnen herkennen en ontwikkelen.
27
Zie de provinciale nota ‘Cultuur voor U’, en de subsidieregelingen van de provincie.
28
De provinciale adviescommissie legt in haar algemene advies de nadruk op talentontwikkeling en raadt evenementenorganisatoren aan om actief op zoek te gaan naar samenwerking en verbindingsmogelijkheden. Ook vraagt de adviescommissie evenementenorganisatoren om na te denken over strategieën bij tegenvallende inkomsten. 29
Cultuur verbindt: een ruime blik op cultuurbeleid, #644541
17
7. Hoe worden de ambities uit het evenementenbeleid betaald? Voor evenementen zijn reguliere middelen beschikbaar die via de subsidieregelingen worden toegekend. Daarnaast zijn met het Coalitieakkoord 2014-2018 en in de Herstelbegroting 2015-2018 structureel middelen voor evenementen beschikbaar gesteld. Subsidieregelingen Amersfoort kent anno 2015 meerdere subsidieregelingen waaruit evenementen (kunnen) worden gefinancierd: - Meerjarige subsidie Cultureel Klimaat 2013-2016 € 270.000,- per jaar - Incidentele subsidie Cultureel Klimaat 30 € 50.000,- per jaar - Bijzondere Sportevenementen31 € 55.000,- per jaar - Grootschalige Sportevenementen € 100.000,- per jaar Het subsidieplafond voor iedere regeling wordt jaarlijks in de gemeentebegroting vastgelegd. Voor subsidieverlening gelden voorwaarden32. Coalitieakkoord en Herstelbegroting In het Coalitieakkoord van april 2014 zijn budgetten opgenomen die van belang zijn voor de uitvoering van de ambities in deze nota. In de Herstelbegroting 2015-201833 zijn deze ambities overgenomen, met zijn de benodigde budgetten niet meer voor twee jaar (Coalitieakkoord) maar structureel beschikbaar34. Er is vanaf 2015 € 150.000,- per jaar beschikbaar voor het stimuleren en profileren van de aantrekkelijkheid van Amersfoort als congresstad, voor grootschalige evenementen en/of congressen die de stad nog beter op de kaart zetten (Economie). Voor het mogelijk maken van culturele evenementen en festivals met een (boven)regionale en/of landelijke uitstraling is vanaf 2015 per jaar € 100.000,- beschikbaar (Cultuur). Voor de organisatie van één- of meerdaagse sportactiviteiten en –toernooien is vanaf 2015 € 150.000,- per jaar beschikbaar als cofinanciering. De nadruk ligt op sportactiviteiten voor jeugd en jongeren (Sport). Daarmee is € 400.000,- per jaar beschikbaar, dat gedeeltelijk 35 wordt ingezet om de ambities uit deze nota (mede) te financieren. Een gedeelte van dat geld – te weten € 180.000,- per jaar - zetten we als volgt in om een impuls te geven aan (de professionalisering van) publieksevenementen: - De serviceorganisatie: € 100.000,- Storting in de reserve Evenementen: € 65.000,- Moetjedoen!-budget: € 15.000,Bij de uitwerking moet duidelijk worden wat reële verdienmodellen voor de serviceorganisatie zijn en welke bijdrage partners in de stad leveren. Op grond van de twee-jaarlijkse evaluaties wordt bezien of dit bedrag toereikend is voor de uitwerking van de ambities uit deze nota en wanneer de hoogte van het bedrag kan worden afgebouwd. Met het opstellen van de Herstelbegroting 2015-2018 heeft de raad een reserve Evenementen ingesteld om te kunnen sparen voor het gastheerschap aan grootschalig bovenregionale/landelijke
30
Afhankelijk van de subsidieaanvragen en de beoordeling door de BACK kunnen deze gelden worden ingezet voor evenementen, maar ook voor andersoortige aanvragen. 31
Deze regeling is bedoeld voor bijv. nationale of internationale kampioenschappen, wedstrijden/ toernooien/demonstraties van nationale of internationale topteams/-atleten, etc. 32 Op www.amersfoort.nl wordt iedere subsidieregeling – doelstelling en voorwaarden - nader toegelicht. 33
Het opstellen van een herstelbegroting was nodig om het preventief toezicht door de Provincie te kunnen opheffen.
34
Bij het vaststellen van de Herstelbegroting zijn de bedragen voor 2015 grotendeels doorgeschoven naar 2016, gezien de beperkte tijd die in 2015 nog rest om gelden te besteden. 35
Voor de overige gelden worden separaat voorstellen ingediend.
18
festivals. In 2015 is eenmalig een bedrag van € 300.000,- toegevoegd aan de Reserve Evenementen, daarnaast wordt jaarlijks een bedrag van € 65.000,- in de reserve gestort.
8. Het resultaat! Met de basis, de richting en het kader zoals in deze Nota Evenementenbeleid beschreven, zetten we de komende jaren in op integrale benadering en professionalisering van evenementen. Door het ondersteunen en faciliteren van (de samenwerking tussen en met) evenementenorganisaties en andere partners geven we het evenementenbeleid in Amersfoort een nieuwe impuls. Het resultaat is een evenwichtig en divers geheel aan kwalitatief hoogwaardige culturele, sportieve en publieksevenementen. Evenementen die nauw met elkaar en met partners zijn verbonden in een professioneel samenwerkingsverband en zorgen voor een grote toegevoegde (economische) waarde voor de stad! Dat geeft een mooie basis om - samen met festivalorganisatoren, stichting Citymarketing en VVV – in de toekomst verder te denken over een duidelijker en wellicht landelijk festivalprofiel, uitgaande van de centrale ligging van Amersfoort en een grote verscheidenheid aan locaties.
19
