PENGELOLAAN SISTEM INFORMASI
Dokumentasi dalam Pengelolaan Sistem Informasi
Apa pentingnya?????? • • • • •
Kenangan Arsip Sesuatu yang perlu diingat Bukti Sesuatu yang perlu diabadikan
DOKUMENTASI Dokumentasi dapat dianggap sebagai materi yang tertulis atau sesuatu yang menyediakan informasi tentang suatu subyek. Dokumentasi dapat berisi tentang deskripsideskripsi, penjelasan-penjelasan, bagan alir, daftar-daftar, cetakan hasil komputer, contohcontoh obyek dari sistem informasi.
• Dokumen: Segala jenis catatan tertuis, gambar atau rekaman yang berkaitan dengan kebutuhan pengelolaan baik bersifat hardcopy ataupun softcopy • Dokumentasi: aktivitas pembuatan dan pengelolaan dokumen
Dokumentasi pada sistem Informasi Perencanaan Analisis
Perancangan Implementasi Pemeliharaan
Dokumen dalam pengelolaan sistem informasi
Dokumen Pengembangan Sistem
Pengumpulan data 1. Wawancara: hasil wawancara 2. Observasi: foto 3. Diskusi /rapat: Notulen rapat
Pendekatan Terstruktur 1. Proses: DFD 2. Data: ERD / Normalisasi 3. Program: Flowchart Pendekatan Objek UML
Dokumen
Hardware
Software Dokumen Pengelolaan Jaringan
Dokumentasi Dokumen Dasar Dokumentasi Daftar Rekening (chart of accou Dokumentasi Prosedur Manual Dokumentasi Prosedur Dokumentasi Program Dokumentasi Operasi Dokumentasi Data
Data dan Informasi
KEPERLUAN DOKUMENTASI • • • • • • •
•
Mempelajari cara mengoperasikan sistem Sebagai bahan pelatihan Dasar pengembangan sistem lebih lanjut Dasar bila akan memodifikasi atau memperbaiki sistem di kemudian hari Materi acuan bagi Auditor Back-up Mempermudah komunikasi di antara sesama pegawai Menghilangkan ketergantungan yang kritis
Sifat Dokumentasi • Internal, didalam departemen operasi • eksternal, antar departemen lainnya
Bentuk Dokumentasi • • • • • • • •
Dokumentasi Dokumen Dasar Dokumentasi Daftar Rekening (chart of account) Dokumentasi Prosedur Manual Dokumentasi Prosedur Dokumentasi Sistem Dokumentasi Program Dokumentasi Operasi Dokumentasi Data
Dokumentasi Dokumen Dasar •
•
Merupakan dokumentasi yang berisi kumpulan dokumen- dokumen dasar sebagai bukti transaksi yang digunakan dalam sistem. Contoh : Faktur penjualan, Order penjualan, order pembelian, surat pengiriman barang, time-card.
Dokumentasi Daftar Rekening (chart of account) •
Merupakan dokumentasi yang menunjukkan informasi mengenai rekening-rekening yang dipergunakan di dalam transaksi. Daftar rekening berisi daftar dari kode rekening, nama rekening, klasifikasinya (aktiva, utang, modal, pendapatan-pendapatan, dan biaya-biaya), serta petunjuk dari masing-masing rekening bagaimana rekening tersebut dipergunakan.
Dokumentasi Prosedur Manual •
Merupakan dokumentasi yang menunjukkan arus dari dokumen-dokumen dasar di dalam perusahaan. Dokumentasi ini menyedia-kan informasi mengenai bagian mana yang menyiapkan dokumen dasar, jumlah tembusannya, bagian-bagian mana saja yang mengarsipkannya dan kepada bagian mana saja dokumen dasar tersebut harus dikirimkan.
Dokumentasi Prosedur •
Dokumentasi prosedur dapat berisi prosedurprosedur yang harus dilakukan pada suatu keadaan tertentu, seperti misalnya prosedur pengetesan program, prosedur penggunaan file, prosedur pembuatan back-up dan restore, dsb.
Dokumentasi Sistem •
•
Dokumentasi sistem menunjukkan bentuk dari sistem informasi yang digambarkan dalam bagan alir sistem (system flowchart). Pada dokumentasi ini dapat terlihat deskripsi dari input yang digunakan, deskripsi output yang digunakan, deskripsi output yang dihasilkan, deskripsi file-file yang digunakan, berita-berita kesalahan pengolahan dan daftar-daftar pengendalian untuk tiap-tiap sistem pengolahan. Dokumentasi sistem merupakan dokumen yang dibutuhkan oleh sistem analis, pemakai sistem, dan auditor.
Dokumentasi Program •
•
Dokumentasi program menggambarkan logika dari program dalam bentuk bagan alir program (program flowchart), tabel keputusan (decision table) dan bentuk pengendalian program. Dokumentasi program sangat dibutuhkan oleh programmer bila akan memodifikasi atau mengembangkan program.
Dokumentasi Operasi •
Dokumentasi operasi berisi penjelasanpenjelasan cara dan prosedur-prosedur mengoperasikan program. Dokumentasi ini sangat berguna untuk operator.
Dokumentasi Data •
•
Dokumentasi data berisi definisi-definisi dari item-item data di dalam database yang digunakan oleh sistem informasi. Yang paling banyak membutuhkan dokumentasi ini adalah data base administrator (DBA) dan auditor.
Bentuk Dokumentasi • Dokumentasi Dokumen Dasar • Dokumentasi Daftar Rekening (chart of account) • Dokumentasi Prosedur Manual • Dokumentasi Prosedur • Dokumentasi Sistem • Dokumentasi Program • Dokumentasi Operasi • Dokumentasi Data
Arus komunikasi Untuk memberi informasi Untuk mengidentifikasi Untuk menetapkan prosedur dan standar Untuk mencatat Untuk memberi instruksi
Tujuan Dokumentasi •
Arus komunikasi Komunikasi terjadi dalam tiga arah : • • •
Ke bawah untuk melakukan instruksi Ke atas untuk memberi laporan Ke samping (Lateral) untuk memberi saran
•
Untuk memberi informasi Penting kiranya untuk terus menerus memberi informasi kepada orang tentang apa yang telah, sedang, dan akan dilakukan, serta segala perubahan dalam pekerjaan yang telah ditetapkan.
•
Untuk mengidentifikasi Beberapa dokumentasi dirancang untuk mengidentifikasi.
Tujuan Dokumentasi •
Untuk menetapkan prosedur dan standar Prosedur menentukan rangkaian kegiatan yang akan dilaksanakan, sedangkan Standar menentukan aturan yang akan dianut dalam menjalankan prosedur tersebut.
•
Untuk mencatat Dokumentasi akan diperlukan unutuk memonitor kinerja peralatan, sistem, dan sumber daya manusia. Dari dokumentasi ini, manajemen dapat memutuskan atau menilai apakah departemen tersebut memenuhi atau mencapai tujuannya dalam skala waktu dan batasan sumber dayanya. Selain itu manajemen dapat mengukur kualitas pekerjaan, yaitu apakah outputnya sesuai dengan spesifikasi dan standar yang telah ditetapkan.
•
Untuk memberi instruksi Dokumentasi yang baik akan membantu dalam pelatihan staf, apakah pelatihan untuk tujuan penanganan instalasi baru atau untuk tujuan promosi.
Prinsip Dokumentasi •
Metode Komunikasi yang baik tidak terjadi begitu saja. Manajer Operasi harus menetapkan dan memelihara saluran komunikasi dan menetapkan kontrol guna memastikan bahwa saluran komunikasi tersebut terbuka dan dapat digunakan. –
Manajer Operasi harus memberi perhatian khusus pada : • Siapa yang bertanggung jawab atas perpustakaan ? • Siapa yang membuat atau menghasilkan dokumentasi ? • Kapan dokumentasi tersebut harus dibuat ? • Sirkulasi • Pemeliharaan • Aksesibilitas
Prinsip Dokumentasi •
Jumlah dokumentasi Manajer Operasi harus mencoba untuk mengarsip dokumentasi agar dapat mencapai keseimbangan antara jumlah yang terlalu banyak dan terlalu sedikit.
•
Kesederhanaan Dokumentasi harus bersifat sederhana dan langsung, sehingga ia dapat dilengkapi secara mudah dan dapat dipahami secara langsung. Hal ini dapat merangsang munculnya partisipasi dan meningkatkan keakuratan. Informasi yang tidak akurat, tidak hanya tidak andal namun juga menyesatkan.
Prinsip Dokumentasi •
Desain Form Perlu dirancang sejumlah form untuk digunakan menurut kepentingan atau kegunaan kita sendiri. Dalam merancang sebuah form untuk dokumentasi perlu dipertimbangkan hal-hal berikut ini : • • • • •
Typeface (huruf ketikkannya) Tata letak Warna Referensi Identifikasi
DOKUMENTASI INSTRUKSIONAL •
Tujuan Untuk menunjukkan cara pendokumentasian yang diperlukan agar seluruh staf selalu menyadari dan mengetahui tentang prosedur yang akan diikuti, guna mengefektifkan jalannya organisasi, memaksimalkan, dan mengakuratkan pemrosesan data.
•
Cakupan Dokumentasi Instruksional dapat berupa Manual Operasi, Manual Hardware, dan Manual Software –
Secara garis besar Manual tersebut mencakup : • • • •
Organisasi dan administrasi, yaitu manual manajemen yang dapat digunakan untuk referensi oleh semua staf. Prosedur klerikal, yang digunakan oleh semua fungsi Cara mengoperasikan peralatan, yaitu Manual Hardware Cara menggunakan sistem, yaitu Manual Operasi dan Manual Software
NOTICE PEMAKAI (USER NOTICE) • Tujuan Untuk memberitahu para pemakai fasilitas operasi mengenai batasan, pengembangan, dan modifikasi terhadap pelayanan yang mereka harapkan, apakah bersifat sementara atau permanen. • Cakupan Notice Pemakai (maklumat pemakai) biasanya digunakan untuk menunjukkan perubahan yang mempengaruhi penerimaan dan pengantaran pekerjaan.
• Tanggung Jawab Notice pemakai harus dibuat oleh Manajer Operasi atau oleh staf yang diberi wewenang. • Metode Penggunaan Metode penggunaannya terdiri dari : Waktu pembuatan, Verifikasi, Sirkulasi, Penarikan kembali, Pengarsipan
NOTICE TEKNIK (TECHNICAL NOTICE) • Tujuan Untuk menyampaikan instruksi teknis atau modifikasi mengenai aspek aktivitas tertentu dalam departemen operasi, baik sementara atau permanen, kepada staf oeprasi dan staf pemrosesan data. • Cakupan Maklumat Teknik melengkapi dokumentasi instruksional. Maklumat ini menentukan rincian teknis yang tepat bagaimana aktivitas tertentu akan dilaksanakan. Maklumat ini memberikan cara yang cepat dan resmi untuk mengkomunikasikan instruksi baru yang mungkin tidak tertulis di maklumat lain, atau memberikan informasi yang sifatnya sangat khusus atau sementara bagi Manual Operasi. • Tanggung Jawab Maklumat teknik harus dibuat oleh Manajer Operasi atau oleh anggota staf yang diberi wewenang. • Metode Penggunaan Metode penggunaannya sama dengan pembuatan User Notice
NOTICE OPERASI (OPERATION NOTICE) • Tujuan Untuk memberikan media guan mengkomunikasikan informasi umum, administrasi, dan semi teknik dalam departemen operasi. • Cakupan Maklumat Operasi harus digunakan untuk informasi yang berhubungan dengan staf operasi saja, seperti prosedur internal, masalah lingkungan, keamanan, dan beberapa topik yang nampaknya sepele, namun apabila instruksinya disampaikan secara verbal atau sambil lalu saja, maka instruksi tersebut dapat mudah dipahami, dilupakan, diabaikan, atau tidak diberitahukan ke semua staf yang berkepentingan. • Tanggung Jawab Maklumat operasi harus dibuat oleh Manajer Operasi atau oleh anggota staf yang diberi wewenang. • Metode Penggunaan Metode penggunaannya sama dengan User Notice.
STANDARD OPERATIONAL PROCEDURE (SOP) • SOP merupakan pedoman kerja bagi setiap perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasionalnya. • Dalam SOP biasanya diatur ketentuan-ketentuan umum yang berlaku dalam suatu unit kerja, sedangkan ketentuan khususnya diatur tersendiri dalam bentuk Surat Edaran Direksi perusahaan yang bersangkutan.
STANDARD OPERATIONAL PROCEDURE (SOP) • Khusus SOP untuk departemen sistem informasi juga mengatur ketentuan-ketentuan yang berlaku di departemen tersebut, misalnya mengenai : – – – – –
Penggunaan komputer Pengiriman dan penerimaan e-mail Sistem back-up Contingency planning Business continuity planning
Secara garis besar setiap materi dalam SOP terdiri atas : • Kebijakan Umum – Kebijakan umum ini biasanya terdiri dari : • Tujuan • Ruang lingkup • Penangung jawab • Hal-hal yang akan diatur dalam kebijakan yang bersangkutan
• Prosedur – Prosedur biasanya berisi petunjuk pelaksanaan operasional pekerjaan yang dilakukan. – Biasanya berupa urutan pekerjaan yang harus dilakukan dan lebih bagus lagi jika dilengkapi dengan flow of document serta contoh-contoh format lampiran.
