MANUAL BOOK APLIKASI M-ACTION (MONITORING FOR ACTION PLAN)

MANUAL BOOK APLIKASI M-ACTION (MONITORING FOR ACTION PLAN)

PT. PLN (PERSERO) PEMBANGKITAN SUMATERA BAGIAN SELATAN Jl. Demang Lebar Daun No.375, Demang Lebar Daun, Ilir Bar. I Kota Palembang Sumatera Selatan 30151

DAFTAR ISI

JUDUL.............................................................................................................................1 DAFTAR ISI......................................................................................................................2 KATA PENGANTAR...........................................................................................................3 1. Login Aplikasi...............................................................................................................4 2. Halaman Dashboard....................................................................................................4 3. Menu Agenda.............................................................................................................5 4. Menu List....................................................................................................................5 5. Menu Tasks................................................................................................................7 6. Menu Approval.............................................................................................................9 7. Menu Profile.................................................................................................................9 8. Menu Master..............................................................................................................10 9. Import Keputusan/Rencana Kerja...................................................................................20 PENUTUP........................................................................................................................26

2

MANUAL BOOK APLIKASI M-ACTION PT. PLN PEMBANGKITAN SUMATERA BAGIAN SELATAN

KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Allah Yang Maha Kuasa atas segala limpahan Rahmat dan Hidayahnya sehingga kami dapat menyelesaikan penyusunan manual bookaplikasi m-action ini. Kami berharap manual book ini dapat menjadi petunjuk penggunaan aplikasi maction sehingga user dapat memanfaatkan secara maksimal. Kami menyadari bahwa masih perlu penyempurnaan baik dari segi aplikasi maupun manual book. Oleh karena itu kami sangat berharap masukan-masukan yang bersifat membangun untuk terus menyempurnakan aplikasi m-action tersebut.

Palembang, 16 Maret 2017

PLN PEMBANGKITAN SUMATERA BAGIAN SELATAN

3


1. Login Aplikasi



Buka alamat aplikasi m-action PLN Kit SBS dengan alamat : http://www.plnkitsbs.co.id/m-action



Input username, password dan pilih environment : PLN KIT SBS.



Lalu klik login.

2. Halaman Dashboard 5

4

1

2 3

4


Keterangan : 1. Menu 2. Pie Chart Status Keputusan 3. Rekap Keputusan Per Jabatan Per Status 4. Indikator Rapat Yang Aktif 5. Logout untuk keluar/logout dari aplikasi

3. Menu Agenda Merupakan menu untuk menambahkan/melihat rencana agenda rapat.

a

b

a. Pencarian Agenda Rapat Per Tanggal  Pastikan “Rapat Aktif” sudah dipilih

 Masukkan tanggal agenda rapat yang akan dicari  Klik Lihat Data b. Penambahan Agenda Rapat  Pastikan “Rapat Aktif” sudah dipilih

 Masukkan tanggal agenda rapat yang akan ditambahkan  Masukkan Judul Agenda (Contoh : Rakor Semester I Tahun 2017)  Klik Tambahkan ke List Agenda c. Daftar Agenda Rapat Keseluruhan  Pastikan “Rapat Aktif” sudah dipilih



Input pada “Search” untuk melakukan pencarian agenda rapat

4. Menu List Merupakan menu untuk menginput action plan (keputusan & rencana kerja).

5


c

a

b

a. Penambahan Keputusan Rapat  Pastikan “Rapat Aktif” sudah dipilih



Masukkan tanggal agenda rapat yang akan ditambahkan Keputusan/Rencana Kerja  Klik “Set Agenda”  Pilih Agenda Rapat yang akan ditambahkan Keputusan/Rencana Kerja  Pilih PIC/Penanggung jawab untuk Keputusan/Rencana Kerja tersebut  Masukkan tanggal target penyelesaian/tindaklanjut Keputusan/Rencana Kerja tersebut  Klik “Browse” untuk melampirkan file.  Klik “Simpan List Keputusan” untuk menyimpan keputusan. b. Daftar Keputusan Rapat  Pastikan “Rapat Aktif” sudah dipilih

6



Input pada “Search” untuk melakukan pencarian agenda rapat



Klik Presentasi untuk menampilkan daftar keputusan menjadi 1 halaman



Klik Export Excel untuk mengekport daftar keputusan ke file excel.



Klik Pilih Status untuk memfilter status keputusan


c. Detail/Edit/Hapus Keputusan Rapat



Pastikan “Rapat Aktif” sudah dipilih



Pilih/Klik Keputusan yang akan di edit



Klik “Hapus Keputusan” untuk menghapus keputusan.



Klik “Edit Keputusan” untuk mengedit Keputusan.

5. Menu Tasks Merupakan menu untuk melihat keputusan-keputusan yang perlu ditindaklanjuti oleh user (yang melakukan login).

7


8



Pastikan “Rapat Aktif” sudah dipilih



Pilih/Klik Keputusan yang akan ditindaklanjuti

 

Input Tindak Lanjut Keputusan/rencana kerja Klik “Browse” untuk melampirkan file




Pilih status keputusan/rencana kerja



Klik “Simpan” Untuk menyimpan tindak lanjut

6. Menu Approval Merupakan menu untuk memverifikasi keputusan-keputusan bawahan langsung yang sudah ditindaklanjuti.



Klik untuk mengembalikan status keputusan/rencana kerja bawahan langsung menjadi on progress.



Klik

untuk menyetujui (approve) keputusan/rencana kerja bawahan langsung.

7. Menu Profile Merupakan menu untuk merubah password dan berlangganan email keputusan yang belum ditindaklanjuti.



9

Masukkan password baru apabila menghendaki perubahan password.




Masukkan email apabila berlangganan email keputusan yang belum ditindaklanjuti.



Klik “Simpan” untuk menyimpan perubahan.

8. Menu Master

a b c d e f g

a. Environment

 Penambahan Environment  Masukkan Environment pada kolom set environment

10


 Klik “Simpan” untuk menyimpan environment baru  Edit Environment  Pilih/klik Environment yang akan diedit



Masukkan perubahan environment

 Klik “simpan” untuk menyimpan perubahan environment  Delete/Non Aktif Environment  Klik untuk menonaktifkan environment.

b. Rapat (Jenis Rapat)

11


 Penambahan Rapat  Input Rapat pada kolom set rapat

 Klik “Simpan” untuk menyimpan Rapat Baru  Edit Rapat  Pilih/Klik Rapat yang akan di edit



Masukkan perubahan rapat

 Klik “simpan” untuk menyimpan perubahan rapat  Delete/Non Aktif Rapat  Klik untuk menonaktifkan rapat

c. Unit Pelaksana

12


 Penambahan Unit Pelaksana  Input Unit Pelaksana pada kolom Set Unit Pelaksana

 Klik “simpan” untuk Menyimpan Unit Pelaksana Baru  Edit Unit Pelaksana  Pilih Unit Pelaksana yang akan diedit



Masukkan perubahan unit pelaksana

 Klik "Simpan” untuk menyimpan perubahan unit pelaksana  Delete/Non Aktif Unit Pelaksana  Klik untuk menonaktifkan rapat

13


d. Bidang/Sektor/PL

 Penambahan Bidang/Sektor/PL  Input Bidang/Sektor/PL dan pilih Unit Pelaksana pada kolom Set Bidang/Sektor/PL

 Klik “simpan” untuk Menyimpan Bidang/Sektor/PL Baru  Edit Bidang/Sektor/PL  Pilih Bidang/Sektor/PL yang akan diedit

14




Masukkan perubahan Bidang/Sektor/PL dan pilih unit pelaksana

 Klik "Simpan” untuk menyimpan perubahan Bidang/Sektor/PL  Delete/Non Aktif Bidang/Sektor/PL  Klik untuk menonaktifkan Bidang/Sektor/PL

e. Jabatan

 Penambahan Jabatan  Input Jabatan, pilih Bidang/Sektor/PL dan pilih Atasan pada kolom Set Jabatan

15


 Klik “simpan” untuk Menyimpan Jabatan baru  Edit Jabatan  Pilih Jabatan yang akan diedit



Masukkan perubahan Jabatan, pilih Bidang/Sektor/PL dan pilih Atasan.

 Klik "Simpan” untuk menyimpan perubahan jabatan  Delete/Non Aktif Jabatan  Klik untuk menonaktifkan Jabatan

16


f.

People

 Penambahan Karyawan/User  Input Nama Lengkap, NID/Username, pilih Jabatan pada kolom Set People

 Klik “simpan” untuk Menyimpan Karyawan/User baru  Edit Karyawan/User  Pilih Karyawan/User yang akan diedit



17

Masukkan Nama Lengkap, NID/Username, pilih Jabatan


 Klik "Simpan” untuk menyimpan karyawan/user  Delete/Non Aktif Karyawan/User  Klik untuk menonaktifkan Karyawan/User

g. Role Merupakan sub menu untuk manajemen otorisasi/role user per rapat.

 Penambahan Role Rapat  Pastikan “Rapat Aktif” sudah dipilih



18

Pilih User, pilih role pada kolom set role


Keterangan : No System Operator

: Tidak memiliki akses ke rapat aktif yang dipilih : Akses penuh (Superadmin) ke seluruh rapat : Akses Entry List Keputusan/Rencana Kerja (List) ke rapat aktif yang dipilih Review : Akses Read Only untuk melihat Keputusan/Rencana kerja rapat aktif yang dipilih User : Akses Tindak Lanjut keputusan/rencana kerja (Tasks) rapat aktif yang dipilih.  Klik “simpan” untuk Menyimpan Karyawan/User baru  Edit Role Rapat  Pilih Karyawan/User yang akan diedit

19



Pilih role perubahan yang akan diinginkan, input password apabila menghendaki perubahan password



Klik "Simpan” untuk menyimpan karyawan/user


9. Import Keputusan/Rencana Kerja

20



Pilih rapat aktif



Buat agenda sebagai persiapan sebelum loader data



Pilih tombol import


21



Muncul form isian sebagai berikut



Catatan : a. File yang di loader extension/format harus excel (.xls) b. Nama file harus sesuai dengan yang ada kotak merah (nama file akan selalu berubah setiap harinya dan berbeda saat akan memilih rapat aktif dan tanggal agenda) Sebagai contoh nama file yang saya upload adalah keputusan_1_15032017.xls




Format loadernya adalah sebagai berikut

Keterangan : a. JUDUL  Judul Rapat. b. TARGET  Target Keputusan dengan format (dd/mm/YYYY), contoh 30/12/2017. c. TGL_REPORT  Tanggal rapat dengan format (dd/mm/YYYY), contoh 30/12/2017. d. NID PIC  Isi dengan NID karyawan atau dengan cara lookup “master_role .xls”. e. AGENDA  nama agenda di samakan dengan agenda yang di buat di langkah no 2 atau yang di kotak merah 

22

Untuk memastikan row kosong untuk di clear content




Upload file

keputusan_1_15032017.xls

Keterangan : 1. Pilih file yang akan di upload (contoh file : keputusan_1_15Mar2017.xls) 2. Klik upload. 3. Setelah sukses akan muncul notifikasi warna hijau.

23



Klik tombol “+ Tambah Keputusan”



Klik import untuk loader ke m-action




Setelah di klik “import” akan muncul log seperti ini

Keterangan : a. Kotak merah adalah data excel yang berhasil di masukkan ke aplikasi b. Kotak hitam adalah data yang tidak berhasil masuk di database, mohon di cek ulang Kemungkinannya karena NID atau AGENDA tidak terlookup dengan master di aplikasi.

24


25



Masuk menu “List” untuk mengecek apakah data loader masuk ke aplikasi dengan mencocokkan dengan file excel yang di loaderkan.



Selesai


PENUTUP Demikian Manual Book ini disusun dengan harapan implementasi m-action akan benar-benar mampu meningkatkan kualitas manajemen keputusan di PLN KIT SBS. Kami mengharapkan masukan agar aplikasi dan implementasi m-action dapat semakin efektif. Terima kasih

26


MANUAL BOOK APLIKASI M-ACTION (MONITORING FOR ACTION PLAN)

Recommend Documents