MANUAL KUALITI
NO.KELUARAN
:
09
NO.PINDAAN
:
00
TARIKH KUAT KUASA
:
01.06.2012
MUKA SURAT
:
1/54
IPGM-PPK-MK-01
INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA Alamat:
Institut Pendidikan Guru Malaysia Kementerian Pelajaran Malaysia Aras 1, Blok 2200, Enterprise Building 3 Jalan Persiaran Apec, Cyber 6 63000 CYBERJAYA
Telefon:
03-83126666
Faks:
03-83126655
IPGM-PPK-MK-01 MANUAL KUALITI PENGURUSAN PERKHIDMATAN PENDIDIKAN KEGURUAN KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA
Nama:
Disediakan oleh:
Diluluskan oleh:
…………………..………….
……………………………
Dr. LEE BOON HUA
Nama:
DATUK Dr. HAILI BIN DOLHAN
Jawatan: TIMBALAN REKTOR INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA (WAKIL PENGURUSAN)
Jawatan:
REKTOR INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA (PENGURUSAN TERTINGGI)
Tarikh:
Tarikh:
02 MEI 2012
02 MEI 2012 SALINAN TERKAWAL
Dokumen ini ialah salinan digital dan tidak memerlukan tandatangan - Jawatankuasa Dokumentasi Induk
Jun 2012
MANUAL KUALITI
NO.KELUARAN
:
09
NO.PINDAAN
:
00
TARIKH KUAT KUASA
:
01.06.2012
MUKA SURAT
:
2/54
IPGM-PPK-MK-01 KANDUNGAN MUKA SURAT TAJUK Pengesahan Manual Kualiti Kandungan Senarai Induk Edaran Terkawal Senarai Edaran Terkawal Institut Perguruan
1 2 4 5
SEKSYEN 1 - PENGENALAN
6
SEKSYEN 2 - MAKLUMAT ORGANISASI 2.1 Pengenalan 2.2 Fungsi 2.3 Falsafah, Visi, dan Misi IPGM 2.4 Piagam Pelanggan 2.5 Pelanggan 2.6 Struktur Organisasi
8 9 10 10 11 11 12
SEKSYEN 3 - SKOP DAN OBJEKTIF SISTEM PENGURUSAN KUALITI KEGURUAN 3.1 Skop Pelaksanaan 3.2 Dasar Kualiti 3.3 Objektif Kualiti 3.4 Objektif Operasi IPG 3.5 Perancangan Sistem Pengurusan Kualiti 3.6 Struktur Sistem Pengurusan Kualiti 3.7 Majlis Kualiti Institut Pendidikan Guru Malaysia (MKI IPGM) 3.8 Majlis Kualiti Institut Pendidikan Guru (MKI IPG)
15
SEKSYEN 4 - SISTEM PENGURUSAN KUALITI 4.1 Dasar Sistem Pengurusan Kualiti IPGM dan IPG 4.2 Struktur Dokumentasi Sistem Pengurusan Kualiti 4.2.1 Struktur Dokumentasi 4.2.2 Dokumen Rujukan 4.2.3 Manual Kualiti 4.2.4 Kawalan Di atas Dokumen 4.2.5 Kawalan Rekod
23 23 24 24 24 25 25 28
SEKSYEN 5 - TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN 5.1 Komitmen Pengurusan 5.2 Fokus kepada Pelanggan 5.3 Dasar Kualiti 5.4 Perancangan 5.5 Tanggungjawab, Kuasa dan Komunikasi 5.6 Kajian Semula Pengurusan
29 29 29 29 29 30 31
Jun 2012
15 15 15 18 18 20 21 22
MANUAL KUALITI
NO.KELUARAN
:
09
NO.PINDAAN
:
00
TARIKH KUAT KUASA
:
01.06.2012
MUKA SURAT
:
3/54
IPGM-PPK-MK-01
MUKA SURAT TAJUK SEKSYEN 6 - PENGURUSAN SUMBER 6.1 Bekalan Sumber 6.2 Sumber Manusia 6.3 Infrastruktur 6.4 Persekitaran Kerja
33 33 33 34 35
SEKSYEN 7-
36
7.1 7.2 7.3 7.4 7.5 7.6
36 36 38 40 42 44
PROSES PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN PENDIDIKAN - KEGURUAN Perancangan Penyampaian PPK Proses Berkaitan dengan Pelanggan Rekabentuk dan Pembangunan Proses Perkhidmatan Perolehan Pengeluaran dan Penyediaan PPK Kawalan ke atas Pemantauan dan Pengukuran Peralatan - Dikecualikan
SEKSYEN 8 - PENGUKURAN, ANALISIS DAN PENAMBAHBAIKAN 8.1 Am 8.2 Pemantauan dan Pengukuran 8.3 Kawalan Ke atas Ketidakpatuhan Produk 8.4 Analisis Data 8.5 Penambahbaikan LAMPIRAN-LAMPIRAN Lampiran 1 Senarai PK Proses Teras dan Senarai PK Proses Umum Pengurusan Lampiran 2 Senarai PK Proses Umum Sokongan
Jun 2012
45 45 45 49 49 50
52 53
MANUAL KUALITI
NO.KELUARAN
:
09
NO.PINDAAN
:
00
TARIKH KUAT KUASA
:
01.06.2012
MUKA SURAT
:
4/54
IPGM-PPK-MK-01 SENARAI INDUK EDARAN TERKAWAL No. Salinan Terkawal 01
Pemegang Dokumen Rektor, Institut Pendidikan Guru Malaysia (Pengurusan Tertinggi)
02
Timbalan Rektor, Institut Pendidikan Guru Malaysia (Wakil Pengurusan)
03
05
Pengarah Pusat Pembangunan Akademik Institut Pendidikan Guru Malaysia (Timbalan Wakil Pengurusan) Pengarah Sektor Hal Ehwal Pelajar dan Hubungan Luar (Timbalan Wakil Pengurusan) Pengarah Institut Pendidikan Guru Perlis (Timbalan Wakil Pengurusan)
06
Pengarah Institut Pendidikan Guru Darulaman (Timbalan Wakil Pengurusan)
07 08
Pengarah Institut Pendidikan Guru Sultan Abdul Halim (Timbalan Wakil Pengurusan) Pengarah Institut Pendidikan Guru Pulau Pinang (Timbalan Wakil Pengurusan)
09
Pengarah Institut Pendidikan Guru Tuanku Bainun (Timbalan Wakil Pengurusan)
10
Pengarah Institut Pendidikan Guru Ipoh (Timbalan Wakil Pengurusan)
11 12
Pengarah Institut Pendidikan Guru Pendidikan Teknik (Timbalan Wakil Pengurusan) Pengarah Institut Pendidikan Guru Ilmu Khas (Timbalan Wakil Pengurusan)
13
Pengarah Institut Pendidikan Guru Bahasa Melayu (Timbalan Wakil Pengurusan)
14 15
Pengarah Institut Pendidikan Guru Bahasa Antarabangsa (Timbalan Wakil Pengurusan) Pengarah Institut Pendidikan Guru Pendidikan Islam (Timbalan Wakil Pengurusan)
16
Pengarah Institut Pendidikan Guru Raja Melewar (Timbalan Wakil Pengurusan)
17
Pengarah Institut Pendidikan Guru Perempuan Melayu (Timbalan Wakil Pengurusan) Pengarah Institut Pendidikan Guru Tun Hussein Onn (Timbalan Wakil Pengurusan)
04
18 19 20 21 22 23
Jun 2012
Pengarah Institut Pendidikan Guru Temenggong Ibrahim (Timbalan Wakil Pengurusan) Pengarah Institut Pendidikan Guru Tengku Ampuan Afzan (Timbalan Wakil Pengurusan) Pengarah Institut Pendidikan Guru Sultan Mizan (Timbalan Wakil Pengurusan) Pengarah Institut Pendidikan Guru Dato’ Razali Ismail (Timbalan Wakil Pengurusan) Pengarah Institut Pendidikan Guru Kota Bharu (Timbalan Wakil Pengurusan)
MANUAL KUALITI
NO.KELUARAN
:
09
NO.PINDAAN
:
00
TARIKH KUAT KUASA
:
01.06.2012
MUKA SURAT
:
5/54
IPGM-PPK-MK-01 No. Salinan Terkawal 24
Pemegang Dokumen Pengarah Institut Pendidikan Guru Batu Lintang (Timbalan Wakil Pengurusan)
25
Pengarah Institut Pendidikan Guru Sarawak (Timbalan Wakil Pengurusan)
26
Pengarah Institut Pendidikan Guru Tun Abdul Razak (Timbalan Wakil Pengurusan)
27
Pengarah Institut Pendidikan Guru Rajang (Timbalan Wakil Pengurusan)
28
Pengarah Institut Pendidikan Guru Gaya (Timbalan Wakil Pengurusan)
29
Pengarah Institut Pendidikan Guru Kent (Timbalan Wakil Pengurusan)
30
Pengarah Institut Pendidikan Guru Keningau (Timbalan Wakil Pengurusan)
31
Pengarah Institut Pendidikan Guru Tawau (Timbalan Wakil Pengurusan)
32 33
Pengarah Pusat Penyelidikan, Pembangunan dan Inovasi (Timbalan Wakil Pengurusan) Pengarah Sektor Khidmat Pengurusan (Timbalan Wakil Pengurusan)
34
Ketua Jabatan Pengurusan Kualiti dan Keutuhan (Timbalan Wakil Pengurusan)
35
KPP Jabatan Kepimpinan dan Pembangunan Profesionalisme, IPGM
36
KPP Sektor Hal Ehwal Pelajar dan Hubungan Luar, IPGM
37
KPP Pusat Pembangunan Akademik, IPGM
38
KPP Pusat Penyelidikan, Pembangunan dan Inovasi, IPGM
39
KPP Unit Perkhidmatan dan Perjawatan, IPGM
40
KPP Unit Pentadbiran, IPGM
41
KPP Kewangan Pembangunan dan Aset, IPGM
42
KPP Jabatan ICT, IPGM
43
KPP Jabatan Peperiksaan dan Penganugerahan, IPGM
44
KPP Jabatan Pengurusan Kualiti dan Keutuhan, IPGM
SENARAI EDARAN TERKAWAL INSTITUT PENDIDIKAN GURU No. Salinan Terkawal 1 Ditetapkan mengikut keperluan Institut
Pemegang Dokumen Timbalan Pengarah (Pengerusi JK Pelaksana ) TWP IPG hendaklah melantik pemegang dokumen mengikut keperluan untuk melaksanakan MS ISO 9001:2008
SEKSYEN 1 Jun 2012
MANUAL KUALITI
NO.KELUARAN
:
09
NO.PINDAAN
:
00
TARIKH KUAT KUASA
:
01.06.2012
MUKA SURAT
:
6/54
IPGM-PPK-MK-01 PENGENALAN
1.1
Dokumen ini merupakan Manual Kualiti (MK) Institut Pendidikan Guru Malaysia dan Institut Pendidikan Guru (IPGM dan IPG). Manual ini disediakan untuk memenuhi pencapaian matlamat dan objektif IPGM dan IPG selaras dengan keperluan MS ISO 9001:2008. Manual ini menghuraikan Dasar Kualiti, Objektif Kualiti serta dasar dan prinsip bagi pelaksanaan Sistem Kualiti Perkhidmatan Pendidikan Keguruan (PPK) IPGM dan IPG. MK ini disokong dengan Prosedur Kualiti (PK), Arahan Kerja (AK) dan Dokumen Rujukan yang meliputi akta, pekeliling, peraturan dan garis panduan yang berkaitan.
1.2
Tujuan manual ini adalah untuk: 1.2.1
menerangkan maklumat asas organisasi IPGM dan IPG;
1.2.2
menjelaskan Sistem Kualiti MS ISO 9001:2008 IPGM dan IPG yang dilaksanakan dan;
1.2.3
1.3
1.4
menggarisi dasar dan prinsip bagi pelaksanaan setiap aktiviti bagi PPK.
MK ini mengandungi lapan seksyen seperti yang berikut: Seksyen 1
-
Pengenalan
Seksyen 2
-
Maklumat Organisasi
Seksyen 3
-
Skop dan Objektif Sistem Pengurusan Kualiti
Seksyen 4
-
Sistem Pengurusan Kualiti
Seksyen 5
-
Tanggungjawab Pengurusan
Seksyen 6
-
Pengurusan Sumber
Seksyen 7
-
Proses Perkhidmatan Pendidikan Keguruan
Seksyen 8
-
Pengukuran, Analisis, dan Penambahbaikan
MK ini hanya terpakai dan berkuat kuasa setelah diluluskan oleh Rektor IPGM sebagai Pengurusan Tertinggi (PT). MK ialah dokumen terkawal yang diedarkan kepada pegawai-pegawai yang ditentukan oleh PT. Timbalan Rektor sebagai Wakil Pengurusan (WP) dan Pengarah sebagai Timbalan Wakil Pengurusan (TWP) bertanggungjawab menyimpan dan mengemas kini salinan MK ini mengikut arahan yang dikeluarkan dari semasa ke semasa.
Jun 2012
MANUAL KUALITI
NO.KELUARAN
:
09
NO.PINDAAN
:
00
TARIKH KUAT KUASA
:
01.06.2012
MUKA SURAT
:
7/54
IPGM-PPK-MK-01 1.5
Mana-mana kandungan dalam dokumen ini tidak boleh dipinda tanpa kebenaran PT atau WP. Setiap pindaan dalam dokumen ini perlu diluluskan oleh PT dan direkodkan dalam rekod pindaan MK.
1.6
Pengedaran dokumen ini kepada organisasi luar dari IPGM dan IPG mestilah mendapat kebenaran PT atau WP.
1.7
Terminologi dan Definisi 1.7.1
Senat ialah jawatankuasa tertinggi peringkat IPGM dan IPG bagi membuat keputusan mengenai akademik.
1.7.2
Mesyuarat Profesional IPGM ialah mesyuarat jawatankuasa tertinggi peringkat IPGM bagi membuat keputusan mengenai dasar dan pengurusan akademik
1.7.3
Mesyuarat Pengurusan Pendidikan Guru ialah mesyuarat jawatankuasa tertinggi peringkat IPGM bagi membuat keputusan mengenai dasar, pengurusan kewangan, pengurusan pentadbiran dan hal ehwal pelajar.
1.7.4
Mesyuarat Profesional, Pengurusan dan Pentadbiran (MPPP) peringkat IPG membuat keputusan mengenai dasar, pengurusan akademik, pengurusan kewangan, pengurusan pentadbiran dan hal ehwal pelajar.
1.7.5
Pelajar Kursus Praperkhidmatan merujuk kepada pelajar sepenuh masa Program Diploma Perguruan Lepas Ijazah (PDPLI), Program Ijazah Sarjana Muda Perguruan (PISMP) dan Program Persediaan Ijazah Sarjana Muda Perguruan (PPISMP).
1.7.6
Produk merujuk kepada pelajar kursus praperkhidmatan sepenuh masa dan Perkhidmatan Pendidikan Keguruan (PPK).
1.7.7
Pentaksiran merujuk kepada penilaian akademik yang meliputi peperiksaan dan kerja kursus.
1.7.8
Perkataan “Contoh” yang ditunjukkan dalam lampiran Prosedur Kualiti bermaksud
lampiran
berkenaan
digunakan
sebagai
panduan
asas.
Pengubahsuaian boleh dilakukan dengan mengekalkan butiran-butiran asas dalam lampiran berkenaan. 1.7.9
Institut Pendidikan Guru Malaysia dan Institut Pendidikan Guru (IPGM dan IPG) merujuk kepada Institut Pendidikan Guru Malaysia (IPGM), dan kesemua Institut Pendidikan Guru (IPG).
Jun 2012
MANUAL KUALITI
NO.KELUARAN
:
09
NO.PINDAAN
:
00
TARIKH KUAT KUASA
:
01.06.2012
MUKA SURAT
:
8/54
IPGM-PPK-MK-01 SEKSYEN 2 MAKLUMAT ORGANISASI
2.1
Pengenalan IPGM dan IPG telah diberikan mandat untuk melaksanakan program Pendidikan Keguruan Praperkhidmatan dan pada 2 Februari 2010. Senat telah diwujudkan bagi membuat keputusan mengenai dasar-dasar akademik. Di samping melaksana program pendidikan keguruan praperkhidmatan, IPGM juga bertanggungjawab merancang dan memantau Perkhidmatan Pendidikan Keguruan (PPK) yang dilaksanakan oleh IPG. Pejabat IPGM beralamat di Aras1(W),
Enterprise Building 3, Blok 2200, Jalan
Persiaran Apec, Cyber 6, 63000 CYBERJAYA. Nama dan alamat IPG seperti yang berikut:
Bil
Nama Institut
1
Institut Pendidikan Guru Kampus Perlis (IPGKP) Institut Pendidikan Guru Kampus Darulaman (IPGKDA) Institut Pendidikan Guru Kampus Sultan Abdul Halim (IPGKSAH) Institut Pendidikan Guru Kampus Pulau Pinang (IPGKPP) Institut Pendidikan Guru Kampus Tuanku Bainun (IPGKTB) Institut Pendidikan Guru Kampus Ipoh (IPGKI) Institut Pendidikan Guru Kampus Pendidikan Teknik (IPGKPT) Institut Pendidikan Guru Kampus Ilmu Khas (IPGKIK) Institut Pendidikan Guru Kampus Bahasa Melayu (IPGKBM)
2 3
4 5
6 7
8 9
Jun 2012
Alamat Institut Behor Pulai, 01000 Kangar, Perlis. Bandar Darulaman, 06000 Jitra, Kedah. Jln. Kuala Ketil, 08000 Sungai Petani, Kedah.
Bukit Coombe, 11700 Pulau Pinang. Mengkuang, Kubang Semang, 14000 Bukit Mertajam, Pulau Pinang. 31150 Hulu Kinta, Perak. Jalan Yaakob Latif, 56000 Kuala Lumpur.
Jalan Yaakob Latif, 56000 Kuala Lumpur. Lembah Pantai, 59200 K. Lumpur.
MANUAL KUALITI
NO.KELUARAN
:
09
NO.PINDAAN
:
00
TARIKH KUAT KUASA
:
01.06.2012
MUKA SURAT
:
9/54
IPGM-PPK-MK-01 10
11
12
13
14
15
16
17
18 19 20 21 22 23 24 25 26
27
Jun 2012
Institut Pendidikan Guru Kampus Bahasa Antarabangsa (IPGKBA) Institut Pendidikan Guru Kampus Pendidikan Islam (IPGKPI) Institut Pendidikan Guru Kampus Raja Melewar (IPGKRM) Institut Pendidikan Guru Kampus Perempuan Melayu (IPGKPM) Institut Pendidikan Guru Kampus Tun Hussein Onn (IPGKTHO) Institut Pendidikan Guru Kampus Temenggong Ibrahim (IPGKTI) Institut Pendidikan Guru Kampus Tengku Ampuan Afzan (IPGKTAA) Institut Pendidikan Guru Kampus Dato’ Razali Ismail (IPGKDRI) Institut Pendidikan Guru Kampus Sultan Mizan (IPGKSM) Institut Pendidikan Guru Kampus Kota Bharu (IPGKKB) Institut Pendidikan Guru Kampus Gaya (IPGKG) Institut Pendidikan Guru Kampus Kent (IPGKKent) Institut Pendidikan Guru Kampus Keningau (IPGKK) Institut Pendidikan Guru Kampus Tawau (IPGKT) Institut Pendidikan Guru Kampus Batu Lintang (IPGKBL) Institut Pendidikan Guru Kampus Sarawak (IPGKS) Institut Pendidikan Guru Kampus Tun Abdul Razak (IPGKTAR) Institut Pendidikan Guru Kampus Rajang (IPGKR)
Lembah Pantai, 59200 K. Lumpur.
Jln. Sg. Merab, Seksyen 12, 43650 Bandar Baru Bangi, Selangor. Beg Berkunci No. 43, Jln. Sikamat, 70990 Seremban, N. Sembilan. Jalan Maktab, Durian Daun, 75400 Melaka.
KM 7 ¾, Jln. Kluang, Karung Berkunci 524, 83009 Batu Pahat, Johor. Jln. Datin Halimah, 80350 Johor Bahru, Johor.
KM 10, Jln. Padang Tengku, 27200 Kuala Lipis, Pahang. Batu Rakit, Terengganu.
21030
Kuala
Terengganu,
Jalan Bukit Kluang, 22200 Besut, Terengganu. Pengkalan Chepa, 16109 Kota Bharu, Kelantan. Peti Surat 10491, 88805 Kota Kinabalu, Sabah. Peti Surat 2, 89207 Tuaran, Sabah. Beg Berkunci 11, 89009 Keningau, Sabah. KM 36, Jalan Apas, Balung, Tawau, Sabah Jln. Kolej, 93200 Kuching, Sarawak. Jln. Bakam, 98009 Miri, Sarawak. Jln. Dato Mohamad Musa, 94300 Kota Samarahan, Sarawak. 96509 Bintangor, Sarawak.
MANUAL KUALITI
NO.KELUARAN
:
09
NO.PINDAAN
:
00
TARIKH KUAT KUASA
:
01.06.2012
MUKA SURAT
:
10/54
IPGM-PPK-MK-01 2.2
Fungsi IPGM dan IPG bertanggungjawab menguruskan PPK praperkhidmatan meliputi aspek: 2.2.1
menyediakan dasar latihan dan perancangan pendidikan keguruan;
2.2.2
mengurus penempatan pelajar ke IPG;
2.2.3
mengurus pendaftaran, kebajikan, disiplin, dan program mentor mentee serta konvokesyen;
2.2.4
merancang, membangun, melaksana dan memantau pelaksanaan kurikulum;
2.2.5 merancang, mengurus, melaksana, dan memantau penggubalan item pentaksiran; 2.2.6
merancang, mengurus, melaksana, dan memantau pentadbiran peperiksaan;
2.2.7
mengurus
penganugerahan sijil, diploma dan ijazah bagi pelajar yang
berjaya menamatkan pengajian; 2.2.8
merancang, melaksana dan memantau latihan pembangunan staf;
2.2.9
merancang
dan
melaksana
program
peningkatan
akademik
dan
profesionalisme guru; 2.2.10 merancang pembangunan, penyenggaraan infrastruktur dan infostruktur; 2.2.11 merancang dan menyokong pelaksanaan program teknologi maklumat dan komunikasi; 2.2.12 merancang, mengurus dan mengawal selia agihan peruntukan serta memantau
peruntukan
perbelanjaan
mengurus
dan
perbelanjaan
pembangunan; 2.2.13 merancang, mengurus dan melaksana pemantauan keseluruhan program pendidikan keguruan secara berterusan; 2.2.14 merancang dan melaksana aktiviti penyelidikan dan inovasi; 2.2.15 mengurus perkhidmatan kaunseling pentadbiran; 2.2.16 merancang, melaksana dan memantau program keutuhan; 2.2.17 mengurus perkhidmatan perjawatan pegawai ikhtisas dan staf;
2.3
Falsafah, Visi, dan Misi 2.3.1
Falsafah Pendidikan Kebangsaan “Pendidikan di Malaysia adalah suatu usaha yang berterusan untuk mengembangkan lagi potensi individu secara menyeluruh dan bersepadu untuk mewujudkan insan yang seimbang dan harmonis dari segi intelek,
Jun 2012
MANUAL KUALITI
NO.KELUARAN
:
09
NO.PINDAAN
:
00
TARIKH KUAT KUASA
:
01.06.2012
MUKA SURAT
:
11/54
IPGM-PPK-MK-01 rohani, emosi dan jasmani berdasarkan kepercayaan dan kepatuhan kepada Tuhan. Usaha ini adalah untuk melahirkan rakyat Malaysia yang berilmu pengetahuan, berketerampilan, dan berakhlak mulia, bertanggungjawab dan berkeupayaan mencapai kesejahteraan diri serta dapat menyumbang terhadap keharmonian dan kemakmuran keluarga, masyarakat dan negara”
2.3.2
Falsafah Pendidikan Guru “Guru yang berpekerti mulia, berpandangan progresif dan saintifik, bersedia menjunjung aspirasi negara serta menyanjung warisan kebudayaan negara, menjamin pembangunan individu dan memelihara suatu masyarakat yang bersatu padu, demokratik, progresif dan berdisiplin.”
2.3.3
Visi IPG Peneraju Kecemerlangan Pendidikan Guru.
2.3.4
Misi Melahirkan guru yang kompeten dan berjiwa pendidik melalui program pembangunan guru yang dinamik ke arah pendidikan sekolah bertaraf dunia.
2.4
Piagam Pelanggan Kami warga Institut Pendidikan Guru Malaysia dan Institut Pendidikan Guru (IPGM dan IPG) dengan tekad dan iltizam berikrar dan berjanji menumpukan tenaga dan usaha kami untuk: 2.4.1
memaklumkan penempatan pemohon yang berjaya mengikuti pengajian di IPG dalam tempoh 10 hari bekerja selepas senarai pemohon tersebut diterima dari organisasi berkaitan.
2.4.2
memastikan pelaksanaan pengajaran dan pembelajaran mematuhi kurikulum pendidikan guru.
2.4.3
memaklumkan keputusan peperiksaan akhir program / kursus dalam tempoh tujuh (7) hari bekerja selepas mesyuarat Senat.
2.4.4
menganugerahkan Ijazah atau Diploma kepada lulusan dalam tempoh enam (6) bulan selepas keputusan peperiksaan akhir diumumkan.
Jun 2012
MANUAL KUALITI
NO.KELUARAN
:
09
NO.PINDAAN
:
00
TARIKH KUAT KUASA
:
01.06.2012
MUKA SURAT
:
12/54
IPGM-PPK-MK-01 2.4.5
memastikan guru baharu lulusan IPGM memenuhi 92% kehendak sekolah dari aspek kualiti diri, kemahiran dalam pengajaran-pembelajaran, kebolehan mengurus kokurikulum, dan kemampuan mengurus tugas-tugas di sekolah.
2.4.6
mengambil tindakan setiap aduan pelanggan dalam tempoh tiga (3) hari bekerja.
2.5
Pelanggan 2.5.1
Pelanggan organisasi ialah sekolah dan institusi pendidikan di bawah Kementerian Pelajaran Malaysia;
2.5.2
Pelanggan operasi ialah pelajar sepenuh masa PDPLI, PISMP termasuk kursus persediaan (PPISMP); dan
2.5.3
2.6
Stake holder terdiri daripada Menteri Pelajaran dan Jemaah Menteri.
Struktur Organisasi 2.6.1
Struktur Organisasi Operasi Pengurusan IPGM Struktur Organisasi Operasi Pengurusan IPGM adalah seperti dalam Rajah 1
Jun 2012
MANUAL KUALITI
NO.KELUARAN
:
09
NO.PINDAAN
:
00
TARIKH KUAT KUASA
:
01.06.2012
MUKA SURAT
:
13/54
IPGM-PPK-MK-01 CARTA ORGANISASI OPERASI INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA
REKTOR
TIMBALAN REKTOR
PENGARAH PUSAT PEMBANGUNAN AKADEMIK
PENGARAH SEKTOR HALEHWAL PELAJAR DAN HUBUNGAN LUAR
PENGARAH PUSAT PENYELIDIKAN, PEMBANGUNAN & INOVASI
KETUA JABATAN JABATAN PENGURUSAN KUALITI DAN KEUTUHAN
KETUA JABATAN JABATAN KEPIMPINAN PEMBANGUNAN & PROFESIONALISME
PENGARAH SEKTOR KHIDMAT PENGURUSAN
Rajah 1: Struktur Organisasi Operasi Pengurusan IPGM
Jun 2012
MANUAL KUALITI
NO.KELUARAN
:
09
NO.PINDAAN
:
00
TARIKH KUAT KUASA
:
01.06.2012
MUKA SURAT
:
14/54
IPGM-PPK-MK-01 2.6.1.1
Sektor
Hal
Ehwal
Pelajar
dan
Hubungan
Luar
IPGM
bertanggungjawab menyelaras dan memantau: i.
Jabatan Hal Ehwal Pelajar
ii.
Jabatan Pengurusan dan Penempatan Pelajar
iii. Jabatan Hubungan Luar dan Pengantarabangsaan iv. Jabatan Pengurusan Ekstra Kokurikulum
2.6.1.2
Pusat
Pembangunan
Akademik
IPGM
bertanggungjawab
menyelaras dan memantau: i.
Sektor Sains Kognitif
ii.
Sektor Sains Sosial dan Kemanusiaan
iii. Jabatan Peperiksaan dan Penganugerahan iv. Unit Pengajian Profesional
2.6.1.3
Pusat Penyelidikan, Pembangunan dan Inovasi IPGM pula bertanggungjawab menyelaras dan memantau:
2.6.1.4
i.
Jabatan Penyelidikan dan Inovasi
ii.
Jabatan Pengoperasian Dasar Operasi
Sektor Khidmat Pengurusan IPGM pula bertanggungjawab menyelaras dan memantau: i.
Unit Kewangan
ii.
Unit Pentadbiran
iii. Unit Pembangunan dan Aset iv. Unit Perjawatan
2.6.1.5
Jabatan Kepimpinan dan Pembangunan Profesionalisme yang diketuai oleh seorang Ketua Penolong Pengarah diletakkan terus di bawah tanggungjawab Timbalan Rektor IPGM. i. Unit Pembangunan dan Kepimpinan ii. Unit Kompetensi dan Kerjaya iii. Unit Pembangunan Kejurulatihan
Jun 2012
MANUAL KUALITI
NO.KELUARAN
:
09
NO.PINDAAN
:
00
TARIKH KUAT KUASA
:
01.06.2012
MUKA SURAT
:
15/54
IPGM-PPK-MK-01 2.6.1.6
Jabatan Pengurusan Kualiti dan Keutuhan diketuai oleh seorang Ketua Jabatan diletakkan terus di bawah tanggungjawab Timbalan Rektor IPGM. i. Unit Pengurusan Kualiti dan Keutuhan ii. Unit Inovasi dan Kreativiti
2.6.1.7
Semua IPG diselia dan dipantau oleh IPGM melalui seorang Timbalan Rektor, Pengarah Pusat/Sektor dan Ketua Jabatan berkenaan. Setiap IPG diketuai oleh seorang Pengarah yang dibantu oleh Timbalan Pengarah. Struktur khusus organisasi IPG terdapat dalam buku perancangan tahunan institut masingmasing.
2.6.1.8
Keputusan MPPP IPG dibentangkan, dibahaskan dan diluluskan dalam Mesyuarat Pengurusan Pendidikan Guru Malaysia untuk dilaksanakan oleh semua IPG.
Jun 2012
MANUAL KUALITI
NO.KELUARAN
:
09
NO.PINDAAN
:
00
TARIKH KUAT KUASA
:
01.06.2012
MUKA SURAT
:
16/54
IPGM-PPK-MK-01 SEKSYEN 3 SKOP DAN OBJEKTIF SISTEM PENGURUSAN KUALITI
3.1
Skop Pelaksanaan Sistem pengurusan kualiti yang dilaksanakan oleh IPGM dan IPG ialah Perkhidmatan Pendidikan Keguruan Praperkhidmatan Program Diploma Perguruan Lepas Ijazah (PDPLI) Program Ijazah Sarjana Muda Perguruan (PISMP) dan Program Persediaan Ijazah Sarjana Muda Perguruan (PPISMP).
3.2
Dasar Kualiti Dasar kualiti IPGM dan IPG ialah: "menyediakan Perkhidmatan Pendidikan Keguruan (PPK) secara profesional, cekap dan berkesan untuk melahirkan guru yang kompeten dan berjiwa pendidik selaras dengan
kehendak
Falsafah
Pendidikan
Guru
dan
Falsafah
Pendidikan
Kebangsaan.” Dasar ini akan dikemas kini dari semasa ke semasa menerusi penyemakan objektif kualiti bagi memberikan ruang kepada usaha penambahbaikan yang berterusan dan menyeluruh bersesuaian dengan keperluan organisasi untuk memenuhi dan meningkatkan tahap kepuasan pelanggan. Dasar ini akan disebarkan melalui saluran komunikasi yang sedia ada kepada setiap warga organisasi untuk difahami dan dihayati.
3.3
Objektif Kualiti Objektif Kualiti IPGM dan IPG terbahagi kepada dua iaitu: 3.3.1
Objektif Organisasi: 3.3.1.1
Memastikan 100% calon yang mendaftar untuk mengikuti kursus perguruan di IPG memenuhi syarat-syarat dan kelayakan asas seperti yang ditetapkan.
3.3.1.2
Memastikan penempatan calon dibuat berdasarkan bidang keutamaan dan kemampuan IPG seperti yang ditetapkan dalam surat tawaran.
Jun 2012
MANUAL KUALITI
NO.KELUARAN
:
09
NO.PINDAAN
:
00
TARIKH KUAT KUASA
:
01.06.2012
MUKA SURAT
:
17/54
IPGM-PPK-MK-01 3.3.1.3
Menyediakan program latihan perguruan yang memenuhi 100% keperluan unjuran.
3.3.1.4
Memastikan
tahap
kepuasan
pelanggan
terhadap
latihan
keguruan dan prestasi produk dalam tempoh yang ditetapkan mencapai 92%. 3.3.2
Objektif Operasi bagi Pusat/Sektor/Jabatan di IPGM: 3.3.2.1
Pusat Penyelidikan, Pembangunan dan Inovasi memastikan: i.
Penilaian Aktiviti Perancangan Tahunan IPGM dilaksanakan sekurang-kurangnya dua (2) kali setahun.
ii.
Perancangan Tahunan IPGM disediakan sekurang-kurangnya tiga (3) bulan sebelum tahun akademik bermula.
iii.
100%
penyelidikan
keperluan/
penilaian
yang
dijalankan
program
berkaitan
IPGM
dan
IPG
dengan dapat
disempurnakan. 3.3.2.2
Pusat Pembangunan Akademik memastikan: i.
kurikulum pendidikan guru disiapkan dalam tempoh masa sebulan sebelum pelaksanaan program.
ii.
pemantauan keberkesanan pelaksanaan kurikulum dijalankan sekurang-kurangnya
sekali
dalam
tempoh
pelaksanaan
program yang berikut: a) PDPLI (satu tahun setengah) b) PPISMP (satu tahun setengah) c) PISMP (empat tahun) iii.
keberkesanan pelaksanaan pengajaran dan pembelajaran, kokurikulum, dan kepuasan bimbingan amalan profesional dari IPG mencapai sekurang-kurangnya skor min 4.5.
3.3.2.3
Sektor Hal Ehwal Pelajar dan Hubungan Luar memastikan : i.
proses pendaftaran dan minggu pengurusan pelajar baharu serta pelaksanaan program mentor mentee dilaksanakan mengikut garis panduan yang ditetapkan.
Jun 2012
MANUAL KUALITI
NO.KELUARAN
:
09
NO.PINDAAN
:
00
TARIKH KUAT KUASA
:
01.06.2012
MUKA SURAT
:
18/54
IPGM-PPK-MK-01 ii. keberkesanan pengurusan
pelaksanaan
pendaftaran
dan
minggu
pelajar baharu dan program mentor mentee
mencapai tahap yang ditetapkan. iii. semua kes disiplin, tata tertib dan rayuan diambil tindakan mengikut peraturan IPG dan peraturan dalam Akta 174.
3.3.2.4
Sektor Khidmat Pengurusan memastikan: i.
85%
daripada
perjawatan
IPGM
dan
IPG
mengikut
peruntukan ABM B41 diisi. ii. pemantauan pengurusan kewangan dan sumber manusia secara berkala sekurang-kurangnya dua (2) kali setahun bagi memastikan IPG mematuhi peraturan sedia ada. iii. mesyuarat penyelarasan pembangunan sumber manusia diadakan sekurang-kurangnya empat (4) kali setahun. iv. mesyuarat
berkala
ke
atas
pengurusan
kewangan,
pembangunan dan aset diadakan empat (4) kali setahun. v. pemantauan berkala ke atas keselamatan bangunan dan fizikal pejabat dilaksanakan sekurang-kurangnya tiga (3) kali setahun. vi. prestasi perbelanjaan pada akhir tahun mencapai tahap varian
yang
ditetapkan
iaitu
5%
sebagaimana
yang
dipersetujui di peringkat KPM. vii. wujudnya pangkalan data pengurusan sumber manusia, pembangunan, aset dan kewangan yang lengkap, tepat dan kemas kini. viii. urusan kewangan, pembangunan infrastruktur dan perolehan aset 27 IPG mematuhi arahan perbendaharaan dan peraturan kewangan yang ditetapkan. ix. 95% alatan ICT yang dibeli pada tahun semasa sedia untuk menyokong pengajaran pembelajaran serta penyelidikan dan penerbitan. x. 95% maklumat dan data berkaitan dengan pendidikan Guru Pra Perkhidmatan di IPG dikemaskini setiap bulan.
Jun 2012
MANUAL KUALITI
NO.KELUARAN
:
09
NO.PINDAAN
:
00
TARIKH KUAT KUASA
:
01.06.2012
MUKA SURAT
:
19/54
IPGM-PPK-MK-01 3.3.2.5
Jabatan Kepimpinan dan Pembangunan Profesionalisme memastikan: i.
90% daripada perancangan latihan pembangunan staf adalah berdasarkan kepada Analisis Keperluan Latihan.
ii. 90% daripada Latihan Pembangunan Staf yang dirancang dilaksanakan dengan mengambil kira LPS tambahan. 3.3.2.6
Jabatan Pengurusan Kualiti dan Keutuhan memastikan: i.
Memastikan semua prosedur berkaitan SPK dilaksana, dikawal dan direkod mengikut piawaian, prosedur dan peraturan yang telah ditetapkan.
3.4
Objektif Operasi IPG ialah memastikan 3.4.1
100% pelajar baharu memenuhi syarat kemasukan yang ditetapkan.
3.4.2
pelajar berpuas hati sekurang-kurangnya pada skor min 4.5 terhadap penilaian proses pendaftaran dan minggu pengurusan pelajar baharu yang dilaksanakan.
3.4.3
pelajar berpuas hati sekurang-kurangnya pada skor min 4.5 terhadap penilaian pelaksanaan program mentor mentee.
3.4.4
100% pelajar mematuhi disiplin dan peraturan yang terkandung dalam AKTA 174.
3.4.5
pelajar berpuas hati sekurang-kurangnya pada skor min 4.5 terhadap aktiviti pengajaran dan pembelajaran, kokurikulum dan bimbingan dalam amalan profesional.
3.4.6
sekurang-kurangnya 99% pelajar yang menduduki peperiksaan lulus.
3.4.7
semua aduan pelanggan diambil tindakan dalam tempoh tiga (3) hari bekerja selepas aduan diterima.
3.4.8
elaun pelajar dibayar dalam tempoh 10 hari pertama bekerja bulan berkenaan dengan syarat peruntukan diterima daripada IPGM kecuali bulan Januari.
3.5
Perancangan Sistem Pengurusan Kualiti Pelaksanaan sistem pengurusan kualiti meliputi proses teras SPK yang bermula daripada penetapan program latihan pelajar praperkhidmatan hingga setelah satu (1) tahun pelajar ditempatkan di sekolah.
Jun 2012
MANUAL KUALITI
NO.KELUARAN
:
09
NO.PINDAAN
:
00
TARIKH KUAT KUASA
:
01.06.2012
MUKA SURAT
:
20/54
IPGM-PPK-MK-01 PETA PROSES PENGURUSAN PPK Mula
7.3 PT-04
Perancangan Tahunan
Penggubalan Kurikulum
6.1, 7.1,7.2.1, 7.2.2 PT-02
Pengurusan Hal Ehwal Pelajar 4.2.4,7.2.3, 7.5.4, 8.3 PT-03, PUP-11,PUP-07
Kawalan Kualiti
6.1, 6.2, 6.3, 6.4, 7.4.1 ,7.5.5, 8.3 PT-08,PT-09 PUP-05,06, 08,09,10, PUS-03
Pengurusan Aset, Penyelenggaraan Infrastruktur , Perolehan, ABM, Elaun Pelajar
Pengurusan Kurikulum Audit Dalaman 8.2.2 PUP-03
MKSP 5.6, PUP-01
4.2.3, 4.2.4, 7.1, 7,2,1, 6.4, 8.2.4, 8.3 PT-05
Pelaksanaan Pentaksiran & Penilaian 4.2.4,7.2.2, 7.5.3, 7.6, 8.2.4, 8.3 PT-06
Pengurusan Peperiksaan
4.2.4,7.2.2, 7.5.3, 7.6, 8.2.4, 8.3 PT-07, PUP-07
Maklumat Penempatan
Am: 4.1, 4.2, 5.1, 5.5, 8.1
7.5.3, 7.5.5
Analisis dan Penambahbaikan
Pelanggan organisasi
8.4, 8.5 PUP-02
3.6
Struktur Sistem Pengurusan Kualiti
Jun 2012
Maklum Balas Pelanggan 8.2.1 PUP-04
MANUAL KUALITI
NO.KELUARAN
:
09
NO.PINDAAN
:
00
TARIKH KUAT KUASA
:
01.06.2012
MUKA SURAT
:
21/54
IPGM-PPK-MK-01 3.6.1 SPK diuruskan oleh Majlis Kualiti Institut Pendidikan Guru Malaysia dan Institut Pendidikan Guru (MKI IPGM dan IPG). Majlis ini diketuai oleh Pengurusan Tertinggi (PT) iaitu Rektor. Beliau dibantu oleh Wakil Pengurusan (WP) iaitu Timbalan Rektor. WP (IPGM) iaitu Timbalan Rektor dan dibantu oleh Pengarah Pusat/ Sektor sebagai Timbalan Wakil Pengurusan (TWP). Struktur MKI IPGM dan IPG adalah seperti dalam Rajah 2. 3.6.2 Majlis ini bertanggungjawab merancang, menentukan skop, dan hala tuju, memberikan bimbingan dan galakan, menyediakan pemudah cara serta menilai pelaksanaan sistem kualiti IPGM dan IPG secara berterusan. Majlis ini juga bertanggungjawab memastikan semua proses dalam SPK IPGM dan IPG dilaksanakan sepenuhnya. WP bertanggungjawab memastikan dasar kualiti IPGM dan IPG dilaksanakan selaras dengan Falsafah, Visi, Misi dan piagam pelanggan bagi mencapai objektif dan dasar kualiti IPGM dan IPG. 3.6.3 Semua ahli dalam MKI IPGM dan IPG diberi pendedahan dan latihan dari semasa ke semasa untuk meningkatkan kesedaran, komitmen dan seterusnya pembudayaan kualiti berasaskan keperluan MS ISO 9001:2008. 3.6.4 Majlis ini mengelolakan Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan (MKSP) sekali setahun dan semua keputusan mesyuarat ini didokumenkan. 3.6.5 Penyemakan semula dokumen kualiti diadakan dari semasa ke semasa mengikut keperluan. 3.6.6 Di peringkat IPG, Majlis Kualiti IPG (MKI IPG) dibentuk untuk melicinkan pelaksanaan SPK IPG. Majlis ini diketuai oleh TWP (IPG) iaitu Pengarah yang dibantu oleh Pengerusi Pasukan Pelaksana (PPP) iaitu Timbalan Pengarah. Struktur MKI IPG ini adalah seperti dalam Rajah 3.
3.7
Majlis Kualiti IPGM dan IPG
Jun 2012
MANUAL KUALITI
NO.KELUARAN
:
09
NO.PINDAAN
:
00
TARIKH KUAT KUASA
:
01.06.2012
MUKA SURAT
:
22/54
IPGM-PPK-MK-01
PENGURUSAN TERTINGGI REKTOR WAKIL PENGURUSAN TIMBALAN REKTOR
TWP PENGARAH PPA
TWP PENGARAH PPPI
TWP PENGARAH SHEPHL
TWP PENGARAH SKP
TWP KJ JKPP
TWP KJ JPKK
TWP PENGARAH IPG (27 IPG)
PASUKAN PELAKSANA (PP)
PENGERUSI KJ JPKK
SEKRETARIAT KPP JPKK
JK AUDIT DALAMAN KPP JPKK
JK PENAMBAHBAIKAN KPP PPA
JK BIMBINGAN & PEMANTAUAN KPP JKPP
JK DOKUMENTASI KPP JPKK
JK MAKLUM BALAS PELANGGAN KPP PPPI
JK KAWALAN KE ATAS PRODUK YANG TIDAK MEMENUHI STANDARD KPP SHEPHL
JK ADUAN PELANGGAN KPP SHEPHL
PEMEGANG PK
Rajah 2: Majlis Kualiti Institut Pendidikan Guru Malaysia dan Institut Pendidikan Guru (MKI IPGM dan IPG)
Jun 2012
MANUAL KUALITI
NO.KELUARAN
:
09
NO.PINDAAN
:
00
TARIKH KUAT KUASA
:
01.06.2012
MUKA SURAT
:
23/54
IPGM-PPK-MK-01 3.8
Majlis Kualiti Institut Pendidikan Guru (MKI IPG) TIMBALAN WAKIL PENGURUSAN PENGARAH PENGERUSI PASUKAN PELAKSANA TIMBALAN PENGARAH
PENGERUSI SEKRETARIAT PENGERUSI JK AUDIT DALAMAN PENGERUSI JK BIMBINGAN DAN PEMANTAUAN
PENGERUSI JK DOKUMENTASI
PENGERUSI JK MAKLUM BALAS PELANGGAN PENGERUSI JK ADUAN PELANGGAN
PENGERUSI JK PENAMBAHBAIKAN PENGERUSI JK KAWALAN KE ATAS PRODUK YANG TIDAK MEMENUHI STANDARD
KETUA JABATAN/ UNIT PEMEGANG PK Rajah 3: Majlis Kualiti Institut Pendidikan Guru (MKI IPG)
Jun 2012
MANUAL KUALITI
NO.KELUARAN
:
09
NO.PINDAAN
:
00
TARIKH KUAT KUASA
:
01.06.2012
MUKA SURAT
:
24/54
IPGM-PPK-MK-01 SEKSYEN 4 SISTEM PENGURUSAN KUALITI
4.1
Dasar Sistem Pengurusan Kualiti IPGM dan IPG IPGM dan IPG menguruskan SPK yang didokumenkan. SPK ini perlu dipatuhi dalam pelaksanaan proses PPK untuk pelajar praperkhidmatan Program Diploma Perguruan Lepas Ijazah (PDPLI), Program Ijazah Sarjana Muda Perguruan (PISMP) dan Program Persediaan Ijazah Sarjana Muda Perguruan (PPISMP).
Bagi memenuhi komitmen di atas, IPGM dan IPG perlu : i.
menentukan semua proses terangkum dalam SPK dan organisasi;
ii.
menentukan turutan dan interaksi antara proses melalui pemetaan carta alir;
iii.
menentukan kriteria dan kaedah bagi memastikan operasi dan kawalan ke atas proses adalah berkesan;
iv.
memastikan sumber dan maklumat disediakan untuk menyokong operasi dan kawalan ke atas proses;
v.
memantau, mengukur dan menganalisis proses tersebut;
vi.
melaksanakan tindakan yang perlu bagi memastikan pencapaian matlamat yang dirancang dan membuat penambahbaikan yang berterusan ke atas proses.
Bagi proses yang menggunakan khidmat luar, IPGM dan IPG mewujudkan kaedah kawalan yang sewajarnya selaras dengan keperluan standard.
Bagi memastikan SPK terlaksana sebagaimana yang dirancang, Pengurusan Tertinggi bertanggungjawab : i.
menentukan dan mendokumenkan semua proses dan objektif di pelbagai peringkat dan fungsi. Prosedur bagi setiap proses dikenal pasti, diwujudkan dan dilaksanakan dengan mematuhi keperluan standard MS ISO 9001:2008; dan
ii.
menyesuaikan SPK dengan perubahan dalam organisasi apabila diperlukan melalui pindaan dokumen kualiti yang terlibat dalam sistem dengan mematuhi Prosedur Kawalan Dokumen Kualiti (IPGM-PPK-PUS-02).
Jun 2012
MANUAL KUALITI
NO.KELUARAN
:
09
NO.PINDAAN
:
00
TARIKH KUAT KUASA
:
01.06.2012
MUKA SURAT
:
25/54
IPGM-PPK-MK-01 4.2
Struktur Dokumentasi Sistem Pengurusan Kualiti 4.2.1
Struktur Dokumentasi SPK dilaksana berteraskan dokumen kualiti yang terdiri daripada Manual Kualiti (MK), Prosedur Kualiti (PK), Arahan Kerja (AK), Dokumen Rujukan dan Rekod Kualiti untuk menyediakan PPK. Struktur Dokumentasi SPK IPGM dan IPG adalah seperti dalam Rajah 4. 4.2.1.1
Manual Kualiti (MK) Manual Kualiti merupakan dokumen utama yang menjelaskan struktur organisasi, huraian sistem kualiti, dasar dan prinsip pelaksanaan sistem kualiti.
4.2.1.2
Prosedur Kualiti (PK) PK ialah dokumen yang menjelaskan turutan proses kerja bagi setiap aktiviti untuk melaksanakan sistem kualiti dan staf yang bertanggungjawab
menyediakan
dan
melaksanakan
tindakan
tersebut. PK terbahagi kepada dua kategori, iaitu: i.
PK Proses Teras; dan ( Rujuk Lampiran 1)
ii. PK Proses Umum iaitu PK Proses Umum Pengurusan dan PK Proses Umum Sokongan. (Rujuk Lampiran 1 dan 2)
4.2.1.3
Arahan Kerja (AK) Dokumen ini menjelaskan secara terperinci tindakan/proses kerja dalam PK.
4.2.2
Dokumen Rujukan Dokumen Rujukan ialah dokumen yang dirujuk atau diguna pakai dalam sistem kualiti yang berkaitan seperti Falsafah Pendidikan Kebangsaan, Pekeliling, Arahan, Garis Panduan, Borang dan semua rujukan luaran yang sedang berkuat kuasa.
Rekod Kualiti yang berkaitan adalah seperti yang tercatat dalam prosedur kualiti. Jun 2012
MANUAL KUALITI
NO.KELUARAN
:
09
NO.PINDAAN
:
00
TARIKH KUAT KUASA
:
01.06.2012
MUKA SURAT
:
26/54
IPGM-PPK-MK-01
PENERANGAN
TANGGUNGJAWAB
Meluluskan - PT (REKTOR) Menyediakan – WP (T.REKTOR) Manual Kualiti
Dokumen Dasar MK
Meluluskan - PT Menyedia dan melaksanakan - PP
PK dan AK
Semua staf yang berkaitan
Semua staf yang berkaitan
Dokumen Rujukan
Rekod Kualiti
Dokumen Pengurusan dan Operasi
Dokumen yang Menyokong Sistem Kualiti Rekod yang Menyokong Sistem Kualiti
Rajah 4: Struktur Dokumentasi SPK IPGM dan IPG
4.2.3
Manual Kualiti (MK) i. MK dijadikan panduan pelaksanaan sistem kualiti selaras
dengan
keperluan MS ISO 9001:2008. Dokumen ini disediakan oleh WP dan digunakan setelah diluluskan oleh PT. ii. MK mengandungi prosedur yang didokumenkan, rujukan prosedur dan penerangan mengenai hubungan dan kaitan antara proses-proses dalam SPK IPGM dan IPG. 4.2.4
Kawalan ke Atas Dokumen TWP Institut Pendidikan Guru Malaysia bertanggungjawab menentukan pemegang dokumen kualiti dalam Senarai Induk Edaran Terkawal di peringkat IPGM dan IPG.
Dokumen kualiti yang perlu dikawal ialah MK, PK, AK dan dokumen yang diwujudkan dalam SPK (seperti Sukatan Pelajaran / Proforma dan Garis Panduan Peperiksaan). Rekod yang berkaitan dengan dokumen dikawal mengikut keperluan Standard 4.2.4 MS ISO 9001:2008. Jun 2012
MANUAL KUALITI
NO.KELUARAN
:
09
NO.PINDAAN
:
00
TARIKH KUAT KUASA
:
01.06.2012
MUKA SURAT
:
27/54
IPGM-PPK-MK-01 Kawalan dokumen kualiti dilaksanakan mengikut butiran berikut: 4.2.4.1
Kelulusan dokumen sebelum diedarkan Sebarang
cadangan
pindaan
MK,
PK
dan
AK
perlulah
dikemukakan melalui Sekretariat Majlis Kualiti IPGM. Pindaan dalam MK, PK, dan AK perlu mendapat kelulusan Pengurusan Tertinggi. No. Keluaran dokumen kualiti akan hanya berubah setelah berlaku lima (5) kali pindaan. i.
MK, PK, AK dan dokumen SPK lain yang perlu diedarkan oleh pemegang dokumen kepada staf dalam jabatan/ unit dicap “SALINAN TERKAWAL”. Satu salinan senarai edaran salinan MK/PK/ AK perlu disediakan. Senarai ini dikemas kini apabila berlaku perubahan ke atas status berkenaan.
ii.
Dokumen
luaran
yang
ditentukan
oleh
organisasi
bagi
perancangan dan operasi sistem pengurusan kualiti tidak dikawal kerana ia boleh diperoleh daripada pelbagai sumber. iii.
Satu senarai induk yang mengandungi semua dokumen kualiti yang digunakan dalam Sistem Kualiti serta status terkininya disediakan. Senarai ini dikemas kini apabila berlaku perubahan ke atas status berkenaan.
iv. PD IPGM mengedarkan satu salinan CD dokumen kualiti kepada semua IPGM dan IPG. PD IPG menyediakan satu salinan CD bagi setiap Pegawai Dokumen Jabatan/Unit (PDJ/PDU). v.
Semua PD menyimpan satu salinan dokumen kualiti dalam bentuk CD dan bercetak.
vi. Dokumen kualiti yang perlu diedarkan kepada pihak luar selain daripada pemegang yang disenaraikan adalah Dokumen Tidak Terkawal dan dicop di kulit luar sebagai "UNTUK RUJUKAN SAHAJA". Dokumen tersebut tidak terlibat dalam sebarang pindaan untuk dikemas kini.
Jun 2012
MANUAL KUALITI
NO.KELUARAN
:
09
NO.PINDAAN
:
00
TARIKH KUAT KUASA
:
01.06.2012
MUKA SURAT
:
28/54
IPGM-PPK-MK-01 4.2.4.2
Mengkaji semula dan mengemas kini di mana perlu serta meluluskannya. i.
Setiap staf boleh memberikan cadangan pindaan kepada dokumen kualiti. Cadangan ini mesti dikemukakan kepada WP atau TWP dengan menggunakan borang yang disediakan.
ii. PD IPGM dan IPG bertanggungjawab menyediakan salinan dokumen yang cukup dan mengedarkannya kepada penama dalam Senarai Induk Edaran Terkawal dan Senarai Edaran Terkawal IPGM dan IPG.
4.2.4.3
Mengenal pasti
perubahan dan status dokumen terkini yang
diguna pakai i.
Setiap keluaran dokumen kualiti baharu, diberikan rujukan identifikasi dan dicatat nombor keluaran, nombor pindaan dan tarikh berkuat kuasa. Pemegang dokumen dan nombor salinan pemegang dikenal pasti melalui Senarai Induk Edaran Terkawal dan Senarai Edaran Terkawal IPGM dan IPG. Senarai Induk Edaran Terkawal akan diselenggarakan oleh PD. Dokumen kualiti (MK, PK, AK dan dokumen SPK lain) akan diedarkan dalam bentuk CD atau salinan bercetak hardcopy yang terkawal.
ii. Jika dokumen kualiti (MK, PK dan AK) dipinda, nombor pindaan dan tarikh kuat kuasa baharu hendaklah dicatat. Bagi dokumen baharu, nombor keluaran baharu dan tarikh kuat kuasa juga perlu dicatat. Apabila berlaku pindaan atau keluaran baru, semua dokumen lama dilupuskan. iii. Pemegang
Proses
atau
pegawai
yang
diarahkan,
bertanggungjawab mengemas kini pindaan ke atas dokumen. Semua pindaan yang dibuat dicatat dalam Rekod Pindaan. iv. Memastikan versi dokumen terkini yang berkaitan sedia ada bila diperlukan; v. Memastikan dokumen mudah dibaca dan dikenal pasti pada bila-bila masa. Jun 2012
MANUAL KUALITI
NO.KELUARAN
:
09
NO.PINDAAN
:
00
TARIKH KUAT KUASA
:
01.06.2012
MUKA SURAT
:
29/54
IPGM-PPK-MK-01 vi. Memastikan dokumen kualiti yang dikenal pasti itu direkodkan dalam senarai induk dokumen kualiti dan satu salinan dokumen ditempatkan di lokasi yang mudah dirujuk. vii. Memastikan dokumen luaran yang berkaitan SPK dikenal pasti dan pengedarannya dikawal. viii. Menghalang penggunaan dokumen usang dan dokumen ini perlu ditandakan, sekiranya disimpan untuk sebarang tujuan. ix. PD bertanggungjawab memasukkan semua pindaan mengeluarkan
dokumen
yang
tidak
terpakai
dan serta
melupuskannya.
Dokumen yang Berkaitan IPGM-PPK-PUS-02
4.2.5
Kawalan Dokumen Kualiti
Kawalan Rekod i.
Rekod dan tempoh penyimpanannya dikenal pasti dalam setiap prosedur kualiti;
ii. Tatacara bagi mengawal, mengenal pasti, menyimpan, mendapatkan semula dan melupuskan rekod didokumenkan dalam Prosedur Kawalan Rekod; dan iii. Jika rekod disimpan secara elektronik, satu sistem sokongan bagi rekod berkenaan diwujudkan.
Dokumen yang Berkaitan IPGM-PPK-PUS-01
Jun 2012
Kawalan Rekod
MANUAL KUALITI
NO.KELUARAN
:
09
NO.PINDAAN
:
00
TARIKH KUAT KUASA
:
01.06.2012
MUKA SURAT
:
30/54
IPGM-PPK-MK-01 SEKSYEN 5 TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN
5.1
Komitmen Pengurusan Rektor terlibat secara langsung dalam pelaksanaan SPK IPGM dan IPG berdasarkan visi dan misi
IPGM dan IPG. Bagi memantapkan pengurusan, komitmen Rektor
adalah seperti berikut: 5.1.1 Menyampaikan kepada semua warga kerja mengenai pentingnya bagi organisasi memenuhi kehendak pelanggan serta mematuhi keperluan peraturan serta perundangan 5.1.2 Mewujudkan dasar kualiti; 5.1.3 Mewujudkan objektif-objektif kualiti; 5.1.4 Menjalankan Kajian Semula Pengurusan; dan 5.1.5 Memastikan sumber yang perlu disediakan. 5.2
Fokus kepada Pelanggan Rektor memastikan kehendak semasa dan jangkaan pelanggan dikenal pasti dan diterjemahkan kepada standard dan objektif kualiti.
5.2.1 Memastikan
keperluan
pelanggan
dikenal
pasti
dan
dipenuhi
bagi
meningkatkan kepuasan pelanggan; 5.2.2 Menyediakan piagam pelanggan; dan 5.2.3 Menilai tahap kepuasan pelanggan melalui maklum balas pelanggan dan kajian tahap kepuasan pelanggan. 5.3
Dasar Kualiti Rektor menggubal dasar kualiti bagi IPGM dan IPG seperti yang dinyatakan di para 3.2 manual ini.
5.4
Perancangan 5.4.1 Objektif Kualiti Rektor menggubal objektif kualiti bagi IPGM dan IPG seperti yang dinyatakan di para 3.3 manual ini.
Jun 2012
MANUAL KUALITI
NO.KELUARAN
:
09
NO.PINDAAN
:
00
TARIKH KUAT KUASA
:
01.06.2012
MUKA SURAT
:
31/54
IPGM-PPK-MK-01 5.4.2 Perancangan Sistem Pengurusan Kualiti Rektor memastikan: i.
Perancangan SPK diwujudkan dan dilaksanakan untuk memenuhi keperluan pelanggan seperti mana mengikut objektif kualiti yang telah ditetapkan; dan
ii. Keutuhan SPK tidak akan berubah walaupun berlakunya perubahan dalam pengurusan sama ada yang dirancang atau tidak. 5.5
Tanggungjawab, Kuasa dan Komunikasi 5.5.1
Tanggungjawab dan Kuasa Rektor menentukan setiap staf mempunyai tanggungjawab dan kuasa sebagaimana yang ditetapkan dalam senarai tugas dan pekeliling yang berkaitan.
Rektor
juga
menentukan
setiap
anggota
mengetahui
tanggungjawab dan kuasa mereka dan hubung kaitnya dengan bidang dan tanggungjawab anggota lain dalam organisasi IPGM dan IPG.
5.5.2
Wakil Pengurusan Rektor melantik Timbalan Rektor sebagai WP. Tanggungjawab WP adalah untuk: i.
mewujudkan, melaksanakan, dan mengurus SPK;
ii. melaporkan kepada Rektor tentang prestasi SPK dan sebarang keperluan penambahbaikan sistem tersebut; iii. memastikan tahap kesedaran dan komitmen staf IPGM dan IPG terhadap kepentingan memenuhi keperluan pelanggan secara berterusan; dan iv. berurusan dengan semua pihak luar mengenai perkara-perkara yang berkaitan dengan SPK IPGM dan IPG. Rektor juga melantik semua Pengarah IPGM dan IPG sebagai TWP untuk membantu WP melaksanakan tugas dan tanggungjawab yang dinyatakan di atas.
Jun 2012
MANUAL KUALITI
NO.KELUARAN
:
09
NO.PINDAAN
:
00
TARIKH KUAT KUASA
:
01.06.2012
MUKA SURAT
:
32/54
IPGM-PPK-MK-01 5.5.3
Komunikasi Dalaman WP
dan
TWP
menyampaikan
maklumat
mengenai
keberkesanan
pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti kepada semua staf organisasi, yang melalui mesyuarat, perhimpunan, buletin, e-mel, laman web dan kaedah lain yang ditetapkan.
5.6
Kajian Semula Pengurusan 5.6.1 Am Rektor bertanggungjawab untuk: 5.6.1.1
mengadakan Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan (MKSP) setiap tahun bagi memastikan Sistem Pengurusan Kualiti IPGM dan IPG terus sesuai dan berkesan. Kajian semula ini hendaklah juga meliputi penilaian ke atas peluang-peluang penambahbaikan dan keperluan membuat perubahan ke atas Sistem Pengurusan Kualiti berkenaan termasuk perubahan ke atas dasar serta objektif kualiti;
5.6.1.2
menentukan keanggotaan MKSP seperti dalam Rajah 2;
5.6.1.3
merekodkan keputusan yang dibuat dalam mesyuarat dan Wakil Pengurusan adalah bertanggungjawab untuk memastikan tindakan susulan ke atas keputusan mesyuarat diambil; dan
5.6.1.4
5.6.2
mengurus semua rekod yang berkaitan.
Input dan Agenda Kajian Semula Pengurusan Input dan agenda MKSP hendaklah meliputi maklumat yang berikut: i.
Laporan Audit Dalaman
ii. Laporan Maklum Balas Kepuasan Pelanggan iii. Laporan Aduan Pelanggan iv. Laporan Kawalan Ke Atas Produk Yang Tidak Memenuhi Standard v. Laporan Perubahan Yang Memberi Kesan Kepada SPK IPGM & IPG vi. Laporan Bimbingan dan Pemantauan vii. Laporan Cadangan Penambahbaikan viii. Laporan Pencapaian Dasar dan Objektif Kualiti
Jun 2012
MANUAL KUALITI
NO.KELUARAN
:
09
NO.PINDAAN
:
00
TARIKH KUAT KUASA
:
01.06.2012
MUKA SURAT
:
33/54
IPGM-PPK-MK-01 5.6.3
Output Kajian Semula Pengurusan Output MKSP sepatutnya meliputi keputusan dan tindakan yang berkaitan dengan: i.
peningkatan keberkesanan SPK dan prosesnya;
ii. peningkatan kualiti perkhidmatan kepada pelanggan; iii. sumber yang diperlukan; dan
WP dan TWP bertanggungjawab memastikan output MKSP diminitkan dan tindakan susulan diambil ke atas semua keputusan tersebut. Dokumen yang berkaitan ialah: IPGM-PPK-MK-01
Manual Kualiti
IPGM-PPK-PUP-02
Tindakan
Pembetulan,
Penambahbaikan IPGM-PPK-PUP-03
Audit Dalaman
IPGM-PPK-PUP-04
Maklum Balas Pelanggan
Jun 2012
Pencegahan
dan
MANUAL KUALITI
NO.KELUARAN
:
09
NO.PINDAAN
:
00
TARIKH KUAT KUASA
:
01.06.2012
MUKA SURAT
:
34/54
IPGM-PPK-MK-01 SEKSYEN 6 PENGURUSAN SUMBER 6.1
Bekalan Sumber IPGM dan IPG menentukan dan menyediakan sumber yang diperlukan termasuk sumber kewangan dan manusia iaitu perjawatan, latihan, maklumat, peralatan, sumber pengajaran dan pembelajaran, persekitaran kerja, dan infrastruktur untuk;
6.1.1 Melaksana dan mengurus SPK dan sentiasa meningkatkannya secara berterusan 6.1.2 Meningkatkan kepuasan pelanggan mengikut keperluannya. Pertimbangan harus diberikan kepada pembekalan yang berkesan, cekap dan menepati masa.
Dokumen yang berkaitan ialah:
6.2
IPGM-PPK-PT-02
Perancangan Tahunan
IPGM-PPK-PUP-06
Penyenggaraan Infrastruktur
IPGM-PPK-PUP-08
Penyediaan Anggaran Belanja Mengurus Tahunan
IPGM-PPK-PUP-09
Pengurusan Aset
IPGM-PPK-PUP-10
Perolehan
Sumber Manusia 6.2.1
Am IPGM dan IPG sentiasa memastikan semua staf terdiri daripada anggota yang berkelayakan, cekap, mahir, berpengalaman dan terlatih untuk memberi kesan keakuran kepada keperluan produk. Pengurusan IPGM dan IPG akan menentukan keperluan latihan adalah selaras dengan matlamat dan objektif kualiti serta semua keperluan sumber manusia akan dirancang mengikut kaedah yang ditetapkan.
6.2.2
Kompetensi, Latihan dan Kesedaran IPGM dan IPG akan: i.
memastikan semua staf mempunyai kelayakan dan kompetensi yang diperlukan.
Jun 2012
MANUAL KUALITI
NO.KELUARAN
:
09
NO.PINDAAN
:
00
TARIKH KUAT KUASA
:
01.06.2012
MUKA SURAT
:
35/54
IPGM-PPK-MK-01 ii. mengenalpasti kakitangan yang terlibat diberi latihan dalam bidangbidang yang diperlukan dan seperti
memberi
akan mengambil langkah-langkah perlu
pendedahan
kerja
kepada
kakitangan
untuk
meningkatkan kemahiran dan kesedaran bagi kepuasan pelanggan; iii. menilai keberkesanan latihan yang diberikan di (a) dan (b) di atas. iv. memastikan staf IPGM dan IPG mempunyai kesedaran yang tinggi dan memberi keutamaan dalam pencapaian Objektif Kualiti IPGM dan IPG. v. mengemaskini dan menyimpan rekod latihan dan kompetensi.
Dokumen yang berkaitan:
6.3
IPGM-PPK-PUS-01
Kawalan Rekod
IPGM-PPK-PUS-03
Latihan Pembangunan Staf
Infrastruktur IPGM dan IPG bertangggungjawab untuk menentukan, menyedia, dan mengurus infrastruktur yang diperlukan bagi memastikan kualiti perkhidmatan yang ditetapkan dalam Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) tidak terjejas.
Infrastruktur meliputi: 6.3.1
bangunan, tempat dan ruang kerja dan kemudahan yang berkaitan seperti dewan, bilik kuliah, makmal, bengkel pengajaran dan pembelajaran, asrama, pusat sumber, gelanggang sukan dan sebagainya;
6.3.2
peralatan, perkakasan dan perisian yang diperlukan untuk menjalankan tugas;
6.3.3
perkhidmatan sokongan seperti pengangkutan dan komunikasi atau sistem maklumat.
Dokumen yang berkaitan : IPGM-PPK-PT-06
Pelaksanaan Pentaksiran Pendidikan Guru
IPGM-PPK-PT-07
Pengurusan Peperiksaan
IPGM-PPK-PT-08
Pengurusan Perpustakaan
IPGM-PPK-PT-09
Pengurusan Makmal Pengajaran Pembelajaran
IPGM-PPK-PUP-06
Penyenggaraan Infrastruktur
Jun 2012
MANUAL KUALITI
NO.KELUARAN
:
09
NO.PINDAAN
:
00
TARIKH KUAT KUASA
:
01.06.2012
MUKA SURAT
:
36/54
IPGM-PPK-MK-01 IPGM-PPK-PUP-07
Kawalan Ke Atas Produk Yang Tidak Memenuhi standard
6.4
Persekitaran Kerja IPGM dan IPG hendaklah memastikan, menyediakan dan mengurus persekitaran kerja yang kondusif bagi memenuhi standard perkhidmatan pendidikan keguruan yang dapat memberikan kesan positif terhadap produktiviti, motivasi, prestasi dan kepuasan bekerja anggotanya supaya mereka dapat menyumbang kepada peningkatan prestasi organisasi. Ini dilaksanakan melalui penyenggaraan peralatan pejabat yang berkenaan, aktiviti-aktiviti pembangunan insan serta pengurusan ruang kerja mengikut peraturan am keselamatan. Dokumen yang berkaitan : IPGM-PPK-PT-04
Penggubalan Kurikulum
IPGM-PPK-PUP-06
Penyenggaraan Infrastuktur
Jun 2012
MANUAL KUALITI
NO.KELUARAN
:
09
NO.PINDAAN
:
00
TARIKH KUAT KUASA
:
01.06.2012
MUKA SURAT
:
37/54
IPGM-PPK-MK-01 SEKSYEN 7 PROSES PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN PENDIDIKAN KEGURUAN (PPK)
7.1
Perancangan Penyampaian PPK IPGM dan IPG merancang dan membangunkan proses yang diperlukan bagi PPK untuk memenuhi keperluan pelanggan. Perancangan ini memenuhi semua proses utama dan sokongan yang ada dalam SPK IPGM dan IPG. Output perancangan penyampaian PPK disediakan dalam bentuk Perancangan Tahunan IPGM dan IPG. IPGM dan IPG memastikan perancangan dijelaskan dengan memasukkan perkara yang berikut; i.
objektif dan keperluan kualiti bagi PPK;
ii. keperluan untuk mewujudkan proses dan dokumen serta menyediakan sumber khusus untuk PPK saperti latihan personel, penyediaan peruntukan kewangan dan penyenggaraan infrastruktur; iii. verifikasi, pengesahan, pemantauan, pengukuran, pemeriksaan dan aktiviti penilaian
yang diperlukan ke atas PPK dan menetapkan kriteria yang boleh
diterima; dan iv. rekod yang diperlukan bagi membuktikan bahawa proses bagi PPK memenuhi standard.
Dokumen yang berkaitan: Semua Prosedur Teras ( PT) Semua Prosedur Umum Pengurusan (PUP) Semua Prosedur Umum Sokongan (PUS) 7.2
Proses Berkaitan dengan Pelanggan 7.2.1 IPGM dan IPG menentukan keperluan yang berkaitan dengan PPK yang hendak disampaikan seperti yang berikut: i.
keperluan pelanggan organisasi iaitu sekolah terhadap guru termasuk keperluan aktiviti PPK dan pasca PPK yang diterangkan di Seksyen 3;
ii. keperluan PPK yang tidak dinyatakan oleh pelanggan tetapi perlu bagi kegunaan yang spesifik; Jun 2012
MANUAL KUALITI
NO.KELUARAN
:
09
NO.PINDAAN
:
00
TARIKH KUAT KUASA
:
01.06.2012
MUKA SURAT
:
38/54
IPGM-PPK-MK-01 iii. keperluan undang-undang dan peraturan yang perlu terhadap produk dengan PPK seperti Akta Pendidikan 1996, Perintah Am, Akta 174 dan Etika Keguruan; dan iv. Peraturan-Peraturan Pendidikan (Institut-Institut Pendidikan Guru) 2010
7.2.2
Semakan semula terhadap keperluan perkhidmatan berkaitan dengan PPK. Sebelum membekalkan keperluan berkaitan dengan PPK, IPGM dan IPG perlu memastikan bahawa: i.
keperluan PPK ditentukan dengan tepat;
ii. tindakan penyelesaian akan diambil terhadap sebarang percanggahan yang timbul dengan PPK yang ditentukan terdahulu; dan iii. ia mempunyai keupayaan untuk memenuhi standard PPK yang ditentukan. Hasil semakan keperluan serta tindakan susulan hendaklah direkodkan. Semakan kepada keperluan hendaklah menghasilkan pindaan yang relevan kepada dokumen serta dihebahkan kepada anggota organisasi.
7.2.3 Komunikasi dengan pelanggan IPGM dan IPG perlu menentukan dan melaksanakan komunikasi yang berkesan dengan pelanggan berhubung dengan: i.
menyediakan maklumat produk yang berkaitan dengan PPK;
ii. menjawab pertanyaan termasuk perubahan; iii. maklum balas pelanggan; dan iv. aduan pelanggan. Antara saluran komunikasi dengan pelanggan ialah surat, media elektronik, brosur, buletin, buku panduan, hari bertemu pelanggan dan dialog. Dokumen yang berkaitan: IPGM-PPK-PT-02
Perancangan Tahunan
IPGM-PPK-PT-03
Pengurusan Hal Ehwal Pelajar
IPGM-PPK-PUP-04
Maklum Balas Pelanggan
IPGM-PPK-PUP-11
Aduan Pelanggan
Jun 2012
MANUAL KUALITI
NO.KELUARAN
:
09
NO.PINDAAN
:
00
TARIKH KUAT KUASA
:
01.06.2012
MUKA SURAT
:
39/54
IPGM-PPK-MK-01 7.3
Reka Bentuk dan Pembangunan Proses Pemberian Perkhidmatan 7.3.1
Perancangan Reka Bentuk dan Perancangan Pembangunan IPGM dan IPG merancang dan mengawal aktiviti reka bentuk dan membangunkan
pemberian
perkhidmatan
kepada
pelanggan.
Untuk
menyediakan perancangan ini, IPGM dan IPG menentukan: i.
peringkat yang terlibat dalam aktiviti reka bentuk dan pembangunan proses pemberian perkhidmatan;
ii.
penyemakan semula, verifikasi dan validasi yang bersesuaian untuk setiap
peringkat
reka
bentuk
dan
pembangunan
pemberian
perkhidmatan; dan iii. pihak yang bertanggungjawab dan kuasa yang terlibat dalam aktiviti reka bentuk dan pembangunan pemberian perkhidmatan; IPGM dan IPG mengenal pasti dan mengurus semua pihak yang terlibat dalam
aktiviti
perkhidmatan
reka
bentuk
melalui
dan
membangunkan
pembahagian
tanggungjawab
proses yang
pemberian jelas
dan
komunikasi yang berkesan. Output yang dihasilkan daripada perancangan ini hendaklah dikemas kini mengikut kemajuan aktiviti reka bentuk dan pembangunan pemberian perkhidmatan tersebut.
Dokumen yang berkaitan: IPGM-PPK-PT-04
7.3.2
Input
kepada
Penggubalan Kurikulum
Aktiviti
Reka
Bentuk
dan
Pembangunan
Pemberian
Perkhidmatan. IPGM dan IPG menentukan input yang berkaitan dengan keperluan reka bentuk dan pembangunan kurikulum serta program baharu. Semua rekod ini hendaklah dikemas kini. Input ini adalah termasuk: i.
objektif dan matlamat
ii.
Akta Pendidikan, Falsafah Pendidikan Kebangsaan, Falsafah Pendidikan Guru dan dasar kerajaan;
iii. Peraturan-peraturan Senat iv. maklumat reka bentuk kurikulum terdahulu, jika perlu; dan Jun 2012
MANUAL KUALITI
NO.KELUARAN
:
09
NO.PINDAAN
:
00
TARIKH KUAT KUASA
:
01.06.2012
MUKA SURAT
:
40/54
IPGM-PPK-MK-01 v.
keperluan penting yang lain digunakan untuk reka bentuk dan pembangunan kurikulum.
Input ini perlu disemak dari segi kecukupan dan ketepatannya. Semua keperluan mestilah lengkap, jelas dan tidak bercanggah antara satu sama lain.
7.3.3
Output Penggubalan Kurikulum Kurikulum yang dihasilkan perlu dalam bentuk yang boleh disahkan dan diluluskan oleh Senat sebelum diterbitkan. Kurikulum perlu : i.
memenuhi standard input.
ii.
menyediakan maklumat yang tepat mengenai PPK
dan ruang untuk
peningkatan profesionalisme guru. iii. mengandungi rujukan kriteria PPK. iv. menentukan ciri-ciri penggunaan kurikulum dalam PPK.
7.3.4
Semakan Penggubalan Kurikulum Pada peringkat yang telah ditetapkan dalam perancangan, semakan secara sistematik ke atas penggubalan kurikulum akan dijalankan (7.3.1) untuk: i.
menilai kemampuan hasil penggubalan kurikulum memenuhi standard PPK.
ii.
mengenal pasti sebarang masalah dan mencadangkan tindakan yang perlu diambil bagi mengatasi masalah berkenaan.
Anggota kumpulan semakan kurikulum terdiri daripada Ahli Jawatankuasa Penggubalan Akademik (JKPA) IPG.
Keputusan semakan dan sebarang
tindakan yang perlu diambil hendaklah direkodkan (4.2.4).
Jun 2012
MANUAL KUALITI
NO.KELUARAN
:
09
NO.PINDAAN
:
00
TARIKH KUAT KUASA
:
01.06.2012
MUKA SURAT
:
41/54
IPGM-PPK-MK-01 7.3.5
Verifikasi Penggubalan Kurikulum IPGM dan IPG melaksanakan verifikasi penggubalan kurikulum mengikut perancangan untuk memastikan output telah memenuhi standard input penggubalan kurikulum.
Hasil verifikasi dan tindakan yang perlu diambil
hendaklah direkodkan.
7.3.6
Validasi penggubalan kurikulum Proses Pemberian Perkhidmatan i.
IPGM dan IPG menentukan validasi ke atas output penggubalan kurikulum melalui kelulusan dan pengesahan mesyuarat Senat.
ii.
7.3.7
Rekod hasil validasi hendaklah diselenggarakan.
Kawalan terhadap Perubahan Penggubalan Kurikulum IPGM dan IPG memastikan kawalan dilaksanakan terhadap perubahan kurikulum dan program yang direka bentuk dan dibangunkan. Kawalan ini termasuk; i.
merekodkan sebarang pindaan
ke atas penggubalan kurikulum dan
program; ii.
melaksanakan semakan yang bersesuaian dan mendapatkan kelulusan sebelum pindaan tersebut dilaksanakan.
7.4
Perolehan IPGM dan IPG perlu memastikan barangan dan perkhidmatan yang diperoleh untuk melaksanakan PPK menepati keperluan perolehan yang ditetapkan. 7.4.1 Proses Perolehan IPGM dan IPG menyediakan khidmat perolehan bekalan dan perkhidmatan mengikut Arahan Perbendaharaan dan Pekeliling yang terpakai dan prosedur kewangan semasa. Perolehan bekalan dan perkhidmatan dilaksana melalui kaedah berikut: i.
Tender; atau
ii. Sebut harga; atau iii. Pembelian / Perolehan Terus
Jun 2012
MANUAL KUALITI
NO.KELUARAN
:
09
NO.PINDAAN
:
00
TARIKH KUAT KUASA
:
01.06.2012
MUKA SURAT
:
42/54
IPGM-PPK-MK-01 IPGM dan IPG sentiasa menilai dan memilih pembekal berdasarkan keupayaan mereka dalam membekalkan bahan yang memenuhi spesifikasi. Kriteria pemilihan bagi penilaian dan penilaian semula prestasi pembekal berdasarkan keperluan yang ditetapkan. Keputusan penilaian dan sebarang tindakan pembetulan yang diambil perlu direkod.
7.4.2
Maklumat Perolehan i.
Semua permintaan untuk perolehan perlu dibuat oleh Pengarah / Ketua Jabatan / Unit untuk kelulusan;
ii. Perolehan bekalan dan perkhidmatan dilakukan berdasarkan Arahan Perbendaharaan dan Pekeliling Perbendaharaan yang terpakai; iii. Spesifikasi bekalan dan perkhidmatan yang diperolehi dinyatakan dengan jelas dalam dokumen Pesanan Kerajaan; dan iv. Verifikasi dan pengesahan dilakukan
dengan menandatangani pada
Pesanan Kerajaan. 7.4.3
Verifikasi Bekalan dan Perkhidmatan i.
Produk dan perkhidmatan yang dibekalkan oleh pihak vendor perlu disahkan penerimaannya. Hanya produk yang memenuhi spesifikasi sahaja yang akan diterima;
ii. Verifikasi atau pengesahan penerimaan bekalan dan perkhidmatan dilakukan dengan menandatangani borang penerimaan pesanan; dan iii. Jika berlaku sebarang kerosakan atau tidak memenuhi spesifikasi, perkara ini perlu dimaklumkan secara bertulis kepada pembekal untuk penggantian segera. 7.4.4 Maklumat Pengurusan Aset Maklumat pengurusan hendaklah lengkap dan jelas, iaitu mengenal, mengawal, menyimpan, menjaga, mengurus, mendapatkan semula dan melupuskan barang termasuk: i.
Mewujudkan pangkalan data yang lengkap, tepat dan kemaskini;
ii. Memudahkan pengesanan dan pemantauan; iii. Membolehkan keadaan aset diketahui; dan Jun 2012
MANUAL KUALITI
NO.KELUARAN
:
09
NO.PINDAAN
:
00
TARIKH KUAT KUASA
:
01.06.2012
MUKA SURAT
:
43/54
IPGM-PPK-MK-01 iv. Memudahkan penyenggaraan, pelupusan dan penggantian aset Dokumen yang berkaitan:
7.5
IPGM-PPK-PUP-09
Pengurusan Aset
IPGM-PPK-PUP-10
Perolehan
IPGM-PPK-PUS-01
Kawalan Rekod
Pengeluaran dan Penyediaan PPK 7.5.1 Kawalan ke atas Pengeluaran dan Penyediaan PPK IPGM dan IPG merancang dan mengawal pelaksanaan penyampaian PPK kepada pelanggan. Kaedah kawalan termasuk: i.
menyediakan maklumat yang menjelaskan tentang ciri pengurusan PPK;
ii. membina AK mengikut keperluan ; iii. menggunakan peralatan yang sesuai; iv. menyediakan dan menggunakan instrumen pemantauan dan alat pengukuran; v. melaksanakan aktiviti pemantauan dan pengukuran; dan vi. menyerahkan senarai pelajar yang tamat latihan ke Bahagian yang berkenaan untuk penempatan. vii. maklum balas daripada pelanggan tentang prestasi guru baharu dalam tempoh satu (1) tahun pertama penempatan dianalisis dan dibentangkan. 7.5.2
Validasi Proses Pemberian PPK IPGM dan IPG hendaklah mengesahkan semua proses pengeluaran dan penyediaan perkhidmatan. Ini kerana produk yang telah dikeluarkan tidak boleh disahkan melalui pemantauan atau pengukuran kerana bukan lagi di bawah kawalan IPGM dan IPG. Validasi hendaklah menunjukkan keupayaan proses-proses ini untuk mencapai hasil yang dirancang. IPGM dan IPG menentukan : i.
kriteria untuk penyemakan dan kelulusan proses-proses berkenaan;
ii. kelulusan peralatan dan personel berkelayakan; iii. penggunaan kaedah dan prosedur khusus; iv. keperluan rekod (4.2.4); dan v. validasi semula (kecuali terhadap graduan IPGM dan IPG) Jun 2012
MANUAL KUALITI
NO.KELUARAN
:
09
NO.PINDAAN
:
00
TARIKH KUAT KUASA
:
01.06.2012
MUKA SURAT
:
44/54
IPGM-PPK-MK-01
7.5.3
Identifikasi dan Kemudahkesanan IPGM dan IPG mengenal pasti PPK pada setiap peringkat operasi perkhidmatan. IPGM dan IPG mengenal pasti status PPK yang berkaitan dengan pengukuran dan pemantauan. Bagi membolehkan kemudahkesanan, IPGM dan IPG mengawal dan merekod mengikut prosedur kawalan rekod. Setiap kursus yang ditetapkan diberikan identifikasi dengan menggunakan kod yang bersiri. Setiap IPG juga diberikan nombor kod yang merupakan singkatan kepada IPG berkenaan untuk memudahkan urusan pentadbiran. Setiap pelajar juga diberikan kod pada kad matrik yang digunakan sebagai rujukan sepanjang tempoh pengajian.
Dokumen yang berkaitan: IPGM-PPK-PT-03
Pengurusan Hal Ehwal Pelajar
IPGM-PPK-PT-05
Pengurusan Kurikulum
IPGM-PPK-PT-06
Pelaksanaan Pentaksiran Pendidikan Guru
IPGM-PPK-PT-07
Pengurusan Peperiksaan
IPGM-PPK-PUP-04
Maklum Balas Pelanggan
IPGM-PPK-PUS-01
Kawalan Rekod
IPGM-PPK-PUS-03
Latihan Pembangunan Staf
7.5.4
Harta Hakmilik Pelanggan Harta hakmilik pelanggan termasuk harta intelek dan data peribadi. IPGM dan IPG bertanggungjawab untuk menjaga kerahsiaan maklumat peribadi pelanggan termasuk yang terdapat dalam sistem pengurusan maklumat yang berkenaan. Kaedah kawalan ke atas capaian maklumat peribadi staf, maklumat pembekal dan maklumat pelajar, telah diwujudkan selaras dengan keperluan ISO 9001:2008. Kaedah kawalan yang diamalkan adalah seperti cop ’HAK MILIK SHEPHL/HEP’, ’UNTUK KEGUNAAN PENDAFTARAN’, dan Sistem Maklumat Personel ’SISMAP’.
7.5.5 Jun 2012
Pemuliharaan Penyampaian PPK
MANUAL KUALITI
NO.KELUARAN
:
09
NO.PINDAAN
:
00
TARIKH KUAT KUASA
:
01.06.2012
MUKA SURAT
:
45/54
IPGM-PPK-MK-01 IPGM
dan
IPG
mengenal
pasti
kaedah
pemuliharaan
terhadap
penyampaian PPK mengikut keperluan SPK IPGM dan IPG. Pemuliharaan perlu meliputi identifikasi, pengendalian, pembungkusan, penyimpanan, dan perlindungan. Pemuliharaan juga digunakan kepada komponen tertentu dalam PPK seperti menyimpan kertas soalan, skrip jawapan, borang perjanjian dan rekod pelajar. 7.6
Kawalan Ke Atas Pemantauan dan Pengukuran Peralatan Klausa ini tidak diguna pakai dalam Sistem Pengurusan Kualiti IPGM dan IPG. Proses bagi menghasilkan perkhidmatan tidak memerlukan sebarang peralatan yang perlu disahkan oleh mana-mana badan standard.
Jun 2012
MANUAL KUALITI
NO.KELUARAN
:
09
NO.PINDAAN
:
00
TARIKH KUAT KUASA
:
01.06.2012
MUKA SURAT
:
46/54
IPGM-PPK-MK-01 SEKSYEN 8 PENGUKURAN, ANALISIS DAN PENAMBAHBAIKAN
8.1
Am IPGM
dan
IPG
merancang
dan
melaksanakan
pemantauan,
pengukuran,
penganalisisan dan proses penambahbaikan yang diperlukan untuk:
8.1.1
membuktikan pematuhan terhadap ciri-ciri PPK;
8.1.2 memastikan keperluan-keperluan yang ditetapkan dalam pelaksanaan SPK dipatuhi; dan 8.1.3
membuat penambahbaikan yang berterusan secara berkesan ke atas SPK.
Kaedah yang bersesuaian termasuk teknik statistik ditentukan dan diguna pakai bagi tujuan pemantauan, pengukuran dan penganalisisan ke atas keberkesanan Sistem Pengurusan Kualiti. 8.2
Pemantauan dan Pengukuran 8.2.1
Kepuasan Pelanggan IPGM dan IPG menyediakan kaedah bagi mengukur persepsi pelanggan terhadap PPK. Pemantauan dan pengukuran kepuasan pelanggan dibuat berasaskan soal selidik Maklum Balas Pelanggan, Audit Dalaman dan Kajian Semula Pengurusan.
Maklumbalas Pelanggan dikesan dengan menggunakan instrumen Soal Selidik Kepuasan Pelanggan dan dianalisis. IPGM dan IPG memantau tahap kepuasan pelanggan terhadap PPK dalam tempoh satu (1) tahun dari tarikh guru baharu ditempatkan di sekolah yang dipilih secara rawak.
Dokumen yang berkaitan
8.2.2 Jun 2012
IPGM-PPK-PUP-04
Maklum Balas Pelanggan
IPGM-PPK-PUP-03
Audit Dalaman
IPGM-PPK-PUP-01
Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan
Audit Dalaman
MANUAL KUALITI
NO.KELUARAN
:
09
NO.PINDAAN
:
00
TARIKH KUAT KUASA
:
01.06.2012
MUKA SURAT
:
47/54
IPGM-PPK-MK-01 Audit Dalaman dijalankan dua kali setiap tahun bagi memastikan SPK dilaksanakan mengikut semua keperluan yang ditetapkan. Audit Dalaman hendaklah: i.
Mematuhi perkara yang ditetapkan (rujuk seksyen 7.1) kepada kehendak ISO 9001:2008 dan Garis Panduan Bagi Melaksanakan MS ISO 9001:2008 dalam Perkhidmatan Awam;
ii. Mematuhi prosedur Audit Dalaman yang telah ditetapkan di dalam IPGMPPK-PUP-03 (Audit Dalaman); dan iii. Dilaksanakan secara sistematik dan berkesan. IPGM dan IPG hendaklah melantik Jawatankuasa Audit Dalaman untuk merancang dan menjadualkan program pengauditan. Perancangan ini meliputi skop dan semua proses yang perlu diaudit serta menyediakan Jadual Tahunan Audit Dalaman yang merangkumi tarikh audit dan proses yang perlu diaudit. Program audit dirancang dengan mengambil kira status dan kepentingan sesuatu proses dan bidang yang diaudit selain daripada mengambil kira hasil audit yang lepas. Kriteria audit, skop, kekerapan dan kaedah pengauditan juga ditentukan. WP / TWP bertanggungjawab : i.
menyemak dan meluluskan Jadual Tahunan Audit Dalaman;
ii. melantik Pasukan Audit Dalaman (PAD) yang terlatih dan bebas daripada proses yang diaudit. Dapatan audit direkodkan secara bertulis dan dilaporkan dalam MKI IPG/MKSP. Jawatankuasa Audit Dalaman juga bertanggungjawab untuk memastikan audit susulan dijalankan bagi memastikan tindakan pembetulan ke atas ketidakpatuhan yang ditemui dilaksanakan dengan berkesan. WP atau TWP yang bertanggungjawab memastikan tindakan pembetulan diambil. Dokumen yang berkaitan: IPGM-PPK-PUP-02
Tindakan Pembetulan, Pencegahan dan Penambahbaikan
IPGM-PPK-PUP-03 8.2.3 Jun 2012
Audit Dalaman
Pemantauan dan Pengukuran Proses
MANUAL KUALITI
NO.KELUARAN
:
09
NO.PINDAAN
:
00
TARIKH KUAT KUASA
:
01.06.2012
MUKA SURAT
:
48/54
IPGM-PPK-MK-01 IPGM dan IPG mengenal pasti dan menggunakan kaedah yang sesuai untuk melaksanakan
pemantauan
dan
pengukuran
proses
SPK.
Kaedah
pemantauan dan pengukuran yang digunakan menunjukkan proses berupaya mencapai hasil yang dirancang.
Kaedah yang digunakan meliputi soal
selidik, pemerhatian dan kajian. Hasil pemantauan dianalisis dan diambil tindakan
oleh
pihak
yang
bertanggungjawab.
Apabila
hasil
yang
dirancangkan tidak dapat dicapai, pembetulan segera dan tindakan pembetulan yang bersesuaian diambil untuk memastikan proses memenuhi standard PPK yang ditetapkan.
8.2.4
Pemantauan dan Pengukuran PPK IPGM dan IPG membuat pemantauan dan pengukuran PPK di beberapa peringkat penghasilan produk bagi memastikan keperluan perkhidmatan dipenuhi iaitu: 8.2.4.1
Peringkat Proses Penerimaan Proses
penyemakan
PPK
yang
dijalankan
pada
peringkat
penerimaan adalah seperti yang berikut: i.
Peringkat Pendaftaran Pelajar Semakan ke atas dokumen calon untuk memastikan hanya calon yang layak didaftarkan.
ii.
Peringkat Penerimaan Perolehan Semakan ke atas perolehan bekalan dan perkhidmatan untuk memastikan bekalan dan perkhidmatan mematuhi spesifikasi yang telah ditetapkan.
8.2.4.2
Peringkat Semasa Proses PPK Proses
penyemakan
PPK
yang
dijalankan
pada
peringkat
pemerosesan adalah seperti berikut: i.
Pengajaran Kokurikulum
Jun 2012
dan
Pembelajaran,
Amalan
Profesional,
MANUAL KUALITI
NO.KELUARAN
:
09
NO.PINDAAN
:
00
TARIKH KUAT KUASA
:
01.06.2012
MUKA SURAT
:
49/54
IPGM-PPK-MK-01 Komponen
dalam
proses
pengajaran
dan
pembelajaran
diperiksa dan dinilai untuk memastikan proses pengajaran dan pembelajaran berkesan mengikut struktur kurikulum, sukatan pelajaran
dan
garis
panduan
Kokurikulum
dan
Amalan
Profesional melalui: a) pemantauan proses pengajaran dan pembelajaran, amalan profesional dan Kokurikulum; dan b) penilaian ke atas kemudahan infra dan info pengajaran dan pembelajaran, amalan profesional dan Kokurikulum. ii. Kelayakan menduduki peperiksaan Pelajar perlu memenuhi kriteria kelayakan yang ditetapkan seperti
peratus
kehadiran,
interaksi
pengajaran
dan
pembelajaran, kokurikulum, amalan profesional, lulus dalam kerja kursus serta rekod tatatertib yang baik seperti yang termaktub dalam Peraturan Senat. iii. Pentaksiran Pentaksiran berterusan di peringkat ini dibuat untuk memastikan pelajar mencapai tahap kelulusan yang ditetapkan dalam Peraturan Senat.
8.2.4.3
Peringkat Akhir Semakan peringkat akhir dibuat bagi perkara yang berikut: i. Menyemak Borang Induk Keputusan Peperiksaan (BIKP) untuk memastikan BIKP itu betul dan tepat sebelum Mesyuarat JKPPIPG dan Mesyuarat Senat. ii. Menyemak transkrip keputusan peperiksaan pelajar untuk memastikan transkrip itu tepat sebelum diserahkan kepada pelajar; iii. Menyemak maklumat dalam lembaran Diploma dan Ijazah untuk memastikannya betul sebelum diserahkan kepada pelajar; dan
Jun 2012
MANUAL KUALITI
NO.KELUARAN
:
09
NO.PINDAAN
:
00
TARIKH KUAT KUASA
:
01.06.2012
MUKA SURAT
:
50/54
IPGM-PPK-MK-01 iv. Bukti kepatuhan dengan kriteria yang diterima pakai hendaklah dikekalkan.
Semua
rekod
penyemakan
dan
pentaksiran
disimpan serta disenggarakan.
8.3
Kawalan ke Atas Ketidakpatuhan Produk IPGM dan IPG hendaklah memastikan produk (termasuk perkhidmatan) yang tidak mematuhi keperluan, dikenal pasti dan dikawal dari penggunaan untuk proses seterusnya atau penghantaran yang tidak dirancang. Kawalan dan tanggungjawab serta bidang kuasa yang berkenaan untuk mengurus produk ini dinyatakan dalam prosedur yang didokumenkan. IPGM dan IPG di mana perlu, mestilah mengurus produk (termasuk perkhidmatan) yang tidak mematuhi keperluan melalui satu atau lebih cara berikut: i.
Mengambil tindakan untuk menghapus ketidakpatuhan yang dikesan.
ii. Memberi kuasa untuk penggunaan, pelepasan atau penerimaan secara konsesi oleh pihak tertentu dan di mana perlu, oleh pelanggan. iii. Mengambil tindakan untuk mengecualikan tujuan asal penggunaannya. iv. Mengambil tindakan yang sesuai ke atas kesan atau kesan-kesan berpotensi apabila ketidakakuran produk dikenal pasti selepas penghantaran atau penggunaannya.
Apabila ketidakpatuhan produk telah diambil tindakan pembetulan, ia mestilah diverifikasi semula untuk menunjukkan kepatuhan terhadap keperluan. Rekod yang menunjukkan ketidakpatuhan dan tindakan susulan yang diambil termasuk konsesi yang diterima hendaklah diselenggara. Dokumen yang berkaitan: IPGM-PPK-PUP-07
Kawalan ke Atas Produk yang Tidak Memenuhi Standard
8.4
Analisis Data IPGM dan IPG telah menetapkan jenis data yang perlu dikumpulkan bagi proses yang berkaitan.Tanggungjawab ini perlu dijalankan oleh pelaksana-pelaksana prosedur kualiti di peringkat IPGM dan IPG. Data yang berkaitan telah ditentukan dan perlu dianalisis mengikut kadar kekerapan yang telah ditentukan.
Jun 2012
MANUAL KUALITI
NO.KELUARAN
:
09
NO.PINDAAN
:
00
TARIKH KUAT KUASA
:
01.06.2012
MUKA SURAT
:
51/54
IPGM-PPK-MK-01 Hasil analisis hendaklah memberikan maklumat tentang: i.
Tahap kepuasan pelanggan;
ii. kepatuhan kepada keperluan PPK; iii. ciri-ciri dan trenda mengenai proses serta produk termasuk tindakan / langkah pencegahan; dan iv. Prestasi pembekal. 8.5
Penambahbaikan 8.5.1
Penambahbaikan Berterusan IPGM dan IPG hendaklah menambah baik keberkesanan SPK secara berterusan berdasarkan pencapaian dasar kualiti, objektif kualiti, hasil penemuan audit, analisis data, tindakan pembetulan dan pencegahan serta kajian semula pengurusan. Bagi melaksanakan perancangan penambahbaikan yang berterusan, IPGM dan IPG hendaklah merujuk Annex B, MS ISO 9004:2000.
8.5.2
Tindakan Pembetulan IPGM dan IPG hendaklah mengambil tindakan untuk menghapuskan puncapunca ketidakpatuhan bagi mengelakkan ianya berlaku lagi. Tindakan pembetulan hendaklah bersesuaian dengan kesan ketidakpatuhan yang berlaku. Prosedur tindakan pembetulan hendaklah diwujudkan bagi menjelaskan keperluan berikut: i.
Mengkaji ketidakpatuhan (termasuk aduan pelanggan);
ii. Menentukan punca ketidakpatuhan; iii. Menilai
keperluan
untuk
mengambil
tindakan
bagi
memastikan
ketidakpatuhan tidak berulang; iv. Menentu dan melaksanakan tindakan yang diperlukan; v. Merekod hasil daripada tindakan yang dilaksanakan; dan vi. Mengkaji semula keberkesanan tindakan pembetulan yang telah dilaksanakan. Tindakan pembetulan yang diambil hendaklah dimaklumkan dalam MKSP. Keberkesanan tindakan pembetulan hendaklah disahkan oleh WP. Jun 2012
MANUAL KUALITI
NO.KELUARAN
:
09
NO.PINDAAN
:
00
TARIKH KUAT KUASA
:
01.06.2012
MUKA SURAT
:
52/54
IPGM-PPK-MK-01
8.5.3
Tindakan Pencegahan
IPGM dan IPG hendaklah menentukan tindakan bagi menghapuskan punca ketidakpatuhan yang dijangkakan bagi menghalang ianya daripada berlaku. Prosedur tindakan pencegahan hendaklah diwujudkan bagi menjelaskan keperluan berikut: i.
Menentukan ketidakpatuhan yang berpotensi dan puncanya;
ii. Menilai keperluan untuk tindakan bagi memastikan ketidakpatuhan tidak akan berlaku; iii. Menentu dan melaksanakan tindakan yang diperlukan; iv. Merekod hasil daripada tindakan-tindakan yang dilaksanakan; dan v. Mengkaji semula keberkesanan tindakan pencegahan yang telah dilaksanakan. Semua tindakan pembetulan, pencegahan dan penambahbaikan yang telah diambil hendaklah dilaporkan oleh TWP kepada WP/MKSP. WP/TWP bertanggungjawab untuk memastikan tindakan pembetulan, pencegahan dan usaha penambahbaikan dilaksanakan dan diambil tindakan susulan. Semua maklum balas pelanggan dikendalikan oleh TWP dengan teliti serta direkodkan dan dilaporkan dalam MKSP.
Dokumen yang berkaitan: IPGM-PPK-PUP-01
Pengendalian Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan
IPGM-PPK-PUP-02
Tindakan Pembetulan dan Pencegahan
Jun 2012
MANUAL KUALITI
NO.KELUARAN
:
09
NO.PINDAAN
:
00
TARIKH KUAT KUASA
:
01.06.2012
MUKA SURAT
:
53/54
IPGM-PPK-MK-01 LAMPIRAN 1 SENARAI PROSEDUR KUALITI PROSES TERAS Kekunci bagi No.Kod: IPGM-PPK-PT- No. Siri Bil. 1 2 3 4 5 6 7 8
No.Kod
Nama Prosedur Kualiti Teras
IPGM-PPK-PT-02
Perancangan Tahunan
IPGM-PPK-PT-03
Pengurusan Hal Ehwal Pelajar
IPGM-PPK-PT-04
Penggubalan Kurikulum
IPGM-PPK-PT-05
Pengurusan Kurikulum
IPGM-PPK-PT-06
Pelaksanaan Pentaksiran Pendidikan Guru
IPGM-PPK-PT-07
Pengurusan Peperiksaan
IPGM-PPK-PT-08
Pengurusan Perpustakaan
IPGM-PPK-PT-09
Pengurusan Makmal Pengajaran Pembelajaran
Jun 2012
MANUAL KUALITI
NO.KELUARAN
:
09
NO.PINDAAN
:
00
TARIKH KUAT KUASA
:
01.06.2012
MUKA SURAT
:
54/54
IPGM-PPK-MK-01 SENARAI PROSEDUR KUALITI PROSES UMUM PENGURUSAN Kekunci bagi No.Kod: IPGM-PPK-PUP- No. Siri Bil. 1 2 3 4 5 6
No.Kod
Nama Prosedur Kualiti Teras
IPGM-PPK-PUP-01
Pengendalian Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan
IPGM-PPK-PUP-02
Tindakan Pembetulan dan Pencegahan
IPGM-PPK-PUP-03
Audit Dalaman
IPGM-PPK-PUP-04
Maklum Balas Pelanggan
IPGM-PPK-PUP-05
Pengurusan Elaun Pelajar
IPGM-PPK-PUP-06
Penyenggaraan Infrastruktur
IPGM-PPK-PUP-07
Kawalan Ke Atas Produk atau Perkhidmatan Yang Tidak Memenuhi Standard Yang Ditetapkan
IPGM-PPK-PUP-08
Penyediaan Anggaran Belanja Mengurus Tahunan
IPGM-PPK-PUP-09
Pengurusan Aset
IPGM-PPK-PUP-10
Perolehan
IPGM-PPK-PUP-11
Aduan Pelanggan
7
8 9 10 11
LAMPIRAN 2 SENARAI PROSEDUR KUALITI PROSES UMUM SOKONGAN Kekunci bagi No.Kod: IPGM-PPK-PUS- No. Siri Bil. 1 2 3
No.Kod
Nama Prosedur Kualiti Teras
IPGM-PPK-PUS-01
Kawalan Rekod
IPGM-PPK-PUS-02
Kawalan Dokumen
IPGM-PPK-PUS-03
Latihan Pembangunan Staf
Jun 2012
