Release notes DigiInkoop Oktober 2013
Datum 25 oktober 2013
De Oktober release van DigInkoop gaat op 28 oktober 2013 naar productie. De release bestaat uit: 28 wijzigingen en 4 patches Hieronder een overzicht van wijzigingen en patches die live gaan met de Oktober release en beschikbaar worden voor alle deelnemende departementen en leveranciers. Per punt wordt benoemd of het een wijziging of patch betreft. Indien van toepassing wordt het JIRA-, Octopus-, Clientèle- of VSMnummer vermeld. De wijzigingen zijn ter bevordering van het overzicht in de volgende categorieën onderverdeeld: -
Contractbeheer Inhuur korte termijn Autorisatie Rapportage Catalogus Deelnemersportaal algemeen Leveranciersportaal Beheer Berichtenverkeer Pacthes en technische installaties
Contractbeheer Inzicht inkooporders in de contracten door contractbeheerder (Octopus 40, Clientèle 195691, sub jira 1741,VSM 316463) De autorisatie van contractbeheerders wordt aangepast zodat zij orders kunnen zoeken (minimaal op basis van contractnummer) en de ordergegevens kunnen raadplegen en aanpassen. Hiermee krijgt de contractbeheerder inzicht in de inkooporders behorende bij een raamcontract of overeenkomst. Dit is vooral bij abonnementen en verlengingen van belang.
1
Inhuur korte termijn Aanpassen rapport export overzicht declaraties en uren inhuur in Leveranciersportaal (Octopus 37, Clientèle 194274, VSM 316225) Het rapport ‘Overzicht declaraties en uren inhuur’ wordt door de leverancier gebruikt om uren en declaratiegegevens te exporteren uit DigiInkoop (dit is een tijdelijke workaround). Dit rapport wordt aangepast zodat het beter afgestemd is op het proces van de leverancier. Het betreft onder andere: -
Aanpassing van een aantal kolomnamen Uitbreiding goedkeuringsdatum met een tijdstempel Toevoeging van een kolom KvK Vestigingsnummer Toevoeging van een kolom Bedrijfsonderdeel (met volledige naam OU)
Toelichting tijdkaart header en regelniveau (Octopus 22, Clientèle 194272, VSM 316224) Toelichtingen, ingevoerd door de tijdschrijver bij tijd en declaraties, worden óók weergegeven bij de schermen waar de goedgekeurde urenstaten geraadpleegd kunnen worden (bij bestelaanvragen, inkooporders en leveranciersportaal). Tevens worden met deze wijziging, bij het raadplegen van de uren, de declaraties inzichtelijk. Deze toelichting komt daarnaast ook op het export overzicht declaraties en uren in het Leveranciersportaal. Toevoegen geautoriseerde beoordelaar tijd en declaraties (Jira 1429, Clientèle 194265, VSM 316221). Bij het toevoegen van een manager aan een flexwerker worden alleen personen weergegeven uit de eigen OU, met de autorisatie ‘Beoordelaar tijd en declaraties’ én met een geldige autorisatiedatum. Met deze wijziging wordt het inkooporder(regel)veld (bij ‘Plaatsing flexwerker’ , uitgevoerd door de inkoper) een verplicht veld. Hierdoor is het niet meer mogelijk een plaatsing aan te maken zonder inkoopordernummer. Aanvullende en verplichte velden inhuur (allen VSM 316310): Zoeken functie/declaratie bij het aanmaken van een inkooporder inhuur (Clientèle 194298 - RFC 01) Verbetering zoekfunctie bij het aanmaken van een regel voor functie en/of declaratie op de inkooporder. Bij het aanmaken van de regel moet gekozen worden voor de regelsoort ‘Tijd arbeid tarief basis’ of ’Declaratie per bedrag/eenheid’. Afhankelijk van de gekozen regelsoort ziet u alleen Functies of alleen Declaraties in het zoekscherm. Eerder stonden declaraties en functies door elkaar heen in het zoekscherm. Veldnaam: afdeling/directie/project op inkooporder (Clientèle 194298 RFC 03- jira 1066 en 1508 Aan de inkooporder wordt een niet verplicht vrij veld ‘Afdeling/directie/project’ toegevoegd. Dit veld vervangt het informatieve veld ’Totaaltarief’. Toevoegen Aanvraagreden (Clientèle 194298, RFC 04, Jira 1119 en 1724) Bij het plaatsen van een bestelaanvraag inhuur wordt het aangeven van een Aanvraagreden (bij ‘Aanvullende gegevens’) verplicht. Hier is een vaste waardelijst aan gekoppeld, met opname van beschikbare aanvraagredenen.
2
Naam contractant wordt een verplicht veld op de inkooporder: inhuur (Clientèle 194298 -RFC 05- jira 1160) Op de inhuur inkooporder worden de velden ‘Voornaam contractant’ en ‘Achternaam contractant’ op de regel urendetails verplichte velden wanneer u een functie(tarief)regel invoert. Dit geldt ook bij mutatie van de functie(tarief)regel. Hierdoor wordt voorkomen dat een inkooporder wordt aangemaakt zonder dat de naam van de contractant inzichtelijk is. Als de naam van een contractant op een reeds actieve inhuurorder ontbreekt, kan dit handmatig worden aangepast door de functie(tarief)regel te muteren. Subsets inhuur velden inkooporder (DFF) (Clientèle 194298 -RFC 13Octopus 13) Ten behoeve van de gebruiksvriendelijkheid wordt bij het aanmaken van een inkooporder inhuur op basis van het ‘type flexkracht’ alleen de bijbehorende de subset ‘contractfase’ getoond. CSV urenstaat – Contactpersoon adres (Beheer 29, Clientèle 184711, VSM 313084) Wanneer een leveranciersgebruiker (contactpersoon) zonder expliciet toegewezen adres de CSV urenstaat draait is het rapport leeg. Dit is verholpen. De leveranciersgebruiker (contactpersoon) kan zonder een gekoppeld adres een gevuld rapport draaien.
Autorisatie Er vindt tevens een wijziging plaats in de autorisaties en menu’s voor beheerders. Zie de paragraaf ‘Beheer’ voor een toelichting Toegang tot EPV buiten Rijksweb(Jira 1722- Clientèle 193954, VSM 316173) Toegang tot de EPV via vrij internet (https) wordt naar een aantal rollen uitgebreid. Dit betreft de volgende rollen: Aanvrager/behoeftesteller Urengoedkeurder Goedkeurder bestelaanvragen/Beoordelaar aanvraag Codeerder aanvraag Gedelegeerd tijdschrijver Inkoper De conversieprogrammatuur wordt aangepast zodat dit voor toekomstige deelnemers automatisch goed wordt ingesteld. Crediteuren administratie 10e (Octopus 10e, Clientèle 192077, Jira 899, VSM 315514) In het crediteurenproces kunnen werknemers met de rol ‘Crediteurenadministratie’ (prijs- en hoeveelheid) blokkades niet meer handmatig vrijgeven. Uitgangspunt is dat blokkades op facturen worden opgelost door de oorzaak weg te nemen alvorens een factuur betaalbaar wordt gesteld. De handmatige vrijgavemogelijkheid voor de rol ‘Crediteurenbeheerder’ (1e lijns beheerrol) blijft behouden. Aan deze rol wordt de mogelijkheid voor het draaien van het proces ‘XXEPV Betaling bij ontvangst automatisch factureren’ toegevoegd (te gebruiken voor het genereren van voorstelfacturen).
3
Er komt een nieuwe rol ‘OU Hoofd Crediteuren’ die dezelfde autorisatie heeft als de Crediteuren administratie en daarnaast is geautoriseerd voor het handmatig vrijgeven van blokkades. De nieuwe rol ‘OU Hoofd Crediteuren’ moeten de deelnemers zelf aan bestaande gebruikers koppelen. Als een deelnemer geen gebruik maakt van de nieuwe rol hoofd crediteuren kan alleen eerstelijns beheer blokkades vrijgeven. Bepaling matchniveau op inkooporder (Jira 685, Clientèle 195776, VSM 316485) Inkopers kunnen het goedkeuringsniveau matchen, matchoptie facturen en tolerantie factuurafsluiting op inkooporderregel-niveau overschrijven. Dit is niet wenselijk en na deze wijziging is het niet meer mogelijk deze velden aan te passen. Raadplegen punch out catalogus (Jira 1141, Clientéle 195489, VSM 316391) Een EPV gebruiker met de rol Raadpleger Catalogi krijgt naast toegang tot de interne catalogus óók toegang tot de externe (punch out) catalogus. Hij/zij kan geen bestellingen plaatsen.
Rapportage Rapport leveranciersgegevens (Jira 1270, Clientèle 197022, VSM 316471) Er komt een rapportage mogelijkheid beschikbaar met overzichten van alle leveranciers. De rapporten zijn benaderbaar voor beheerders (1ste en 2de lijn), inkopers en contractmanagers. Met deze overzichten kunnen controles uitgevoerd worden op stamgegevens en instellingen van leveranciers. Ook kunnen deelnemers met deze rapporten zien welke leveranciers al zijn aangesloten op DigiInkoop en bij welke deelnemers/OU’s.
Catalogus Overname omschrijving op inkooporder (Jira 1037, Clientèle 192197, VSM 315768) In de huidige situatie bij Catalogusbestellingen wordt de omschrijving van de bestelaanvraag niet overgenomen op de inkooporder. Dit is als volgt opgelost: wanneer een order automatisch wordt aangemaakt op basis van de bestelaanvraag (ongeacht het inkoopkanaal), dan wordt de omschrijving van die bestelaanvraag gekopieerd naar de orderomschrijving op kop niveau. Toevoegen BTW Code ‘BTW Inclusief’ (Beheer21, Clientèle 190769, VSM 315854) Bij de Leerrijk GAT (punch out met meerdere leveranciers) is gebleken dat bestellingen waarbij sprake is van een bedrag inclusief BTW niet worden ondersteund binnen DigiInkoop. De bestelling/factuur bevat (samengestelde) BTW percentages waardoor huidige codes niet gebruikt kunnen worden. De oplossing om van een bestelling die afkomstig is uit de Leerrijk punch out catalogus een correcte factuur aan te kunnen maken is om een nieuw BTW-tarief ‘BTW Inclusief’ aan te maken. Leerrijk geeft deze code door vanuit haar punch out.
Deelnemersportaal algemeen Inzicht goedkeuring inkooporder (Clientèle 177466, VSM313372) In de GAT van de september release is geconstateerd dat de goedkeuringshistorie, zoals deze voor de eindgebruiker inzichtelijk is, niet correct wordt getoond. 4
Hierdoor kan de gebruiker niet zien wie nu een taak moet uitvoeren. Toepassing van een vakantieregel lijkt hier mede voor verantwoordelijk. Dit geldt zowel voor de bestelaanvraag (standaard EBS) als de inkooporder historie. Dit wordt in deze release opgelost. Voorstelfacturen goedkeuringstime-out (Clientèle 175148 en 184730, VSM313089) Het komt incidenteel voor dat geen gebruik gemaakt wordt van de (optioneel op deelnemerniveau ingestelde) 1000 dagen wachttijd voor opnieuw goedkeuren van een voorstelfactuur. In die gevallen wordt teruggevallen op de 7 dagen die op hoger niveau zijn ingevuld voor de profieloptie. Na de wijziging wordt de parameterwaarde van de deelnemer correct toegepast voor het bepalen van de timeout. Inactieve segmenten rubricering onzichtbaar maken voor selectie (Beheer 20, Clientèle 187330, VSM315130) Bij de bestelaanvraag wordt gebruik gemaakt van flexvelden om de rubricering op te geven. Daarbij wordt geen rekening gehouden met eventuele einddata op de betreffende gegevens. Dit wordt opgelost door een uitbreiding van achterliggende code met logica die controleert of de rubricering nog geldig is, dus of de begindatum verstreken is en de einddatum nog aanstaande is.
Leveranciersportaal Verwijdering blok ‘Verzending en Behandeling’ in het financiële tabblad in het leveranciersportaal (Clientèle 201681, VSM317795) Via het leveranciersportaal kunnen leveranciers facturen aanmaken zonder of met een inkooporder. Bij het aanmaken van deze factuur kunnen er onder het kopje ‘Verzending en behandeling’ vrachtkosten worden ingevuld. Dit is op dit moment onwenselijk en wordt gedeactiveerd.
Beheer I-Procurement voorkeuren: Standaard leverlocatie (Beheer 9, Clientèle 161801, VSM312111) De locaties die de aanvrager als standaard afleverlocatie kan kiezen (bij de iProcurement voorkeuren) is gelijk aan de keuzemogelijkheden in het kassa proces bij het kiezen van de Leveringlocatie. Na doorvoeren van de aanpassing kunnen gebruikers bij hun i-Procurement voorkeuren alleen locaties kiezen waaraan ze gekoppeld zijn in HR. Dit vergemakkelijkt de keuze. Er vindt geen wijziging plaats in de huidige settings. De gebruiker kan deze zelf wijzigen. Vakantieregel voor medewerkers instellen (Beheer 11, Clientèle 172174, VSM312727) De gewenste situatie is dat de functioneel beheerder van de deelnemer (eerstelijns beheer) zelf vakantieregels kan instellen voor andere gebruikers als hij/zij hier opdracht voor krijgt van de medewerker. Bijvoorbeeld als hij/zij dit vergeten is (gebruiker belt bijvoorbeeld vanaf vakantieadres of ziekbed) of vanuit zijn/haar leidinggevende die de functioneel beheerder dan de opdracht geeft om de vakantieregel in te stellen naar de vervanger van de medewerker. 5
Er wordt een nieuwe rol aangemaakt: ‘XXX(Bedrijfsgroep) Beheerder vakantieregels’. Deze rol kan alleen gebruikt worden voor het opvragen en overdragen van vakantieregels voor medewerkers die onderdeel uitmaken van dezelfde bedrijfsgroep als de betreffende beheerder. De nieuwe rol zal voor de beheerders (1e lijns) beschikbaar zijn. Wijziging notificaties: Onderscheid initieel bericht en herinnering (Beheer 23, Clientèle 153665, VSM309389) De naamgeving van de goedkeuringsnotificaties in de EPV wordt verhelderd. Dankzij de aanpassing is duidelijk of het om een nieuwe notificatie gaat of om een herinnering. Het initiële bericht krijgt de naam ‘Actie vereist: 1e bericht, Inkoopbestelaanvraag ….’ Herinneringen krijgen de naam ‘Actie vereist: Herinnering, inkoopbestelaanvraag ….’. Dit geldt voor de goedkeuringsflows voor Bestelaanvraag Inkooporder Factuur Tijdkaart Met het realiseren van deze oplossing vervalt het annuleringsbericht EPV breed voor alle goedkeuringsflows. In de Testfase van dit issue zijn twee punten naar voren gekomen die additioneel onder dit punt zijn opgelost: De link naar de factuurbijlage ontbrak in de notificatie. Deze is toegevoegd. Aantal tekens afwijzingstoelichting bij voorstelfactuur is gemaximeerd op 100 tekens. Dubbele koppeling inkoopcategorie en kostensoorten (Beheer 25, Clientèle 187238, VSM312969) De dubbele koppelingen tussen inkoopcategorie en kostensoort voor Ministerie van Defensie worden ontdubbeld. Dit betreft enkel een administratieve wijziging en heeft geen effect op de bestaande inrichting. Om dubbelingen in de toekomst te voorkomen wordt de conversie programmatuur aangepast. Rollen batchplanning DigiInkoop (Beheer 26, Clientèle 184373, VSM313988) Per deelnemer zijn er een aantal ingeplande batchprocessen. Processen die onder een BG beheer autorisatie waren ingepland en geen parameter voor de deelnemer bevatten, voerden acties uit voor transacties van de hele BG. Dit wordt aangepast op de user waaronder de batchplanning draait (batchplanning_OU) zodat alleen transacties worden verwerkt van de betreffende OU. De afscherming zoals deze is doorgevoerd, heeft betrekking op de deelnemerspecifieke batchplanning gebruikers. Indien een aanvraag die normaal gesproken onder de batchplanner wordt gedraaid door een reguliere gebruiker wordt ingediend, dan zal deze afscherming niet van kracht zijn. Dit heeft verder geen functionele consequenties.
6
Het proces ‘XXEPV: Selectieorders Workflow-ontvangsten bevestigen’ verstuurt een notificatie. In deze notificatie stond de verkeerde batchplanning user als verstuurder van de melding. Dit is met de bovengenoemde instellingen verholpen. Gebruik IBAN en BIC codering in plaats van bankrekening (Beheer 28, Clientèle 182418, VSM313656) Naast het bankrekeningnummer worden ook BIC en IBAN verplichte velden bij het aanmaken van een bankrekening. Hiermee sluit de EPV beter aan op de BVV waar de IBAN en de BIC coderingen verplicht zijn. Tevens wordt gecontroleerd of de ingevoerde BIC code bij het ingevoerde IBAN nummer hoort. Verbetering van de beheerrollen (Octopus 36, Clientèle 196290, VSM316818) De beheerautorisaties worden geschoond van menuopties die meekomen in de standaardfunctionaliteit van Oracle en niet nodig zijn voor de beheeractiviteiten voor EPV dan wel in tegenspraak zijn met de gemaakte beheerafspraken. Aan de inkoopbeheerautorisatie van de eerstelijns beheerder wordt daarnaast de optie toegevoegd om de aan een inkoopcategorie gekoppelde grootboekrekening in te zien en te kunnen wijzigen. Uren goedkeuringsworkflow – na goedkeuring manager krijgt de tijdkaart niet status goedgekeurd. (VSM3101717) In de workflow voor Tijdschrijven is ingeregeld dat de tijdkaart wordt bijgewerkt na reactie van de manager. In een aantal gevallen (bij overschrijding van de reactietijd) krijgt de tijdkaart onterecht niet de status goedgekeurd. Dit is opgelost middels een aanpassing in de achterliggende workflow logica. Tekortkoming mandaatbepaling bestelaanvragen en inkooporders (Clientèle 187480, VSM3080556) In Incident 187480 is geconstateerd dat de huidige mandaatbepaling een tekortkoming bevat. Dit geldt zowel voor inkooporders als bestelaanvragen. Er wordt namelijk geen rekening gehouden met regels die niet langer actief zijn. Dit heeft tot gevolg dat de bedragen op dit soort regels nog wel worden meegeteld bij het bepalen van de selectie van mandaathouders. Hierdoor kan het bedrag dat wordt gehanteerd voor de selectie hoger uitvallen dan daadwerkelijk nodig is; het kan dus gebeuren dat een mandaathouder formeel niet geselecteerd moet worden maar uiteindelijk wel bij de selectie wordt betrokken en dus moet goedkeuren. Dit is opgelost middels een aanpassing in de achterliggende code. Verwerking seriële goedkeuring bij aanvraagregel met meerdere distributieregels (VSM 3101927, behorend bij Clientèle 187480) Wanneer een bestelaanvraag met één regel wordt aangemaakt, waarbij de kosten over twee distributieregels worden verdeeld met verschillende kostenplaatsen, dan dient AME over te gaan op seriële goedkeuring. Dit gebeurt nu niet. De goedkeuring voor de eerste budgethouders gaat nu parallel. Dit is aangepast en opgelost in de code van de goedkeuringsbepaling.
Berichtenverkeer Verzamelissue 1 : Aanpassingen berichtenverkeer Timecard (Octopus-19, Clientele 190929) Voor het aansluiten van Randstad op DigiInkoop via het berichtenverkeer zijn diverse wijzigingen geformuleerd om tijdkaarten correct te kunnen verwerken. 7
Patches en technische installaties Er wordt een drietal patches en één technische installatie doorgevoerd: 16690413 (Jira 1669, VSM3086964) Detail response bij offerte aanvraag gaf foutmelding. Met deze patch is dit opgelost 13644865 & 15906679 behorend bij Inzicht goedkeuring Bestelaanvraag (Clientèle 182270, VSM313373) Dit betreffen goedkeuringspatches voor de Oracle Approval Management Engine (AME), onder andere voor een correcte weergave van de goedkeurderslijst. Gebruikersaccount wordt in de csv interface medewerkers niet goed gekoppeld aan persoon (VSM317649, Clientèle 200985) Na het uitvoeren van de request set XXEPV_CSV: Verwerken gebruikermutaties blijken de gebruikersaccounts niet te worden gekoppeld aan reeds ingelezen medewerkers. Dit wordt opgelost door een kleine toevoeging aan de maatwerkcode.
8
