www.varioclub.com
Jakarta, 6 Juli 2009 No. Hal Lamp
: 001/HVC-SPN/V/2009 : Permohonan Dana Touring : 1. Design Kaos 2. Rincian Anggaran Touring Jakarta-Bali 3. Break Down Etape Touring 4. Susunan Tim Kerja Touring Jambore Nasional HVC 5. Form Persetujuan dan Tanda Terima Sponsor 6. Bentuk Kerjasama Partnership/Sponsorship
Kepada Yth. Pimpinan PT. Wahana Makmur Sejati Di tempat Mitra usaha yang terhormat, Dalam rangka turut merayakan JAMBORE NASIONAL III di Bali, bersama surat ini kami bermaksud mengajukan permohonan dana atau materiil untuk kebutuhan kegiatan tersebut. Kegiatan ini akan dihadiri oleh HVC Pusat (Jakarta), dan chapter-chapter seperti Chapter Bekasi, dan Chapter Depok. Kegiatan ini adalah agenda tahunan dari Paguyuban Vario Nusantara untuk menjalin persaudaraan sesama anggota HVC dan klub-klub Vario yang ada di seluruh wilayah Indonesia.
Demikianlah proposal ini kami sampaikan. Atas kerjasama dan perhatian yang diberikan kami ucapkan terima kasih.
Hormat Kami PIC ALL HONDA VARIO GOES TO BALI
(Ain Widianurizki) Ketua Harian Honda Vario Club
Sekretariat : Komp depdiknas Slipi Jak-Brt 11480, Jl. Tridharma No.2 Rt.12/08
www.varioclub.com
PROPOSAL ALL HONDA VARIO GOES TO BALI
I.
Latar Belakang Honda Vario Club (HVC) merupakan club motor matic pertama bermerk “Honda Vario” yang berdiri pada tanggal 26 November 2006 di Jakarta. Dengan motto “Absolute Brotherhood”, HVC tumbuh menjadi klub motor matic berskala nasional yaitu seiring berdirinya Chapterchapter yang tersebar di beberapa daerah di Indonesia, diantaranya : Depok, Bekasi, Bali, Cianjur, Pekanbaru, Medan, Samarinda, Semarang, Cilegon, Kudus, Surabaya, Banjarmasin, Banjar Baru, dll. Dan setiap tahunnya keseluruhan Honda Vario Club baik Pusat maupun chapter mengadakan pertemuan akbar yang dikenal dengan “JAMBORE NASIONAL”. Pada tahun 2009 ini merupakan kali ketiganya HVC menggelar JAMBORE NASIONAL setelah Jambore pertama diadakan di Jakarta dan kedua di Yogyakarta.
II.
Nama Kegiatan Kegiatan Proposal ini adalah Perjalanan (Touring) seluruh Honda Vario Club (All Honda Vario Matic Goes to Bali).
III. Maksud dan Tujuan Kegiatan Maksud dari proposal kegiatan ini adalah menghimpun dana atau materiil kebutuhan dari pihak ketiga atau mitra usaha/partnership untuk Perjalanan (Touring) seluruh Honda Vario Club atau All Honda Vario Matic Goes to Bali. Adapun Tujuan dari kegiatan ini adalah menjelajah sebagian nusantara khususnya dengan rute Jakarta-Bali secara bersama-sama.
IV.
Waktu Kegiatan Waktu Kegiatan adalah 1 (satu) Minggu, terhitung mulai tanggal 13-18 Agustus 2009. Adapun rincian kegiatan terlampir.
V.
Peserta Target Jumlah Peserta dari kegiatan ini berjumlah 50 (Lima Puluh) Orang.
VI.
Anggaran Adapun total biaya yang dibutuhkan untuk kegiatan ini adalah sebesar Rp. 49.963.750,(Empat Puluh Sembilan Juta Sembilan Ratus Enam Puluh Tiga Ribu Tujuh Ratus Lima Puluh Rupiah). Rincian Anggaran terlampir.
Sekretariat : Komp depdiknas Slipi Jak-Brt 11480, Jl. Tridharma No.2 Rt.12/08
www.varioclub.com
VII. PENUTUP
Demikianlah permohonan ini kami sampaikan, kami mengucapkan terima kasih atas dukungan dan partisipasi bapak/ibu sekalian.
Hormat Kami PIC ALL HONDA VARIO GOES TO BALI
(Ain Widianurizki) Ketua Harian Honda Vario Club
Sekretariat : Komp depdiknas Slipi Jak-Brt 11480, Jl. Tridharma No.2 Rt.12/08
www.varioclub.com
LAMPIRAN 1- Design T-Shirt
LAMPIRAN 2- Rincian Anggaran Touring
Deskripsi
No
Unit
Jumlah
1
BBM :Jkt-Bali (1.739KM) utl 1km/40lt
50
Mtr
2
Pelumas : 2 klg @ Rp. 30.000
50
Mtr
1
Penginapan utk 3hr 2 mlm @ Rp. 250.000/kmr
20
kmr
10,000,000
2
Penyebrangan Ketapang-Gilimanuk @ Rp. 30.000
50
Org
1,500,000
3
Makan @ Rp. 20.000/org selama 3 hr
50
Org
3,000,000
4
Dokumentasi : Sewa Kamera, Flash, Cuci Cetak3R, Album Foto
1
Pkt
500,000
5
Biaya Pengawalan Touring JKT-Bali PP via Polda Metro Jaya
1
Pkt
6
Peralatan P3K
1
Pkt
12,000,000 400,000
TOTAL
Sekretariat : Komp depdiknas Slipi Jak-Brt 11480, Jl. Tridharma No.2 Rt.12/08
19,563,750 3,000,000
49,963,750
www.varioclub.com
LAMPIRAN 3- Break Down Etape Touring
Pukul
Acara
Kamis,
Berangkat dan Registrasi peserta
Panitia All Honda - Regristrasi Vario Goes to - Scrut Bali dan TIM SR
Pit Stop Patung Panahan Senayan
- menuju Stasiun Senen
TIM SR
- Antri tiket
Rute turing : Panahan, stasiun senen / manggarai
13 Agustus 2009
PIC
Tugas
Ket.
14.00 – 15.00 15.00 – 18.00
- pengepakan kendaraan untuk diangkut dengan gerbong barang 18.00 –20.00
Menunggu kereta
Panitia Turing
- Pembagian tempat duduk
Kereta Bisnis “GUMARANG”
20.00 – 10.00
Perjalanan menuju SURABAYA
Panitia Turing
- Tiba di Surabaya, disambut oleh VCS
Kereta Bisnis “GUMARANG”
10.00 – 12.00
Istirahat
Panitia Turing
Mandi, sholat dan makan malam
13.00 – 24.00
Perjalanan menuju BALI
TIM SR
Jum’at, 14 Agustus 2009
Sabtu, 15 Agustus 2009
-
VCS
-
Penjemput an HVC Bali di Kota Negara
-
Klub lain yang janjian berangkat bersama.
Panitia All Honda Vario Goes to Bali
- Pengawalan menuju Tempat Terselenggaranya Jambore HVC III Komplek LANUD, AURI Ngurah Rai Bali
Mengikuti acara JAMBORE VARIO NASIONAL III
Sekretariat : Komp depdiknas Slipi Jak-Brt 11480, Jl. Tridharma No.2 Rt.12/08
Surabaya Surabaya - Bali
www.varioclub.com
Pukul
Acara
Sabtu-Minggu,
JAMBORE VARIO NASIONAL III
15-16 Agustus 2009
Senin,
TOUR DA’ BALI
Persiapan pulang
15.00 – 18.00
Selasa, 18 Agustus 2009
Tugas
- Pengepakan kendaraan untuk diangkut truk Penyebrangan Gilimanuk Ketapang
Tiba di Wahana gunung sahari Jakarta
08.00
Rolling Bebrapa tempat di Bali
TIM SR
- Cek ulang peserta
-Packing Barang barang
- Rolling Bali ke Gilimanuk
Kembali Jakarta
TIM SR
TIM SR
TIM SR
Cek Tiketing Peserta
Cek Ulang Peserta
Panitia All Honda Vario Goes to Bali
LAMPIRAN 4- Tim Kerja Pengarah
:
Bro Ryan (Ketum HVC)
Ketua
:
Bro Ain
Wakil Ketua
:
Bro Dimas
Sekretaris
:
Bro Rustam, SH
Bendahara
:
Sis Debby
Hubungan Masyarakat
:
Bro Ridwan Kurnia Bro Reza
Panitia AHVGTB Chapter
Ket.
Panitia All Honda - Komplek LANUD, Vario Goes to AURI Ngurah Rai Bali - Keliling Pulau Bali HVC Bali
Panitia All Honda Vario Goes to Bali
17 Agustus 2009
09.00 – 12.00
PIC
:
Sis Rara Bro Aming Bro Bilal Bro Adi Bro Dika
Sekretariat : Komp depdiknas Slipi Jak-Brt 11480, Jl. Tridharma No.2 Rt.12/08
Pelabuhan Gilimanuk
Tiba Di Jakarta
ke
www.varioclub.com
Sie Dokumentasi
:
Bro Andika Bro Reza
Sie Publikasi
:
Bro Yulius Chan Bro Ghani Bro Regi
Sie Perlengkapan & Peralatan
:
Bro Qui Bro Emen
Sie Keamanan
:
Bro Andre
Sie P3K & Safety Riding
:
Bro Fredrik Team SR HVC
Sekretariat : Komp depdiknas Slipi Jak-Brt 11480, Jl. Tridharma No.2 Rt.12/08
www.varioclub.com
Series 001/HVC-SPN/V/2009
PERSETUJUAN SPONSOR
Yang bertanda tangan di bawah ini, Nama
: ……………………………………………………………………………………
Jabatan
: ……………………………………………………………………………………
Perusahaan
: ……………………………………………………………………………………
Telepon
: ………………………………………………………Fax..……………………
Menyatakan setuju berperan sebagai salah satu sponsor dalam kegiatan ALL HONDA VARIO GOES TO BALI ini, dengan memberikan bantuan dana sebesar Rp. ………………………………………………….. dan bantuan produk sebanyak …………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………..
Jakarta,
2009
(………………………………………….) CUT HERE Series 001/HVC-SPN/V/2009
BUKTI PEMBAYARAN
Yang bertanda tangan di bawah ini, Nama
: ……………………………………………………………………………………
Jabatan
: ……………………………………………………………………………………
Perusahaan
: ……………………………………………………………………………………
Telepon
: ………………………………………………………Fax..……………………
Menyatakan setuju berperan sebagai salah satu sponsor dalam kegiatan ALL HONDA VARIO GOES TO BALI ini, dengan memberikan bantuan dana sebesar Rp. ………………………………………………….. dan bantuan produk sebanyak …………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………..
Jakarta,
2009
(………………………………………….) Sekretariat : Komp depdiknas Slipi Jak-Brt 11480, Jl. Tridharma No.2 Rt.12/08
www.varioclub.com
LAMPIRAN 6- Kerjasama Partnership/Sponsorship
BENEFIT BAGI SPONSOR 1. Meningkatkan brand awareness terhadap produk sponsor Acara
ini
akan
dihadiri
oleh
Club
Honda
Vario
se-Indonesia
dan masyarakat umum penggguna kendaraan bermotor roda dua (2) region Bali. 2. Ajang promosi langsung dan tepat bagi produk sponsor 3. Menonjolkan personal approach sebagai salah satu bentuk kepedulian sponsor pada customer dalam perjalan maupun di lingkungan event. 4. Nama baik sponsor akan semakin dikenal oleh masyarakat pada umumnya dan seluruh anggota Club Honda Vario se-Indonesia pada khususnya.
JENIS PARTISIPASI Event Jambore Nasional III All Honda Vario Goes To Bali menawarkan 3 (tiga) paket pilihan Kemitra Usahaan (partnership) bagi perusahaan Anda yang sifatnya masih dapat dinegosiasikan.
A. PARTNERSHIP TUNGGAL 1. Membiayai anggaran biaya diatas 80% 2. Kontrapretasi terlampir
B. PARTNERSHIP PENDAMPING 1. Membiayai anggaran biaya diatas 20% 2. Kontrapretasi terlampir
C. PARTNERSHIP IN-KIND Kontrapretasi
sponsor
In-Kind
diberikan
oleh
pihak
partnership.
Bentuknya dapat berupa promosi dan penyebaran contoh produk saat pelaksanaan acara atau penggantian ongkos produksi materi yang sifatnya dapat dinegosiasikan oleh kedua belah pihak.
Sekretariat : Komp depdiknas Slipi Jak-Brt 11480, Jl. Tridharma No.2 Rt.12/08
www.varioclub.com
KONTRAPRETASI No
1
Benefit
Tunggal
Pendamping
In-Kind
Uraian
Stand HVC Jakarta
Ukuran (2x4)
Ukuran (2x3)
Ukuran
-
menjual produk pada
(2x2)
saat acara 2.
Penyebutan nama produk
Ya
Ya
Tidak
Radio
Ya
Ya
Ya
MC
Large
Medium
Small
Ilustrasi
Large
Medium
Small
Ilustrasi
Large
Medium
Small
Ilustrasi
Large
Medium
Small
Ilustrasi
Large
Medium
Small
Ilustrasi
25 buah
10 buah
5 buah
partnership dalam iklan radio (adlips ) 3.
Penyebutan nama produk partnership oleh mc selama acara
4.
Penempelan Sticker Logo partnership pada 50 kendaraan HVC Jakarta
5.
Logo partnership pada 50 name tag AHGTB
6.
Logo partnership pada 1 baliho panitia AHGTB
7.
Logo partnership pada 50 T-shirt panitia AHGTB
8.
Logo partnership pada 500 bookmark panitia AHGTB
9.
Spanduk partnership *
-
*Disediakan oleh partnership Logo hanya terdapat pada ruang partnership.
Sekretariat : Komp depdiknas Slipi Jak-Brt 11480, Jl. Tridharma No.2 Rt.12/08
www.varioclub.com
MATERI PUBLIKASI 1. Sponsor harus menyerahkan nama atau logo perusahaan segera setelah kontrak ditandatangani. 2. Materi publikasi ( sticker, flayers, spanduk, name tag, t-shirt) didesain dan dapat diproduksi oleh panitia atau pihak sponsor dan menjadi wewenang serta tanggung jawab panitia. 3. Penempatan serta pemasangan materi publikasi merupakan tanggung jawab dan wewenang panitia.
TARGET PASAR Target pasar Anda tidak hanya Anggota Honda Vario Club asal Jabodetabek yang hadir pada acara ini, tapi juga Anggota Honda Vario Club dari berbagai daerah di Indonesia, serta masyarakat umum di wilayah region Bali yang akan menikmati sarana publikasi acara ini.
SARANA PUBLIKASI Sarana publikasi yang akan digunakan untuk mempromosikan kegiatan Jambore Nasional III Honda Vario Club dan selama perjalanan All Honda Vario Goes To Bali. Media Cetak
: Majalah Motorplus, Otomotif, Spion, Detik.com dll
Media Audio
: Radio - radio Jakarta dan Bali
Sarana Media Outdoor :
Sticker, leaflet, poster, spanduk, yang
akan dipasang di
tempat yang strategis misal pada kendaraan yang digunakan selama perjalanan, tempat kopdar sebelum acara , stand Honda Vario Club yang akan didirikan pada saat event, T-Shirt Sponsor yang
akan
dikenakan
selama
perjalanan
berlangsungnya acara.
Sekretariat : Komp depdiknas Slipi Jak-Brt 11480, Jl. Tridharma No.2 Rt.12/08
atau
saat
www.varioclub.com
SYARAT PEMBAYARAN 1. Pembayaran pertama sebesar 70% dari jumlah keseluruhan diberikan kepada panitia saat kontrak ditandatangani. 2. Pembayaran kedua untuk nilai sesi kontrak yang belum dibayar diberikan kepada panitia selambat – lambatnya 2 minggu sebelum acara diadakan. 3. Pembayaran dapat dilakukan secara transfer ke rekening panitia All Honda Vario Goes To Bali (Pusat Jakarta ): Bank BCA Cabang KS Tubun a/n Maria Debora i. No. Rekening : 526-056-0281 4. Pembayaran secara tunai / cek hanya dapat diterima oleh ketua panitia dan bendahara.
LAIN – LAIN Sponsor dalam bentuk selain uang hendaknya diserahkan kepada panitia paling lambat 24 Juli 2009 sebelum keberangkatan dan pelaksanaan kegiatan, dialamatkan ke sekretariat Honda Vario Club (Pusat) Jl. Tridharma No.2 Rt.12/08 Komplek depdiknas Slipi Jakarta Barat 11480. Apabila pihak sponsor membatalkan kontrak, 80% dana yang telah diserahkan menjadi milik panitia. Apabila pembatalan dilakukan oleh pihak panitia maka segala bentuk sponsorship yang telah diserahkan kepada panitia dikembalikan sepenuhnya kepada sponsor. Apabila terjadi hal – hal yang tidak diinginkan (kerusuhan, bencana alam, dll) yang menyebabkan tidak bisa terlaksananya acara Jambore All Honda Vario Goes To Bali maka sponsor dan panitia akan menyelesaikan dengan cara kekeluargaan.
Adapun ketentuan yang belum tercantum dalam proposal ini dapat ditentukan kemudian berdasarkan kesepakatan antara perusahaan yang bersangkutan dengan panitia All Honda Vario Goes To Bali.
Untuk keterangan lebih lanjut dan pemesanan sponsorship hubungi :
Bendahara : Debby ( 085880735696 )
Humas : Ridwan K ( 0856.1578.516 )
Sekretaris : Rustam ( 021-93664493 )
Sekretariat HVC : ‘Ain W ( 081.8268.264 )
Sekretariat : Komp depdiknas Slipi Jak-Brt 11480, Jl. Tridharma No.2 Rt.12/08