GEDRAGSCODE WETEN WAT JUIST IS. DOEN WAT JUIST IS

GEDRAGSCODE

WETEN WAT JUIST IS. DOEN WAT JUIST IS.

1

Inhoudsopgave Waarom wij een gedragscode hebben................................................................................................................................. 4 De code geldt voor iedereen................................................................................................................................................ 4 Maak uw zorgen zonder angst kenbaar ............................................................................................................................... 5 Niet-vergeldingsbeleid ......................................................................................................................................................... 5 Oprecht melden ................................................................................................................................................................... 5 Methoden voor het stellen van vragen of het melden van bezorgdheden .......................................................................... 6 Overtredingen op het gebied van boekhoudkundige praktijken en interne controles ........................................................ 7 Gedragscodelijn ................................................................................................................................................................... 7 Verplichtingen van teamleiders en anderen die meldingen ontvangen over mogelijke overtredingen van de code .......... 8 Overtredingen van de code ................................................................................................................................................. 8 Gedrag binnen onze teams .................................................................................................................................................. 9 Vrijheid van vereniging.......................................................................................................................................................... 9 Diversiteit, inclusie en niet-discriminatie .............................................................................................................................. 9 Universele mensenrechten ................................................................................................................................................. 10 Veiligheid op de werkplek .................................................................................................................................................. 11 Respectvolle werkomgeving .............................................................................................................................................. 12 Geweld op de werkplek ..................................................................................................................................................... 12 Drugs en alcohol ................................................................................................................................................................ 13 Omgang Met Anderen......................................................................................................................................................... 14 Ons bedrijf .......................................................................................................................................................................... 14 Klanten en leveranciers ...................................................................................................................................................... 14 Consumenten ..................................................................................................................................................................... 15 Bescherming van gegevens van klanten en personeel ..................................................................................................... 15 Sociale media...................................................................................................................................................................... 16 Concurrentie ....................................................................................................................................................................... 16 Informatie over de concurrentie ......................................................................................................................................... 17 Milieu .................................................................................................................................................................................. 18 Overheid ............................................................................................................................................................................. 18 Internationaal zakendoen.................................................................................................................................................... 19 Gedrag binnen ons bedrijf ................................................................................................................................................. 20 Onze gegevens en bedrijfsmiddelen ................................................................................................................................. 20 Belangenverstrengeling ..................................................................................................................................................... 20 Vertrouwelijke informatie .................................................................................................................................................... 22 Gebruik van bedrijfsmiddelen ............................................................................................................................................ 24 Geschenken, vermaak en andere gunsten ........................................................................................................................ 25 Geschenken, vermaak of gunsten aanbieden aan overheidsfunctionarissen ................................................................... 27 Bewaren van documenten ................................................................................................................................................. 28 Financiële rapportage ........................................................................................................................................................ 29 Fraudepreventie ................................................................................................................................................................. 30 Doen wat juist is. Op de manier van Kimberly-Clark........................................................................................................... 31 Telefoonnummers gedragscodelijn ................................................................................................................................... 32

2

Geachte medewerkers van Kimberly-Clark, Al jarenlang wort Kimberly-Clark gezien als een bedrijf dat doet wat juist is. In de laatste jaren hebben wij talrijke prijzen mogen ontvangen voor onze ethische bedrijfsvoering. Zo zijn wij onderscheiden als een van “De meest ethische bedrijven ter wereld”, zoals vastgesteld door Ethisphere. Ik ben er zeer trots op dat onze medewerkers van Kimberly-Clark zich beroemen op onze reputatie. Eén van onze kernwaarden is ‘authentiek’ zijn, wat bij Kimberly-Clark betekent dat wij onze traditie van eerlijkheid, integriteit en vastberaden doen wat juist is, voortzetten. Dat is wat wij altijd hebben gedaan en het is de norm waar wij ons ook in de toekomst aan zullen houden. Een goede reputatie is een waardevol bezit. In de snelle en verbonden wereld waar we vandaag in werken, worden de handelingen van een bedrijf (en haar medewerkers) nauwlettender gevolgd dan ooit tevoren. Het is een gigantische uitdaging om te verwachten dat elke medewerker van Kimberly-Clark zich overal en elke dag houdt aan de standaarden van onze gedragscode in alles wat we doen. Dit is echter wel wat ik verwacht, aangezien dit het soort bedrijf is waarvoor we allemaal willen werken. Neem dus even de tijd om de gedragscode van Kimberly-Clark door te lezen en te begrijpen. Stel er vragen over. Leef hem na. Verwacht hetzelfde van uw collega’s. Als wij dit allemaal in acht nemen, zullen wij de vertegenwoordigers van de meer dan 140 jaar oude traditie van Kimberly-Clark blijven zijn.

Met vriendelijke groet,

Thomas J. Falk

Chairman of the Board en Chief Executive Officer

Zoals Tom al in zijn brief heeft gezegd, is onze reputatie als bedrijf en als persoon een waardevol bezit. In mijn rol als General Counsel is het mijn verantwoordelijkheid om deze reputatie samen met u te beschermen. Ervoor zorgen dat u begrijpt wat er van u wordt gevraagd op basis van de wetgeving en de rechtsgebieden waarbinnen wij handelen, is slechts een deel van wat Kimberly-Clark van ons verwacht als medewerkers. In veel situaties verwacht Kimberly-Clark meer dan volgens de wet is vereist. De gedragscode van Kimberly-Clark is een waardevolle leidraad voor ethische kwesties die zich van tijd tot tijd kunnen voordoen tijdens uw onderhoud met collega’s, klanten, leveranciers, concurrenten en het algemene publiek. Neem de tijd om de code door te lezen en ga voor uzelf na hoe deze op u en uw werk van toepassing is. Zorg ervoor dat u uw verantwoordelijkheden binnen de code begrijpt, inclusief de verantwoordelijkheid om vermoedelijke overtredingen te melden en mee te werken met bedrijfsonderzoeken. In de code staan bronnen vermeld die u kunt raadplegen om antwoorden te vinden op mogelijke vragen of bezorgdheden die u nog hebt. Als u behoefte hebt om over een bepaalde situatie te praten om een geschikte oplossing te vinden, kunt u terecht bij uw teamleider, een medewerker Personeelszaken of iemand van de juridische afdeling. U kunt als u anoniem wilt blijven, ook contact opnemen met de gedragscodelijn. Bovendien kunt u altijd rechtstreeks contact met mij opnemen met vragen of bezorgdheden met betrekking tot de gedragscode en de bedrijfsstandaarden voor integriteit en ethiek. Laten we ons allemaal inzetten om onze reputatie te beschermen, aangezien deze ons allemaal aangaat.

Met vriendelijke groet,

Thomas J. Mielke

General Counsel

3

Waarom wij een gedragscode hebben Bij Kimberly-Clark leveren wij de essentiële benodigdheden voor een beter leven. Onze One K-C-waarden zijn de principes en idealen die hebben bepaald wie wij vandaag zijn, en het type bedrijf definiëren dat wij in de toekomst willen zijn. Wij zijn: Authentiek – Bij Kimberly-Clark geloven wij in het voortzetten van onze traditie van eerlijkheid, integriteit en het vastberaden doen wat juist is. Wij willen een van de meest succesvolle bedrijven ter wereld zijn en wij zijn vastbesloten te winnen door hard werk en fair play. Verantwoordelijk – Wij nemen onze zaken en toekomst in eigen handen. Wij stellen ambitieuze doelen voor onze activiteiten en onszelf en zetten vervolgens alles op alles om ze te overschrijden. Wij voelen ons persoonlijk verantwoordelijk om het beste uit iedereen en de teams te halen. Innovatief – Onze oprichters hebben een cultuur ingesteld die ondernemerschap, experimenten in productontwikkeling en creativiteit in marketing aanspoorde. Wij blijven geloven in nieuwe ideeën die waarde toevoegen voor onze klanten en partners. Wij weten dat het beste van vandaag het referentiepunt is dat we morgen voorbij moeten streven. Zorgzaam – Dit allemaal, elkaar werkelijk respecteren en geven om de gemeenschappen waar we in wonen en werken, maken van Kimberly-Clark een bedrijf waar mensen over de hele wereld voor willen werken en zaken mee willen doen. Wij geloven dat de manier waarop wij zaken doen, net zo belangrijk is als de zaken die we doen. Handelen met integriteit en hoge ethische standaarden, is de manier waarop Kimberly-Clark zaken doet. De gedragscode

versterkt onze waarden door een leidraad te bieden voor het integer en op ethisch verantwoorde wijze omgaan met klanten, leveranciers, andere medewerkers, concurrenten en het publiek. Het naleven van deze waarden en het demonstreren van onze One K-C Behaviors met betrekking tot het opbouwen van vertrouwen, beslissingen nemen, constant winnen, klantgericht denken, continu verbeteren en het ontwikkelen van talent is van essentieel belang voor ons succes. De gedragscode kan niet alle wetten, regels of het volledige beleid van Kimberly-Clark beschrijven die voor een specifieke situatie op ons van toepassing zijn. In plaats daarvan biedt de gedragscode een raamwerk van ethische standaarden waarbinnen alle medewerkers moeten handelen. Deze standaarden liggen vaak hoger dan de minimaal vereiste wettelijke verplichtingen. De gedragscode is een belangrijk naslagwerk voor ons omdat we onze activiteiten op een ethische en verantwoorde wijze willen uitvoeren. In een snel veranderende wereld, waar innovatie van essentieel belang is om in de markt te winnen, willen wij dat onze teams slimme risico’s nemen om te winnen. Tegelijkertijd geloven wij in onze waarden, onze One K-C Behaviors en doen wat juist is. De code biedt de richting die onze medewerkers nodig hebben. Als medewerker van Kimberly-Clark is het lezen en begrijpen van de gedragscode een belangrijke eerste stap in het kennismaken met onze geschiedenis, cultuur en verwachtingen. Niets is belangrijker voor uw succes in Kimberly-Clark dan het begrijpen en demonstreren van de ethische standaarden die worden uitgelegd in onze code.

DE CODE GELDT VOOR IEDEREEN Iedereen is verplicht om de gedragscode te lezen en te begrijpen. De gedragscode is van toepassing op alle medewerkers van Kimberly-Clark wereldwijd. De gedragscode is ook van toepassing op de leden van de raad van bestuur van de Kimberly-Clark Corporation. Vraag de juridische afdeling om advies als een lokale gewoonte, cultuur of wetgeving andere normen stelt dan in de gedragscode zijn vermeld.

Wij zijn allemaal zelf verantwoordelijk voor onze eigen naleving van de code, voor het melden van vermoedelijke overtredingen en voor het meewerken met bedrijfsonderzoeken naar mogelijke overtredingen.

4

MAAK UW ZORGEN ZONDER ANGST KENBAAR

OPRECHT MELDEN

Als u in aanraking komt met een gedragscodekwestie, kunnen er nogal wat redenen zijn om dit aan niemand te vertellen. Het kan zijn dat u er niet zeker van bent dat het is gebeurd. Het kan zijn dat u bang bent om problemen te veroorzaken of dat iemand wraak gaat nemen. Het kan zijn dat u vindt dat het de verantwoordelijkheid van iemand anders is.

Oprecht melden betekent dat u oprecht gelooft dat de gedragscode is overtreden, zelfs als er geen werkelijke overtreding kan worden vastgesteld. Een rapport indienen om wraak te nemen op iemand, een voordeel in een persoonlijk conflict te behalen, of om te ergeren of te intimideren wordt niet beschouwd als een oprechte melding. Niet-oprecht melden onder de gedragscode is op zichzelf een overtreding ervan. Als u van mening bent dat iemand wraak op u neemt, meld dit dan zoals u zou doen bij een overtreding van de gedragscode.

Maar doen wat juist is, betekent dat u het dient te melden. Als u zich ongemakkelijk voelt om uw naam te noemen, kunt u anoniem uw zorgen met ons delen. Medewerkers die hun bezorgdheden melden, spelen een belangrijke rol in het behoud van onze ethische werkomgeving. U hebt de verantwoordelijkheid om informatie te delen, zodat het bedrijf snel kan reageren en passende maatregelen kan treffen. Eén van de belangrijkste manieren om het verschil te maken, is u bewust te zijn van onethische of illegale activiteiten op de werkvloer en deze snel te melden.

NIET-VERGELDINGSBELEID Ons bedrijf zet zich in om de rechten te beschermen van diegenen die gedragscodekwesties te goeder trouw melden. Ons bedrijf zal niemand vergelden die: •

iets meldt waarvan hij of zij van mening is dat het een overtreding van onze code, ons beleid of de wet betreft

• vragen

heeft over de naleving van de code of advies vraagt over een bepaalde bedrijfspraktijk, -besluit of -procedure

• meewerkt

aan een onderzoek met betrekking tot een mogelijke overtreding

Voor het eerlijk ter sprake brengen van een gedragscodekwestie of het oprecht deelnemen aan een bedrijfsonderzoek, kunt u noch uw baan noch uw arbeidsvoorwaarden verliezen. Ook kunt u niet worden gedegradeerd, geschorst, bedreigd, geïntimideerd of gediscrimineerd. De medewerkers die overtredingen onderzoeken worden ook beschermd door dit nietvergeldingsbeleid.

V.

Verschillende landen hebben verschillende culturen en wetten. Is de gedragscode van toepassing op alle medewerkers wereldwijd?

A. Ja. De in de gedragscode vastgestelde

gedragsregels gelden voor alle medewerkers wereldwijd, ongeacht de locatie. Vraag de juridische afdeling om advies als een lokale gewoonte, cultuur of wetgeving andere normen stelt dan in de gedragscode zijn vermeld.

V.

Ik zag mijn teamleider iets doen wat leek op onethisch gedrag, maar ik durf de vermoedelijke overtreding niet te melden. Kom ik in de problemen of schaad ik diens reputatie door dit te melden?

A.

Nee. U kunt niet in de problemen raken of de reputatie van uw teamleider schade toebrengen door slechts iets te melden. U zult niet verantwoordelijk worden gehouden voor meldingen die oprecht zijn gemaakt, zelfs wanneer deze ongegrond blijken te zijn. Bedrijfsonderzoeken worden objectief, eerlijk en vertrouwelijk behandeld om te garanderen dat de reputatie van medewerkers wordt beschermd. Alle bezorgdheden met betrekking tot de code en meldingen over vergelding worden volledig onderzocht.

5

METHODEN VOOR HET STELLEN VAN VRAGEN OF HET MELDEN VAN BEZORGDHEDEN Het melden van vermoedelijke overtredingen van de gedragscode is van essentieel belang omdat het bedrijf op die manier kan bepalen of er een probleem is dat moet worden opgelost. Daarom hebben we allemaal de plicht om vermoedelijke overtredingen van de gedragscode te melden. Meld alle bezorgdheden op het juiste bedrijfsniveau en bij de juiste persoon in overeenstemming met het Protocol for Reporting and Escalation of Code of Conduct Issues (Protocol voor de manier en hiërarchie van het melden van gedragscodekwesties). Als u vragen hebt over de gedragscode of een overtreding vermoedt, hebt u verschillende methoden tot uw beschikking. Uw teamleider U kunt vragen en zorgen aan uw teamleider voorleggen. U kunt als u de kwestie niet met uw teamleider wilt bespreken of van mening bent dat uw teamleider de kwestie niet goed heeft afgehandeld, ook contact opnemen met: Een andere teamleider Een medewerker van het Global Security Team

e-mail: [email protected]

Telefoon: +1-888-288-8216 (V.S. en Canada) +1-443-716-2301 (internationale collect calls) Postadres:  Kimberly-Clark Corporation PO Box 619100 Dallas, TX 75261-9100 Verenigde Staten T.a.v. Global Security Department



Fax:

+1-972-281-1236

Een medewerker van de juridische afdeling U kunt contact opnemen met de bedrijfsadvocaat van uw business unit of land, of een medewerker van de juridische afdeling waarmee u hebt gewerkt

U kunt ook contact opnemen met het kantoor van de bedrijfsadvocaat van Kimberly-Clark via:

Telefoon:

Postadres:



Fax:

+1-972-281-1216 Kimberly-Clark Corporation PO Box 619100 Dallas, TX 75261-9100 Verenigde Staten T.a.v. Legal Department +1-972-281-1492

Chief Compliance en Ethics Officer via: Telefoon:

+1-920-721-6731

Postadres:

Kimberly-Clark Corporation 2001 Marathon Avenue Neenah, WI 54956 Verenigde Staten T.a.v.: Chief Compliance and Ethics Officer

Fax: +1-920-225-3126 Een medewerker van de afdeling Personeelszaken U kunt contact opnemen met een vertegenwoordiger van de afdeling Personeelszaken van uw business unit of land Gedragscodelijn. Op de volgende pagina vindt u een uitgebreidere beschrijving van de gedragscodelijn. U kunt bezorgdheden via de gedragscodelijn anoniem melden. Opmerking: overeenkomstig de van toepassing zijnde wetgeving kan het voorkomen dat de gedragscodelijn in bepaalde landen niet beschikbaar is.

V.

Ik heb een probleem, maar hierover wordt niets vermeld in de gedragscode. Betekent dit dat er geen probleem is?

A.

De gedragscode kan onmogelijk een antwoord geven op elke vraag of elk ethisch dilemma. Als iets in uw ogen onjuist is, kunt u het aan uw teamleider of één van de andere mensen vragen die worden genoemd in het onderdeel Methoden.

6

OVERTREDINGEN OP HET GEBIED VAN BOEKHOUDKUNDIGE PRAKTIJKEN EN INTERNE CONTROLES Niet voldoen aan de vereisten voor boekhoudingspraktijken van het bedrijf, interne boekhoudcontroles of auditingprocedures kan leiden tot ernstige gevolgen voor Kimberly-Clark en haar belanghebbenden. Als u bezorgdheden met betrekking tot deze zaken hebt, meldt u ze bij: General Counsel



Telefoon: +1-972-281-1216 Postadres: Kimberly-Clark Corporation PO Box 619100 Dallas, TX 75261-9100 Verenigde Staten T.a.v. General Counsel Fax: +1-972-281-1492

GEDRAGSCODELIJN Om elke medewerker de mogelijkheid te bieden bezorgdheden over de gedragscode anoniem te melden, hebben wij een gedragscodelijn ingesteld. Via de gedragscodelijn kunt u bezorgdheden telefonisch of via internet melden. Uw gegevens worden geregistreerd door een professioneel bedrijf dat onafhankelijk van Kimberly-Clark opereert en gedragscodemeldingen van vele andere bedrijven behandelt. • Deze

lijn is 24 uur per dag en 365 dagen per jaar bereikbaar.

•

U kuntuw melding in elke gewenste taal doorgeven.

• U

kunt uw meldingindien gewenst anoniem indienen via een online meldingsformulier.

Telefoonnummer V.S. – +1-800-482-6020

OF

Buiten de V.S. – zie de lijst met nummers via deze link:

Chairman of the Audit Committee

Globale telefoonnummers voor het melden van problemen met de gedragscode

Postadres: Fax:

Kimberly-Clark Corporation PO Box 619100 Dallas, TX 75261-9100 Verenigde Staten T.a.v. Corporate Secretary +1-972-281-1578

Internetadres Website voor het online melden van problemen met de gedragscode

OF Gedragscodelijn

7

VERPLICHTINGEN VAN TEAMLEIDERS EN ANDEREN DIE MELDINGEN ONTVANGEN OVER MOGELIJKE OVERTREDINGEN VAN DE CODE Teamleiders en anderen die meldingen ontvangen over potentiële overtredingen van de code, spelen een belangrijke rol in het handhaven van de gedragscode. Kimberly-Clark spoort teamleden aan hun bezorgdheden met hun teamleiders te bespreken. Teamleiders en anderen die meldingen ontvangen over mogelijke overtredingen van de code, moeten voorbereid zijn en weten hoe zij bezorgdheden of meldingen met betrekking tot de gedragscode moeten behandelen. Teamleiders dienen: •

ervoor te zorgen dat ze de gedragscode kennen en begrijpen en dat ze hun gedrag aan de code aanpassen

•

te handelen teneinde overtredingen van de gedragscode of de wetgeving door teamleden tegen te gaan

•

ondersteunt u teamleden die oprecht bezorgdheden melden, en behandelt u hen met respect

•

geeft u teamleden nooit het gevoel dat hun bezorgdheden worden genegeerd

•

verzekert u uzelf ervan dat er geen vergelding plaatsvindt tegen iemand die een vermoedelijke overtreding van de code heeft gemeld

OVERTREDINGEN VAN DE CODE Overtredingen van de gedragscode zijn ernstige vergrijpen. Het overtreden van de code, ons beleid of de wetgeving kan leiden tot disciplinaire maatregelen en zelfs tot beëindiging van het contract. Dat hangt helemaal af van de soort overtreding en de ernst ervan. Als de overtredingen van de gedragscode tevens overtredingen van de wetgeving zijn, kunt u te maken krijgen met boetes, straffen, strafvervolging of andere rechtsmiddelen die worden opgelegd door een overheidsorgaan of rechtbank.

• teamleden

te laten weten dat ze beschikbaar zijn om hun bezorgdheden te bespreken

• vragen

en bezorgdheden van teamleden serieus te

nemen Wanneer u een melding ontvangt van een potentiële overtreding van de gedragscode: •

kunt u gerust om advies vragen voordat u antwoord geeft

•

meldt u alle bezorgdheden op het juiste bedrijfsniveau en bij de juiste persoon in overeenstemming met het Protocol for Reporting and Escalation of Code of Conduct Issues (Protocol voor de manier en hiërarchie van het melden van gedragscodekwesties)

8

GEDRAG BINNEN ONZE TEAMS VRIJHEID VAN VERENIGING

Bij KimberlyClark geloven wij dat succes afhankelijk is van het vertrouwen in en het respect voor elkaar. Teamwork is dan ook van grote waarde voor alles wat wij doen.

Wij hechten grote waarde aan het recht op vrijheid van vereniging voor onze medewerkers, inclusief: • het recht op samenscholing in overeenstemming met de nationale wetgeving en praktijken • het recht op een collectieve arbeidsovereenkomst via vertegenwoordigers naar hun keuze • het recht van hun gekozen vertegenwoordigers om redelijke toegang tot onze medewerkers te hebben voor vertegenwoordiging • het recht om zich met andere beschermde activiteiten bezig te houden • het recht om zich te onthouden van dergelijke activiteiten Lees de volgende publicaties voor meer informatie: Human Rights in Employment Policy (Mensenrechten in arbeidsbeleid), Human Rights in Employment Policy Instructions (Instructies voor mensenrechten in arbeidsbeleid).

DIVERSITEIT, INCLUSIE EN NIET-DISCRIMINATIE Wij hechten grote waarde aan het hebben van een wereldwijd gevarieerd personeelsbestand door middel van gelijke arbeidskansen. Wij zullen: •  de professionele ontwikkeling van een gevarieerd, wereldwijd personeelsbestand bevorderen, stimuleren en ondersteunen • aannemen,

in opleidingen voorzien, promoties doorvoeren en vergoedingen verschaffen op basis van vaardigheden, prestaties, ervaring en gedrag van de medewerker zonder acht te slaan op ras, etniciteit, huidskleur, geslacht, seksuele geaardheid, leeftijd, religie, geloofsovertuiging, afkomst, seksuele identiteit, handicap, veteranenstatus of andere zaken die door de van toepassing zijnde wetgeving worden beschermd

•

elkaars diverse talenten, vaardigheden en ervaring erkennen en gebruiken

•

openstaan voor alle perspectieven en anderen helpen zich goed te voelen om die perspectieven te uiten

Lees de volgende publicaties voor meer informatie: Employee Resource Group Guidelines (Richtlijnen medewerkersgroepering), Diversity Toolkit (Diversiteitswerkset), Diversity & Inclusion Homepage (Startpagina diversiteit & inclusie), Human Rights in Employment Policy (Mensenrechten in arbeidsbeleid), Human Rights in Employment Policy Instructions (Instructies voor mensenrechten in arbeidsbeleid), Human Resources Development and Diversity Policy (Personeelsontwikkeling en diversiteitsbeleid), Company Position Statement on Harassment and Other Inappropriate Behaviors (Standpunt van het bedrijf tegenover intimidatie en ander onbehoorlijk gedrag) 9

UNIVERSELE MENSENRECHTEN Kimberly-Clark erkent de universele mensenrechten wereldwijd. Wij hebben bepaalde standaarden vastgesteld voor de bescherming van mensenrechten en verwachten dat leveranciers en handelspartners zich ook aan deze standaarden houden: • vrijheid

van vereniging en collectieve arbeidsovereenkomst toestaan

•

beschermen tegen kinderarbeid

• beschermen •

tegen dwangarbeid en arbeidsmisbruik

discriminatie verbieden

• wetten

met betrekking tot werkuren, salaris en voorzieningen naleven

• voorzien

in een veilige en gezonde werkomgeving

•

het milieu beschermen

•

corruptie en omkoping verbieden

Lees de volgende publicaties voor meer informatie: Social Compliance (Sociale aanvaarding), Human Rights in Employment Policy (Mensenrechten in arbeidsbeleid), Human Rights in Employment Policy Instructions (Instructies voor mensenrechten in arbeidsbeleid), Human Resources Development and Diversity Policy (Personeelsontwikkeling en diversiteitsbeleid), Company Position Statement on Harassment and Other Inappropriate Behaviors (Het standpunt van het bedrijf tegenover intimidatie en ander onbehoorlijk gedrag).

V.

Ik hoorde mijn teamleider een religieus getinte grap vertellen aan mijn collega, waardoor mijn collega zich ongemakkelijk voelde. Ik wil niet tussen twee vuren komen te staan. Wat moet ik doen?

A.

Meld het. Alle medewerkers hebben recht op een werkomgeving waarin hun collega’s en teamleiders hen waardig en met respect behandelen. Meld dit geval bij uw vertegenwoordiger van de afdeling Personeelszaken of maak gebruik van de gedragscodelijn, zelfs als u zich hier ongemakkelijk bij voelt. Methoden voor het stellen van vragen of het melden van bezorgdheden

V.

Ik heb het gevoel dat ik een bepaalde promotie niet heb gekregen door mijn geslacht. Wat moet ik doen?

A.

Meld het. Het beleid van Kimberly-Clark vereist dat een besluit moet worden genomen zonder acht te slaan op het geslacht van de kandidaat. Als u het gevoel hebt oneerlijk te zijn behandeld, dient u dit te melden. Methoden voor het stellen van vragen of het melden van bezorgdheden

GEDRAGSTIP Als u een leverancier of verkoper een van de volgende mensenrechtenstandaarden ziet overtreden, of hiermee in aanraking komt, meldt u dit.

10

VEILIGHEID OP DE WERKPLEK Bij Kimberly-Clark geloven wij dat werkgerelateerde verwondingen en ziektes kunnen worden voorkomen en uitgesloten. Productiedoelstellingen, kosten- en tijdbesparingen of concurrentievoordelen kunnen zelfs de kleinste verwonding niet rechtvaardigen. Wij zetten ons in om: •

ervoor te zorgen dat veiligheid de kern vormt van onze fundamentele zorgzaamheidswaarde

•

onze overtuiging dat alle verwondingen en ziektes die zijn opgelopen in de werkomgeving kunnen worden voorkomen, te integreren in onze activiteiten op het gebied van onderzoek en engineering, productontwikkeling, productie, levering en verkoop

•

een werkomgeving te bieden die voldoet aan of beter is dan de van toepassing zijnde wet- en regelgeving voor veiligheid en hygiëne

•

bedrijfsveiligheids- en hygiënestandaarden en technische richtlijnen gebaseerd op de beste praktijken op te stellen

•

continu onze prestaties op het gebied van bedrijfsveiligheid en -hygiëne te verbeteren

•

alle medewerkers van Kimberly-Clark te laten bijdragen aan de verbetering van de veiligheid

Lees de volgende publicaties voor meer informatie: Global Occupational Safety and Hygiene (GOSH) (Algemene bedrijfsveiligheid en -hygiëne).

GEDRAGSTIP Volg de volgende drie basisregels op om de werkomgeving tijdens uw dagelijkse activiteiten veilig te houden: 1. “Pas op uzelf” Weiger elke handeling die u onveilig acht, en voer geen taken uit waarvoor u onvoldoende training hebt ontvangen of waarvoor u niet over de juiste gereedschappen beschikt. 2. “Pas op uw collega’s” Spreek iemand onmiddellijk aan wanneer u vindt dat die persoon een handeling uitvoert of gaat uitvoeren die u gevaarlijk acht, en voorkom dat iemand een taak uitvoert waarvoor hij/zij onvoldoende is getraind. 3.“Luister naar uw collega’s” Stop onmiddellijk met datgene waar u mee bezig bent als iemand u aanspreekt over de taak die u uitvoert. Los een eventueel probleem respectvol en inschikkelijk op en vraag, indien nodig, om hulp voordat u verder gaat.

V.

Mijn teamleider stelde mij voor een onveilige methode toe te passen om de productiecapaciteit op te voeren. Ik weet dat onze doelstellingen zeer belangrijk zijn, maar ik heb het gevoel dat dit nieuwe proces niet veilig is. Wat moet ik doen?

A. Meld het. Veiligheid staat altijd

voorop. Productiedoelstellingen, kosten- en tijdbesparingen of concurrentievoordelen kunnen zelfs de kleinste verwonding niet rechtvaardigen. Elke medewerker heeft het recht werk te weigeren dat redelijkerwijs kan worden beschouwd als gevaarlijk voor de persoonlijke veiligheid of gezondheid. Methoden voor het stellen van vragen of het melden van bezorgdheden

11

RESPECTVOLLE WERKOMGEVING

GEWELD OP DE WERKPLEK

Wij zetten ons in om een werkomgeving voor onze medewerkers te creëren die vrij is van pesterijen, intimidaties en ander onbehoorlijk gedrag.

Wij streven ernaar een geweldloze werkomgeving te creëren. Elke medewerker wordt gevraagd: •

 lke fysiek of psychologisch gewelddadige of e potentieel gewelddadige daad die schade aan een medewerker toebrengt of dreigt toe te brengen, te melden

•

 een wapens te dragen of te gebruiken op het terrein g van het bedrijf of tijdens werkzaamheden voor het bedrijf

Voorbeelden van intimidatie zijn: • seksuele

intimidatie, verzoeken tot seksuele gunsten en andere vormen van verbale of fysieke uitingen van seksuele aard

•

 eledigend taalgebruik, beledigende grapjes, b beledigende afbeeldingen en opmerkingen met betrekking tot ras, huidskleur, geslacht, seksuele geaardheid, seksuele identiteit, leeftijd, religie, geloofsovertuiging, afkomst, handicap, veteranenstatus of andere beschermde groepen

Voorbeelden van onbehoorlijk gedrag zijn: •

uit boosheid schreeuwen of gillen

•

schelden

•

iemand vervloeken

•

bedreiging en intimidatie

•

publieke pesterij/bespotting

•

iemand opzettelijk buiten een groep sluiten

Elke gemelde situatie waarbij het kleinste vermoeden bestaat op mogelijk geweld op de werkplek, zelfs wanneer de melding is bedoeld als grap, zal door de afdeling Personeelszaken en Global Security worden onderzocht. Lees de volgende publicaties voor meer informatie: Global Security – Workplace Violence (Global Security Geweld op de werkplek).

Lees de volgende publicaties voor meer informatie: Human Rights in Employment Policy (Mensenrechten in arbeidsbeleid), Human Rights in Employment Policy Instructions (Instructies voor mensenrechten in arbeidsbeleid), Company Position Statement on Harassment and Other Inappropriate Behaviors (Het standpunt van het bedrijf tegenover intimidatie en ander onbehoorlijk gedrag).

12

DRUGS EN ALCOHOL Wij streven naar een drugsvrije werkomgeving. •

•

 dient alcohol, geneesmiddelen zonder recept, U verdovende middelen of andere verboden middelen, zoals bepaald onder de strafwet, tijdens het werk niet te gebruiken, te verkopen of hiervan onder invloed te zijn, met uitzondering van het nuttigen van alcoholische versnaperingen tijdens een geautoriseerd evenement  dient deel te nemen aan de U bewustzijnsprogramma’s van Kimberly-Clark om uzelf vertrouwd te maken met de gevaren van drugsmisbruik en verslaving

•

 dient contact op te nemen met het lokale U vertrouwelijke Ondersteuningsprogramma voor medewerkers (EAP) van Kimberly-Clark als drugs- of alcoholmisbruik uw werkprestaties of de prestaties van anderen beïnvloedt

•

 lke medewerker kan verplicht aan een test worden E onderworpen, indien toegestaan door de lokale wetgeving, als de medewerker tijdens het werk onder de invloed van drugs of alcohol lijkt te zijn of wanneer het bedrijf het vermoeden heeft dat een medewerker dit beleid heeft overtreden

Lees de volgende publicaties voor meer informatie: Alcohol, Drugs and Other Controlled Substances Policy (Beleid ten aanzien van alcohol, drugs en andere verboden middelen); Alcohol, Drugs and Other Controlled Substances Policy Instructions (Beleidsinstructies ten aanzien van alcohol, drugs en andere verboden middelen).

V.

Ik ben een teamleider. Eén van mijn teamleden en ik hadden een etentje met een vertegenwoordiger. Mijn teamlid maakte enkele flirtende opmerkingen naar de vertegenwoordiger. Ik vond het een persoonlijke zaak van mijn teamlid en heb er niets van gezegd. Heb ik hier goed aan gedaan?

A.

Nee. Als u ongepast gedrag van uw teamlid tolereert, geeft u het signaal af dat dit aanvaardbaar is. Tijdens een zakelijk diner moet uw team zich op dezelfde manier gedragen als op kantoor. Adviseer het teamlid over correct gedrag.

V.

Ik hoorde een collega een andere medewerker bedreigen die bang is om het incident te melden. Wat moet ik doen?

A. Meld dit incident onmiddellijk.

Kimberly-Clark tolereert geen intimidaties of geweld en onderzoekt alle meldingen. Neem uw verantwoordelijkheid wanneer u op de hoogte bent van een bedreiging of risico voor andere mensen. Methoden voor het stellen van vragen of het melden van bezorgdheden

13

OMGANG MET ANDEREN KLANTEN EN LEVERANCIERS Wij streven ernaar om eerlijk zaken te doen met onze klanten en leveranciers.

Ons bedrijf Eerlijk zakendoen is vanaf de oprichting van Kimberly-Clark een fundamentele bedrijfswaarde. Wij geloven dat eerlijkheid en betrouwbaarheid langdurige handelsbetrekkingen bevorderen. Er zijn vele manieren waarop we in het huidige ondernemingsklimaat aan deze waarde vasthouden.  

• Voorkom

oneerlijke zakelijke betrekkingen met klanten of leveranciers door misleiding, verkeerde voorstelling van zaken, bedrog of ongerechtvaardigd voordeel te vermijden

• Corrigeer een fout als u hiervan op de hoogte bent,

ongeacht of dit in het voordeel is van Kimberly-Clark of niet • Volg

de inkoopprocedures van Kimberly-Clark voordat u leveranciers kiest

• Het

inkopen bij leveranciers en het verkopen aan klanten moet plaatsvinden op basis van correcte zakelijke overwegingen zoals kwaliteit, prijs, service, betrouwbaarheid, inzet voor duurzaamheid en mensenrechten

• Behandel

alle potentiële leveranciers op een eerlijke en oprechte wijze als u goederen of services namens het bedrijf koopt

• Geef

er nooit blijk van dat de zakelijke relatie van een leverancier met het bedrijf gunstig kan worden beïnvloed door persoonlijke gunsten, geschenken, of donaties aan liefdadigheidsinstellingen (zie Geschenken, vermaak en andere gunsten in deze code)

• Bied

geen geschenken, vermaak of gunsten aan om contracten binnen te halen of te behouden (zie Geschenken, vermaak en andere gunsten in deze code)

• Leveranciers

van Kimberly-Clark moeten voldoen aan alle toepasbare lokale en nationale wetten, regels, regelgeving en vereisten wat betreft de productie en distributie van onze producten, voorraden en de levering van services. Alle contracten en offertes van Kimberly-Clark moeten aangeven dat leveranciers zich dienen te houden aan de Supplier Social Compliance Standards (Sociale aanvaardingsstandaarden voor leveranciers).  

Lees de volgende publicaties voor meer informatie: Kimberly-Clark Purchasing Manual (Inkoophandleiding van Kimberly-Clark), Supplier Social Compliance Standards (Sociale aanvaardingsstandaarden voor leveranciers).

14

CONSUMENTEN De productkwaliteit en -veiligheid mogen nooit in gevaar worden gebracht. •

 e reputatie van Kimberly-Clark met betrekking tot D productkwaliteit en -veiligheid is een van onze meest waardevolle activa. Wij streven ernaar producten te leveren die veilig en plezierig zijn voor onze klanten.

•  De

gezondheid, veiligheid en het welzijn van de klanten staan bij ons voorop. Wij zullen voldoen aan de wettelijke en voorgeschreven eisen en industriestandaarden voor productkwaliteit en -veiligheid, of deze overtreffen. Wij werken elke dag om het vertrouwen van onze klanten te winnen door onze acties en beslissingen.

•  Wij

hechten grote waarde aan het produceren van veilige producten van topkwaliteit voor al onze merken. Klanten vertrouwen ons omdat wij producten van superieure kwaliteit ontwerpen en produceren. Dit begint bij de inkoop van grondstoffen en gaat zo door tot het eindproduct voor de klant.

• Wij

spelen allemaal een rol in het leveren van veilige producten van topkwaliteit die onze klanten verwachten. Ken de kwaliteitsstandaarden, -procedures en het kwaliteitsbeleid die van toepassing zijn op de producten en activiteiten op uw locatie.

•  Doe

nooit iets wat het vertrouwen dat onze klanten in ons hebben, kan ondermijnen of de kwaliteit of veiligheid van onze producten in gevaar kan brengen.

•  Als

u iets ziet wat de kwaliteit of veiligheid van een product van Kimberly-Clark negatief kan beïnvloeden, dient u dit meteen te melden bij uw teamleider, vestiging of business unit of bij de afdeling Bedrijfskwaliteit/productveiligheid.

Lees de volgende publicaties voor meer informatie: Quality of the Corporation’s Products and Services Policy (Beleid ten aanzien van de kwaliteit van producten en diensten van het bedrijf); Quality of the Corporation’s Products and Services Policy Instructions (Beleidsinstructies ten aanzien van de kwaliteit van producten en diensten van het bedrijf); Safety of the Company’s Products and Services Policy (Beleid ten aanzien van de veiligheid van producten en diensten van het bedrijf), Safety of the Corporation’s Products and Services Policy Instructions (Beleidsinstructies ten aanzien van de veiligheid van producten en diensten van het bedrijf), Quality Management System (Kwaliteitsbeheersysteem).

BESCHERMING VAN GEGEVENS VAN KLANTEN EN PERSONEEL Als onderdeel van ons dagelijks werk hebben velen van ons toegang tot persoonsgegevens van onze medewerkers en klanten. Wetten wereldwijd leggen het bedrijf en onze medewerkers verantwoordelijkheden op om die persoonsgegevens te beschermen en rechtmatig te gebruiken. Als wij deze verantwoordelijkheden niet in acht nemen, kan dit leiden tot overheidsprocedures, reputatieschade, mogelijke rechtszaken, boetes en straffen. Deze informatie moet worden behouden, vertrouwelijk blijven en worden gebruikt volgens de voorwaarden van ons bedrijfsbeleid en onze beleidsinstructies ten aanzien van gegevensbescherming. Zie voor meer informatie Data Privacy Policy (Beleid ten aanzien van gegevensbescherming) en Instructions (Instructies).

V.

We hadden een grondstof ontvangen op onze productieketen. Het materiaal leek niet op het materiaal waar ik normaal mee werk. Ik denk dat het besmet is. Mijn teamleider zei dat het een spoedorder was en dat ik me geen zorgen moest maken en het materiaal gewoon moest gebruiken. Wat moet ik doen?

A.

Stop en meld het. Doe nooit iets waarvan u denkt dat het de kwaliteit of veiligheid van onze producten in gevaar kan brengen. Geen enkele productiedoelstelling of tijdsbesparing is het beschamen van het vertrouwen waard dat onze klanten in ons hebben. Stop waar u bezig mee bent en neem contact op met het hoofd kwaliteit van uw vestiging om te bepalen of het materiaal veilig is en voldoet aan onze kwaliteitsspecificaties. Methoden voor het stellen van vragen of het melden van bezorgdheden 

15

SOCIALE MEDIA Sociale mediakanalen zijn een belangrijke manier voor privé en zakelijke communicatie. Wij moeten echter voorzichtig zijn en overwegen wat we online publiceren of delen. •

 kunt geen privacy verwachten als u actief bent op U sociale media terwijl u op uw werk bent en apparatuur van Kimberly-Clark gebruikt.

•  Alleen

medewerkers die toestemming hebben mogen sociale media gebruiken namens Kimberly-Clark. Als u geen toestemming hebt, dient u bij het publiceren aan te geven dat u werkt voor Kimberly-Clark en duidelijk te maken dat het uw geuite meningen zijn en niet die van Kimberly-Clark.

•  Onthul

nooit vertrouwelijke of bedrijfseigen informatie van Kimberly-Clark, inclusief handelsgeheimen, intellectueel eigendom en informatie met auteursrechten of handelsmerken wanneer u sociale media (of andere) gebruikt.

•  Wees

beleefd en respectvol en gebruik uw gezond verstand bij wat u online zegt. Publiceer nooit iets van lasterlijke, discriminerende, intimiderende of vergeldende aard.

Als u vragen hebt over online publiceren, kunt u contact opnemen met uw teamleider, de afdeling Personeelszaken of de juridische afdeling voor assistentie. Lees de volgende publicatie voor meer informatie: Kimberly-Clark Social Media Guidelines (Richtlijnen van Kimberly-Clark ten aanzien van sociale media).

CONCURRENTIE Wij zetten ons in voor eerlijke concurrentie in overeenstemming met de anti-trustwetgeving (ook mededingingsrecht genoemd) in elk land, elke staat en plaats waar we zakendoen. Wij concurreren sterk en ethisch door onafhankelijke beslissingen te nemen over de manier van concurreren, die klanten eerlijk behandelen of die vrije concurrentie in de markt niet ondermijnen. Straffen voor overtreding van de anti-trustwetgeving kunnen zwaar zijn en kunnen reputatieschade, hoge boetes en gevangenisstraffen met zich meebrengen. Landen delen steeds meer informatie om dit soort wetten af te dwingen. Zo kan een onderzoek in een land zich snel uitbreiden naar vele landen.

In het algemeen geldt: •

 espreek nooit onderwerpen met concurrenten die b prijsvorming of marktbesluiten kunnen beïnvloeden, zoals prijzen, verkoopvoorwaarden, bedrijfsplannen, marges, kosten, offertes, productiecapaciteit, inventarisniveaus, aanbiedingen of kortingen

•  spreek

nooit af met concurrenten om prijzen vast te stellen, productie of verkopen te beperken, of om gebieden, klanten of leveranciers te verdelen

•  in

gevallen waar wij een aanzienlijke marktinvloed hebben, moeten wij daar geen misbruik van maken door te monopoliseren, te binden (een product alleen verkopen als de koper een tweede product koopt), ongepast verschillende prijzen aan te bieden aan concurrerende wederverkopende klanten, prijzen vast te stellen onder onze kostprijs, of te weigeren om te leveren

•  eis

niet van onze klanten dat ze onze producten moeten verkopen tegen de prijzen die wij vaststellen wij kunnen een wederverkoopprijs voorstellen, maar we kunnen de klanten niet dwingen deze te gebruiken

•  spreek

nooit af met andere bedrijven om leveranciers of klanten te boycotten

•  neem

contact op met de juridische afdeling voor specifieke richtlijnen over de wetgeving in uw land en om alle ongepaste gesprekken met concurrenten te melden

Lees de volgende publicaties voor meer informatie: Antitrust Policy (Antikartelbeleid); Antitrust Policy Instructions (Instructies voor antikartelbeleid).

V.

Toen ik met een vriendin sprak die voor Kimberly-Clark heeft gewerkt, kwam ik erachter dat ze nu voor een concurrent werkt. Ze vroeg me over aankomende productintroducties en promotionele prijzen en stelde voor het marketingen prijsvormingsplan van haar bedrijf met mij te delen. Mag ik dit gesprek met haar houden?

A. Nee, u dient het gesprek te beëindigen en

onmiddellijk contact op te nemen met de juridische afdeling. U dient altijd voorzichtig te zijn als u in gesprek bent met een concurrent omdat dit als ongepast kan worden gezien. Als u zo een gesprek hebt, dient u het nooit over zakelijke onderwerpen te hebben zoals de onderwerpen die u noemde. Zulke gesprekken kunnen leiden tot een ongepaste overeenkomst, of als ongepaste overeenkomst worden gezien, over prijsvorming. Als prijsvorming ter sprake komt, verlaat u de ruimte onmiddellijk en neemt u contact op met de juridische afdeling.

16

INFORMATIE OVER DE CONCURRENTIE Binnen een normale bedrijfsvoering wordt er routinematig informatie vergaard over andere bedrijven, inclusief klanten, leveranciers en concurrenten. Blootgesteld worden aan dit soort informatie over concurrenten is een normaal onderdeel van een ambitieuze bedrijfsomgeving. Er zijn echter wettelijke en ethische beperkingen voor de manier waarop informatie over de concurrentie wordt verzameld: • we

mogen geen informatie vergaren door middel van oneigenlijke middelen, zoals omkoperij of het bespioneren van concurrenten

• we mogen geen medewerker van een concurrent

aannemen om vertrouwelijke informatie te vergaren of medewerkers van concurrenten aanzetten tot het onthullen van vertrouwelijke informatie over hun werkgever • als

u informatie over een concurrent wordt aangeboden waarvan u denkt dat deze vertrouwelijk kan zijn, vraag dan of het vertrouwelijk is en hoe de informatie is verkregen. Als u niet zeker weet of de informatie op gepaste wijze is verkregen, neem dan contact op met de juridische afdeling

•

 ls het materiaal dat wordt aangeboden, een a document is dat is gemarkeerd als “geheim”, “vertrouwelijk” of “bedrijfseigen”, of als u op een andere manier vaststelt dat het vertrouwelijk is, dient u het niet te accepteren en dient u onmiddellijk notitie te maken van wat er is gebeurd en het vervolgens melden aan de juridische afdeling

Lees de volgende publicaties voor meer informatie: Conflicts of Interest, Gifts and Disclosure of Confidential Information (Belangenverstrengeling, geschenken en vrijgave van vertrouwelijke informatie), Conflicts of Interest, Gifts and Disclosure of Confidential Information Instruction (Instructies ten aanzien van belangenverstrengeling, geschenken en vrijgave van vertrouwelijke informatie), Global Information Technology Standards (Globale informatietechnologiestandaarden), K-C Competitive Information Center (K-C-centrum voor informatie over concurrentie), Confidentiality-Nonsolicitation Agreement (Vertrouwelijkheids-/exclusiviteitsovereenkomst), Records Administration Policy (Beleid ten aanzien van gegevensadministratie), Access Control (Toegangsbeheer), Proprietary Information (Eigendomsgegevens).

V.

Ik hoorde dat een concurrent een bijeenkomst heeft georganiseerd tijdens een vakbeurs waar ik naartoe ga. Ik denk niet dat ze mij zullen toelaten als ze erachter komen dat ik bij Kimberly-Clark werk. Kan ik mezelf voordoen als klant?

A.

Nee. Het verkrijgen van informatie over een concurrent door uw identiteit geheim te houden is altijd misplaatst. Het vergaren van informatie over concurrenten is legitiem wanneer dit rechtmatig en op ethisch verantwoorde wijze gebeurt. Neem ook contact op met de juridische afdeling voordat u een concurrent gaat ontmoeten, omdat dergelijke interacties kunnen leiden tot antikartelkwesties.

V. Om mijn taken bij Kimberly-Clark beter te

kunnen uitvoeren, heb ik diverse documenten bewaard die ik bij mijn vorige werkgever gebruikte en waarin diverse procedures van dat bedrijf worden beschreven. Kan ik deze binnen Kimberly-Clark gebruiken?

A.

Dat hangt ervan af. Als de documenten vertrouwelijke of bedrijfseigen informatie bevatten, kunt u deze niet gebruiken of delen binnen Kimberly-Clark. KimberlyClark verwacht van alle medewerkers dat zij zich houden aan vertrouwelijkheids- of nietopenbaarmakingsovereenkomst of andere vertrouwelijkheidsverplichtingen jegens hun vorige werkgever. Als u het niet zeker weet, controleert u dit met uw vorige werkgever. Als u het daarna nog steeds niet zeker weet, neemt u contact op met de juridische afdeling voordat u de verdachte informatie accepteert, gebruikt of deelt.

17

MILIEU Kimberly-Clark streeft naar een bedrijfsvoering die het milieu beschermt en het duurzaam gebruik van natuurlijke hulpbronnen bevordert. Elke medewerker wordt gevraagd: • de

van toepassing zijnde wet- en regelgeving te kennen en na te leven

•  elk

beleid van Kimberly-Clark te kennen en na te leven, met inbegrip van Protection of the Environment (Milieubescherming), Waste Minimization and Landfill Elimination (Afvalbeperking en vuilstortplaatsverwijdering), Energy Efficiency and Greenhouse Gas Reduction (Energie-efficiëntie en vermindering van broeikasgasemissies) en standaarden die zijn opgenomen als onderdeel van het beheersysteem voor milieu, gezondheid en veiligheid van het bedrijf duurzaam gebruik van natuurlijke hulpbronnen, inclusief water- en energiebesparing, afvalvermindering en hergebruik van afval of recycling te ondersteunen. Wij beoordelen de prestaties op deze gebieden regelmatig en ontwikkelen actieplannen om ervoor te zorgen dat de milieu-eisen worden nageleefd en dat ons gebruik van natuurlijke hulpbronnen wordt beperkt.

regels van toepassing (bijvoorbeeld bij interactie met medewerkers uit de gezondheidszorg). Ook passen veel landen soms hun wetgeving toe op bedrijfshandelingen en personeel buiten hun grenzen. Raadpleeg altijd onze juridische afdeling als u er niet zeker bent welke wetgeving op uw situatie van toepassing is. Zorg er bovendien voor dat: • u

duidelijk maakt dat u niet spreekt of handelt uit naam van Kimberly-Clark, tenzij u hiervoor toestemming hebt

• als

u wordt benaderd door een overheidsfunctionaris in verband met uw werk, of als u wordt gevraagd informatie te verstrekken in verband met een informatieverzoek of onderzoek van een overheidsinstantie, u contact opneemt met de juridische afdeling of een beleidsmedewerker voor advies

• het

• u

Van alle medewerkers wordt verwacht dat zij als verantwoordelijke burgers en beschermers van het milieu handelen door de wetgeving, regelgeving en standaarden met betrekking tot het milieu in acht te nemen.

Lees de volgende publicaties voor meer informatie: Public Statements with Corporate Implications Policy (Beleid ten aanzien van publieke verklaringen met gevolgen voor het bedrijf), Public Statements with Corporate Implications Policy Instruction (Beleidsinstructies ten aanzien van publieke verklaringen met gevolgen voor het bedrijf), Anti-Corruption Policy (Corruptiebestrijdingsbeleid), Anti-Corruption Policy Instruction (Beleidsinstructies ten aanzien van corruptiebestrijding).

Lees de volgende publicaties voor meer informatie: Protection of Environment Policy (Beleid ten aanzien van milieubescherming), Protection of Biosphere Instruction (Instructies ten aanzien van de bescherming van de biosfeer), Waste Minimization and Landfill Elimination Policy (Afvalbeperking en vuilstortplaatsverwijdering), Energy Efficiency and Greenhouse Gas Reduction Policy (Energie-efficiëntie en vermindering van broeikasgasemissies), Fiber Procurement Policy (Beleid ten aanzien van vezelinkoop), Fiber Procurement Policy Instruction (Beleidsinstructies ten aanzien van vezelinkoop) en Global Sustainability SharePoint site (SharePoint-website voor globale duurzaamheid).

OVERHEID Als internationaal bedrijf heeft Kimberly-Clark te maken met de wetgeving van alle landen waarin we actief zijn. Wij streven ernaar de van toepassing zijnde wet- en regelgeving van alle overheden na te leven. Het is belangrijk te onthouden dat naleving van de code de minimaal acceptabele standaard weerspiegelt. Waar lokale of specifieke bepalingen relevant zijn en een nog hogere gedragsstandaard nodig is, zijn de strengere

geen contact opneemt met overheidsinstanties of -functionarissen om uit naam van Kimberly-Clark wet- of regelgeving of besluitvorming te beïnvloeden zonder de juridische afdeling te raadplegen. Veel landen hebben wetten die zulke activiteiten reguleren of zelfs verbieden (zie Geschenken, vermaak en andere gunsten in deze code).

V.

Ik heb binnen Kimberly-Clark activiteiten gezien die schade kunnen toebrengen aan het milieu of een milieuramp kunnen veroorzaken. Wat moet ik doen?

A.

Meld dit aan uw teamleider. Als u op de hoogte bent van mogelijke wetsovertredingen of overtredingen van het bedrijfsbeleid of bedrijfsprocedures, is het uw plicht dit te melden. Het incident of de situatie zal worden onderzocht en indien nodig gecorrigeerd. Methoden voor het stellen van vragen of het melden van bezorgdheden

18

Als u bent betrokken bij het verplaatsen van mensen, producten, technologie, software, informatie, geld, of apparatuur over de grens, dient u:

INTERNATIONAAL ZAKENDOEN Als internationaal bedrijf dat vaak mensen, producten, technologie, software, informatie, geld, apparatuur en reserveonderdelen over de grens verplaatst, moeten wij ons houden aan elke van toepassing zijnde wet- en regelgeving, ongeacht waar we zijn gevestigd.

•

 e wetgeving en regelgeving ten aanzien van import d en export te kennen en na te leven

•  geen

verboden gedrag te vertonen

•  alle

verzoeken met betrekking tot boycots te melden aan de juridische afdeling

Neem contact op met de juridische of exportafdeling voor geactualiseerde richtlijnen als u niet zeker weet wat uw verplichtingen zijn. Lees de volgende publicaties voor meer informatie: De Kimberly-Clark Export Controls and Economic Sanctions Manual (Handleiding van Kimberly-Clark ten aanzien van exportcontroles en economische sancties), Healthcare Classification Tool (Hulpmiddel voor classificatie van de gezondheidszorg), Consumer Classification Tool (Hulpmiddel voor classificatie van klanten), Nonwoven Classification Tool (Hulpmiddel voor classificatie van non-wovenmateriaal), Professional Classification Tool (Hulpmiddel voor classificatie van medewerkers), Information Technology Export Control Watchlist (Watchlijst voor exportcontrole van informatietechnologie), de Kimberly-Clark Anti-Boycott Manual (Anti-boycothandleiding van Kimberly-Clark) en Supply Chain Security Programs (Programma’s voor de veiligheid van toeleveringsketens).

V.

We gaan een nieuwe website voor e-commerce opzetten om producten direct te verkopen aan klanten. Om onze database met klanteninformatie efficiënt te beheren, willen wij met een dienstverlener werken die in een ander land is gevestigd. Is dit een probleem?

A.

Dat hangt ervan af. Raadpleeg de juridische afdeling. Als de database met klanteninformatie wordt gedeeld met de dienstverlener in een ander land, kunnen er kwesties met betrekking tot gegevensbescherming ontstaan. Verschillende landen/regio’s hebben verschillende regelgevingsstructuren om te garanderen dat de privacy van persoonlijke informatie blijft behouden. In sommige landen zijn wij mogelijk de privacyregels aan het overtreden door klantgegevens te exporteren van het ene naar het andere land.

19

GEDRAG BINNEN ONS BEDRIJF ONZE GEGEVENS EN BEDRIJFSMIDDELEN Wij hebben allemaal de plicht om de bedrijfsmiddelen te beschermen en te voorkomen dat er binnen het bedrijf belangenverstrengelingen ontstaan.

BELANGENVERSTRENGELING Tijdens werkzaamheden voor het bedrijf hebben wij allemaal de plicht om in het belang van het bedrijf te handelen en werkelijke, mogelijke of waargenomen belangenverstrengelingen te voorkomen. Een belangenverstrengeling doet zich voor wanneer persoonlijke belangen, activiteiten of relaties onze onpartijdigheid en loyaliteit richting Kimberly-Clark verstoren. Sommige belangenverstrengelingen liggen voor de hand, zoals smeergeld als beloning voor een overeenkomst tussen Kimberly-Clark en een verkoper. Andere belangenverstrengelingen liggen minder voor de hand, zoals het zakendoen met een firma van een familielid, zelfs wanneer deze firma de beste waar voor ons geld aanbiedt. Als u vragen hebt over werkelijke, mogelijke of waargenomen belangenverstrengelingen, dient u deze voor te leggen aan uw teamleider of de juridische afdeling. Elke medewerker wordt gevraagd: • Handelingen

waardoor (mogelijke) belangenverstrengelingen met het bedrijf ontstaan, te vermijden

• Nooit

de functie bij Kimberly-Clark te misbruiken voor ongepast persoonlijk gewin

• Als

u denkt dat u, een familielid, een andere medewerker van Kimberly-Clark of een handelspartner van Kimberly-Clark een werkelijke, mogelijke of waargenomen belangenverstrengeling heeft, contact op te nemen met uw teamleider of de juridische afdeling om de relatie te evalueren

Hier volgen enkele voorbeelden van (mogelijke) belangenverstrengelingen: Extern dienstverband • U

of een naast familielid werkt voor, levert diensten aan of ontvangt betaling van een concurrent, leverancier of klant

• U

hebt een extern dienstverband of bedrijfsbelang dat uw werk bij Kimberly-Clark in de weg staat (u besteedt bijvoorbeeld tijd van Kimberly-Clark aan uw extern dienstverband)

• U

hebt een bijbaan voor persoonlijk voordeel (niet voor Kimberly-Clark) waarin u te maken hebt met een verkoper, leverancier, klant of aannemer van Kimberly-Clark

Financiële belangen • U

of een naast familielid heeft geïnvesteerd of heeft een ander financieel belang in een privébedrijf dat levert aan, concurreert met of klant is van Kimberly-Clark

• U

of een familielid van u bezit meer dan 1% van de aandelen bij een concurrent, leverancier of klant van Kimberly-Clark

V.

Een vriend van mij is eigenaar van een bedrijf dat levert aan Kimberly-Clark, en hij heeft mij gevraagd te investeren in zijn bedrijf. Mag ik in zijn bedrijf investeren als ik dit kenbaar maak aan Kimberly-Clark?

A.

Nee. Het investeren in een bedrijf waar Kimberly-Clark zaken mee doet is en blijft een belangenverstrengeling, of u het nu wel of niet kenbaar maakt.

V.

Een verkoper heeft me uitgenodigd om te komen spreken op één van hun bijeenkomsten. Is dat goed?

A.

Dat hangt ervan af. Vraag toestemming aan uw teamleider voordat u op een externe bijeenkomst gaat spreken. Deel tijdens presentaties geen vertrouwelijke informatie met buitenstaanders. Accepteer geen onkostenvergoeding omdat dit kan leiden tot belangenverstrengeling. Het kan worden gezien als een verkoper die een begunstigde behandeling krijgt van Kimberly-Clark.

• U

of een naast familielid heeft een bedrijf dat zaken doet met Kimberly-Clark

20

Voorbeelden van (mogelijke) belangenverstrengelingen (vervolg): Openbare dienstverlening • u

bent vrijwilliger bij een liefdadigheidsinstelling of andere organisatie die bezig is met een publicatie waarin Kimberly-Clark voorkomt werft geld voor een liefdadigheidsinstelling tijdens werkuren (met uitzondering van werving die wordt gesteund door Kimberly-Clark)

Information Policy Instruction (Instructies ten aanzien van belangenverstrengeling, geschenken en vrijgave van vertrouwelijke informatie), Sourcing & Supply Management Manual (Handleiding ten aanzien van beheer van inkoop en bevoorrading).

• u

• u

vraagt klanten of leveranciers aan een goed doel te doneren (met uitzondering van donaties die worden gesteund door Kimberly-Clark)

• u

wordt door klanten of leveranciers gevraagd om aan een goed doel te doneren (met uitzondering van donaties die worden gesteund door Kimberly-Clark)

Toespraken en presentaties • u

wordt tegen betaling gevraagd voor een externe toespraak of presentatie in verband met uw werk voor Kimberly-Clark

Persoonlijke relaties • u

geeft leiding aan of valt onder de leiding van een naast familielid of partner

• u

overweegt een naast familielid of partner als medewerker of aannemer in te huren

Bestuursfuncties • u overweegt een bestuursfunctie te accepteren, maar bent

bang dat deze verplichting uw functie in de weg staat • u

zit in een bestuur waarin een beslissing wordt overwogen waarbij Kimberly-Clark is betrokken

Politieke activiteiten • u

werkt tijdens werkuren aan een verkiezingscampagne

• u

uit politieke opvattingen tijdens een bijeenkomst waarbij uw publiek kan denken dat u spreekt namens Kimberly-Clark

• u

doet een bijdrage aan of betaalt politieke partijen of kandidaten namens Kimberly-Clark

Lees de volgende publicaties voor meer informatie: Conflicts of Interest, Gifts and Disclosure of Confidential Information Policy (Belangenverstrengeling, geschenken en vrijgave van vertrouwelijke informatie), Conflicts of Interest, Gifts and Disclosure of Confidential

V.

Mijn broer is elektrotechnicus en gevestigd in de buurt van één van onze vestigingen. Hij wil zijn diensten aan deze vestiging aanbieden. Mag hij diensten aan vestigingen van Kimberly-Clark verlenen?

A.

Dat hangt ervan af. Uw broer kan Kimberly-Clark benaderen om zijn diensten aan te bieden zolang u niet verantwoordelijk bent voor het aannemen van deze diensten en niet betrokken bent bij de selectieprocedure. Zijn bedrijf zal de vastgestelde selectieprocedure moeten doorlopen en voldoen aan de criteria van Kimberly-Clark. Stel uw teamleider op de hoogte van dergelijke situaties.

V.

Mijn vrouw heeft een bedrijf dat al jarenlang logistieke diensten verleent aan een vestiging waar ik de inkoopmanager van ben. Ik heb dit gemeld aan Kimberly-Clark toen ik hier voor het eerst kwam werken en er werd mij verteld dat dit geen probleem was. In de afgelopen twee jaar zijn haar activiteiten echter sterk gegroeid en het bedrijf levert nu 70% van alle logistieke diensten aan de vestiging. Is het nog steeds geen probleem?

A.

Dat hangt ervan af. Dit is een duidelijk geval van belangenverstrengeling dat schadelijk kan zijn voor Kimberly-Clark. U dient de juridische afdeling te raadplegen.

GEDRAGSTIP E-mail geen foto’s van bedrijfsprocessen, -apparatuur of -machinerieën naar derden zonder voorafgaande toestemming.

21

VERTROUWELIJKE INFORMATIE

• Werk

Onze activiteiten zijn op verschillende complexe en competitieve markten aanwezig. Elke medewerker dient te beseffen dat vertrouwelijke informatie en handelsgeheimen net zo moeten worden beschermd als andere bedrijfseigendommen. Vertrouwelijke informatie moet absoluut geheim worden gehouden en er moet voorzichtig mee om worden gegaan om te voorkomen dat deze onbedoeld of onrechtmatig wordt vrijgegeven.

• Verwijs

Wij streven ernaar om vertrouwelijke informatie te beschermen. Tijdens het werk hebben velen van ons toegang tot vertrouwelijke informatie, zoals: • bedrijfsplannen,

met inbegrip van mogelijke acquisities of beschikkingen

• prijsstrategieën •

financiële gegevens

•

aanvragen voor octrooien of handelsmerken

• informatie

over productontwikkeling of onderzoek en ontwikkeling

•

informatie over medewerkers en salarissen

• productiemethoden

U mag vertrouwelijke informatie aan niemand buiten het bedrijf onthullen, zelfs niet aan uw eigen familie, tenzij de onthulling voor legitieme bedrijfsdoeleinden is en u er de juiste toestemming voor hebt en, indien van toepassing, dient u een schriftelijke vertrouwelijkheidsovereenkomst te ondertekenen. Deze informatie mag alleen worden gebruikt bij het uitvoeren van de taken waar u voor bent aangenomen. Vertrouwelijke informatie mag zelfs binnen het bedrijf en onder uw collega’s alleen worden gedeeld uit pure noodzaak tot kennisneming. Het onthullen van vertrouwelijke informatie over bijvoorbeeld acquisities, teruggeroepen producten, organisatorische veranderingen, relaties met klanten of verkopers, financiële informatie, persoonlijke gegevens van medewerkers (adressen, telefoonnummers, identificatienummers) of over andere gevoelige informatie buiten het bedrijf, kan schadelijk zijn voor de concurrentiepositie van het bedrijf en de aandeelhouders. Zorg er dus voor dat u vertrouwelijke informatie beschermt: • Wees

voorzichtig met het bespreken van zakelijke onderwerpen in het openbaar, zoals in liften, vliegtuigen, restaurants en wanneer u uw mobiele telefoon gebruikt

in vliegtuigen niet op uw laptop met bedrijfsdocumenten wanneer iemand kan meekijken alle vragen van investeerders, analisten en de media door naar de afdeling Corporate Communications of Investor Relations

• Verwijs

vragen van buitenaf over vertrouwelijke informatie door naar de afdeling Global Security

• Laat

niemand zonder de juiste schriftelijke toestemming toe tot bedrijfslocaties

• Gebruik

geen bedrijfseigen informatie van KimberlyClark om te handelen in aandelen of effecten

• Vraag

het de juridische afdeling als u wilt weten of het gepast is om bedrijfsaandelen te kopen of te verkopen

Voor sociale media, zoals sociale netwerksites, blogs en wiki’s, gelden dezelfde regels als voor andere communicatiemiddelen. Publiceer geen informatie over acquisities, teruggeroepen producten, organisatorische veranderingen, relaties met klanten of verkopers, financiële informatie, persoonlijke gegevens van medewerkers (adressen, telefoonnummers, identificatienummers, etc.), want als deze eenmaal is gepubliceerd, is het wereldwijd voor iedereen beschikbaar, dus ook voor onze concurrenten, zelfs als de publicatie later wordt verwijderd. U dient ervan uit te gaan dat bedrijfsinformatie vertrouwelijk is, tenzij u zeker weet dat het bedrijf de informatie publiekelijk heeft vrijgegeven. Ook zijn alle bestanden, documenten en rapporten die zijn gemaakt of verkregen tijdens de dienstbetrekking, eigendom van het bedrijf. Lees de volgende publicaties voor meer informatie: Insider Trading Procedures (Procedures voor handel met voorkennis), Public Statements with Corporate Implications Policy (Beleid ten aanzien van publieke verklaringen met gevolgen voor het bedrijf), Public Statements with Corporate Implications Policy Instruction (Beleidsinstructies ten aanzien van publieke verklaringen met gevolgen voor het bedrijf), Contracts Policy (Beleid ten aanzien van contracten), Contracts Policy Instruction (Beleidsinstructies ten aanzien van contracten), Corporate Records Administration (Beleid ten aanzien van bedrijfsadministratie), Records Creation, Retention and Destruction Policy (Beleid voor het maken, bewaren en vernietigen van documenten), Global Security Guideline on Proprietary Information (Richtlijnen van Global Security voor bedrijfseigen informatie) en Data Privacy Policy (Beleid ten aanzien van gegevensbescherming).

22

V.

Ik houd een persoonlijke blog bij waarin ik mijn gedachten en gevoelens deel met vrienden. Waarmee moet ik rekening houden voordat ik werkgerelateerde informatie deel?

A. Wees voorzichtig. Voor sociale media,

zoals blogs, wiki’s en sociale netwerksites, gelden dezelfde regels als voor andere communicatiemiddelen. Onthul geen vertrouwelijke bedrijfsinformatie. Schrijf bijvoorbeeld niet over acquisities, teruggeroepen producten, organisatorische veranderingen, relaties met klanten of verkopers, financiële informatie, persoonlijke informatie over medewerkers (adressen, telefoonnummers, identificatienummers), of over andere gevoelige of vertrouwelijke onderwerpen.

V.

Ik heb onlangs een presentatie gehouden voor hoger leidinggevend personeel over de mogelijk acquisitie van een bedrijf. Het projectteam heeft mij gevraagd deze presentatie op een SharePoint-website te plaatsen. Is dat goed?

A.

Wees voorzichtig. Voordat u vertrouwelijke informatie op een SharePointwebsite plaatst, is het uw verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat de toegang beperkt is zodat alleen het projectteam en ander geautoriseerd personeel de informatie kan bekijken. Als u ooit toegang hebt tot informatie op een SharePoint-website waarvan u denkt dat deze beperkt moet zijn, dient u dit onmiddellijk te melden aan de juridische afdeling.

GEDRAGSTIP Wees voorzichtig met wat u deelt buiten Kimberly-Clark. Onder bepaalde omstandigheden kan zelfs het delen van een naam, telefoonnummer en e-mailadres van een collega ongepast zijn. Het kan schadelijk zijn voor het bedrijf en zelfs uw collega en het kan juridische problemen veroorzaken. Neem contact op met de juridische afdeling voordat u mogelijke vertrouwelijke informatie van Kimberly-Clark buiten het bedrijf bekendmaakt.

23

GEBRUIK VAN BEDRIJFSMIDDELEN Wij streven ernaar om de middelen onder ons beheer te beschermen. Hier volgt een lijst van inbegrepen bedrijfsmiddelen (deze lijst is niet uitputtend): •  apparatuur,

machinerieën, gereedschappen en reserveonderdelen

•

productvoorraden en voorziening

•

telefoons, kopieerapparaten en faxmachines

•  computers,

laptops, mobiele telefoons, tablets, printers en andere technologische middelen

• systemen

en hulpmiddelen voor toegang tot e-mail en

internet •

vertrouwelijke informatie en documenten

•

uitvindingen en ideeën

•

handelsmerken, auteursrechten en patenten

•

handelsgeheimen en -plannen

•

uitstaande vorderingen

• zakenrelaties • reputatie

Elke medewerker dient: •  bedrijfsmiddelen

op een verantwoordelijke manier te gebruiken om ervoor te zorgen dat deze niet worden misbruikt of verspild; respecteer en bescherm altijd de reputatie van het bedrijf

•  budgetten,

uitgaven en andere financiële middelen zorgvuldig te beheren

•

 et reis- en uitgavenbeleid van Kimberly-Clark dat h is bedoeld om de efficiëntie te maximaliseren en de kosten te minimaliseren, op te volgen

•

 eveiligingsprocedures in acht te nemen en alert te b zijn op situaties die kunnen leiden tot verlies, diefstal of misbruik van bedrijfsmiddelen

•  het

persoonlijk gebruik van middelen van KimberlyClark tot een minimum te beperken. Incidenteel persoonlijk gebruik van computers om te e-mailen of toegang te krijgen tot internet en van kopieerapparaten, faxmachines en telefoons is toegestaan, zolang dit u niet van uw werk afleidt en in overeenstemming is met het beleid en de procedures van Kimberly-Clark

•  andere

personen, inclusief vrienden en familieleden, niet toe te staan middelen van Kimberly-Clark te gebruiken

•  altijd

uw eigen gebruikersnaam en wachtwoord te gebruiken als u op een computer van Kimberly-Clark werkt en uw wachtwoord aan niemand anders te geven

•

Clark geen software te kopiëren van apparaat naar apparaat, tenzij de softwarelicentie dit toestaat •  de bezittingen van ons bedrijf zorgvuldig te behandelen en

gebruik te vermijden dat tot verlies of schade kan leiden Lees de volgende publicaties voor meer informatie: Corporate Financial Instructions (CFI’s) (Instructies voor bedrijfsfinanciën), Acceptable Internet Use Policy (Beleid voor acceptabel internetgebruik), E-mail Policy (E-mailbeleid), E-mail Guidelines (E-mailrichtlijnen), Information Systems Resources Policy (Beleid voor informatiesystemen), Unsolicited Ideas Policy (Beleid voor ongevraagde ideeën), Property and Asset Protection Guidelines (Richtlijnen voor eigendomsbescherming), Security Procedures (Beveiligingsprocedures), Statement of Accountability (Aansprakelijkheidsverklaring), Data Privacy Policy (Beleid ten aanzien van gegevensbescherming), Global IT Standards (Globale IT-standaarden).

V.

Ik heb net een e-mail ontvangen van mijn teamleider waarin het uiterlijk van een andere medewerker belachelijk wordt gemaakt. Ik vond het grappig en heb de e-mail doorgestuurd naar een aantal anderen uit mijn lijst met contactpersonen. Heb ik de bedrijfsmiddelen misbruikt door slechts een e-mail te versturen?

A.

Ja. Het e-mailen of doorsturen van e-mails met ongepaste grappen of inhoud wordt beschouwd als misbruik van middelen en is dus een overtreding van de gedragscode. Als u dergelijke e-mails ontvangt, dient u ze te verwijderen. En als u het niet vervelend vindt om dit te bespreken met uw teamleider, kunt u feedback geven en vragen zulke e-mails niet meer te versturen.

V.

Ik werk als vrijwilliger in een plaatselijk ziekenhuis. Elke maand moet ik voor het ziekenhuis kopieën van brochures maken. Is het goed dat ik mijn eigen papier vanuit huis meeneem en de kopieën op kantoor maak?

A.

Dat hangt ervan af. Incidenteel gebruik van kantoorapparatuur is acceptabel, maar dit lijkt op een regelmatig terugkerende activiteit. U gebruikt dan wel uw eigen papier, maar maakt nog steeds gebruik van de toner, de inkt en de netwerkbandbreedte van Kimberly-Clark. Raadpleeg daarom uw teamleider of de juridische afdeling om te bepalen of dit in het belang is van Kimberly-Clark.  

 lleen software met juiste licenties te gebruiken op a computers en mobiele apparaten van Kimberly24

GESCHENKEN, VERMAAK EN ANDERE GUNSTEN Het aanvaarden of geven van geschenken, vermaak en andere gunsten kan leiden tot een werkelijke, mogelijke of waargenomen belangenverstrengeling en kan zelfs de lokale wetgeving schenden. Geschenken, vermaak en andere gunsten vertegenwoordigen altijd iets van waarde. Dit is inclusief, maar niet beperkt tot: maaltijden, overnachtingen, kortingen, prijzen, reizen, tickets, elke vorm van geld, aandelen of producten van Kimberly-Clark. In het lokale beleid van uw regio staat hoeveel geschenken, vermaak of andere gunsten u mag aanvaarden of geven. Geschenken, vermaak of gunsten aanvaarden Tijdens uw werk voor Kimberly-Clark kan het voorkomen dat klanten, leveranciers, verkopers of andere zakenrelaties u geschenken, vermaak of andere gunsten aanbieden. Hoewel u kunt vinden dat het aanvaarden hiervan uw gedrag niet zal beïnvloeden, kunnen sommige personen zich verplicht voelen om iets terug te doen. Dit kan hun vermogen om objectieve zakelijke beslissingen in het belang van KimberlyClark te nemen beïnvloeden. Om zulke situaties te voorkomen, dient u zich te houden aan de volgende richtlijnen: Over het algemeen mag u alleen de volgende vormen van geschenken of vermaak aanvaarden van iedereen die zaken doet of zou kunnen doen met Kimberly-Clark: • kleine

geschenken van lage waarde die af en toe worden weggegeven, zoals pennen, kalenders of klein bedrijfsgerelateerd promotiemateriaal

• incidentele,

normaal geprijsde maaltijden met een

zakenrelatie • het

incidenteel bijwonen van sportevenementen, theatervoorstellingen of andere culturele evenementen met een zakenrelatie

Als u niet zeker weet of u een geschenk, maaltijd of evenement mag aanvaarden, bespreekt u dit met uw teamleider of juridische afdeling. Medewerkers mogen: • niets

aanvaarden van een zakenrelatie waardoor u het gevoel krijgt dat u iets terug moet doen of moet beloven iets terug te doen

• niets

aanvaarden in ruil voor zaken met Kimberly-

Ontvangt u iets dat niet aan deze richtlijnen voldoet, dan moet u het teruggeven met de uitleg dat ons beleid u niet toestaat het te houden. Als het volgens sociale gebruiken ongepast is om het terug te geven, raadpleeg dan uw teamleider of de afdeling Personeelszaken om dit op te lossen door het bijvoorbeeld te doneren aan een liefdadigheidsinstelling. Als u niet zeker weet of het aangeboden geschenk, vermaak of de gunst deze richtlijnen of uw lokale beleid schendt, bespreek dit dan met uw teamleider of de juridische afdeling.

V.

Ik bied een verkoper een duur ticket aan voor het wereldkampioenschap voetbal op kosten van Kimberly-Clark en later krijg ik van dezelfde verkoper een duurder ticket voor de Olympische Spelen. Is dat niet goed?

A. Nee. Beiden zitten fout. U dient verkopers geen dure geschenken te geven. Alleen omdat u een duur geschenk hebt gegeven, betekent niet dat u een nog duurder geschenk kunt aannemen.

V.

Een verkoper die graag zaken wil doen met Kimberly-Clark, nodigt mij op zijn minst twee keer per maand uit voor lunch. Is dat goed?

A.

Dat hangt ervan af. Het aanvaarden van uitnodigingen voor etentjes is prima als het om zakelijke besprekingen gaat, maar al te frequente of overdreven luxueuze maaltijden kunnen belangenverstrengelingen veroorzaken. Raadpleeg uw teamleider als een verkoper u voortdurend voor lunch uitnodigt. Informeer de verkoper over de code en ga slechts af en toe naar een zakenlunch met verkopers.

V.

Een verkoper heeft mij aangeboden om schroot van een project dat hij heeft voltooid, bij mij thuis af te leveren. Het project is afgerond en Kimberly-Clark zou het schroot toch hebben weggegooid. Is dat goed?

A.

Nee. Aanvaard nooit items van verkopers van Kimberly-Clark voor persoonlijk gebruik.

Clark

25

Geschenken, vermaak of gunsten aanbieden Wij streven ernaar meer zaken te doen op basis van de superieure eigenschappen, voordelen en kwaliteit van onze producten en services. Het aanbieden van geschenken, vermaak of gunsten om contracten binnen te slepen of veilig te stellen is onethisch en kan onwettig zijn. Er zijn echter omstandigheden waarin het acceptabel is een bescheiden geschenk of vermaak aan te bieden aan een zakenrelatie om de relatie te bekrachtigen of te onderhouden en goede wil te tonen, maar dit moet wel tot een minimum worden beperkt. In het algemeen geldt: • bied

slechts af en toe geschenken, vermaak of gunsten aan dezelfde persoon of hetzelfde bedrijf aan

• beperk

geschenken, vermaak en gunsten tot wat onder de gegeven omstandigheden redelijk en gepast is

• bied

geen geschenken, vermaak of gunsten aan als de andere persoon zich daardoor verplicht gaat voelen om zaken te doen met Kimberly-Clark

• bied

geen geschenken of vermaak aan die ons streven naar wederzijds respect in gevaar kunnen brengen

• zorg

ervoor dat u het beleid ten aanzien van geschenken en vermaak van andere bedrijven niet schendt

• geef

nooit contant geld, cheques, postwissels, cadeaubonnen, coupons, leningen of andere vormen van geld of iets gelijkwaardigs

• zorg

ervoor dat u zich houdt aan lokaal beleid dat van toepassing is in uw land/regio

GEDRAGSTIP Het aanvaarden van dure geschenken van een verkoper, waaronder € 370,00 aan Italiaans porselein, leidde tot ontslag.

26

GESCHENKEN, VERMAAK OF GUNSTEN AANBIEDEN AAN OVERHEIDSFUNCTIONARISSEN Nagenoeg alle landen hebben een wetgeving om omkoping en corruptie te voorkomen. Bovendien kan de corruptiebestrijdingswetgeving van sommige landen niet alleen van toepassing zijn op handelingen van medewerkers van Kimberly-Clark die binnen deze landen worden verricht, maar ook op handelingen die in het buitenland door filialen van Kimberly-Clark worden verricht, en op andere partijen die voor of in het belang van Kimberly-Clark werken. Overtreding van die corruptiebestrijdingswetgeving kan leiden tot zware straffen voor ons bedrijf en kan onze reputatie ernstig beschadigen. U dient niets van waarde direct of indirect aan te bieden, te beloven of te geven, ongeacht de waarde, om zo een officieel regeringsbesluit te stimuleren of te beïnvloeden of om een oneigenlijk voordeel te behalen. Voorbeelden van mogelijk verboden betalingen zijn contant geld, maaltijden, vermaak, zakelijke mogelijkheden, producten van ons bedrijf, aanbiedingen of een baan, bijdragen aan liefdadigheidinstellingen en meer. Bovendien dient u geen faciliterende of bespoedigende betalingen aan te bieden aan overheidsfunctionarissen. Al deze activiteiten kunnen worden opgevat als omkoping of corruptie. Indien de overheidsfunctionaris als professional in de gezondheidszorg wordt beschouwd, zijn er nog strengere regels van toepassing bij interactie met deze persoon. Bied geen steekpenningen aan en accepteer ze niet en voorkom dat anderen dit wel doen. De juridische afdeling kan u adviseren over wat volgens de wet of code verboden is. Kimberly-Clark heeft ook enkele beleidsmaatregelen opgesteld die u voor meer informatie kunt raadplegen. Lees de volgende publicaties voor meer informatie: Conflicts of Interest, Gifts and Disclosure of Confidential Information Policy (Belangenverstrengeling, geschenken en vrijgave van vertrouwelijke informatie), Conflicts of Interest, Gifts and Disclosure of Confidential Information Policy Instruction (Instructies ten aanzien van belangenverstrengeling, geschenken en vrijgave van vertrouwelijke informatie), Anti-Corruption Policy (Corruptiebestrijdingsbeleid), Anti-Corruption Policy Instruction (Beleidsinstructies ten aanzien van corruptiebestrijding) en Guidelines for Interactions with Healthcare Professionals (Richtlijnen voor interactie met professionals in de gezondheidszorg).

V.

Wat is een overheidsfunctionaris?

A. Een overheidsfunctionaris is iemand die voor een overheid of overheidsgestuurde onderneming of politieke partij werkt, zoals ambtenaren, milieuen gezondheidsinspecteurs, douanebeambten, medewerkers van posterijen, leden van juridische instituten en medewerkers van ziekenhuizen die eigendom zijn van de overheid.

V.

De enige manier om een visum op tijd voor een zakenreis in een ander land te krijgen, is als ik een functionaris van de ambassade van dat land betaal. Mag ik dat doen?

A. Nee. De wetgeving van de meeste

landen verbiedt dergelijke betalingen en het bedrijf verbiedt dergelijke betalingen in welk land dan ook te verrichten.

V.

De burgemeester van onze stad komt de fabriek bezoeken voor de openingsceremonie van ons nieuwe pand. Mag ik hem als geschenk enkele productmonsters geven?

A.

Dat hangt ervan af. Veel lokale ambtenaren mogen geen enkele geschenken, hoe klein dan ook, aanvaarden volgens de lokale wetgeving en hun eigen ethische voorschriften. In de V.S. is het geven van geschenken aan overheidsfunctionarissen verboden volgens de Foreign Corrupt Practices Act (wet buitenlandse corrupte praktijken) als de geschenken zijn bedoeld om een besluit te beïnvloeden. Omdat dit een gecompliceerde zaak is en de straffen streng kunnen zijn, moet u dit met de juridische afdeling bespreken voordat u geschenken aan overheidsfunctionarissen aanbiedt.

V.

Mij is verteld dat ik een douanebeambte extra geld moet betalen om onze producten uit te klaren. Mag ik dat doen?

A.

Nee. De wetgeving in de meeste landen verbiedt dergelijke betalingen onder alle omstandigheden en het bedrijf verbiedt dergelijke betalingen in welk land dan ook te verrichten.

27

BEWAREN VAN DOCUMENTEN Wij streven naar een accurate bedrijfsadministratie die onze activiteiten en transacties betrouwbaar weergeven. Wij bewaren de administratie volgens de wettelijke bewaartermijn of de door ons bepaalde bewaartermijn. Onze administratieve bewaartermijn kunt u vinden op onze Corporate Record Administration-website. Enkele voorbeelden van bedrijfsdocumenten zijn: • overeenkomsten • facturen • dienstbetrekkingsdocumenten • uitgavenrapporten • laboratoriumnotities • import-/exportdocumentatie •

fabricage- en productierapporten

V.

Volgens ons beleid ten aanzien van het bewaren van documenten dienen wij e-mails enige tijd te bewaren, maar ik wil graag al mijn e-mails overbrengen op een USB-station en ze voor altijd bewaren. Het neemt geen opslagruimte in van Kimberly-Clark. Ik weet dat ik sommige e-mails nodig zal hebben nadat de bewaartermijn is verlopen. Dan is dit toch goed?

A. Nee. Wij hebben allemaal de plicht om

documenten, zoals e-mails, te vernietigen wanneer deze volgens de wetgeving of onze bewaartermijnen niet meer bewaard hoeven te worden.

• kwaliteitsdocumenten •

onderzoeks- en ontwikkelingsverslagen

• milieudocumenten • verkooprapporten

In overeenstemming met de huidige wetgeving heeft ons bedrijf een beleid voor een goed beheer, onderhoud en behoud van documenten en elke medewerker is verantwoordelijk voor het naleven van dat beleid. Dit betekent dat documenten waarheidsgetrouw en correct moeten zijn, moeten worden bewaard en toegankelijk moeten worden gemaakt voor degenen die ze nodig hebben voor hun taken. Daarnaast moeten deze documenten op de juiste wijze worden vernietigd wanneer deze volgens de wetgeving of onze eigen bewaartermijnen niet langer hoeven te worden bewaard.

28

FINANCIËLE RAPPORTAGE Kimberly-Clark streeft naar een eerlijke, accurate en tijdige vrijgave van financiële informatie. Het rapporteren van financiële informatie vereist de hoogste standaard wat betreft eerlijkheid en integriteit.

(Onkostenvergoedingen voor medewerkers), Expense Reimbursement Policy (Beleid voor onkostenvergoedingen), Anti-Corruption Policy (Corruptiebestrijdingsbeleid).

De integriteit van de boekhoudkundige en financiële documentatie van het bedrijf baseert zich op de nauwkeurigheid en volledigheid van de invoer van informatie in de boeken en rekeningen van het bedrijf. De reputatieschade voor ons bedrijf en onze investeerders als gevolg van fraude of misleidende rapportage kan ernstige vormen aannemen.

Q. Het is bijna het eind van het jaar en er

Oneerlijke financiële rapportage kan ook civiele of strafrechtelijke gevolgen hebben voor de betrokken individuen en ons bedrijf in het geheel. Het rapporteren van valse of misleidende informatie in interne of externe financiële rapporten is strikt verboden.

boekhoudperiode. Declareer kosten voor het jaar waarin ze voorkomen. Neem als het nodig is om dit jaar op voorhand een uitgave te doen voor een handeling die pas volgend jaar plaatsvindt contact op met uw lokale financiële team om de uitgave op te laten nemen als vooruitbetaalde kosten.

Alle medewerkers spelen een rol bij het verzekeren van onze financiële integriteit: • Zorg

ervoor dat transacties de juiste toestemming hebben en goed en tijdig worden geregistreerd

•

 Bescherm bezittingen van het bedrijf goed en vergelijk regelmatig registraties hiervan met werkelijke bezittingen

•

 U dient alleen geldige bedrijfskosten in te dienen en goed te keuren ter vergoeding

•

 olg de instructies voor bedrijfsfinanciën om ervoor te V zorgen dat de boekhouding accuraat en betrouwbaar is

•

 Neem beslissingen over de boekhouding op basis van boekhoudkundige standaarden en het beleid van Kimberly-Clark

•

 Voer geen valse of onbevestigde verklaringen of registraties in de boeken en documenten van ons bedrijf en in geen enkele vorm van publieke vrijgave en interne of externe correspondentie in

Als u omissies, falsificaties of onnauwkeurigheden met betrekking tot gerapporteerde informatie opmerkt, meldt u deze informatie snel volgens het Protocol for Reporting and Escalation of the Code of Conduct Issues (Protocol voor de manier en hiërarchie van het melden van gedragscodekwesties). Lees de volgende publicaties voor meer informatie: Records Creation, Retention and Destruction Policy (Beleid voor het maken, bewaren en vernietigen van documenten), Corporate Records Administration (Beleid ten aanzien van bedrijfsadministratie), Accounting Policies and Practices Policy (Boekhoudkundig beleid en beleid voor boekhoudkundige praktijken), Corporate Financial Instructions (CFI’s) (Instructies voor bedrijfsfinanciën), Internal Control Policy (Beleid voor interne controle), CFI 27-50 Employee Expense Reimbursement

is nog geld over in mijn budget. Kan ik op voorhand uitgaven doen waarvan ik weet dat die volgend jaar komen, zodat ze van toepassing zijn op het budget van dit jaar?

A. Nee. U moet uitgaven verwerken in de juiste

Q. Mijn teamleider heeft mijn team gevraagd zoveel mogelijk uren te werken als nodig is om ons productiedoel te halen, maar er lijkt een ongeschreven wet te bestaan die overuren verbiedt en waaruit blijkt dat alleen 40 werkuren kunnen worden genoteerd in de werktijdrapporten. Wat moet ik doen?

A. Meld het. U moet in overeenstemming

met het lokale beleid en de lokale wetgeving en collectieve arbeidsovereenkomsten altijd de werkelijke werkuren melden. Indien het nodig is dat uw team overuren maakt, moet u die overuren nauwkeurig melden. Indien het u niet is toegestaan overuren te maken, moet u stoppen wanneer uw diensttijd voorbij is. Werk nooit langer door zonder dat dit wordt geregistreerd. Methoden voor het stellen van vragen of het melden van bezorgdheden

Q. Mijn teamleider heeft mij gevraagd een

offerte op te stellen voor € 29.500,00 maar haar bevoegdheid tot goedkeuring is beperkt tot € 14.750,00. Mag ik de offerte opsplitsen in twee offertes om te vermijden dat ik toestemming moet vragen op hoger niveau?

A. Nee. Stel een offerte op voor € 29.500,00

en zorg ervoor dat u de vereiste toestemming krijgt. Meld het incident aan de juridische afdeling of de gedragscodelijn als u het vervelend vindt om uw teamleider tegen te spreken. Methoden voor het stellen van vragen of het melden van bezorgdheden

29

FRAUDEPREVENTIE Alle frauduleuze activiteiten zijn strikt verboden. Kimberly-Clark verwacht van haar medewerkers dat zij: • eerlijk

en integer handelen wanneer zij werken met materiaal, kapitaal en systemen voor financiële rapportage van het bedrijf

•

fraude voorkomen, detecteren en melden

Enkele voorbeelden van fraude zijn: • diefstal

van contant geld, voorraad, producten of andere eigendommen

• kapitaal

van het bedrijf gebruiken om apparaten, voorraden of materiaal voor zichzelf te kopen

• geld

of geschenken van leveranciers aannemen in ruil voor handel met Kimberly-Clark

V.

Een klant heeft me gevraagd deze maand verkopen te registreren voor leveringen die pas de volgende maand plaatsvinden. Wat moet ik doen?

A. Doe het niet. Dit kan onze financiële

resultaten beïnvloeden en wordt beschouwd als fraude. Bespreek dit met uw teamleider om hem/haar op de hoogte te brengen van de problemen die u met deze klant hebt.

V.

• valse

Dit weekend heb ik per ongeluk mijn bedrijfskaart gebruikt om mijn eigen voertuig bij te tanken. Zit ik nu in de problemen?

• ongevallenvergoeding

A. Nee. We maken allemaal fouten.

of misleidende aanvragen indienen voor onkostenvergoeding aannemen wanneer u niet langer gewond bent of geen hinder van het ongeval meer ondervindt

• verhaalbare

eigendommen of schulden afschrijven

• bedrijfseigendommen

gebruiken voor persoonlijk

Zorg ervoor dat u dit noteert in uw volgende uitgavenrapport en betaal de kosten. Als dit echter een terugkerend probleem is, kan dit leiden tot disciplinaire maatregelen.

voordeel •

verkopen registreren voordat ze zijn afgesloten

•

werktijdrapportage vervalsen

• ongeldige

journaalposten maken in het boekhoudsysteem

• betalingen

autoriseren of ontvangen voor ongeleverde goederen of onverrichte diensten

• betalingen

autoriseren of ontvangen voor uren waarin niet is gewerkt, of voor niet-bestaande/nietgedocumenteerde uitgaven

•

elk soort vervalsing

30

Doen wat juist is op de manier van Kimberly-Clark Het lezen van de code is slechts het begin. Wij verwachten dat iedereen altijd op een ethisch verantwoorde manier en legaal handelt in overeenstemming met de gedragscode. Doen wat juist is op de manier van Kimberly-Clark. Wij zijn allemaal zelf verantwoordelijk voor onze eigen naleving van de gedragscode, voor het rapporteren van vermoedelijke overtredingen en voor het meewerken met bedrijfsonderzoeken naar mogelijke overtredingen. Als u een gedragscodekwestie te goeder trouw ter sprake brengt, kunt u noch uw baan noch uw voordelen verliezen. Ook kunt u niet worden gedegradeerd, geschorst, bedreigd, geïntimideerd of gediscrimineerd.

De code voorziet in richtlijnen voor de juiste omgang met klanten, leveranciers, andere medewerkers, concurrenten en het publiek. Er zijn een aantal methoden beschikbaar voor het beantwoorden van uw vragen of voor het melden van overtredingen. Zie Methoden voor het stellen van vragen of het melden van bezorgdheden in deze code.

31

TELEFOONNUMMERS GEDRAGSCODELIJN Land Toegangscode Gratis nummer Oostenrijk............................................................. 0800-200-288..................................................................... 800-482-6020 Ecuador (Andinatel)............................................. 1-999-119........................................................................... 800-482-6020 Ecuador (Pacifictel).............................................. 1-800-999-119.................................................................... 800-482-6020 Guatemala............................................................ 138-126 or 999-91-90......................................................... 800-482-6020 Honduras ............................................................. 800-0123 ............................................................................ 800-482-6020 India ..................................................................... 000-117 .............................................................................. 800-482-6020 Japan (KDDI) ....................................................... 00-539-111 ........................................................................ 800-482-6020 Japan (Softbank) ................................................. 00-665-5111 ...................................................................... 800-482-6020 Nicaragua ............................................................ 1-800-0164 ........................................................................ 800-482-6020 Paraguay ............................................................. 008-11-800 ........................................................................ 800-482-6020 Rusland ............................................................... 8^10-800-110-1011 ........................................................... 800-482-6020 Rusland (Moskou) ............................................... 363-2400 ............................................................................ 800-482-6020 Saudi-Arabië ........................................................ 1-800-10 ............................................................................ 800-482-6020 Turkije .................................................................. 0811-288-0001 .................................................................. 800-482-6020 Oekraïne .............................................................. 8 ^ 100-11 ......................................................................... 800-482-6020 Venezuela ............................................................ 0 800 2255 288 .................................................................. 800-482-6020 Vietnam ................................................................ 1-201-0288 ........................................................................ 800-482-6020

Het ^-teken in sommige codes betekent dat u op de tweede kiestoon moet wachten. Land ............................................. Gratis nummer Argentinië ..................................... 0-800-444-3594 Australië ........................................ 1-800-082-171 Bahrein.......................................... 8000-4149 België............................................ 0800-7-2974 Bolivia ........................................... 800-100420 Brazilië .......................................... 0800-891-4205 Canada.......................................... 1-800-482-6020 Chili ............................................... 1230-020-5512 China (Noord) ............................... 10-800-711-0649 China (Zuid) .................................. 10-800-110-0590 Colombia ...................................... 01-800-912-0114 Costa Rica .................................... 0-800-011-1094 Tsjechië ......................................... 800-142-323 Dominicaanse Republiek ............. 1-800-482-6020 El Salvador ................................... 800-6267 Duitsland ...................................... 0800-181-5936 Griekenland .................................. 00-800-11-008-3594 Hongkong ..................................... 800-903071 Hongarije ...................................... 06-800-18318 Indonesië ...................................... 001-803-1-008-3594 Israël ............................................. 180-941-3594 Italië .............................................. 800-788427 Jamaica ........................................ 1-800-482-6020 Korea ............................................ 00798-1-1-008-3594 Maleisië ........................................ 1-800-81-2478 Mexico .......................................... 001-800-482-6020

Land ............................................. Gratis nummer Nederland ..................................... 0800-022-0375 Nieuw-Zeeland ............................. 0800-450-245 Panama ........................................ 01-800-482-6020 Peru .............................................. 0800-5-2697 Filipijnen ....................................... 1-800-1-111-0083 Polen ............................................. 0-0-800-111-1626 Portugal ........................................ 800-811-807 Singapore...................................... 800-110-1537 Zuid-Afrika .................................... 0800-980072 Spanje .......................................... 900-97-1068 Zwitserland ................................... 0800-561-031 Taiwan ........................................... 00-801-10-4085 Thailand ........................................ 001-800-11-008-3594 Trinidad/Tobago ............................ 1-800-482-6020 Verenigd Koninkrijk ....................... 0-0808-234-7569 Uruguay ........................................ 000-411-008-3594

De toegangscodes gebruiken 1. Toets de toegangscode in 2. Wacht op de kiestoon of instructies 3. Toets het gratis nummer in Als uw land niet staat vermeld, kunt u het online meldingsformulier gebruiken dat u hier vindt: https://iwf.tnwgrc.com

32

Door elke dag te doen wat juist is en onze gedragscode met overtuiging na te leven, kunt u ons helpen een positieve en productieve werkplek te creëren. En dat is de soort werkplek die we allemaal verdienen. Thomas J. Falk Chairman of the Board en Chief Executive Officer

Gedeponeerd handelsmerk en *handelsmerk van Kimberly-Clark Worldwide, Inc. Neenah, WI 54956. © 2014 KCWW Formuliernummer: COC0001

www.kimbery-clark.com 33