MANAJEMEN PENGETAHUAN PAD A PLTN

Daftar Isi

SEMINAR NASIONAL II SDM TEKNOLOGI NUKLIR YOGY AKARTA, 21-22 DES EMBER 2006 ISSN 1978-0176

MANAJEMEN PENGETAHUAN PAD A PLTN DAHLIA C SINAGA, YUDI PRAMONO Badan Pengawas Tenaga Nuklir (B APE TEN) Jl. Gajah Mada No.8 Jakarta 10120

[email protected] Abstrak MANAJEMEN PENGETAHUAN PADA PLTN. Banyak pekerja yang saat ini melakukan pengoperasian dan perawatan PLTN di beberapa negara mencapai usia pensiun. Sebagian dari mereka dulunya adalah SDM yang bertanggung-jawab untuk komisioning dan operasi awal dari instalasi, dan mereka telah mempelajari permasalahan mengenai karakteristik desain dan operasi instalasi. Operasi PLTN yang aman, handal (memenuhi persyaratan keselamatan) dan efektif dari segi biaya mensyaratkan bahwa pekerja hendaknya memiliki dan memelihara pengetahuan, keahlian dan sikap yang diperlukan untuk melakukan pekerjaannya. Pengetahuan tersebut mencakup tidak hanya kompetensi teknis, namun juga kompetensi yang terkait dengan manajemen, komunikasi dan kerjasama tim yang efektif. Ketika pekerja yang memiliki pengetahuan tasit (yang melekat pada setiap individu) ini pensiun, transfer informasi tersebut menjadi permasalahan kritis, meskipun biasanya telah ada pekerja pengganti yang juga mempunyai pengetahuan tasit untuk kelangsungan operasi. Operasi PLTN dalam jangka waktu yang panjang mensyaratkan bahwa selurnh pengetahuan eksplisit dan tasit harns ditransfer kepada pekerja barn ketika mereka masuk kerja. Metode yang digunakan beberapa organisasi pengoperasi PLTN untuk tujuan tersebut, terorganisasi dalam beberapa kategori, yaitu budayaliklim organisasi, organisasi kerja, sistem manajemen informasi serta sistem pelatihan dan pengembangan individu. Pengalihan pengetahuan yang efektif kepada generasi barn pekerja PLTN ini dapat dilaksanakan dengan manajemen pengetahuan atas dasar keragaman kualitas alih pengetahuan, perlunya pengalihan pengetahuan tasit ke eksplisit, penciptaan budaya berbagi ilmu serta penyimpanan dan pengembangan metode alih ilmu. Kata kunci : PLTN, manajemen pengetahuan, pengetahuan tasit

Abstract

KNOWLEDGE MANAGEMENT OF NPP. Many of the personnel currently operating and maintaining NPPs in several countries are reaching retirement eligibility. In most cases, these are the people who were responsible for the commissioning and initial operation of the plant, through which they learned a great deal about the plant design and operating characteristics. The safe, reliable, and cost-effective operation ofNPPs requires that personnel possess and maintain the requisite knowledge, skills, and attitudes to do their jobs properly. Such knowledge includes not only the technical competencies required by the nature of the technology and particular engineering designs, but also the competencies associated with effective management, communication and teamwork. As those workers who are in possession of this tacit knowledge leave the workplace for retirement, the effective capture and transfer of that information becomes even more critical. Although this need has always existed as individuals transferred to other jobs or left the organization, there have usually been others in the organization who also had the tacit knowledge to provide continuity of operation. The long term operation of NPPs requires that this entire body of explicit and tacit knowledge be transferred to new personnel as they enter the workforce. The methods being used by some NPP operating organizations for this purpose are organized in categories: organizational climate/culture, work organization, information management systems, training systems and individual development. The effective transfer of knowledge to the next generation of NPP personnel may be a need for knowledge management based on the variability in the quality of knowledge transfer, additional efforts to transfer tacit knowledge to explicit knowledge, knowledge-sharing culture and development of knowledge retention and transfer method.

Dahlia C Sinaga dkk.

175

Sekolah Tinggi Teknologi Nuklir - BATAN

SEMINARNASIONALII SDMTEKNOLOGlNUKLlR YOGYAKARTA,21-22 DESEMBER2006 ISSN 1978-0176 Keywords: NPP, knowledge management, tacit knowledge

PENDAHULUAN

Informasi pentingnya kepedulian terhadap isu signifikan dalam industri nuklir (PLTN) sehubungan penuaan pekerja dan transfer pengetahuan. Informasi dalam menanggapi isu melalui konsep manajemen pengetahuan dari organisasi pengoperasi PLTN demi kelangsungan transfer pengetahuan.

Latar Belakang

Di banyak negara anggota IAEA, dalam kaitannya dengan perawatan dan operasi PLTN yang handal, faktor ekonomi dan demografi memiliki potensi yang penting. Banyak pekerja saat ini melakukan pengoperasian dan perawatan PLTN di negara tersebut mencapai usia pensiun. Sebagian dari mereka dulunya adalah orang-orang yang bertanggung-jawab untuk komisioning dan operasi awal dari instalasi, dan mereka telah mempelajari permasalahan mengenai karakteristik desain dan operasi instalasi. Operasi PLTN yang aman, handal (memenuhi persyaratan keselamatan) dan effektif dari segi biaya mensyaratkan bahwa pekerja hendaknya merniliki dan memelihara pengetahuan, keaWian dan sikap yang diperlukan untuk melakukan pekerjaannya. Pengetahuan tersebut mencakup tidak hanya kompetensi teknis, namun juga kompetensi yang terkait dengan manajemen, komunikasi dan kerjasama tim yang efektif. Program pe1atihan pekerja secara umum telah mengarah pada pengetahuan eksplisit yang tertuang dalam prosedur, kebijaksanaan dan dokumen tertulis. Namun pengetahuan tasit yang berada dalam pikiran seseorang tidak tertuang dalam pola yang formal. Pada saat pekerja yang memiliki pengetahuan tasit ini pensiun, transfer informasi tersebut menjadi permasalahan kritis, meskipun biasanya telah ada pekerja pengganti dalam organisasi tersebut yang juga mempunyai pengetahuan tasit untuk kelangsungan operasi. Operasi jangka panjang PLTN mensyaratkan bahwa seluruh pengetahuan eksplisit dan tasit hams ditransfer kepada pekerja barn pada saat mereka masuk kerja. Sehubungan dengan hal tersebut, teknik barn dan berbeda mungkin diperlukan untuk menjamin kelangsungan transfer pengetahuan yang efektif dan sesuai waktu. Tujuan

Tujuan dari penulisan ini adalah untuk memberikan:


Lingkup Bahasan

Termasuk dalam lingkup bahasan di sini adalah identifikasi isu yang umum dan penting bagi organisasi pengoperasi PLTN yang berkaitan dengan transfer pengetahuan kepada generasi barn pekerja PLTN. Makalah ini juga mengidentifikasi praktik yang efektif terkait dengan isu tersebut oleh organisasi pengoperasi PLTN. Pe1aksanaan yang efektif tersebut tidak mencakup justifikasi atau pertimbangan teoritis. Makalah ini menyediakan informasi umum mengenai pengalaman yang berkaitan dengan konteks penuaan pekerja. Informasi yang tersedia mengenai transfer pengetahuan mencakup materi yang dipe1ajari dalam organisasi pengoperasi PLTN dan contoh yang dipilih dari strategi manajemen untuk menghindari PLTN dari kehilangan pengetahuan eksplisit dan tasit yang signifikan. Karenanya, informasi yang diberikan dalam dokumen ini dapat memberikan kemampuan menghadapi tantangan usia Ianjut dan pensiunnya para pekerja saat ini secara efektif, terntama dalam hal mempertahankan supaya pengetahuan penting terkait dengan pengoperasian dan perawatan PLTN tetap terjaga. Makalah ini juga diharapkan berguna bagi manajer dan spesialis teknis dari organisasi fasilitas nuklir, badan pengawas, organisasi pelatihan dan pendidikan, organisasi pendukung teknis industri, maupun pengambil keputusan dari pihak pemerintah. Metode yang digunakan berdasar kajian dokumen teknis yang diperoleh dari laporan survei yang didistribusikan kepada organisasi pengoperasi PLTN untuk mentransfer pengetahuan eksplisit dan tasit kepada generasi personil PLTN berikutnya serta status pengembangan manajemen pengetahuan. Se1anjutnya akan diuraikan mengenai:

176


SEMINARNASIONALII SDMTEKNOLOGINUKLIR YOGYAKARTA,21-22 DESEMBER2006 ISSN 1978-0176 Kecenderungan Industri Nuklir

informasi status dan kecenderungan pekerja di industri PLTN. praktik efektif yang telah dikembangkan untuk transfer pengetahuan industri nuklir secara singkat. Pembahasan tidak terlalu rinci sebagai upaya pertimbangan budaya organisasi maupun karakteristik regional dan nasional.

PEMBAHASANPERMASALAHAN Status dan Kecenderungan Pekerja Di PL TN Di banyak negara anggota IAEA, pada saat ini, bekeIja di PLTN kurang mempunyai prestise dibanding saat lampau, temtama dibandingkan pada saat PLTN komisioning pertama kalinya pada tahun 1970-an. Terdapat juga ketidakpastian yang lebih besar mengenai masa depan jangka panjang dari PLTN saat ini dibanding saat awalnya. Terlebih di beberapa negara telah diambil tindakan untuk menghentikan operasi sebelum akhir jadwal umur instalasi, atau persetujuan telah dibuat untuk mengistirahatkan PLTN. Privatisasi dan pasar energi bebas telah menciptakan ketidakpastian finansial yang lebih besar. Upaya pengurangan dan pembahan dalam organisasi pengoperasi dapat menghasilkan pengurangan karyawan, sekaligus mengurangi juga tingkat pengetahuan organisasi. Dengan kata lain, saat ini lebih sulit untuk menarik minat orang-orang ke industri PLTN. Pertumbuhan kesempatan/peluang teknologi informasi bagi profesional muda telah menghasilkan lebih sedikit pelajar yang meraih gelar dibidang engineering secara umum, tidak hanya dalam teknik nuklir. Sebagian pekeIja yang berpengalaman telah berimigrasi ke negara lain karena kesempatan yang lebih besar. Situasi yang diuraikan di atas tidak terjadi di seluruh negara. Kecenderungan positif saat ini di industri nuklir mencakup pembangunan PLTN bam di Asia, wacana konstruksi ulang di Eropa, pembahasan serius mengenai PLTN di Amerika Utara, implementasi perpanjangan umur instalasi, meningkatkan kineIja keselamatan dan operasional seluruh instalasi, dan pengembangan desain inovatif dengan PLTN generasi IV. Keberhasilan seluruh upaya ini bergantung pada tersedianya pekerja yang terkualifikasi cukup baik untuk implementasinya.


Data PRIS IAEA menunjukkan bahwa 477 unit PLTN berstatus operasi pada tahun 2003 (443 PLTN pada Januari 2006) atau lebih dari 80% (355) telah beroperasi selama 15 tahun atau lebih. Kebanyakan staf teknis dan profesional yang mulai bekerja pada awal operasi PLTN tetap dipekeIjakan sekitar 5 tahun ke depan, pekeIja yang membesarkan PLTN mempunyai pengalaman minimum 20 tahun, yang paling muda bemsia 40 tahun-an, dan kebanyakan adalah lebih tua. Untuk PLTN yang mulai beroperasi tahun 1960 dan 1970, gelombang pensiun yang pertama sudah teIjadi. Oleh karenanya, instalasi tersebut sudah berpengalaman dalam mengatasi masalah penuaan pekerja dan transfer teknologi. Akhir-akhir ini, rekstrukturisasi dan pengurangan pekeIjaiperampingan telah menjadi suatu realita bagi organisasi PLTN. Perampingan, dalam beberapa kasus, telah memperburuk isu penuaan pekerja dan apabila tidak tepikirkan dengan baik, tidak cukup waktu untuk merencanakan transisi yang terorganisasi dengan baik bagi pekerja pengganti. Dekomisioning PLTN yang lebih awal menciptakan kebutuhan khusus. Strategi Mengatasi Permasalahan Penuaan Pekerja PLTN Dalam makalah terdahulu sudah diidentifikasi strategi yang diperlukan untuk mengatasi penuaan pekerja di PLTN, dimana untuk instalasi bam, pendekatan yang paling efektif terhadap operator pengganti akan mempertimbangkan isu yang dimulai dengan tahap komisioning. Tahap desain dan komisioning juga merupakan waktu terbaik untuk membuat keputusan strategis sedemikian hingga informasi apa yang akan dimasukkan dalam sistem pendokumentasian instalasi (pengetahuan eksplisit) dan pengetahuan apa yang akan tetap diingat oleh pekeIja instalasi (pengetahuan tasit). Pengolahan Pengetahuan Eksplisit Penting Bagi Operator Kemajuan dalam teknologi informasi memungkinkan pendokumentasian PLTN yang sangat canggih yang dapat diperbahami secara efisien. Secara umum, internet mempermudah pertukaran dan akses informasi di seluruh

177


SEMINARNASIONALII SDMTEKNOLOGINUKLIR YOGYAKARTA,21-22 DESEMBER2006 ISSN 1978-0176 dunia, secara cepat dan efisien. Sementara intranet yang menggunakan teknologi yang sarna menjadi sangat umum diantara organisasi pengoperasi PLTN. Dimungkinkan juga pengambilan infonnasi dan revisi bahan (misalnya analisis modifikasi instalasi, perubahan prosedur, umpan balik pengalaman operasi, perubahan peraturan, dan tindakan perubahan lainnya). Penggunaan sistem manajemen instalasi terintegrasi (misal IBSF di PLTN Muhleberg di Swiss dan Inspektorat Keselamatan Nuklir Federal Swiss) mempunyai pengaruh menguntungkan dalam alih pengetahuan. Beberapa sistem dapat mengotomatisasi penyimpanan pengurnpulan dan presentasi data operasi instalasi maupun dokumen instalasi lainnya, termasuk informasi dasar desain, yang apabila tanpa sistem tersebut menyita beberapa tahun studi untuk memperoleh dan mengakses pengetahuan yang dibutuhkan. Di sisi lain sistem surveilan teras yang baru menawarkan kemungkinan visualisasi 3 dimensi yang tidak diketahui sebelurnnya, menuntun pengetahuan yang baru dan menawarkan kemungkinan baru untuk penyediaan/pemeliharaan dan pengalihan pengetahuan. Dokumen usang yang besar yang secara original terarsip dapat dicari dengan teks, judul, referensi, tanggal atau periode waktu, status pemrosesan, pengirim dan sejumlah karakteristik tambahan. Setelah dokumen dipindai dengan kode akses, hubungan ke dokumen tersebut secara otomatis didistribusikan ke organisasi dengan e-mail sesuai dengan aturan yang ditetapkan. Ini juga merupakan sarana yang ampuh untuh alih pengetahuan bagi pekerja barn. Kecenderungan Teknologi Informasi Untuk Manajemen Pengetahuan

Kebanyakan organisasi pengoperasi PLTN menggunakan teknologi infonnasi (IT) untuk memperbaiki sistem pendesainan, pengembangan dan implementasi program pelatihan dan fungsi manajemen sumber daya manusia (SDM) lainnya. Penggunaan perangkat IT untuk manajemen pengetahuan (KM) belum umum di kebanyakan organisasi pengoperasi PLTN. E-leaming digunakan umurnnya dengan cara terbatas (misalnya pelatihan penyegaran). Beberapa organisasi pengoperasi telah

Sekolah Tinggi Teknologi Nuklir - BA TAN

mengintegrasikan sistem manajemen operasi terkomputerisasi, termasuk perencanaan ketja dan pengendalian, dan fungsi manajemen dokumen dan keluarannya sudah tersedia pada intranet. Sistem yang sedikit berbeda berupa jaringan keselamatan terintegrasi sudah mulai dirintis dalam ANSN (Asian Nuclear Safety Network) [http://www-ansn.iaea.org] yang dimaksudkan untuk berbagi pengetahuan teknis dan pengalaman praktik relevan untuk keselamatan di antara negara peserta program anggaran ekstra IAEA (EBP) mengenai Keselamatan Instalasi Nuklir di negara Asia Tenggara, Pasifik dan Timur jauh. Dalam tahap percobaan ini ANSN berkonsentrasi pada pendidikan dan pelatihan. IAEA, China, Jennan, Jepang, Korea dan AS adalah penyedia utama bahan pelatihan. Untuk di Indonesia telah dilaksanakan atas ketjasama Bapeten dan Batan, dan sejauh ini telah menunjukkan kinerja yang cukup menunjang kesiapan menuju era PLTN di Indonesia kelak. Identifikasi, Pengambilan, Dan Pemanfaatan Pengetahuan Tasit Pada Organisasi PL TN Istilah "pengetahuan tasit" digunakan untuk menggambarkan pengetahuan yang melekat pada setiap individu, berlawanan dengan "pengetahuari eksplisit" yang telah diambil dalam berbagai bentuk seperti dokumen, desain teknik, database, atau bahan pelatihan. Pengetahuan tasit mencakup apa yang terkadang diacu sebagai "pengetahuan tribal". Berkaitan dengan tugas rutin dari seorang operator lapangan untuk melaksanakan tugasnya, pengetahuan eksplisit yang berhubungan dengan tugasnya mungkin diberikan dalam checklist atau prosedur, serta berupa informasi yang direkam selama tugas tersebut. Pengetahuan tasit yang berkaitan mungkin berupa pengenalan kondisi abnormal atau potensi masalah berdasar atas panca-indera (bau yang berhubungan dengan peralatan rusak, suara yang mengindikasikan degradasi kinetja alat yang berputar, penglihatan yang berhubungan dengan seuatu kebocoran uap, rasa kontaminan pada udara, dan lain-lain). Biasanya sukar untuk mengungkapkan pengetahuan tasit secara langsung (atau secara

178


SEMINAR NASIONAL II SDM TEKNOLOGI NUKLIR YOGY AKARTA, 21-22 DESEMBER 2006 ISSN 1978-0176

lengkap) dengan kata-kata. Seringkali cara menyajikannya hanya melalui metafora, gambar, dan berbagi metode pengungkapan yang tidak memerlukan bahasa formal. Pada tingkat praktik, banyak para ahli terkadang tidak mampu untuk mengungkapkan secara jelas seluruh yang mereka tahu dan dapat dilakukan, serta bagaimana mereka membuat keputusan maupun menyimpulkan (dalam hal ini mereka tahu bahwa mereka dapat menceritakan (atau menulis). Tidak terdapat bagian yang jelas antara pengetahuan tasit dan eksplisit namun agak berupa spektrum. Untuk PLTN pengetahuan eksplisit utamanya mengenai apa yang dilakukan atau bagaimana sesuatu dilakukan (misalnya menghidupkan pompa apabila isi tangki setengah penuh) dan pengetahuan tasit mengenai bagaimana ini dilakukan. Kebanyakan pengajaran dan pembelajaran di sekolah berhubungan dengan pengetahuan eksplisit. Beberapa dokumen teknis TECDOCIAEA yang ada te1ah difokuskan pada pendekatan sistematik untuk pe1atihan (SAT) dan sarana penetapan dan kualifikasi pegawai PLTN lainnya untuk melaksanakan pekerjaan mereka. Dokumen-dokumen tersebut terutama difokuskan pada pengetahuan eksplisit. Tentunya metodologi tersebut akan diperlukan ketika pekerja generasi baru mulai melakukan kegiatan pengoperasian dan perawatan PLTN. Dalam upaya terlaksananya seluruh tugas pekerja PLTN, penting juga untuk menaruh perhatian pada pengetahuan tasit yang terdapat pada pekerja dengan memberikan keahlian khusus yang dikembangkan melalui pembe1ajaran individual dan pengalaman yang belum diambil melalui pendokumentasian dan pelaksanaan pe1atihanyang normal. Dari se1uruh pengetahuan dan informasi yang tersedia, banyak yang tidak relevan secara langsung untuk me1engkapi misi PLTN. Oleh karenanya, identifikasi pengetahuan tasit yang krusial bagi misi PLTN tersebut, dan penting bagi pengoperasian dan perawatan PLTN harus ditetapkan, dan kemudian disediakan bagi mereka yang memerlukannya. Pengetahuan tasit yang penting bagi misi tersebut berupa siklus umur total dari desain instalasi, konstruksi, operasi, optimisasi siklus umur, dan penutupan tapak pada akhimya. lni juga melebarkan spektrum


aktivitas kerja yang meliputi operasi, perawatan, rekayasa, proyek, dan fungsi-fungsi pendukung. Hasil-hasil dari survei IAEA mengenai topik menunjukkan bahwa dalam industri nuklir pendekatan utama untuk pengalihan pengetahuan tasit adalah melalui penugasan pekerja berpengalaman untuk membimbing pekerja baru. Pengalaman telah menunjukkan bahwa satu pembatasan dasar beberapa transfer pengetahuan tasit secara perorangan berpotensi untuk keragaman kualitas pengalihan. Sehingga, pengalihan secara personal seharusnya dilengkapi, dengan sistem pendukung yang meliputi pedoman, bantuan kerja, rencana pengembangan individu, pelatihan lapangan (OJT) terstruktur dan komunitas praktik yang membantu menyediakan alih pengetahuan tasit berkualitas tinggi dan konsisten maupun menyediakan suatu cara untuk mengalihkan pengetahuan tasit, ke pengetahuan eksplisit bila sesuai. Berikut adalah informasi yang berkaitan dengan metode dimana organisasi pengoperasi PLTN selalu berupaya mengidentifikasi, mengambil, memelihara dan mengalihkan pengetahuan yang penting bagi misi, secara efektif. Metode Yang Digunakan Untuk Mengidentifikasi Dan Mengambil Pengetahuan Tasit Yang Penting Bagi Misi

PLTN Dua organisasi yang merespon survei IAEA memberikan informasi terinci berkaitan dengan metode terstruktur mereka untuk mengidentifikasi dan mengambil pengetahuan tasit (maupun sebagai pengetahuan eksplisit) yang penting bagi misi PLTN. Electronuc1ear, pemilik dan operator PLTN di Brazil, menerapkan langkah sistematik untuk mempertahankan pengetahuan yang penting di bidang keteknikan, dan proyek khusus ditetapkan pada Januari 2001 untuk tujuan tersebut. Keluasan serta lokus pengetahuan praktis (know-how) yang ada diidentifikasi, diklasifikasi dan perbedaan dalam pengetahuan yang penting (tasit dan eksplisit) dievaluasi. Informasi yang diberikan tidak hanya mengenai indentifikasi dan pengambilan pengetahuan yang penting namun juga berupa pendekatan Electronuc1ear yang

179


SEMINAR NASIONAL II SDM TEKNOLOGI NUKLIR YOGYAKARTA, 21-22 DESEMBER2006 ISSN 1978-0176

terencana untuk penyimpanan dan alih pengetahuan. Walaupun tersedia di beberapa sistem klasifikasi berdasar taksonomi, yang digunakan di Electronuclear, tidak ada satupun yang langsung bisa digunakan untuk memenuhi tujuan yang diharapkan. Contoh klasifikasi pada level yang sarna adalah : 1. Pengetahuan praktis untuk rancang bangun instalasi: desain instalasi, dan pendukung operasi instalasi 2. Pengetahuan praktis tentang pelaksanaan fisik instalasi. 3. Pengetahuan praktis tentang operaSl instalasi 4. Pengetahuan praktis mengenai kegiatan umum yang menunjang. Pada level di bawahnya, contoh sistem klasifikasi untuk butir (1) di atas berupa: klasifikasi yang terdiri dari: Desain sistem mekanik, Desain mekanik, Desain listrik, Desain instrumentasi dan kendali, dll. Otoritas Tenesse Valley (TVA), perusahaan distribusi dan pembangkit listrik (BUMN) terbesar di AS, memiliki dan mengoperasikan beberapa PLTN sebagai bagian armada pembangkitnya. TVA telah mengembangkan, mencoba, dan menyebarkan proses identifikasi dan menyerap pengetahuan tak terdokumentasi dari pekerja yang mendekati masa pensiun. Dengan proses tersebut memungkinkan jalur manajer untuk: 1. Mengidentifikasi pengetahuan dan keahlian "beresiko" kritis/penting, terutama yang berhubungan dengan attrisi (pengurangan pegawai) 2. Mengevaluasi resiko yang berhubungan dengan hilangnya pengetahuan dan keahlian kritis serta memberi perhatian pada bidang yang paling beresiko 3. Mengembangkan, menerapkan dan mengevaluasi tindakan (pendokumentasian, pembimbingan, pelatihan, rekayasa ulang, pertukaran keahlian, dll.) untuk mengelola resiko. Hasil-hasil . dari proses tersebut yang diperoleh sampai saat ini berupa: 1. Pendekatan yang efektif untuk kebutuhan kritis organisasi 2. Proses dan alat bagi tingkat manajer untuk mengelola pekerja/karyawan mereka

Sekolah Tinggi Teknologi Nuklir-BATAN

3. Integrasi para staf, pelatihan, pekerjaan dan desain ulang organisasi, perbaikan proses dan respon-respon lainnya Proses dan alat yang digunakan TVA untuk identifikasi dan penyimpanan pengetahuan meliputi prosedur terkait serta formulir pengumpulan data. Tema dan contoh kuisioner dari beberapa pertanyaan yang disebarkan antara lain: Tabel 1. Contoh Kuisioner Pertanyaan Pengetahuan dan ketrampilan unik apa yang mereka mempunyai 7. pertanyaan umum

Pengetahuan apa yang hilang bila mereka keluar dari peke~aan 7 Jawabannya menunjuk kepada pengetahuan yang lebih tinggi seperti analisis masalah dan pemecahan masalah

pertanyaan terkait tugas

Bagaimana cara menjalankan pengujian atau mengoperasikan peralatan yang khusus 7

pertanyaan terkait fakta

Apa yang diketahui oleh pekerja dan daftar rincian mengenai peta,

atau informasi

manual dan informasi lainnya 7.

pertanyaan terkait

Apa yang dipelajari dan

pengenalan

cara memperbaikinya.

memperdalam jenis kesalahan dan

pola kerja

Organisasi Energi di Inggris, BEPET saat melaksanakan upaya "benchmarking" manajemen pengetahuan yang lingkup survei dan kesimpulannya berkaitan dengan proses memancing pemikiran bahwa kebanyakan organisasi PLTN mungkin mengambil manfaat dari pertanyaan ke diri sendiri. Bidang penelitiannya diarahkan untuk: 1. Menciptakan budaya pengetahuan organisasi 2. Mendukung manajemen pimpinan untuk mengatur pengetahuan. 3. Mengembangkan, menyebarkan pengetahuan berdasar produk dan solusi permasalahan 4. Memaksimalkan modal intelektual. 5. Menciptakan atmosfir berbagi ilmu. 6. Menetapkan budaya pembelajaran yang kontinyu. 7. Mengelola pengetahuan pengguna untuk tujuan peningkatan kualitas Sejumlah organisasi pengoperasi PLTN mengindikasikan bahwa beberapa pengetahuan tasit dikonversi menjadi pengetahuan eksplisit

180

1m



antara lain melalui konversi pengetahuan mengenai materi pelatihan, serta melalui pengembangan pedoman OJT (on the job training), struktur transfer pengetahuan eksplisit yang terkait dengan tugas khusus diidentifikasi dan dialihkan dengan konsisten dan tidak memandang individu yang terlibat. Pengalaman dalam berbagai bidang menyarankan bahwa tidak masalah apa metode yang digunakan untuk mengidentifikasi dan mengambil pengetahuan tasit, keberhasilan mereka akan bergantung pada iklim organisasi yang menghargai seseorang untuk berbagi pengetahuan tasit mereka. Di antara metode tersebut, organisasi pengoperasi PLTN mengindikasi pemanfaatannya untuk menetapkan dan menjaga iklim organisasi, meliputi: 1. Kolaborasi yang saling percaya, terbuka dan jujur, komunikasi terbuka dan kerjasama tim memudahkan untuk pertukaran pengetahuan tasit yang saling menguntungkan di semua tingkat. Pengetahuan tasit yang penting diidentifikasi dan diambil melalui kerjasama tim setiap hari dan juga melalui wawancara evaluasi kinerja dan penyesuaian tujuan setiap tahun. (Beznau, Swiss) 2. PLTN Gosgen (Swiss) menyarankan agar identifikasi, pengambilan dan pengalihan pengetahuan tidak hanya dipertimbangkan sebagai suatu proses penyampaian pengetahuan ke pihak lain, namun yang sarna pentingnya adalah sikap keingintahuan staf yang belajar. Pada budaya organisasi PLTN Gosgen, sikap ingin tahu, kritis dan bertanya dari pekerja kepada atasannya atau sejawatnya yang berpengalaman adalah penting. Dalam proses bertanya dan menjawab pertanyaan mengenai pekerjaan pengetahuan tasit dibuat eksplisit, atau paling tidak di-share dengan cara terbuka. 3. PLTN Muhleberg di Swiss mengindikasikan bahwa unsur pokok dari identifikasi pengetahuan yang penting adalah budaya komunikasi yang baik yang dapat membentuk kerjasama tim yang bagus. OSART dari PLTN Muhleberg pada tahun 2000 membuktikannya dan pekerja mempunyai kepekaan kerjasama tim yang


bagus dan memberikan kontribusi pertukaran pengetahuan yang efektif. Bidang lain yang penting untuk diidentifikasi dan diserap pengetahuan tasitnya adalah pemanfaatan pengalaman operasi yang efektif; pendokumentasian analisis clan pembahasan kejadian, baik internal maupun eksternal organisasi; pembelajaran identifikasi masalah dan tindakan koreksi. Penilaian pengalaman operasi telah mengukuhkan pentingnya pengetahuan tasit karena dalam banyak hal, tindakan koreksi bergantung pada pengetahuan tasit di belakang prosedur tertulis. Pendekatan manajemen mutu seringkali ticlak memperhitungkan pentingnya pengetahuan tasit clanhanya menekankan pengetahuan eksplisit. Tabel 2 menunjukkan beberapa contoh pemanfaatan pengalaman operasi yang efektif untuk mengidentifikasi pengetahuan tasit yang penting: Organisasi pengoperasi PLTN umumnya mempunyai ratio pengetahuan eksplisit terhadap tasit yang lebih tinggi dibanding kebanyakan organisasi industrial. Hal ini adalah karena keketatan dalam informasi desain, prosedur dan bahan pelatihan PLTN yang terdokumentasi. Untuk PLTN yang lebih tua, ratio tersebut terkadang lebih rendah terkait dengan keperluan untuk operasi yang aman dan handal. Sejumlah organisasi pengoperasi PLTN mengindikasikan pentingnya peningkatan identifikasi dan pengambilan pengetahuan tasit (maupun, untuk praktek yang luas, untuk mengalihkan pengetahuan tasit ke eksplisit), terutama untuk kegiatan/proyek penting seperti; pembaharuan atau perpanjangan izin, penilaian keselamatan berkala, modernisasi sistem kenda/i, laju penaikan daya, dan instalasi simulator ruang kenda/i khususinstalasi. Sebagai contoh, pengetahuan menurut clasar desain untuk aliran minimum yang dipersyaratkan untuk suatu sistem keselamatan PLTN mungkin belum secara penuh didokumentasikan selama proses desain, dan mungkin dibutuhkan untuk pembaharuan izin instalasi. Pengetahuan tasit ini dapat dialihkan ke pengetahuan eksplisit. Tidak semua pengetahuan tasit dapat diubah menjadi pengetahuan eksplisit (para pakar tahu lebih banyak clari yang dapat diucapkan (atau dituliskan)).

181

Sekolah Tinggi Teknologi Nuklir-BATAN

SEMINAR NASIONAL II SDM TEKNOLOGI NUKLIR YOGYAKARTA, 21-22 DESEMBER 2006 ISSN 1978-0176 Tabel 2. Pemanfaatan Pengalaman Operasi untuk Identifikasi Pengetahuan Tasit yang Penting: PLTN (Negara) Gosgen (Swiss)

Jenis pengetahuan

Metode pengalihan tasit ke eksplisit Pendokumentasian, analisis dan

Pengalaman operasi, manual instruksi pengujian dan manual

pembahasan kejadian

operasi, pengalaman yang dibuat pada pelatihan simulator. Transformasi ini

pengetahuan tasit ke eksplisit

adalah

sukar

karena

pembawa

pengetahuan tasit tidak sadar akan proporsi yang besar dari pengetahuannya dan sering tidak terlalu bagus pada pendokumentasian

Pemeliharaan dan Pengalihan Pengetahuan Tasit Yang Penting Bagi Misi Organisasi Pengoperasi PL TN

Sekali telah teridentifikasi dan terambil, pengetahuan tasit yang penting bagi misi PLTN, sebagai upaya untuk pemanfaatan yang efektif, perlu dipelihara dalam organisasi, dan dialihkan ke yang membutuhkannya. Berikut ini disediakan beberapa contoh metode yang digunakan beberapa organisasi pengoperasi PLTN untuk tujuan tersebut, dan terorganisasi dalam empat kategori: 1. Budaya/iklim organisasional 2. Organisasi kerja 3. Sistem manajemen informasi 4. Sistem pelatihan dan pengembangan individu

pengetahuan mereka. Pengetahuan

tasit seringkali

dideskripsikan.

Oleh

sukar untuk

karenanya,

tambahan untuk mengupayakan pengetahuan Gosgen

tasit

ke

langsung perorangan

PLTN

pentingnya

pengetahuan

dengan

perubahan

eksplisit,

menetapkan

mengalihkan

tasit

secara

mengalihkannya

pada

peke~aan

secara tersebut.

Sebagai upaya untuk mengenalkan alih pengetahuan dan

spesialis

secara

umum

bentuk

ini, staf berpengalaman

melakukan bersama

pekerjaaannya dengan

yang kurang berpengalaman

personil

yang nantinya

akan bertanggungjawab

untuk peke~aan ini

Cemavoda

Secara bertahap

Analisis kejadian,

(Rumania)

meningkatkan

yang sekali

manual operasi dan

teridentifikasi

pelatihan berdasar

dialihkan ke

pengetahuan

dokumentasi instalasi, program pelatihan atau hanya pada pelatihan sesaat.

Diablo

"pengetahuan tribal"

Pengetahuan tasit

Canyon (AS)

situs web, pedoman

yang dimiliki

saku (desk guide) dan bank soal

peke~a.

INPO

P. Lepreau (Kanada)

Mengembangkan

Pengalaman

database yang ekstensif

operasi,

Identifikasi masalah

BudayaJiklim organisasi

sebagai

Sistem perencanaan suksesi yang sistematik ditetapkan bagi personil kunci. Penerus posisi kunci teridentifikasi paling tidak setahun ke depan dan informasinya dikomunikasikan secara terbuka dalam upaya untuk menciptakan kondisi yang bagus bagi alih pengetahuan yang bagus. Penerus dari dalam organisasi lebih disukai. Lingkungan saling menghormatl dan percaya yang menguntungkan pada seluruh tingkatan, terutama antara pekerja yang lebih tua yang mengalihkan pengetahuan, dan seluruh pekerja baru, memudahkan alih pengetahuan, terutama yang berkaitan dengan pengetahuan tasit. (Pekerja berpengalaman dikenalkan dan dihargai untuk pengalihan pengetahuan dan pendatang baru menghormati pekerja yang lebih tua). Janganlah menganggap bahwa alih pengetahuan akan terjadi hanya karena kesempatan diberikan: memantau hasil-hasil secara reguler, dan memperoleh umpan balik sebagai upaya untuk memperbaikinya secara berangsur. Mungkin saja pekerja yang lebih muda tidak perlu mempelajari dengan cara yang

pengetahuan tasit

sarna dengan pekerja yang akan pensiun.

yang tidak terdokumentasi.

Pekerja berbagi dan menyebarkan pengetahuan tasitnya dalam tim, tidak terisolasi, komunikasi terbuka diarahkan ke atas, ke bawah maupun secara horizontal, Pekerja mendapat penghargaan dalam mengantisipasi kebutuhan dari pekerja lainnya dan dalam mempersiapkan agar kerja dapat dilaksanakan

dan tindakan

Pengetahuan tasit berdasar masalah

koreksinx,a

danlokasike~a


182



secara efisien. Dukungan manajemen pimpinan dengan bukti kata serta tindakan.

Sistem manajemen informasi

Organisasi kerja

Diupayakan terbentuk komunitas ketja yang efektif dibidang seperti faktor manusia, analisis resiko, dan kepemimpinan tim, dengan tujuan untuk berbagi pengalaman dan pelaksanaan yang baik. Tim yang bekerja meliputi gabungan pekerja muda dan berpengalaman, dan juga gabungan para pakar sebagai upaya memungkinkan berbagi pengetahuan, dengan tujuan untuk mengembangkan keluwesan dalam organisasi kerja. Pengarahan sebelum pelaksanaan ketja dipersyaratkan bagi semua pekerja namun kebanyakan merupakan tugas rutin dan paling sederhana. Profesional muda beperan sebagai anggota penuh dalam kelompok kerja, pertemuan, konferensi, komite penilai dan keselamatan. Mereka membawa ide segar, energi dan sikap keingintahuan pada pekerjaan tersebut. Proksi (pengganti) terdefinisi untuk seluruh fungsi. Proksi-proksi tersebut diharapkan menggantikan secara penuh seseorang yang mewakili selama setiap ketidakhadiran. Rotasi peketjaan digunakan sebagai sarana penting bagi pengalihan pengetahuan. Sebagai contoh, petugas perawatan, yang melakukan pekerjaan tertentu selama tidak beroperasi akan ditugasi suatu pekerjaan berbeda untuk masa di luar tugas berikut sehingga mereka terkualifikasi dalam sejumlah bidang. Pada saat sebelum orang pensiun, misalnya setahun ke depan, mereka dibebaskan dari banyak kerjanya sehingga mempunyai waktu untuk mendokumentasikan pengetahuannya secara sistematik. Secara paralel, mereka bekerja dengan penggantinya. lni adalah filosofi perusahaan untuk mengorganisasi suksesi dengan suatu cara dimana yang akan diganti tidak memandang penggantinya sebagai pesaing. Orang termotivasi untuk berbagi pengetahuan dan beketja dengan tim.

Database digunakan untuk merunut dan menyimpan hasil-hasil dan tindakan koreksi yang berhubungan dari pengalaman operasi. Pengetahuan dan informasi terdokumentasi dalam satu database resmi yang dapat diakses dengan mudah oleh seluruh staf. Informasi pengetahuan seharusnya tidak terdokumentasi dalam berkas petugas yang tidak dapat diakses oleh lainnya dan tidak konsisten dengan dokumen lainnya. Pengetahuan eksplisit (dan untuk memperIuas kelayakan pengetahuan tasit) diambil secara sistematik dalam pustaka, dokumen, prosedur dan pada situs web. Apabila layak/patut, pengetahuan tasit diubah menjadi pengetahuan eksplisit. Proses updating prosedur dipermudah. Petugas didorong untuk mengusulkan modifikasi prosedur kapanpun mereka memandang prosedur tersebut perIu diperbaiki. Untuk setiap perbaikan kerja menghendaki formulir dilengkapi. Dengan demikian, masalah yang terdeteksi dan penyelesaian yang diusulkan tersedia untuk manfaat di masa mendatang. Taksonomi untuk pendokumentasi juga harus dipertimbangkan. Proses membuat peringkat prioritas relatif terhadap penyimpanan pengetahuan adalah penting. Adanya suatu "formula" sangat membantu karena memudahkan bagi kebanyakan individu di industri nuklir karena akan membantu organisasi untuk memprioritaskan isu apa yang berhubungan dengan penyimpanan pengetahuan untuk digunakan pertama. Ini perIu karena kegiatan alih pengetahuan memerIukan banyak waktu. Pada saat analisis kejadian pengetahuan tasit dialihkan ke dalam dokumen, instruksi dan pelatihan menggunakan metode SOL (Safety through Organized Learning) Sistem manajemen informasi sendiri tidak dapat secara penuh menggantikan interaksi tatap muka, terutama karena terkait dengan pengetahuan tasit. (para pakar lebih tahu dari apa yang diucapkan (atau ditulis)). Sistem pelatihan dan pengembangan individu

unit


183

Kelompok kerja permanen (mewakili teknis), menganalisis kebutuhan

Sekolah Tinggi Teknologi Nuklir- SATAN


pengetahuan yang penting dan mengusulkan untuk pendokumentasian dan pengalihan tindakan khusus termasuk pelatihan. pengetahuan tasit. Banyak pekerja berpengalaman terlibat Pengetahuan tasit dibuat eksplisit dengan dalam kursus pelatihan (sebagai pelatih paruh sistem manajemen dokumentasi PLTN dan waktu) dengan tujuan untuk mengalihkan tersedia bagi seluruh petugas dengan sarana pengalamannya bagi peserta pelatihan. jaringan komputer internet. Sistem manajemen Untuk setiap perubahan posisi kerja, dokumen elektronik memungkin orang untuk sistem penyesuaian pekerja khusus secara cepat, mudah dan akurat memperoleh diberlakukan dengan pembinaan dan metode informasi yang penting. back-up. Pedoman bimbingan diberikan untuk Hail-hasil analisis kejadian dan insiden memastikan konsistensi dalam alih internal maupun eksternal dikomunikasikan pengetahuan. setiap bulan kepada petugas melalui sistem Rencana pengembangan individu manajemen informasi. diperbaharui setiap tahun bagi setiap pekerja Jalur organisasi mengorganisasi dengan pembimbingnya sebagai bagian sistem pengalihan pengetahuan kepada pekerja baru penilaian kinerj a. dengan program-program orientasi umum. Keputusan apakah seseorang kompeten Organisasi pelatihan mendukung upaya atau tidak untuk melaksanakan tugas kemudahan berbagi pelajaran untuk diputuskan dengan penunjukan individu memastikan keefektifan dan efisiensi upaya melakukan tugas maupun pengetahuan teoritis. tersebut. Ini memastikan bahwa individu mampu Pengetahuan baru yang penting segera melaksanakan tugas tersebut dan material yang disebarkan ke seluruh kelompok terkait dan digunakan untuk melatih berisi informasi yang juga digunakan untuk merevisi seluruh memadai, (baik pengetahuan eksplisit maupun pelatihan praktek maupun dokumen/prosedur tasit), yang memungkinkan pelatihan mengenai terkait. tugas. Semua petugas pengganti berpartisipasi KESIMPULAN dalam "masa pelatihan" setiap bulan. Selama Kesimpulan utama dari makalah yang waktu tersebut, analisis kejadian dan keadaan dengan pengambilan dan operasional khusus dilakukan secara rinci. berkaitan pemeliharaan pengetahuan yang penting, serta Apabila pengetahuan tasit yang penting teridentifikasi, semua petugas yang relevan pengalihan pengetahuan secara efektif kepada diberi informasi mengenai fakta ini. Informasi generasi baru pekerja PLTN ini dapat dilaksanakan dengan manajemen pengetahuan ini juga digunakan untuk memperbaharui atas dasar bahwa: dokumen-dokumen instalasi. Pengalaman telah menunjukkan bahwa Pemeliharaan pengetahuan tasit satu dasar pembatasan utama pengalihan dikerjakan dengan upgrading dokumentasi pengetahuan tasit setiap individu adalah instalasi (terutama paket pelatihan dan manual berpotensi untuk keragaman kualitas alih operasi), untuk menjamin agar setiap orang pengetahuan. Sehingga, pengalihan secara peduli terhadap informasi baru. personal seharusnya dilengkapi, dengan sistem Sekali informasi yang teridentifikasi, pendukung yang meliputi pedoman, bantuan dikendalikan dengan suatu database. Informasi kerja, rencana pengembangan individu, ini dijaga melalui penilaian modifikasi, pelatihan lapangan (OJT) terstruktur dan pengalaman operasional, perubahan prosedur, komunitas praktik yang membantu dU., untuk mengidentifikasi apakah database menyediakan alih pengetahuan tasit berkualitas perlu diperbaharui. tinggi dan konsisten maupun cara untuk Pengetahuan yang penting bagi misi mengalihkan pengetahuan tasit, ke pengetahuan PLTN diambil dari situs web dan pustaka. eksplisit bila sesuai. Pengetahuan tasit yang penting untuk Industri nuklir memiliki fraksi menyelesaikan masalah seringkali terdistribusi pengetahuan eksplisit yang lebih besar daripada diantara sejumlah pekerja. Oleh karenanya, industri lainnya, karena kebutuhannya akan komunikasi dan kolaborasi adalah penting prosedur, spesifikasi, basis desain, analisis Sekolah Tinggi Teknologi Nuklir - BATAN

184



keselamatan yang terdokumentasi dengan baik, dan lain-Iainya. Ini memudahkan tugas pengalihan pengetahuan. Pada instalasi yang lebih tua, terdapat kebutuhan bagi upaya tambahan mengalihkan pengetahuan tasit ke eksplisit dalam menunjang inisiatif strategi utama seperti perpanjangan izin instalasi, penilaian keselamatan berkala, up-grade instalasi utama, dan pengembangan simulator ruang kendali khusus-instalasi. Tantangan dalam penyebaran pengetahuan eksplisit adalah membuat pekerja peduli akan ketersediaan pengetahuan tersebut, memberikan kemudahan akses, dalam format dan bentuk yang mudah digunakan. Pengetahuan tasit adalah lebih sukar diidentifikasi dan disebarkan. Tantangan dalam hal ini adalah untuk mengidentifikasi apa yang dapat diubah ke pengetahuan eksplisit dan untuk menciptakan lingkungan dimana pengetahuan tasit dibagi dan disebarkan secara rutin (budaya berbagi ilmu). Tidak terdapat sistem manajemen informasi yang dapat menggantikan kebutuhan interaksi tatap-muka, terutama untuk pengalihan pengetahuan tasit (para pakar tahu lebih dari yang mereka katakan, atau mereka tulis). Banyak organisasi pengoperasi PLTN telah mengambil langkah positif dan menentukan, berkaitan dengan situasi penuaan tenaga kerja. Langkah yang sesuai dapat dipertimbangkan untuk digunakan oleh yang lain, antara lain rekomendasi yang berupa penyimpanan dan metode pengalihan pengetahuan yang dikembangkan oleh TVA dan didistribusikan secara bebas pada situs web-nya.

4. SUMBARDJO S., 2006, "Asian Nuclear Safety Network" presentasi Rakor Sosialisasi ANSN.

DAFT AR PUST AKA 1. PRAMONO Y. dan SINAGA D.C., 2006, "Permasalahan Sumber Daya Manusia dan Strategi Mengatasi Penuaan Tenaga Kerja pada PLTN saat ini", Seminar Keselamatan Nuklir, Jakarta. 2. IAEA-TECDOC 1399, 2004. "The nuclear power industry's ageing workforce: Transfer of knowledge to the next generation", 3. LOKOLLO G., 2006, "ANSN-The objective and the mission", presentasi Rakor Sosialisasi ANSN, ..

Daftar Isi Dahlia C Sinaga dkk.

185

Sekolah Tinggi Teknologi Nuklir- BATAN

MANAJEMEN PENGETAHUAN PAD A PLTN

Recommend Documents