De Digitale Feiten Trends in digitaal erfgoed sinds 2008
Een publicatie van Stichting Digitaal Erfgoed Nederland Den Haag, maart 2015
Gerhard Jan Nauta & Marco de Niet
Colofon Titel
De Digitale Feiten
Ondertitel
Trends in digitaal erfgoed sinds 2008
Auteurs
Gerhard Jan Nauta & Marco de Niet
Uitgever
Stichting Digitaal Erfgoed Nederland, Den Haag
ISBN
978-90-813615-0-7
NUR
982 – Informatie en Management
Coördinatie
Samantha Castano
Tekstredactie
Corine van Renswoude
Vormgeving
Lust Graphic and Interactive Design
Druk
Veenman
+
Dit boekje is uitgegeven ter gelegenheid van de Week van het Digitaal Erfgoed, 9-12 maart 2015. Context van De Digitale Feiten Tussen 2008 en 2014 hebben in Europa drie statistische onderzoeken plaatsgevonden die het mogelijk maken de ontwikkelingen rond digitaal erfgoed te duiden. Stichting Digitaal Erfgoed Nederland heeft in deze onderzoeken (NUMERIC en ENUMERATE 1 & 2) de Nederlandse bijdrage gecoördineerd. Met groot genoegen presenteert DEN nu een publicatie met de belangrijkste trends die uit de verzamelde gegevens kunnen worden afgeleid. Stichting Digitaal Erfgoed Nederland DEN is het Nederlandse kenniscentrum voor digitaal cultureel erfgoed. Vanuit deze rol zet DEN zich in voor duurzame beschikbaarheid van digitaal cultureel erfgoed ten behoeve van de kennissamenleving. DEN bevordert samenwerking tussen erfgoedinstellingen in digitale infrastructuren en legt daarbij de nadruk op efficiëntie, waardecreatie en vraaggerichtheid. DEN doet dit onder andere door versterking van statistische kennis over het digitaal erfgoed. Gedrukte versie Van De Digitale Feiten – Trends in digitaal erfgoed sinds 2008 is een speciale, bijzonder vormgegeven, gedrukte versie verschenen. Deze is te bestellen via communicatie[a]den.nl. Stichting DEN Prins Willem-Alexanderhof 5 2595 BE Den Haag e:
[email protected] t: 070 - 314 03 43 f: 070 - 314 01 00 w: www.den.nl
1
Inhoud
1. Inleiding ........................................................................................................................ 3 2. De belangrijkste trends .......................................................................................... 5 2.1 Digitaliseringsactiviteiten
5
2.2 Toegang en gebruik van digitale collecties
7
2.3 Duurzame toegankelijkheid
10
2.4 Budgetten voor digitalisering
11
3. Specifieke trends ..................................................................................................... 16 3.1 Veelvoorkomende digitale collecties
16
3.2 Born digital erfgoed
17
3.3 De mate waarin collecties beschreven zijn
19
3.4 Informatie- en digitaliseringsbeleid
20
3.5 Duurzame opslag
21
3.6 Online beschikbaarheid
22
3.7 Gebruik van digitale collecties
23
3.8 Eenmalige en structurele kosten
24
3.9 Zelf doen of uitbesteden?
25
3.10 Inzet van vrijwilligers
26
2
De Digitale Feiten Trends in digitaal erfgoed sinds 2008
1. Inleiding In de afgelopen tien jaar zijn de ontwikkelingen rond digitaal erfgoed (gedigitaliseerd fysiek erfgoed, digitaal ontstaan (born digital) erfgoed en digitale documentatie van erfgoed) in een stroomversnelling terecht gekomen. Anno 2015 is digitaal materiaal bij bijna iedere erfgoedinstelling in Nederland een vast onderdeel geworden van de collectie en dienstverlening. Ook de Nederlandse overheid stuurt aan op de totstandkoming van een Digitale Collectie Nederland: alle erfgoedinstellingen met digitale collecties zouden er vanuit hun publieke taak voor moeten zorgen dat hun digitale materiaal verbonden kan worden met andere collecties die relevant zijn voor de geschiedenis en cultuur van Nederland. Bij dergelijke landelijke ambities is het van belang dat zowel de erfgoedinstellingen als de overheid een goed beeld hebben van de manier waarop de digitale activiteiten van alle partijen zich tot elkaar verhouden. Sinds 2007 verricht Stichting Digitaal Erfgoed Nederland (DEN) statistisch onderzoek naar digitaal erfgoed. In het kader van Europese projecten heeft DEN data verzameld over de digitalisering bij Nederlandse erfgoedinstellingen. Op basis van deze gegevens zijn al eerder enkele rapporten en artikelen gepubliceerd. Dit boekje geeft een overzicht van belangrijke trends die DEN in de afgelopen 8 jaar heeft gesignaleerd. Het boekje laat zien welke digitale feiten we op een rijtje hebben, maar ook waar onze kennis nog hiaten vertoont en hoe we met elkaar kunnen werken aan verdere professionalisering van de digitale dienstverlening in de erfgoedsector. Ons onderzoek naar de digitale activiteiten van Nederlandse erfgoedinstellingen heeft tot nu toe drie grote onderzoeksrondes gehad: in 2008, in 2012/2013 en in 2013/2014 (zie kader 1 in de omslag). Aan deze onderzoeken hebben respectievelijk 119, 143 en 141 Nederlandse erfgoedinstellingen meegewerkt. Zonder de ruimhartige medewerking van deze instellingen - het verzamelen van statistische data is geen sinecure - had dit boekje niet geschreven kunnen worden.
3
De indeling die we in dit boekje hanteren geeft de vier thema’s weer die ook in de onderzoeken centraal stonden. 1. Digitaliseringsactiviteiten: Hoeveel digitaal materiaal is er beschikbaar? Met welke snelheid groeien de digitale erfgoedcollecties in Nederland? 2. Toegang tot en gebruik van de digitale collecties: In welke mate wordt er van dat materiaal gebruik gemaakt? Via welke kanalen gebeurt dat? 3. Duurzame toegankelijkheid: Wat wordt er gedaan om de bruikbaarheid van ons digitaal erfgoed veilig te stellen voor toekomstige generaties? 4. Budgetten voor digitalisering: Hoe veel besteden de instellingen aan hun digitale activiteiten en wat zijn de belangrijkste financieringsbronnen? Na een algemene beschrijving van de belangrijkste trends op deze thema's, pikken we er een tiental specifieke gegevens uit die de gesignaleerde trends nader onderbouwen. Aan het eind van dit boekje doen we een oproep aan de Nederlandse instellingen om in de toekomst weer mee te werken aan nieuwe onderzoeksrondes.
Onderzoek naar digitaal erfgoed In 2007 gaf de Europese Commissie de opdracht aan het Britse Chartered Institute of Public Finance & Accountancy (CIPFA) om in alle EU-landen de stand van zaken rond digitalisering van cultureel erfgoed in kaart te brengen. De Commissie was 10 jaar daarvoor gestart met de financiering van de eerste Europese projecten rond digitaal erfgoed en wilde beter zicht krijgen op de resultaten. Omdat er nog geen methodologie bestond om de voortgang van erfgoeddigitalisering te meten, heeft CIPFA in het project NUMERIC een statistisch kader ontwikkeld en op basis daarvan veldonderzoek gedaan. In mei 2009 publiceerde CIPFA het eindrapport. Het rapport bevatte statistieken gebaseerd op data van 788 Europese erfgoedinstellingen. Ook werden er aanbevelingen gedaan voor vervolgonderzoek. Op verzoek van het ministerie van OCW heeft DEN de Nederlandse bijdrage gecoördineerd. Van de 788 respondenten kwamen 131 instellingen (16%) uit Nederland. Hiermee leverde ons land van alle Europese landen de grootste bijdrage aan NUMERIC. Door deze getoonde betrokkenheid werd DEN door de Europese Commissie gevraagd het vervolg op NUMERIC voor te bereiden door een Special Interest Group samen te stellen en voor te zitten.
4
De resultaten en gehanteerde methode van CIPFA riepen naast waardering ook diverse vraagtekens op. Onder andere over de gebruikte terminologie en vergelijkbaarheid van de verzamelde data. De door DEN opgerichte Special Interest Group besloot onder een nieuwe naam, ENUMERATE, een project op te zetten met twee nieuwe onderzoeksrondes, uitgevoerd tussen 2012 en 2014. Deze waren bedoeld om nieuwe generieke gegevens van een zo groot mogelijke groep erfgoedinstellingen te verzamelen. Tussen deze twee rondes was ruimte gereserveerd voor kwalitatief, evaluerend onderzoek om de statistische methode nader te testen. Het onderzoek concentreerde zich op instellingen met de expliciete taak om de eigen collecties te behouden voor het nageslacht. Het project ENUMERATE werd geleid door het Britse Collections Trust. DEN was verantwoordelijk voor de methodologieontwikkeling en zorgde voor de benodigde inbreng van de Nederlandse instellingen.
Meer info: www.enumerate.eu www.den.nl (bekijk de publicaties en artikelen van DEN onder de knop ‘leesvoer’)
2. De belangrijkste trends 2.1 Digitaliseringsactiviteiten Wanneer we inzoomen op de digitaliseringsactiviteiten van instellingen, zien we dat de afgelopen twee decennia de nadruk vooral is gelegd op het digitaliseren van fysieke collecties en op nieuwe vormen van dienstverlening die daarmee gerealiseerd konden worden. Het uitgangspunt voor veel instellingen was het toevoegen van digitale reproducties aan de collectieregistratiesystemen. Pas sinds enkele jaren zien we dat instellingen hun digitale collecties ook buiten de eigen website en databases aanbieden, bijvoorbeeld via aggregatiediensten en sociale media. Langzamerhand leggen ook steeds meer erfgoedinstellingen actief collecties aan met born digital erfgoed. Iets meer dan de helft van de instellingen is al hiermee gestart. Schiet het op met het in digitale vorm reproduceren van de fysieke collecties in bibliotheken, archieven en musea? Is het einde van de digitaliseringsslag in zicht? De trends uit de statistieken van de afgelopen jaren zijn niet eenduidig. 5
Dit komt omdat de meeste instellingen niet in staat zijn de precieze omvang van hun fysieke collectie op te geven en ook niet bijhouden welk percentage ervan is gedigitaliseerd. De verzamelde cijfers zijn dus schattingen, waarbij geen weging kon plaatsvinden om de verschillen in omvang van de fysieke collecties te compenseren.
Stand van digitalisering van erfgoed in 2014 Gedigitaliseerd Archieven (n=34)
Nog te digitaliseren
8
Bibliotheken (n=8)
36 18
56 42
Musea (n=82)
40
36
Overig (n=5)
44 45
Totaal (n=129) Mediaan (n=129)
Niet nodig te digitaliseren
28 10
20 44
42 30
11 30
60
Wat we met enige zekerheid kunnen zeggen is welk deel van de belangrijkste analoge collecties in de verschillende erfgoedinstellingen inmiddels gedigitaliseerd is. Het geschatte percentage is hoog bij musea (35 tot 40%) en relatief laag bij archieven (minder dan 10%). De verschillen kunnen deels worden verklaard door het grotere volume aan objecten in archiefinstellingen en deels doordat het materiaal in archieven ook veel uiteenlopender is. Die diversiteit maakt het digitaliseringsproces veel complexer. Bij de bewaarbibliotheken ligt het percentage gedigitaliseerd materiaal tussen dat van musea en archieven in. Natuurlijk hoeven niet alle fysieke collecties gedigitaliseerd te worden. Het is geen verrassing dat archiefinstellingen het nog te verrichten digitaliseringswerk verhoudingsgewijs hoger inschatten dan de musea. Maar wat echt opvalt bij het bekijken van de antwoorden door de jaren heen, is dat het percentage nog te digitaliseren materiaal eigenlijk niet afneemt. Kennelijk stellen de instellingen de digitaliseringsambities continu bij. Met name de archieven lijken dat te doen. Volgens recente schattingen moet bij hen nog vier keer zoveel archiefmateriaal gedigitaliseerd worden dan tot nu toe al werd gerealiseerd. Musea hebben de doelstelling om de huidige digitale collecties ongeveer te verdubbelen. Bibliotheken geven aan nog het drievoudige van het huidige digitale materiaal te willen verwerken. 6
Digitaliseringsambitie afgezet tegen omvang huidige digitale collecties 5,0 4,5 4,0 3,5 3,0
Archieven
2,5
Bibliotheken
2,0
Musea
1,5 1,0 0,5 0,0 2008 (n=120)
2012 (n=110)
2014 (n=132)
Als we midden jaren negentig als startpunt nemen voor de digitalisering van erfgoedcollecties, kunnen we stellen dat in de afgelopen 20 jaar ongeveer een derde (bij archieven minder, bij musea en bibliotheken iets meer) van de digitaliseringsambitie is gerealiseerd. Bij gelijkblijvende omstandigheden zal de basisdigitalisering van Nederlandse erfgoedcollecties pas rond het jaar 2050 afgerond zijn. Bij deze schatting is rekening gehouden met het gedeelte van de erfgoedcollecties dat volgens de instellingen zelf niet gedigitaliseerd hoeft te worden (ongeveer een derde van de Collectie Nederland).
2.2 Toegang en gebruik van digitale collecties Hoewel de Nederlandse erfgoedinstellingen vrijwel zonder uitzondering streven naar een goede online zichtbaarheid, blijkt het lastig om in beeld te krijgen hoe vaak het online aanbod aan digitaal erfgoed daadwerkelijk geraadpleegd wordt door het publiek. Als de website van een instelling nog de enige toegang tot haar digitale collecties zou zijn, was het gebruik relatief eenvoudig te meten. Net als bij de entree van een fysiek museum, zou je alleen de bezoekers bij de ingang hoeven te tellen. Maar de toegevoegde waarde van digitale collecties is juist dat je ze gemakkelijk via verschillende kanalen kunt aanbieden. 7
In het digitale domein komen dus lang niet alle bezoekers meer via de voordeur. Het is zelfs de vraag of de metafoor van een ‘voordeur’ in de tijd van de sociale media nog wel enige betekenis heeft. Het meten van het gebruik van de digitale collecties wordt lang niet door alle instellingen op een systematische wijze gedaan. Bovendien zijn de instellingen er nog niet in geslaagd om gezamenlijke afspraken te maken over een eenduidige manier van tellen. Het is daarom niet goed mogelijk om een algemeen beeld te geven van het gebruik van de digitale collecties in Nederland. In het onderzoek van 2008 is wel een poging gewaagd om gemiddelde bezoekersgegevens van digitale collecties te verzamelen, maar dit bleek methodologisch een onhaalbare kaart. In de twee vervolgonderzoeken in ENUMERATE heeft een bijstelling plaatsgevonden, waardoor de vraag eenvoudiger te beantwoorden was: Meet uw organisatie het aantal keren dat digitale metadata en/of digitale objecten bekeken worden door gebruikers?
Meten erfgoedinstellingen het gebruik van digitale diensten in 2012 en 2014? 60
Percentage
50 40 30
Ja
20 10 0 2012 (n=113)
2014 (n=103)
Globaal gezegd probeerde in 2014 iets meer dan de helft (53%) van de onderzochte instellingen zich enig beeld te vormen van het gebruik van de eigen digitale collecties. Dit is een bemoedigend aantal en de trend is positief. Er lijkt onder instellingen een groeiend besef te zijn dat het belangrijk is om te kunnen verantwoorden op welke manier het investeren in de digitale collecties zich terugbetaalt. Dezelfde trend zien we in heel Europa. 8
Kijken we in de cijfers van 2014 naar de afzonderlijke domeinen, dan valt op dat archiefinstellingen actiever lijken te zijn bij het onderzoeken van het gebruik. Dit patroon zagen we ook al in 2012. Overigens kunnen we aan de percentages voor bibliotheken en overige instellingen eigenlijk geen conclusies verbinden, omdat deze hier erg laag zijn.
Het meten van het gebruik van digitale diensten per domein in 2014 Archieven (n=29)
Bibliotheken (n=7) wel niet
Musea (n=59)
Overig (n=4) 0%
20%
40%
60%
80%
100%
We moeten ons realiseren dat we uit de bovenstaande onderzoeksresultaten nog weinig kunnen opmaken over de specifieke wijze waarop en de frequentie waarmee het gebruik gemeten wordt. Hebben de instellingen zich bij het meten geconcentreerd op het aantal bezoekers van de eigen website, of zijn er ook cijfers bekend over hoe (delen van) de eigen collecties worden geraadpleegd via andere kanalen? Denk bijvoorbeeld aan diensten als Europeana, provinciale erfgoedportals of sociale media zoals Facebook, Flickr of Youtube. En welke meetmethode hebben de instellingen toegepast? Verschillen in methode kunnen uiteraard grote invloed hebben op de uitkomsten. Het ideale onderzoek inventariseert het gebruik van collecties op de volledige waaier aan platforms waarop een erfgoedinstelling actief is. In de praktijk van een snel evoluerende digitale wereld blijkt dit lastig om te realiseren.
9
2.3 Duurzame toegankelijkheid De laatste jaren is de noodklok geluid over het behoud van digitaal erfgoed, vooral met betrekking tot born digital materiaal. De technologie van de systemen waarmee digitale cultuuruitingen worden gemaakt, gecollectioneerd en beheerd, veroudert razendsnel. Als de overheid en het erfgoedveld hier niet snel een oplossing voor bedenken, zal veel materiaal dat onze huidige tijd typeert voorgoed verloren gaan. Het probleem van de duurzame toegankelijkheid van digitaal erfgoed staat inmiddels al zo'n 15 jaar op de agenda, maar bij slechts enkele instellingen zijn operationele voorzieningen geïmplementeerd. Er is ook nog veel onderzoek nodig om de juiste aanpak van de problemen te vinden. In de drie Europese onderzoeksrondes (zie kader 1 in de omslag) is met steeds scherpere formuleringen geprobeerd om te achterhalen in welke mate instellingen al professioneel omgaan met de risico's van in onbruik rakende bestandsformaten, verouderde software en niet-gedocumenteerde ICT-oplossingen. Hoeveel instellingen nemen speciale maatregelen hiervoor? Wordt er beleid op gemaakt en wordt er budget voor vrijgemaakt? Werken de instellingen zelfstandig aan duurzame oplossingen of doen ze dat met andere publieke of private partijen? Zo werd er in 2008 gevraagd naar de plannen met betrekking tot de langetermijnbewaring van digitale gegevens. De formulering van de vraag was echter zo algemeen, dat ook een specificatie van de gebruikte opslagmedia als duurzaamheidsbeleid kon worden aangemerkt. In de vragen van de twee onderzoeken binnen het recentere ENUMERATE-project, werden inmiddels meer ingeburgerde begrippen op het gebied van duurzame toegankelijkheid gebruikt. De resultaten van die laatste twee surveys zijn niet geruststellend. Zelfs als we ervan uitgaan dat een instelling de zaken redelijk op orde heeft wanneer er een document met vastgelegd duurzaamheidsbeleid bestaat, moeten we concluderen dat dit voor minder dan een derde van de erfgoedinstellingen geldt. Hieronder zijn de percentages van de laatste survey gepresenteerd (waarbij n=103). Het is duidelijk dat de houdbaarheid van de Digitale Collectie Nederland zeker nog niet is veiliggesteld.
10
Beleid m.b.t. duurzame toegankelijkheid in 2014 (n=101)
Ja 33%
Nee 67%
2.4 Budgetten voor digitalisering Digitalisering (in brede zin van het woord) biedt prachtige kansen voor het realiseren van de missie van erfgoedinstellingen: het aan een groot publiek presenteren van de eigen collecties. We mogen dan ook verwachten dat het budget dat wordt vrijgemaakt voor digitale activiteiten door de jaren heen is gegroeid. Het is echter lastig de uitgaven aan digitale collecties in concrete bedragen te meten. Juist op dit punt zijn de inzichten nog volop aan het veranderen. In 2008 werd gevraagd naar het jaarlijkse budget dat instellingen aan digitalisering spenderen. In 2014 was de vraag genuanceerder. De opdracht was toen om de “jaarlijkse uitgaven aan de digitale collecties (total cost of ownership)” te schatten. Daarbij werd onderscheid gemaakt tussen de bedragen uit het vaste budget van de instellingen en budget dat via externe projectfinanciering beschikbaar kwam. Door deze nuanceverschillen zijn de resultaten van de onderzoeken niet zonder kanttekeningen te vergelijken. Ook hebben de “grote jongens” instellingen als de Koninklijke Bibliotheek en het Instituut voor Beeld en Geluid die via projecten miljoeneninvesteringen in hun digitale collecties konden doen - niet alle keren meegedaan aan de surveys.
11
Als we deze grote instellingen buiten beschouwing laten en alleen kijken naar het percentage van het totale jaarbudget dat wordt besteed aan digitale collecties, dan zijn de cijfers tamelijk consistent. Ze laten over de jaren een gestage stijging zien.
Percentage van het jaarbudget dat uitgegeven wordt aan digitalisering 9 8 7 6 5
Percentage gemiddeld
4
Percentage mediaan
3 2 1 0 2008 (n=67)
2012 (n=77)
2014 (n=81)
Ook de vraag hoe deze stijging bekostigd wordt, is interessant. In 2008 wilden we weten welke financieringsbronnen de kosten van digitalisering dekten. Later werd de vraag anders geformuleerd: “Uit welke bronnen worden uw digitale collecties bekostigd?” Door de jaren heen blijft de meerderheid van de instellingen hun eigen budget als bron noemen. We zien verder een stijging in het aantal instellingen dat profiteert van publieke investeringen. Maar we zien ook, allicht onder invloed van de discussie over de economische situatie in Nederland, een toename in de vermelding van private en commerciële geldstromen. Overigens kan uit deze antwoorden niet afgeleid worden wat de precieze hoogte is van de beschikbare budgetten.
12
Hoe vaak (in percentages) zijn de verschillende financieringsbronnen voor digitalisering genoemd? 120 100 Intern budget
%
80 60
Publieke schenkingen/subsidies
40
Private schenkingen en nalatenschappen Commerciêle activiteiten
20 0 2008 (n=53)
2012 (n=98)
2014 (n=94)
Hoe betrouwbaar zijn onze data? Digitaal erfgoed is constant in beweging. Dit bleek tijdens de drie onderzoeksrondes die sinds 2008 zijn uitgevoerd. Omdat recente ontwikkelingen daarom vroegen, moest bij iedere nieuwe onderzoeksronde de vorige vragenlijst worden aangepast. In het onderzoek van 2008 speelde bijvoorbeeld born digital erfgoedmateriaal nog geen rol, terwijl het anno 2015 juist een heel belangrijk onderwerp is. Ook de wens om de vragenlijst aan de ene kant zo eenvoudig mogelijk te maken en er aan de andere kant wel rijke data mee te kunnen verzamelen, heeft tot kleinere of grotere aanpassingen geleid. Deze bijstellingen hebben de vergelijkbaarheid van de datasets uiteraard lastiger gemaakt. Een factor die het verzamelen van de data bemoeilijkte, was de decentrale aanpak van de Europese onderzoeken. Deze aanpak houdt in dat voor elk deelnemend land een eigen contactpersoon werd aangesteld: de nationaal coördinator. Voor Nederland heeft DEN als coördinator opgetreden.
13
De coördinator moest vervolgens de grootte en samenstelling van de erfgoedsector in het eigen land in kaart te brengen. Op basis van deze inschattingen werd een ideale steekproefgrootte per land berekend. Hierdoor werd het mogelijk om op Europese schaal valide uitspraken te doen over de verschillende erfgoeddomeinen: archieven, bibliotheken, musea, AV-instellingen, monumentenzorg. Vervolgens zetten de nationale coördinatoren de vragenlijst (al dan niet vertaald) uit in hun eigen land. Deze aanpak vergrootte de betrokkenheid per land, maar verkleinde wel de kans om statistisch zuivere uitspraken te kunnen doen. Het beantwoorden van de vragenlijst gebeurde immers niet alleen op basis van willekeurige steekproeven, maar ook op uitnodiging van de landelijke coördinatoren. Wie hier meer over wil lezen, wordt aanbevolen het ENUMERATE Framework erop na te slaan (www.enumerate.eu). Dit Framework is in 2014 door DEN opgesteld bij de afronding van het ENUMERATE-project. Hierin zijn de belangrijkste bevindingen op het gebied van methodologie samengevat, met aanbevelingen voor toekomstige onderzoeksrondes. Wat valt er op de Nederlandse resultaten af te dingen? We vonden het, net als andere nationale coördinatoren, een uitdaging om per instelling te bepalen welke persoon benaderd moest worden voor het invullen van de vragenlijsten. De vier hoofdonderwerpen in de ENUMERATE-vragenlijst passen niet noodzakelijk binnen de portefeuille van één specifieke medewerker. De uitkomsten zijn dus afhankelijk van de moeite die een medewerker heeft gedaan om op alle vragen de juiste antwoorden te kunnen geven. Omdat de vragenlijst op een aantal punten om schattingen vraagt, is het invullen vaak nog goed te doen. Problematischer wordt het als de gevraagde gegevens bij een instelling helemaal niet voor handen zijn. Veel geretourneerde vragenlijsten zijn maar half ingevuld, wat de representativiteit bij de moeilijk te beantwoorden vragen drukt. En daar zit een knelpunt. Hoe minder instellingen hun digitale feiten prijsgeven, des te minder succesvolle vergelijkingen tussen instellingen gemaakt kunnen worden. Het is dan moeilijker een zinvolle terugkoppeling te geven. De animo onder respondenten om moeite te doen voor het bijeen brengen van de cijfers neemt hierdoor weer af. Een neerwaartse spiraal. En dat terwijl veel musea, archieven en bibliotheken aangeven het juist zinvol te vinden om snel en eenvoudig de eigen prestaties af te zetten tegen die van vergelijkbare instellingen.
14
Steekproefgrootte en –samenstelling Hoewel Nederland het in Europees verband uitstekend heeft gedaan in deze onderzoeken - de beoogde respons werd in alle gevallen gehaald - is de samenstelling van de steekproeven (de verhouding tussen musea, bibliotheken en archieven) in de afgelopen jaren nog niet optimaal geweest. Zo zijn bij het eerste onderzoek in 2008 relatief veel instellingen uit het directe netwerk van DEN ingeschakeld, met andere woorden: instellingen die al actief waren bij het digitaliseren van hun collecties. Verder, en dat is een gegeven binnen de erfgoedsector, was de omvang van de deelnemende instellingen (op basis van het jaarbudget) zeer uiteenlopend. Het is lastig om duidelijkheid over de Digitale Collectie Nederland te krijgen, als ontwikkelingen bij een door vrijwilligers gerund museum worden vergeleken met grote nationale instellingen met een miljoenenbudget. We hebben geprobeerd hier in voorkomende gevallen behoedzaam mee om te gaan. Het zou mooi zijn als bij toekomstig onderzoek nog een groter aantal instellingen meedoet, zodat wij betere vergelijkingen binnen het erfgoeddomein kunnen maken en instellingen toegang krijgen tot meer waardevolle informatie.
15
3. Specifieke trends 3.1 Veelvoorkomende digitale collecties
Collectietypen die sinds 2008 frequent zijn gedigitaliseerd deel instellingen dat dit collectietype heeft gedigitaliseerd in percentages Foto’s
64
Archiefmateriaal
48
Tekeningen
43
Graveerwerk / prenten
42
Schilderijen
38
Film
36
Video-opnamen
35
3-dimensionale door de mens gemaak
31
Kaarten en plattegronden
30
Posters
30
Audio-opnamen
29
Zeldzame (gedrukte) boeken
27
3-dimensionale kunstwerken
25
Overige visuele (2D) objecten
21
Tijdschriften
21
Overige tekstuele materialen
18
Microform/microfiches
15
Kranten
15
Middeleeuwse handschriften
9
Natuurhistorisch materiaal
7
Bladmuziek
7
16
In de ENUMERATE-onderzoeken is er gekeken naar de digitale collectievorming van erfgoedinstellingen op basis van zowel gedigitaliseerde analoge collecties als van born digital cultuuruitingen. Alleen de laatste onderzoeksronde van ENUMERATE heeft enige betrouwbare gegevens kunnen verzamelen rond born digital erfgoed (zie volgende paragraaf). Het digitaliseren van analoge collecties is wel in alle drie de onderzoeksrondes gemeten. Hoewel de precieze omvang van de gedigitaliseerde collecties moeilijk is vast te stellen, kan wel met enige betrouwbaarheid iets gezegd worden over de collectietypen die het meest worden gedigitaliseerd. Het zal niet geheel verbazen dat fotocollecties met stip op de eerste plaats staan in de lijst van meest gedigitaliseerde collecties. Hier spelen drie factoren een rol: bijna alle erfgoedinstellingen verzamelen foto's, het materiaal is vrij makkelijk te digitaliseren en het is populair bij het publiek.
3.2 Born digital erfgoed Het verzamelen, beheren en tonen van objecten die onze cultuur typeren en van origine digitaal zijn, zoals websites, games, 3D-animaties, architectuurontwerpen en digitale kunst, vergen nieuwe kennis en vaardigheden van erfgoedinstellingen. Ruwweg kunnen we in het born digital erfgoed twee soorten onderscheiden, die elk vragen om een andere aanpak van de erfgoedinstelling. Aan de ene kant zijn er objecten die voorheen in analoge vorm werden geproduceerd en verzameld, waarbij de vervaardigingswijze nu grotendeels digitaal is geworden, maar waarbij (ook) nog altijd een analoge versie van het object mogelijk is. Denk aan foto’s, film- en videoopnamen. Aan de andere kant heeft de technologie geleid tot het ontstaan van geheel nieuwe cultuurproducten die niet meer zonder digitale technieken ervaren kunnen worden: exclusief digitaal erfgoed.
17
In het onderzoek van 2008 werd nog geen aandacht besteed aan born digital erfgoed. In de twee latere surveys werd gepeild hoeveel instellingen born digital materiaal als erfgoed verzamelden. Bij rond de 50% van de instellingen bleek dit al zo te zijn. Het valt te begrijpen dat dit aantal in de laatste onderzoeksronde het hoogst was. In Europees verband zien we vergelijkbare uitkomsten.
Verzamelt de instelling born digital erfgoed? 100% 90% 80% 70% 60% 50%
Ja
40%
Nee
30% 20% 10% 0% 2012 (n=98)
2014 (n=133)
18
3.3 De mate waarin collecties beschreven zijn Een essentiële taak van een erfgoedinstelling is het beschrijven en inhoudelijk ontsluiten van de collectie. Dit is dus een belangrijke indicator bij statistisch onderzoek. We tonen hier de huidige stand van zaken, zoals gemeten tijdens het laatste onderzoek in 2014.
Schatting percentage collectie geregistreerd in database (2014) Archieven (n=34) Bibliotheken (n=8) Musea (n=83)
Gedigitaliseerd
Overige (n=5) Totaal (n=130) 0%
20%
40%
60%
80%
100%
Het diagram maakt duidelijk dat de erfgoedcollecties in Nederland nog niet volledig digitaal toegankelijk zijn gemaakt. Van naar schatting een kwart van de erfgoedcollecties die beheerd worden door Nederlandse erfgoedinstellingen, zijn er via registratiedatabases geen metadata over de objecten of collectieonderdelen vindbaar. Overigens doen de Nederlandse erfgoedinstellingen het op dit gebied nog een stuk beter dan hun Europese collega's. Het gemiddelde percentage van digitale ontsluiting via databases, is voor Europa als geheel slechts 50%. Maar liefst de helft van de door publieke instellingen beheerde 'collectie Europa' is dus niet zichtbaar via digitale media. Wat opvalt is dat de percentages bij de verschillende typen instellingen allemaal rond de 75% liggen. Nadere inspectie van de aangeleverde data laat zien dat er achter dat algemene percentage een veelkleurige werkelijkheid schuilt. Zo blijken muziek en ander audiomateriaal in 2008 nog maar zeer beperkt beschreven te zijn (9%), terwijl bij schilderijen juist een uitzonderlijk hoog percentage wordt gehaald (96%).
19
3.4 Informatie- en digitaliseringsbeleid Tien jaar geleden is er in Nederland veel aandacht ontstaan voor beleidsplannen rond digitalisering. Na jaren van investeringen op basis van projectplannen, kregen instellingen en beleidmakers meer de behoefte om te reflecteren op de consequenties van deze investeringen voor de lange termijn. Het beste instrument daarvoor bleek een informatieplan. Zo'n informatieplan documenteert onder andere de strategische keuzes op het gebied van digitale dienstverlening en duurzaam beheer en behoud van de digitale collecties. Ook de prioriteiten bij het digitaliseren van deelcollecties zijn erin opgenomen. Dankzij de subsidieregeling Digitaliseren met beleid (2006-2009) hebben bijna tweehonderd erfgoedinstellingen een eigen informatieplan op kunnen stellen. Uit de grafiek blijkt duidelijk dat Nederlandse instellingen in vergelijking met Europese collega’s veel vaker een informatieplan hebben.
Digitaliseringsbeleid in Nederland en Europa 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 2008 (n=117)
2012 (n=117)
2014 (n=141)
Informatie- en digitaliseringsplannen NL Informatie- en digitaliseringsplannen EU
20
3.5 Duurzame opslag Het is goed dat veel Nederlandse erfgoedinstellingen beschikken over een informatieplan, maar hoe zit het met het daadwerkelijke duurzame beheer en behoud van digitaal erfgoed? In de laatste onderzoeksronde van ENUMERATE hebben we dit ook geprobeerd in kaart te brengen. Helaas zijn er nog maar weinig indicatoren die door de hele erfgoedsector heen gebruikt kunnen worden en die resulteren in substantiële en betrouwbare gegevens. Uit de verzamelde data blijkt dat nog geen 30% van de instellingen de eigen digitale collectie daadwerkelijk heeft opgeslagen in een e-depotvoorziening met functionaliteiten die de toegankelijkheid van de collectie op lange termijn garanderen. Bij de instellingen die duurzame opslag gerealiseerd hebben, lijkt er in Nederland een andere trend te zijn dan in de rest van Europa. In Nederland hebben minder instellingen een eigen e-depot dan gemiddeld in andere Europese landen het geval is. Daar staat tegenover dat Nederlandse instellingen meer dan de Europese collega's hun digitale collecties toevertrouwen aan particuliere initiatieven voor digitaal duurzame opslag. Gezien het geringe aantal respondenten bij deze vraag (in Nederland ging het om 27 respondenten) houden we hier wel een slag om de arm. In vervolgonderzoek zullen we hier zeker opnieuw naar kijken.
De praktijk van digitaal duurzame opslag in Nederland en Europa in 2014 EU
NL 45%
42% 37% 33% 22%
Eigen digitaal depot
21%
Professioneel openbaar digitaal depot
Professioneel particulier digitaal depot
21
3.6 Online beschikbaarheid Gebruikers verwachten dat digitale erfgoedcollecties zonder al te veel beslommeringen toegankelijk zijn. Onze aanname is dat instellingen hier steeds behendiger op in spelen door hun collecties online beschikbaar te stellen. Het is dus de moeite waard om de online beschikbaarheid van erfgoed te onderzoeken. In de regel betreft het hier het digitale aanbod via de eigen website. Het onderzoek laat zien dat momenteel ruim de helft van de digitale erfgoedcollecties niet online raadpleegbaar is. Dit heeft meerdere oorzaken. Ten eerste staat het auteursrecht het niet toe dat instellingen hun gedigitaliseerde collecties zonder meer online zetten. In dat geval is de digitale collectie vaak wel op locatie bij de instelling te raadplegen. Een andere belangrijke oorzaak is dat veel instellingen digitale foto's van objecten maken die niet voor publiek gebruik bedoeld zijn, maar alleen voor intern collectiebeheer. Een derde reden is dat er ook gedigitaliseerd wordt ten behoeve van eigen activiteiten op locatie (bijvoorbeeld tentoonstellingen en educatieve projecten). Hierbij komt het digitale materiaal niet altijd in de online publieksdiensten van de instelling terecht. Tussen 2008 en 2012 zien we in de cijfers een kleine daling. Dit is deels te verklaren vanuit de samenstelling van de steekproeven. Aan het onderzoek van 2008 hebben veel instellingen deelgenomen die 'digitaal voorlijk' waren. Het onderzoek van 2012 lijkt wat dat betreft een representatiever beeld te schetsen van de hele erfgoedsector. Ook zien we in 2014 een groei die vermoedelijk samenhangt met de groeiende aandacht voor open data.
22
Deel van digitale collectie dat naar schatting online beschikbaar is in 2014 70% 60% 50% Archieven
40%
Bibliotheken Musea
30%
Totaal 20% 10% 0% 2008 (n=93)
2012 (n=89)
2014 (n=90)
3.7 Gebruik van digitale collecties Tijdens de drie onderzoeksrondes is ook aan de instellingen gevraagd wat hun belangrijkste drijfveren zijn bij het digitaliseren. De vijf belangrijkste motieven om een digitale collectie aan te leggen zijn: vergroten van de toegankelijkheid voor het publiek, conservering van de analoge collectie, wetenschappelijk onderzoek, educatief gebruik en gebruik in communicatie en marketing. Commercieel hergebruik staat niet hoog op het prioriteitenlijstje van erfgoedinstellingen. In het onderzoek van 2008 is geprobeerd via webstatistieken een beeld te krijgen van de omvang van het gebruik van de digitale collecties via het internet. Helaas waren de aangeleverde gegevens te complex om algemene conclusies te kunnen trekken. Om beter zicht te krijgen op de praktijk van gebruikersonderzoeken bij erfgoedinstellingen, is in latere surveys de vraagstelling aangepast. Uit deze onderzoeken bleek dat de helft van de instellingen naar webstatistieken kijkt, en 1 op de 4 instellingen ook naar gebruik van de sociale media (in 2012 waren hier nog geen gegevens over verzameld). 23
Ook zien we tussen 2012 en 2014 een forse toename in kwalitatief gebruikersonderzoek. Deze trend zien we ook terug in de rest van Europa. Een goede zaak!
Deel instellingen dat gebruikersonderzoek doet 2012 (n=47)
2014 (n=55)
52% 40% 26% 20% 15% 10%
8% nvt
Webstatistieken
Databasestatistieken
Gebruikersonderzoek
Sociale media gebruik
3.8 Eenmalige en structurele kosten Wat betreft de gemaakte kosten voor digitalisering, zijn er bij de instellingen duidelijke verschuivingen geweest. Dit heeft te maken met de cyclus die erfgoedinstellingen doorlopen bij het beheren van digitale collecties. Vanuit strategische keuzes en planvorming, werken zij via selectie, vervaardiging en presentatie toe naar duurzame opslag en evaluatie. In de beginjaren van digitalisering ging de aandacht vooral uit naar het uitvoeringsdeel van deze cyclus: het reproduceren, beschrijven en digitaal presenteren van het erfgoed. En omdat er vooral projectmatig gewerkt werd, volstond het te kijken naar de eenmalige, incidentele kosten.
24
Verdeling incidentele en structurele kosten in 2014 Archieven (n=28)
BIbliotheken (n=7)
Musea (n=57)
Overige instellingen (n=5) 0%
10%
20%
30% 40%
Links = incidenteel
50% 60%
70%
80% 90% 100%
Rechts = structureel
Nu de zorg voor digitale collecties een geïntegreerd onderdeel van de dienstverlening van een erfgoedinstelling is geworden, zijn de andere stappen in de cyclus prominenter in beeld gekomen. Er zijn beslissingen nodig over duurzame investeringen en er is een behoefte aan structurele budgetten om de digitale dienstverlening op peil te houden. Uit de laatste onderzoeksronde blijkt dat de kostenverdeling over incidentele en structurele activiteiten ongeveer 50/50 is. Er zijn geen grote verschillen tussen Nederland en Europa zichtbaar.
3.9 Zelf doen of uitbesteden? Het aanleggen en beheren van een digitale erfgoedcollectie vergt deels andere kennis dan het aanleggen en beheren van een fysieke erfgoedcollectie. Zeker nu er meer structurele investeringen uit eigen zak worden gedaan (sommige erfgoedinstellingen hebben eigen digitaliseringsstraten aangelegd), is het interessant te kijken naar de verdeling van werkzaamheden. Welk deel wordt door de instelling zelf uitgevoerd en welk deel door externe dienstenleveranciers? In NUMERIC en ENUMERATE werd gekeken naar het besteed budget: welk deel van het beschikbare budget investeren de instellingen in interne activiteiten en voor welk deel worden werkzaamheden en expertise ingekocht bij dienstverlenende bedrijven?
25
Geschatte uitgaven aan digitalisering: binnenshuis of extern 100% 90% 80% 70% 60% 50%
% in onderaanbesteding
40%
% binnenshuis
30% 20% 10% 0% 2008 (n=102)
2014 (n=96)
Ruim de helft van het budget dat de Nederlandse erfgoedinstellingen investeren in hun digitale collecties wordt intern besteed. Voorbeelden zijn uitbreiding en beheer van de digitale collectie, redactiewerk en communicatietaken rond de digitale dienstverlening. Naast een groei in het aantal werkzaamheden dat samenhangt met het hebben van digitale collecties, zien we ook een groei in het aantal medewerkers dat erbij betrokken raakt. Bovenstaande grafiek maakt duidelijk dat de instellingen niet alleen via externe partijen aansluiting zoeken bij de digitale ontwikkelingen, maar ook bij de tijd blijven door te investeren in eigen organisatieontwikkeling. Overigens zien we zowel in 2008 als in 2014 dat de Nederlandse instellingen meer uitbesteden dan hun Europese collega's.
3.10 Inzet van vrijwilligers Het laatste interessante aspect dat we uit willen lichten, is de inzet van personeel en vrijwilligers. In 2014 werkte één op de tien medewerkers actief aan de digitale collecties. Dit is een verdrievoudiging sinds 2008. Als we kijken naar de mediaan, en zo de beïnvloeding van de statistieken door enkele hele grote instellingen verkleinen, is de groei minder groot. Toch constateren we dan nog steeds een verdubbeling.
26
Geschat percentage van personeel betrokken bij de digitale collecties 12 10
Percentage
8 6
% staf werkz. in digitalisering (Mediaan)
4 2 0 2008 (n=100)
2012 (n=63)
2014 (n=89)
Uit het onderzoek van 2008 weten we ook dat ongeveer de helft van de erfgoedinstellingen gebruik maakt van vrijwilligers. Er zijn wel grote verschillen. Sommige grote instellingen werken helemaal niet met vrijwilligers, terwijl sommige kleine instellingen volledig op hun inzet drijven bij het digitaliseren van collecties of het opzetten van digitale diensten.
27
Op basis van de latere ENUMERATE-onderzoeken kunnen we bepalen hoe groot hun aandeel in de praktijk is. Dit aandeel blijkt aanzienlijk te zijn. Op elke betaalde kracht is er een vrijwilliger die bijdraagt aan de ontwikkeling van digitale diensten. In de laatste onderzoeksronde bleek zelfs dat er gemiddeld meer vrijwilligers aan digitalisering (in ruime zin) werken dan medewerkers in dienst van de instelling. En dat terwijl het aantal medewerkers dat bij de digitalisering is betrokken, ook flink is gegroeid. Erfgoedinstellingen, in het bijzonder archiefinstellingen, slagen er goed in om steeds meer vrijwilligers te werven voor hun digitale activiteiten.
Personeel betrokken bij het werk aan de digitale collecties 100% 90% 80% 70% 60% 50%
Vrijwillig
40%
Betaald
30% 20% 10% 0% 2012 (n=91)
2014 (n=93)
28
Oproep: neem deel aan de volgende onderzoeksronde(s) En nu? In dit boekje hebben we een aantal trends benoemd en toegelicht. We hebben aangegeven wat op basis van de verzamelde data aannemelijk is, en waarover twijfel kan bestaan. Ondanks het voorbehoud dat we soms moeten maken, hebben we een grote steun gemerkt voor dit type onderzoek, zowel bij beleidsmakers als bij erfgoedinstellingen. Het onderzoek draagt bij aan beleidsontwikkeling, betere planning en benchmarking. Het is dan ook belangrijk het onderzoek voort te zetten en door te ontwikkelen. Uit contacten met de grote nationale en Europese statistiekbureaus blijkt dat zij die uitdaging op korte termijn niet zullen oppakken. De erfgoedsector is dus zelf aan zet. Gelukkig heeft Europeana zich in 2014 over het ENUMERATE Framework ontfermd. De data krijgen een nieuw leven in de context van het platform dat Europeana heeft opgezet voor erfgoedprofessionals (pro.europeana.eu). Er staat zelfs al een nieuwe onderzoeksronde gepland. Op het moment van publiceren van dit boekje (maart 2015) is net een nieuwe ENUMERATE-survey uitgezet in Europa. Deze onderzoeksronde blijft wat opzet betreft dicht bij de derde ronde. Dit om verdere onderbouwing tot stand te brengen en trendvorming te herkennen. Hopelijk draagt het lezen van dit boekje bij aan een toename van het aantal Nederlandse respondenten! Naar verwachting zal ENUMERATE een permanente plaats krijgen binnen het Europeana-platform. Europeana heeft een dashboard ontwikkeld dat op basis van statistische gegevens inzicht geeft in de groei en het gebruik van de digitale collecties die via deze Europese webdienst beschikbaar zijn. ENUMERATE heeft hierop een aanvullende functie, namelijk het in kaart brengen hoe digitaal erfgoed zich in Europa ontwikkelt, ook buiten de directe invloedssfeer van Europeana. ENUMERATE helpt om een beeld te krijgen van de potentie van de 'Digitale Collectie Europa'.
29
Naast het verzamelen van data in eigen onderzoeken, zal ENUMERATE ook in kaart brengen welke specialistische data andere Europese onderzoeksprojecten verzamelen op het gebied van digitaal erfgoed. De ambitie van ENUMERATE en Europeana is om een observatory te realiseren: een platform dat onderzoeksdata verzamelt, presenteert en als onderzoeksmateriaal beschikbaar stelt. DEN zal zich hier in de komende jaren actief voor inzetten, in het vertrouwen dat de Nederlandse erfgoedinstellingen dit werk blijven ondersteunen en voeden. Tot slot: de datasets waarmee onze analyses zijn gedaan, zijn allemaal (geanonimiseerd) beschikbaar op www.den.nl. Vermoed je dat er trends zijn die wij niet beschreven hebben? Download de datasets en deel je analyses via DEN met de Nederlandse erfgoedsector!
30
