KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA PEJABAT KESIHATAN KOTA TINGGI, JOHOR PROSEDUR VERIFIKASI DAN KALIBRASI PERALATAN
NO KELUARAN
: 04
NO RUJUKAN : JOH-PKKT-PK-S01
NO PINDAAN
: 01
TARIKH KUATKUASA :
14 OGOS 2014
PROSEDUR VERIFIKASI DAN KALIBRASI PERALATAN
NAMA
TANDATANGAN
DISEDIAKAN OLEH
Muhidin Bin Dalaim Penolong Pegawai Perubatan
Cetakkan Komputer
DISEMAK OLEH
Dr Fazilahton Binti Rajulin Pegawai Perubatan UD54 Ketua Pengawal Dokumen
Cetakkan Komputer
DILULUSKAN OLEH
Dr Hjh Hanihaselah bt Mohd Salleh Pakar Perubatan Keluarga UD54 Wakil Pengurusan
Cetakkan Komputer
NO RUJUKAN : JOH-PKKT-PK-S01
1.0
OBJEKTIF Prosedur ini menerangkan langkah-langkah verifikasi dan kalibrasi sesuatu peralatan supaya peralatan Perubatan yang digunakan dapat memberi bacaan yang tepat dan jitu.
2.0
SKOP Prosedur ini digunapakai untuk membuat kalibrasi dan verifikasi peralatan Perubatan yang digunakan di Klinik Kesihatan Ibu dan Anak, Klinik Bandar Tenggara, Klinik Kesihatan Bandar Mas , Klinik Kesihatan Sening , Klinik Kesihatan Tanjung Sedili , Klinik Kesihatan Air Tawar 2 , Klinik Kesihatan Lok Heng ,Klinik Kesihatan Bukit Besar ,Klinik Kesihatan Bukit Waha ,Klinik Kesihatan Sg. Rengit , Klinik Desa Bt. 4 , Klinik Desa Air Tawar 4, Klinik Desa Sibol/Pengeli ,Klinik Desa Pasir Raja , Klinik Desa Air Tawar 3 , Klinik Desa Aping Barat dan Klinik Desa Teluk Ramunia.
3.0
RUJUKAN 3.1
4.0
Manual kualiti Pejabat Kesihatan Daerah Kota Tinggi
TERMINOLOGI 4.1
Verifikasi
: Satu prosedur yang dilakukan keatas alat atau mesin untuk menentukan keputusan yang dihasilkan oleh alat atau mesin tersebut adalah tepat.
4.2
Kalibrasi
: Satu prosedur yang dijalankan dalam keadaan tertentu secara berkala bagi menentukan peralatan pengukuran berada dalam keadaan standard yang ditetapkan oleh pengeluar peralatan tersebut dan memberi bacaan yang tepat dalam lingkungan ukuran yang telah ditetapkan
4.3
J
: Jururawat
4.4
PPP
: Penolong Pegawai Perubatan
4.5
PPKP
: Penolong Pegawai Kesihatan Persekitaran
4.6
JTMP
: Juruteknologi Makmal Perubatan
4.7
JM
: Jururawat Masyarakat Page | 2 MS ISO 9001:2008 Prosedur Verifikasi Dan Kaliberasi Peralatan
NO RUJUKAN : JOH-PKKT-PK-S01 4.8
BT
: Bidan
4.9
PPF
: Penolong Pegawai Farmasi
4.10
PA
: Pekerja Awam
4.11
PT
: Pembantu Tadbir
4.12
Ketua Unit
: Ketua bagi sesuatu unit
4.13
KJK
: Ketua Jururawat Kesihatan
4.14
Agensi Kalibrasi
: Agensi yang dipilih hendaklah memenuhi kriteria berikut: a) Mempunyai sijil pendaftaran syarikat dan Sijil Kewangan b) Mempunyai sijil akreditasi yang diiktiraf oleh SAM
Page | 3 MS ISO 9001:2008 Prosedur Verifikasi Dan Kaliberasi Peralatan
NO RUJUKAN : JOH-PKKT-PK-S01 5.0
TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB TINDAKAN
5.1
VERIFIKASI PERALATAN (A) 5.1.1 Kenalpasti peralatan dan sediakan senarai peralatan dan jadual verifikasi seperti di lampiran A hingga G.
PPP /J /PF
5.1.2 Jalankan verifikasi mengikut jadual dan garis panduan oleh KKM (Rujuk arahan kerja verifikasi peralatan )
J/ PPP / PPKP / JTMP /JM /JM / BT
5.1.3 Rekod hasil verifikasi seperti di dalam Lampiran A hingga G mengikut jenis peralatan yang diverifikasi..
J/ PPP / PPKP / JTMP /JM /JM / BT
5.1.4 Jika peralatan tidak boleh diverifikasi atau mempunyai perbezaan ralat yang ketara rujuk kepada Ketua Unit. Tandakan perkataan ”Rosak”,lokasi & tarikh pada peralatan tersebut dan asingkan. (Isi borang KEWPA 9). Hantar peralatan untuk proses pembaikan/perlupusan (rujuk prosedur penyelenggaraan). 5.2
TANGGUNGJAWAB
J/ PPP / PPKP / JTMP /JM /JM / BT
KALIBRASI ( B ) 5.2.1
Kenalpasti dan sediakan senarai peralatan untuk dikalibrasi. Rujuk Lampiran A.
J/ PPP / PPKP / JTMP /JM /JM / BT
5.2.2
Dapatkan sebut harga membuat kalibrasi peralatan perubatan daripada pihak pembekal.
PPP
5.2.3
Terima peralatan dan laporan kalibrasi
PPP
Page | 4 MS ISO 9001:2008 Prosedur Verifikasi Dan Kaliberasi Peralatan
NO RUJUKAN : JOH-PKKT-PK-S01
6.0
CARTA ALIRAN TINDAKAN
TINDAKAN Kenalpasti
KETUA UNIT
KETUA UNIT Peralatan
VERIFIKASI
PPP /J /PF
KALIBRASI
Senaraikan peralatan untuk diverifikasi
Senaraikan peralatan yang perlu dikalibrasi
J/ PPP / PPKP / JTMP /JM /JM / BT
Sebutharga Kalibrasi
J/ PPP / PPKP / JTMP /JM /JM / BT
Verifikasi dijalankan mengikut jadual
Buat permohonan untuk kalibrasi
PPP
Kalibrasi dijalankan
PPP
Terima peralatan /laporan kalibrasi yang telah dikalibrasi
PPP
Rosak
J/ PPP / PPKP / JTMP /JM /JM / BT
J/ PPP / PPKP / JTMP /JM /JM / BT
Peralatan boleh digunakan
Rekod
Perlu dibaiki/ lupus
Rujuk Prosedur Penyeleng garaan peralatan
Peralatan boleh digunakan
PPP
Rekod
Page | 5 MS ISO 9001:2008 Prosedur Verifikasi Dan Kaliberasi Peralatan
PPP
NO RUJUKAN : JOH-PKKT-PK-S01 7.0 REKOD KUALITI BIL
JENIS REKOD
TEMPOH PENYIMPANAN 5 tahun
LOKASI
1
Buku verifikasi Penimbang dan Pengukur Tinggi
2
Buku verifikasi Tekanan Darah
5 tahun
3
Buku verifikasi Jangkasuhu/thermometer
5 tahun
4
Buku verfikasi Glucometer
5 tahun
5
Buku verifikasi Hemocue
5 tahun
6
Fail senarai peralatan dan jadual kalibrasi.
5 tahun
Bilik Ketua Unit Klinik Kesihatan.
7
Fail senarai induk peralatan untuk di kalibrasi
5 tahun
Bilik Penolong Pegawai Perubatan Kanan
Page | 6 MS ISO 9001:2008 Prosedur Verifikasi Dan Kaliberasi Peralatan
Bersama peralatan tersebut Bersama peralatan tersebut Bersama peralatan tersebut Bersama peralatan tersebut Bersama peralatan tersebut
NO RUJUKAN : JOH-PKKT-PK-S01 8.0 INPUT 8.1 8.1.1 8.1.2 8.1.3 8.1.4 8.1.5 8.1.6 8.1.7 8.1.8
SUMBER MANUSIA Jururawat Penolong Pegawai Kesihatan Persekitaran Penolong Pegawai Perubatan Juruteknologi Makmal Perubatan Jururawat Masyarakat Bidan Anggota Agency Kalibrasi Pembantu Tadbir
8.2 8.2.1 8.2.2 8.2.3
DATA / MAKLUMAT Jadual Kalibrasi Peralatan Senarai Pembekal Sijil Perakuan pembekal Bagi Menjalankan Kalibrasi
8.3 8.3.1
PERALATAN Alatan verifikasi yang diperlukan untuk diverifikasikan peralatan berkaitan, contohnya alat timbang, peralatan yang diperlukan adalah batu penimbang 5kg
9.0 OBJEKTIF PROSES 9.1
OBJEKTIF KESELURUHAN Semua peralatan yang telah dikenalpasti untuk diverifikasi dan dikalibrasi perlu dilaksanakan.
9.2
OBJEKTIF SUB PROSES Sekurang-kurangnya 70% daripada peralatan perubatan yang disenaraikan hendaklah dikalibrasi pada tahun semasa.
10.0 KLAUSA YANG BERKAITAN 7.6
Control of monitoring and measuring devices
Page | 7 MS ISO 9001:2008 Prosedur Verifikasi Dan Kaliberasi Peralatan
NO RUJUKAN : JOH-PKKT-PK-S01 ARAHAN KERJA : VERIFIKASI PERALATAN TINDAKAN ( Bagi Alat Penimbang bayi,langkah 12 hingga 15 tidak dilakukan ).
TANGGUNGJAWAB J/ PPP / PPKP / JTMP /JM /JM / BT
(Verifikasi Penimbang) Dilakukan setiap 2 minggu sekali atau setiap kali penggunaan melebihi 100 kali dengan membuat perbandingan dengan penimbang induk . 1. Pastikan Penunjuk berada di “0”. 2. Tentu ukur penimbang. 3. Sekiranya penimbang tidak seimbang,pusingkan skru untuk mengimbangkannya. 4. Kunci penimbang (jika ada). 5. Letakkan “standard weight” ( 5 kg ) yang pertama 6. Buat catitan jika bacaannya kurang atau lebih dari 5kg. 7. Kunci penimbang (jika ada).dan kembalikan penunjuk ke 0 8. Letakkan “standard weight” (5 Kg) yang kedua. 9. Imbangkan penimbang.Sekiranya bacaan kurang atau lebih dari 10kg.Buat catitan dalam buku verifikasi penimbang. 10. Kunci penimbang (jika ada). 11. Bawa penunjuk ke “0” dan angkat “standard weight” daripada penimbang. 12. Timbang diri anda dan catit berat badan 13. Letakkan satu “standard weight” (5kg)bersamasama anda dan buat bacaan.
Page | 8 MS ISO 9001:2008 Prosedur Verifikasi Dan Kaliberasi Peralatan
NO RUJUKAN : JOH-PKKT-PK-S01
14. Contohnya berat badan anda 50kg.Berat “standard weight” 5kg.Bacaannya ialah 55kg. Sekiranya bacaan kurang atau lebih dari 55kg.Buat catitan. 15. Letakkan “standard weight” yang kedua bersama anda.Sepatutnya bacaanya 60kg. Sekiranya bacaan kurang atau lebih dari 60kg.Buat catitan. 16. Contoh catitan : i.
Jika bacaan penimbang lebih 2gm. Bila diimbangkan setiap timbangan yang dibuat hendaklah ditolak 2gm.
ii.
Jika bacaan penimbang kurang 2gm.Bila ditimbangkan setiap timbangan yang dibuat hendaklah dicampur 2gm.
17. Bawa penunjuk ke 0 dan kunci penimbang 18. Bawa catitan didalam Buku Rekod Verifikasi Penimbang .
Page | 9 MS ISO 9001:2008 Prosedur Verifikasi Dan Kaliberasi Peralatan
NO RUJUKAN : JOH-PKKT-PK-S01 TINDAKAN ( Verifikasi Alat Pengukur Tekanan Darah )
TANGGUNGJAWAB J/ PPP / PPKP / JTMP /JM /JM / BT
Dilakukan setiap dua minggu sekali atau setiap kali penggunaan melebihi 100 pesakit dengan membuat perbandingan bacaan dengan sphygmomanometer induk yang disimpan di bilik KJK.
1. Sediakan peralatan Spygmomanometer Induk. 2. Lakukan bacaan tekanan darah menggunakan sphygmomanometer Induk,catat keputusan bacaan. 3. Kemudian lakukan bacaan tekanan darah menggunakan sphygmomanometer klinik,catat bacaan. 4. Bandingkan bacaan sphygmomanometer Induk dengan sphygmomanometer klinik. 5. Sekiranya bacaan mematuhi ketepatan pengukuran yang ditetapkan,alat boleh digunakan dan diberi tarikh verifikasi akan datang. 6. Bawa catatan didalam Buku Rekod Verifikasi Tekanan Darah.
Page | 10 MS ISO 9001:2008 Prosedur Verifikasi Dan Kaliberasi Peralatan
NO RUJUKAN : JOH-PKKT-PK-S01 TINDAKAN ( Verifikasi Alat Pengukur Tekanan Darah )
TANGGUNGJAWAB J/ PPP / PPKP / JTMP /JM /JM / BT
Dilakukan setiap dua minggu sekali atau setiap kali penggunaan melebihi 100 pesakit dengan membuat perbandingan bacaan dengan sphygmomanometer induk yang disimpan di bilik KJK.
1. Sediakan peralatan Spygmomanometer Induk. 2. Lakukan bacaan tekanan darah menggunakan sphygmomanometer Induk,catat keputusan bacaan. 3. Kemudian lakukan bacaan tekanan darah menggunakan sphygmomanometer klinik,catat bacaan. 4. Bandingkan bacaan sphygmomanometer Induk dengan sphygmomanometer klinik. 5. Sekiranya bacaan mematuhi ketepatan pengukuran yang ditetapkan,alat boleh digunakan dan diberi tarikh verifikasi akan datang. 6. Bawa catatan didalam Buku Rekod Verifikasi Tekanan Darah.
Page | 11 MS ISO 9001:2008 Prosedur Verifikasi Dan Kaliberasi Peralatan
NO RUJUKAN : JOH-PKKT-PK-S01 TINDAKAN ( Verifikasi Alat Jangkasuhu / Thermometer )
TANGGUNGJAWAB J/ PPP / PPKP / JTMP /JM /JM / BT
a) Jangkasuhu untuk mengambil dan mengukur suhu badan pesakit.. Thermometer Digital Dilakukan dua minggu sekali atau setiap kali penggunaan melebihi 100 pesakit dengan membuat perbandingan dengan thermometer induk. 1. Ambil thermometer Induk dan thermometer Klinik yang sudah di swab dengan air dan tutup dengan plastik penutup khas . 2. Masukkan kedua-dua thermometer ke dalam mulut model sehingga penggera thermometer berbunyi,kemudian baca suhu dan rekod keduadua bacaan. 3. Bandingkan bacaan thermometer Induk dengan thermometer klinik. 4. Sekiranya bacaan mematuhi ketepatan pengukuran yang di tetapkan,alat boleh di gunakan dan di beri tarikh verifikasi akan datang. Catitkan bacaan di dalam buku rekod verifikasi thermometer digital.
b) Jangkasuhu untuk mengukur suhu peti sejuk yang menyimpan vaksin atau reagent makmal atau ubat-ubatan farmasi. Thermometer minimax Di lakukan dua minggu sekali dengan membuat perbandingan di antara thermometer minimax klinik dan thermometer minimax Induk. 1. Tekan butang reset sehingga bahagian biru bercantum semula dengan bahagian merkuri di kedua-dua belah.(Kedua-dua thermometer minimax Induk dan thermometer minimax klinik yang ada di Page | 12 MS ISO 9001:2008 Prosedur Verifikasi Dan Kaliberasi Peralatan
NO RUJUKAN : JOH-PKKT-PK-S01 dalam peti sejuk) 2. Masukkan thermometer minimax Induk dan thermometer minimax klinik berdekatan dalam keadaan tegak di tengah-tengah peti sejuk. 3. Tutup pintu peti sejuk. 4. Biarkan thermometer minimax sepanjang hari(cth 8.00pagi – 4.00petang) 5. Buka peti sejuk. 6. Ambil dengan pantas thermometer minimax Induk dan thermometer klinik dan baca suhu semasa, suhu maksimum dan kemudian suhu minimum. 7. Catat bacaan pada borang verifikasi. Jika bacaan mematuhi ketepatan pengukuran yang di tetapkan maka thermometer klinik berada dalam keadaan baik serta boleh di gunakan. 8. Keluarkan thermometer minimax Induk dari peti sejuk dan tekan butang reset sehingga bahagian biru bercantum semula dengan bahagian merkuri di kedua-dua belah.Simpan thermometer induk semula di bilik KJK. 9. Untuk thermometer minimax klinik yang berada dalam peti sejuk, tekan butang reset sehingga kedua-dua bahagian merkuri bercantum kemudian tutup peti sejuk. 10. Selepas 5-10 minit baca semula minimax tadi. 11. Catat dalam rekod suhu harian
Page | 13 MS ISO 9001:2008 Prosedur Verifikasi Dan Kaliberasi Peralatan
NO RUJUKAN : JOH-PKKT-PK-S01 REKOD PINDAAN Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen terkawal ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaanpindaan yang dinyatakan di dalam Rekod Pindaan HALAMAN DIPINDAAN TARIKH
NO KELUARAN
NO PINDAAN
M/S
BUTIR-BUTIR PINDAAN
DILULUSKAN
01.01.2009
02
00
Keseluruhan
Setiap pindaan di dalam prosedur berdasarkan ISO 9001:2008
Cetakkan Komputer
01.01.2010
03
00
Keseluruhan
Keluaran baru diterbitkan kerana pindaan melebihi 50% daripada keluaran asal
Cetakkan Komputer
31.5.2011
03
01
12
Penambahan arahan kerja verifikasi thermometer digital (seksyen verifikasi alat jangkasuhu / thermometer)
Cetakkan Komputer
Pindaan format lampiran S01-1 dan S-01-3 mengikut jenis alat yang diverifikasi kepada S-01-1k dan S-01-3a3k 01.03.2014
04
00
Keseluruhan
Cetakkan Perubahan / Komputer Penambahbaikan format Dokumen mengikut keperluan yang lebih mudah Terdapat 50% pemegang prosedur telah bertukar dan terdapat cadangan pindaan dilakukan Terdapat perubahan sasaran dan KPI yang ditetapkan oleh JKNJ / KKM.
Page | 14 MS ISO 9001:2008 Prosedur Verifikasi Dan Kaliberasi Peralatan
NO RUJUKAN : JOH-PKKT-PK-S01 REKOD PINDAAN Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen terkawal ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaanpindaan yang dinyatakan di dalam Rekod Pindaan HALAMAN DIPINDAAN TARIKH
NO KELUARAN
NO PINDAAN
14.08.2014
04
01
M/S Lampiran A-H
BUTIR-BUTIR PINDAAN
Perubahan dan penambahbaikan format borang verifikasi mengikut keperluan yang lebih mudah
Page | 15 MS ISO 9001:2008 Prosedur Verifikasi Dan Kaliberasi Peralatan
DILULUSKAN
Cetakkan Komputer
