Operationele leasing en internet: een perfect huwelijk? Online leasemaatschappijen plaatsen op hun websites modules voor offerteberekeningen en het beheer van wagenparken. Doordat ze erg gedetailleerd zijn uitgewerkt, zijn die tools zeer geschikt voor vloten die via operationele leasing worden gefinancierd. Door de lagere werkingskosten bij de online leasemaatschappij kan een gunstig leasetarief een mogelijk aanvullend voordeel van online leasing zijn.
Nieuw fenomeen De toenemende impact van het internet leidde enkele jaren geleden tot een nieuw fenomeen: de online leasemaatschappijen. Zij gooiden het roer radicaal om en stapten af van de traditionele marketing- en verkoopkanalen. Voor hen is internet het voornaamste instrument voor het aanbieden van verhuurdiensten. Op de websites van de leasemaatschappijen kan de potentiële klant uitgebreide calculaties online uitvoeren, waardoor gedetailleerde offertes kunnen worden gemaakt. Die mogelijkheid tot het maken van zeer gedetailleerde berekeningen is uitermate geschikt voor de formule van operationele leasing. In dergelijk verhuurcontract zijn immers tal van kosten zoals onderhoud, herstellingen, banden, verzekeringen (BA en Eigen Schade), vervangwagen, pechverhelping en taksen inbegrepen. Die formule wordt - net als het internetgebruik zelf - steeds populairder bij de bedrijven. Bedrijven geven bijgevolg hoe langer hoe meer de voorkeur aan een 'single point of contact', in dit geval is dat de leasemaatschappij. Internet is trouwens niet alleen geschikt als verkoopinstrument. Het medium kan aan de vlootbeheerders ook instrumenten voor het beheer van het wagenpark ter beschikking stellen. Zo kunnen de websites informatie over de voertuigen, de chauffeurs, de kilometerstand, het brandstofverbruik enz. verzamelen en weergeven. Op die wijze spaart de vlootverantwoordelijke van het bedrijf veel tijd uit.
1
Gunstige tarieven Naast tijdbesparing voor de vlootbeheerder kan het samenwerken met een online verhuurder ook leiden tot kostenreducties. Omdat de verhuurder minder verkooppersoneel inzet, kan de leasemaatschappij flink besparen op de personeelskosten, die een belangrijke post vormen in de 'overhead'. Daardoor worden er gemiddeld lagere marges aan de klanten aangerekend en kan men dus gunstige tarieven hanteren. Dat wil niet zeggen dat de online leasemaatschappij in alle gevallen en voor elk wagentype de goedkoopste aanbieder is. Er zijn tal van andere parameters die de leaseprijzen beïnvloeden, denk maar aan de diverse kostenelementen van een contract voor operationele leasing. Maar de online leasemaatschappijen stellen dat, bij een gedifferentieerd wagenpark van bijvoorbeeld enkele tientallen wagens van uiteenlopende merken en types, het statistisch effect van de lagere 'overhead' gaat doorwegen. Door de lagere kosten voor de verhuurmaatschappij kan het uiteindelijke prijsniveau zakken. Hoe groot is dit voordeel in de praktijk? Daarover bestaan vooralsnog weinig concrete cijfers. Een Nederlandse online leasemaatschappij beweert dat het voordeel om en bij de 10% bedraagt. Op een wagenpark van enkele tientallen of honderden voertuigen scheelt dat uiteraard een flinke slok op de borrel.
2
Operationele leasing: Steeds populairder De afgelopen decennia is het leasen van wagens steeds populairder geworden in de bedrijfswereld. Vooral de formule operationele leasing scoort goed, aangezien daarbij heel wat taken worden uitbesteed aan de leasemaatschappij. Bovendien is het een voordeel om slechts één externe aanspreekpartner te hebben voor het vlootbeheer.
Verwervingsmethodes Ondernemingen kunnen hun voertuigen op verschillende manieren verwerven. In het geval van een financiering met eigen middelen of van een gewone kredietopname bij de bank, wordt de wagen eigendom van het bedrijf. Het bedrijf kan de wagen op elk moment verder verkopen maar draagt ook het economisch risico. Sinds de jaren tachtig werd het gebruikelijker voor bedrijven om het wagenpark niet langer zelf aan te kopen, maar bij gespecialiseerde leasemaatschappijen te huren op lange termijn. Leasing kent sindsdien een almaar groeiende populariteit. Die trend blijft trouwens aanhouden: in september 2005 was de totale Belgische vloot aan leasewagens opnieuw met meer dan 3% gestegen t.o.v. het voorafgaande jaar. Drie leasevormen Er bestaan drie vormen van verhuur op lange termijn: financiële leasing, financiële renting en operationele leasing.
Financiële leasing De leasemaatschappij koopt het voertuig naar keuze van de onderneming en verhuurt het tegen een vaste maandelijkse huurprijs. In tegenstelling tot een bankfinanciering betaalt de leasingnemer geen voorschot maar heeft hij wel een aankoopoptie. De restwaarde bedraagt maximum 15% van de totale investering. In dat geval wordt de leasingnemer beschouwd als de economische eigenaar van het voertuig. Bijgevolg worden de maandelijkse betalingen als afschrijvingen geboekt in de balans van de onderneming: dat wordt 'on-balance' genoemd. Financiële renting Bij financiële renting bedraagt de restwaarde minimaal 16% van de investering. Daardoor is de leasingnemer juridisch gezien een huurder en de huurfacturen worden als bedrijfskosten geboekt in de resultatenrekening, dus 'off-balance'.
3
Operationele leasing Ook in deze formule wordt de leasingnemer beschouwd als huurder en verwerkt hij de facturen als bedrijfskosten: 'off-balance'. Afhankelijk van het contract dekt de vaste maandelijkse huurprijs diverse kosten: financiële huur, radiobelasting, belasting op de inverkeerstelling, verzekeringen, onderhoud, herstellingen, pechverhelping, banden en soms zelfs een vervangwagen en een brandstofkaart. De looptijd van de contracten bedraagt bij de meeste leasemaatschappijen standaard 3 of 4 jaar met een kilometeraantal van respectievelijk 100.000 of 120.000 km.
Outsourcing Operationele leasing (ook wel 'full service leasing' genoemd) is zeer populair in de bedrijfswereld. Dat heeft de formule vooral te danken aan het groot aantal aanvullende diensten dat de leasemaatschappijen verzorgt. Bovendien dient de klant met slechts één enkele gesprekspartner te werken, die hem een maatoplossing biedt. Dat komt de facto neer op de outsourcing van heel wat taken die met vlootbeheer verband houden. Door al die zaken over te laten aan een gespecialiseerde partner kan de onderneming zich beter concentreren op haar 'core business'. In de praktijk neemt de leasemaatschappij zowel operationele, financiële, logistieke als personeelsgebonden aspecten van het fleet management op zich. De verhuurders maken het de klanten nog gemakkelijker door hun allerlei 'reporting tools' ter beschikking te stellen. Aan de hand van dergelijke rapporten en statistische overzichten kunnen beleidsbeslissingen worden genomen. Zo evolueert de taakinhoud van de leasemaatschappijen zelfs in de richting van consultant voor het fleet management. Hoever dergelijke outsourcing kan gaan, hangt van bedrijf tot bedrijf af. Sommige fleet-owners geven er de voorkeur aan om het beheer van de verzekeringen, de banden, de pechverhelping, e.d. zelf te blijven doen. In bepaalde gevallen kunnen zij betere voorwaarden krijgen door rechtstreeks samen te werken met een gespecialiseerde partner. Maar bij de keuze voor die optie mogen de administratieve en personeelskosten niet onderschat worden en dienen die objectief berekend te worden.
4
Online leasing: een efficiënt instrument voor fleet management Een firmawagen bestellen via de website van een online leasemaatschappij biedt een aantal voordelen: transparantie, vrijheid, toegankelijkheid, snelheid en tijdwinst. Bovendien kan op sommige sites het beheer van het wagenpark worden uitbesteed zonder bijkomende kosten. Transparantie en vrijheid Bij een offerte-aanvraag via de website van een online leasemaatschappij valt de transparante manier van werken op. Alle informatie over prijzen en voorwaarden wordt open en bloot gepubliceerd op de site, met inbegrip van de hoofdovereenkomst. Door die hoofdovereenkomst vermijdt de klant verrassingen achteraf want hij kan nog voor hij zijn bestelling plaatst - alle voorwaarden in detail nalezen, rekening houdend met de eventuele kleine lettertjes. De term 'WYSIWYG' (what you see is what you get) is hier op zijn plaats. Naast transparantie genieten de potentiële klanten een grote beslissingsvrijheid en zij worden daarbij niet gehinderd door opdringerige verkooppraatjes. Tot op het moment van de bestelling kunnen zij voor zichzelf uitmaken welke oplossing het best bij hen past. De online leasemaatschappij neemt pas persoonlijk contact op zodra de prospect of klant daar daadwerkelijk om vraagt. Toegankelijkheid en snelheid Een website kent uiteraard geen sluitingsuren en is permanent toegankelijk. Daarom kunnen offertecalculaties en informatievragen bij een online leasemaatschappij 7 dagen per week en 24 uur per dag gebeuren. Ter ondersteuning is dergelijke site bovendien vaak gekoppeld aan een telefoondienst die eveneens continu operationeel is. De aanvraag en berekening van een offerte via een webstek verlopen bovendien veel sneller dan gebruikelijk. Enkele minuten volstaan om elementen als looptijd, aantal kilometers per jaar, merk, type, standaard- uitrusting, opties, motorvermogen, CO2uitstoot e.d. in te geven. Meteen daarna is de geïndividualiseerde offerte al klaar. Op heel korte tijd kunnen op die manier zelfs verschillende offertes worden opgevraagd.
5
Nog meer tijdwinst De vlootbeheerder kan nog meer tijd besparen wanneer de toegang tot de website niet uitsluitend gereserveerd is voor het management (de fleet manager of de financieel directeur bijvoorbeeld). Indien de werknemer ook zelf kan inloggen om online een prijsofferte aan te vragen, heeft de manager minder werk. Uiteraard gaat dit niet zover dat de werknemer zelf de bestelopdracht kan doorgeven aan de leasemaatschappij. Eenmaal de offerte gecreëerd werd, moet de bestuurder die (eventueel per e-mail) voorleggen aan de vlootbeheerder. De vlootbeheerder controleert vervolgens of de offerte binnen de 'car policy' (regels en normen inzake het recht op een firmawagen) van de onderneming valt. Pas na de ondertekening door de verantwoordelijke is er sprake van een juridisch geldige bestelling. Niet onaardig is de mogelijkheid die sommige sites bieden aan de bezitters van firmawagens om zelf rechtstreeks vragen te stellen aan de leasemaatschappij. Dat kan bijvoorbeeld nuttig zijn wanneer zij praktische inlichtingen nodig hebben over hun leasecontract of wagen. Op die manier verliest de vlootbeheerder opnieuw minder tijd aan doorgaans vrij banale informatieverstrekking. Vlootbeheer uitbesteed Naast de offerte-aanvraag kan bij sommige online leasemaatschappijen ook het beheer van het wagenpark via de website gebeuren. Dankzij allerlei mogelijkheden en tools die dergelijke sites bieden, komt dat neer op een feitelijke uitbesteding van allerlei taken van de vlootbeheerder. Bepaalde sites geven een compleet overzicht van de vloot met inbegrip van contractnummers, begin- en einddata van de leasecontracten, looptijden, resterende looptijden, inschrijvingsnummers, de namen van de bestuurders, kilometerstanden enz. Tevens kan de vlootverantwoordelijke gegevens opvragen over eventuele afwijkingen in het brandstofverbruik, schadegevallen e.d. Met al die informatie kan de vlootbeheerder via internet snel en moeiteloos de vinger aan de pols houden. Dat resulteert andermaal in een aanzienlijke verlaging van de werkdruk zonder bijkomende kosten.
6
Beperkingen of niet? Zijn er beperkingen in het aanbod van online leasemaatschappijen? De behoefte aan service kan worden opgevangen met een helpdesk en een relatief beperkte ploeg medewerkers. Is hun schaalgrootte te klein? Niet noodzakelijk. Richten zij zich tot de hele markt? Neen, alleen ondernemingen die één van de standaardformules kunnen onderschrijven, behoren tot de doelgroep. Complementair kanaal De meeste grote leasemaatschappijen beschikken tegenwoordig over goed uitgebouwde websites met een e-businessmodule. Maar zij beschouwen dit slechts als een complementair kanaal. Voor hen is internet een aanvullend servicemiddel naar hun klanten toe. Zij gaan ervan uit dat het volledige proces van A tot Z van een 'full service' autoleasing niet uitsluitend via die weg kan worden beheerd. Wel stellen ze vast dat de klant bereid is via internet zijn wagen te selecteren door middel van simulaties van opties en modellen. Behoefte aan begeleiding Volgens de traditionele leasemaatschappijen verwachten de klanten echter meer dan een aantal basisdiensten. Dat gaat heel wat verder dan de juiste wagenkeuze. Zij wijzen op de behoefte van de klant om geadviseerd en begeleid te worden bij een aantal beleidsbeslissingen van veeleer strategische aard. Dergelijke begeleiding kan nodig zijn bij de kostenbeheersing op lange termijn, bij het opzetten van preventiecampagnes voor de veiligheid van de bestuurders, bij het vastleggen van de 'car policy' enz. Ook advies over de invloed van de nieuwe CO2-taks op de kosten van bepaalde motorversies is volgens hen meer dan welkom. Bovendien kan er in acute gevallen behoefte zijn aan een dringende interventie van de leasemaatschappij. Inspelen op de behoeften Niets weerhoudt de online leasemaatschappijen ervan in te spelen op de behoefte aan advies of dringende bemiddeling. Hoever dat gaat, hangt af van de mate waarin de online verhuurders dergelijke aanvullende service wensen te bieden. In de eerste lijn kunnen zij een telefonische helpdesk opstarten, die eventueel 24 uur per dag beschikbaar is. Ook contactmogelijkheden via e-mail en fax liggen voor de hand. Zij kunnen hun website ondersteunen met een ploeg medewerkers, waardoor ook persoonlijk contact met de klanten mogelijk is. Het aantal mensen zal niettemin altijd geringer zijn dan bij een traditionele leasemaatschappij het geval is, aangezien prospectie niet nodig is.
7
Schaalgrootte Online verhuurders profileren zich o.a. met gunstige tarieven. Traditionele leasemaatschappijen kunnen eveneens scherpe prijzen aanbieden op basis van afspraken met bepaalde auto-importeurs, bandenleveranciers e.d. Daarbij worden volumekortingen gerealiseerd op basis van schaalgrootte. Maar ook de online leasemaatschappijen kunnen volumekortingen verkrijgen wanneer zij over voldoende kritische massa beschikken. DirectLease bijvoorbeeld, richt zich momenteel tot de Nederlandse, de Belgische en de Duitse markt. Tevens behoort het tot de Nederlandse Kroymans Corporation, die nog drie andere leasemaatschappijen onder haar vleugels heeft. In het totaal verhuurt die groep zowat 26.000 voertuigen. Standaardformules Een contract voor operationele leasing houdt tientallen variabele parameters in. Online leasemaatschappijen bieden via hun websites slechts een beperkt aantal standaardformules aan. Dat kan bedrijven, die zeer specifieke afwijkende contracten op maat zoeken, afschrikken. Voorbeelden van dergelijke afwijkingen zijn: andere looptijden, andere vrijstellingen voor de verzekering 'Eigen Schade', de voorkeur voor een andere bandencentrale of leverancier van autoruiten enz. Maar de online leasemaatschappijen willen dat hun websites gebruiksvriendelijk en transparant blijven. En ze willen de snelheid van het systeem in stand houden en de kosten beheersen. Daarom geven ze er de voorkeur aan het aantal parameters te beperken door een bepaalde mate van standaardisering. Ze richten zich dus niet tot de markt van bedrijven die maatwerk zoeken.
8
Wat brengt de toekomst? Fiscale en financiële overwegingen liggen aan de basis van de doorbraak van operationele autoleasing. Ook de behoefte aan één enkele aanspreekpartner speelt daarbij een rol. Aanbieders van dergelijke formules via internet kunnen bovendien profiteren van de voordelen van het web en van het wegvallen van prospectiekosten. De toekomst lijkt verzekerd voor de online leasemaatschappijen die over een stevige 'back office' beschikken. Financiële voordelen Het concept 'verhuur op lange termijn' kent niet alleen succes in de wereld van de vlootbeheerders. In steeds meer ondernemingen en sectoren worden ook zaken als machines, bedrijfsuitrusting en zelfs onroerende goederen geleased. Het fenomeen lijkt onomkeerbaar. De onderliggende trend is dat al wat niet tot de 'core business' van het bedrijf behoort, bij voorkeur 'off balance' in de resultatenrekening wordt geboekt. Met behulp van die methode kunnen investeringsgoederen veel sneller worden afgeschreven en dat is fiscaal aantrekkelijk. Bovendien heeft de methode een gunstige impact op de financiële ratio's. Dat laatste is met name voor de beursgenoteerde ondernemingen van belang. 'Single point of contact' Naast de voordelen van fiscale en financiële aard vertoont de operationele leasing van voertuigen heel wat kenmerken van een outsourcingsmodel, gebaseerd op een 'single point of contact'. Ook dat principe ligt tegenwoordig erg goed in de markt: door het beheer van het wagenpark uit te besteden aan een externe specialist, valt er bij de klant veel 'overhead' weg. Aanbieders van operationele autoleasing die hun diensten via de klassieke kanalen aan de man brengen, werken met veel meer personeel dan online maatschappijen. Vooral op het 'moment van de waarheid', wanneer er onverwachte problemen opduiken, is volgens de klassieke verhuurders het persoonlijk contact met de vertrouwde accountmanager erg belangrijk. Daarom zal internetcommunicatie volgens hen steeds ondergeschikt blijven aan het persoonlijk contact.
9
Kaf en koren Autoleasing via internet is in ons land nog een vrij recent fenomeen. Maar voorbeelden uit het buitenland bevestigen dat niet alle online verhuurders een even uitgebreide service aanbieden als hun traditionele collega's. Allicht wringt daar het schoentje. Het lijkt niet te volstaan om via een website offertes te maken en voor de andere diensten gewoon een aantal links naar bandencentrales, leveranciers van autoruiten, verzekeringsmaatschappijen e.d. te plaatsen. In hoeverre de online aanbieders een factor van belang zullen worden in de wereld van de autoleasing, hangt met andere woorden af van de mate waarin zij hun websites ondersteunen met een degelijk uitgebouwde 'back office'. Er zullen dus voldoende personeel en voorzieningen aanwezig moeten zijn om aan de servicebehoeften van de vlootbeheerders te beantwoorden. Bepaalde marktspelers hebben dat alvast goed begrepen en onderbouwen hun websites met een uitgebreide dienstverlening. Daarbij is ook persoonlijk contact en advies geen enkel probleem. Er is wel degelijk kaf onder het koren... Sterke punten Online leasemaatschappijen die een goede service bieden, zullen ongetwijfeld hun plaats in de wereld van de autoverhuur op lange termijn veroveren. In Nederland bestaat het fenomeen trouwens al verschillende jaren en de nieuwe markt telt daar inmiddels al enkele duizenden wagens. De doorbraak is eenvoudigweg te danken aan twee belangrijke elementen: het succes van internet en het wegvallen van de prospectiekosten. De populariteit van het 'world wide web' heeft veel te maken met de massale verspreiding van het medium en de vlotte toegankelijkheid op elk moment van de dag, ongeacht waar de gebruiker zich bevindt. De snelheid bij het maken van offertes geeft de nieuwe spelers in de sector autoleasing nog een duwtje in de rug. Voor die nieuwe spelers is de forse besparing die op de prospectiekosten kan worden gerealiseerd ongetwijfeld de belangrijkste troef. Indien de online leasemaatschappijen erin slagen voldoende naamsbekendheid te verwerven, lijkt hun toekomst rooskleurig. Luc Franco 14:19 - 16/01/2006 Copyright © Tijd.be
10
