PERATURAN MENTERI KESEHATAN NOMOR 45 TAHUN 2016 TENTANG PEDOMAN ADMINISTRASI PERJALANAN DINAS LUAR NEGERI DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN KESEHATAN DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA MENTERI KESEHATAN REPUBLIK INDONESIA,
Menimbang :
a.
bahwa dalam rangka tertib administrasi dan kelancaran dalam proses pengelolaan perjalanan dinas luar negeri di lingkungan Kementerian Kesehatan, perlu dilakukan penataan;
b.
bahwa
Keputusan
Menteri
Kesehatan
Nomor
057/Menkes/SK/I/2011 tentang Pedoman Administrasi Perjalanan Dinas Luar Negeri Bagi Pejabat dan Staf Di Lingkungan Kementerian Kesehatan sudah tidak sesuai dengan perkembangan dan kebutuhan hukum sehingga perlu dilakukan penyesuaian; c.
bahwa
berdasarkan
pertimbangan
sebagaimana
dimaksud dalam huruf a dan huruf b, perlu menetapkan Peraturan
Menteri
Kesehatan
tentang
Pedoman
Administrasi Perjalanan Dinas Luar Negeri di Lingkungan Kementerian Kesehatan;
-2Mengingat
:
1.
Undang-Undang
Nomor
37
Tahun
1999
tentang
Hubungan Luar Negeri (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1999 Nomor 156, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3882); 2.
Undang-Undang
Nomor
36
Tahun
2009
tentang
Kesehatan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 144, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5063); 3.
Undang-Undang Keimigrasian
Nomor
(Lembaran
6
Tahun
Negara
2011
Republik
tentang Indonesia
Tahun 2011 Nomor 52, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5216); 4.
Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 6, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5494);
5.
Peraturan Pemerintah Nomor 31 Tahun 2013 tentang Peraturan Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 6 Tahun 2011 tentang Keimigrasian (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2013 Nomor 68, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5409);
6.
Peraturan Pemerintah Nomor 45 Tahun 2013 tentang Tata Cara Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2013 Nomor 103,
Tambahan Lembaran
Negara Republik
Indonesia Nomor 5423); 7.
Peraturan Menteri Sekretaris Negara Nomor 11 Tahun 2008
tentang
Petunjuk
Pelaksanaan
Administrasi Perjalanan Dinas Luar Negeri;
Penanganan
-38.
Peraturan
Menteri
Pendayagunaan
Aparatur
Negara
Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 649); 9.
Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 64 Tahun 2015 tentang
Organisasi
dan
Tata
Kerja
Kementerian
Kesehatan (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 1508); 10. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 164/PMK.05/2015 tentang Tata Cara Pelaksanaan Perjalanan Dinas Luar Negeri (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 1272);
MEMUTUSKAN : Menetapkan
: PERATURAN MENTERI KESEHATAN REPUBLIK INDONESIA TENTANG PEDOMAN ADMINISTRASI PERJALANAN DINAS LUAR NEGERI DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN KESEHATAN
BAB I KETENTUAN UMUM Pasal 1 Dalam Peraturan Menteri ini yang dimaksud dengan: 1.
Administrasi kegiatan
Perjalanan
permohonan
Dinas
izin,
Luar
Negeri
penyiapan,
adalah
pengecekan,
pengajuan dan penyelesaian dokumen perjalanan luar negeri. 2.
Pejabat adalah Menteri dan Pejabat Pimpinan Tinggi Kementerian Kesehatan.
-43.
Pegawai
adalah
pemerintah Kesehatan
pegawai
dengan yang
negeri
sipil
perjanjian
diangkat
dan
kerja
oleh
pegawai
Kementerian
pejabat
pembina
kepegawaian dan diserahi tugas dalam suatu jabatan pemerintahan atau diserahi tugas negara lainnya dan digaji berdasarkan peraturan perundang-undangan. 4.
Pihak Lain adalah orang selain Pejabat Negara, PNS, PPPK, anggota Tentara Nasional Indonesia (TNI), anggota Kepolisian Negara Republik Indonesia (POLRI), dan Pejabat Lainnya yang melakukan Perjalanan Dinas termasuk keluarga yang sah dan pengikut.
5.
Perjalanan Dinas Luar Negeri adalah penugasan yang dilakukan
oleh
pejabat
Kesehatan
dan
pihak
atau lain
pegawai yang
Kementerian
ditugaskan
oleh
Pemerintah dalam rangka tugas belajar dan tugas dinas lainnya di luar negeri yang disetujui oleh pimpinan unit terkait di Kementerian Kesehatan atas biaya negara (APBN), mitra (dalam atau luar negeri) dan/atau biaya perorangan. 6.
Dokumen Perjalanan Dinas Luar Negeri adalah dokumen yang dibutuhkan untuk melaksanakan perjalanan dinas luar negeri, meliputi Surat Persetujuan Negara, Paspor Dinas, Exit Permit dan Rekomendasi Visa, serta Visa.
7.
Mitra Dalam Negeri adalah perusahaan swasta, lembaga pendidikan
swasta,
lembaga
kemasyarakatan
atau
perseorangan yang menyediakan dukungan dana untuk melaksanakan penugasan dinas luar negeri. 8.
Mitra Luar Negeri adalah Pemerintah Negara Asing, Badan–badan
Internasional
di
bawah
Perserikatan
Bangsa–bangsa, Badan–badan Regional, Badan–badan Swasta
Internasional,
Universitas
Luar
Negeri
dan
Perusahaan Swasta Asing yang menyediakan dukungan dana untuk melaksanakan penugasan dinas luar negeri.
-59.
Tugas Belajar adalah penugasan yang diberikan oleh pejabat yang berwenang kepada Pegawai Negeri untuk melanjutkan pendidikan ke jenjang yang lebih tinggi atau yang setara baik di dalam maupun di luar negeri, bukan atas biaya sendiri, dan meninggalkan tugas sehari-hari sebagai Pegawai Negeri.
10. Tugas Dinas lainnya adalah penugasan ke luar negeri untuk menghadiri seminar, workshop, konferensi, forumforum
internasional,
joint
simposium,
research,
pertemuan ilmiah, studi komparasi, misi atau delegasi kebudayaan, misi dagang, misi sosial dan tugas lain yang bersifat mewakili negara. 11. Surat Persetujuan Pemerintah adalah izin perjalanan dinas luar negeri yang diproses dan diterbitkan melalui Kementerian Sekretariat Negara. 12. Exit Permit atau Izin Berangkat ke Luar Negeri adalah izin yang diberikan kepada Warga Negara Indonesia pemegang paspor
Republik
Indonesia
yang
akan
melakukan
Perjalanan Dinas yang diterbitkan oleh Menteri Luar Negeri atau pejabat yang ditunjuk. 13. Paspor Dinas adalah dokumen yang dikeluarkan oleh Kementerian Luar Negeri kepada Warga Negara Indonesia yang akan
melakukan perjalanan
ke
luar wilayah
Indonesia yang berlaku selama jangka waktu tertentu dalam rangka penempatan atau perjalanan dinas yang tidak bersifat diplomatik. 14. Rekomendasi
Visa
adalah
surat
rekomendasi
yang
diberikan oleh Direktorat Konsuler Kementerian Luar Negeri
atas
disampaikan
permintaan kepada
instansi
terkait
untuk
Perwakilan
Asing
guna
mendapatkan visa dari negara yang dituju.
-615. Visa adalah izin tertulis yang diberikan oleh Pejabat perwakilan negara tertentu yang berwenang yang memuat persetujuan
bagi
orang
asing
untuk
masuk
dan
melakukan perjalanan ke wilayah suatu negara pada suatu waktu dan periode tertentu. Izin tertulis tersebut dapat berbentuk cap, lembaran atau kartu yang melekat atau terlampir secara langsung maupun terlampir secara elektronik pada paspor. Pasal 2 Peraturan Menteri ini dimaksudkan sebagai pedoman dan acuan pelaksanaan administrasi perjalanan dinas luar negeri bagi pejabat atau pegawai Kementerian Kesehatan maupun pihak lain yang ditugaskan oleh Pemerintah. Pasal 3 Ruang lingkup Peraturan ini meliputi pengaturan mengenai persyaratan
dan
prosedur
pelaksanaan
administrasi
perjalanan dinas luar negeri bagi Pejabat dan Pegawai di lingkungan Kementerian Kesehatan. BAB II KEGIATAN PERJALANAN DINAS LUAR NEGERI Pasal 4 Perjalanan
dinas
luar
negeri
dilaksanakan
dengan
memperhatikan prinsip-prinsip sebagai berikut: a.
dilakukan dengan sangat selektif untuk kepentingan yang sangat tinggi dan prioritas yang berkaitan dengan peningkatan hubungan kerjasama luar negeri;
b.
harus dibatasi dengan ketat sepanjang menggunakan dana APBN/APBD;
-7c.
pejabat yang berwenang wajib membatasi pelaksanaan perjalanan
dinas
luar
mempunyai
prioritas
mengurangi
frekuensi,
negeri tinggi
untuk dan
jumlah
hal-hal
penting
orang
dan
yang
dengan lamanya
perjalanan; d.
perjalanan
dinas
luar
negeri
dengan
biaya
Mitra
Luar/Dalam Negeri tidak menimbulkan ikatan apapun terhadap Pemerintah; e.
membatasi
rombongan
dalam
jumlah
yang
sangat
terbatas dan hanya yang bidang tugasnya sangat terkait dengan substansi yang akan dibahas; f.
membatasi waktu perjalanan dinas luar negeri tidak lebih dari 1 (satu) minggu (7 (tujuh) hari termasuk hari libur) atau sesuai dokumen pendukung;
g.
perjalanan
dinas
luar
negeri
dilaksanakan
setelah
mendapat izin tertulis dari Kementerian Sekretariat Negara, tanpa adanya izin perjalanan dinas luar negeri harus ditunda atau dibatalkan; h.
melaporkan hasil perjalanan dinas
setelah selesai
melakukan perjalanan dinas.
Pasal 5 (1)
Perjalanan dinas luar negeri dilaksanakan dalam rangka: a.
kerja sama Kementerian Kesehatan dengan pihak luar negeri;
b.
pendidikan dan pelatihan;
c.
studi banding;
d.
seminar/workshop/simposium/konferensi;
e.
kunjungan kerja;
f.
pertemuan internasional;
-8g.
penandatanganan perjanjian internasional;
h.
joint research/pertemuan ilmiah/studi komparasi;
i.
misi atau delegasi kebudayaan, misi dagang, misi sosial; dan/atau
j. (2)
tugas lain yang bersifat mewakili negara.
Perjalanan dinas luar negeri dapat dilakukan apabila pelaksanaan tugasnya di dalam negeri tidak ada yang mendesak. BAB III DOKUMEN PERJALANAN DINAS LUAR NEGERI Pasal 6
(1)
Pejabat atau pegawai sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 dalam melakukan perjalanan dinas luar negeri harus memiliki dokumen perjalanan dinas luar negeri.
(2)
Dokumen perjalanan dinas luar negeri sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri atas:
(3)
a.
surat persetujuan pemerintah;
b.
paspor dinas (service passport);
c.
exit permit;
d.
rekomendasi visa; dan
e.
visa.
Dikecualikan dari ketentuan ayat (2) huruf e, bagi perjalanan dinas luar negeri dengan tujuan negara yang memiliki perjanjian bebas visa untuk kunjungan singkat bagi pemegang paspor diplomatik dan paspor dinas.
-9Pasal 7 (1)
Surat persetujuan pemerintah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 ayat (2) huruf a dapat diusulkan dengan surat permohonan yang diajukan oleh: a.
Sekretaris Jenderal, dalam hal Pejabat Eselon I yang melaksanakan perjalanan dinas luar negeri;
b.
Kepala Biro Umum, dalam hal Eselon
III,
Eselon
IV,
Pejabat Eselon II,
dan
Pegawai
yang
melaksanakan perjalanan dinas luar negeri. (2)
Surat permohonan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diterbitkan setelah memenuhi persyaratan administrasi.
(3)
Surat permohonan sebagaimana dimaksud pada ayat (1), dan ayat (2) digunakan sebagai dasar pengurusan dokumen perjalanan dinas luar negeri. BAB IV PERSYARATAN ADMINISTRASI Pasal 8
(1)
Persyaratan administrasi sebagaimana dimaksud pada Pasal 7 ayat (2) meliputi:
(2)
a.
persyaratan umum; dan
b.
persyaratan khusus.
Persyaratan umum sebagaimana dimaksud pada ayat (1) butir a meliputi: a.
surat permohonan kepada Kepala Biro Umum, yang memuat: 1.
nama, jabatan dan Nomor Induk Pegawai delegasi yang akan berangkat;
2.
tujuan perjalanan dinas atau rincian program;
3.
waktu dan tempat tujuan perjalanan dinas;
-104.
untuk rombongan atau delegasi yang hadir di pertemuan
internasional,
masing-masing
anggota
disebutkan rombongan
tugas sesuai
tugas, fungsi dan materi pertemuan di luar negeri; 5.
sumber dana; dan
6.
tembusan disampaikan kepada Pejabat Eselon I pada unit kerja terkait, Sekretaris Jenderal, dan Biro Kerja Sama Luar Negeri.
b.
kelengkapan
surat
permohonan
sebagaimana
dimaksud dalam ayat (2) huruf a, terdiri atas: 1.
surat undangan acara di luar negeri yang berisi: a)
nama
pegawai
dan
atau
unit
yang
diundang; b)
program yang akan diselenggarakan;
c)
waktu dan tempat pelaksanaan program;
d)
sumber pendanaan;
e)
bukti registrasi dan letter of acceptance dari pihak pengundang; dan
f) 2.
agenda acara.
surat persetujuan atau izin terdiri atas: a)
surat
persetujuan
dari
Presiden
bagi
Menteri Kesehatan; b)
surat persetujuan atau disposisi yang berisi izin dari Menteri Kesehatan bagi Pejabat Eselon I; atau
c)
surat persetujuan atau disposisi yang berisi izin dari Pejabat Eselon I unit terkait atau pejabat yang ditunjuk bagi Pejabat Eselon II dan pegawai Kementerian Kesehatan lainnya.
3.
surat tugas;
-114.
letter of acceptance dari negara mitra di negara tujuan
bagi
keberangkatan
atas
inisiatif
Kementerian Kesehatan; 5.
TOR
(Term
of
Reference)
untuk
kegiatan
kunjungan kerja, studi banding, monitoring, dan sebagainya; 6.
Agenda Kegiatan;
7.
Daftar Riwayat Hidup pejabat atau pegawai yang akan berangkat;
8.
paspor dinas yang masih berlaku. Bagi pegawai yang
belum
memiliki,
harus
melengkapi
persyaratan pembuatan paspor sebagai berikut: a)
Formulir Permohonan Pelayanan Paspor;
b)
fotokopi Kartu Pegawai atau SK terakhir;
c)
fotokopi Kartu Tanda Penduduk;
d)
fotokopi Kartu Keluarga;
e)
Daftar Riwayat Hidup;
f)
pas foto terbaru ukuran 4x6 (empat kali enam)
sebanyak
6
(enam)
lembar
sebagaimana Contoh terlampir, dengan ketentuan: 1)
dicetak dengan kualitas cetak, kertas dan warna yang baik;
2)
berlatar putih bersih;
3)
tidak berkacamata, tidak mengenakan aksesoris
berlebih
pada
pakaian
(misalnya kalung, bros atau pin); 4)
ekspresi wajah tidak tersenyum dan tidak terlihat gigi;
5)
pria
mengenakan
Pakaian
Sipil
Lengkap (PSL) atau mengenakan jas dan dasi, dan tidak memakai tutup kepala (kopiah);
-126)
wanita mengenakan pakaian rapi dan sopan serta berwarna kontras dengan latar (tidak berwarna putih, tidak berwarna krem, dan tidak berwarna pucat),
telinga
terlihat
dan
tidak
mengenakan banyak aksesori. 7)
bila berjilbab, harus menggunakan jilbab tertutup, bukan topi atau ciput, dengan warna jilbab kontras dengan latar (tidak berwarna putih, tidak berwarna krem, dan tidak berwarna pucat).
9.
formulir visa yang sudah diisi lengkap dan ditandatangani
untuk
perjalanan
dinas
ke
negara yang memerlukan visa. (3)
Persyaratan khusus sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 ayat (1) butir b disesuaikan dengan karakteristik perjalanan dinas luar negeri sebagai berikut: a.
perjalanan dinas luar negeri dengan sumber dana dari Mitra harus melampirkan fotokopi kontrak atau perjanjian kerja sama dan Financial Statement/No Objection Letter (NOL).
b.
perjalanan dinas luar negeri dengan biaya sendiri harus melampirkan surat pernyataan biaya sendiri dan ditandatangani di atas meterai Rp. 6000,- (enam ribu Rupiah).
c.
perjalanan dinas luar negeri dengan sumber dana DIPA, melampirkan surat tugas, dengan ketentuan: 1.
bagi Menteri Kesehatan dan Pejabat setingkat Eselon I, surat tugas ditandatangani oleh Menteri Kesehatan atau pejabat yang ditunjuk;
2.
bagi Pejabat setingkat Eselon II, surat tugas ditandatangani Pejabat Eselon I Unit yang bersangkutan atau pejabat yang ditunjuk; dan
-133.
bagi Pejabat Eselon III, Eselon IV dan Pegawai lainnya, surat tugas ditandatangani Pejabat Eselon II Unit yang bersangkutan.
d.
Perjalanan dinas luar negeri dengan masa penugasan 3
(tiga)
bulan
pernyataan
atau
lebih
bermeterai
melampirkan
Rp. 6000,-
(enam
surat ribu
Rupiah). e.
Tugas
Belajar
(penawaran
tugas
belajar
dapat
langsung ke Unit Utama atau melalui Biro Kerja Sama Luar Negeri): 1.
Surat penawaran tugas belajar dari Kementerian Sekretariat Negara, atau dari Mitra ditujukan kepada Kementerian Kesehatan melalui Unit Utama/ Biro Kerja Sama Luar Negeri yang akan mengoordinasikan pencalonan tugas belajar dari Pegawai Kementerian Kesehatan.
2.
Kepala Biro Kerja Sama Luar Negeri/Sekretaris Unit Utama/Kepala Biro atau Kepala Pusat dan Sekretaris
Konsil
Kedokteran
Indonesia
di
lingkungan Sekretariat Jenderal Kementerian Kesehatan membuat surat permohonan kepada Kepala Biro Umum untuk melanjutkan proses administrasi, dengan melampirkan: a)
letter of acceptance dari Universitas terkait terhadap calon yang bersangkutan;
b)
izin dari Pejabat Eselon I unit terkait atau yang ditunjuk;
c)
surat tugas dari pimpinan unit kerja yang menyatakan
waktu
pelaksanaan
belajar; dan d) f.
surat perjanjian tugas belajar.
Untuk perjalanan ke negara-negara tertentu: 1.
Arab Saudi
tugas
-14a)
menyertakan surat pengantar (covering letter) dari Konsulat Jenderal Republik Indonesia di Arab Saudi dan/atau calling visa dari Kementerian Luar Negeri Arab Saudi;
b)
nama orang yang akan berangkat harus terdiri dari tiga kata;
c)
agenda acara;
d)
uraian tugas; dan
e)
Itinerary
atau
bukti
pemesanan
tiket
perjalanan. 2.
Taiwan dan Israel Dapat
menggunakan
biaya
pengurusan
Persetujuan
Kementerian
Sekretariat
negara
dengan
Pemerintah Negara
di
dengan
ketentuan: a)
tidak dapat menggunakan paspor dinas; dan
b)
melampirkan
surat
rekomendasi
melakukan perjalanan ke Negara tersebut dari Satuan Kerja di Kementerian Luar Negeri yang menangani urusan keamanan diplomatik. (4)
Surat Permohonan, Daftar Riwayat Hidup, Formulir Permohonan Pelayanan Paspor, Surat Pernyataan Biaya Sendiri, Surat Tugas, Surat Pernyataan Penugasan 3 (Tiga) Bulan Lebih, Surat Perjanjian Tugas Belajar, Covering Letter Arab Saudi, Calling Visa Arab Saudi, sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dan ayat (3) sebagaimana Formulir 1 sampai dengan Formulir 9 terlampir.
-15-
BAB IV TATA CARA ADMINISTRASI PERJALANAN DINAS LUAR NEGERI Pasal 9 1)
Perjalanan dinas luar negeri dapat dilakukan atas inisiatif Kementerian Kesehatan dan/atau surat undangan dari Mitra.
2)
Surat undangan dari Mitra sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) dibedakan menjadi: a.
Surat Undangan Perjalanan Dinas Luar Negeri yang ditujukan kepada Menteri Kesehatan atau Sekretaris Jenderal (surat permintaan delegasi); dan
b.
Surat undangan yang ditujukan kepada Unit terkait secara langsung. Pasal 10
Surat undangan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 ayat (2) huruf a melalui prosedur, sebagai berikut: a.
surat undangan ditelaah oleh Kepala Biro Kerja Sama Luar Negeri yang memuat usulan nama satuan kerja yang perlu dilibatkan dalam kegiatan ke luar negeri;
b.
telaahan
sebagaimana
disampaikan
kepada
dimaksud Sekretaris
pada
huruf
Jenderal
a
untuk
mendapatkan arahan; c.
Sekretaris Jenderal memberikan arahan kepada Kepala Biro Kerja Sama Luar Negeri untuk melakukan proses selanjutnya;
d.
Kepala Biro Kerja Sama Luar Negeri akan mengirimkan surat permohonan nama calon delegasi kepada pimpinan satuan kerja terkait;
e.
pimpinan satuan kerja terkait menyampaikan surat permohonan yang memuat nama calon delegasi kepada Kepala Biro Kerja Sama Luar Negeri;
-16f.
Kepala Biro Kerja Sama Luar Negeri atas nama Sekretaris Jenderal menyampaikan surat permohonan yang memuat nama calon delegasi kepada pihak pengundang yang ditembuskan kepada Kepala Biro Umum;
g.
pihak pengundang akan mengirimkan surat jawaban kepada Kepala Biro Kerja Sama Luar Negeri berupa letter of acceptance;
h.
Kepala Biro Kerja Sama Luar Negeri mengajukan surat permohonan
kepada
Kepala
Biro
Umum
untuk
melakukan proses administrasi perjalanan dinas luar negeri dengan melampirkan surat undangan dan letter of acceptance; i.
surat permohonan kepada Kepala Biro Umum diajukan selambatnya 14 (empat belas) hari kerja sebelum tanggal keberangkatan ke Luar Negeri. Pasal 11
Surat undangan yang ditujukan kepada satuan kerja terkait secara langsung sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 ayat (2) huruf b, melalui prosedur sebagai berikut: a.
satuan kerja mengajukan nama calon kepada Pihak Pengundang, surat ditembuskan kepada Kepala Biro Kerja Sama Luar Negeri dan Kepala Biro Umum.
b.
pihak pengundang menjawab surat berupa letter of acceptance kepada satuan kerja.
c.
satuan kerja melalui Sekretaris Unit Utama, Kepala Biro, Kepala Pusat dan Sekretaris Konsil Kedokteran Indonesia di lingkungan Sekretariat Jenderal mengajukan surat permohonan
kepada
Kepala
Biro
Umum
untuk
pengurusan administrasi perjalanan dinas luar negeri dengan melampirkan surat undangan, letter of acceptance dan izin dari Pejabat Eselon I unit terkait atau pejabat yang ditunjuk;
-17d.
Surat permohonan kepada Kepala Biro Umum diajukan paling lambat 14 (empat belas) hari kerja sebelum tanggal keberangkatan ke luar negeri.. Pasal 12
Kepala Biro Umum melakukan proses administrasi surat permohonan dokumen perjalanan dinas luar negeri ke Kementerian Sekretariat Negara, Kementerian Luar Negeri dan Perwakilan Negara terkait di Jakarta. Pasal 13 (1)
Kepala Biro Umum menyampaikan surat permohonan perjalanan
dinas
luar negeri
kepada pejabat
yang
berwenang di Kementerian Sekretariat Negara untuk mendapatkan Surat Persetujuan Pemerintah. (2)
Kepala Biro Umum menyampaikan surat permohonan paspor dinas, exit permit, dan rekomendasi visa beserta Surat Persetujuan Pemerintah sebagaimana dimaksud pada ayat (1) kepada pejabat yang berwenang di Kementerian Luar Negeri.
(3)
Kepala Biro Umum menyampaikan surat permohonan visa kepada perwakilan Negara terkait di Jakarta, bagi perjalanan
dinas
luar
negeri
ke
Negara
yang
membutuhkan visa. (4)
Dalam
hal
sampai
dengan
waktu
keberangkatan,
dokumen administrasi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 ayat (2) belum diterbitkan, perjalanan dinas luar negeri dijadwalkan kembali.
-18BAB V PEMBIAYAAN Pasal 14 (1)
(2)
Pembiayaan perjalanan dinas luar negeri bersumber dari: a.
Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara; dan
b.
Sumber-sumber lain yang sah dan tidak mengikat.
Satuan biaya perjalanan dinas luar negeri disesuaikan dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. BAB VI
PERPANJANGAN WAKTU, PERUBAHAN DAN PEMBATALAN PERJALANAN DINAS LUAR NEGERI Pasal 15 (1)
Dalam hal terdapat perpanjangan waktu perjalanan dinas luar
negeri,
harus
disertai
surat
persetujuan
perpanjangan perjalanan dinas luar negeri. (2)
Surat persetujuan perubahan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat diusulkan dengan surat permohonan yang diajukan oleh: a.
Sekretaris Jenderal, dalam hal Pejabat Eselon I yang melaksanakan perjalanan dinas luar negeri;
b.
Kepala Biro Umum, dalam hal Eselon
III,
Eselon
IV,
dan
Pejabat Eselon II, Pegawai
yang
melaksanakan perjalanan dinas luar negeri. (3)
Surat permohonan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dilampirkan dengan dokumen pendukung tambahan: a.
laporan penugasan;
b.
fotokopi surat persetujuan sebelumnya;
c.
surat pernyataan pembiayaan dari Mitra (apabila dibiayai Mitra);
-19d.
fotokopi tiket;
e.
fotokopi paspor pada halaman muka dan cap imigrasi;
(4)
f.
fotokopi boarding pass; dan
g.
fotokopi Surat Perjalanan Dinas (SPD).
Surat permohonan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) sebagai dasar penerbitan surat persetujuan perpanjangan perjalanan dinas luar negeri.
Pasal 16 (1)
Dalam hal terdapat perubahan perjalanan dinas luar negeri, harus disertai surat persetujuan perubahan perjalanan dinas luar negeri.
(2)
Surat persetujuan perubahan perjalanan dinas luar negeri sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat diusulkan dengan surat permohonan yang diajukan oleh: a.
Sekretaris Jenderal, dalam hal Pejabat Eselon I yang melaksanakan perjalanan dinas luar negeri;
b.
Kepala Biro Umum, dalam hal Eselon
III,
Eselon
IV,
Pejabat Eselon II,
dan
Pegawai
yang
melaksanakan perjalanan dinas luar negeri. (3)
Surat permohonan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) memuat
jenis
dilampirkan
dan
alasan
dengan
perubahan
fotokopi
surat
serta
harus
persetujuan
pemerintah sebelumnya. (4)
Surat permohonan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) sebagai dasar penerbitan surat persetujuan perubahan perjalanan dinas luar negeri.
-20Pasal 17 (1)
Dalam hal terdapat pembatalan perjalanan dinas luar negeri, harus disertai surat pemberitahuan pembatalan perjalanan dinas luar negeri yang ditujukan kepada Kementerian Sekretariat Negara.
(2)
Surat pemberitahuan pembatalan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diajukan oleh: a.
Sekretaris Jenderal, dalam hal Pejabat Eselon I yang melaksanakan perjalanan dinas luar negeri;
b.
Kepala Biro Umum, dalam hal Eselon
III,
Eselon
IV,
dan
Pejabat Eselon II, Pegawai
yang
melaksanakan perjalanan dinas luar negeri (3)
Surat pemberitahuan pembatalan dibuat berdasarkan surat Sekretaris Unit Utama di lingkungan Direktorat Jenderal dan Badan, serta Kepala Biro Umum, Kepala Pusat, dan Sekretaris Konsil Kedokteran Indonesia di lingkungan Sekretariat Jenderal yang memuat alasan pembatalan.
-21BAB VII PELAPORAN Pasal 18 (1)
Pejabat atau Pegawai yang telah melaksanakan perjalanan dinas luar negeri, harus membuat laporan tertulis hasil perjalanan dinas luar negeri.
(2)
Laporan hasil perjalanan dinas luar negeri sebagaimana dimaksud pada ayat (1) disampaikan paling lama 5 (lima) hari kerja setelah selesai melaksanakan perjalanan dinas.
(3)
Laporan hasil perjalanan dinas luar negeri sebagaimana dimaksud pada ayat (1), disampaikan secara tertulis dengan ketentuan: a.
Menteri membuat laporan kepada Presiden dengan tembusan kepada Wakil Presiden, Menteri Sekretaris Negara, Menteri Sekretaris Kabinet, dan Menteri Luar Negeri;
b.
Pejabat Eselon I membuat laporan kepada Menteri Kesehatan, Menteri Sekretaris Negara u.p. Sekretaris Kementerian
Sekretariat
Negara
ditembuskan
kepada Sekretaris Jenderal Kementerian Kesehatan dan Biro Kerja Sama Luar Negeri Kementerian Kesehatan; dan c.
Pejabat Eselon II dan Pegawai lainnya membuat laporan
kepada
Kementerian
Pejabat
Eselon
I,
Sekretaris
Sekretariat
Negara
u.p.
(untuk
perhatian) Kepala Biro Kerjasama Teknik Luar Negeri Sekretariat Negara ditembuskan kepada Sekretaris Jenderal Kementerian Kesehatan dan Biro Kerja Sama Luar Negeri Kementerian Kesehatan. (4)
Laporan hasil perjalanan dinas luar negeri, sebagaimana dimaksud pada ayat (1), sebagaimana Formulir 10 terlampir.
-22BAB IX KETENTUAN PENUTUP Pasal 20 Pada saat Peraturan Menteri ini mulai berlaku, Keputusan Menteri Kesehatan Nomor 057/Menkes/SK/I/2011 tentang Pedoman Administrasi Perjalanan Dinas Luar Negeri Bagi Pejabat dan Staf di Lingkungan Kementerian Kesehatan dicabut dan dinyatakan tidak berlaku. Pasal 30 Peraturan
Menteri
diundangkan.
ini
mulai
berlaku
pada
tanggal
-23Agar
setiap
orang
mengetahuinya,
memerintahkan
pengundangan Peraturan Menteri ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik Indonesia.
Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 2 September 2016 MENTERI KESEHATAN REPUBLIK INDONESIA, ttd NILA FARID MOELOEK Diundangkan di Jakarta pada tanggal 21 September 2016 DIREKTUR JENDERAL PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA, ttd WIDODO EKATJAHJANA
BERITA NEGARA REPUBLIK INDONESIA TAHUN 2016 NOMOR 1424 Telah diperiksa dan disetujui:
-24Formulir 1 SURAT PERMOHONAN
KOP SURAT Nomor Lampiran Hal
: ……………… Tanggal Bulan Tahun : ……………… : Permohonan pengurusan izin perjalanan dinas luar negeri
Yang terhormat, Kepala Biro Umum Sekretariat Jenderal Kementerian Kesehatan Sehubungan dengan akan diselenggarakannya ……(deskripsi kegiatan) …… ……………………………………………….. di … (Kota, Negara tujuan) pada …(tanggal kegiatan) dengan ini kami mohon bantuan Saudara untuk dapat memproses persetujuan Pemerintah atas nama: Nama Jabatan NIP
: : :
Adapun biaya untuk mengikuti kegiatan tersebut akan ditanggung oleh …(sumber pembiayaan). Terlampir kami sampaikan berkas-berkas yang diperlukan. Atas perhatian dan kerja sama Saudara kami ucapkan terima kasih. (Jabatan)
Tembusan: - ………….
(Nama) (NIP…..)
-25Formulir 2
DAFTAR RIWAYAT HIDUP I
DATA PRIBADI 1. Nama Lengkap
: ………………………………………………………………………………
2. Tempat / Tanggal Lahir
: ……………………………………………………………………………...
3. Alamat 4. No Telepon Rumah
: ………………………………………………………………………………
5. No HP
: ………………………………………………………………………………
6. Alamat Email
: ………………………………………………………………………………
7. Jenis Kelamin
: ………………………………………………………………………………
8. Warga Negara 9. Agama 10. Status Perkawinan
: ……………………………………………………………………………… : ……………………………………………………………………………… : ……………………………………………………………………………… : ………………………………………………………………………………
II
DATA PEKERJAAN 1. Unit Kerja
:
………………………………………………………………………………
2. Jabatan
:
3. NIP
:
………………………………………………………………………………
4. Pangkat dan GOL
:
5. Riwayat Pekerjaan
:
……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………
III
DATA PENDIDIKAN 1. Pendidikan Formal (Mohon diisi mulai dari SMP)
: …………………………………………………………………….. …………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………..
2. Pendidikan Non Formal
: .……………………………………………………………………. …………………………………………………………………….. …………………………………………………………………….. …………………..………………………………………………...
-26IV
DATA KELUARGA 1. Nama Ayah / Tempat Tgl
:
lahir
…………………………………….….… / …………………….. ………………………….……….….….. / ……………………..
2. Nama Ibu / Tempat Tgl lahir
:
3. Nama Istri / Tempat Tgl lahir
:
…………………………………..………./……………………...
4. Nama Anak / Tempat Tgl
:
1……………………………….……...../ ……………………...
lahir
2.……………………….………......… / ……………........... 3……………………………………..... / ……………………... 4…………………………………..…… / ……………........... 5…………………………………..…… / ……………………...
5. Nama Bapak Mertua /
:
Tempat Tgl lahir 6. Nama Ibu Mertua/ Tempat Tgl lahir
:
……………………………………….… / ......................... ………….............……..……....... / ……………………...
Lampirkan : 1. Photocopy KTP 2. Photocopy Kartu Pegawai / SK terakhir 3. Photo 4 x 6 Latar putih 4. Photocopy paspor dan lembar perpanjangan 5. Photocopy Kartu Keluarga Daftar Riwayat Hidup ini saya buat dengan sebenar-benarnya. Tanggal, Bulan , Tahun ( nama lengkap dan tanda tangan )
-27Formulir 3 FORMULIR PERMOHONAN PELAYANAN PASPOR Lembar I
-28Lembar II
-29-
Contoh Pas Foto
-30Formulir 4 SURAT PERNYATAAN BIAYA SENDIRI Yang bertanda tangan dibawah ini : Nama : NIP
:
Pangkat / Golongan
:
Jabatan
:
Alamat
:
Dengan ini menyatakan bahwa, dalam rangka menghadiri/ mengikuti : ……………………………………………………………………………………………............ ……………………………………………………………………………………………………... ………………………………………………………………………….................................. 1. Biaya perjalanan pulang – pergi dan biaya hidup selama berada di luar negeri serta biaya perawatan apabila menderita sakit/kecelakaan dan lain-lain adalah menjadi tanggung jawab saya sepenuhnya; 2. Apabila kembali ke Indonesia, saya akan segera menyampaikan laporan tertulis kepada Kementerian Sekretariat Negara. Demikian pernyataan ini saya buat dengan sebenarnya untuk keperluan tersebut diatas dan kepada yang berkepentingan saya mohon bantuan sebagaimana mestinya. Jakarta, Mengetahui
Yang menyatakan
Kementerian Kesehatan RI
……………………………. NIP.
……………………………. NIP.
-31Formulir 5 KOP SURAT SURAT TUGAS NOMOR: ................... Dalam rangka melaksanakan tugas ..... (diisi uraian tugas yang harus dilaksanakan, misal menghadiri konferensi internasional) sesuai ..... (diisi pengundang, nomor, dan tanggal surat undangan atau surat permintaan pengikutsertaan dari Kementerian Negara/ Lembaga yang mempunyai kegiatan)...., Kementerian Kesehatan menugaskan: Nama : NIP : Pangkat : Jabatan : di ..... (diisi tempat pelaksanaan kegiatan)....selama ....(jumlah hari perjalanan dinas)....., mulai .....(diisi tanggal mulai melakukan perjalanan dinas).... sampai dengan ....(diisi tanggal selesai melakukan perjalanan dinas)...., dengan rincian sebagai berikut: a. waktu perjalanan pergi : ..... hari, tanggal ..... b. waktu pelaksanaan kegiatan : ..... hari, tanggal ..... c. waktu perjalanan pulang : ..... hari, tanggal ..... Biaya yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas dibebankan pada Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA) .... (diisi satuan kerja yang dibebani biaya perjalanan dinas).... dengan target kinerja atau hasil yang akan dicapai adalah ..... (diisi dengan target kinerja atau hasil yang akan dicapai dari kegiatan perjalanan dinas sesuai dengan isi uraian tugas).... Surat tugas ini disusun untuk dilaksanakan dan setelah dilaksanakan pelaksana tugas segera menyampaikan laporan kepada .....(diisi jabatan pejabat yang memberikan penugasan). Demikian Surat Tugas ini dibuat untuk dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab. Dikeluarkan di ..... Pada tanggal, ....... (jabatan pemberi surat tugas),
....... (diisi nama pejabat pemberi tugas) NIP ................................
-32Formulir 6 SURAT PERNYATAAN PENUGASAN 3 (TIGA) BULAN LEBIH Yang bertanda tangan di bawah ini: Nama :.......................................................................... NIP :.......................................................................... Pangkat/Golongan :.......................................................................... Jabatan :.......................................................................... pada Kementerian Kesehatan, menerangkan dengan sungguh-sungguh atas kehendak sendiri, dan semata-mata untuk melakukan penugasan ke luar negeri, bahwa saya menerima syaratsyarat dan berjanji akan memenuhi kewajiban-kewajiban tersebut sebagai pegawai, serta akan menghindarkan segala rupa perbuatan yang tercela, baik sebagai pegawai, maupun sebagai anggota masyarakat (misalnya tidak memenuhi kewajiban untuk membayar hutang-hutang) dan bahwa dalam hal melakukan sesuatu perbuatan yang tercela itu, kepada saya dapat diberikan hukuman jabatan menurut Peraturan Pemerintah No. 30 Tahun 1980.
Mengetahui, Kepala ....................
Nama Atasan NIP
...........,Tgl.................. Pegawai tersebut di atas Materai Rp.6000,Nama NIP
-33Formulir 7 SURAT PERJANJIAN TUGAS BELAJAR Yang bertanda tangan di bawah ini: Nama :.......................................................................... NIP :.......................................................................... Pangkat/Golongan :.......................................................................... Jabatan :.......................................................................... pada Kementerian Kesehatan, menerangkan dengan sungguh-sungguh atas kehendak sendiri, dan semata-mata untuk mendapat tugas belajar ke luar negeri, bahwa saya menerima syaratsyarat dan berjanji akan memenuhi kewajiban-kewajiban tersebut dalam Peraturan Presiden No. 12 Tahun 1961 dan saya berjanji pula, bahwa saya akan menghindarkan segala rupa perbuatan yang tercela, baik sebagai pegawai pelajar, maupun sebagai anggota masyarakat (misalnya tidak memenuhi kewajiban untuk membayar hutang-hutang) dan bahwa dalam hal melakukan sesuatu perbuatan yang tercela itu, kepada saya dapat diberikan hukuman jabatan menurut Peraturan Pemerintah No. 30 Tahun 1980.
Mengetahui, Kepala ....................
Nama Atasan NIP
...........,Tgl.................. Pegawai tersebut di atas Materai Rp.6000,Nama NIP
-34Formulir 8 Lembar I COVERING LETTER ARAB SAUDI
-35Lembar II
-36Formulir 9 CALLING VISA ARAB SAUDI
-37Formulir 10 LAPORAN HASIL PERJALANAN DINAS LUAR NEGERI KOP SURAT LAPORAN TENTANG ...............................................
A. Pendahuluan 1. Umum 2. Maksud dan Tujuan 3. Ruang Lingkup 4. Dasar B. Kegiatan yang Dilaksanakan .................................................................................................................... .................................................................................................................... .................................................................................................................... C. Hasil yang Dicapai .................................................................................................................... .................................................................................................................... .................................................................................................................... D. Simpulan dan Saran .................................................................................................................... .................................................................................................................... .................................................................................................................... E. Penutup .................................................................................................................... .................................................................................................................... .................................................................................................................... Dikeluarkan di .................. Pada tanggal ..................... Nama Jabatan Pembuat Laporan, Tanda tangan dan Cap Instansi
Nama Lengkap
