LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
DAFTAR ISI Halaman Judul
............................................................................
1
.........................................................................................
2
Sambutan Direktur Kemahasiswaan ......................................................
4
SK Rektor
5
Daftar Isi
...........................................................................................
Foto OC PALAPA
............................................................................
13
Struktur Panitia
..............................................................................
14
Susunan Panitia
............................................................................
16
Hymne Gadjah Mada ............................................................................
19
Filosofi Nama, Logo dan Maskot
....................................................
20
........................................................................................
21
LPJ Sekretaris
...........................................................................
33
LPJ Bendahara
...........................................................................
37
LPJ Bidang Acara
...........................................................................
42
LPJ Bidang Pemandu ............................................................................
54
LPJ Bidang Protokoler
................................................................
66
LPJ Bidang Keamanan
................................................................
69
LPJ Bidang Humas ............................................................................
78
Gallery Foto .......................................................................................
81
LPJ Bidang Perlengkapan
82
LPJ Ketua
.................................................................
LPJ Publikasi, Dekorasi, Dokumentasi LPJ Bidang PPPK
.........................................
89
..............................................................................
99
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 2
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
LPJ Bidang Logistik dan Konsumsi .......................................................
104
LPJ Bidang Dana Usaha
...................................................................
106
LPJ Bidang Kesekretariatan ...................................................................
110
Gallery
.................................. ......................................................
114
Penutup
..........................................................................................
115
......................................................................................................
116
Foto
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 3
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
SAMBUTAN DIREKTUR KEMAHASISWAAN UNIVERSITAS GADJAH MADA
Salam sejahtera untuk kita semua, Assalamualaikum. wr. wb.
Puji syukur kita panjatkan ke hadlirat Allah SWT, Alhamdulillah PPSMB “Palapa” Tahun 2012 dapat terselenggara dengan baik dan penuh prestasi. Dengan tulus dan rasa bangga, Direktorat Kemahasiswaan menyampaikan terima kasih dan apresiasi kepada Presiden dan segenap jajaran BEM Universitas maupun Fakultas, serta Ketua dan segenap Anggota Panitia baik di tingkat Universitas maupun Fakultas. Kesuksesan penyelenggaraan PPSMB “Palapa” di tingkat universitas dengan sistem gugus yang anggotanya berasal dari semua fakultas, berkumandangnya Salam Palapa “Pancasila jiwa kami – Bakti untuk negeri – UGM bersatu – Bangkitlah Nusantaraku”, terselenggaranya Parade Pelangi Nusantara dengan menari dan menyanyi secara serempak oleh lebih dari 10.000 mahasiswa dengan membentuk miniatur Kepulauan Nusantara sehingga tercatat dalam MURI, serta ikut hadirnya tokoh-tokoh nasional untuk berorasi dalam penyambutan mahasiswa baru adalah bukti-bukti nyata yang perlu diakui bahwa Mahasiswa UGM adalah memang “Macan Tamil”, yaitu: Manis, Cantik, Tampan, Memiliki Ilmu Lebih. Kita semua berharap, semoga dengan penyelenggaraan PPSMB yang telah berhasil baik benar-benar dapat mengantarkan segenap mahasiswa baru menjadi pembelajar sukses sepanjang hayat, mampu mengembangkan diri dengan prestasi akademik, kemampuan organisasi, dan kepekaan sosial secara seimbang sehingga memiliki karakter mahasiswa UGM : cerdas, peduli, tanggungjawab, visioner, bekerjasama, dan nasionalis. Mari kita tingkatkan daya cipta, karya, dan karsa demi kemajuan UGM menuju kejayaan Indonesia, kejayaan Nusantara.
Salam sukses, Wassalamualaikum. Wr. wb. Senawi
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 4
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
SURAT KEPUTUSAN REKTOR UGM
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 5
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 6
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 7
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 8
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 9
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 10
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 11
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 12
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 13
Transportas
Humas
Komunikasi
Keamanan
Ibadah
Dokumenta Properti
Protokoler
Dekorasi
Publikasi
Media(PDD)
Logistik dan Konsumsi
Dana Usaha
Bendahara Umum
Properti
Perlengkapan
Wakil Ketua
Pemandu
Acara
Kesekretariatan
Sekretaris 1
Sekretaris Umum
Ketua OC
PPPK
Bendahara 1
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
STRUKTUR PANITIA
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 14
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
SUSUNAN PANITIA
Pelindung
: Rektor Universitas Gadjah Mada Prof. Dr. Pratikno, M. Soc
Pembina
: Direktur Kemahasiswaan Universitas Gadjah Mada Drs. Haryanto, M. Si Dosen Pembina KM UGM Dr. Rimawan Pradiptyo, S.E., M. Sc Dra. Dani Krisnawati, S.H., M. Hum
Penanggung Jawab
: Presiden Mahasiswa Giovanni van Empel
PANITIA PELAKSANA Steering Committee
: Vandy Yoga Swara
(F. Isipol „09)
Retno Widyayanti
(F. Filsafat ‟09)
Muhammad Izzudin
(F. Ilmu Budaya ‟09)
Ketua
: Septyan Bayu Anggara
(F. Teknik „08)
Wakil Ketua
: Budiarjo
(F. MIPA „08)
Sekretaris Umum
: Ari Rusdayati
(F. Kedokteran „09)
Sekretaris 1
: Shofura Fityah M
(F. Biologi „11)
Bendahara Umum
: Diana Pratiwi
(F. Kedokteran „10)
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 15
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
Bendahara 1
: Risma Saski Rahmita
(F. Kedokteran ‟11)
: Nita Anggraeni
(F. Psikologi „10)
: Dea Siti Hafsha
(F. Psikologi „08)
: Resti Diah Utami
(F. TP‟10)
: Graha Ganindra Gautama
(FEB „09)
: Muhammy Fatchi Rezza
(F. Isipol ‟09)
: Drajat Dwi H
(F. Kehutanan „08)
: Faizal Musafar
(F. MIPA „10)
Bidang Kesekretariatan Ketua Bidang Bidang Acara Ketua Bidang Sub Bidang Protokoler Ketua Sub Bidang Sub Bidang Kepemanduan Ketua Sub Bidang Sub Bidang Keamanan Ketua Sub Bidang Bidang Perlengkapan Ketua Bidang Bidang Pubdekdok Ketua Bidang
Bidang Konsumsi dan Logistik Ketua Bidang
: Gunarko Aryanto
(SV „09)
Bidang Humas dan Transportasi Ketua Bidang
: Maulana Rizqi
(F.MIPA „10)
Bidang Danus Ketua Bidang
: Tiara Oktavia Saputri (F. Kedokteran Gigi „10)
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 16
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
Bidang P3K Ketua Bidang
: Tintani Bunga Restika
(F. Farmasi ‟10)
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 17
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
HYMNE GADJAH MADA
Bakti kami mahasiswa Gadjah Mada semua Kuberjanji memenuhi panggilan bangsaku Di dalam Pancasilamu jiwa seluruh nusaku Kujungjung kebudayaanmu kejayaan Indonesia Bagi kami almamater kuberjanji setia Kupenuhi dharma bakti untuk ibu pertiwi Di dalam persatuanmu jiwa seluruh bangsaku Kujunjung kebudayaanmu kejayaan nusantara
PALAPA “PANCASILA JIWA KAMI, BAKTI UNTUK NEGERI UGM BERSATU, BANGKITLAH NUSANTARAKU”
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 18
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
FILOSOFI NAMA, LOGO DAN MASKOT NAMA PPSMB UGM 2012 “PALAPA”, begitu nama dari PPSMB UGM 2012 yang terinsipirasi dari Sumpah Palapa. Hal itu diambil berdasarkan semangat Gadjah Mada menyatukan nusantara dan UGM yang memang representasi dari miniatur Indonesia yang pada hakikatnya menjadi simbol keberpihakan terhadap rakyat. Mahasiswa diharapkan benar-benar menjadi intelektual Gadjah Mada yang kritis, senantiasa aktif berkontribusi dan menjadi solusi bagi setiap permasalahan bangsa yang ada, mampu membawa karakter luhur Gadjah Mada yang identik dengan lokalitas, namun senantiasa mampu bersaing dalam percaturan global.
MASKOT
1. Maskot Palapa, menggambarkan seorang Patih Gadjah Mada disaat muda, dengan sosok yang Perkasa, Tangguh, Lincah, dan Berintelektual 2. Maskot memiliki suatu bentuk kesatuan kostum modern, dimana menunjukan sosok maskot yg mendunia di dunia modern
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 19
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
3. Tokoh dalam maskot digambarkan sesuai dengan ciri-ciri orang indonesia, dengan kulit sawo matang, dan rambut hitam, membawakan sosok nasionalis maskot Palapa 4. Perpaduan warna di maskot, menggunakan perpaduan 6 warna sesuai dengan jumlah kluster di UGM, yg menggambarkan perpaduan dari berbagai aspek di UGM menjadi sebuah kesatuan 5.
Ditengah kostum terdapat logo Palapa, sebagai suatu entitas penunjuk bahwa dialah seorang simbol kekuatan PPSMB Palapa
6. Maskot Palapa diberi nama "Mas Gamada" menunjukan suatu nama yg memperpadukan bahasa jawa (Mas) sebagai simbol budaya, dan unsur mahasiswa baru Gadjah Mada Muda
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 20
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
Laporan Pertanggungjawaban Ketua PPSMB UGM 2012 “PALAPA”
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 21
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
Pendahuluan "Ketahuilah! Setiap dari kamu adalah pemimpin, dan setiap kamu akan diminta pertanggung-jawaban atas kepemimpinan-mu.
(Each of you is a leader, and each of you will be held accountable for your leadership)."
~ Rasulullah Muhammad SAW. ~ Universitas Gadjah Mada adalah kampus dengan disiplin ilmu yang paling komprehensif di Indonesia. Potensi yang semestinya bisa dijadikan kolaborasi untuk menyelesaikan permasalahan bangsa. Namun, yang terjadi beberapa tahun belakangan, effort untuk membangun sinergi antar disiplin ilmu justru kian terabaikan. Yang muncul kemudian adalah ego ataupun kebanggaan berlebihan terhadap korsa fakultas ataupun jurusan. Justru value UGM mahasiswa UGM tereduksi hingga tataran fakultas/ jurusan. Ini hal yang cukup disayangkan mengingat potensi multidisiplin ilmu di UGM yang sangat tinggi. Salah satu penyebab hilangnya semangat ke-UGM-an adalah ditiadakannya PPSMB Tingkat Universitas sejak 5 tahun silam. Diakui atau tidak, tidak adanya proses interaksi antar fakultas di awal masuk inilah yang menguatkan ego sempit kefakultasan. Jadi sering dijumpai di kemudian hari konflik antar fakultas yang tiada ujung. Selain itu dialektika antar disiplin ilmu makin tereduksi. Itu adalah efek jangka panjang dan kami meyakini tradisi itu harus segera diakhiri. Medio Mei 2012, jelang pelantikan Rektor UGM yang baru, BEM KM berkonsolidasi dengan BEM Fakultas untuk mempersiapkan PPSMB Universitas. Sebagai informasi, PPSMB UGM juga menjadi salah satu kontrak politik yang ditandatangani Rektor UGM sebelum Pemilihan Rektor. Jadi, harapan besar mengemuka setelah Rektor dilantik di penghujung Mei 2012. PPSMB Universitas yang telah 5 tahun mati akan kembali hidup. Setelah melalui mekanisme yang cukup panjang, akhirnya saya bersedia menjadi Ketua Pelaksana PPSMB UGM 2012. Konsekuensi berat yang harus diambil
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 22
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
adalah, lulus ditunda untuk beberapa bulan dan merelakan rencana pengabdian masyarakat di NTT hingga event Nasional Kapal Pemuda Nusantara Sail Morotai 2012. Pilihan yang cukup berat mengingat waktu untuk mempersiapkan PPSMB juga sangat singkat, hanya 3 bulan dengan 2 bulan efektif. Ditambah lagi, karena belum ada rujukan PPSMB sebelumnya alhasil kami harus membuat sistem baru. Kami harus memulai dari 0 dan membangun pondasi dalam 2 bulan saja. Dalam tempo kurang lebih 2 minggu, kami telah berhasil mengumpulkan kurang lebih 75 persen tim inti OC(Organizing Commitee) PPSMB UGM. Berikut saya sebutkan nama OC dan argumentasi mengapa beliau dipilih : 1. Budiarjo, Wakil Ketua. Elektabilitasnya di Fakultas MIPA tak diragukan lagi. Ditambah dengan aktifnya beliau di Subdirektorat PPKB membuat saya yakin Budi mampu melengkapi kekurangan saya di level birokrasi. 2. Diana Pratiwi, Bendahara Umum. Elektabilitasnya sebagai Ketua Himagika FK UGM jadi satu alasan kuat mengajak beliau bergabung dalam tim ini. Terlebih, akhir 2011 Diana telah berkecimpung dalam kancah universitas, tepatnya di Komisi Pemilihan Raya Mahasiswa UGM. 3. Dea Siti Hafsha, Koordinator Acara. Pengalaman kerjasama dengan Tya sewaktu Pelatihan SP2MP dan aktivitas beliau sebagai Sekretaris Jendral Lembaga Mahasiswa Psikologi UGM membuat saya mantap mengajak beliau bergabung walaupun terhitung senior. 4. Maulana Rizky Aditama, Koordinator Humas. Rizky adalah koordinator yang saya dapatkan dari BEM KM UGM. Harapan saya, dengan segudang pengalaman prestatifnya, mahasiswa Geofisika 2010 ini mampu menjadi Humas PPSMB dengan baik. 5. Faizal Musafar, Koordinator PDD. Ical adalah Ketua Departemen Minat Bakat Himakom FMIPA UGM. Jaringan Ical di level “profesional” saya harapkan memberi terobosan baru dalam upaya packaging dan membangun citra positif tentang PPSMB UGM. 6. Drajat Dwi Hartono, Koordinator Perlengkapan. Bung Drajat ini adalah mahasiswa senior angkatan 2008 dari Fakultas Kehutanan. Track Record beliau adalah menjadi Kepala Departemen Research and Development
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 23
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
Lembaga Mahasiswa Fakultas Kehutanan 2011 sekaligus Kormanit KKN UGM 2011. 7. Ari Rusdayati, Sekretaris Umum. Mahasiswi Keperawatan FK UGM ini merupakan rekomendasi dari BEM KM UGM karena administrasi dan hal surat-menyurat sangat berhubungan dengan sistem dari BEM KM. Dan saya percaya akan kemampuan administrasi beliau. 8. Graha Ganindra Goutama, Koordinator Pemandu. Mantan Ketua BEM Fakultas Ekonomika dan Bisnis ini rekomendasi langsung dari Presiden Mahasiswa UGM. Dengan pengalamannya, mengkoordinasi 400an pemandu bukan hal yang terlampau sulit. 9. Tiara Oktavia, Koordinator Dana Usaha. Wakil Ketua BEM Fakultas Kedokteran Gigi UGM ini pernah mempunyai pengalaman di Bidang Dana Usaha. Tugasnya lumayan berat, hanya punya 2 bulan efektif untuk fundraising. 10. Muhammad Fatchi Rezza, Koordinator Keamanan. Mahasiswa FISIPOL 2009 ini tercatat sebagai Ketua Resimen Mahasiswa 2012. Dengan elektabilitas seperti itu, saya berharap Rezza bisa memberi rasa aman dalam acara PPSMB UGM. 11. Tintani Bunga Restika, Koordinator PPPK. Ditunjuk langsung untuk mewakili UKESMA dalam tim PPSMB UGM. Mahasiswi Farmasi ini sangat lugas bekerja di lapangan. 12. Gunarko Aryanto, Koordinator Logistik dan Konsumsi. Saya meminta beliau menjadi koordinator bukan karena pengalaman di bidang ini, melainkan karena moralitas yang baik dari beliau. Mengelola dana ratusan juta tentu bukan sekedar kecerdasan semata melainkan juga moralitas yang baik. Selain itu mahasiswa Sekolah Vokasi ini juga aktif di berbagai organisasi, misal BEM KM dan BEM KMFT UGM. 13. Nita Anggraeni, Koordinator Kesekretariatan. Mahasiswi Psikologi angkatan 2010 ini awalnya mendaftar sebagai pemandu. Namun karena kebutuhan KSK yang mendesak, akhirnya beliau kami rekrut sebagai Koordinator. Pengalaman di KSK sewaktu acara Indonesia 100 % BEM KM UGM.
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 24
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
14. Resti Dwi Utami, Koordinator Protokoler. Beliau adalah Koordinator terakhir yang direkrut dikarenakan mundurnya koordinator yang telah kami pilih. Pengalaman mahasiswa FTP 2010 ini tak diragukan lagi. Beliau adalah salah satu protokoler resmi kebanggaan UGM. 15. Risma Saski Rahmita, Bendahara 1 dan Shofura Fityah Mutaharrikah, Sekretaris 1, kami rekrut bukan berdasarkan atas pertimbangan pengalaman yang telah banyak. Mereka kami pilih karena merasa regenerasi itu perlu dilakukan. Mereka yang masing-masing jurusan Gizi Kesehatan FK UGM dan Biologi UGM masih angkatan 2011. Dan harapan saya, tahun depan merekalah yang jadi tokoh utamanya. Kami memberi nama PPSMB UGM 2012 dengan nama dengan karakter kuat dan menggugah, yakni PALAPA. Sebuah kata mahadahsyat dan selalu terngiang akan kebesaran Nusantara masa lampau. Sumpah Palapa milik Mahapatih Gadjah Mada itulah yang menginspirasi kami. Menganalogikan penyatuan nusantara dalam bingkai UGM yang senyatanya memang miniatur Indonesia. Ini nama PPSMB yang semestinya tak akan berubah di tahun-tahun mendatang. Nama yang kuat dan berkarakter disertai dengan nilai filosofis yang tajam. Tahapan Organisasi : 1. Forming (Pembentukan) Singkatnya kami memulai PPSMB ini dengan ideologisasi terhadap Panitia OC yang awalnya belum punya bayangan akan dibangun seperti apa PPSMB UGM 2012. Kami sangat ingin membuat acara ini mampu merengkuh dua hal sekaligus, punya ide dan filosofis yang substantif plus punya kemasan acara yang spektakuler. Diyakini atau tidak, kami sempat ragu di awal. Selain karena waktu yang luar biasa singkat, kami ternyata kesulitan ketika masuk fase awal, Forming. Di bulan Juni, selain mengumpulkan Koordinator tiap Bidang, kami memulai untuk perekrutan panitia. Baik melalui mekanisme Open maupun Close Recruitment. Kami membutuhkan plus minus 700 panitia. Open Rekruitmen kita buka semenjak tanggal 8 hingga 22 Juni dan
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 25
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
pengumuman tanggal 25 Juni. Pertemuan perdana seluruh panitia OC kami laksanakan tanggal 28 Juni, tepat 2 bulan sebelum acara PPSMB UGM 30 Agustus 2012. Data masuk pendaftaran oprek melebihi angka 700, namun sayangnya hanya 500an yang hadir wawancara. Itu pun tak semuanya diterima. Jadi mau tidak mau akan ada rekrutmen tertutup tahap 2 untuk pemandu yang membutuhkan 400 orang. Singkatnya, total panitia OC tercatat 683 orang tersebar dari 18 fakultas dan 1 sekolah vokasi. 2. Storming (Fase Badai) Saya membuat periodisasi waktu selanjutnya dan yang paling panjang, yakni fase storming. Di fase inilah semua tim menyebar dengan koordinasi lebih massif di level Bidang, maupun Sub Bidang. Di waktu yang panjang ini, antara Juli hingga libur lebaran kami mengalami banyak persoalan dan konflik yang biasa terjadi. Rapat rutin, evaluasi bidang hingga trainingtraining untuk bidang misalnya pemandu, pppk hingga keamanan selalu berkejaran mengisi agenda di waktu yang seharusnya libur kuliah ini. Rekan-rekan panitia mengalami kejenuhan yang amat sangat mengingat waktu yang mepet dengan tugas yang cukup banyak dan perlu proses birokratik dan koordinatif dengan elemen lainnya. 3. Norming (Normalisasi) Hari kelima lebaran kami sudah bergegas berkumpul di kampus lagi. Liburan kami tak panjang, hanya satu minggu. Itupun di tengah liburan tak henti-hentinya berkoordinasi dengan koordinator bidang. Tinggal 5 hari tersisa menyiapkan penyambutan mahasiswa baru terbesar dalam sejarah UGM ini. Dimulai dengan Last Gathering PPSMB UGM tanggal 25 Agustus, selanjutnya berarti lembur dan lembur. Hal itu dikarenakan setelah dievalusi persiapan baru mencapai angka 75 persen. Tinggal 5 hari tersisa. Normalisasi panitia berhasil namun disertai kepanikan. Namun, di sinilah kerja luar biasa panitia OC menutup kekurangan dari persiapan yang
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 26
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
tergolong singkat. Bahkan, nama pembicara dan ruang baru fix malam hari tanggal 29 Agustus. 4. Performing (Fase Aksi) a. Technical Meeting (29 Agustus 2012, 14.00-16.00) Secara umum lancar dan luar biasa secara kemasan yang disaksikan publik. Hanya saja cuaca yang sangat terik dan lapangan yang berdebu akan jadi evaluasi penting untuk keesokan harinya. Latihan menari sajojo dengan alokasi waktu yang dipersiapkan akan jadi sesuatu yang luar biasa esok. Dan benar, Technical Meeting membuat acara PPSMB UGM di luar ekspektasi. b. PPSMB UGM 2012 PALAPA (30 Agustus 2012, 06.00-17.15) Evaluasi penting lapangan berdebu dan panas terik dapat diatasi dengan penyiraman 2 kali dan minuman yang diberikan kepada Gamada. Secara umum, acara sangat lancar. Jauh melebihi ekspektasi dan punya euforia yang tak tergantikan. Citra ospek yang selama ini menakutkan luntur sudah. Kemasan acara yang mengombinasikan kebanggan dan keharuan di prosesi penutupan itu sungguh mengundang decak kagum dari banyak kalangan. Esensi dan substansi pun tertancap kuat. Jadi seimbang, isi dan kemasan. Isinya kuat secara filosofis dan substansi, kemasan berbalut teknologi dan penampilan terbaik yang bisa ditampilkan. Live streaming hingga pesawat tanpa awak yang disiapkan seakan mengajak Indonesia sejenak melihat UGM. Ya, PPSMB adalah penyambutan mahasiswa baru terbesar di Indonesia. Setidaknya baru pertama PPSMB memecahkan rekor MURI. Inspirasi untuk Perguruan Tinggi lainnya. Banyak hal yang harus dievaluasi secara internal. Terlampau banyak yang harus diperbaiki terutama masalah koordinasi dengan banyak pihak. Termasuk insiden yang melibatkan panitia dan wartawan akan jadi catatan hitam pelaksanaan PPSMB tahun ini. 5. Fase Evaluating Setelah acara berakhir, banyak sekali apresiasi dari berbagai pihak mengenai kesuksesan PPSMB UGM 2012 PALAPA ini. PPSMB UGM
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 27
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
menghiasi berbagai media online maupun cetak. Tak hanya itu RCTI, SCTV, Trans TV, ANTV, Metro TV dan TV lokal jogja tak ketinggalan menayangkan berita tentang topik yang sama. Suatu apresiasi yang luar biasa dari pihak media. Hal itu berarti, image ospek bisa tergantikan dari yang awalnya mengerikan menjadi satu hal
yang dinanti-nanti dan
dibangga-banggakan. Publik pun mengamininya dengan berita yang ditampilkan. Walaupun ada beberapa hal yang perlu diklarifikasi antara panitia lapangan dengan wartawan yang bertugas. Capaian dan Rekomendasi : 1. Capaian Kepanitiaan a. Pemecahan Rekor MURI, Flashmob Dance Terbesar membentuk Peta Indonesia dengan nomor rekor 5555. Pertama kalinya PPSMB meraih rekor MURI. b. Citra baru untuk mahasiswa baru. Untuk tahun ini dan seterusnya kami akan menyebutnya Gadjah Mada Muda (Gamada). c. Bagian baru dari PPSMB, yakni metode Leaderless Group Discussion, diskusi tanpa pemimpin. Dan di fasilitatori oleh aktivis mahasiswa UGM yang rata-rata telah senior. d. Upacara bendera yang bisa dilaksanakan lebih awal, jam 07.00. Jadi selain teduh, waktu bisa menjadi efektif untuk PPSMB. e. Pertama kalinya PPSMB bisa disaksikan via Live Streaming di situs www.ugm.ac.id dan www.ppsmbpalapa.ugm.ac.id f. Bisa menyatukan seluruh fakultas di UGM, salah satunya adalah ketika momen penyalaan dan penyerahan obor kepada Ketua OC Fakultas. g. Publikasi oleh media yang cukup massif baik di media cetak, online maupun media elektronik. h. Istilah baru untuk mahasiswa baru yaitu Gadjah Mada Muda disingkat Gamada. i. Jargon baru untuk seluruh mahasiswa UGM, PALAPA : Pancasila Jiwa
Kami,
Bakti
untuk
Negeri,
UGM
Bersatu
Bangkitlah
Nusantaraku.
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 28
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
j. Secara pencitraan, penerimaan mahasiswa baru tahun ini jadi kebanggaan bagi Gamada dan orangtua. Dan kebanggaan UGM pada umumnya. k. Menggunakan terobosan baru dalam penggunaan teknologi untuk PPSMB. Hashtag #palapa bahkan menjadi trending topic Worldwide pada tanggal 10 Agustus 2012. l. Adanya variasi penampilan UKM dalam upacara penerimaan dengan ditampilkannya UKM Berkuda berkolaborasi dengan Marching Band.
2. Kendala a. Koordinasi kurang massif dan tidak rapi. Banyak kesalahpahaman di lapangan. b. Fungsi kontrol belum berjalan maksimal dikarenakan tugas yang terlampau banyak. c. Antar bidang belum bisa berkoordinasi dengan baik. Masih bekerja sendiri-sendiri. d. Pola komunikasi yang terbangun di level birokrasi masih kurang padu. Informasi yang didapat fakultas akhirnya simpang siur karena beda informasi antara Wakil Dekan dengan panitia OC Fakultas masingmasing. e. Sebagian besar panitia belum berpengalaman menggelar agenda besar. Jadi banyak keluhan terhadap kualitas SDM panitia. f. Semua kendala bermuara pada akar masalah, singkatnya waktu yang tersedia yakni 2 bulan efektif untuk agenda besar penyambutan hampir 10000 Gamada dengan panitia berjumlah hampir 700 orang.
3. Rekomendasi tahun depan : a. Persiapan harus semenjak Presiden Mahasiswa baru terpilih. Prioritas utama program kerja BEM KM UGM. Persiapan teknis minimal 3 bulan.
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 29
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
b. Ketua ataupun Koordinator Bidang diusahakan dari panitia PALAPA 2012, agar pemahaman panitia lebih mudah dikarenakan pengalaman yang sudah ada. c. Konsep PPSMB UGM 2012 jangan sampai diubah namun boleh saja untuk inovasi. Karena risiko perubahan akan jauh lebih besar berdampak pada konsep PPSMB UGM yang telah terbangun. d. Pemerataan fakultas untuk menjadi elemen panitia PPSMB UGM plus perekrutan lebih dahulu daripada PPSMB Fakultas. e. Proses koordinasi dengan fakultas ditingkatkan dengan mendatangi seluruh fakultas di UGM. f. Nama PALAPA, istilah GAMADA, hingga jargon khas PALAPA jangan sampai berubah lagi, harus dipertahankan. g. Perkuat kualitas teknologi maupun SDM agar proses pendataan GAMADA bisa lebih profesional dan tertata rapi. h. SC harus mengawal dari A-Z persiapan hingga evaluasi untuk memastikan PPSMB berjalan sesuai dengan semestinya. i. Panitia PPSMB UGM harus yang tidak KKN ataupun Kerja Praktik. j. Ketua OC perlu membuat alur koordinasi yang paling efektif, trial and error tak masalah. Yang jelas sebulan sebelum acara, alur koordinasi bisa berjalan efektif. k. Perlu pembagian kerja yang lebih tegas antara PH, Ketua-Wakil, Bendahara-Sekretaris dan siapa saja yang ada di bawah koordinasinya. l. Khusus Humas dan PDD, insiden kemarahan wartawan seharusnya tidak terjadi di tahun depan. Koordinasi antar sie perlu diperbaiki dengan proses kultural yang baik. m. Perlu
pembangunan
kekompakan
tim
di
awal
pembentukan
kepanitiaan untuk mengurangi miskomunikasi dan konflik yang tibatiba hadir di tengah persiapan acara. n. Koordinasi dengan Wakil Dekan adalah koordinasi yang cukup sulit. Semua WD3 punya perspektif dan kemauan sendiri-sendiri. Jadi, sebelum koordinasi harus dipastikan segala hal yang berhubungan dengan fakultas sudah selesai.
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 30
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
o. Peran Sub Direktorat PPKB yang cukup besar semoga bisa ditingkatkan di tahun ke depan untuk membimbing panitia lapangan. Ada pepatah bijak mengatakan, untuk dikenang orang lakukanlah 2 hal, yang pertama atau yang terbaik. Karena tidak ada tempat untuk yang kedua dan tak ada ruang untuk yang biasa. Kami sudah mencoba menjadi yang pertama dan tahun depan jadilah yang terbaik. Ingat, tingkatkan capaian PPSMB UGM 2012 dengan penampilan spektakuler selanjutnya. UGM, pasti bisa. PPSMB UGM 2012 PALAPA telah berakhir. Prestasi dan karya telah terukir. Kebanggaan pun kini hadir. Selamat datang Gadjah Mada Muda 2012, kami tunggu kontribusinya.
PALAPA, Pancasila Jiwa Kami, Bakti untuk Negeri, UGM Bersatu, Bangkitlah Nusantaraku...
Best Regards, Ketua OC PPSMB UGM 2012 PALAPA
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 31
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
Laporan Pertanggungjawaban Sekretaris PPSMB UGM 2012 “PALAPA”
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 32
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
“Setiap kali ada hal sulit dan menantang menimpaku, itu menandai awal era baru dalam hidupku” Kimberly Kirberger
PPSMB UGM 2012 “PALAPA” ini dilaksanakan untuk membangun rasa kecintaan terhadap almamater UGM dengan semangat ke-UGM-an dan semangat interdislipiner dalam kultur intelektualitas. Pada PPSMB ini sekretaris teriri dari dua orang yaitu Ari Rusdayati IK 09 dan Shofura Fityah M Biologi 09. Pemilihan dilakukan secara close recruitment berdasarkan keputusan dan pertimbangan ketua umum PPSMB UGM 2012. Sekretaris
bertanggungjawab
kepada
Ketua
Panitia
dalam
bidang
keadministrasian dan berkoordinasi dengan masing-masing panitia dalam kerja kepanitiaan. Kemudian bersama-sama Ketua OC, wakil dan bendahara menyusun proposal dan LPJ. Adapun deskripsi kerja dari sekretaris antara lain : 1. Membuat Proposal PPSMB UGM 2012 “PALAPA” untuk pencairan dana. Adapun proses yang harus ditempuh adalah berkoordinasi dengan ketua panitia, bendahara dan seluruh panitia terkait konten, RAB dan segaal sesuatu yang dibutuhkan dalam penyusunan proposal. 2. Surat-menyurat. Membuat surat menjadi wewenang sekretaris sepenuhnya. Sekretaris membuat surat sesuai dengan kebutuhan panitia untuk pihakpihak terkait baik dalam internal UGM seperti DPPA, PPKB, Kagama, BEM KM, Gelanggang, GSP, seluruh elemen Fakultas dan eksternal UGM terkait kerjasama sponsorship, pembicara dan MURI. 3. Pembuatan notulensi. Pda setiap rapat yang dilaksanakan baik rapat evaluasi mingguan ataupun rapat besar seluruh panitia minimal ada satu sekretaris yang hadir dan mencatat jalannya rapat serta hasil rapat dalam notulensi. Notulensi ini akan dipergunakan untuk melihat kinerja, evaluasi dan kemajuan dari tiap bidang di acara ini. 4. Pembuatan LPJ PPSMB UGM 2012 “PALAPA”. Adapun proses yang ditempuh adalah mengumpulkan LPJ dari masing-masing bidang dan
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 33
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
membuat LPJ Sekretaris umum. Selanjutnya menyusun LPJ acara sebagai tugas akhir dari sekretaris. 5. Melakukan koordinasi dengan masing-masing bidang berkaitan denagn surat yang dibutuhkan 6. Melakukan koordinasi langsung dengan bidang Kesekretariatan Sekretaris memiliki timeline agar target bisa tercapai dan terlaksana tepat waktu. Timeline proposal adalah pada awal Juli yang kemudian kami ajukan ke rektorat untuk izin kegiatan dan pencairan dana. Awal September ini diharapkan pembuatan LPJ sudah terselesaikan. Namun pada realisasinya terdapat beberapa hambatan antara lain 1. Pembuatan proposal membutuhkan waktu yang cukup panjang. Adanya revisi proposal beberapa kali berkaitan dengan RAB dan proses birokrasi yang sulit sehingga penyelesaian proposal dan pengajuan proposal terhambat, mundur dari timeline yang telah dibuat. 2. Proses birokrasi yang cukup panjang dan cukup sulit yang harus ditempuh yang tidak bisa dilakukan secara terburu-buru dan mendadak. Di lapangan permintaan surat dari masing-masing bidang sebagian mendadak, sehingga ada beberapa surat yang terlambat dan ada surat yang terpaksa tidak bisa dikeluarkan. Selain itu data fiksasi peminjaman ruang dan barang yang akan dipinjam terlalu lama dan sebagian tidak berasal dari sumber yang valid menyebabkan ada beberapa surat yang sudah dibuat pada akhirnya tidak dipergunakan.
Berikut evaluasi untuk bidang kesekretariatan. Koordinasi dengan bidang kesekretariatan cukup baik, namun kurang follow up dari sekretaris. Secara keseluruhan bidang kesekretariatan sudah menujukkan kinerja yang optimal.
Diharapkan untuk PPSMB yang akan datang, sekretaris harus memiliki referensi dan pemahaman tentang pembuatan proposal serta memahami alur birokrasi, sehingga memudahkan sekretaris dalam
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 34
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
penyusunan proposal dan pembuatan surat. Perlu koordinasi yang baik antar panitia, panitia dengan BEM KM dan panitia dengan rektorat.
Regards, Sekretaris PPSMB UGM 2012 “PALAPA”
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 35
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
Laporan Pertanggungjawaban Bendahara PPSMB UGM 2012 “PALAPA”
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 36
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
“Apabila di dalam diri seseorang masih ada rasa malu dan takut untuk berbuat suatu kebaikan, maka jaminan bagi orang tersebut adalah tidak akan bertemunya kemajuan selangkah pun” (Ir. Soekarno)
“Dan barang siapa bertawakal kepada Allah, niscaya Allah akan mencukupkan (keperluan)nya” (QS.At-Tholaq:3) “Wise in managing finances to achieve the optimum funds and neatly in cash flow” Pelatihan Pembelajar Sukses Mahasiswa Baru Palapa Universitas Gadjah Mada adalah serangkaian kegiatan yang bertujuan untuk mengenalkan seputar dunia kampus kepada para Gadjah Mada Muda (Gamada). Selain itu, Palapa juga merupakan sebuah upaya untuk menumbuhkan rasa kebanggaan dan kecintaan dalam naungan semangat ke-UGM-an, sehingga diharapkan UGM dapat menyiapkan Gadjah Mada Muda yang lebih siap menghadapi dinamika dunia universitas. PPSMB Palapa UGM 2012 yang diikuti oleh 9.735 Gamada ini melibatkan 700 panitia dengan waktu persiapan 3 bulan. Oleh karena itu, PPSMB Palapa 2012 ini bukanlah suatu event yang biasa-biasa saja, mengingat banyaknya partisipan yang terlibat dan persiapan yang cukup lama. Untuk itu, demi terselenggaranya PPSMB Palapa UGM 2012 pastinya acara ini membutuhkan finansial yang cukup banyak dengan manajemen yang baik. Sumber keuangan PPSMB Palapa UGM 2012 ini berasal dari Dana Masyarakat UGM di mana pengelolaannya dari pihak OC PPSMB ini dibantu oleh pihak Direktorat Kemahasiswaan dan PPKB. Adapun deskripsi kerja dari bendahara antara lain. 1. Membuat Rencana Anggaran Belanja PPSMB PALAPA 2012. Adapun proses yang harus ditempuh yaitu mengkoordinasikan kepada seluruh bidang yang ada untuk membuat Rencana Anggaran Belanja masingmasing bidangnya. Langkah selanjutnya adalah mengumpulkan seluruh bidang pada suatu forum untuk saling meng-crosscheck dan mengoreksi
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 37
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
serta saling melengkapi RAB di semua bidang. RAB yang dibuat ada 2 jenis yaitu RAB awal bulan Juli untuk membiayai kebutuhan di awal kepanitiaan dan RAB Palapa keseluruhan . 2. Mengomunikasikan Rancangan Anggaran Belanja yang sudah jadi kepada pihak keuangan Direktorat Kemahasiswaan (Dirmawa). Pada saat itu masih terdapat beberapa revisi untuk RAB terutama di bidang acara, perlengkapan, konsumsi dan logistik. Rancangan Anggaran Belanja yang kami ajukan mengalami tiga kali revisi. 3. Merevisi Rancangan Anggaran Belanja Palapa yang kemudian diajukan ke Bagian Keuangan melalui proposal kegiatan PPSMB Palapa UGM 2012. 4. Follow up ke Bagian Keuangan untuk RAB yang disetujui. 5. Mencairkan Anggaran Belanja ke Bagian Keuangan (RAB Bulan Juli). 6. Mengomunikasikan pencairan Anggaran Belanja ke Bendahara Direktorat Kemahasiswaan (Ibu MG. Ambar W.) yang kemudian Bendahara Dirmawa akan mentransfer Anggaran Belanja itu ke rekening pantia OC PPMSB Palapa. Untuk itu, selanjutnya apabila dari panitia OC ingin mencairkan uang, maka bendahara langsung mencairkan uangnya via bank atau via ATM. 7. Melakukan koordinasi dan mengontrol pengeluaran setiap bidang. 8. Melakukan transaksi keuangan dengan masing-masing bidang dan mengumpulkan nota maupun kuitansi semua transaksi. 9. Membuat arus pembukuan dan laporan keuangan. 10. Melakukan koordinasi langsung dengan bidang konsumsi, logistik, dan dana usaha. 11. Terlibat dalam proses presentasi dan koordinasi dengan rekanan yang akan ditunjuk untuk pengadaan barang (konsumsi, kaos, dan LED). 12. Selalu melakukan update perhitungan keuangan untuk
mengantisipasi
adanya pengeluaran yang bersifat insidental. Bendahara PPSMB Palapa UGM 2012 ini memiliki timeline agar target yang akan dicapai bisa terlaksana tepat waktu. Timeline yang telah kami susun yaitu pada akhir bulan Juni telah tersusun Rencana Anggaran Belanja PPSMB Palapa 2012 yang kemudian kami ajukan dalam bentuk proposal kegiatan.
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 38
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
Pada awal bulan Juli diharapkan dana sudah mulai bisa dicairkan dan bisa digunakan untuk keperluan PPSMB Palapa. Awal September ini harapannya proses pembuatan laporan dan surat pertanggungjawaban keuangan sudah terselesaikan. Akan tetapi, dalam realisasinya kami mengalami beberapa hambatan antara lain adanya beberapa kali revisi untuk RAB, proses pada birokrasi yang lama, kurang jelasnya informasi mengenai kode, pengklasifikasian dana, serta jenis transaksi yang akan dilakukan (proses pengadaan atau kuitansi langsung).
Hambatan lain yang memperlama proses pembuatan laporan
keuangan yaitu
ada beberapa bidang yang belum melaporkan arus
keuangannya serta belum mengumpulkan nota maupun kuitansi ke bendahara. Hambatan-hambatan yang ada di lapangan itu kemudian bisa kami atasi dengan cara terus melakukan follow up dan lobbying ke bagian keuangan Dirmawa, DPPA dan TURT, sehingga kami mendapatkan informasi yang jelas mengenai sistem pengelolaan keuangan. Bendahara juga sangat terbantu oleh pihak Dirmawa yang sangat kooperatif dalam hal pengelolaan keuangan. Rencana anggaran yang kami buat tentu saja akan mengalami banyak perubahan pada realisasinya. Inilah yang menjadi tantangan bagi kami. Harihari sesaat menjelang hari H, banyak pengeluaran dari berbagai bidang yang tidak terduga, mendadak dan tiba-tiba membengkak, seperti yang terjadi pada bidang konsumsi, logistik dan perlengkapan. Hal seperti ini seharusnya dapat ditanggulangi dengan cara melakukan estimasi anggaran dan survei lapangan yang lebih detail sehingga anggaran yang keluar tidak jauh dari perhitungan awal. Berikut ini evaluasi untuk bidang konsumsi dan logistik serta bidang dana usaha. Koordinasi dengan bidang konsumsi dan logistik sudah cukup baik walaupun terkadang masih ada miss komunikasi. Sedangkan untuk bidang dana usaha yang perlu dievaluasi adalah sulitnya mencari pihak sponsor yang mau memberikan fresh money. Hal ini karena waktu yang
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 39
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
tersedia cukup singkat. Akan tetapi, secara keseluruhan untuk masing-masing bidang sudah menunjukkan kinerja yang cukup optimal. Diharapkan untuk tahun yang akan datang, pada awal terbentuknya kepengurusan bendahara sudah harus memiliki referensi mengenai RAB dan laporan keuangan, sehingga memudahkan bendahara dalam menyusun Rencana Anggaran Belanja. Di samping itu, akan lebih baik jika bendahara sudah belajar dan paham akan sistem pengelolaan keuangan dari awal kepengurusan. Hal ini akan sangat memudahkan bendahara dalam mengambil langkah dan bisa segera bertindak. Selain itu, kerja sama dengan birokrat itu membutuhkan waktu yang sangat lama dan prosesnya yang rumit. Untuk itu, perlu adanya koordinasi yang baik antara panitia dengan pihak rektorat. Rekomendasi untuk BEM KM UGM agar melakukan pengawalan dana RKAT PPSMB UGM tingkat universitas sejak awal pembahasan RKAT.
Regards, Bendahara PPSMB Palapa UGM 2012 (Diana Pratiwi & Risma Saski Rahmita)
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 40
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
REKAP PENGELUARAN PPSMB PALAPA UGM 2012 Pemasukan Dana RKAT Dana Masyarakat
Rp
337.510.900
Rp Rp Rp Rp Rp
Jumlah 3.000.000 2.764.706 1.759.000 59.500 600.000
Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp
1.113.637 630.630 68.600 600.000 750.000 3.781.909 360.000
Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp
105.000 936.750 92.850 849.000 130.000 1.718.182 103.875 272.000 1.410.909 405.000 5.730.909 2.601.363 3.492.273 34.385.455 462.240 324.480 96.000 180.000 4.569.600 244.000 30.732.000 21.916.363 13.188.350
Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp
7.516.800 40.792.500 3.246.545 1.360.952 28.959.000 44.638.409 268.800 193.200 3.038.000 11.270.000
Pengeluaran No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45
Keterangan Honorarium pembicara materi PPSMB Honorarium pembicara materi PPSMB Biaya P3K untuk kegiatan PPSMB Baya obat di RS Sardjito Biaya kotak pengobatan untuk sie P3K PPSMB Biaya sewa mobil guna mengangkut barang-barang untuk kepentingan kegiatan PPSMB Biaya sewa tikar untuk kegiatan PPSMB Biaya sewa tikar untuk kegiatan PPSMB Tikar Biaya LCD proyektor Biaya sewa alat-alat untuk PPSMB Biaya penggunaan ruang Biaya penggunaan LCD untuk presentasi materi ke-UGMan Biaya penggandaan materi PPSMB Biaya penggandaan materi PPSMB Biaya penggandaan materi PPSMB Biaya pembelian tali co card HP besar Biaya cetak booklet pemandu Biaya penggandaan materi PPSMB Biaya penggandaan materi PPSMB Biaya cetak dan pembuatan film Biaya cetak cover proposal Biaya cetak untuk kegiatan PPSMB Pembuatan maskot Palapa Pembelian aqua botol kegiatan PPSMB Pembelian snack untuk peserta dan panitia PPSMB Biaya HT untuk kegiatan PPSMB Biaya megaphone untuk kegiatan PPSMB Biaya megaphone untuk kegiatan PPSMB Stempel Biaya makan siang gladhi bersih PPSMB Pembelian pipa untuk kegiatan PPSMB Biaya pembuatan kaos untuk panitia PPSMB Biaya sound system untuk kegiatan PPSMB Biaya konsumsi untuk panitia PPSMB Biaya snack untuk gathering akhir dan technical meeting panitia PPSMB Biaya konsumsi untuk peserta PPSMB Biaya HT untuk kegiatan PPSMB Biaya HT untuk pelaksanaan PPSMB Biaya konsumsi (makan siang) untuk peserta PPSMB Biaya LED untuk kegiatan PPSMB Biaya snack untuk pelatihan pemandu (trainer)tahap 1 Pembelian air mineral botol untuk kegiatan PPSMB Biaya snack untuk evaluasi pelaksanaan PPSMB Biaya konsumsi untuk evaluasi PPSMB
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 41
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
46 47 48
Pembelian perlengkapan untuk kegiatan PPSMB Biaya konsumsi peserta PPSMB Administrasi MURI
Rp Rp Rp
2.126.705 28.959.000 15.000.000
Total Pengeluaran (*belum termasuk pajak) Sisa dana RKAT Dana Masyarakat
Rp Rp
326.804.492 10.706.408
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 42
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
Laporan Pertanggungjawaban Bidang Acara PPSMB UGM 2012 “PALAPA”
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 43
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
1. Jobdesc -
Mengonsep acara
-
Berkoordinasi dengan sie lain dan sub bidang terkait acara
-
Membuat tim ahli secara sesuai kebutuhan lapangan
-
Memastikan acara berjalan dengan lancar
-
Membuat konsep acara dan monitoring susunan acara sesuai konsep
-
Bertanggung jawab atas segala sesuatu yang berhubungan dengan jalannya acara
-
Optimalisasi bidang humas yang berkaitan dengan acara
2. Capaian Kerja/realita a. First Gathering Tujuan : welcoming panitia, perkenalan panitia, penjelasan konsep acara, kumpul per sie. Gambaran : Acara berlangsung pada 28 Juni 2012 di Hall Gelanggang Mahasiswa UGM dengan rundown sbb: 08.00 – 08.30 : pembukaan dan games (oleh protokoler) 08.30 – 09.00 : sambutan Ketua OC dan perkenalan Koordinator tiap Sie. 09.00 – 09.30 : penjelasan konsep dan tanya jawab (oleh Koordinator Sie.
Acara),
penjelasan
lambang
Palapa
(oleh
Koordinator Sie. PDD) 09.30 – 10.30 : kumpul per sie (spot ditentukan Sie. Acara) 10.30 – 11.30 : lomba yel antar-sie. 11.30 – 11.45 : penutupan
Secara keseluruhan acara berjalan lancar walau dimulai sedikit terlambat dari waktu yang ditentukan. Tidak semua panitia hadir, tapi sebagian besar sudah hadir. Kurang meriah di saat peresmian sambutan bagi panitia karena lupa meminjam gong. Konsep acara dan timeline panitia dipresentasikan oleh Koordinator sie Acara, dibantu oleh Koordinator PDD untuk menjelaskan filosofi lambang Palapa dan Koordinator
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 44
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
Keamanan menjelaskan peraturan panitia (sayangnya peraturan tsb tdk dicopy shg panitia hanya bisa mendengar). Kemudian dilakukan rekomitmen panitia, terutama setelah semua panitia menyepakati timeline.
b. Second Gathering Tujuan : share update terakhir sebelum libur lebaran Gambaran : Acara berlangsung di Hall Lantai 1 GSP pada tanggal 28 Agustus 2012. Pada Second Gathering sie. Acara membagikan juknis dan rundown terbaru kepada seluruh sie, kemudian dijelaskan oleh koordinator sie. Acara. Terjadi tanya jawab yang cukup intens mengenai detail pelaksanaan acara. Rekomitmen panitia terhadap timeline.
c. Last Gathering Tujuan: syawalan, pemantapan koordinasi antar-sie., latian Tari Sajojo Gambaran : Acara berlangsung pada tanggal 25 Agustus 2012 di Hall Lantai 1 GSP dengan rundown sbb: 08.00 – 08.15 : pembukaan 08.15 – 08.30 : sambutan Ketua OC 08.30 – 09.00 : perkenalan jargon UGM (oleh Sie. Acara) 09.00 – 10.00 : kumpul panitia per klaster (melingkar, dipandu oleh Sie. Acara) 10.00 – 10.30 : tanya jawab klasikal 10.30 – 11.30 : latihan Tari Sajojo untuk flashmob 11.30 – 11.45 : salam-salaman, penutupan
Panitia yang hadir lebih sedikit daripada gathering 1 & 2. Terjadi transfer informasi dalam satu klaster yang dipandu oleh Sie Acara. Jargon Palapa mengalami
perubahan,
dari
“Palapa!
UGM
bersatu,
bangkitlah
Nusantaraku” menjadi “Palapa! Pancasila jiwa kami, bakti untuk negeri, UGM bersatu, bangkitlah Nusantaraku”. Gerakan diperkenalkan oleh sie.
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 45
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
Acara. Diharapkan jargon ini tidak hanya menjadi jargon Palapa PPSMB tapi juga jargon UGM. Semua sie yang bertugas di klaster bertemu dalam satu lingkaran. Sie Acara memberi penjelasan detail mengenai tugas panitia untuk hari H, baik yang ada di klaster maupun di gugus (kecuali klaster Teknik & Vokasi yg hanya terdiri dari 1 gugus). Latihan Tari Sajojo dipandu oleh teman2 dari ISI.
d. Rundown hari H Rundown Acara PPSMB UGM 2012 No
Fakultas
Klaster
Gugus
Kepulauan
1
Biologi
2
Geografi
3
MIPA
Saintika
4
FEB
Ekonomika
5
Hukum
Justicia
6
Filsafat
7
FIB
8
Isipol
Sosiopolitika
9
Psikologi
Psyche
10
Farmasi
Farmako
11
KU
12
KG
Dentisia
13
KH
Veterinary
14
Kehutanan
Silvikultura
15
Pertanian
16
Peternakan
Husbandry
17
TP
Teknagrika
18
Teknik
Teknik
Teknika
Javadwipa
19
Vokasi
Vokasi
Vokasional
Nusa Bali
Biologika Sains
Soshum
Medika
Agro
Geografika
Filosofia Humaniora
Medika
Agrikultura
Swarnadwipa
Irian
Selebesi
Borneo
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 46
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
TM : Rabu, 29 Agustus 2012 Waktu Durasi
Acara
14.00-
Gamada berkumpul di GSP GSP
Pemandu
langsung menempati Formasi
Keamanan
Upacara
Perkap
45‟
14.45
Tempat
Penanggungjawab
Acara
:
bawa
bndera
klaster 14.45-
2‟
Acara dibuka oleh MC
14.55
Lapangan
Protokoler
:
membuka
GSP
acara dan membacakan seluruh rangkaian acara
8‟
Sambutan dan briefing dari Lapangan
Diminta oleh MC, ketua
ketua OC
OC
GSP
memberikan
sambutan 14.55-
15‟
15.10 15.10-
Gamada
masuk
pulau Lapangan
(Formasi Nusantara) 45‟
15.55
Latihan
Parade
GSP Pelangi Lapangan
Nusantara
GSP
Keamanan
pemandu
acara Pemandu,
Keamanan,
perkap,
sub
koor
pemandu. 15.55-
10‟
Penutupan
16.05
Lapangan
MC, protokol mahasiswa
GSP
menutup
acara
dan
membubarkan massa. 60‟
Kepemanduan (kelompok)
Diserahkan
Pemandu boleh mengajak
kepada
gamada kemanapun, yg
pemandu.
penting
materi
sesuai
dengan TOR
Kamis, 30 Agustus 2012 Waktu 06.00
Durasi
Acara
Tempat
Penanggungjawab
Gamada berkumpul di GSP
GSP
Pemandu
:
mengoordinasikan gamada, Acara
:
memantau
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 47
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
Keamanan: stay ditempat
06.00-
30‟
Maba memasuki lapangan
Lapangan
06.30 06.30-
GSP 30‟
07.00
Pengondisian
maba
di Lapangan
lapangan
GSP
Pemandu:pengondisian agar
tetap
keamanan
:
fokus mengatur
barisan acara : membawa bendera kluster. 07.00 - 90‟
Upacara
08.30
mahasiswa
penyambutan Lapangan baru,
termasuk GSP
:
siapin
obor
humas : nge LO-in pak
penyalaan Api Juang UGM (menggunakan
Perkap
anis
tungku,
dinyalakan oleh Rektor UGM kemudian menyerahkan obor ke
Ketua
OC
PPSMB
Universitas) 08.30-
30‟
09.00
Inspiring alumni by Anies Lapangan
Perkap
Baswedan
humas : nge LO-in pak
GSP
:
siapin
obor
anis 09.00-
50‟
09.50
Mobilisasi maba ke ruang Jalan
Keamanan
kelas masing2
perjalanan P3K:
:
mengatur
mendampingi
Pemandu: mengarahkan 09.50-
10‟
10.00
Pengondisian maba di gugus
Gugus
Keamanan
:
masing2
mengondisikan
lapangan
P3K: mendampingi Pemandu:
mengarahkan
maba agar siap menerima materi 10.00-
80‟
Materi ke 1, Ke UGM an, Di
kelas/ Pemandu: standby aja
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 48
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
11.20
(30‟-
dengan
20‟-
UGM (terlampir)
pembicara
dosen auditorium
30‟)
Perlengkapan:
masing-
memastikan perlengkapan
masing gugus
Acara : timing Humas: LO
11.20-
40‟
Kepemanduan
Masing-
12.00
Memberikan
masing Gugus kepemanduan sesuai TOR (outdoor)
12.00-
50‟
Istirahat, Sholat, Makan
13.00
Masing-
Pemandu:
mengantarkan
masing Gugus
konsumsi, ngopyak-opyak gamada. Perlengkapan: memastikan ledeng. Konsumsi : mengantarkan konsumsi
ke
pemandu/masing2 ruang 13.00-
90‟
Materi ke 2, Leaderless Group Spot
14.30
(35‟-
Discussion
yang Pemandu
telah
:
sebagai
fasilitator
20‟-
ditentukan di Acara:memastikan
35‟)
gugus
pemantik sudah ada di tempat Humas
:
mendampingi
pemantik Perkap
:
memastikan
tempat wudhu clear 14.30-
50‟
15.20
Istirahat
Sholat
dan Gugus menuju Acara:
Pengkondisian Gamada
GSP
mengarahkan
gamada agar ontime Pemandu: mbantuin acara Perkap
:
memastikan
tempat wudhu dan sholat clear 14.30-
45‟
15.15
Jalan menuju GSP (khusus
Keamanan : mendampingi
Teknik, Peternakan, KH)
dan meng clear kan jalan Pemandu : mendampingi
15.2015.50
30‟
Jalan ke lapangan GSP
Sepanjang
Keamanan : mendampingi
jalan
dan meng clear kan jalan
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 49
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
Pemandu : mendampingi 15.15-
35‟
15.50
Istirahat
sholat
(khusus GSP lt. 1
Teknik, Peternakan, KH)
Acara:
mengarahkan
gamada agar ontime Pemandu: mbantuin acara Perkap
:
memastikan
tempat wudhu clear 15.50-
10‟
16.00
Pengkondisian
Gamada
di Lapangan
GSP
GSP
Acara:
mengarahkan
proses masuk ke pulau Pemandu dan keamanan: mengondisikan anak2nya
agar
cepat
masuk
pulau Perkap
:
memastikan
obor,sound
buat
selanjutnya 16.00-
25‟
16.25
Lapangan
Parade Pelangi Nusantara Menari
tarian
serempak
dan
daerah GSP membentuk
miniatur Indonesia
Acara, pemandu, perkap, keamanan
:
ikut
nari/
memantau
ditutup
dengan menyanyi Indonesia Raya dan Pemecahan Rekor MURI “Parade
Tari
Mahasiswa
Tradisional
Terbanyak
Se-
Indonesia” 16.45-
10‟
Penyerahan rekor MURI
16.55
Lapangan
MC
GSP (panggung)
16.25-
20‟
16.45
Orasi Budaya Taufik Ismail Lapangan
MC
(pembacaan puisi)
pubdok : dokumentasi
GSP (panggung)
16.55-
5‟
Penyetelan video Palapa
17.00 17.0017.15
Lapangan
Perkap
GSP 15‟
Penutup terima
sekaligus PPSMB
Univ
serah Lapangan ke GSP
Perkap : memastikan obor dan prosesn penyalaannya
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 50
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
PPSMB
fakultas
dengan
udah siap
penyalaan obor Api Juang
Kemanan
UGM oleh 19 Ketua OC
mempersiapkan
PPSMB Fakultas
kepulangan gamada
:
Keterangan Lain: Ke-UGM-an 10.00-
30‟
Video keUGMan
Auditorium
10.30 10.30-
Gugus 20‟
Materi
Auditorium
10.50 10.50-
Gugus 30‟
Tanya jawab
Auditorium
11.20
Gugus
LGD 13.00-
50‟
LGD
Outdoor
13.50 13.50-
Gugus 20‟
Presentasi
Outdoor
14.10 14.10-
Gugus 20‟
Konklusi
Outdoor
14.30
Gugus
e. Evaluasi Acara
Evaluasi
Rekomen
Penyalaan api juang
1. Teknis baru jadi J- 1. Semua rundown ditulis teknis sekian jam
detailnya. Ada PJ tiap sesi.
2. Saat penyerahan obor 2. Pertimbangkan
lagi
dari Unit Berkuda kpd
menggunakan UB. Pembukaan
rektor tidak boleh ada
seharusnya
tepuk tangan sehingga
euforianya.
kemeriahan
bisa
terasa
kurang
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 51
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
terasa Inspiring alumni
Tidak dilakukan pencarian Semua pembicara dicari profile profile Anies Baswedan
Ke-UGM-an
nya
Konfirmasi dosen bisa/tidak Ada
dosen
cadangan
(sudah
bisa baru bisa fix M-sekian dilakukan PPKB) menit Ishoma
Keterlambatan logistik
pengiriman Perhitungan waktu dan transport menyebabkan oleh
klaster
Agro
sie.
Konsumsi
dalam
menukar mengirimkan makanan
rundown (LGD baru makan) LGD
1. Konsep dan teknis baru 1. Ada komunikasi yg lebih baik jadi H-2
antara
Sie.
Acara
dg
SC
mengenai konsep LGD 2. Fasilitator
tidak 2. TOR
yg
jelas
akan
mendapat transfer yg
memudahkan proses transfer
baik
mengenai
materi
yg
harus
disampaikan 3. Tidak semua fasilitator 3. Bahasa SMS lebih diperjelas. memberi konfirmasi
Ada dukungan pulsa untuk menelpon.
Isho
Belum masuk waktu Ashar Perhitungan kecepatan jalan lebih (terutama yg solat di GSP)
Parade
diperhatikan.
Pelangi Ketidaksiapan dalam alat Perhatikan segala detail kebutuhan
Nusantara
instruksi,
baik
dibagikan
ke
yang per sesi. Seharusnya bisa clear Hgamada 2.
maupun untuk dipakai oleh instruktur Orasi Budaya
Tidak dilakukan pencarian Semua pembicara dicari profile profile Taufiq Ismail
Penyetelan video
Tidak
disediakan
untuk
tamu
nya layar Ada layar, TV ataupun LCD yg
undangan, menampilkan video yg diputar
hanya ada LED yg bisa sehingga tamu undangan bisa ikut dilihat di depan Penutupan
Terjadi
pergantian
menyaksikan peran Detail teknis selain diselesaikan
penyalaan obor oleh OC juga
dikonsultasikan,
mungkin
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 52
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
fakultas
J-sekian
jam. kepada Bu Zulfa atau yg lain.
Awalnya estafet api juang Pergantian ini dilakukan atas saran dari Ketua OC PPSMB Bu Zulfa mengingat tdk ad struktur Univ kepada Ketua OC atas-bawah dari univ-fak, shg api PPSMB
fakultas
diganti juang dikembalikan oleh PPSMB
oleh Warek 3. Tidak ada univ kpd rektorat yg kemudian gladi resik hanya briefing diserahkan pd PPSMB fak. shg kurang siap
4. Evaluasi dan Kendala a. Jumlah anggota sie. Acara kurang. b. Koordinasi dengan pihak lain masih belum maksimal (sie lain, SC, PPKB, fakultas, pembicara) 5. Parameter Keberhasilan Secara kesiapan detail 60% tapi atas sambutan semua pihak 80% 6. Rekomendasi untuk Tahun Depan -
Struktur sie. Acara: terdiri dari 1 koordinator dan 7 staf ahli. Ke-8 orang ini berperan sebagai konseptor (inti Sie. Acara, yg rutin rapat). Setiap staf ahli memiliki staf (1-2 orang) untuk berkoordinasi sesuai dengan divisinya masing-masing. Sehingga secara total, acara memiliki minimal 20 anggota (1 koordinator dan 19 staf) yang saat hari H bisa ditempatkan di setiap gugus.
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 53
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
Divisi Perlengkapa n
Divisi Kreatif/
Divisi Humas
materi
Koordinator Divisi Penugasan
Divisi Pemandu
Divisi Keamanan
-
Divisi Pembicara
Mengenai koordinasi, akan terbantu dengan struktur seperti di atas dan juga penunjukan PJ untuk setiap sesi, mulai dari pembukaan sampai penutupan sehingga ada orang yang memastikan detail kebutuhan per sesi yang kemudian bisa dikoordinasikan dengan lebih baik pada sie lain yang terkait.
Dea Siti Hafsha
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 54
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
Laporan Pertanggungjawaban Bidang Kepemanduan PPSMB UGM 2012 “PALAPA”
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 55
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
Indonesia dengan segala baik dan buruknya masih perkasa dengan keyakinan akan harapan. Harapan pun akan menjadi percuma tanpa sebuah pengkaryaan. Pemandu dengan intelektualitas tinggi menyadari hal itu, sadar dirinya adalah bagian dari universitas bersejarah di Indonesia, maka dengan sarana ini kami mengkaryakan diri, menyalurkan energi cinta kami pada almamater dan republik. Mencoba menunjukkan dan menanamkan cinta yang sama pada generasi penerus, demi Indonesia digdaya pada masanya. -Koor Pemandu 2012
Pemandu sebagai salah satu perangkat kepanitiaan PPSMB UGM PALAPA 2012 memiliki peran penting dalam kesuksesan acara ini. Merekalah yang bersentuhan langsung dengan gadjah mada muda (selanjutnya ditulis GAMADA), dan yang paling penting menjadi pembimbing bagi GAMADA yang belum paham dunia perkuliahan dan sistem yang berlaku di UGM. Tujuan-tujuan dan sukses tidaknya PPSMB UGM kali ini, tidak lepas dari peran penting para pemandu. Pemandu harus untuk memastikan bahwa yang dipandu mencapai tujuannya. Subyek yang dipandu tidak lain adalah GAMADA, syarat – syarat yang diperlukan untuk menjadi pemandu sukses tidak sekedar tahu apa tujuannya, tapi juga tahu bagaimana proses yang harus dijalani untuk mencapai tujuan tersebut. Maka dalam proses menuju hari perhelatan PPSMB UGM, pemandu harus memepersiapkan banyak hal, yaitu sebagai perbekalan untuk menjadi sukses sebagai pemandu sesuai dengan standar yang ditetapkan. A. Pengertian dan Job Description Pemandu PPSMB UGM 2012 1. Pengertian Pemandu merupakan seseorang yang bertanggung jawab untuk memandu, membimbing, dan mendampingi GAMADA selama proses pelaksanaan PPSMB UGM (PALAPA) 2012. Pemandu juga bertanggung jawab atas berbagai kebutuhan GAMADA selama acara PPSMB UGM (PALAPA) berlangsung. Sedangkan
proses
kepemanduan
berarti
suatu
proses
pendampingan dan transfer nilai-nilai PPSMB UGM (PALAPA) selama acara berlangsung. Kepemanduan juga berisi materi serta games yang dilaksanakan di kelompok dan ruangan masing-masing.
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 56
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
2. Job Description Pemandu PPSMB UGM (PALAPA) 1. Mendampingi GAMADA selama kegiatan PPSMB UGM (PALAPA) berlangsung 2. Mentransfer konsep dan nilai-nilai PPSMB UGM (PALAPA) baik itu dari Steering Comittee atau pun dari sie. Acara. 3. Menyampaikan informasi seputar perkuliahan sesuai yang dibutuhkan oleh GAMADA. 4. Membantu GAMADA dalam mengikuti kegiatan PPSMB UGM (PALAPA) dengan kepemanduan dan games yang interaktif.
Satu kelompok GAMADA yang kurang lebih berjumlah 30 orang secara teknis dipandu oleh satu orang pemandu putra atau satu orang pemandu putri. B. Rangkaian Alur Kerja Sie. Pemandu PPSMB UGM (PALAPA) Rangkaian alur kerja pemandu yaitu: 1. Open recruitment dan interview
(15
–
28 Juni 2012) 2. Pelatihan Kepemandu I, dan II
(14,
dan 15 Juli 2012) 3. Plotting, Mapping, dan transfer konsep
(26
Agustus 2012) 4. SMS ##PALAPA (selamat datang GAMADA)
(14
Agustus 2012) 5. SMS ##GAMADA (HUT RI)
(16
Agustus 2012) 6. SMS ##GAMADA (info PPSMB UGM)
(18
Agustus 2012) 7. SMS ##GAMADA (belum ada pengumuman resmi penugasan)
(23
Agustus 2012) 8. SMS ##GAMADA (pengambilan jas alamamater)
(24
Agustus 2012)
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 57
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
9. SMS ##GAMADA (undangan TM PALAPA)
(28
Agustus 2012) 10. SMS ##GAMADA (atribut PALAPA)
(29
Agustus 2012) 11. SMS ##GAMADA (kumpul Kehutanan)
(29
Agustus 2012) 12. TM PPSMB UGM 2012 (PALAPA)
(29
Agustus 2012) 13. PPSMB UGM 2012 (PALAPA)
(30
Agustus 2012)
1. Open recruitment dan interview Sebagaimana yang sudah disebutkan diatas, pemandu merupakan bagian penting dalam kepanitiaan ini. Untuk itu, Tim Koordinator pemandu harus benar-benar selektif dalam memilih para calon pemandu yang nantinya akan memandu GAMADA selama kegiatan PPSMB UGM 2012. Kami ingin para pemandu nantinya memiliki kriteria berikut: Technical Skill 1. Berakhlak mulia (Cara bicara dan etika serta sikap) 2. Memiliki spirit kebangsaan (Punya pandangan luas mengenai permasalahan bangsa dan solutif dalam memberikan saran, serta punya mimpi besar yang bisa diwujudkan untuk kemajuan bangsa Indonesia) 3. Berwawasan Luas (mengetahui isu-isu kampus dan fakultas secara komprehensif dan mampu menjelaskan secara rinci fenomena yang terjadi serta berprestasi dalam bidang akademis maupun non akademis) 4. Berkomitmen tinggi. 5. Sanggup memenuhi agenda kepemanduan. Human Relation and Communication Skill 1. Sabar 2. Mengayomi
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 58
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
3. Berjiwa Kepemimpinan (Mampu berkomunikasi dan mengarahkan dengan baik) 4. Mempunyai sifat keteladanan 5. Komitmen dan disiplin tinggi
Setelah waktu open recruitment ditutup, jumlah pendaftar untuk seksi pemandu berjumlah 460 orang. Untuk tahapan seleksi, kami memilih wawancara sebagai satu-satunya instrument penilaian. Seleksi ini juga dibantu oleh beberapa teman-teman dari seksi lain dengan spesifikasi yang sudah ditentukan oleh tim coordinator pemandu, mengingat pendaftar yang begitu banyak dan waktu yang relative pendek.
Wawancara diberikan dalam bentuk personal assessment untuk dapat melihat secara sistematis dan komprehensif semua yang dimiliki calon pemandu. Sampai pada tahap pengolahan hasil wawancara, kami Tim Koordinator cukup sulit dalam menentukan siapa yang akan diterima, karena secara umum para calon pemandu mempunyai kemampuan yang sama baiknya. Setelah melewati beberapa kali rapat dan musyawarah, kami memutuskan untuk menerima sebanyak 420 orang pemandu. Para pemandu yang diterima adalah yang kami anggap memenuhi kriteria yang kami inginkan dengan berbagai sifat dan karakter mereka yang beraneka ragam. 2. Pelatihan Kemandu I dan II Pelatihan Kepemandu dilaksanakan sebanyak dua kali yang bertujuan membekali para pemandu dengan pengetahuan dan skill dasar yang akan menunjang mereka pada PPSMB UGM 2012 nanti. Pelatihan Kepemanduan I (14 Juli 2012) (08.00-12.00) Bentuk Acara : Tutorial di dalam ruangan
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 59
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
Materi : empathic listener, cara mendidik orang dewasa, komunikasi aktif, dan leadership. Pelatihan Kepemanduan II (15 Juli 2010) (08.30-15.00) Bentuk acara : outdoor Materi:
roleplay
materi
yang
disampaikan
pada
Pelatihan
Kepemanduan I 3. Plotting, Mapping, Flowing dan transfer konsep Ploting maksdunya adalah menginformasi plot dari setiap pemandu, dimana posisi mereka, dan dimana ruangan yang akan mereka gunakan dalam kegiatan PPSMB UGM 2012 ini. Mapping dimaksudkan agar pemandu tahu posisi tempat – tempat penting dari perspektif udara, sehingga memudahkan pemandu untuk memahami posisi mereka dan berapa jarak yang akan mereka tempuh. Flowwing menjadi penting karena disini cukup menggunakan waktu yang banyak sehingga pemandu harus memastikan bahwa perpindahan dari titik pusat ke ruangan yang ada di kluster menggunakan jalur yang tepat dengan waktu yang tepat pula. Penting bagi pemandu untuk memahami konsep dan penugasan dari sie acara, maka dari itu dibentuk sesi khusus untuk transfer konsep dan penugasan, sekaligus dalam sesi ini pemandu punya kesempatan untuk bertanya tentang apa yang pemandu rasa kurang dipahami.
4. SMS ##GAMADA2012 Ini adalah mekanisme komunikasi paling efektif antara panitia dan GAMADA. Meskipun biayanya cukup tinggi tapi ini dirasa yang paling aman dan paling efektif. Sejak awal komunikasi dibentuk GAMADA diberi pemahaman bahwa SMS resmi dan yang dapat dipercaya hanya sms dengan kop ##GAMADA2012 yang dikirimkan oleh pemandunya
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 60
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
langsung. Sehingga meskipun GAMADA mendapat sms #GAMADA2012 yang bukan berasal dari pemandunya maka SMS itu tidak valid. Setidaknya selama proses PPSMB UGM berlangsung sie pemandu mengirimkan delapan kali SMS resmi kepada GAMADA yang diantaranya adalah ucapan selamat, hari kemerdekaan, informasi PPSMB UGM, tanggal penting, undangan TM PALAPA, atribut, dan undangan PPSMB UGM.
5. TM dan Hari Pelaksanaan PPSMB UGM 2012 a. Technical Meeting dilaksanakan tanggal 29 Agustus 2010. Inilah pertama kali bagi pemandu merasakan hiruk pikuk memandu sekitar 9600 GAMADA. Mereka yang telah dibekali dengan materi dan pelatihan mencoba mengaplikasikan apa yang telah mereka pelajari Saat TM, para pemandu memberikan kesan dan semangat yang baik bagi GAMADA untuk menjalani PPSMB UGM esok hari. Antusiasme GAMADA dan komitmen tinggi pemandu mulai terasa saat pelaksanaan TM ini.
Hari PALAPA berlangsung, alhamdulillah selama pelaksanaan seluruh kelompok tercover oleh pemandu sehingga kami tim koordinator dapat melaksanakan tugas untuk mengkoordinasi seluruh pemandu kelompok dengan baik. Secara umum selama pelaksanaan, pemandu telah bekerja luar biasa, memberikan terbaik dari apa yang mereka punya. Walaupun terkendala oleh berbagai hal, para pemandu tetap dapat fokus menjalankan tugasnya. Selain itu, para pemandu terlihat menguasai konsep dan nilai-nilai PALAPA yang mereka transfer pada GAMADA. Ini terlihat dari sesi kepemanduan yang aktif dan berjalan sesuai harapan. Diluar itu semua pemandu menunjukkan komitmennya bukan hanya sekedar sebagai pemandu, tapi komitmennya pada PALAPA.
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 61
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
Diberbagai kesempatan pemandu bertugas lebih dari diskripsi kerjanya, dengan sukarela mereka turut membantu sie lain demi kelancaran acara. C. Evaluasi Kinerja Sie. Pemandu PPSMB UGM (PALAPA) Walaupun prestasi dan kinerja Pemandu tahun 2012 alhamdulillah dirasa sukses, namun kami merasa harus melakukan evaluasi dalam beberapa hal. Sebagai Koordinator ada beberapa kekurangan yang berbentuk teknis dan non-teknis. Berikut kami tampilkan beberapa kendala, evaluasi, serta solusinya: Rencana 1. Pemandu memiliki tim koordinator (selanjutnya ditulis tim koor) yang terdiri dari sekitar lima hingga tujuh orang. Hal ini ingin dibentuk untuk memformulasi metode pembentukan pemandu yang unggul. 2. Pemandu memiliki SDM yang tangguh dan dapat diandalkan secara kuantitas dan kualitas. 3. Hal utama persyaratan untuk masuk dalam tim pemandu adalah memiliki komitmen dan keluangan waktu yang sudah dijadwalkan oleh tim koor. 4. Semua pemandu memiliki informasi yang sama, sehingga informasi yang dikeluarkan dari satu pemandu dan pemandu yang lain adalah sama. 5. Setiap elemen dalam tim pemandu memiliki kesamaan niat dan kelurusan hati sehingga dalam proses mengupayakan kesempurnaan dalam diri pemandu ini, tim pemandu memiliki kesamaan tujuan dan kesamaan proses. Pelaksanaan 1. Tim koor dibentuk lebih dari rencana, karena mengingat wilayah kerja saat hari H yang cukup luas dan jumlah staff pemandu yang cukup banyak. Tim koor awalnya akan dibentuk dengan 32 orang, akan tetapi dibatalkan karena koordinator pemandu tidak nyaman dengan tim konsep yang terlalu banyak orang. Sehingga dikerucutkan menjadi 13 sub koordinator, dan satu orang koordinator.
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 62
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
2. Berdasarkan analisis tim koor ada kemungkinan pemandu yang mengundurkan diri atau berhalangan selama proses hingga hari H, dengan asumsi pemandu yang gagal sebanyak 5% - 10% maka tim koor menerima 440 pemandu, dengan harapan selama proses pemandu yang bertahan sebanyak 400an orang. Dengan metode ini pemandu secara kuantitas aman, dan benar sampai dengan hari H pemandu yang bertahan sebanyak 360orang. 3. Secara kualitas tim koor pemandu memproses staff pemandu dengan pelatihan yang nyaman dan terarah sehingga terpastikan pemandu memiliki bekal yang sama ketika pemandu mengeksekusi tugasnya. Adapun jumlah pemandu yang mengikuti pelatihan ini adalah sekitar 300orang. 4. Menyadari tidak semua pemandu memiliki keluangan waktu untuk mengikuti pelatihan tim koor pemandu mensiasatinya dengan membuat kelas matrikulasi materi kepemanduan. Kelas ini dilaksanakan pada tanggal 26 Agustus 2012 dan diikuti lebih dari 90 pemandu. 5. Arus informasi yang ada pada tubuh pemandu sudah baik, setiap pemandu memiliki informasi yang terpusat sehingga menjamin kualitas informasi tersebut. 6. Menganggp penting tentang kesamaan niat, kelurusan hati, dan tujuan maka proses pendekatan dari tim koor menjadi sangat penting untuk tidak sekedar mentransfer tapi juga memancarkannya, dan hal ini dibangun dengan komunikasi intensif dari tim koor kepada pemandu. Kendala 1. Tidak adanya arah yang jelas tentang secara teknis acara ini hendak dibawa kemana. 2. TIdak ada batasan kerja dan diskripsi kerja tentang seksi pemandu yang diinginkan dalam acara ini. 3. Tim koor melakukan penambahan personil secara berangsur – angsur yang menjadikan perlu adanya penyesuaian berkali-kali. Tim koor dibentuk dengan mengutamakan kualitas, sehingga banyak dari tim koor yang
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 63
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
memiliki kegiatan diluar PPSMB UGM yang menjadikan sulit untuk koordinasi fisik. 4. Butuh waktu lama dan dengan usaha sangat keras untuk menyamanak cara pandang tim koor terhadap acara ini, yang dirasa penting agar semua dapat berjalan sejalan, dan satu tujuan. 5. Panitia mengingkari timeline yang sudah dibuat dan sudah dipublish, menjadikan staff pemandu kurang menghargai panitia pusat. 6. Tidak terjalin koordinasi yang baik antar seksi 7. Konsep acara dan konten sesi per acara yang berubah, yang memaksa pemandu bekerja ekstra untuk memahamkan konsep baru tersebut. 8. Kesiapan panitia pada hari H masih sangat minim Rekomendasi 1. SC membentuk arahan kerja secara konkret dan detail 2. Dibentuk diskrip kerja yang jelas bagi setiap seksi yang ada. 3. Penetapan jumlah personil tim ditetapkan dari awal pembentukan. 4. Penyamaan frekuensi dan kesamaan tujuan menjadi penting, maka komunikasi tim harus dilakukan secara intens sejak awal pembentukan. 5. Sejak awal pembentukan panitia patuh dan disiplin pada apa yang sudah diputuskan atau disepakati. 6. Ketua sebagai penanggung jawab adanya koordinasi yang baik antar seksi. 7. Peembahasan mengenai konsep diramu secara mendalam dan seksama, sehingga menghasilkan keputusan yang kuat dan yakin. 8. Oprec Ketua PPSMB ; calon ketua melakukan presentasi proyek ; pemilihan ketua dilakukan dengan pendampingan dari rektorat. 9. OC inti merupakan perwakilan dari berbagai fakultas (tiap fakultas mengirim orang terbaiknya untuk menjadi bagian dari OC PPSMB UGM, agar koordinasi dengan fakultas bisa lebih baik. 10. Oprec univ dilakukan sebelum oprec fakultas 11. Durasi oprec panjang (empat bulan) 12. Adanya kontrak kerja, agar ada tanggung jawab penuh dari panitia pada jobdesc di PPSMB UGM, serta guna meminimalisir dualism kepanitiaan.
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 64
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
13. Wawancara (terdiri dari beberapa langkah : personal, ke UGM-an, problem solving).
D. Penutup 1. Kesimpulan Para pemandu sudah memberikan kinerja yang maksimal. Hal ini dikarenakan persiapan sebelum PPSMB UGM PALAPA dan proses yang kami jalani sangat baik. Walaupun masih ada beberapa hal yang harus diperbaiki di PPSMB UGM PALAPA, namun secara keseluruhan tim Pemandu 2012 mendapatkan predikat above the expectations.
pemandu,,
dua puluh tahun lebih ku langkahkan kaki di bumi awal usia, ibu mengajari ku bertutur dengan sabarnya ayah membentuk hati ku dengan gagahnya mulai ku bersekolah dan menemukan bahasa
ibu guru dengan kapur dan papan hitam mempertunjukkan macam bahasa ku amati dan ku pelajari kagum dan begitu indah
sastra ku cari coba kusinggahi tak sebatas berkedip dan membaca lagi kubasmalahi dan kudalami dengan hati
bahasa dan sastra telah aku selami lalu September siang ini aku sadari sastra pun tak mengindahkan hati ku tuk sampaikan rindu dan cinta pada pemandu
terimakasih ku untuk mu terpejam dan tersyukur
Ya Illah . . Jadikanlah pemandu yang aku cintai menjadi insan yang senantiasa dalam panduan Mu Jadikanlah mereka pemandu sepanjang masa melingkar dalam keluarga bergandeng menuju surga Jadikanlah ridha Mu teruntuk mereka, karena hatinya yang tertambat tentang Mu Ya Illah Dan jadikanlah mereka insan yang dihatinya selalu mengingat Mu dikala sedih mau pun senang Lalu ku pohonkan pada Mu tanamkan cinta pada hati mereka Tentang cinta yang lebih besar
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 65
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
Yaitu tentang yang lebih besar dari cinta ku pad Mu dan Ibu Pertiwi
*wahai pemandu, ini aku dengan segala baik dan buruk ku, terimakasih telah menemani ku, terimakasih telah mempercayaiku. **aku cinta pada mu
Graha Ganindra Goutama (koordinator pemandu ppsmb ugm 2012palapa) Hati tak pernah berdusta, kata ku tak mampu menjamahnya. Biar ku tulis, dan ketahuilah ini sepenuh jiwa.
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 66
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
Laporan Pertanggungjawaban Bidang Protokoler PPSMB UGM 2012 “PALAPA”
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 67
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
1. Idealita a. Protokoler diminta untuk hadir dalam setiap rapat yang membicarakan konsep acara, agar mc memiliki gambaran akan acara yang diselenggarakan b. Protokoler mendapat pelatihan public speaking dalam menghadapi lebih dari 1000 audiens c. MC yang telah terpilih melalui seleksi memiliki kapabilitas dalam membawakan acara dalam bentuk apapun (formal, semi formal, non formal) d.
MC memiliki kostum tersendiri agar dapat dibedakan
e. Sumber informasi yang masuk ke protokoler terintegritas sehingga memudahkan MC dalam penyampaian ke audiens f. MC mempersiapkan Que Card sebagai kerangka acara ketika membawakan acara g. Protokoler berkoordinasi dengan pihak-pihak yang terkait 2. Realita a. Protokoler hadir dalam setiap rapat yang membicarakan konsep acara, namun ada beberapa rapat yang dilakukan secara mendadak dan sangat dekat waktunya dengan waktu pelaksanaan b. Koordinasi dengan pihak terkait, khususnya sie. Acara, kurang optimal, karena banyaknya hal yang diurus oleh sie. Acara sehingga koordinasi dengan protokoler terkadang terlupakan c. MC tidak memiliki kostum d. Informasi yang masuk tersampaikan secara random ke MC, sehingga penyampaian informasi tidak optimal e. MC memiliki fungsi baru sebagai pusat informasi barang kehilangan f. Ada beberapa MC yang tidak memiliki kapabilitas membawakan acara yang bentuknya formal g. MC tidak mendapatkan pelatihan public speaking h. MC telah menyiapkan Que Card sebelum membawakan acara 3. Evaluasi
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 68
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
a. Aliran informasi konsep acara kepada protokoler dilakukan secara berkala dan tidak mendadak dengan waktu eksekusi acara b. Disediakan pusat informasi barang kehilangan dari sie. Humas, sehingga tidak menambah jobdesk protokoler c. Persiapan dilakukan secara optimal mulai dari menyiapkan konsep que card, hingga latihan membawa acara d. MC yang terseleksi harus memiliki kapabilitas dalam membawakan berbagai bentuk acara 4. Kendala a. Informasi dari masing-masing sie. Acara tidak terintegritas, kadang beda orang, beda penyampaian info, sehingga membingungkan MC yang menyiapkan pembawaan acara 5. Solusi a. Dilakukan penyamaan persepsi antara pihak sie. Acara dan protokoler sebelum dilakukan eksekusi acara, dan tidak dilakukan secara mendadak mendekati waktu ekseskusi acara
Resti Diah Utami
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 69
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
Laporan Pertanggungjawaban Bidang Keamanan PPSMB UGM 2012 “PALAPA”
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 70
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
Tim Keamanan merupakan Tim yang ditugaskan untuk menjaga keamanan dan ketertiban selama kegiatan PPSMB UGM 2012 “Palapa” berlangsung. Sebagai tim yang bertanggung jawab atas keamanan dan ketertiban acara, Tim keamanan juga diserahi tanggung jawab untuk mendisiplinkan peserta/Gamada. Hal ini menyebabkan tim keamanan mempunyai peran ganda, yaitu sebagai tim keamanan dan juga sebagai tim Komdis sehingga perlu bekerja ekstra keras untuk melaksanakan tugas-tugasnya mengingat jumlah personelnya juga tidak terlalu banyak. Dalam melaksanakan tugasnya, Tim Keamanan PPSMB dibantu oleh personel Resimen Mahasiswa UGM. Dalam perjalanannya selama persiapan PPSMB, Tim keamanan telah melakukan beberapa kali pertemuan untuk membahas Job Description dan untuk membangun kebersamaan antar personel yang tergabung di Tim Keamanan bersama dengan Menwa. Tim Keamanan juga melaksanaan tiga kali training untuk penguatan kapasitas personel, yaitu training PBB, training CMI (Cara Menyampaikan Instruksi), dan yang terakhir Pelatihan Pengamanan dan Pengaturan Lalu Lintas dengan mendatangkan pemateri dari Polmenwa Mahakarta dan Dirlantas Polda DIY, namun dalam melaksanakan training tersebut hanya dihadiri oleh sedikit tim keamanan dikarenakan kesibukan pribadi masingmasing personel tim keamanan. Secara keseluruhan kinerja Tim Keamanan berjalan lancar dan sukses sesuai jobdesc yang diberikan oleh sie Acara. Dalam melakukan tugasnya, tim keamanan dapat fleksibel dan membantu tugas-tugas dari tim lain. Walaupun berjalan dengan lancar, tetapi kendala dan permasalahan pasti tetap selalu ada dalam suatu kegiatan. Walaupun berjalan dengan lancar, tetapi banyak yang harus dievaluasi dari tim keamanan tahun ini agar kedepannya dapat melaksanakan tugasnya dengan lebih baik sehingga PPSMB di tahun-tahun berikutnya pun dapat berjalan dengan lancar dan sukses.
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 71
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
N
Hal
Keterangan
o 1.
Idealita
Tim keamanan merupakan tim yang bertanggung jawab atas keamanan, baik peserta,
panitia,
kegiatan,
maupun
perlengkapan. Jadi tugas tim keamanan yang sebenarnya sangatlah berat, bukan hanya personel yang tugasnya meneriaki peserta/gamada
agar
gamada
menjadi
disiplin. Jumlah tim keamanan haruslah disesuaian dengan jobdes yang diberikan untuk tim keamanan itu sendiri. Minimal di setiap gugus ada 3 personel dari keamanan yang berjaga. Untuk menunjang tugas-tugas di lapangan perlu diadakan pertemuan rutin serta training yang diikuti seluruh personel keamanan untuk menyamakan persepsi tentang jobdes dan untuk meningkatan kemampuan tim keamanan. Kordinasi dengan tim-tim terkait, seperti Pemandu, Acara, dan SKKK harus selalu dijaga agar tida terjadi kesalahpahaman dalam menjalankan tugasnya.
2.
Realita
Dalam menjalankan tugasnya di lapangan, tim keamanan mendapatkan tugas ganda yaitu berperan sebagai komdis. Tugas dan fungsi tim keamanan di lapangan sesuai
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 72
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
dengan arahan ketua OC dan Sie Acara lebih dominan ke tugas dan fungsinya sebagai komdis, sehingga banyak tugas dan fungsinya sebagai keamanan yang justru tidak ter-handle. Pada saat pertemuan dan training Cuma sedikit personel yang hadir sehingga banyak personel yang belum tahu tugasnya saat pelaksanaan PPSMB Job Description dari tim keamanan tidak dijelaskan dari awal, sehingga banyak terjadi kebingungan dalam persiapannya sebelum PPSMB Jumlah tim keamanan yang sedikit cukup menyulitkan untuk menjalankan tugasnya. 3.
Capaian Kerja
Secara umum kinerja tim keamanan dalam pelaksanaan PPSMB UGM 2012 “palapa” dapat dikatakan sukses, untuk penjabaran di tiap kegiatan saya tuliskan di bawah.
4.
Rekomendasi Kedepan
Dalam
recruitment
panitia
perlu
mempertimbangkan dengan tugas dan fungsi dari tiap-tiap tim Pada saat membentuk panitia, siapkan jobdes yang jelas agar tugas dan fungsi dari tim tersebut (khususnya keamanan) dapat berjalan sesuai jobdesnya. Sesuaikan jumlah personel di tiap sie dengan jobdesnya masing-masing Koordinasi dan kesepahaman antar tiaptiap Tim yang berkaitan harus ditingkatkan agar tidak terjadi miss komunikasi oleh
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 73
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
masing-masing tim dalam pelaksanaan PPSMB.
Laporan TIM Keamanan Per Kegiatan NO
Kegiatan
Penanggungjawab
Keterangan
1.
Gamada
Keamanan
Seperti yang telah dijadwalkan,
Berkumpul Lapangan GSP
di
Gamada mulai berkumpul di lapangan GSP pukul 06.00, setelah briefing dan maan pagi, seluruh
tim
keamanan
menempatkan diri di gugus yang telah ditentukan. Dalam memasukkan gamada ke lap GSP sesuai dengan arahan dari sie Acara, pemandu menunggu anggota
kelompoknya
lapangan
GSP,
langsung
dimasukkan
di
Gamada ke
lapangan GSP dan menerima konsumsi(snack) lapangan
di
GSP
dalam untuk
mempercepat mobilisasi. Yang perlu dievaluasi dari kegiatan ini adalah koordinasi dengan tim pemandu untuk menyamakan persepsi sehingga tidak terjadi miss komunikasi antar
tim
keamanan
dan
pemandu dalam memobilisasi Gamada.
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 74
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
Selain itu koordinasi dengan SKKK juga perlu ditingkatkan karena
peran
SKKK
juga
sangat vital untuk menjaga kelancaran
lalu
lintas
dan
membuka-tutup gerbang yang akan dilalui gamada. 2.
Upacara
Keamanan
Tim keamanan menempatkan
penyambutan
diri
di
belakang
gugusnya
mahasiswa baru
masing-masing, menjaga agar Gamada tetap tenang dalam upacara penyambutan Maba, sebagian
tim
keamanan
membantu Tim Kesehatan jika ada
gamada
pingsan.
yang
jatuh
Sebagian
tim
yang
lain
keamanan
menempatkan diri di titik-titik penyeberangan. Yang perlu dievaluasi adalah kesepahaman
dengan
tim
Kesehatan
tentang
cara
penanganan
Gamada
yang
sakit, tim keamanan harus tahu ciri-ciri gamada yang benarbenar sakit dan gamada yang berpura-pura sait untuk dapat menegurnya dengan benar. 3.
Kembali ke Gugus Keamanan,
Disini
(Pengkondisian
mengkondisikan gamada untuk
Pemandu
tim
mempercepat
keamanan
langkah
saat
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 75
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
Lapangan)
mobilisasi
ke
gugusnya
masing-masing. Lagi-lagi problem koordinasi dengan
pemandu
perlu
agar
ada
dievaluasi
kesepahaman jalur mana yang akan dilewati, kapan waktu untuk
mempercepat
memperlambat
dan gerakan
gamada dan dimana gamada akan
diistirahatkan.
Tim
keamanan memposisikan diri untuk menjaga agar gamada tepat waktu untu sampai di gugusnya masing-masing 4.
Materi ke 1, Ke Keamanan
Tim Keamanan menempatkan
UGM an, dengan
diri di titik yang di tentukan
pembicara dosen-
untuk menjaga keamanan dan
dosen UGM
ketertiban selama berjalannya acara.
5.
Istirahat,
Sholat, Keamanan
Makan
Tim keamanan memposisikan dirinya sebagai time keeper untuk menjaga agar kegiatan tidak molor.
6.
Materi
ke
Leaderless Discussion
2, Keamanan Grup
Tim Keamanan menempatkan diri di titik yang di tentukan untuk menjaga keamanan dan ketertiban selama berjalannya acara.
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 76
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
7.
Istirahat Sholat dan
Keamanan,
Tim keamanan memposisikan
Pengkondisian
dirinya sebagai time keeper
Maba
untuk menjaga agar kegiatan tidak molor. Tim keamanan yang berada di gugus KH, Peternakan dan Teknik membawa gamada ke GSP
terlebih
dahulu
dan
melaksanaan shalat di GSP. Yang perlu dievaluasi adalah kordinasi
dengan
SKKK
karena saat shalat, Gamada diposisikan di samping Barat dan Timur GSP dimana itu adalah jalur transportasi untuk kendaraan dan juga digunaan untuk parkir. 8.
Mobilisasi
dan Keamanan,
pengkondisian
pemandu
Disini
tim
keamanan
mengkondisikan gamada untuk
Gamada dari gugus
mempercepat
ke GSP
mobilisasi kembali ke GSP. problem
langkah
koordinasi
saat
dengan
pemandu perlu dievaluasi agar ada kesepahaman jalur mana yang akan dilewati,
kapan
waktu untuk mempercepat dan memperlambat
gerakan
gamada dan dimana gamada akan
diistirahatkan.
Tim
keamanan memposisikan diri untuk menjaga agar gamada
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 77
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
tepat waktu untuk sampai di GSP 9.
Pelangi Keamanan, acara
Parade
diri di klusternya, menjaga agar
Nusantara Menari
tarian
daerah
serempak
dan
Tim keamanan menempatkan
membentuk
Gamada tetap tertib dalam Parade Pelangi Nusantara. Terjadi sedikit problem saat
miniatur Indonesia
Tim
ditutup
sebagian Tim Keamanan untuk
dengan
Penyerahan
rekor
PDD
menjaga
memerintahkan
agar
Jurnalis
tidak
maju
dan
muri
Wartawan
dan
Serta orasi Budaya
terlalu dekat dengan panggung
dari Taufik Ismail
utama, hal ini menyebabkan banyak wartawan yang marah kepada tim Keamanan yang menjaganya.
10.
Pembubaran
Terjadi
Gamada
dikarenakan yang
sedikit banya
sudah
barisan
kekacauan
karena
gamada
meninggalkan menganggap
acaranya telah selesai, Demikian laporan dari Tim Keamanan PPSMB UGM 2012 “Palapa”. Kami menyadari tiada gading yang tak retak, begitu juga kami tim keamanan yang kinerjanya perlu dievaluasi dan diperbaiki agar tim keamanan kedepan dapat lebih baik. Ami juga ucapkan terimaasih kepada semua panitia PPSMB atas kerjasama yang luar biasa sehinggan pelaksanaan PPSMB UGM 2012 “Palapa” dapat berjalan dengan sukses.
Muhammy Fatchi Rezza
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 78
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
Laporan Pertanggungjawaban Bidang Humas PPSMB UGM 2012 “PALAPA”
“Terimakasih untuk semua rekan2 ppsmb palapa , terutama untuk humas “
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 79
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
Secara Ideal humas palapa merupakan suatu citra dari suatu lembaga, serta berfungsi penyedia layanan transportasi. Komunikasi berjalan sangat baik di tataran internal humas maupun antara divisi yang lainnya. Komunikasi juga dibangun bersama Humas UGM, Protokoler UGM, Kawan2 PPSMB Fakultas (humas LO Fakultas) serta Media. Kendala Beberapa permasalahan muncul lebih karena persoalan pembagian job antara humas dengan transportasi, idealnya humas dan transportasi dipisah. 1. Terkait komunikasi jumlah mobil dengan p3k yang minim, karena lagilagi kita butuh transportasi yang memadai. 2. Jumlah HT Untuk berkoordinasi dengan para humas lainnya kurang. Kami hanya memiliki 3 HT saja padahal idealnya membutuhkan 19 HT. 3. Fiksasi nama pembicara Ke-UGM an yang sangat mendadak, atau lebih tepatnya sampai hari H belum fix, sehingga waktu untuk menghubungi sangat minim. 4. Jumlah humas kurang, idealnya 25 orang 5. Terkait permasalahan dengan wartawan lebih dikoordinasikan kembali dengan media dan humas UGM, mengenai mekanisme perijinan masuk dan penggunaan identitas dari panitia PPSMB UGM “PALAPA” 2012. 6. Pengelolaan Twitter dan email yang kurang.
Rekomendasi untuk program humas tahun depan. 1. Beberapa laporan sudah dikirim minggu lalu secara terperinci. 2. Ada beberapa hal yang perlu saya jelaskan lebih rinci yaitu mengenai bagaiman akerjasama dengan P3K , salah satunya terkait dengan adanya kepemilikan transportasi. Sudah bukan hal yang umum lagi jika humas dan transportasi itu sulit bila dijadikan satu, seperti apa yang sudah aku tuliskan minggu lalu dalam laporan pertanggung jawaban . Sehingga hanya ada 2 mobil yang layak yang bisa kami siapkan. Itu sangat jauh dari
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 80
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
kecukupan. Oleh karena itu dibutuhkan bagian transportasi yang bisa mewadahi serta membantu beberapa kegiatan dari “perkab” “ogistik” dan “p3k”. 3. Terkait dengan kinerja SC, saya mohon maaf ini baru saya ungkapkan.
Pemilihan SC sebaiknya seseorang yang layak untuk menjadi SC dan memndapingi segala kegiatan OC serta panitia yang lain. Dalam realitanya banyak seali SC yang jauh dari harapan sehingga beberapa kegiatan diluar jangkauan SC . 4. Terkait dengan bagaimana koordinasi dengan sistem gugus dan klaster. Diharapkan kinerja perkab untuk memeriksa ruangan sangat baik sehingga tidak ada dualisme pekerjaan yang dilakukan oleh humas. 5. Untuk keanggotaan humas sebaiknya ditambah sesuai dengan laporan saya sbeelumnya. 6. Saya mohon maaf , terkait relasi antara realita serta idealita hingga rekomendasi sudah terjelaskan secara eksplisit dalam poin poin yang saya sampaikan
Maulana Rizki Aditama
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 81
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
GALERY
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 82
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
Laporan Pertanggungjawaban Bidang Perlengkapan PPSMB UGM 2012 “PALAPA”
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 83
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
1. Sub Bidang Indoor Koordinator : Ali Mahfud Tim Perlengkapan Indoor bertugas mengumpulkan informasi terkait dengan lokasi baik di dalam ruangan maupun diuar ruangan untuk lokasi pemberian materi PPSMB. Informasi yang terkumpul selanjutnya dikoordinasikan dengan sie acara untuk pembagian jumlah kuota di masing-masing gugus. Kemudian berkoordinasi dengan pihak panitia PPSMB tiap gugus dan bertanggungjawab terhadap ruangan serta perlengkapan yang dibutuhkan (Viewer, komputer/laptop, sound, kursi, papan tulis, spidol) di masing-masing ruangan.
Realita Data mengenai lokasi pemberian materi baik di dalam maupun luar ruangan sudah diperoleh dan dikoordinasikan dengan seluruh sie yang terkait. Perlengkapan ruangan dan luar ruangan yang dibutuhkan sudah dapat disediakan.
Evaluasi dan kendala Koordinasi awal terkait dengan pihak fakultas yang dapat memberikan keterangan yang valid mengenai kondisi, kapasitas, serta kelengkapan ruangan belum sepenuhnya dipahami oleh anggota sehingga data di beberapa fakultas tidak valid karena tidak sesuai dengan kondisi nyata di lapangan. Koordinasi sie lain dengan sie perlengkapan indoor masih sangat kurang di sebagian gugus. Anggota sie indoor perlengkapan harus melakukan tugas yang bukan menjadi tanggung jawabnya. Tugas tersebut antara lain menjadi operator peralatan, moderator acara, serta mangatur pembagian kelompok ketika Leaderless Group Discussion (LGD) akan dilaksanakan. Tugas tersebut diatas sebenarnya dilakukan oleh anggota sie pemandu yang mendampingi gamada di masing-masing gugus. Anggota sie perlengkapan dimasing-masing gugus hanya ada satu personel dan dia
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 84
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
harus bertanggung jawab di seluruh lokasi di dalam ruangan maupun di luar ruangan pada masing-masing gugus. Gugus vokasi memiliki kendala tersendiri yaitu jumlah ruangan sebanyak 8 ruang yang berada terpisah antara gedung vokasi, perpustakaan dan hall gelanggang
mahasiswa.
Kondisi
ini
menyebabkan
anggota
sie
perlengkapan yang bertugas sangat kewalahan untuk mengkondisikan ruangan dan perlengkapan. Kondisi ini diperparah dengan hanya ada satu orang saja panitia PPSMB Vokasi yang membantu.
Solusi dan rekomendasi tahun depan 1. Survei ruangan langsung bertanya kepada petugas yang memiliki kapasitas untuk menjawab dan dapat dipertanggungjawabkan, 85issal Kepala TU atau Wakil dekan 2.
Kehadiran seluruh anggota sub bidang pada setiap rapat koordinasi sangat di tekankan.
3. Koordinasi dengan panitia PPSMB fakultas harus ditingkatkan. 4. Jumlah personel ditambah, atau sub bidang ibadah dijadikan satu dengan sub bidang indoor sehingga koordinasi teknis di lapangan lebih mudah dan dapat saling membantu. 5. Diadakan oprec yang mewajibkan setiap fakutas mewakilkan anggota sebagai penanggungjawab di sie perlengkapan masingmasing fakultas karena akan lebih memahami kondisi lapangan apabila ditangani langsung oleh mahasiswa yang berasal dari masing-masing fakultas. 6. Pembagian tugas yang jelas ketika pelaksanaan di masing-masing gugus sehingga anggota sie perkap tidak melakukan tugas yang bukan menjadi tanggung jawabnya dan tugas tersebut sebenarnya dapat dilakukan oleh anggota sie lain. 7. Inventarisasi dan distribusi barang sewa maupun pinjaman yang jelas dan dapat dipetanggungjawabkan untuk menghindari kehilangan. 2. Sub Bidang Outdoor
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 85
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
Koordinator : Fahrizal Lutfi Tim Bidang Perlengkapan Outdoor bertanggungjawab terhadap peralatan yang dibutuhkan yang berada diluar ruangan (tenda, kursi, meja, panggung, sound sistem, obor, panji, tungku api,dll) serta perlengkapan yang dibutuhkan pada saat persiapan kegiatan PPSMB UGM 2012. Berkoordinasi dengan seluruh sie yang terkait dengan persiapan kegiatan di luar ruangan. Realita Perlengkapan terkait dengan persiapan upacara pembukaan PPSMB dan Parade Pelangi Nusantara di Grha Sabha Pramana sudah disediakan dengan baik. Evaluasi Tahap persiapan peralatan outdoor yang berada di GSP seperti tenda, panggung, sound, generator set berjalan dengan baik. Kendala yang dihadapi adalah ketika pelaksanaan yaitu konsep acara yang berubah-ubah sehingga membingungkan anggota sie perlengkapan outdoor untuk menyesuaikan.
Solusi dan rekomendasi tahun depan 1. Koordinasi dengan sie lain terutama sie acara lebih ditingkatkan terutama terkait dengan konsep acara ketika pelaksanaan. 2. Inventarisasi dan distribusi barang sewa maupun pinjaman yang jelas dan dapat dipetanggungjawabkan untuk menghindari kehilangan.
3. Sub Bidang Komunikasi Koordinator : Muhammad Rifki Adityawan Bertanggungjawab terhadap pengadaaan dan pengelolaan alat komunikasi seluruh panitia PPSMB UGM 2012 yaitu Handy talky (HT) Realita Handy talky untuk seluruh sie sudah dapat disediakan sesuai kuota awal jumlah alat yang dibutuhkan setiap sie. Evaluasi dan kendala
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 86
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
Kendala yang dialami oleh sie perlengkapan sub bidang komunikasi adalah sinyal yang terhalang oleh gedung terutama di gugus teknika serta jangkauan sinyal yang tidak mampu menjangkau seluruh area UGM. Kendala lain yang dialami adalah kurang tersampaikannya mekanisme penggunaan alat kepada seluruh anggota yang menggunakan HT. Briefing mengenai mekanisme tersebut sebenarnya telah dilakukan kepada
perwakilan
masing-masing
sie
yang
bertanggung
jawab
(mengambil) alat akan tetapi belum sepenuhnya tersampaikan kepada anggotanya. Frekuensi yang berdekatan/mirip menyebabkan alur komunikasi beberapa sie tercampur dengan sie lain. Jumlah alat untuk masing-masing sie pada hari pelaksanaan bertambah secara mendadak, hal ini menyebabkan anggota sub bidang komunikasi menambah jumlah alat yang di sewa. Mekanisme pengembalian alat setelah penggunaan kurang berjalan dengan baik. Orang yang mengembalikan alat tidak sama dengan yang
meminjam
alat
pada
saat
persiapan
pelaksanaan.
Lokasi
pengembalian alat yang sejak awal ditetapkan berada di basecamp ternyata tidak dipatuhi oleh beberapa panitia. Panitia tersebut bahkan ada yang meninggalkan begitu saja di lapangan alat yang dipinjamnya.
Solusi dan rekomendasi tahun depan 1. Kuota jumlah alat ditetapkan dan diatur seefisien mungkin untuk menghemat jumlah alat yang di sewa. 2. Dialokasikan
waktu
untuk
melakukan
briefing
mekanisme
penggunaan dan pengembalian alat pada saat briefing acara sebelum pelaksanaan sehingga tidak terjadi lagi putusnya informasi kepada panitia yang menggunakan alat. 3. Jumlah personel untuk sub bidang komunikasi di kurangi menjadi 3 orang agar lebih efektif dan efisien 4. Sistem alur komunikasi sebaiknya diubah karena kendala di fakultas teknik dan beberapa fakultas lainnya yang banyak terdapat gedung
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 87
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
sehingga sinyal terhalang yang menyebabkan alur komunikasi terhambat.
4. Sub Bidang Ibadah Koordinator : Gunawan Berkoordinasi dengan keluarga mahasiswa muslim dan nonmuslim seluruh fakultas terkait dengan kegiatan peribadatan yang dilakukan saat PPSMB UGM 2012. Mengumpulkan informasi terkait dengan jumlah dan kapasitas tempat ibadah (muslim) serta ruangan (non muslim) yang digunakan pada saat pelaksanaan PPSMB UGM 2012. Bertanggungjawab terhadap penyediaan lokasi dan perlengkapan ibadah di masing-masing gugus. Realita Seluruh perlengkapan yang dibutuhkan untuk ibadah muslim (tikar, tempat wudhu) sudah disediakan dengan baik dan berjalan sesuai dengan alokasi waktu yang ditetapkan. Evaluasi dan kendala Kendala yang dialami pada saat pelaksaan adalah jumlah anggota sub bidang ibadah yang sangat kurang.
Koordinasi dengan panitia
PPSMB Fakultas juga masih dirasa kurang karena di beberapa gugus memerlukan persiapan tempat dan peralatan ibadah dengan jumlah yang besar. Klaster vokasi masih sangat kekurangan lokasi ibadah untuk muslim karena jumlah gamada yang dialokasikan tidak seimbang dengan jumlah ruangan ibadah yang tersedia. Jumlah gamada non muslim yang ditempatkan di klaster tidak sesuai dengan data awal yang disampaikan oleh sie kesekretariatan sehingga dari pihak UKM Kerohanian non muslim sudah mempersiapkan SDM pengisi materi untuk 300 gamada akan tetapi yang ada hanya 3 orang saja.
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 88
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
Solusi dan rekomendasi tahun depan 1. Tempat wudhu untuk putra dan putri dipisah. 2. Sub bidang indoor digabung dengan sub bidang ibadah untuk mempermudah koordinasi dan dapat saling membantu.
Drajat Dwi H
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 89
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
Laporan Pertanggungjawaban Bidang PDD PPSMB UGM 2012 “PALAPA”
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 90
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
Publikasi Dekorasi Dokumentasi adalah seksi yang sangat berhubungan erat dengan “wajah” dari sebuah acara. Bagaimana sebuah acara dipublikasikan, di-design, didokumentasikan dan dilihat. Namun, kali ini saya tidak hanya membuat semua hal tersebut agar “enak” dilihat, tetapi juga memiliki makna dan pesan yang dalam. Selain itu tim PDD juga memiliki bahan bakar dalam setiap pekerjaan. Yaitu kami ingin menunjukan bahwa UGM dan semua mahasiswa di dalamnya itu sangat kreatif sehingga para Gamada dapat terus termotivasi ketika menjalani kegiatan perkuliahan dan organisasi di UGM.
Pra Acara Pada PPSMB PALAPA tahun ini, seksi PDD dibagi menjadi 4 sub bidang. Diantaranya adalah Sub Bidang Kreatif, Foto, Film dan Produksi. Keempat sub bidang tersebut memliki peranan yang berbeda-beda dan cukup vital dalam semua jobdesk yang dimiliki seksi PDD. Sub bidang KREATIF memiliki jobdesk untuk mendesain semua layout (logo, proposal, banner, spanduk, baliho, leaflet, co card, slayer, kaos, maskot, dekorasi dan web)**. Sub bidang FOTO bertugas untuk mendokumentasikan semua acara yang ada pada PPSMB PALAPA. Termasuk mengumpulkan foto seluruh panitia untuk dipasang di co card. Tim FILM diamanahkan untuk membuat film penyambutan Gamada. Sedangkan tim PRODUKSI bertugas memproduksi/mencetak segala hasil design dari tim kreatif, mendata segala peralatan yang digunakan selama PDD bekerja, memastikan semua tugas yang diberikan kepada PDD berhasil diproduksi secara penuh. Pada Open Recruitment panitia, PDD mengambil 40 orang yang kreatif untuk mengerjakan semua tugas yang diberikan. Dengan rincian, 8 orang tim Kreatif, 10 orang tim Foto, 13 tim Film dan 7 orang tim Produksi. Sebelum Open Recruitment, saya memutuskan untuk merekrut 1 Sub Koor untuk membantu tugas-tugas saya di PDD. Setelah terpilih 40 orang tugas pertama yang kamu buat adalah Logo. Dalam pembuatan logo, saya dan sub koor saya ikut turun langsung karena Logo harus memiliki esensi yang dalam. Jadi harus benar-benar diperhatikan setiap lekukan dan pemilihan warna. Selanjutnya proposal Sponsorship. Proposal ini adalah request dari Tim Dana Usaha. Pekerjaan PDD terus berlanjut tanpa ada
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 91
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
masalah. Mungkin ada sedikit masalah ketika penyelesaian web karena tidak kunjung selesainya konten yang akan dimasukan ke web. Namun web bisa launching tepat waktu. Pada waktu bekerja tim PDD, ada beberapa anggota tim yang kami anggap tidak efektif dalam menjalankan tugasnya sehingga kami memutuskan untuk menonaktifkan anggota-anggota tersebut dan mengganti dengan yang lebih produktif. Dalam hal anggaran PDD, cukup rumit dan cukup banyak „pengorbanan‟. Kami dari tim PDD (saya yakin semua tim mengalami hal yang sama) harus menggunakan uang pribadi kami untuk produksi awal. Itu disebabkan karena anggaran yang seharusnya baru turun cukup lama dari waktu yang ditentukan.
**) Semua design terlampir Hari H Pada pelaksanaan acara PALAPA, tim PDD tidak lagi seperti formasi awal. Hanya tim foto yang tetap pada posisinya. Tim film berubah menjadi tim dokumentasi Video, tim produksi menjadi tim Peralatan PDD, tim kreatif bergabung dengan tim Foto untuk dokementasi. Saya dan sub koor saya pun memecah menjadi 2. Yaitu saya sebagai eksekutor dan Oscar sebagai konseptor. Semua pekerjaan PDD pada Hari H berlangsung dengan baik dan mendapat hasil dokumentasi yang baik pula berkat dukungan dari Pihak DPPA yang meminjamkan Mobil Tangga untuk pengambilan foto dari ketinggian dan dari Pihak Aeromodelling untuk pengambilan video dari udara. Layar dan perekaman dibantu oleh pihak LED dan Jimmy Jib sehingga kami mendapat hasil dokumentasi yang sangat berkualitas. Semua kegiatan dan acara PALAPA juga dapat di tonton secara langsung dari seluruh dunia dengan media streaming yang kamu publish di web. Sehingga pekerjaan kami benarbenar maksimal pada Hari H. Namun, tetap ada beberapa masalah yang timbul pada pelaksanaan acara. Yaitu dari pihak pers yang kurang menghargai peranan kami sebagai Panitia Dokumentasi. Pihak pers sudah diberikan tempat yang dihimbau sebelumnya dan
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 92
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
tidak diperkenankan masuk kedalam area lapangan Grha Sabha Pramana. Ada beberapa dari pihak pers yang memaksa masuk kedalam lapangan padahal tidak memiliki identitas pers dari lembaga yang bersangkutan. Sehingga kami terpaksa mengambil jalan tegas untuk menghalau pihak pers. Selebihnya, tugas kami berlangsung baik dan lancar.
Pasca Acara Setalah hari H, pekerjaan kami masih berlangsung. Tugas kami selanjutnya yaitu editting hasil dokumentasi (foto) dan pembuatan video dokumentasi. Untuk foto, kami hanya mengambil 300 foto dari 12.000 foto yang didapat. Sehingga proses seleksi membutuhkan waktu yang cukup lama. Setelah seleksi selesai, kami bertugas untuk mempublikasikan hasil yersebut ke web untuk dapat dilihat oelh semua panitia dan peserta PALAPA. Kami menerima beberapa kritik dan juga saran dari banyak seksi yang nantinya akan kami bahas di bagian Kendala dan Solusi.
Kendala 1. Anggaran panitia terlambat turun. 2. Banyak seksi lain yang mendadak jika perlu bantuan seksi PDD. 3. Labil dalam web. Diskusi pertama dikatakan bahwa tidak perlu web, namun di diskusi terakhir dikatakan perlu web dan sangat urgent. 4. Tim foto PDD kurang disiplin. 5. Anggota PDD beberapa tidak efektif dalam bekerja. 6. Dekorasi kurang berkesan* 7. Pihak pers yang memaksa masuk meski tidak memiliki ID Card. 8. Banner yang dipasang sering lepas sehingga kami harus berulang kali membenarkan padahal pekerjaan kami masih banyak. 9. Tulisan PALAPA yang dibuat dan dipasang di Lapangan GSP sering jatuh sehingga kami harus memberi pengganjal dibelakangnya dan berakibat mengurangi keindahan dekorasi.
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 93
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
10. Kekurangan anggota saat Gamada moving ke kluster masing-masing. Untuk fakultas seperti filsafat mungkin dapat teratasi, namun fakultas teknik yang areanya cukup besar, membutuhkan orang yang lebih banyak agar proses dokumentasi berjalan lancar. 11. Video terlalu kecil* 12. Sistem foto cocard berubah-ubah. 13. Pesawat Aeromodelling bermasalah dalam pengambilan gambar. 14. Ada anggota PDD yang diminta tolong untuk memfoto tapi tidak bisa. 15. Ada anggota yang sakit saat hari H.
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 94
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
Solusi
1. Menalangi dengan uang pribadi. Untuk tahun depan diharapkan komunikasi dengan pihak UGM lebih cepat agar pekerjaan PDD (khususnya) dan Seksi lain (umumnya) lebih cepat selesai dan memiliki masa revisi atas semua design-design yang di produksi. 2. Semua pekerjaan PDD adalah bersifat concept. Dan semua yang bersifat concept tersebut membutuhkan waktu untuk memproduksinya. Itu semua dilakukan agar yang dihasilkan tidak melenceng dan miss dari tujuan awalnya. Itu sebabnya kami sering kali tidak sanggup jika ada seksi lain atau bahkan dari dalam seksi PDD sendiri yang meminta untuk di designkan/dibuatkan sesuatu dengan waktu yang mepet. Solusi untuk tahun depan, koordinasi antar bidang diharapkan dapat dilakukan dengan baik agar tidak ada tugas yang sifatnya mepet. 3. Untuk masalah web, dari awal pertemuan OC, saya sudah menawarkan dan menanyakan kepada semua panitia, namun seringkali hanya dianggap angin lalu. Namun, pada akhir-akhir persiapan, Ketua OC meminta untuk dibuatkan web. Akhirnya kami harus mencari orang untuk pembuatan web. Untuk web juga, kami menyarankan untuk diadakannya Sub Bidang Admin di dalam Tim PDD. Agar semua kebutuhan web (Pembuatan, Update dan Design) yang selama ini ditangani oleh Sub Bidang Kreatif, dapat diurus oleh orang yang tepat. 4. Beberapa acara kepemanduan tidak ada satupun tim foto yang datang untuk dokumentasi. Itu disebabkan karena kelalaian koor untuk menugaskan karena semua tim PDD waktu itu dibutuhkan untuk pembuatan banner. Solusinya adalah agar koordinator dapat menugaskan kepada semua timnya sesuai dengan pekerjaan yang sudah ditentukan dan anggota dapat melaksanakan dengan baik tugas yang diberikan oleh koordinator. 5. Ada 3 anggota tim PDD yang tidak efektif karena hanya dapat bergabung di tim PDD saat H-1 dan Hari H. Dengan terpaksa, kami menonaktifkan
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 95
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
dan mengganti tim tersebut agar tugas-tugas yang diberikan kepada PDD tetap dapat diselesaikan dengan tepat waktu. 6. Ini sebenarnya kritik dari seksi lain, namun kami juga merasa demikian. Dekorasi yang kami sajikan kurang bermakna dan kurang terlihat. Satusatunya dekorasi yang kami pasang adalah tulisan PALAPA dan LOGO nya di lapangan GSP. Solusinya tim PDD tahun depan harus lebih kreatif lagi untuk menyusun dekorasi agar acara terlihat sangat berkualitas. 7. Pihak Pers ini cukup bermasalah. Kami sudah berusaha menyerahkan masalah ini ke tim Keamanan yang bertugas waktu itu. Tapi, seringkali kami tidak melihat tim keamanan yang sudah ditugaskan untuk menjaga di wilayah rawan. Sehingga kami harus turun langsung untuk menegaskan bahwa pihak pers tidak diperkenankan untuk masuk kelapangan dan diharapkan tetap di area yang sudah di tetapkan panitia. Solusi untuk tahun depan, saat konferensi pers, semua pihak pers diberikan co card khusus dari panitia PALAPA agar panitia dapat mengetahui mana pers yang memang diundang untuk mendokumentasikan acara PALAPA. Dan lebih baik lagi jika pers diberikan ruang yang baik. 8. Teknik pemasangan banner lebih diperhatikan agar arti dan makna dalam design banner tersebut dapat tersampaikan dengan baik. Karena jika banner tidak terpasang dengan benar, maka para Gamada tidak dapat melihat design dan arti serta makna tidak dapat tersampaikan dengan baik. 9. Dekorasi harap dipikirkan dengan baik, baik dari segi design dan segi realita saat dipasang. 10. Formasi PDD agar lebih ditingkatkan lagi efektifitas nya. Dapat dilakukan dengan peningkatan jumlah anggota atau pemusatan setiap anggotanya di setiap klusternya. 11. Video yang kami buat berukuran 16:9 , namun layar LED yang dipesan ternya berukuran 8:3 sehingga video yang diputar tidak pas dengan layar dan
mengakibatkan
terlihat
kecil.
Untuk
tahun
depan
harap
memperhatikan hal-hal kecil seperti itu. 12. Pada awalnya, sistem untuk foto co-card adalah dari tim foto PDD memfoto semua panitia PALAPA dan setiap koor yang menamai foto
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 96
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
sesuai dengan nama anggotanya. Namun dari seksi pemandu kurang setuju karena koordinator pemandu tidak hafal semua anggotanya yang cukup banyak. Sehingga kami memutuskan untuk menugaskan semua koor untuk mengumpulkan foto-foto anggotanya yang sudah dinamai. Solusi untuk tahun depan, saat Open recruitment, diharapkan untuk mengumpulkan data diri yang juga disertakan FOTO dengan bentuk SOFTCOPY agar tidak lagi terjadi masalah yang seperti ini. 13. Kamera perekam yang digunakan untuk proses pengambilan gambar di udara terganggu karena sinyal HT yang digunakan panitia. Sehingga gambar yang dihasilkan kurang maksimal. 14. Kami akui ada anggota PDD yang kurang mahir dalam dokumentasi. Itu semua karena anggota PDD direkrut dengan keahlian masing-masing. Kami tidak mau mengambil anggota yang kehaliannya sama semua karena akan menghasilkan sesuatu yang monotone. Solusinya adalah mengadakan pelatihan dan penyamaan produksi foto sebelum hari H agar semua anggota PDD memiliki basic foto yang cukup. 15. Koordinator terpaksa menggantikan tugas anggota yang sakit pada hari H. Solusinya, perbanyak minum vitamin dan jangan tidur malam-malam agar kesehatan terjaga.
Kesimpulan PDD bekerja dengan kreatifitas, hati yang bersih dan suasana yang mendukung. Jika PDD harus bekerja dengan dikejar-kejar waktu, hasil yang kami produksi pun akan „seadanya‟. Jadi kami mohon maaf dan mohon pengertiaanya jika ada hasil produksi kami yang mungkin kurang berkenan dan tidak match dengan acara PALAPA tahun ini. Semoga tahun depan, tidak ada lagi masalah-masalah seperti yang kami alami di tahun ini.
Faizal Musafar
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 97
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
Lampiran Desain
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 98
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 99
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
Laporan Pertanggungjawaban Bidang P3K PPSMB UGM 2012 “PALAPA”
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 100
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
Tim P3K merupakan tim yang ditugaskan menjaga dan membantu panitia dan peserta yang mengalami masalah yang berkaitan dengan kondisi kesehatan selama kegiatan PPSMB UGM 2012 “Palapa” berlangsung. Tim P3K juga diberi tanggung jawab untuk menyediakan peralatan P3K lengkap. Secara keseluruhan kinerja Tim P3K berjalan lancar dan sukses sesuai dengan jobdesc yang diberikan. Walaupun berjalan dengan lancar tetapi kendala dan permasalahan pasti tetap ada. 1. Idealita a. Tim P3K bertanggung jawab menjaga kondisi kesehatan peserta dan panitia b. Jumlah personil P3K yang ideal adalah 1 P3K menjaga maksimal 100 gamada c. Personil P3K harus mempunyai skill pertolongan pertama yang baik. Baik teori maupun praktek di lapangan d. Perlengkapan medis (obat, ambulans, tim medis, peralatan P3K yang lain) harus mencukupi. Pada pelaksanaan perlengkapan medis tercukupi dengan baik. e. Koordinasi dan komunikasi yang baik harus dijaga antar sesama anggota P3K dan dengan sie lain seperti Humas, Acara dan Pemandu. f. Pembagian tugas dan jumlah orang yang sesuai.
2. Realita a. Dalam menjalankan tugasnya jumlah personil P3K kurang, terutama saat moving ke beberapa fakulas yang tentu saja membutuhkan pengawasan karena ada beberapa gamada yang sakit dalam perjalanan ke fakultas. b. Perlengkapan medis yang akan digunakan sudah memadahi, cukup untuk menghandle gamada yang sakit. c. Skill personil P3K secara teori sudah baik, namun ada beberapa personil yang kurang baik ketika menghadapi korban di lapangan, beberapa masih kurang menguasai sehingga masih membutuhkan
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 101
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
bimbingan dari personil yang lain. Hal tersebut cukup menyulitkan jika ada gamada lain yang sakit pada waktu bersamaan dan membutuhkan pertolongan segera. Pelatihan yang dilakukan dari Ukesma sangat membantu, terutama untuk meningkatkan skill ke-P3Kan karena materi yang diberikan sesuai dengan apa yang kita butuhkan saat di lapangan. Beberapa panitia tidak bisa mengikuti, karena waktu pelaksanaan kurang tepat yaitu ditengah masa liburan. Pemateri cukup baik, sehingga mudah dipahami, namun ada beberapa bahasa medis yang kurang dipahami peserta saat penyampaian beberapa materi d. Koordinasi antara subkoord di masing-masing fakultas dan antar staff masih perlu diperbaiki lagi, karena saat hari H masih ada yang tidak sesuai dengan rencana e. Pembagian spot P3K dan pembagian personil P3K saat di fakultas tidak sesuai dengan rencana awal karena ada beberapa rundown yang berubah tiba-tiba f. Asisten gugus tidak memberitahukan perubahan yang terjadi di lapangan kepada panitia lain, khususnya tim P3K sehingga masih banyak terjadi miskomunikasi
3. Kendala dan evaluasi a. Pemandu yang kurang memperhatikan gamada yang sakit saat upacara, sehingga waktu setelah upacara baik pagi saat upacara pembukaan maupun sore saat upacara penutupan banyak gamada yang telah pulih, kebingungan mencari kelompoknya terutama saat akan moving ke fakultas. b. Bantuan transportasi yaitu mobil dari humas untuk mengantar gamada yang kurang sehat untuk moving ke fakultas ataupun kembali ke GSP terlambat, jadi harus memanfaatkan ambulans yang seharusnya tidak untuk moving. c. Pembagian tugas ada yang kurang sesuai, diantaranya:
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 102
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
Kekurangan personil di posko pusat saat moving, yang sebenarnya bertugas untuk mengontrol gamada yang masih perlu perawatan
Tidak menempatkan personil sebagai PJ untuk bertugas di GMC, untuk mendata gamada yang mendapat rujukan
d. Mekanisme ijin sakit untuk tidak mengikuti beberapa kegiatan kurang jelas, sehingga banyak gamada yang sakit memaksakan diri untuk mengikuti rangkaian kegiatan karena khawatir tidak mendapat sertifikat e. Gamada banyak yang maag nya kambuh karena waktu makan siang pendek, sebaiknya ketika ingin mempercepat waktu untuk moving tetap memperhatikan kesehatan gamada. f. Kurangnya informasi yang diberikan oleh asisten gugus kepada personil P3K di beberapa fakultas, sehingga P3K harus mencari tahu sendiri mengenai perubahan waktu, spot dan ruang
4. Rekomendasi tahun depan a. Bila konsep yang direncanakan sama dengan tahun ini, sebaiknya menggunakan personil yang skillnya lebih baik, salah satu caranya dengan memanfaatkan personil P3K fakultas b. Koordinasi dengan pemandu ditingkatkan agar tidak ada lagi gamada yang bingung mencari dimana kelompoknya dan pemandu yang bingung mencari dimana anak pandunya terutama saat upacara c. Fiksasi ruang P3K di fakultas yang akan digunakan, baik dengan panitia P3K fakultas maupun dari panitia yaitu sie perlengkapan sesegera mungkin d. Transportasi perlu diperhatikan, perlu disediakan satu mobil untuk membackup ambulans dan untuk mengantar gamada e. Intensifkan koordinasi dengan sie yang berkaitan dengan P3K agar tidak ada lagi miskomunikasi Tintani Bunga
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 103
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
Laporan Pertanggungjawaban Bidang Logistik dan Konsumsi PPSMB UGM 2012 “PALAPA
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 104
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
Realita Tim logistik dan konsumsi telah memberikan pelayanan semaksimal mungkin, bermodalkan tekad “zero complain” yang menjadi semangat tim kami, sehingga pekerjaan yang sangat banyak dapat kami handle dengan lancar Kendala dan evaluasi -
Terkait data gamada yang belum selesai sampai hari H, tim logkons harus kerja overtime untuk mengerjakan semuanya dan harus mengatur ulang pendistribusian semua logistik dan konsumsi
-
Koordinasi antarpanitia kurang baik, terlihat pada jika ada informasi yang baru tidak disampaikan ke bidang lain sehingga perubahan sekecil apapun akan berdampak ke lain bidang
Solusi -
Tim logistik dan konsumsi sebisa mungkin mendapatkan jumlah tim yang memadai mengingat banyaknya tugas yang ada
-
Adanya satnar komunikasi dan informasi yang baku dalam internal panitia dan antar panitia sehingga semua informasi dapat dikomunikasikan dengan baik dan cepat sampai.
Gunarko Aryanto
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 105
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
Laporan Pertanggungjawaban Bidang Dana Usaha PPSMB UGM 2012 “PALAPA”
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 106
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
Job description yang diberikan pada bidang dana usaha adalah mencari dana untuk menutupi anggaran yang kurang yaitu dengan mencari sponsor dan mencari donatur. A. Sponsorship Dari 75 perusahaan atau tempat usaha yang diajak bekerjasama, hanya empat tempat yang bersedia bekerjasama. Berikut daftar perusahaan yang diajak bekerjasama
Pocarisweat
Cocacolla
Café coklat
Foodfezt
Mandiri
Kolam
Adiningrat
Gudeg
Sari husada
susu
Coklat
BRI
Jogja milk
BPD
Home milk
BCA
Cimb Niaga
djum
monggo
Telkom
Bumi putra
Fresco
Mizone
RM paris
KFC
Amanda
Alfamart
Mister
Indosat
Micugi
Nichers
Permata
Real
Erlangga
Excotic
burger
Yamaha
Kratingdeng
Danar hadi
BI
Honda
Walls
Larissa
Bank
yu
Kedai digital
burger
Natasha
Garuda
Raminten
Mirota batik
ELTI
Zee
Mirota
Bank
Jangjeum
Paparonz
Dixie
Villa creps
Mc D
Jogja chicken
Oriflamme
Toga mas
Bakpia 75
Gramedia
Parsley
Pancake
Gudeg bu
Kedai kopi
Djarum
ahmad
Polygon
kampus
company
muamalat
foundation
XL
EF
Movie box
Pastagio
PLN
Kalimilk
Happy puppy
Teriyaki tuan
BNI
Nasmoco
BRI syariah
muda
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 107
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
Dari 75 nama perusahaan tersebut, empat diantaranya diterima yaitu : 1. Kratingdeng Kratingdeng memberi 600 botol UC 1000 ukuran 600ml dengan kontraprestasi penanyangan iklan di LED sebanyak satu kali pada saat Gadjah Mada Muda sedang diposisikan membentuk gugus kepulauan di Indonesia untuk parade tari nusantara dan adlips dari MC. 2. Micugi Micugi memberi dana Rp. 300.000,00 dengan kontraprestasi penayangan iklan di LED sebanyak satu kali pada saat Gadjah Mada Muda sedang diposisikan membentuk gugus kepulauan di Indonesia untuk parade tari nusantara dan adlips dari MC. 3. Happy Puppy Happy puppy memberi voucher free 1 jam pertama 20 lembar terdiri dari 10 large, 5 VIP, 5 penthouse dengan kontraprestasi penayangan iklan di LED sebanyak satu kali pada saat Gadjah Mada Muda sedang diposisikan membentuk gugus kepulauan di Indonesia untuk parade tari nusantara dan adlips dari MC. 4. Movie Box Movie box memberi 300 lembar voucher diskon 50% all room dengan kontraprestasi penayangan iklan di LED sebanyak satu kali pada saat Gadjah Mada Muda sedang diposisikan membentuk gugus kepulauan di Indonesia untuk parade tari nusantara dan adlips dari MC. Hasil yang diperoleh dari sponsor tidak sesuai dengan bayangan awal. Hal tersebut disebabkan karena mundurnya penandatangan proposal sehingga waktu yang dimiliki oleh tim dana usaha berkurang yaitu lebih kurang dua minggu. Padahal
untuk
memasukkan
proposal
ke
perusahaan
besar,
prosesnya
membutuhkan waktu lama bahkan bisa lebih dari satu bulan. Selain itu, kontraprestasi yang ditawarkan juga tidak memungkinkan perusahaan untuk
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 108
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
berinteraksi langsung dengan peserta (tidak diperbolehkan buka stand) sehingga perusahaan memilih tidak bekerjasama. B. Donatur Tim dana usaha sudah berupaya mengumpulkan nama-nama donatur melalui KAGAMA, tetapi kenyatannya, untuk memperoleh nama alumni yang selanjutnya tujuannya adalah untuk meminta menjadi donatur tidaklah mudah. Tim dana usaha tidak berhasil mengumpulkan nama alumni tersebut. Selanjutnya untuk menggantikan donatur ini, tim dana usaha mencoba melakukan cara lain dalam pengumpulan dana yaitu menjual souvenir PALAPA berupa gelang ke peserta. C. Penjualan Souvenir Palapa (Gelang) Tim dana usaha menawarkan gelang karet ukuran panjang 20 centimeter dengan desain resmi PALAPA (logo dan tulisan) ke peserta. Sebanyak 2247 gelang dipesan oleh peserta. Gelang dijual dengan harga Rp. 5.000,00 perbuah dengan biaya produksi kurang lebih Rp. 2.000,00 per buah.
LAPORAN PEMASUKAN No.
Uraian
Jumlah
1.
Sponsorship
Rp.
300.000,00
2.
Keuntungan penjualan gelang @ Rp. 3.000 x Rp. 6.741.000,00 2247 TOTAL
Rp. 7.041.000,00
Tiara Oktavia S
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 109
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
Laporan Pertanggungjawaban Bidang Kesekretariatan PPSMB UGM 2012 “PALAPA”
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 110
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
A. IDEALITA Tugas KSK 1. Melakukan pendataan manual di DAA pada saat registrasi tanggal 1619 Juni 2012, registrasi SV
ditanggal 6-8 Agustus 2012, guna
sosialisasi PPSMB kepada Gadjah Mada Muda (Mahasiswa Baru Universitas Gadjah Mada) 2. Mendata seluruh Gamada dari S1 dan SV yang estimasi awalnya adalah berjumlah 11.000 orang 3. Mengacak seluruh Gamada dari 19 Fakultas di UGM 4. Mendata Gamada yang sakit, golongan darah, agama. 5. Menerima data dari DAA untuk validasi data yang sudah ada serta memastikan gamada yang sudah resmi melakukan registrasi dan sudah memiliki NIU 6. Melakukan Pembagian kelompok PPSMB, jumlah peserta dibagi jumlah pemandu sesuai kapasitas daya tampung tempat pergugus. 7. Mempersiapkan segala sesuatunya untuk TM dan Teknis hari H 8. KSK mengiringi PJ pemandu kalster untuk mendata betul peserta mengikuti kepemanduan untuk PPSMB 9. KSK hadir lebih awal dari panitia lain dalam PPSMB 10. Menyerahkan presensi peserta pada sub koor pemandu yang di serahkan oleh pemandu kepada peserta PPSMB 11. Fiksasi data untuk logistik 12. Pendataan riwayat sakit Gamada untuk panitia P3K dan Pemandu
B. REALITA 1. Kekurangan sumber daya manusia karena libur puasa Ramadan dan hari raya idul Fitri yang menyebabkan ketidak lengkapan kehadiran panitia KSK saat rapat dan menjalankan tugasnya. 2. Kurangnya koordinasi dengan bagian perlengkapan dan bagian acara, sehingga beberapa miskomunikasi menyebabkan acara ini tidak seideal yang diharapakan.
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 111
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
3. Tidak seluruh gamada registrasi pada hari yang ditentukan karena terdapat kendala tertentu sehingga fiksasi data belum bisa di putuskan. 4. Masih banyak gamada yang tidak mengetahui berita PPSMB, sehingga masih ada Gamada yang belum mengikuti PPSMB 5. Ada banyak nomor Gamada yang tidak bisa dihubungi dan menghambat penyampaian informasi terkait PPSMB 6. Banyak Gamada yang baru melakukan registrasi di DAA terlalu mepet dengan kegiatan PPSMB sehingga kurangnya persiapan oleh Gamada sebagai peserta PPSMB. 7. Ada beberapa panitia mengundurkan diri dengan berbagai alasan, dan dilakukan pergantian panitia, sehingga mengakibatkan perubahan data berulang.
A. CAPAIAN KERJA 1. Fiksasi data peserta dan panitia. 2. Pembagian dalam pendataan maba secara lengkap 3. Dengan pendataan riwayat sakit , mengantisipasi bahaya yang terjadi pada maba yg sakit. 4. Presensi Panitia dan peserta PPSMB saat hari H 5. Jarkom sebagai pengingat persiapan pelaksanaan PPSMB 6. Sebagai pusat informasi terkait PPSMB saat hari H 7. Pembagian kelompok yang begitu rata dari berbagai jurusan dalam 19 Fakultas 8. Pembuatan sertifikat panitia dan fasilitator LGD.
B. EVALUASI DAN KENDALA 1. Peserta kelompok ada yang tidak hadir dikarenakan ada peserta yang sudah di kampung halaman setelah registrasi dan tidak mengetahui kegiatan yang di wajibkan ini. 2. Ada kelompok tambahan di tengah acara sehingga harus mentransfer kembali muatan kelompok pergugus sehingga persiapan gamada tambahan tersebut yang singkat sehingga kurang maksimal
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 112
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
3. Fiksasi ruangan pergugus antara acara, KSK, dan pemandu berbeda, sehingga harus memperbaiki tatanan yang sudah jadi, serta menghambat kerja panitia logistik dalam pendataan fiksasi makan di tiap lokasi yang dipakai acara PPSMB.
C. SOLUSI SARAN / REKOMENDASI TAHUN DEPAN Kegiatan ini diharapkan bisa berjalan di tahun-tahun mendatang untuk terus mengembalikan UGM sebagai kampus “Kerakyatan”. Rangkaian kegiatan PPSMB ini diharapkan menjadi sebuah bentuk kontribusi untuk selalu mengembangkan semangat perjuangan yang lebih untuk semua Gadjah Mada Muda Universitas Gadjah Mada. Oleh karena itu, untuk tahun depan perlu diperhatikan hal-hal di bawah ini sebagai perbaikan: 1. Melakukan publikasi lebih dini, dan memplotkan tempat-tempat publikasi yang strategis, agar target peserta tercapai. 2. Pihak Universitas menginformasikan Kegiatan PPSMB sebagai agenda penting yang di publikasikan di web resmi UGM sejak mahasiswa diterima di UGM dan tercantum dalam kertas yang di bagikan di DAA saat registrasi 3. Panitia memplotkan sumberdaya manusia yang tepat secara kuantitas maupun kualitas. Agar panitia dapat bekerja maksimal sesuai dengan kompetensinya. 4. Mengkoordinasi secara rutin dan meningkatkan kerja sama tim seluruh kepanitiaan, tidak hanya sie-sietertentu saja. 5. Selalu Menginformasikan update atau perubahan yang terjadi kepada seluruh panitia agar tidak terjadi miss.
Nita Anggraini
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 113
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
GALERY
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 114
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
PENUTUP Kegiatan PPSMB UGM 2012 “PALAPA” secara keseluruhan telah terlaksana dengan baik. Hasil yang dicapai tentu tak terlepas dari dukungan seluruh panitia dan pihak yang terlibat dalam kegiatan ini. Namun demikian keberhasilan yang dicapai tidak terlepas dari hambatanhambatan yang dijumpai, baik yang besrsifat internal maupun eksternal. Kondisi ini dapat diantisipasi dan diatasi dengan baik. Menyadari hal tersebut kami telah membuat rekomendasi pelaksanaan kegiatan PPSMB selanjutnya. Harapan kami selaku panitia di tahun perdana ini tentu berharap tahun depan lebih baik. Prestasi dan capaian tahun ini harus dapat diteruskan bahkan ditingkatkan. Kesalahan dan kekurangan di tahun ini patut dijadikan pengingat bahwa detail setiap acara harus diperhatikan dengan seksama. Semoga PALAPA tahun depan bisa lebih sukses, jaya dan makin spektakuler. Demikian laporan pertanggungjawaban kegiatan ini kami susun, semoga Allah SWT senantiasa melimpahkan rahmat-Nya sehingga laporan ini dapat memberikan manfaat yang sebesar-besarnya
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 115
PELATIHAN PEMBELAJAR SUKSES MAHASISWA BARU (PPSMB) UGM “PALAPA” 2012
“Pancasila jiwa kami. Bakti untuk negeri. UGM bersatu. Bangkitlah nusantaraku”| 116