Rancang Bangun Aplikasi Pada Toko Sembako
1)
Muhammad Faris Zati Waridi
1)Program Studi Sistem Informasi STIKOM Surabaya. Email :
[email protected]
Abstract Farila Shop is a business in the sale of food or daily necessities. Farila shop have two types of customers are regular customers and businesses, as the growing customer Farila shop area, is a potential in providing daily needs for its customers. Over time of course, the store owner wants farila supported by an application that is able to present the report in realtime. With the support of the role of information technology today is very help provide the results needed by the store Farila in presenting the report. Keywords : daily necessities Toko Farila adalah usaha yang bergerak dibidang penjualan sembako atau barang kebutuhan sehari-hari. Barang yang disediakan adalah barang dengan kebutuhan primer misal beras, minyak goreng, sabun mandi, sampo rambut, pasta gigi, mie instan, dll yang intinya menjadi kebutuhan utama dari setiap orang dan tidak menyediakan snack, minuman ringan dan kebutuhankebutuhan yang tidak memiliki reapeat order cepat. Dalam pemasarannya, toko Farila membagikan brosur di daerah sekitar. Toko Farila memiliki 2 jenis pelanggan, pelanggan rumah tangga dan pelanggan usaha contohnya seperti rumah makan. Seiring bertambahnya penghuni didaerah sekitar toko akan menjadi potensi bagi toko Farila dalam menyediakan kebutuhan pokok yang lebih banyak lagi karena akan berdampak juga pada omset toko Farila. Selama perjalanannya ternyata pemilik usaha kesulitan dalam mengumpulkan data pelanggan, mencatat berapa kali pelanggan bertransaksi dengan toko Farila, melihat laporan keuangan dalam periode tertentu dan jumlah stok barang secara realtime. Dengan permasalahan yang dialami oleh pemilik usaha, maka dibutuhkan sebuah aplikasi yang dapat membantu pemilik usaha dalam melayani kebutuhan pelanggan dan meningkatkan omset penjualannya. Saat ini peranan teknologi informasi diperlukan dalam dunia bisnis sebagai alat bantu dalam menyajikan informasi yang dibutuhkan, sehingga
teknologi informasi banyak digunakan para usahawan. Kebutuhan efisiensi waktu dan biaya menyebabkan setiap pelaku usaha merasa perlu menerapkan teknologi informasi dalam lingkungan kerja, karena keuntungan menerapkan teknologi informasi diantaranya adalah proses otomatisasi dalam hal penyimpanan data dan penyajian informasi yang lebih cepat. Penerapan IT ini akan sangat menghemat biaya di semua aspek, baik tenaga kerja, proses, maupun manajemen. Peran dari aplikasi tersebut adalah menyimpan semua daftar transaksi pada toko dan proses otomatisasi dari seluruh data yang ingin dipakai oleh toko Farila dalam menyajikan laporan penjualan berdasarkan periode tertentu, laporan penjualan dan omset berdasarkan tanggal, laporan penjualan berdasarkan pelanggan, laporan penjualan berdasarkan barang dan kategorinya, laporan stok barang yang tersedia, laporan stok opname, laporan profit berdasarkan periode tertentu. Dengan menerapkan aplikasi tersebut diharapkan mempermudah pemilik usaha dalam melayani kebutuhan pelanggan dan meningkatkan omset penjualannya. METODE Teknologi Informasi Teknologi informasi (Information Technology) biasa disingkat TI, IT atau infotech. Teknologi informasi adalah seperangkat alat yang membantu pengguna bekerja dengan informasi dan melakukan
tugas-tugas yang berhubungan dengan pemrosesan informasi. Teknologi informasi tidak hanya terbatas pada teknologi komputer (perangkat keras dan perangkat lunak) yang akan digunakan untuk memproses dan menyimpan informasi, melainkan juga mencakup teknologi komunikasi untuk mengirim dan menyebarkan informasi. Dari definisi diatas terlihat bahwa teknologi informasi baik secara implicit maupun eksplisit tidak sekedar berupa teknologi komputer, tetapi juga teknologi komunikasi. Dengan kata lain, yang disebut teknologi informasi adalah gabungan antara teknologi komputer dan teknologi telekomunikasi. Penjelasan atas dua teknologi yang mendasar adalah sebagai berikut : a. Teknologi Komputer adalah teknologi yang berhubungan dengan komputer, termasuk peralatan yang berhubungan dengan komputer seperti printer, pembaca sidik jari, dan bahkan CDROM. Komputer adalah mesin serbaguna yang dapat dikontrol dan deprogram, digunakan untuk mengolah data menjadi informasi. Program adalah deretan instruksi yang digunakan untuk mengendalikan komputer hingga komputer dapat melakukan tugasnya sesuai yang dikehendaki oleh pembuat program. Data adalah bahan mentah bagi komputer yang dapat berupa angka atau huruf atau symbol, sedangkan informasi adalah bentuk data yang telah diolah sehingga dapat menjadi bahan yang berguna untuk membantu dalam pengambilan keputusan. b. Teknologi Komunikasi adalah teknologi yang berhubungan dengan komunikasi jarak jauh. Termasuk dalam kategori teknologi ini adalah telepon, radio dan televisi. Lebih rinci lagi, teknologi informasi dapat dikelompokkan menjadi 6 teknologi, yakni teknologi komuikasi, teknologi masukan, teknologi perangkat lunak, teknologi penyimpanan, teknologi mesin pemroses, dan teknologi keluaran. a. Teknologi masukan adalah teknologi yang berhubungan dengan peralatan untuk memasukkan data ke dalam sistem komputer. Peralatan masukan yang sering dijumpai dalam sistem komputer berupa keyboard dan mouse.
b.
c.
d.
e.
Teknologi mesin pemroses lebih dikenal dengan sebutan CPU (Central Processing Unit), mikroprosesor atau prosesor. Teknologi penyimpanan dibedakan menjadi 2 kelompok yaitu penyimpanan internal dan eksternal. Penyimpanan internal berfungsi sebagai pengikat sementara baik bagi data, program, maupun informasi ketika proses pengolahannya dilakasanakan oleh CPU. Penyimpanan eksternal dikenal juga dengan sebutan penyimpanan sekunder. Penyimpanan eksternal adalah segala peralatan yang berfungsi sebagai penyimpanan data secara permanen. Pengertian permanen disini adalah data yang terdapat pada penyimpanan akan tetap terpelihara dengan baik sekalipun komputer dalam keadaan mati. Teknologi keluaran adalah teknologi yang berhubungan dengan segala peralatan yang berfungsi untuk menyajikan informasi hasil pengolahan sistem. Monitor, pronter merupakan peralatan yang biasa digunakan sebagai peralatan keluaran. Teknologi perangkat lunak atau dikenal juga dengan sebutan program. Tentu saja untuk mengerjakan tugas komputer, diperlukan perangkat lunak sendiri.
Pembelian Pembelian adalah sebuah proses untuk mendapatkan suatu produk baik secara tunai maupun kredit yang dilakukan oleh suatu organisasi atau perusahaan untuk memenuhi kebutuhannya. Kebutuhan yang dimaksud bisa untuk dikonsumsi atau dijual kembali. Jenis-jenis Pembelian dibagi dalam tiga macam pembelian, yaitu: 1. Hand-To-Mouth Buying (Pembelian yang Teratur), Yaitu pembelian yang didasarkan atas besarnya kebutuhan sekarang. Maksudnya adalah untuk mencegah kerugian/keburukan yang diakibatkan oleh adanya persediaan bahan yang berlebih di gudang dan penggunaan modal dapat digunakan dengan sebaik-baiknya. 2. Speculative Purchasing (Pembelian Spekulatif), Yaitu pembelian yang tidak didasarkan karena perlunya bahan itu dipergunakan dalam proses produksi sekarang, tetapi didasarkan karena suatu motif untuk mendapatkan
3.
keuntungan akan naiknya harga bahan pada waktu yang akan datang. Forward Buying (Pembelian Sebelumnya), Yaitu pembelian untuk memenuhi tersedianya bahan mentah secara continue agar perusahaan tidak sampai terganggu aktivitasnya karena tidak tersedianya bahan baku pada waktunya.
Penjualan Dalam dunia perdagangan, faktor kunci yang sangat menentukan dalam mendukung aktifitas usaha, adalah penjualan. Faktor inilah yang menjadi kunci sekaligus indikator apakah sebuah usaha perdagangan dapat dikatakan mengalami kemajuan atau sebaliknya, mengalami kemunduran. Bahkan bila dikaitkan dengan proses produksi dalam suatu perusahaan, hampir bisa dipastikan tanpa adanya penjualan atau pemasaran dari produk yang dihasilkan, perusahaan tersebut akan mengalami kerugian . Penjualan adalah suatu kegiatan yang terpadu untuk mengembangkan rencana-rencana strategis yang diarahkan pada usaha pemuasan kebutuhan dan keinginan pembeli, guna mendapatkan penjualan yang menghasilkan laba. Penjualan barang dagang oleh sebuah perusahaan dagang biasanya hanya disebut “Penjualan”, jumlah transaksi yang terjadi biasanya cukup besar dibandingkan dengan jenis transaksi lainnya. Dalam menjual barang dagangannya perusahaan dapat menerapkan tiga metode penjualan yang sering dikenal yaitu penjualan tunai, penjualan kredit dan penjualan konsinyasi. Kebutuhan manusia yang beranekaragam dengan itu selalu meningkat, sedangkan kemampuan untuk mencapai sesuai yang diinginkannya itu terbatas. Hal ini menyebabkan memerlukan bantuan untk memenuhi hasrat dan cita-citanya. Dalam kehidupan sehari-hari kata kredit bukanlah merupakan perkataan yang asing. Penjualan kredit yaitu penjualan yang pembayarannya dilakukan beberapa kali yaitu cicilan atau dibayar sekaligus pada waktu jatuh tempo dan terkadang didahului dengan pembayaran uang muka. Seseorang atau suatu badan yang memberikan kredit percaya bahwa penerimaan kredit pada masa yang akan datang akan sanggup memenuhi segala yang telah dijanjikan. Apa yang telah dijanjikan itu dapat berbentuk sebagai barang terhadap
uang, barang terhadap jasa, jasa terhadap jasa, jasa terhadap barang, uang terhadap jasa. Persediaan Menurut Yenny (2008), persedian adalah suatu aktiva yang meliputi barangbarang milik perusahaan dengan maksud untuk dijual dalam suatu periode usaha yang normal. Setiap perusahaan, apakah perusahaan itu perusahaan perdagangan ataupun perusahaan pabrik serta perusahaan jasa selalu mengadakan persediaan. Tanpa adanya persediaan, para pengusaha akan dihadapkan pada resiko bahwa perusahaannya pada suatu waktu tidak dapat memenuhi keinginan pelanggan yang memerlukan atau meminta barang/jasa. Persediaan diadakan apabila keuntungan yang diharapkan dari persediaan tersebut hendaknya lebih besar daripada biaya biaya yang ditimbulkannya. Persediaan pada perusahaan berbeda dengan kegiatan bisnisnya, persediaan diklasifikasikan sebagai berikut : a. Persediaan barang dagang adalah barang yang ada di gudang dibeli oleh pengecer atau perusahaan dagang untuk dijual kembali. Barang yang diperoleh untuk dijual kembali diperoleh secara fisik tidak diubah kembali, barang tersebut tetap dalam bentuk yang telah jadi ketika meninggalkan pabrik pembuatnya. b. Persediaan manufaktur terdiri dari persediaan bahan baku, persediaan barang dalam proses, barang jadi. Persediaan barang baku adalah barang berwujud yang dibeli atau diperoleh dengan cara lain (misalnya dengan menambang) dan disimpan untuk penggunaan langsung dalam membuat barang untuk dijual kembali. Bagian dari suku cadang yang diproduksi sebelum digunakan terkadang diklasifikasikan sebagai persediaan komponen suku cadang. Persediaan barang dalam proses adalah barang yang membutuhkan proses lebih lanjut sebelum penyelesaian. Barang jadi adalah barang yang sudah selesai diproses dan siap dijual. c. Persedian rupa-rupa adalah barang seperti perlengkapan kantor kebersihan, pengiriman, persediaan ini biasanya dicatat sebagai beban penjualan umum.
RANCANGAN SISTEM daftar order data diri pelanggan supplier
pelanggan
nota pembayaran kredit nota penjualan
0 nota pembelian
surat jalan
data diri supplier
Aplikasi Toko Sembako
daftar brg supplier daftar pembelian ke supplier
status pengiriman
+
Gambar 3 Menu Pembelian Barang daftar diskon dan kredit pelanggan bagian pengiriman
daftar pembelian brg daftar hrg jual brg lap piutang
pemiliik usaha
lap transaksi pelanggan lap pembelian lap penjualan lap pembayaran kredit
Gambar 1 DFD level 0
Gambar 4 Nota Pembelian Barang
Pada gambar 1 terdapat sebuah sistem yang besar yang kemudian di decomposition. Sehingga terjadi 3 sistem utama yaitu : Sistem angsuran kredit, Sistem transaksi penjualan, Sistem transaksi pembelian. Perhatikan gambar 2.
Setelah barang sudah tersedia pada toko Farila, proses transaksi penjualan bisa dilakukan. Toko Farila juga melayani transaksi penjualan secara tunai maupun kredit, untuk transaksi kredit hanya bisa dilakukan oleh pelanggan dengan jenis usaha, dengan mendapatkan batas kredit atau kredit limit.
nota pembayaran kredit daftar order pelanggan
2
update saldo
data diri pelanggan
count jml angsuran Sistem angsuran kredit
read data pelanggan
nota penjualan
1 4
Record angsuran
tbl pelanggan
tbl barang 1 read data pelanggan
tbl pelanggan update sisa kredit read status transaksi lap pembayaran kredit
1
update stok brg
update saldo
read data barang daftar diskon dan kredit pelanggan
Sistem transaksi penjualan
tbl bayar angsuran
2
record data pelanggan
+
update status kirim tbl transaksi penjualan
3 record transaksi penjualan
pemiliik usaha
lap penjualan
surat jalan
pemiliik usaha
lap transaksi pelanggan
status pengiriman
lap piutang
5
tbl transaksi pembelian
record transaksi pembelian 4
tbl barang
lap pembelian read transaksi pembelian bagian pengiriman 3 data diri supplier
daftar pembelian brg
daftar brg supplier supplier
nota pembelian
read data brg
Sistem transaksi pembelian
update harga jual
daftar pembelian ke supplier
record data supplier
+
daftar hrg jual brg
read data supplier
pemiliik usaha
6
Gambar 5 Form Penjualan – Pembayaran Tunai
tbl supplier
Gambar 2 DFD level 1
HASIL DAN PEMBAHASAN Dalam memenuhi kebutuhan barang dari toko Farila, yang dilakukan adalah pembelian atau pengadaan barang, seperti pada gambar 3. Gambar 3 adalah form untuk transaksi pembelian barang, dimana toko Farila bisa memilih barang yang akan dibeli beserta supplier yang terkait dengan barang tersebut.
Gambar 6 Form Penjualan – Pembayaran Kredit
Gambar 7 Nota Penjualan Barang Gambar12 Laporan Piutang Bagi pelanggan yang ingin membayar angsuran kreditnya, juga disediakan form untuk pembayaran angsuran kredit. Berikut tampilan form angsuran kredit pada gambar 8.
Gambar 8 Menu Angsuran Kredit Gambar13 Laporan Profit
Gambar 9 Nota Angsuran Kredit Terdapat juga laporan pembelian, penjualan, piutang, dan juga profit.
Gambar10 Laporan Pembelian
Gambar11 Laporan Penjualan
SIMPULAN Dari makalah ini dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut : 1. Aplikasi yang dibuat ini sudah dapat menangani transaksi pembelian dan penjualan. 2. Aplikasi yang dibuat sudah dapat memberikan laporan histori dari masing-masing transaksi, seperti laporan penjualan, pembelian, angsuran kredit, stok barang. 3. Aplikasi ini membedakan pelanggan menjadi 2 jenis, yaitu pelanggan biasa dan pelanggan usaha. 4. Aplikasi yang dibuat memberikan kredit limit dan diskon khusus bagi pelanggan jenis usaha. 5. Aplikasi yang dibuat juga menyediakan laporan-laporan secara periodik. SARAN Adapun beberapa saran yang dapat diberikan kepada peneliti berikutnya apabila ingin mengembangkan aplikasi yang telah dibuat ini agar menjadi lebih baik adalah Pada menu pelanggan dan suppliersudah disediakan kolom untuk nomor telepon dan email, sehingga bisa dikembangkan dengan konsep CRM (Customer Relationship Managemen).
RUJUKAN Danfar, 2009, “DEFINISI / PENGERTIAN PERSEDIAAN (INVENTORY)” http://dansite.wordpress.com/2009/03/31/pe ngertian-persediaan-inventory/ (diakses tanggal 27 Juni 2012). Octavia Jane, 2009, “PERANAN IT DALAM ORGANISASI PERUSAHAAN ” http://jane.blog.uns.ac.id/2009/11/17/perana n-it-dalam-organisasi-perusahaan/ (diakses tanggal 22 Juni 2012). Sam Arianto, 2012, “Definisi Pembelian” http://sobatbaru.blogspot.com/2010/05/defin isi-pembelian.html (diakses tanggal 27 Juni 2012). Zeva Ismail, 2012, “Memahami Dasar dan Pengertian Penjualan” http://gofaztrack.com/sales/memahamidasar-dan-pengertian-penjualan/ (diakses tanggal 27 Juni 2012).
