Conference and Exhibition

Sri Wahyuningsih, S.Sos.,M.Si

MICE Meeting Incentive Convention/Conference and Exhibition

Penerbit:

Sanksi Pelanggaran Undang-Undang Nomor 19 Tahun 2002 Tentang Hak Cipta Pasal 72 1. Barangsiapa dengan sengaja dan tanpa hak melakukan perbuatan sebagaimana dimaksud dalam pasal 2 ayat (1) atau pasal 49 ayat (1) dan ayat (2) dipidana dengan pidana penjara masing-masing paling singkat 1 (satu) bulam dan/atau denda paling sedikit Rp.1.000.000,00 (satu juta rupiah), atau pidana penjara paling lama 7 (tujuh) tahun dan/atau denda paling banyak Rp.5.000.000.000,00 (lima milyar rupiah). 2. Barangsiapa dengan sengaja menyiarkan, memamerkan, mengedarkan, atau menjual kepada umum suatu ciptaan atau barang hasill pelanggaran Hak Cipta atau Hak Terkait sebagaimana dimaksudkan dalam ayat (1), dipidana dengan pidana penjara paling lama 5 (lima) tahun dan/atau denda paling banyak Rp.500.000.000,00 (lima ratus juta rupiah).

MICE Meeting Incentive Convention/Conference and Exhibition Oleh:

Sri Wahyuningsih, S.Sos.,M.Si Cetakan Pertama, Maret 2014

Hak cipta dilindungi undang undang

Dilarang memperbanyak isi buku ini, baik sebagian maupun seluruhnya, dalam bentuk apa pun tanpa izin tertulis dari Penerbit. Diterbitkan oleh UTM PRESS Jl. Raya Telang, PO Box 2 Kamal, Bangkalan - Madura Telp. (031) 3011146, Fax. (031) 3011506

ii

KATA PENGANTAR Assalamu’alaikum Wr.Wb Alhamdulillahirabbil Alamin, puji syukur kepada Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan hidayah kepada penulis sehingga terselesaikan buku ajar ini. Demikian pula tak lupa pada junjungan Nabi besar kita Nabi Muhammad SAW yang selalu menjadi tuntunan hamba-hamba-Nya. Tauladan beliau yang selalu menjadi inspirasi bagi semua umat Muslim, khususnya penulis. Penulis mengucapkan banyak terima kasih kepada pihak-pihak yang men-support selesainya buku ajar ini, kedua orang tua, suami, anak-anak yang selalu mengganggu dalam editing dan proses penyelesaian buku ajar ini. Semoga atas doa dan kebaikan mereka, hanya Allah SWT yang membalasnya amin. Kehadiran buku ajar MICE (Meeting Incentive Convention/Conference and Exhibition) bertujuan memberikan panduan dalam mempelajari bidang MICE yang berisikan tentang konsep-konsep MICE, Kebutuhan Pasar, Struktur Industri MICE, Dampak Ekonomi MICE, SDM MICE, Mengelola Keuangan MICE, Pemasaran MICE, Legalitas dan Manajemen Resiko, serta Masa Depan Industri MICE, yang penulis lengkapi dengan studi kasus dan bahan diskusi serta latihan-latihan soal yang telah disesuaikan. Perkembangan bisnis MICE yang cepat disertai penggunaan teknologi, telah memberikan nuansa baru pada bisnis MICE sehingga buku ini diharapkan mampu memberikan pandangan bagi penyelenggara kegiatan MICE secara menyeluruh. Semoga buku ajar ini bermanfaat sebagai pengetahuan baru bagi kalangan akademis dan praktisi dalam dunia MICE. Penulis hanya bisa berusaha semaksimal tetapi kesempurnaan hanya milik Allah semata, apabila ada kritik dan saran membangun, penulis selalu menerima dengan senang hati. Wassalamu’alaikum Wr.Wb. Tertanda

Penulis iii

iv

DAFTAR ISI KATA PENGANTAR ................................................................................ iii DAFTAR ISI .............................................................................................. v BAB I

MICE SEBAGAI INDUSTRI BARU ............................................. 1

BAB II

KEBUTUHAN PASAR AKAN KEGIATAN MICE........................ 13

BAB III

STRUKTUR INDUSTRI MICE ................................................... 21

BAB IV

DAMPAK EKONOMI DARI KONFERENSI DAN KONVENSI .... 43

BAB V

PENGELOLAAN KEGIATAN MICE........................................... 55

BAB VI

SUMBER DAYA MANUSIA DALAM KEGIATAN MICE ............. 67

BAB VII MENGELOLA KEUANGAN KEGIATAN MICE .......................... 75 BAB VIII PEMASARAN KEGIATAN MICE ............................................... 87 BAB IX

LEGALITAS DAN MANAJEMEN RESIKO ................................ 97

BAB X

MASA DEPAN INDUSTRI MICE .............................................. 111

DAFTAR PUSTAKA ................................................................................ 127

v

BAB I MICE SEBAGAI INDUSTRI BARU I.TIU: Mahasiswa/i Program Studi Ilmu Komunikasi akan dapat menjelaskan makna dari Meeting Incentive Convention/Conference dan Exhibition (MICE) melalui pemahaman satuan kata pembentuknya yaitu Meeting, Incentive, Convention, dan Exhibition beserta mengetahui apa manfaat mempelajari MICE itu sendiri.

II.TIK: Mahasiswa/i Program Studi Ilmu Komunikasi akan dapat memahami satuan kata pembentuk Meeting, Incentive, Convention, dan Exhibition setelah diberikan materi tentang mengenal Meeting Incentive Convention dan Exhibition dengan tingkat keberhasilan 90%.

III. PENDAHULUAN MICE merupakan industri yang baru dan sedang berkembang dengan angka petumbuhan yang cepat. Industri ini berasal dari Eropa dan Amerika Utara, dan sekarang menjadi industri internasional yang ditandai dengan adanya investasi lintas budaya. Dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang semakin cepat, kegiatan MICE sangat diperlukan oleh banyak perusahaan untuk mengembangkan usahanya yang dapat dilakukan dengan cara bertukar informasi atau saling bekerjasama yang ditempuh dengan cara pertemuan-pertemuan yang dilakukan di suatu tempat yang dapat dijangkau dengan mudah. Dengan banyaknya pertemuan-pertemuan yang dilakukan oleh antar negara, maka munculah bisnis MICE dan semakin meluas keseluruh dunia karena adanya permintaan yang tinggi. Permintaan tempat penyelanggaraan ini mulai banyak dibangun di hampir setiap negara karena secara ekonomi memberikan kontribusi yang besar terhadap penyelenggara kegiatan ini.

IV. PENYAJIAN Istilah MICE di Indonesia dikenal juga dengan nama wisata konvensi, kegiatan wisata konvensi ini merupakan bagian dari kegiatan pariwisata, karena banyak sekali menggunakan fasilitas pariwisata dalam pelaksanaanya, sehingga kegiatan ini merupakan kegiatan yang berkarakteristik padat karya, memberikan kontribusi baik dari sisi penyediaan tenaga kerja maupun dalam memberikan devisa negara. 1

Gambaran tentang meningkatnya wisata dunia ditandai dengan kenaikan jumlah peserta yang terus menerus, data WTO (World Tourism Organization) menunjukkan peningkatan wisata dunia setiap tahunnya mencapai 4.9%. Dengan total jumlah wisatawan yang berkunjung ke Asia Pasifik sebesarr 15% merupakan peserta konvensi yang menghadiri berbagai seminar, konvensi, kongres, konferensi dan sebagainya (Pendit, 1999). Sejak tahun 1980-an kegiatan MICE di Indonesia menunjukkan peningkatan jumlah Peserta yang tinggi dengan jumlah pengeluaran ratarata per-hari sebesar USS 210 untuk setiap peserta konvensi. Dibandingkan dengan wisatawan yang sengaja datang ke Indonesia untuk berwisata, pengeluaran mereka hanya sebesar USS 400 untuk 7-12 hari. Dengan demikian pengeluaran peserta wisata konvensi adalah sebesar 2-3 kali lipat dari wisatawan biasa. Beberapa peserta wisatawan konvensi juga membawa serta spouse (istrinya), anak atau bahkan temannya yang berdampak pada pengeluaran peserta selama mengikuti kegiatan konvensi menjadi lebih besar (Pendit, 1999). PATA (Pacific Asia Travel Agency) melaporkan bahwa, pada tahun 1991 ada 663 juta wisatawan yang melakukan perjalanan di Asia Pasifik dan sedikitnya tinggal semalam diluar negara asalnya serta menghabiskan $ 453 juta dan mengunjungi 166 juta tujuan wisata, dari keseluruhan jumlah itu, sepertiganya berasal dari kegiatan MICE (Kesrul, 2004) Beberapa kegiatan MICE seperti: Presiden Amerika Serikat menjadi tuan rumah untuk pertemuan Negara-negara Timur Tengah di Maryland, Amerika Serikat, Konferensi tahunan Royal College of Nursing di Bournemouth, Inggris. Anggota International Congress and Covention Association berkumpul di Kopenhagen. Pemegang saham Microsoft atau HSBC menghadiri pertemuan tahunan dan hal lainnya yang berhubungan dengan kegiatan/events yang dilaksnakan secara lintas benua ditempattempat wisata dunia. Kegiatan yang tersebut diatas merupakan kegiatan mengumpulkan orang-orang untuk bertukar pikiran, saling memberikan informasi, berdiskusi, bernegosiasi, berbisnis, membangun hubungan kerja untuk kepentingan organisasi. Perkembangan jumlah pertemuan lintas benua menimbulkan permintaan akan tempat-tempat yang dapat menampung jumlah peserta yang memadai sehingga mendorong para pengusaha jasa akomodasi mengembangkan usahanya dengan menyediakan tempat-tempat pertemuan. Dengan melihat dampak yang ditimbulkan oleh kegiatan konvensi ini, maka Indonesia harus melihat bahwa kegiatan ini merupakan peluang bisnis yang besar dalam meningkatkan perekonomian devisa negara sehingga Indonesia perlu berperan aktif dan mengelola bisnis ini 2

dengan tepat. Karena perkembangan inilah maka muncul berbagai asosiasi yang memiliki kepentingan yang sama dalam bisnis MICE, seperti ICCA (International Congress and Convention Association) dan organisasi penyelenggara kegiatan MICE seperti: EIBTM (European Federation of Conference Towns), bahkan muncul juga beberapa organisasi hampir di setiap negara, seperti GCB (German Convention Buraen), MIMIT (Mediteranian International Meeting and Incentive Travel Conference), di Itaali juga muncul dengan nama BTC (Borsa del Tourismo Congressuale). Indonesia juga melalui pemerintah memiliki organisasi serupa yang bernama ICB (Indonesian Convention Board) dan dibentuk Oktober 1978. Banyak pemerintah di beberapa negara melihat perkembangan bisnis ini, sehingga banyak investasi ditanamkan pada bisnis MICE. Beberapa alasan mengapa pemerintah atau pihak swasta secara bersama-sama berinvestasi pada industri ini karena:  Beberapa negara atau daerah tujuan wisata telah secara aktif menjadi bagian dari kegiatan pariwisata dan telah memiliki infrastruktur yang menunjang baik kegiatan wisata ataupun MICE secara bersama-sama (Airport, hotel, atraksi, staff yang terlatih) yang mana mampu menarik minat pelaku bisnis wisata konvensi ini.  Banyak dari daerah tujuan wisata merupakan komplimen pada kegiatan wisata konvensi (MICE), hal ini banyak menarik minat peserta untuk ikut serta pada kegiatan wisata konvensi dimana peserta dapat mengikuti wisata konvensi sambil menikmati daerah wisata secara bersama.  MICE dan bisnis pariwisata merupakan bisnis dengan high-quality dan high-yield, yang memberikan kontribusi tinggi secara ekonomi terlebih bagi negara berkembang. high quality berarti kualitas pelayanan yang diberikan mampu memberikan kepuasan kepada setiap peserta, high yield berarti kegiatan wisata konvensi mampu memberikan keuntungan yang besar pada penyelenggaraan wisata konvensi.  Merupakan suatu kebanggaan apabila kegiatan yang bersifat internasional dapat diselenggarakan oleh negara-negara sedang berkembang atau bahkan oleh negara dunia ketiga. Hal ini akan meningkatkan kredibilitas dan penerimaan internasional secara politik terhadap negara penyelenggara.  Kegiatan MICE merupakan kegiatan yang berdampak pada ekonomi secara keseluruhan, dengan multiplier effect yang ditimbulkan oleh kegiatan ini, banyak pelaku ekonomi terlibat baik secara langsung ataupun tidak karena ada penyelenggara kegiatan MICE. 3

Beberapa pendapat mengemukakan bahwa jumlah peserta pada kegiatan konvensi dapat terdiri dari 10 (sepuluh) orang atau lebih yang dapat menjadi puluhan, ratusan atau bahkan ribuan jumlah peserta pada suatu kegiatan konvensi. Pada intinya semakin banyak peserta pada kegiatan konvensi akan semakin besar keuntungan yang didapat, karena kegiatan konvensi ini berhubungan dengan jumlah peserta dan penggunaan fasilitas pada terselenggaranya kegiatan tersebut meskipun format pelaksanaan yang digunakan cenderung sama untuk berapapun jumlah peserta yang hadir. Tidak seperti industri lainnya, industri MICE merupakan industri yang masih muda, dikenal di Eropa dan Amerika Utara sekitar 50 tahun lalu dan bahkan lebih muda dibeberapa kawasan dunia lainnya, tetapi dengan cepat industri ini menjadi matang terutama di negara-negara sedang berkembang, karena jelas terlihat perkembangannya mampu memberikan dampak ekonomi yang tinggi. IV.I Definisi MICE Beberapa pengertian untuk kegiatan MICE dihubungkan dengan kegiatan pariwisata. Definisi juga diberikan untuk Wisata Konvensi, seperti yang diberikan oleh Pendit (1999): Usaha jasa konvensi, perjalanan insentif, dan pameran merupakan usaha dengan kegiatan memberi jasa pelayanan bagi sutau pertemuan kelompok orang (negarawan, usahawan, cendekiawan, dan sebagainya) untuk membahas masalah-masalah yang berkaitan dengan kepentingan bersama. Pada umumnya kegiatan konvensi berkaitan dengan usaha pariwisata lain, seperti transportasi, akomodasi, hiburan (entertainment), perjalanan pra- dan pascakonferensi (pre- and post- conference tours). Arti konvensi yang dikeluarkan pemerintah melalui Keputusan Menteri Pariwisata, Pos dan Telekomunikasi No, KM 108/HM.703/MPPT-91 merumuskan: Kongres, konferensi atau konvensi merupakan suatu kegiatan berupa pertemuan sekelompok orang (negarawan, usahawan, cendekiawan, dan sebagainya) untuk membahas masalah-masalah yang berkaitan dengan kepentingan bersama. Kepanjangan MICE sebagai Meeting, Incentive, Conference, and Exhibition yang telah dikenal secara luas di dunia dan menjadi istilah umum dalam industri pariwisata. Beberapa definisi untuk MICE diberikan oleh para ahli; Meeting Meeting berarti rapat, pertemuan atau persidangan yang diselenggarakan oleh kelompok orang yang tergabung dalam suatu 4

asosiasi, perkumpulan atau serikat dengan adanya tujuan yang hendak dicapai dalam organisasi (Pendit, 1999). Sementara itu Rogers (2003) mendefinisi Meeting sebagai berikut: Meeting: A general term indicating e coming together of a number of people in one place, to confer or carry out a particular activity. Can be on an ad hoc basis or according to a set pattern. Incentives Istilah insentif diberikan oleh pemerintah Indonesia yang tercantum dalam Surat Keputusan Menparpostel Nomor KM.108/HM.703/MPPT-91, Bab I Pasal I Ayat b. Perjalanan insentif merupakan suatu kegiatan perjalanan yang diselenggarakan oleh suatu perusahaan untuk para karyawan dan mitra usaha sebagai imbalan penghargaan atas prestasi mereka dalam kaitan penyelenggaraan konvensi yang membahas perkembangan kegiatan perusahaan yang bersangkutan. SITEB(1998) dalam Rogers (2003) juga memberikan definisi mengenai Incentive sebagai berikut: Incentive travel is a global management tool that uses an exceptional travel experience and motivate and/or recognize participants for increased levels of performance in support of the organizational goals. Convention/Conference Conference atau dalam bahasa Indonesia dikenal dengan istilah Konferensi, didefinisikan oleh pemerintah yang tertuang dalam Surat Keputusan Menteri Pariwisata, Pos dan Telekomunikasi Nomor: KM.108/HM.703/MPPT-91 sebagai konferensi, kongres, atau konvensi merupakan suatu kegiatan berupa pertemuan sekelompok orang (negarawan, usahawan dan sebagainya) untuk membahas masalahmasalah yang berkaitan dengan kepentingan bersama. Hal yang sama juga dikemukakan oleh Rogers (2003): Conference is an event used by any organization to meet and exchange views, convet a message, open a debate or give publicity to same area of opinion on specific issue. No tradition continuity or periodicity is required to convene a conference. Although not generally limited in time, conference are usually of short duration with specific objectives.

5

Exhibition Menurut Surat Keputusan Menteri Pariwisata, Pos dan Telekomunikasi Nomor yang sama di atas: Pasal 1c tentang exhibition atau pameran: merupakan suatu kegiatan untuk menyebarluaskan informasi dan promosi yang ada hubungannya dengan penyelenggaraan konvensi atau yang ada kaitannya dengan pariwisata. Unsur yang terkandung dalam MICE sama pentingnya dalam konteks penyelenggaraan suatu events. Peningkatan yang terjadi di Eropa dari kegiatan MICE ini dibuktikan dengan kemajuan sektor MICE sejak tahun 1994-1998, menurut EIBTM (The European Incentive & Business Travel & Meeting Exhibition) peningkatan industri ini setiap tahunnya mencapai 31%. Karena pentingnya bisnis ini, banyak negara mulai memiliki tempat untuk berlangsungnya kegiatan MICE, dimana tempat penyelenggaraan tersebut telah memiliki fasilitas lengkap dan infrastruktur yang menunjang penyelenggaraan kegiatan MICE. Berikut beberapa gambar tempat penyelenggaraan kegiatan MICE di beberapa negara dan tempat penyelenggaraan kegiatan MICE dalam satu kawasan atau resort.

Sumber: www.chairnsconventionbureau.com

Sumber: www.cicc.egnet.net

Gambar 1.1 Chairns Convention Centre, Australia (atas) dan Cairo International Convention and Exhibition Centre, Mesir (Bawah) 6

Sumber: www.ibexindonesia.net

Sumber: www.biojallarinn.com

Gambar 1.2 Bali International Convention Centre, Indonesia (atas) dan Hongkong conference and Exhibition Centre, Hongkong (bawah)

Sumber: www.mdna.com

Gambar 1.3 Brno Exhibition Centre, Republik Ceko (kiri) dan Singapore Expo(kanan)

Sumber: www.grandsierraresort.com

Sumber: www.city.ginowan.okinawa.jp

Gambar 1.4 Grand Siera Resort and Casino: Nevada Conference and Exhibition Centre (kiri) dan Resort Cenvention: Ginowan International Convention City, Okinawa, Jepang (kanan) 7

Sumber: www.luxury-gadgets.com

Sumber: www.peachthailand

Gambar 1.5 The Venetian Macao Hotel and Convention Centre, Macao (kiri) dan Pattaya exhibition and Convention Hall, Royal Cliff Beach Resort, Thailand IV.2. Bisnis dan Wisata Industri MICE merupakan salah satu sektor dalam bisnis pariwisata. MICE merupakan kegiatan bisnis wisata karena dalam kegiatan ini tujuan utama peserta/delegasi adalah melakukan perjalanan dan menghadiri suatu kegiatan atau event yang berhubungan dengan bisnisnya sambil menikmati kegiatan wisata secara bersama-sama. Meeting, Incentives, Conferences and Exhibition merupakan empat bisnis sektor pariwisata dengan fokus utama menyelenggarakan kegiatan serta pemasaran tempat penyelenggaraan kegiatan MICE, karena pada kegiatan ini biasanya tempat dimana diselenggarakannya MICE akan mempengaruhi jumlah pengunjung pada setiap kegiatan, sehingga penyelenggara harus mampu memutuskan dimana kegiatan MICE akan diselenggarakan dan dapat menarik banyak pengunjung. Tabel 1.1 menunjukkan bahwa kegiatan MICE merupakan kegiatan bisnis dan wisata yang dilakukan secara bersama. Hal ini terlihat dari penyelenggaraan bisnis dalam konteks MICE tetap memiliki unsur perjalanan wisatanya, misalnya berupa kegiatan sport atau hiburan. Bagi peserta atau delegasi yang menghadiri kegiatan MICE, juga menggunakan jasa lain untuk memenuhi kebutuhannya diluar kegiatan MICE, misalnya mengunjungi restoran lokal, berbelanja produk lokal, dan hal-hal lainnya yang diperlukan selama perjalanan dilakukan. Dalam satu penyelenggaran kegiatan MICE, tidak sedikit atau tidak jarang setiap daerah atau negara menginginkan menjadi tuan rumah, karena dalam setiap penyelenggaraan MICE, keterkaitan industri pariwisata seperti budaya, destinasi wisata dan hiburan merupakan tempat kegiatan untuk setiap peserta atau delegasi melakukan kegiatan lain seperti berbelanja, melakukan kegiatan olahraga dan tempat makan yang akan memberikan dampak besar pada perekonomian setempat. 8

Kegiatan bisnis dan wisata dalam konteks MICE merupakan kegiatan yang dilakukan secara bersama, karena keduanya menggunakan banyak infrastruktur dan fasilitas yang sama. Kedua sektor tersebut secara bersama menggunakan Jasa akomodasi, menggunakan alat transportasi, jalur komunikasi, destinasi wisata, hiburan, informasi, kesehatan, keamanan serta lingkungan yang baik dan aman. IV.3. Keuntungan MICE dan Bisnis Wisata Meskipun bisnis dan wisata menggunakan infrastruktur yang sama, bisnis MICE telah membawa kebanyakan banyak keuntungan lainnya pada daerah tujuan wisata. Kegiatan MICE atau bisnis wisata merupakan bisnis yang High Cost dan High Yield, dengan jumlah pengeluaran yang besar dari peserta kegiatan MICE berarti bisnis ini telah memberikan keuntungan yang tinggi secara ekonomi pada penyelenggara kegiatan MICE dan pelaku usaha yang terkait dengan adanya kegiatan MICE. Tabel 1.1Matrik kegiatan MICE sebagai kegiatan wisata dan bisnis Jenis

Meeting

Conference

Incentive

Exhibition

Organisasi

Asosiasi Nasional

Pertemuan diluar kantor dengan durasi 6 jam terdiri dari minimal 88 peserta. Dapat berupa training, rapat, retreat. Lama penyelenggaraan 1-2 hari, program formal yang telah dipublikasikan. Biasanya delegasi harus melakukan reservasi untuk hadir. Perjalanan bisnis untuk memberikan penghargaan atas prestasi pegawai, biasanya terdapat juga elemen konferensi dalam perjalanannya Memeperkenalkan produk baru perusahaan,

Rapat pemimpin, rapat regional, pelatihan, pemberian informasi.

Asosiasi Internasional/ Antar Pemerintah Rapat pimpinan terbatas, lamanya 1-2 hari, Diselenggarakan oleh satu asosiasi suatu negara.

Diselenggarakan secara periodik (tahunan) untuk waktu 2-3 hari penyelenggaraan.

Diselenggarakan secara periodik (kurang dari satu tahun), tempat penyelenggaraan yang selalu berganti negara berdasarkan bidding, 3-5 hari penyelenggaraan

dapat terdiri organisasi sebagai

Dapat terdiri dari organisasi penyelenggara

Public Sector/ Pemerintah Biasanya diselenggarakan untuk masyarakat luas, 1 hari penyelenggaraan, berupa pelatihan pemberian informasi. Konferensi yang biasanya berlangsung 1-2 hari peserta dari daerah sekitar disekitar/regional

informasi/event dagang

9

Corporate Events

menghdiri pameran yang diselenggarakan oleh event Organizer atau asosiasi. Sebagai tamu perusahaan pada pameran dagang. MenyelenggaraKan hiburan pada event olahraga, konser dan event lainnya, berpartisipasi pada event olahraga atau sejenisnya

penyelenggara konferensi, berpartipasi dalam pameran dagang sebagai peserta.

konferensi, juga sebagai penyelenggara pameran dagang.

Sumber: Rogers, 2003

Berbeda dengan kegiatan wisata, kegiatan MICE berlangsung sepanjang tahun. Di banyak negara empat musim, kegiatan MICE mencapai puncaknya pada musim semi dan musim gugur, meskipun pada musim dingin hanya kegiatan MICE yang berskala kecil lebih sering diselenggarakan, tetapi kegiatan ini tidak pernah berhenti sepanjang tahun. Di negara dengan dua musim, kegiatan MICE tidak pernah berhenti, karena faktor cuaca juga menjadi salah satu faktor diselenggarakannya kegiatan ini. Kegiatan bisnis MICE telah membuka lapangan kerja baru, tidak hanya menciptakan tenaga kerja musiman saja, tetapi juga telah menciptakan pekerjaan tetap bagi banyak masyarakat yang memiliki kemampuan tidak berbeda dengan bisnis pariwisata yang banyak diciptakan di negara-negara sedang berkembang. Kunjungan pertama peserta MICE pada satu daerah wisata dapat berlanjut ketika peserta tersebut merasa puas dengan apa yang dia rasakan selama mengikuti kegiatan MICE, sehingga tidak jarang terjadi kunjungan berikutnya beserta keluarga atau teman untuk ikut menikmati pengalaman tersebut. Bisnis MICE dapat dikatakan sebagai investasi masa depan untuk satu daerah wisata karena pengalaman yang didapat oleh peserta ingin dibagi kepada kerabatnya. Kegiatan konferensi dan bisnis MICE merupakan bisnis yang memiliki dampak negatif lebih kecil pada lingkungan daripada yang dilakukan mass tourism, karena bisnis ini fokus pada jumlah peserta yang tidak terlalu banyak, sehingga penggunaan transportasi akan lebih berkurang sehingga akan mengurangi kemacetan serta polusi yang ditimbulkan (Rogers, 2003).

10

V. PENUTUP Kegiatan wisata MICE merupakan kegiatan yang semakin diminati di negara Indonesia karena melihat prospek Negara Indonesia sendiri merupakan Negara yang penuh dengan ladang bisnis, pariwisata, dan hampir 90 % pasti menggunakan jasa industri MICE. Maka dari itu diperlukan pengenalan tentang mata kuliah MICE yang kedepannya membentuk SDM yang berkualitas di bidang industri MICE.

VI. Tugas dan Diskusi Pilihlah satu kawasan wisata yang aktif digunakan oleh kegiatan wisata dan bisnis secara bersama-sama. Identifikasi siapa pasarnya untuk kedua sektor tersebut. Kapankah waktu yang tepat untuk melaksanakan kegiatan wisata, kegiatan bisnis atau bahkan kegiatan wisata dan bisnis yang dilakukan bersama sepanjang tahun yang memungkinkan penggunaan maksimal dari fasilitas serta infrastruktur yang tersedia di tempat tersebut. Bagaimana dampak ekonomi terhadap masyarakat sekitar secara lokal dan lebih luas lagi secara regional atau dampak ekonomi secara nasional yang ditimbulkan dari kegiatan tersebut. Website yang berhubungan:

www.destinationmanchester.com www.manchesterconferences.com www.peachthailand.com www.royalcliff.co.th www.dubaitouris.co.ae www.maris.gr

11

12

BAB II KEBUTUHAN PASAR AKAN KEGIATAN MICE I.TIU: Mahasiswa/i Program Studi Ilmu Komunikasi akan dapat menjelaskan makna dari Ukuran dan ruang lingkup event Meeting Incentive Convention/Conference dan Exhibition (MICE) melalui pemahaman ukuran dan ruang lingkup event MICE beserta mengetahui apa manfaat mempelajari Ukuran dan ruang lingkup event MICE itu sendiri.

II.TIK: Mahasiswa/I Program Studi Ilmu Komunikasi akan dapat memahami ukuran dan ruang lingkup event Meeting, Incentive, Convention, dan Exhibition setelah diberikan materi tentang Ukuran dan ruang lingkup event MICE dengan tingkat keberhasilan 90%.

III. PENDAHULUAN Perkembangan penyelenggaraan kegiatan MICE di dunia saat ini sangat pesat terlihat dari terus meningkatnya jumlah perusahaan penyelenggara event dan penyedia jasa pelayanan yang berhubungan dengan events. Di Eropa, perkembangan kegiatan MICE ditandai dengan peningkatan jumlah perusahaan yang melakukan perjalanan insentif untuk menemukan ide baru dalam pengembangan perusahaannya atau perusahaan yang ingin memperkenalkan produk perusahaannya kepada masyarakat luas dengan cara menyelenggarakan eksibisi atau ekspo. Sebagai penyelenggara kegiatan atau dikenal dengan istilah PCO (Profesional Conference Organize) atau PEO (Profesional Exhibition Organizer) harus mampu melihat perlunya perusahaan menggunakan jasa mereka. Hal pertama kali yang harus dilakukan adalah dengan mengidentifikasi tujuan perusahaan. Untuk mencapai tujuan perusahaan dapat dilakukan bersamaan dengan melakukan rekreasi sehingga dua kegiatan ini dapat dilakukan dalam satu kegiatan. Dengan berkembangnya kebutuhan akan penyelenggaraan events ini, banyak perusahaan mulai berdiri dan mulai memberikan pelayanan penyelenggaraan events tersebut, sehingga munculah perusahaan pengelola events yang didasari atas kebutuhan pasar.

13

IV. PENYAJIAN Di Indonesia jasa PCO dan PEO mulai berkembang seiring dengan peningkatan kegiatan MICE yang dilakukan oleh asosiasi dan perusahaan. Melihat peluang kegiatan MICE berada dalam konteks kegiatan wisata, maka banyak biro perjalanan mulai menggabungkan unsur MICE dalam bisnisnya, sehingga munculah wisata bisnis yang dikemas oleh biro perjalanan. Bisnis ini juga biasa dikenal dengan istilah Wisata Konvensi dan penyelenggaraannya disebut events organizer (EO). Perkembangan jumlah penyelenggara events di dunia terus berkembang dan mendapat perhatian khusus dari banyak pihak sehingga untuk mewadahi kegiatan ini munculah asosiasi yang berhubungan dengan penyelenggaraan events, seperti ICCA (International congress and Convention Assosiation) dan asosiasi penyelenggara kegiatan MICE seperti: EIBTN (European Incentive Business Travel & Meeting Exhibition), EFCT (European Federation of Conference Towns), bahkan muncul juga beberapa organisasi hampir di setiap negara, seperti GCB (German Convention Buraeu), MIMIT (Mediteranian International Meeting and Incentive Travel Conference). Di Itali juga muncul dengan nama BTC (Borsa Del Tourism Congressuale). Tidak ketinggalan, Indonesia melalui pemerintah memiliki organisasi serupa yang diberi nama ICB (Indonesian Conventionn Boat) yang dibentuk pada Oktober 1978. Perkembangan bisnis wisata konvensi sejalan dengan perkembangan teknologi membuat sekelompok orang saling berkumpul untuk melakukan konvensi globalisasi, merupakan faktor pendorong untuk terselenggaranya wisata konvensi ini, dengan berpandangan bahwa dunia menjadi semakin kecil, tempat yang jauh mulai mudah dijangkau dalam waktu singkat, maka kegiatan wisata konvensi juga berkembang pesat. Beberapa events dunia diselenggarakan oleh kelompok-kelompok ahli se-profesi dunia, selain juga badan-badan internasional telah mengagendakan kegiatan tahunannya, misalnya Internasional Monetary Fund (IMF), Asian Development Bank (ADB), dan lain sebagainya. Dengan adanya agenda yang telah yang ditetapkan oleh badan-badan besar, maka sangat mudah melihat peluang bagi penyelenggara events untuk memprediksi kegiatan MICE sampai beberapa tahun kedepan. Dengan tersedianya fasilitas yang baik untuk penyelenggaraan events diberbagai negara, setiap penyelenggara MICE memaksimalkan kegunaan fasilitas yang tersedia sebagai sarana untuk meningkatkan pelayanan pada bisnis ini. Sebagai contoh: dengan dibangunnya Philippine International Convention Center (PICC) yang mampu menampung 600 orang. International Congress Center (ICC) di Berlin dengan daya tampung 5000 orang, jumlah events yang diselenggarakan meningkat dikedua negara 14

tersebut. Hal yang sama juga di Indonesia, dengan didirikannya Jakarta Convention Center dengan daya tampung 1500 orang, banyak events internasional diselenggarakan disini dan dijadikan untuk penyelenggaraan sampai beberapa tahun ke depan. Masih banyak dari penyelenggara events atau Events Organizer mencari tempat yang baik untuk diselenggarkannya events. Tidak terlepas dari kelengkapan fasilitas yang ditawarkan, setiap penyedia fasilitas penyelenggaran events akan saling bersaing memberikan pelayanan yang lebih baik, sehingga terjadi juga persaingan untuk mendapatkan pasar pada industri ini dan pada saat inilah pasar akan menentukan Event Organizer mana yang sesuai dengan kebutuhannya. Bisnis Event Organizer diprediksi akan terus berkembang, hal ini dilihat dari peluang yang ada pada organisasi atau perusahaan yang akan menyelenggarakan event. Meskipun jumlah perusahaan yang ingin memperkenalkan produknya dapat diketahui dan diprediksi, kebutuhan akan adanya penyelenggaran event yang berhubungan dengan pengenalan produk dalam bentuk eksibisi masih sulit untuk diprediksi, hal ini disebabkan oleh faktor-faktor internal perusahaan seperti kurangnya dana untuk memperkenalkan produknya dan tidak tepatnya waktu untuk menyelenggarakan event. Meskipun demikian, masih banyak perusahaan meminta PEO untuk mengemas kegiatan untuk memperkenalkan produk perusahaannya. Peluang inilah yang harus dimanfaatkan oleh Event Organizer untuk menjadi penyelenggara event bagi perusahaan, disamping bisnis jasa inipun banyak diminta oleh perseorangan untuk mengelola event yang lebih bersifat pribadi, seperti pesta ulang tahun atau pesta perkawinan. Perkembangan PEO dan PCO karena besarnya permintaan pasar tidak dapat dibendung lagi, sehingga setiap penyelenggara harus dilengkapi dengan sebanyak mungkin fasilitas yang mampu memuaskan konsumennya. Semakin besar peserta yang hadir pada event akan semakin bervariasi fasilitas yang harus disediakan. Ini juga menentukan untuk ukuran suatu event serta lingkup kegiatannya. Ukuran dan Lingkup Events Penyelanggaran MICE akan melibatkan banyak pelaku di dalamnya, baik beserta ataupun pengelola kegiatan tersebut. Ukuran besar kecilnya suatu kegiatan dapat dilihat dari jumlah peserta yang hadir dalam kegiatan tersebut, sehingga sebuah kegiatan dapat ditentukan ukurannya, besar, sedang, atau kecil. Jumlah kehadiran pada kegiatan meeting dan konferensi diprediksi akan seimbang dengan jumlah peserta yang mendaftar, karena melibatkan pihak perusahaan, asosiasi atau organisasi yang mengirimkan delegasinya sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Tetapi berbeda dengan 15

pengunjung yang menghadiri satu kegiatan pameran, seperti expo atau eksibisi, meskipun saat ini pengunjung pada kegiatan tersebut dapat dilakukan melalui registrasi, tetapi jumlah pengunjung yang hadir masih diharapkann dari pengunjung yang tidak melakukan regristrasi. Sehingga penyelenggara kegiatan ekspo masih perlu melakukan promosi selama kegiatan berlangsung, dimana hal ini tidak dilakukan oleh penyelenggara kegiatan sejenis meeting atau konferensi. Beberapa hal yang akan mempengaruhi jumlah pengunjung dan peserta pada sebuah kegiatan MICE diantaranya:  Siapa penyelenggara dan pelaksana kegiatan tersebut Peserta akan datang pada suatu kegiatan yang bersifat meeting atau konferensi yang diselenggarakan oleh perusahaan karena jelas tujuannya, tetapi untuk menghadiri satu eksibisi atau ekspo, penggunjung juga akan bertanya, ‘Siapa penyelenggara eksibisi atau ekspo itu?’ hal ini berhubungan dengan nama baik penyelenggara, biasanya penyelenggara yang selalu menampilkan kegiatan dengan baik akan lebih baik mendapat kepercayaan dari peserta sebagai PEO yang memiliki reputasi baik atau sebaliknya.  Kegiatan apa saja yang menyertai kegiatan pokoknya Dalam konteks meeting dan konferensi kecil yang melibatkan kepentingan asosiasi biasanya peserta akan hadir, tetapi apabila konferensi atau meeting dengan ukuran besar, kehadiran peserta akan dipengaruhi oleh kegiatan lain yang menyertainya, misalnya pameran, festival, kompetisi atau show. Kemasan kegiatan pendukung pada banyak penyelenggaraan MICE mampu menjadi penarik bagi peserta untuk menghadiri kegiatan intinya.  Lokasi kegiatan MICE diselenggarakan Tempat penyelenggaraan akan mempengaruhi jumlah peserta yang hadir, meskipun biasanya dilakukan registrasi dan konfirmasi kehadiran jauh sebelum waktu penyelenggaraan, tetapi pemilihan lokasi akan berpengaruh terhadap jumlah peserta yang hadir. Misalnya tempat penyelenggaraan yang menjadi tujuan wisata atau tempat menarik lainnya mampu menarik jumlah pengunjung. Selain itu alat transportasi yang digunakan untuk mencapai tempat tujuan juga mempengaruhi keinginan peserta untuk hadir karena kemudahan alat transportasi untuk menjangkau tempat penyelenggaraan menjadi pertimbangan bagi banyak peserta.  Undangan yang membutuhkan protokoler Banyak orang tidak terlalu suka dengan kegiatan yang mengharuskan protokoler, sehingga apabila dalam undangan terdapat kebutuhan 16

protokoler, banyak orang yang enggan untuk hadir, protokoler biasanya digunakan untuk undangan yang bersifat kenegaraan.  Musim saat kegiatan diselenggarakan Konferensi internasional sering diselenggarakan di negara yang musimnya berbeda dengan negara pesertanya. Sering peserta dari negara yang memiliki dua musim harus menghadiri pertemuan yang diselenggarakan pada musim dingin, sehingga hal ini akan menghambat jumlah peserta yang hadir. Untuk kegiatan yang bersifat meeting atau konferensi tidak terlalu berpengaruh jumlahnya, tetapi pada kegiatan pada jenis ekspo atau eksibisi jumlah peserta akan sulit diprediksi atau sulit untuk mendapatkan jumlah yang diharapkan.  Faktor penghalang pada kegiatan ini (politik, keamanan) Sejak terjadinya 11 September 2001, jumlah penyelenggaran kegiatan MICE Internasional berkurang sangat tajam. Hal ini terjadi karena faktor keamanan dan politik suatu negara. Tidak banyak orang ingin bepergian atau masuk suatu negara yang kondisi keamanan dan politiknya tidak stabil. Penyelenggaran kegiatan MICE domestik pun berkurang tajam, misalnya saat terjadi bom Bali tahun 2002, jumlah kegiatan MICE di Indonesia berkurang hingga 70%.  Siapa saja yang akan hadir pada kegiatan yang dimaksud Kegiatan yang di hadiri oleh tokoh yang dianggap berperan besar akan mampu mempengaruhi orang untuk hadir pada kegiatan itu. Apabila konferensi dihadiri oleh orang penting dari satu organisasi atau perusahaan, maka peserta yang hadir akan lebih banyak,begitu juga pada satu expo atau eksibisi, apabila bintang pada acara tersebut merupakan tokoh masyarakat, jumlah pengunjung yang hadir dapat dipastikan besar. Besar kecilnya sebuah event tidak dapat dilepaskan dari keterkaitannya dengan masalah-masalah situasi, lingkungan, serta kegiatan atau peristiwa yang berlangsung di sekitarnya. Hal penting lainnya yang menjadi pertimbangan untuk jumlah kehadiran peserta adalah lokasi secara geografis dengan aksesibilitas yang mudah dicapai sarana transportasi yang tersedia, perencanaan serta pemasaran kegiatan, musim, hari, bulan serta perhitungan peak and low season. Keseluruhan faktor yang di atas akan mempengaruhi ukuran suatu event yang berpengaruh terhadap fasilitas yang dibutuhkan. Menurut Pendit (1999), ukuran suatu kegiatan MICE dibagi dalam 3 kategori: 1. Ukuran Kecil Kegiatan yang dihadiri oleh jumlah peserta antar 20-50 orang dapat dikatakan kecil, biasanya konvensi yang berupa rapat tertutup untuk lingkungan perusahaan, atau organisasi yang mengadakan rapat 17

tertutup. Konvensi dengan jumlah sangat terbatas ini biasanya berupa pertemuan para pimpinan perusahaan. Tempat berlangsungnya dapat dilaksanakan diperusahaannya atau dapat juga diselenggarakan di hotel. Dengan jumlah perusahaan, biaya yang dikeluarkan bisa menjadi tinggi, dengan alasan pesertanya adalah orang-orang yang memiliki posisi penting, sehingga pelayanan yang diberikan juga harus maksimal dengan penggunaan fasilitas terbaik biasanya semua beban biaya ditanggung oleh perusahaan atau organisasi. 2. Ukuran Sedang Jumlah peserta pada event ini antara 60-200 orang. Dengan jumlah peserta sebanyak ini, hal-hal teknis dalam pelaksanaan event mulai diperhatikan. Sebagai contoh, untuk penyelenggaraan konvensi pada jumlah ini, harus sudah memperhatikan ruangan yang dipergunakan, misalnya: tata lampu, audio-visual, dinding yang kedap suara, dekorasi ruangan, pengaturan meja dan tempat duduk, panggung dan podium serta staff yang siap melayani, pelayanan makanan, kamar tamu khusus, lobi, kamar kecil untuk umum, drugstore, serta fasilitas umumm lainnya yang akan mempengaruhi kulaitas meeting yang diselenggarakan. Apabila kegiatan meeting atau konferensi diselenggarakan lebih dari satu hari, maka fasilitas akomodasi juga perlu diperhatikan, dalam hal ini perlu bekerja sama dengan pihak penyedia hotel. Karena jumlah yang besar perlu mempersiapkan hotel yang mampu menampung semua peserta atau memisahkannya karena jumlah kamar yang tersedia tidak mencukupi. Pelayanan transportasi perlu menjadi pertimbangan juga untuk mempermudah peserta sampai ke tempat kegiatan. Beberapa hotel besar menyediakan shuttle service (kendaraan/bis mini yang biasanya digunakan untuk mengantarkan tamu dari dan ke bandara, tetapi dapat digunakan untuk pelayanan lainnya). 3. Ukuran Besar Event berskala besar yang diselenggarakan akan memerlukan kebutuhan dengan skala besar juga, lebih kompleks dari pada ukuran kecil dan sedang. Ukuran besar untuk suatu event dihadiri oleh lebih dari 200 orang, bahkan bisa mencapai 2000 orang untuk suatu konvensi. Di beberapa negara, hotel-hotel sudah melengkapi fasilitas untuk penyelenggaran event dalam skala besar. Pada kegiatan yang terfokus secara besar, fasilitas yang harus diberikan harus bervariasi lagi. Misalnya harus tersedia jumlah kamar yang mampu menampung jumlah peserta/pengunjung (dapat digunakan jenis hotel yang berbeda klasifikasi bintangnya sesuai dengan kemampuan pengunjung/peserta). Makanan dan minuman juga harus sudah ditata 18

dengan baik, karena pada saat ini, tren mulai berubah dimana banyak orang di negara-negara maju mulai beralih pada jenis makanan tertentu, sehingga pihak penyelenggara harus mampu menyediakan (misalnya vegetarian, makanan halal, makanan khusus diet atau dengan daerah/ negara asalnya) Disamping fasilitas ruang penyelenggara yang telah dilengkapi dengan alat-alat yang modern karena kemajuan teknologi (big screen TV, personal audio visual), event besar ini pun harus memberikan acaraacara program yang bervariasi pada program pendukung kegiatan ini, seperti adanya pameran, show, program kunjungan sosial dan lainnya.

Sumber: www.advantageboston.com

Sumber: www.kagawa-u.ac.ip

Gambar 2.1 Peserta pada kegiatan Mice (kiri) dan Kagawa International Conference Hall, Jepang yang digunakan untuk kegiatan Mice ukuran sedang (kanan)

Sumber: www.switzerlandmeeting.com

www.krida.com

Gambar 2.2 Montreaux Convention and Exhibition Centre, Lake Genewa, Switzerland, yang sering digunakan untuk incentiv grup (kiri) dan Dublin National Theatre, Irlandia yang digunakan untuk kegiatan MICE ukuran besar (kanan)

19

Sumber: www.cite-scienfe.fr

La-Villete Conference Centre, Paris, Perancin. Banyak digunakan Untuk Kegiatan Meeting, Convention, Conference dan Exhibition.

V. PENUTUP Besar kecilnya sebuah event tidak dapat dilepaskan dari keterkaitannya dengan masalah-masalah situasi, lingkungan, serta kegiatan atau peristiwa yang berlangsung di sekitarnya. Hal penting lainnya yang menjadi pertimbangan untuk jumlah kehadiran peserta adalah lokasi secara geografis dengan aksesibilitas yang mudah dicapai sarana transportasi yang tersedia, perencanaan serta pemasaran kegiatan, musim, hari, bulan serta perhitungan peak and low season. Menurut Pendit (1999), ukuran suatu kegiatan MICE dibagi dalam 3 kategori: 1) Ukuran Kecil dihadiri 20-50 orang, 2) Ukuran Sedang dihadiri 60-200 orang, 3) Ukuran Besar dihadiri lebih dari 200 orang.

VI. LATIHAN SOAL 1. Sebutkan Asosiasi yang terkaitan dalam kegiatan industri MICE! 2. Faktor apa sajakah yang akan mempengaruhi jumlah pengunjung dan peserta pada sebuah kegiatan MICE? 3. Sebutkan dan jelaskan ukuran kegiatan MICE menurut Pendit?

20

BAB III STRUKTUR INDUSTRI MICE I.TIU: Mahasiswa/i Program Studi Ilmu Komunikasi akan dapat menjelaskan tentang pihak-pihak siapa saja sebagai pengguna industri MICE dan organisasi penting apa sajakah yang berhubungan dengan kegiatan MICE.

II.TIK: Mahasiswa/i Program Studi Ilmu Komunikasi akan dapat memahami pihakpihak siapa sajakah yang menggunakan industri atau jasa MICE dan organisasi penting apa sakjakah yang berhubungan dengan kegiatan MICE setelah diberikan materi tentang mengenal hal itu dengan tingkat keberhasilan 90%.

III. PENDAHULUAN Industri MICE adalah industri yang kompleks karena melibatkan banyak pihak seperti penyedia (Suplier), pengguna, organisasi dan pelaku bisnis. Bagi sebagian penyelenggara bisnis konferensi atau meeting, kegiatan ini merupakan pekerjaan yang tidak memerlukan skill yang tinggi dan tanggungjawab temporer karena kegiatan seperti ini tidak selalu berlangsung sepanjang tahun. Penyediaan jasa MICE terdiri dari penyediaan tempat (veneue) dan daerah wisata (destination), penyediaan jasa akomodasi, jasa transportasi, agen dan kontraktor khusus. Baik pengguna dan penyedia jasa merupakan organisasi yang kegiatannya harus mendapat dukungan dari pemerintah, termasuk juga dukungan dari media atau press, serta institusi pendidikan yang secara keseluruhan berkontribusi pada pengembangan industri MICE secara global.

IV. PENYAJIAN Berikut akan diuraikan lebih panjang tentang pihak-pihak yang terlibat dalam kegiatan atau pengguna industri/jasa MICE, begitupula dengan organisasi apa sajakah yang akan terlibat di dalam kegiatan MICE. Keduanya saling terkait dalam membangun pesatnya keberadaan industri MICE yang berada dalam sebaran Negara terutama dalam Negara Indonesia yang banyak bermunculan industri MICE karena banyaknya berbagai event yang melibatkan berbagai pihak.

21

IV.1. Pengguna Industri MICE Pelaku yang terlibat dalam kegiatan MICE biasa disebut sebagai pengguna dan penyedia, biasanya meliputi: 1. Perusahaan dan asosiasi 2. Sektor publik atau pemerintah 3. Conference Enterpreneur (pelaku/peserta yang ikut dalam kegiatan MICE untuk topik-topik yang sedang hangat saja, misalnya pelaku bisnis, akademis). 4. Supplier IV.1.1. Perusahaan dan Asosiasi Sama seperti industri lainnya, industri MICE juga terdiri dari pengguna dan penyedia. Pengguna dan industri MICE adalah para penyelenggara kegiatan konferensi (Conference Organizer Meeting Planner) atau siapa saja yang biasa menggunakan tempat-tempat untuk kebutuhan kegiatan MICE serta menggunakan pelayanan yang berhubungan dengan penyelenggaraan kegiatan tersebut. Dua macam tipe besar pengguna di industri MICE adalah Corporate dan Associaiton. Banyak terdapat agen kecil atau perorangan yang bekerja sendiri dalam mengelola bisnis MICE dengan berujuan untuk mengambil keuntungan sendiri. Istilah Corporate biasanya identik dengan Conference Organizer atau Meeting Planer yang bekerja untuk persahaan dengan tujuan mencari keuntungan. Perbedaan dan persamaan antara Corporate Conference dan Association Conference dapat dilihat pada 3.1. Tabel 3.1 Persamaan dan Perbedaan Penyelenggaraan Konferensi oleh Perusahaan dan Asosiasi Corporate Conference Association Conference Fokus pada mencari keuntungan Tidak mencari keuntungan Perusahaan yang bergerak dalam Asosiasi dapat terdiri dari bisnis MICE terdiri dari pengelolaan pengelolaan jasa dan sukarelawan dan jasa Pengambilan keputusan dilakukan Pengambilan keptusan sesegera mungkin melalui rapat komite

dilakukan

Persiapan penyelenggaraan event Persiapan penyelenggaran event berlangsung dalam hitungan minggu bisa berlangsung bulanan bahkan atau bulan tahunan Perusahaan dapat Asosiasi menyelenggarakan event menyelenggarakan berbagai jenis khusus yang berhubungan dengan event kegiatannya 22

Peserta yang hadir biasanya kurang Peserta yang hadir biasanya dalam dari 200 (bahkan biasanya kurang jumlah ratusan bahkan ribuan orang dari100) Biasanya diselenggarakan di hotel, Biasanya diselenggarakan di hotel, convention center/tempat yang convention center, tempat publik jarang digunakan. atau universitas Biaya yang dikeluarkan oleh peserta Biaya yang dikeluarkan peserta tinggi dan dibayar oleh perusahaan rendah, biasanya peserta membiayai sendiri, dibiayai oleh asosiasi atau pemerintah Event diselenggarakan sepanjang Event diselenggarakan pada waktutahun waktu tertentu saja (di negara 4 musim, biasanya diselenggarakan pada musim semi dan gugur, beberapa di musim panas) Event biasanya berlangsung selama Konferensi penting biasanya 1-2 hari berlangsung selama 3-4 hari

Akomodasi yang digunakan Berbagai jenis akomodasi digunakan biasanya hotel bintang 3 atau lebih tergantung pada asosiasi dan jumlah uang yang akan dikeluarkan oleh peserta Jarang hadirnya peserta yang telah Lebih banyak peserta yang telah mendaftar pada event ini. terdaftar menghadiri event Sumber: Rogers, 2003

Banyak perusahaan memiliki divisi konferensi sendiri, tetapi sejak terjadi krisis ekonomi pada akhir tahun 1990 sampai awal tahun 2000, dinilai divisi ini hanya menjalankan fungsinya pada saat-saat tertentu saja, sehingga perusahaan mulai menutup divisi ini dan menjalankan kegiatan MICE bekerja sama dengan penyelenggara dari luar dengan dasar kontrak kesepakatan. Tidak jarang juga banyak perusahaan yang menutup divisi konferensi menggunakan jasa pegawai tidak tetap dalam melaksanakan kegiatan MICE-nya, sehingga tidak membebani keuangan perusahaan. Sebagai pengguna fasilitas kegiatan MICE, mereka harus benar-benar dapat mencari lokasi yang sesuai dan mendapatkan tempat yang cocok dengan keinginan konsumen dalam penyelenggaraan kegiatan MICE. Tidak terbatas pada satu tempat saja, satu daerah saja, tetapi pencarian tempat 23

pun bisa dilakukan antar negara, karena banyak ketertarikan peserta untuk menghadiri suatu kegiatan MICE berdasarkan tempat dimana lokasi akan diselenggarakannya kegiatan tersebut. Tugas penyelenggara kegiatan MICE atau Event yang tidak diberikan kepada Conference atau event organizer, dalam suatu perusahaan biasanya dikelola oleh divisi Human Resources, atau Administrasi. Sehingga pada divisi inilah banyak tantangan untuk menyelenggarakan kegiatan MICE atau event sendiri, yang dimulai dengan mencari tempat yang sesuai dengan tema kegiatan yang diselenggarakan. Keputusan tentang pelaksanaan kegiatan MICE mulai dari pemilihan tempat, biaya, besarnya kegiatan, keterlibatan personal, bentuk kegiatan dan lainnya merupakan keputusan yang harus segera mendapat perhatian dari setiap pihak yang terlihat dalam pelaksanaan kegiatan tersebut, dan yang terpenting dalam pelaksanaan kegiatan MICE banyak keputusan yang perlu diambil segera karena berhubungan dengan kepuasan peserta pada kegiatan MICE dan event. Karena faktor efisiensi pekerjaan, banyak pertemuan perusahaan diselenggarakan di sebuah hotel, meskipun tidak jarang diselenggarakan dalam ruang rapat khusus yang disediakan diperusahaan. Penyelenggaraan perjalanan insentif lebih sering dilaksanakan di tempat lain yang memiliki daya tarik tersendiri dengan maksud mendapatkan suasana lain dari rutinitas pekerjaan dan situasi lingkungan perusahaan. Dalam persiapan, penyelenggaraan pertemuan perusahaan biasanya tidak serumit dari penyelenggaraan pertemuan untuk sebuah asosiasi. Dengan persiapan dalam hitungan minggu atau hari dan bahkan jam, pertemuan untuk perusahaan dapat diselenggarakan, tetapi untuk sebuah pertemuan atau konferensi asosiasi biasanya memerlukan waktu lebih lama bisa sampai 3 bulan persiapan atau bahkan lebih. Biaya yang dikeluarkan untuk pertemuan perusahaan biasanya lebih besar untuk setiap peserta/delegasinya. Bagi asosiasi secara umum biaya yang dikeluarkan untuk pertemuan lebih kecil. Dalam menentukan peserta yang akan hadir pada kegiatan MICE biasanya perusahaan akan mengalokasikan dari biaya pelatihan dan peningkatan kemampuan pegawai dalam perusahaan. Penggunaan dana yang tepat sangat berpengaruh pada susksesnya penyelenggaraan MICE dan tujuan yang ingin dicapai oleh perusahaan. Tipe delegasi atau peserta pada kegiatan MICE (dalam survey yang diselenggarakan oleh UK Conferences Market Survey pada tahun 2002) adalah:  Sepanjang tahun 2001, rata-rata setiap peserta mengikuti kegiatan MICE sebanyak 38 kali  67 persen peserta yang mengikuti kegiatan MICE adalah pria 24



Sedikitnya Event Organizer menyelenggarakan kegiatan MICE dihadiri oleh70% delegasi dengan posisi manajer senior, atau profesional dibidang penjualan dan pemasaran, 43% ahli keuangan, 31% administrasi dan 11% yang berprofesi sebagai tenaga medis.  88% dari setiap industri yang ikut dalam kegiatan konferensi puas dengan pemilihan tempat.  Masalah yang banyak dikeluhkan dalam penyelenggaraan konferensi adalah makanan, dan jarang sekali mengeluhkan tentang penampilan atau pelaksanaan kegiatan MICE. Secara umum karakter kegiatan konferensi dihadiri tidak lebih dari 200 orang peserta dengan waktu penyelenggaraan yang tidak terlalu lama tetapi mengeluarkan biaya yang besar dan menjadi tanggungan perusahaan yang mengirimkan pesertanya. Asosiasi sebagai pengguna jasa kegiatan MICE terdiri dari banyak organisasi yang bergerak dalam bidang perdagangan, institusi pendidikan, kegiatan sosial, organisasi keagamaan, partai politik dan lainnya. Peserta yang mengikuti kegiatan MICE dari asosiasi biasanya memiliki karakteristik sebagai berikut:  Peserta biasanya menghadiri kegiatan MICE yang diselenggarakan oleh asosiasinya daripada menghadiri kegiatan serupa yang diselenggarakan tempat kerjanya.  Peserta biasanya membiayai sendiri keikutsertaannya pada kegiatan MICE sehingga sebagai penyelenggara sebaiknya dapat mengatur/menyusun biaya yang sesuai dengan kemampuan peserta (biasanya lebih murah dari kegiatan untuk perusahaan).  Pemilihan akomodasi akan menjadi hal penting bagi peserta, sehingga penyelenggara perlu memberikan beberapa jenis pilihan akomodasi dari jenis guest house sampai hotel berbintang. Menariknya untuk tempat penyelenggaraan konferensi, asosiasi juga dapat menggunakan taman terbuka disamping penggunaan ruangan khusus sehingga menjadikan penyelenggaraan kegiatan memiliki kekhasan sendiri.  Jumlah peserta yang hadir akan lebih banyak dari industri, karena biasanya asosiasi menyelenggarakan konferensi secara periodik yang dihadiri hampir seluruh anggotanya dan tidak jarang juga kegiatan konferensi asosiasi menarik perhatian media untuk meliput.  Dalam sebuah survey yang diselenggarakan oleh UK Conference Market Survey pada tahun 2002, rata-rata usia delegasi pada konferensi asosiasi adalah 38 tahun (sedangkan pada tahun 2001

25

adalah usia 42 tahun), dengan 62% pesertanya adalah pria dan mereka menghadiri kegiatan seperti ini dua kali dalam setahun. Karakteristik peserta seperti di atas diaplikasikan untuk hampir semua jenis asosiasi, tetapi tetap dalam setiap penyelenggaraan perlu ditinjau aspek penting yang menjadi ciri khas penyelenggaraan MICE dan setiap asosiasi. Misalnya, banyak anggota dari satu asosiasi medis selalu menginginkan jenis akomodasi hotel bintang untuk mereka menginap selama kegiatan berlangsung dengan tetap memperhatikan bahwa jumlah hotel cukup untuk jumlah delegasi yang hadir ditambah dengan spouse yang turut serta untuk mengikuti acara.

Sumber: www.turningpointsolutionphotogallery.htm

Gambar 3.1 Kegiatan MICE pada Asosiasi Nasional Pekerja Konstruksi wanita di Australia

Sumber: www.turningpointsolutionphotogallery.htm

Gambar 3.2 Kegiatan MICE pada Kampanye Partai Buruh di Australia

26

IV.1.2. Sektor Publik atau Pemerintah Sektor publik atau pemerintah dalam mengikuti kegiatan MICE biasanya memiliki karakteristik yang tidak terlalu jauh berbeda dengan peserta dari asosiasi disamping karena peserta dari pemerintah, maka jumlah dana yang digunakan untuk turut serta dalam kegiatan terbatas. Sebagai conferences organizer, harus dapat memahami bahwa meskipun peserta yang hadir tidak membayar sendiri biayanya, tetapi sebagai wakil pemerintah dengan biaya terbatas, organizer harus dapat menyelenggarakan kegiatan MICE dengan biaya yang sesuai. Penyelenggaraan seperti ini biasanya dengan menggunakan tempat yang tidak terlalu mahal, misalnya menggunakan tempat di universitas, tempat pelayanan umum atau hotel yang tidak terlalu mewah. Tidak jarang juga untuk jenis kegiatan serupa, meskipun dengan karakteristik sektor publik, penyelenggaraan konferensi dapat dilangsungkan pada tempat dengan standar tinggi karena permintaan dari delegasi. Pada sektor ini biasanya delegasi atau peserta mendapatkan akomodasi yang harus tinggal dalam satu kamar dengan peserta lamanya. Karena banyaknya permintaan akan jenis konferensi yang diselenggrakan pemerintah dengan biaya yang tidak terlalu tinggi, maka banyak universitas mulai meningkatkan fasilitasnya untuk siap menerima peserta dengan karakteristik seperti ini dan membuat penyedia jasa akomodasi juga semakin berkompetisi menghadap pasar yang semakin kompetitif. IV.1.3. Conference Entrepreneur Tipe ketiga pengguna industri MICE adalah orang-orang yang tertarik untuk menghadiri kegiatan/konferensi berdasarkan ketertarikan akan topik yang dibahas saja, biasa dikenal dengan hot topic. Topik yang diangkat dan banyak mendapat perhatian dari pengunjung biasanya adalah topik mengenai bisnis dimana seluruh peserta dapat berdiskusi dan berdebat langsung dengan pembicara dan ahlinya. Organizer hanya mempunyai tujuan untuk menjual tempatnya pada orang yang benar-benar tertarik saja. Sebagai organizer kegiatan semacam ini memiliki resiko tinggi, karena organizer harus mengeluarkan biaya yang besar dan bermacam-macam tetapi belum tentu banyak peserta yang akan hadir. Disisi lain, apabila peserta yang hadir lebih banyak dari perkiraan atau mencapai target yang diharapkan, maka keuntungan yang besarpun akan dapat diraih oleh organizer. Untuk menyelenggarakan kegiatan jenis ini yang hanya diselenggarakan dalam waktu singkat (biasanya tidak lebih dari 8 jam) di Amerika seorang peserta harus mengeluarkan biaya yang tidak sedikit, biasanya berkisar antara US$300-$500.

27

Untuk sukses pada konferensi jenis ini, penyelenggara harus jelas dengan topik yang diangkat dan kemungkinan menampilkan materi konferensi, memiliki sumber data siapa saja yang diundang dan kepada siapa saja konferensi ditujukan. IV.1.4. Supplier Supplier atau penyedia tempat, destinasi atau jenis pelayanan lainnya yang biasa digunakan oleh penyelenggara kegiatan MICE. Supplier untuk kegiatan MICE saat ini telah berkembang dengan sangat pesat baik dalam jumlah maupun jenisnya. Sebagai supplier pada kegiatan MICE terbagi menjadi tiga kategori utama: tempat penyelenggaraan, destinasi, dan pelayanan lainnya. Saat ini banyak hotel digunakan sebagai tempat untuk penyelenggaraan kegiatan MICE, bahkan tidak jarang kegiatan MICE yang diselenggarakan di hotel memberikan pemasukan yang lebih besar bagi hotel itu sendiri, hal ini terlihat karena banyak hotel hanya terisi pada akhir minggu saja, sehingga hotel harus menjual fasilitas yang dimilikinya pada hari kerja dan memberdayakan pegawai yang dimilikinya. Fasilitas inilah yang banyak dicari oleh penyelanggara untuk kegiatan MICE. Dengan adanya tempat penyelenggara MICE (convence and conference centre) beberapa hotel disekitarnya akan mendapatkan keuntungan karena banyak peserta yang meskipun menghadiri kegiatan MICE di hotel besar atau convention center tetapi peserta tidak selalu tinggal di hotel tersebut, hal ini terjadi karena tipe peserta yang menghadiri kegiatan ini tidak semuanya dikirim oleh perusahaan. Tidak hanya hotel dikunjungi oleh peserta saja, tetapi apabila event yang diselenggarakan berskala nasional atau internasional, maka media juga akan datang untuk meliput dan tentunya memerlukan akomodasi selama kegiatan itu berlangsung. Banyak hotel besar saat ini mendesain ulang dan melengkapi fasilitasnya dengan keperluan konferensi termasuk penggunaan teknologi terbaru untuk kelengkapan konferensi. Selain hotel, banyak convention center dibangun dibanyak negara, hal ini berkaitan dengan besarnya pemasukan dan penyelenggaraan kegiatan MICE. Istilah convention center/meeting room sering digunakan untuk menggambarkan sebuah gedung dengan kelengkapan fasilitas eksibisi hall dan konvensi tetapi tidak dilengkapi dengan fasilitas menginap. Istilah conference center adalah untuk menjelaskan bangunan dengan ruang rapat, akomodasi kamar tetap tidak memiliki tempat eksibisi (exhibition space). Tetapi saat ini mulai juga dibangun dibanyak negara jenis fasilitas yang menggabungkan unsur keperluan tempat penyelenggaraan MICE dan akomodasi peserta atau pengunjung serta fasilitas lainnya yang dibutuhkan. Tempat seperti ini biasa dikenal dengan convention resort. Istilah resort pada kegiatan MICE dengan hotel, pusat perbelanjaan, pusat olah raga dan 28

banyak fasilitas lainnya. Banyak convention center yang dibangun khusus disiapkan untuk beragam jumlah pengunjung, mulai dari ratusan hingga ribuan pengunjung. Tempat-tempat dilokasi akademi seperti universitas juga memiliki tempat yang dapat digunakan untuk penyelenggaraan konvensi di beberapa negara, kegiatan konvensi yang diselenggarakan di universitas dilakukan pada saat mahasiswa libur, sehingga terjadi optimalisasi penggunaan ruangan dan akomodasi. Di Jerman sekitar 300 universitas digunakan sebagai tempat untuk kegiatan rapat atau konvensi, begitu juga dengan di Inggris banyak universitas mulai melengkapi fasilitasnya untuk kegiatan serupa dan dapat digunakan sepanjang tahun untuk jumlah peserta sampai 550 orang. Selain digunakan untuk jumlah pengunjung yang besar, penyekat digunakan untuk membagi ruangan besar menjadi ruangan rapat kecil sesuai jumlah peserta. Bangunan dan fasilitas publik juga banyak digunakan untuk penyelenggaraan kegiatan MICE, misalnya Brisbane City Hall Australia, Porsmouth Guidhall, Inggris, Bremens Shidalle, Jerman. Penggunaan gedung-gedung ini karena adanya permintaan penyelenggara untuk dapat melangsungkan kegiatan yang berbeda dari yang pernah diselenggaraakn sebelumnya. Saat ini mulai berkembang penggunaan terhadap tempat yang tidak biasanya digunakan sebagai tempat penyelenggaraan kegiatan MICE, tetapi karena banyak penyelenggara menginginkan tempat-tempat tersebut digunakan dengan maksud memberikan hal yang sangat special, maka tempat tersebut dikategorikan sebagai tempat (Unique Venues). Atraksi yang ditampilkan destinasi akan memberikan kesan pada peserta yang hadir. Dengan menggunakan tempat unik inilah maka mulai banyak supplier melengkapi tempat-tempat tersebut dengan fasilitas untuk kegiatan MICE, tetapi tidak jarang juga tempat unik tersepi tidak jarang juga tempat unik tersebut masih minim dalam fasilitas sehingga penggunaannyapun disesuaikan dengan fasilitas tersedia, misalnya untuk penyelenggaraan yang tidak memiliki waktu lama. Karena kurangnya fasilitas yang lengkap, tempat penyelenggaraan harus mampu memberikan kompensasi bagi peserta adalam bentuk lain, misalnya kegiatan lainnya yang akan mengimbangi kegiatan peserta selama berada di tempat tersebut, seperti olah raga, melihat kegiatan kultur mengimbangi kegiatan peserta selama berada di tempat tersebut, seperti olahraga, melihat kegiatan kultur atau mengunjungi tempat-tempat hiburan (museum, teater), mengunjungi atraksi wisata (heritage, taman, kastil), atau menggunakan alat transportasi sebagai objek (ferry, kereta api). Salah satu contoh yang baik adalah British Isles, 29

memiliki banyak tempat yang unik yang dapat digunakan untuk penyelenggaraan kegiatan konvensi dan koherensi. Destinasi merupakan hal yang paling penting bagi penyelenggara untuk mempertimbangkan tempat penyelenggaraan kegiatan MICE. Setiap destinasi kegiatan MICE harus memiliki beberapa jenis tempat, fasilitas, atraksi dan pelayanan pendukung lainnya serta infrastruktur yang baik untuk menarik bisnis MICE. Destinasi yang lengkap dengan fasilitas akan menjadikan destinasi sebagai pasar untuk industri MICE sehingga kekuatan setiap destinasi akan mudah untuk dipromosikan. Untuk memenuhi kelengkapan fasilitas penunjang bagi destinasi yang belum lengkap dapat dilakukan dengan bekerjasama dengan asosiasi dan organisasi penyelenggaraan kegiatan MICE, seperti DMO (Destination Marketing Organization), CVB (Convention and Visitor Beraux). IV.1.5. Supplier lainnya Industri MICE banyak bekerjasama dengan supplies dari industri lain, untuk memenuhi keinginaan setiap peserta karena tidak seluruh fasilitas yang dimiliki tersedia dari satu penyedia jasa. Beberapa penyedia jasa untuk pelengkap kegiatan MICE adalah:  Kontraktor audio visual, termasuk menyediakan SDM yang kompeten dan fasilitas yang lengkap serta teknologi terbaru.  Perusahaan telekomunikasi  Jasa transportasi (penerbangan, bis, kereta, penyewaan kendaraan, taksi, ferry)  Juru ahli bahasa (biasanya untuk konferensi yang bersifat internasional)  Pembicara, pengisi acara dan perusahaan yang bergerak dalam event khusus (misalnya penyelenggarakan event bersifat keolahragaan/outdoor activities)  Jasa katering  Penyedia jasa layanan bunga  Kontraktor penyedia stand untuk eksibisi  Perusahaan yang mengembangkan software untuk menemukan tempat dan program kegiatan. IV.1.6. Agen Agen merupakan istilah yangh biasa digunakan untuk mendeskripsikan berbagai jenis organisasi baik itu penyedia jasa ataupun pengguna jasa. Mereka memberikan pelayanan kepada kliennya dengan berbagai peraturan yang telah ditetapkan secara bersama. Agen/penghubung biasa juga membantu terselenggaranya sebuah event dengan cara dikontrak mulai dari perencanaan sampai terselenggaranya event. 30

Banyak bermunculan agen perencana dan penyelenggara kegiatan konvensi yang memberikan bantuannya tetapi tidak jarang dari mereka juga tidak memiliki profesionalisme, sehingga merugikan pihak perusahaan yang menggunakan jasa mereka. Banyak terjadi hal serupa yang akan merugikan pihak penyelenggara. Untuk mengantisipasi hal tersebut, perlu adanya seleksi terhadap penggunaan agen dalam suatu kegiatan MICE, terlebih lagi apabila kegiatan yang dimaksud memiliki prestise yang tinggi dengan peserta yang hadir dari kalangan atau organisasi tertentu dengan standar yang tinggi dengan melihat jenis pekerjaan dan tanggungjawabnya, beberapa jenis organisasi yang dapat dikategorikan sebagai agen penyelenggara kegiatan MICE yang terbagi dalam:



Profesional Conference Organizer (PCO) Adalah profesional yang merencanakan, mempersiapkan dan menyelenggarakan kegiatan MICE dengan mempertimbangkan pengelolaan biaya, administrasi. Serta pemasaran dan bekerjasama dengan pihak-pihak terkait sehingga penyelenggaraan kegiatan konferensi dapat berjalan sesuai dengan harapan konsumen. PCO dapat bekerja sebagai konsultan yang hanya memberikan pandangan berdasarkan pengalaman, keterampilan, dan keahlian yang dimilikinya kepada konsumennya yang meliputi pemantauan dan memberikan rekomendasi mengenai tempat, membantu merencanakan program termasuk program sosial. Pemasaran kegiatan MICE, pengaturan registrasi peserta, pemesanan jasa akomodasi pada tempat dan jenis yang berbeda-beda, perencanaan sebuah eksibisi yang berlangsung bersamaan dengan kegiatan konferensi, dan membantu penyusunan budget serta penyelenggaraan kegiatan MICE. PCO juga dapat sebagai project manager yang menghubungkan panitia pelaksana dengan menyediakan jasa (supplier) yang berhubungan dengan kegiatan MICE. PCO biasanya dibayar berdasarkan jumlah peserta yang hadir atau dengan melakukan perhitungan yang berdasarkan jumlah pegawai yang terlibat, atau jumlah hari pelaksanaan. PCO juga biasanya mendapatkan komisi dari penggunaan akomodasi dan ruangan yang digunakan, serta atas penggunaan jasa pelayanan lainnya (Tokoh cindramata, oleh-oleh) dan besarannya berkisar antara 10-15% karena telah membawa konsumen datang. Hal ini juga yang memberikan keuntungan lain sebagai PCO ketika banyak jaringan dibuat oleh PCO untuk kepentingan konsumen. Menurut Rogers (2003) pelayanan yang diberikan oleh PCO: a. Penyediaan dan pemilihan tempat penyelenggaraan dan melakukan pemesanannya.

31

b. Pemesanan dan pengelolaan akomodasi yang bervariasi untuk peserta. c. Pemasaran event perencanaan pemasaran, desain program konferensi, materi promosi, PR, peliputan oleh media d. Perencanaan program dan pemilihan pembicara pada kegiatan MICE e. Pengaturan kegiatan administrasi dan sekretariat pengaturan regristrasi peserta, pemilihan staff yang diperlukan, dan pengorganisasian penggunaan jasa transportasi bagi peserta. f. Mengatur penyelenggaran eksibisi serta penjualan dan pemasrannya. g. Memberikan masukan dan kordinasi tentang pengguanaan audiovisual termasuk penggunaan jasa pelayanan penterjemah bahasa bila diperlukan. h. Merencanakan katering, bekerjasma dengan juru masak dan seluruh staff banquet serta jasa katering apabila harus bekerjasama dengan pihak katering dari luar tempat penyelenggara. i. Menyusun kegiatan event sosial, program tour dan kunjungankunjungan yang menjadi kegiatan pendukung. j. Menyususn keamanan dan kesehatan serta keselamatan pada persiapan, menyelenggarakan event, dan setelah event berlangsung. k. Mencatat dan mengolah data hasil konferensi untuk di publikasikan. l. Menyusun poster yang bekerja sama dengan pihak yang tepat. m. Mempersiapkan anggaran, mengelola pemasukan dan pengeluaran, dan meningkatkan pendapatan melalui sponsor dan eksibisi, mengelola pajak dan asuransi. n. Mempersiapkan kontrak untuk setiap suplier yang terkait dengan penyelenggaraan kegiatan MICE.



Agen penyedia tempat peyelenggaraan MICE Agen ini memeberikan jasa penyediaan tempat penyelenggaraan MICE dengan memberikan rekomendasi tempat yang cocok dengan kegiatan yang berlangsung. Biasanya agen akan memberikan minimal tiga pilihan tempat yang cocok kepada konsumen dengan imbalan komisi dari pemilik tempat. Pelayanan yang diberikan tidak terbatas pada tempat penyelenggaraan saja, tetapi juga akomudasi tempat untuk peserta, dan agen penyedia tempat tidak menerima komisi dari peserta. Di banyak negara, agen yang telah sukses menjalankan bisnisnya beralih menjadi event organizer karena mereka telah memiliki jaringan yang luas tidak hanya dengan penyelenggara saja tetapi juga dengan klayennya. Dengan berubahnya fungsi yang semula sebagai agen penyedia tempat menjadi organizer telah membuktikan bahwa secara ekonomi kegiatan MICE memberikan dampak yang besar dan dapat dijadikan sebagai usaha individu 32



Perusahaan penyelenggara MICE Perusahaan yang bergerak dalam penyelenggaraan kegiatan MICE memberikan pelayanannya dalam hampir seluruh aspek seperti mendisaen tempat konfrensi, menyusun tata letak untuk keperluan konfrensi, mempersiapkan tata cahaya, tata suara, penggunaan teknologi dalam kegiatan MICE untuk presentasi (teleconference, video, DVD, projection, dll) serta efek spesial lainnya yang diperlukan dalam kegiatan MICE yang tentunya disesuaikan dengan kebutuhan setiap kliennya. Kreativitas sangat dibutuhkan dalam penyelenggaraan kegiatan MICE karena setiap peserta harus mendapatkan pengalaman yang tak terlupakan, disitulah biasanya tolok-ukur keberhasilan suatu kegiatan MICE .



Perjalanan insentif Perjalanan insentif adalah jenis perjalanan yang diberikan oleh perusahaan kepada pegawainya atas prestasi yang diraih dan merupakan penghargaan yang tidak didapat oleh semua pegawai, tetapi hal ini akan memotivasi karyawan untuk bekerja sebaik mungkin yang pada akhirnya tujuan perusahaan akan tercapai. Tujuan perusahaan tersebut bermacam-macam, seperti peningkatan produksi atau peningkatan penjualan serta peningkatan daya beli kosumen atau lainnya. Tujuan dilakukannya perjalanan insentif oleh perusahaan adalah agar karyawan yang melakukan perjalanan insentif dapat melakukan studi banding dilokasi yang menjadi tujuanya dengan melakukan diskusi atau pertemuan sehingga manfaat lain dapat dicapai oleh perusahaan. Saat ini, banyak perusahaan yang mulai melakukan perjalanan insentif untuk karyawannya. Karena karyawan dipandang sebgai aset perusahaan yang akan membantu perusahaan mencapai tujuannya. Banyak model perjalanan insentif diberikan kepada karyawan karena prestasi, misalnya dengan peraihan target penjualan, maka karyawan tersebut akan mendapatkan perjalanan intensif; karyawan mampu menekan biaya produksi atau prestasi lainnya yang ditetapkan oleh perusahaan. Di Amerika pada tahun 1989 perusahaan telah mengeluarkan dana sebesar US$5,1 juta yang keseluruhannya digunakan untuk perjalanan insentif dan pengeluaran seluruh peserta perjalanan insentif di Amerika pada tahun 1990 adalah sebesar US$ 26 juta. Lebih luas lagi keseluruhan industri meeting, convention dan Incentive di Amerika bernilai US$ 41,8 billion. Sebagai perbandingan, di Inggris pada tahun 1995 perjalanan insentif bernilai £ 1,025 miliar (termasuk biaya transportasi udara) dan sedikit menurun tahun 2000 menjadi £ 956 juta. Melihat jumlah dan perkembangan yang besar ini telah membawa perkembangan pada agen penyedia perjalanan insentif. Perjalanan insentif 33

sebaiknya dibuat berdasarkan permintaan perusahaan karena pada dasarnya perjalanan insentif juga digambarkan sebagai “extraordinary reward for extraordinary performance” sehingga pegawai harus memperlihatkan kinerja yang melebihi standar untuk mendapatkan penghargaan tersebut. Perjalanan insentif selain memiliki karakteristik wisata, harus juga memiliki karakter istik edukasi, misalnya dengan adanya program kunjungan ke perusahaan yang memiliki bisnis sama dengan perusahaan yang mengirimnya maka peserta yang ikut serta akan mendapatkan pengetahuan lain yang dapat dibawa ke perusahaan yang mengirimnya. Bentuk lain dari insentif dapat berupa aktifitas tim building, sesi konferensi dengan upacara pemberian penghargaan, memperkenalkan rencana perusahaan, pola baru untuk mencapai target yang diharapkan. Bentuk lain perjalanan insentif terdiri dari: - Grup terdiri dari jumlah yang lebih kecil - Waktu penyelenggaraan lebih singkat - Tempat tujuannya lebih menarik - Program yang disampaikan bersifat aktif (tidak hanya melihat presentasi) - Banyak perjalanan insentif saat ini disertai dengan kegiatan meeting Dalam mengelola perjalanan insentif perlu diperatikan beberapa hal berikut: - Kemudahan akses ke tempat penyelenggaraan/ objek wisata. - Kualitas teknologi informasi yang dapat diandalkan dengan tingkat kesalahan yang kecil, misalnya kesalahan manusia. - Ketersediaan akomodasi yang bervariasi, karena tidak semua perusahaan akan memiliki anggaran yang sama untuk jenis akomodasi yang ditawarkan dan hal itu sudah banyak tersedia pada lokasi industri MICE. - Perlunya penyesuaian cuaca didaerah yang akan dijadikan tempat penyelenggaraan kegiatan MICE. - Saat ini mulai berkembang daerah pantai sebagai daerah tujuan penyelenggaraan kegiatan MICE karena adanya permintaan akan tempat yang jauh dari keramaian kota. Hal ini diantisipasi oleh beberapa negara dengan mulai mempersiapkan infrastruktur dan fasilitasnya, misalnya PEACH (Pattaya Exhibition and Convention Hall)di Thailand, Dubai Internasional Convention Center (DICC) di Dubai, Creta Maris Hotel di Yunani. Banyak negara melihat bahwa industri MICE diprediksi akan berkembang dengan cepat, sehingga dipandang perlu setiap negara mulai memperhatikan kesiapannya.

34

- Tersedia cukup informasi yang diinginkan oleh peserta, misalnya tentang kebudayaan, tempat-tempat bersejarah, obyek wisata yang dikunjungi dan hal lainnya yang berhubungan dengan penyelenggaraan kegiatan MICE. - Kondisi keamanan sangat mendukung terselenggaranya kegiatan MICE. Hal ini menjadi penting karena berdasarkan peristiwa teroris yang pernah terjadi di Indonesia sepanjang tahun 2001-2003, kegiatan MICE mengalami penurunan yang drastis, hal inipun membawa kerugian yang besar, seperti penurunan jumlah peserta sebesar 50% pada tahun 2002 (Pacto Conves, 2003), dan pembatalan kegiatan MICE dengan kerugian lebih dari $ 10 juta pada Tahun 2003 (Bali Update, 2002).



Destination Management Company (DMC) DMC merupakan perusahaan yang bergerak dalam menangani operasioanal perjalanan insentif tetapi tidak jarang juga sebagai penyedia pelayanan yang dibutuhkan oleh conference organizer, terutama ketika penyelenggaraan event dan pengelolaan logistik berdasarkan pengetahuannya pada destinasi dan kebutuhan penyelenggaraan kegiatan MICE. Pelayanan yang diberikan bersifat profesional dan tidak ada biaya yang dikeluarkan oleh klien untuk mendapatkan informasi mengenai tempat penyelenggaraan kegiatan MICE. DMC harus memiliki pengetahuan yang luas dan detil tentang setiap destinasi yang ditawarkan, destinasi ini bisa berupa kota, pulau atau lokasi lainnya, bahkan wilayah suatu negara. DMC juga memiliki akses ke tempattempat yang tidak biasa digunakan, misalnya perumahan pribadi, tempattempat pemerintahan yang tidak dibuka untuk umum tetapi dapat digunakan untuk penyelenggaraan kegiatan MICE. DMC juga dapat memberikan pertimbangan budget yang dimiliki perusahaan sehingga mampu meberikan perbandingan pengeluaran oleh penyelenggara dengan hasil yang maksimal, misalnya penyelenggaraan di luar kota dengan biaya lebih rendah tetapi dapat memberikan pengalaman yang lain kepada peserta dibandingkan dengan penyelengaaraan di dalam kota. Pekerjaan yang ditangani oleh DMC membutuhkan kreativitas yang tinggi, karena akan banyak pesaing jika penyelenggaraan hanya mencontoh yang pernah ada saja, selain itu pekerjaan DMC juga banyak dikejar oleh waktu penyelenggaraan yang kadang hanya dalam hitungan minggu, bahkan penyusunan biaya yang terbatas. Oleh karena itu DMC banyak bekerja dalam tekanan untuk memuaskan keinginan peserta sebagai salah satu tujuan yang ingin dicapainya.

35

Banyak DMC memperoleh pendapatannya dari komisi yang mereka terima, jumlah komisi yang diterima berbeda dari setiap penyelenggaraan, biasanya berdasarkan pada jenis program yang diselenggrakan dan total jumlah kontrak yang mereka dapatkan, saat ini banyak hotel yang telah memiliki fasilitas untuk kegiatan MICE dan seluruh pengelolaan dilakukan oleh sumberdaya yang ada, sehingga DMC tampak sedikit kesulitan untuk memperoleh pendapatannya dari sisi akomodasi meskipun dalam destinasi juga menawarkan jasa transportasi, kunjungan ke objek wisata dan fasilitas lainnya yang dapat digunakan oleh peserta. Jika dilihat banyak sekali keiatan PCO dilakukan oleh DMC, sehingga pada saat ini banyak DMC yang memiliki ahli PCO atau mereka bekerjasama untuk mencapai tujuan yang sama. Kegiatan membentuk banyak jaringan dengan dilakukan konsumen. Website yang berguna untuk mendapatkan informasi detil mengenai DMC yang tersedia dia seluruh dunia. www.conworld.net/quick-finder dan www.travelcontacts.com



Corporate Event Company Corporate event masih merupakn industri dalam bisnis pariwisata yang saat ini masih terpisah dari sektor konferensi. Corporate event dalam penyelenggaraannya lebih banyak memanfaatkan kegiatan keolahragaaan yang besar dan kebudayaan sebagai daya terbesarnya untuk mendapatkan pengunjung potensialnya, misalnya undangan untuk menonton pertandingan tenis di Wimbledon. Bisa juga memberikan alternatif aktifitas yang lain dan disusun khusus untuk klien perusahaan termasuk menghadiri jamuan makan dan hiburan yang disediakan. Bagaimanapun, aktvitas itu tetap memiliki unsur formalnya, yaitu menyampaikan informasi pidato singkat untuk menyakinkan bahwa informasi yang akan disampaikan dapat diterima oleh khalayak. Penyelenggaraan khusus kegiatan ini biasanya disewa oleh perusahaan untuk pada pihak yang tertarik mengelola kegiatan serupa untuk klien mereka. Corporate event biasanya menggabungkan kegiatan perusahaan dengan event besar keolahragaan atau budaya kemudian dikemas dan ditawarkan pada pihak yang tertarik dengan kegiatan ini. Di banyak negara, kegiatan ini sudah banyak dilakukan dan banyak diminati perusahaan karena banyak event besar keolahragaan serta kebudayaan mampu menarik minat pesertanya yang penyelenggaraanya digabungkan tujuan perusahaan.



Busuness Travel Agency Memberikan pelayanan penuh pada konsumen merupakan bisnis utama agen perjalanan bagi pelaku bisnis maka agen ini mengkhususkan pada 36

perjalanan bisnis misalnya dengan melakukan reservasi transportasi (udara, darat, laut), reservasi akomodasi untuk peserta yang akan melakukan kegiatan bisnis baik di dalam dan di luar negeri. Perkembangan kebutuhan konsumen bisnis mulai meluas seiring diperlukannya kegiatan lain didalam perjalanan. Saat ini sudah banyak agen melakukan kegiatan lain dari bisnis utamanya, sehingga agen perjalanan seperti ini mulai terlihat dalam mencari tempat penyelenggaraan untuk konferensi dan bisnis sejenis serta berkontribusi juga dalam perencanaan dan operasional even sejenis. Dengan perkembangan bisnis ini maka banyak agen perjalanan memiliki divisi baru dan berkembang dengan istilah event organizer (EO). Karena adanya keperluan perusahaan untuk tidak jarang agen perjalanan seperti ini memiliki karyawan yang berlokasi dalam perusahaan kliennya atau biasa disebut dengan agency implants.



Exhibition/exposition organizer Eksibisi atau ekspo merupakan bisnis besar dalam sektor pariwisata. Pada mulanya kegiatan ekspo dan konferensi terpisah, tetapi karena tujuan penyelenggaraan kedua kegiatan ini sama yaitu fokus pada konsumen yang lebih luas maka kegiatan ini sering diselenggarakan bersama. Banyak kegiatan eksibisi menyelenggarakan konferensi dalam pelaksanaannya, tujuannya adalah mengangkat nilai eksibisi tersebut menjadi lebih berarti untuk dikunjungi pelaku bisnis. Hal yang sama juga terjadi pada penyelenggaraan konferensi yang besar biasanya terdapat eksibisi yang dilakukan secara bersamaan. Bagi penyelenggara eksibisi, peserta yang hadir pada konferensi merupakan pengunjung penting/ potensial custemer, sebaliknya bagi penyelenggara konferensi, eksibisi merupakan sumber pendapatan yang penting yang akan membantu membiayai konferensi yang diselenggarakan. Ketika perusahaan menyewa jasa exibition organizer (EO), perusahaan akan membayarnya dalam bentuk manejement fee untuk pekerjaan yang dilakukan atau negosiasi atas ukuran eksibisi yang akan diselenggarakan. Suatu perjanjian atau kontrak biasanya terdiri dari insentif atau bonus dari penjualan stand atau penghematan yang dapat dilakukan oleh EO, tetapi hal ini jarang dilakukan karena akan berdampak pada kualitas eksibisi yang diselenggarakan. Semakin besar EO harus mampu membawa nilai yang besar juga terhadap event yang diselenggarakan melalui jaringan yang dibangunnya yang belum tentu sama dengan conference organizer yang berdiri sendiri. EO biasanya telah memiliki hubungan dengan perusahaan penerbangan, jasa akomodasi (hotel), kontraktor penyedia jasa stand, penyedia jasa transportasi dan supplier lainnya. EO juga memiliki jaringan dan 37

pengetahuan tentang tempat penyelenggaraan event serta pengalaman yang pada akhirnya menjadi aset yang tak ternilai. Beberapa website yang berguna sebagai informasi disektor eksibisi: www.iaem.org (Internasional Association for Exhibition Management) www.aeo.org.uk (Service of the Association of Exhibition Organizers) www.exhibitionswork.co.uk (informasi keuntungan penyelenggaraan eksibisi)



Agen lainnya Terdapat organisasi yang mengambil bagian dalam penyelenggaraan konferensi meskipun porsinya kecil dan bukan menjadi fokus utama pada pekerjaan organizer tetapi memberikan peran yang besar bagi terselenggaranya konferensi. Agen tersebut adalah: public relation dan konsultan advertensi (biasanya mengurusi konferensi dan seminar, press launches, product launches). Agen lainnya adalah konsultan manajemen (menyelenggarakan rapat, pelatihan, retreats) serta perusahaan penyedia jasa pelatihan (melakukan kegiatan seperti menjalankan pelatihan, motivasi dan kegiatan sejenis team building). Agen seperti ini biasanya berdiri sendiri dan bekerja sama dengan penyelenggara kegiatan MICE apabila diperlukan untuk terselenggaranya kegiatan yang diminta oleh konsumen. Melalui kerjasama dengan agen seperti ini, perusahaan mendapat keuntungan seperti penyelenggaraan kegiatan ditangani oleh ahlinya dan perusahaan hanya mengeluarkan biaya untuk saat pelaksanaan kegiatan saja tanpa harus mengeluarkan biaya tetap.

Sumber www.pasadenacal.com

Gambar 3.3 Kegiatan Exhibition pada Pasadena Conference Centre, Exhibition Building

38

Sumber: www.spie.com

Gambar 3.4 Kegiatan Exhibition pada SPIE 49th Annual Meeting and Exhibition, Colorado Convention Centre, Denver.

Gambar 3.5 Stand Peserta Eksibisi World Travel Market, London 2004 IV.2. Organisasi penting yang berhubungan dengan kegiatan MICE IV.2.1. Asosiasi Untuk membantu terselenggaranya kegiatan MICE secara profesional, perlu adanya dukungan dari asosiasi yang secara jelas dan memberikan petunjuk yang dikeluarkan oleh pemerintah. Organisasitersebut dapat berupa organisasi perdagangan, media, orgnisasi kepariwisataan tingkat nasional atau internasional, konsultan dan institusi pendidikan. Beberapa tujuan pembentukan organisasi, yaitu untuk mendukung lancarnya kegiatan yang diselenggarakan anggotanya, memudahkan konsumen melakukan kontak dengan banyak pihak yang berhubungan dengan penyelenggaraan kegiatan MICE. Asosiasi dibentuk untuk memberikan pelayanan kepada anggotanya dengan aktivitas seperti melakukan pendekatan terhadap pengguna dan penyedia jasa MICE, membentuk kode etik dalam tatanan kegiatan MICE, pemasaran dan promosi, memberikan pendidikan dan pelatihan, melakukan 39

penelitian serta memberikan informasi. Dalam industri MICE banyak asosiasi yang memiliki keanggotaan internasional walaupun tidak jarang juga dalam lingkup nasional. Beberapa asosiasi internasional industri MICE adalah: - Asian Assiciation of Convention and Visitor Beraus (AACVB) - European Federation of Converence Towns (EFCT) - Incentive Travel and Meeting Association (ITMA) - International Association of Convention and Visitor Bureus (IACVB) - Internasional Congrees & Convention Association (ICCA) - Meeting Professionals Internasional (MPI) - Society of Incentive and Travel Excutives (SITE) - International Association of Profesional Congrees Organizer (IAPCO) IV.2.2. Media Industri konferensi juga menerbitkan majalah secara periodik, baik bulanan atau pertiga bulanan. Majalah tersebut berisi perkembangan baru di industri MICE. Artikel yang memuat topik hangat tentang industri MICE, jenis event sukses yang diselenggarakan, laporan destinasi penyelenggaraan kegiatan MICE dan masih banyak lagi yang berhubungan dengan penyelenggaraan kegiatan MICE. Sebagai media yang selalu mengikuti perkembangan yang terjadi di industri MICE, tentunya banyak pihak yang membutuhkan dalam mengembangkan bisnisnya, sehingga selalu sesuai dengan perkembangan yang ada. Informasi yang diberikan tidak selalu berupa media cetak, tetapi media elektronik saat ini telah banyak digunakan untuk mempermudah informasi sampai kepada pihak-pihak yang membutuhkan. Informasi tentang kegiatan MICE saat ini sudah dengan mudah dapat dilihat melalui jaringan internet. Pengiriman berita tentang informasi terbaru kegiatan MICE di dunia melalui email telah banyak digunakan penyelenggara sebagai media yang efektif dan efisien. IV.2.3. Organisasi Kepariwisataan Banyak negara memiliki organisasi kepariwisataan (national tourism board) yang didanai pemerintah untuk mempromosikan kegiatan kepariwisataannya secara internasional. Karena bisnis MICE berada dalam konteks pariwisata, maka banyak negara menggunakan organisasi ini untuk kepentingan promosi dan pemasaran kegiatan MICE, tetapi ada juga yang menyelenggarakan sebagai kebijakan saja. Dalam sektor konferensi yang menjadi bagian dari organisasi kepariwisataan, biasanya dibentuk biro konferensi dan konvensi tersendiri yang salah satu tujuannya adalahmemasarkan kegiatan MICE.

40

IV.2.4. Konsultan Konsultan memainkan peran yang penting dalam menyelenggarakan kegiatan MICE. Konsultan akan mendapat pembayaran atas proyek yang dikerjakan dan diterima sebagai penyedia jasanya. Jenis jasa yang diberikan oleh konsultan: - Melakukan studi kelayakan untuk mendirikan dan menyelenggarakan kegiatan konvensi baru. - Memberikan strategi pemasaran untuk destinasi atau tempat penyelenggaraan. - Memberikan masukan untuk pendirian pusat konferensi atau masukan untuk memperbaharui tempat yang telah ada. - Memberikan masukan untuk pasar potensial bagi pusat konferensi. IV.2.5. Institusi Pendidikan Memberikan pendidikan dan pelatihan bagi sumber daya diindustri MICE merupakan hal yang sangat penting bagi keberlangsungan industri ini. Karena perkembangannya yang pesat, sehingga banyak institusi pendidikan seperti akademi dan universitas mulai memasukan bisnis dalam silabusnya karena melihat permintaan akan SDM bidang MICE mulai meningkat. Asosiasi dan organisasi kepariwisataan lainnya juga mulai melihat peluang perlunya SDM yang kompeten dalam industri MICE, sehingga mereka pun turut berperan serta dalam peningkatan SDM yang mereka memiliki dalam pelaksanaan pelatihan singkat bidang MICEyang tentunya memberikan peningkatan kemampuan dalam industri ini.

V. PENUTUP Pelaku yang terlibat dalam kegiatan MICE biasa disebut sebagai pengguna dan penyedia, biasanya meliputi: 1) Perusahaan dan asosiasi, 2) Sektor publik atau pemerintah, 3) Conference Enterpreneur (pelaku/peserta yang ikut dalam kegiatan MICE untuk topik-topik yang sedang hangat saja, misalnya pelaku bisnis, akademis). 4) Supplier. Adapun organisasi yang terlibat di dalam kegiatan MICE adalah asosiasi, media, organisasi kepariwisataan, konsultan, dan, institusi Pendidikan.

VI. LATIHAN SOAL 1. Sebutkan dan jelaskan pihak-pihak siapakah yang menjadi pengguna jasa MICE! 2. Sebutkan salah satu asosiasi yang terlibat dalam kegiatan MICE! 3. Organisasi apa sajakah yang berperan dalam kegiatan MICE dan jelaskan masing-masing! 41

42

BAB IV DAMPAK EKONOMI DARI KONFERENSI DAN KONVENSI I.TIU: Mahasiswa/i Program Studi Ilmu Komunikasi akan dapat menjelaskan tentang faktor yang mempengaruhi kegiatan konferensi, dampak ekonomi, jumlah peserta kegiatan MICE, Dome (Data On Meeting and Event) berhubungan dengan kegiatan MICE.

II.TIK: Mahasiswa/i Program Studi Ilmu Komunikasi akan dapat memahami faktor yang mempengaruhi kegiatan konferensi, dampak Ekonomi, Jumlah peserta kegiatan MICE, DOME (Data On Meeting and Event) yang berhubungan dengan kegiatan MICE setelah diberikan materi tentang mengenal hal itu dengan tingkat keberhasilan 90%.

III. PENDAHULUAN Bisnis MICE merupakan sub-sektor industri pariwisata. Secara keseluruhan industri pariwisata merupakan industri terbesar di dunia. World Tourism Organization (WTO) menegaskan bahwa pada tahun 2001 perkembangannya mencapai 7,4% dan perkembangan terbesar berada pada wilayah Asia Timur dan Pasific dengan perkembangan mencapai 14,5% pada tahun yang sama. Perkembangan ini tidak diikuti tahun berikutnya karena adanya faktor keamanan dan terorisme, seperti 11 September 2001 telah menurunkan bisnis MICE diseluruh dunia dan berdampak pada perekonomian secara keseluruhan. Dari riset yang dilakukan untuk 77 perusahaan, ternyata eksibisi merupakan kegiatan yang sering dilakukan oleh perusahaan (36%), diikuti oleh sporting events sebesar 14% (Cook, 2000 dalam Bowdin dkk 2003). Events bisnis memberikan dampak pada perekonomian, seperti terlihat pada pendapatan negara Inggris, sebesar £ 12 triliyun dihasilkan dari kegiatan MICE dan diprediksi akan terus meningkat mencapai lebih dari £ 16 triliyun pada dekade. Selanjutnya (Business Tourism Forum and The Business Tourism Advisory Committee, 1999 dala Bowdin dkk, 2003). Di Indonesia sendiri bisnis ini berkembang dengan sangat pesat, dengan kenaikan dari tahun 1983 sampai 1996 sebesar 36% per tahun, walaupun pada tahun selanjutnya mengalami penurunan karena adanya krisis ekonomi. Meskipun dalam kondisi ketidakstabilan ekonomi dan politik, kegiatan MICE masih 43

tetap dilaksanakan dan mampu memberikan kontribusi yang besar terhadap ekonomi dimana sepanjang tahun 1990, kegiatan ini mencapai hasil melampaui US$ 67,6 miliar. Adanya penyelenggaraan kegiatan MICE berdampak kepada peningkatan jumlah tenaga kerja, di Inggris industri ini telah memberikan 1,7 juta pekerjaan dengan peningkatan tenaga kerja mencapai 25% dalam periode 5 tahun. Dampak ekonomi industri MICE di Indonesia memberikan hasil langsung sebanyak US$ 75,6 miliar dan mempekerjakan tenaga penuh sebanyak 1,5 juta orang.

IV. PENYAJIAN IV.1.Faktor yang mempengaruhi kegiatan Konferensi a.

Faktor Ekonomi Kegiatan konferensi yang berada dalam konteks kegiatan pariwisata dan didukung oleh banyak sektor industri lainnya ternyata dipengaruhi oleh kondisi ekonomi suatu negara dan ekonomi dunia secara keseluruhan. Bukti yang paling kuat adalah ketika terjadi resesi pada akhir tahun 1990-an di banyak negara Asia, banyak terjadi pembatalan kegiatan MICE yang berakibat terjadinya penurunan pendapatan dari kegiatan MICE atau penyelenggaraan kegiatan MICE tetap berlangsung tetapi dengan penekanan biaya yang jauh dari biaya sebelumnya. Pada saat seperti itu, perusahaan juga mengalami penurunan keikutsertaannya pada kegiatan MICE, pengurangan jumlah delegasi dari setiap perusahaan, pengurangan jumlah biaya yang harus dikeluarkan, mengurangi biaya katering dan perubahan penggunaan akomodasi menjadi tempat dengan biaya sewa lebih rendah (hotel bintang tiga kebawah lebih sering digunakan dari pada hotel berbintang lima). Sejalan dengan itu, nilai tukar mata uang suatu negara berpengaruh terhadap penyelenggaraan kegiatan MICE, misalnya dengan tingginya nilai tukar mata uang mungkin akan lebih sedikit kegiatan MICE diselenggarakan oleh negara-negara yang memiliki nilai tukar mata uang lebih rendah, hal ini berpengaruh terhadap keseluruhan biaya yang harus ditanggung oleh peserta untuk perjalanannya ke luar negeri. Hal sebaliknya juga terjadi di negara dengan nilai tukar mata uang rendah ini akan menciptakan peluang untuk diselenggarakannya kegiatan MICE dengan pasar dari negara bernilai mata uang tinggi. Bagaimanapun, industri MICE masih memiliki karakteristik positif karena kegiatan konferensi suatu asosiasi atau perusahaan dan pemerintahan harus tetap berlangsung walaupun dengan banyak keterbatasan.

44

b.

Faktor Keamanan Faktor keamanan suatu negara dan internasional berpengaruh terhadap penyelenggaraan kegiatan MICE. Pada tanggal 11 September merupakan suatu tindakan yang diidentifikasi sebagai kegiatan teroris dan telah memberikan dampak langsung pada kegiatan perjalanan Internasional. Karena faktor keamanan banyak kegiatan MICE ditunda atau dibatalkan yang berakibat pada terjadinya penurunan penyelenggaraan kegiatan MICE. Di Amerika banyak peserta menolak untuk menghadiri kegiatan MICE yang jauh dari tempat tinggalnya dan harus menggunakan jasa penerbangan. Di Inggris, seperempat dari jumlah total penyelenggaraan MICE dibatalkan. Di Indonesia sendiri, Pacto Convex sebagai market leader perusahaan jasa pengelola kegiatan MICE, mengalami penurunan 50% jumlah peserta pada tahun 2002, dimana pada tahun 2001 pencapaian wisatawan konvensi sebesar 91.000 orang (Pacto Convex-news & Article, 2003). Lebih jauh lagi pasca Bom Bali, terjadi pembatalan Meeting dan Conference dan diperkirakan kerugian yang diderita lebih dari US$ 10 juta (Bali Update, 2002). Gangguan keamanan berpengaruh besar terhadap kunjungan wisatawan konvensi atau peserta kegiatan MICE. Krisis lain yang berpengaruh terhadap penurunan peserta kegiatan MICE adalah karena adanya epidemi, perang atau bencana. Pada tahun 2001, di Inggris terjadi penyebaran penyakit mulut dan kaki, di Asia berkembang Avian flu (flu burung). Hal ini telah memberikan dampak negatif terhadap jumlah kunjungan dan penyelenggaraan kegiatan MICE dimana penyakit tersebut berkembang. Kenyataannya, krisis dan bencana berpengaruh besar terhadap permintaan penyelenggaraan kegiatan MICE terutama pada kegiatan yang bersifat Internasional. Antisipasi perlu dilakukan dengan meningkatkan keamanan karena penyelenggaraan krgiatan MICE akan berlangsung dengan baik dalam kondisi yang aman. c.

Pengaruh Teknologi Perkembangan teknologi seperti adanya satelit, video dan teleconference telah meningkatkan jumlah permintaan pada bisnis penyelenggaraan konferensi. Meskipun perkembangannya perlahan, tetapi jelas sekali penggunaan teknologi dalam kegiatan MICE terus berkembang. Dalam satu survey di Inggris, konferensi video di gunakan oleh 61,7% dari total responden pada tahun 2001, sementara di Amerika tele-conference telah digunakan oleh 50% asosiasi sepanjang tahun 2001. Banyak tempat penyelenggara mulai memfasilitasi dengan kelengkapan video dan tele-conference, hal ini bertujuan untuk mendapatkan pasar yang khusus dan terus berkembang. Adanya anggapan bahwa dengan 45

munculnya globalisasi, dunia menjadi semakin sempit dimana hal ini juga di alami bisnis MICE sehinnga kemajuan teknologi telah memberikan warna tersendiri pada penyelenggaraan kegiatan MICE. Dengan berkembangnya teknologi, tidak semua peserta harus hadir dalam sebuah konferensi, sehingga muncullah istilah “tele-conferene”. Bahkan pada salah satu Olimpiade Musim Dingin di Nagano, Jepang, acara pembukaan Olimpiade dilangsungkan dengan menghadirkan paduan suara dan lima benua secara bersamaan dengan bantuan satelit yang ditayangkan pada TV layar lebar. Di banyak negara maju penggunaan Webcasting, atau teknologi yang dapat menghadirkan peserta secara virtual, peserta hanya perlu duduk di depan komputer dan mendengarkan presentasi. Webcasting telah membuat peningkatan jumlah peserta menjadi lebih banyak dan jangkauan lebih luas, serta dengan mudahnya peserta dapat mengakses tanpa harus hadir di tempat konferensi. Peningkatan ini terjadi karena secara finansial, untuk hadir di tempat penyelenggaraan kegiatan MICE peserta tidak perlu mengeluarkan biaya yang tinggi. IV.2. Dampak Ekonomi Pemerintah di banyak negara menjadikan pariwisata sebagai industri yang berkembang dan mampu meningkatkan keuntungan secara ekonomi serta menciptakan lapangan kerja. MICE merupakan suatu kegiatan yang dapat menarik wisatawan untuk berkunjung dan meningkatkan pengeluaran serta lama tinggal di daerah tujuan yang sedang diselenggarakan MICE (karena banyak peserta datang dengan pasangan atau temen ingin menikmati destinasi sehingga waktu tinggal di daerah tujuan menjadi lebih lama). Banyak peserta yang menghadiri kegiatan MICE tidak hanya mengeluarkan uangnya untuk kegiatan tersebut, tetapi banyak yang mengeluarkannya untuk kegiatan di luar kegiatan pokoknya. Sebagai dampak ekonomi yang muncul dari kegiatan MICE, jumlah pengeluaran peserta terbagi pada biaya diluar biaya yang telah ditetapkan oleh penyelenggara, seperti peserta melakukan perjalanan sebelum atau setelah kegiatan MICE berlangsung, hal ini akan menambah komponen pada biaya perjalanan, akomodasi, restoran, belanja dan pelayanan lain yang berhubungan dengan kegiatan wisata tambahannya. Peningkatan ekonomi secara lokal terjadi karena peningkatan jumlah wisatawan datang ke suatu daerah, memerlukan akomodasi serta makanan yang disediakan oleh supplier (penyedia). Dampak peningkatan ekonomi secara tidak langsung pada area tertentu karena adanya suatu kegiatan bisa dikenal dengan istilah Multiplier effect. Dampak diselenggarakannya kegiatan MICE pada masyarakat di sekitar lokasi harus di analisa secara cost-benefit dalam kaitannya dengan ekonomi keseluruhan. Dapat terjadi, disuatu daerah, kegiatan itu memberikan 46

dampak pada penyerapan tenaga kerja secara langsung, tetapi tidak berdampak langsung pada bisnis, pelayanan, serta infrastruktur pada daerah tersebut. Dampak tidak langsung tersebut dapat berupa ketersediaan fasilitas penunjang yang dibutuhkan pengunjung tidak dibeli di daerah tempat kegiatan itu diselenggarakan atau fasilitas dan pelayanan yang digunakan tidak dari daerah tersebut misalnya photographer, makanan dari daerah luar. Banyak kegiatan yang diselenggarakan akan atau harus berdampak pada ekonomi secara keseluruhan, sehingga pertimbangan yang dapat diambil adalah akan memberikan keuntungan jangka panjang pada tempat penyelenggaraan kegiatan MICE. Misalnya apabila membangun suatu gedung pertunjukan seperti Symphony Hall di Birminghan, Exhibition dan Congress Center di Maastrich. Pembangunan tempat penyelenggaraan kegiatan MICE di banyak negara telah dilaksanakan dengan asumsi bahwa investasi telah ditanamkan dengan pertimbangan bahwa suatu area memang akan menjadi tempat tujuan diselenggarakannya kegiatan MICE, sehingga muncul pertanyaan “Apakah dengan dibangunnya gedung-gedung tersebut akan memberikan dampak ekonomi secara keseluruhan dan berkelanjutan?”. IV.3. Jumlah Pengeluaran Peserta Kegiatan MICE Jumlah pengeluaran wisatawan yang menghadri kegiatan MICE lebih besar dari jumlah pengeluaran wisatawan yang berkunjung sebagai turis. Tingginya pengeluaran disebabkan oleh paket biaya yang dikeluarkan harus dibayarkan dimuka. Pembayaran ini meliputi registrasi, akomodasi, katering, hiburan serta terdapat juga biaya yang dikeluarkan oleh peserta seperti transportasi perjalanan dari dan katempat kegiatan MICE, transportasi lokal di tempat penyelenggaraan, belanja dan cinderamata, perjalanan sebelum dan sesudah kegiatan berlangsung. Dengan banyaknya komponen yang digunakan dalam kegiatan MICE, dapat dipastikan bahwa total pengeluaran wisatawan konvensi akan lebih besar dari pada jenis wisatawan yang berkunjung tidak untuk keperluan MICE karena paket biaya tidak dapat dikurangi. Kegiatan MICE memberikan dampak yang sangat besar bagi masyarakat maupun perekonomian secara nasional. Sebagai salah satu bagian dari industri pariwisata, kegiatan ini memberikan kontribusi yang tidak sedikit. Berbeda dengan wisatawan asing yang mengeluarkan rata-rata US$ 400 selama berkunjung 7-12 hari ke Indonesia, peserta wisata konvensi (dalam kegiatan konferensi, konvensi dan perjalanan insentif) mengeluarkan biaya sebesar US$ 210 per harinya dengan rata-rata lama tinggal 4 hari, sehingga total biaya yang dikeluarkan wisatawan konvensi selama 4 hari di 47

I$ 840, belum terhitung istri (spouse), anak atau teman yang ikut datang berkunjung (Pendit, 1999). Dengan demikin kegiatan MICE mempunyai potensi yang jauh lebih besar dilihat dari sisi ekonomi dibanding wisatawan yang berkunjung untuk berekreasi. IV.4. DOME (Data On Meeting and Events) DOME adalah lembaga riset yang selalu melakukan pembauran data dari kegiatan pariwisata dan mengkhususkan pada sektor MICE. Data yang ditampilkan menggambarkan dampak kegiatan MICE diberbagai belahan dunia. Australia (1996 – 1997) - 6,8 juta orang menghadiri kegiatan MICE. - Kegiatan MICE memberikan kontribusi sebesar AU$ 6 miliar di Australia. - Setiap peserta mengeluarkan uang rata-rata sebesar AU$529, dengan rincian peserta lokal mengeluarkan uang sebesar AU$ 250, pengeluaran peserta lokal menginap sebesar AU$ 1.143, dan peserta Internasional mengeluarkan uang sebesar AU$ 4.429. - Perkembangan rata – rata kegiatan MICE di Australia sebesar 11% per tahun. - Jumlah peserta yang datang dari asia sebanyak 36%, Eropa 22%, New Zealand 22% dan Amerika 15%. - Lama tinggal peserta mengikuti kegiatan MICE rata-rata 6,6 hari. Kanada Wisata bisnis di Kanada dihadiri oleh 59% pengunjung yang berasal dari Amerika dengan rata-rata lama tinggal 2,5 malam dan pengeluaran sebesar US$ 275. 29% peserta Amerika tinggal selama 4 hari dengan pengeluaran sebesar US$ 215. Wisata bisnis banyak dilakukan pada bulan April dan September. Terjadi peningkatan bisnis di sektor transportasi udara sebesar 77% sejak tahun 1996. Hal ini memperlihatkan pentingnya transportasi udara dalam menunjang kegiatan MICE walaupun prosentasenya sedikit menurun pada tahun 2011. Peserta terbesar bisnis MICE yang datang ke Kanada berasal dari Inggris, Jepang, jerman meksiko dan Perancis. Total wisata bisnis turun sebesar 20% menjadi US$ 829 juta di tahun 2001. Aktivitas lain peserta yang datang ke Kanada adalah belanja, tur, dan wisata kuliner. 48

-

Total pengeluaran kegiatan wisata di Kanada mencapai US$ 45,6 miliar dan mempekerjakan 563 ribu orang pada tahun 2000. Penyelenggaraan kegiatan meeting dalam negara Kanada sendiri mencapai 95%.

Jerman - Terdapat 10.729 tempat penyelenggaraan kegiatan MICE, terdiri dari 93% hotel, 4%Convention Center, 3%Universitas, dan 0,1% Bandara. - Selama tahun 1999-2000 terselenggara sebanyak 1,15 juta kegiatn MICE yang melibatkan 63 juta peserta dengan total nilai sebesar € 43 miliar, dan sebanyak 8,7 juta peserta berasal dari luar Jerman. - 79% kegiatan MICE berlangsung selama 2 hari, 11% berlangsung selama 3 hari dan 10% berlangsung selama 4 hari atau lebih. Ratarata penyelenggaraan kegiatan MICE selama 1,9 hari. Hampir 2/3 dari seluruh kegiatan yang diselenggarakan dihadiri oleh sekitar 30 persen. - 5% dari keseluruhan kegiatan diselenggarakan bersama dengan kegiatan lainnya, seperti ekspo atau eksibisi. - Bulan Maret, Oktober dan November merupakan waktu tersibuk penyelenggaraan events dan pelaksanaannya pada pertengahan Minggu, Selasa, Rabu dan Kamis. - Faktor yang mempengaruhi pemilihan tempat penyelenggaraan MICE di Jerman adalah: 1. Rekomendasi. 2. Struktur internal organisasi. 3. Lokasi. 4. Internet. 5. Media cetak. - Rata-rata pengeluaran peserta hadir per hari adalah € 224 untuk corporate, € 96 untuk asosiasi. - Kota populer di Jerman untuk kegiatan MICE adalah: Berlin, Cologne, Dresden, Dusseldorf, Frankfurt, Heidelberg, Munich, Stuttgart dan Weimar. - 32% peserta adalah perempuan dan 68% lelaki, dua per tiga peserta berusia di bawah 45 tahun dan 44% adalah lulusan Universitas. - Informasi lainnya dapat di akses pada situs Germany Convention bureau www. Gcb.de Irlandia - pada tahun 2000 jumlah peserta konferensi sebesar 113.000 orang dengan total sebesar € 100 juta. - 70% penyelenggara kegiatan MICE dilaksanakan di Dublin, selebihnya diselenggarakan di Cork, Galway, Limerick dan Killarney. 49

-

Ditargetkan pada tahun 2002 terjadi peningkatan peserta mencapai 133 ribu dan total pendapatan menjadi € 130. Terjadi peningkatan peserta yang stabil dari luar Irlandia pada pertengahan tahun 1990.

Selandia Baru. - pada tahun 2002 terdapat 45 ribu peserta dari luar New Zealand menghadiri konferensi. - Total pengeluaran peserta dari peserta luar negeri sebesar NZ$ 260 juta. - Rata-rata peserta tinggal selama 3,5 hari untuk menghadiri kegiatan konferensi dan 5,5 hari mengikuti tuor sebelum dan setelah konferensi sehingga lama tinggal rata-rata peserta adalah 9 hari dan mengeluarkan biaya sebesar NZ$ 320 per hari. Inggris. - Diperkirakan diselenggarakan sebanyak 1,4 juta kegiatan meeting dan konferensi dan 19 % peserta tinggal di tempat penyelenggaraan. - 71% konferensi dan meeting diselenggarakan di hotel sekitar bandara, 11% diselenggarakan di hotel yang terletak dipinggir kota. - 34% penyelenggaraan konferensi diselenggaraka melalui PCO (Professional Conference Organizer). - 56% tempat penyelenggaraan memiliki kapasitas untuk 101-500 peserta. Secara keseluruhan rata-rata kapasitas maksimum tempat penyelenggaraan adalah untuk 391 persen. - Sekitar sepertiga (32%) tempat penyelenggaraan kegiatan konferensi memiliki tempat untuk penyelenggaraan eksibisi atau ekspo. - Sepanjang tahun 2002, sekitar 5% penyelenggaraan konferensi disertai dengan penyelenggaraan eksibisi. - Sekitar 5000 tempat penyelenggaraan MICE, terdiri dari 3% purposebuilt conference center, 3% Universitas, 41% hotel di sekitar bandara, sebesar 20% hotel dipinggir kota, 2% residential center dan 25% tempat unik (kastil, tempat penyelenggaraan olahraga). - Untuk pertama kalinya pada tahun 2001 jumlah pengunjung wisata bisnis mampu melampaui jumlah pengunjung sebagai turis. - Pada tahun 2002 total pengeluaran wiswtawan bisnis sebesar £ 3,585 juta sementara total pengeluaran wisatawan leisure sebesar £ 3.138 juta. - Tiga kota yang memiliki potensi besar dalam bisnis MICE di Inggris adalah Birmingham, Glasgow dan bournemouth. - Dengan adanya Birmingham National Exhibition Center (NEC), terjadi peningkatan pendapatan daerah dari £ 505 juta menjadi £ 711 juta, terjadi peningkatan lapangan pekerjaan mencapai 40%. 50

-

-

-

Penyelenggaraan events tahunan di Brimingham’s International Convention Center seperti World Small Animall Veterinary Association (WSAVA) mampu menghadirkan 6.700 peserta dari 49 negara. Kegiatan ini memerlukan 13 ribu tempat tidur dengan total pengeluaran peserta mencapai £ 2 juta, meskipun pada kenyataannya dampak ekonomi yang ditimbulkan lebih luas. Scottish Exhibition and Conference Center (SECC) merupakan purpose-built center terbesar di Skotlandia dengan kapasitas tempat duduk untuk 3.000 orang. Pada tahun 2000-2001 event yang diselenggarakan di SECC memberikan kontribusi sebesar £ 83,7 juta pada ekonomi Glasgow dan menciptakan sebanyak 3.300 lapangan kerja. 79 kegiatan konferensi dan konvensi yang diselenggarakan di SECC menghasilkan pendapatan sebesar £ 28,6 juta, 61 eksibisi dan ekspo memberikan pendapatan sebesar £ 20,0 juta serta kegiatan lain dan konser menghasilkan £ 34,5 juta. Sepanjang tahun 2001-2002 penyelenggaraan konferensi dan eksibisi di Bournemouth menghasilkan £ 72 juta, menciptakan 3.371 lapangan pekerjaan dan 15 ribu pekerjaan keseluruhan di sektor pariwisata Bournemouth.

Amrika Serikat. - Total biaya rata-rata kegiatan konvensi yang diselenggarakan oleh asosiasi pada tahun 2001 adalah sebesar US$ 1,49 juta dan memperlihatkan kenaikan sebesar 9% dari tahun sebelumnya. Pengeluaran terbesar pada kegiatan konvensi adalah untuk membiayai audio visual. - Terjadi peningkatan tajam untuk registrasi peserta melalui internet mencapai 74% pada tahun 2001, padahal tahun 1995 registrasi online hanya mencapai 13%. - 15% asosiasi menggunakan teknologi “virtual trade show” yang menyebabkan peserta dapat melihat secara elektronik tanpa harus hadir dalam eksibisi. - Penurunan penyelenggaraan meeting kecil oleh asosiasi dari rata-rata 35 setahun menjadi 30 kali dalam setahun. Hal ini terjadi karena dampak dari 11 September 2001. - International Association of Convention and Visitor Bureaus memperkirakan pada tahun 2001 kegiatan MICE menghasilkan US$ 98,8 miliar yang terbagi menjadi: konvensi dan ekspo 63,1%, meeting sebesar 32,7% dan perjalanan insentif sebesar 4,2%.

51

V. PENUTUP Faktor yang mempengaruhi kegiatan konferensi adalah faktor ekonomi, faktor keamanan, dan pengaruh teknologi. Dampak ekonomi dalam kegiatan MICE adalah mampu meningkatkan keuntungan secara ekonomi serta menciptakan lapangan pekerjaan. Jumlah pengeluaran peserta kegiatan MICE maksudnya adalah jumlah pengeluaran wisatawan yang menghadiri kegiatan MICE lebih besar dari jumlah pengeluaran wisatawan yang berkunjung sebagai turis. Ini disebabkan oleh paket biaya yang dikeluarkan harus dibayarkan dimuka. DOME merupakan lembaga riset yang selalu melakukan pembaruan data dan kegiatan pariwisata dan mengkhususkan pada sektor MICE.

VI. LATIHAN SOAL / STUDI KASUS Cape Town International Convention Center (CTICC), Afrika Selatan. CTICC merupakan destinasi kegiatan MICE di Afrika Selatan. Di Afrika Selatan sendiri saat ini terjadi kompetisi yang ketat pada destinasi untuk menjadi tempat penyelenggaraan kegiatan MICE, seperti Durban dan Cape Town. Menurut International Congress and Convention Association (ICCA) pada tahun 2001 Durban memiliki 14 kriteria untuk meeting yang tepat, sementara Cape Town hanya memiliki 10 kriteria. Sebaliknya, menurut Union of International Association (UIA), Cape Town memiliki 29 kriteria untuk penyelenggaraan meeting Internasional meeting sementara Durban hanya memiliki 23 kriteria. Pada tahun 1997, International Convention Center di Durban di buka, memiliki tiga hal besar dengan kapasitas 3.000 orang. Pada bulan juli 2003, Cape Town membuka International Convention Center dan langsung memperkuat posisi di Afrika Selatan sebagai pesaing Durban. CTICC terletak di utara Cape Town di kaki Gunung Table. CTICC di desain untuk kepentingan konvensi dan eksibisi yang dapat diselenggarakan dalam satu atap, terdiri dari: auditorium berkapasitas 1.500 orang, auditorium lainnya berkapasitas 620 orang, ruang rapat berkapasitas 400 orang yang menghadap ke Gunumg Table, 33 ruang rapat khusus yang berukuran mulai dari 25 sampai 320 orang, 10 ribu meter persegi ruang khusus untuk eksibisi dan trade show, ruang pertemuan dan ballroom seluas 2.000 m2 dan tiga restoran yang salah satunya buka sepanjang tahun. Terdapat hotel Sheraton Arabella berbintang lima dan terletak dalam satu kawasan CTICC, yang memiliki 483 kamar, 1.400 tempat parkir dan memiliki jaringan transportasi yang sangat baik. CTICC di tempuh dapat dalam 20 menit berkendaraan dari Bandara Cape Town. Cape Town sendiri adalah kawasan yang memiliki sekitar 3.000 kamar hotel terdiri dari hotel bintang tiga ke atas, 52

tempat belanja, dan atraksi wisata utama Afrika Selatan selain The Kirstenbosh Garden, Robben Island, The Wineland dan Cape Point. Pembangunan CTICC menelan biaya yang tidak sedikit (582 juta Rand, atau £ 36 juta). Dengan biaya yang telah dikeluarkan, pastikan bahwa pembangunan CTICC memberikan dampak yang besar, lakukan analisa dan keuntungan. Berdasarkan informasi di atas: 1. Buatlah identifikasi terhadap dampak ekonomi yang timbul dengan adanya CTICC mengingat Cape Town adalah kota wisata dan kegiatan MICE yang merupakan bisnis besar bagi setiap tempat penyelenggara yang berdampak pada ekonomi secara keseluruhan? 2. Berapa banyak kegiatan MICE yang dapat diselenggarakan, berapa banyak lapangan pekerjaan yang tercipta dan berapa besar pendapatan Cape Town dari penyelenggaraan MICE dengan adanya CTICC? 3. Dampak lain yang timbul karena adanya CTICC adalah tersedianya sarana pendukung untuk penyelenggaraan kegiatan MICE. Selain karena Cape Town memiliki potensi besar untuk dikembangkan dalam bisnis wisata sehingga sarana pendukung dapat digunakan untuk industri yang sama. Perlu dilakukan analisa mendalam tentang dampak yang timbul. Banyak kegiatan MICE berskala Nasional dan Internasional diselenggarakan di CTICC selama tiga tahun pertama sejak pembukaan, dan terus menunjukkan peningkatan dengan adanya reservasi yang dilakukan lebih dari setahun sebelum waktu penyelenggaraan. Website yang berhubungan : www.capetownconvention.com

53

Sumber: www.capetownconvention.com

Gambar 4.1 54

BAB V PENGELOLAAN KEGIATAN MICE I.TIU: Mahasiswa/i Program Studi Ilmu Komunikasi akan dapat menjelaskan tentang pengelolaan kegiatan MICE berupa perencanaan dan riset, serta proses perencanaan pihak-pihak di dalam industri MICE yang akan mengadakan event-event.

II.TIK: Mahasiswa/i Program Studi Ilmu Komunikasi akan dapat memahami pengelolaan kegiatan MICE berupa perencanaan dan riset, serta proses perencanaan pihak-pihak di dalam industri MICE setelah diberikan materi tentang mengenal hal itu dengan tingkat keberhasilan 90%.

III. PENDAHULUAN Mengelola suatu konferensi memerlukan strategi, sama seperti penyelenggaraan jenis kegiatan lainnya. Tahap awal mengelola kegiatan MICE adalah menentukan tujuan diselenggarakannya kegiatan, mencari tempat penyelenggaraan kegiatan MICE yang tepat, mempersiapkan akomodasi untuk tempat tinggal para delegasi selama konferensi berlangsung dan menjadwalkan dengan tepat transportasi peserta, mempersiapkan program kegiatan konferensi sesuai dengan waktu penyelenggaraan. Perlu menjadi pertimbangan pihak penyelenggara terhadap faktor keamanan dan keselamatan peserta selama mengikuti konferensi, kepastian pelayanan harus didapatkan oleh penyelenggara dari pemilik tempat dan jasa lainnya yang akan digunakan selama konferensi berlangsung, kesemua hal tersebut memerlukan pertimbangan yang serius dalam menyelenggarakan suatu kegiatan MICE. Sebagai penyelenggara kegiatan MICE, setelah semua kegiatan berlalu, masih terdapat kegiatan yang harus dilaksanakan, misalnya kegiatan administrasi yang masih memerlukan penanganan serius, evaluasi terhadap penyelenggaraan kegiatan, evaluasi terhadap tempat penyelenggaraan dan hal lainnya yang berhubungan dengan penyedia jasa dan pelayanan selama kegiatan yang berlangsung. Karena pada kenyataannya, banyak perbedaan yang terjadi antara rencana dengan implementasinya. Sisi pengelolaan setiap event mempunyai dasar yang sama, semua dimulai dengan perencanaan, sehingga mengelola suatu konferensi yang dihadiri oleh 10 orang akan sama strukturnya dengan mengelola konferensi 55

yang dihadiri oleh 100 orang atau 1000 orang. Yang membedakan adalah kompleksitas pekerjaannya. Semakin banyak peserta yang hadir akan semakin kompleks persiapannya, akan semakin bervariasi kebutuhannya, meskipun berbeda format penyelenggaraannya tetapi kesemuanya memiliki tujuan sama, yaitu mencapai kepuasan para delegasi yang menghadiri konferensi, sehingga delegasi memiliki kesan yang tidak terlupakan terhadap penyelenggaraan event tersebut. Dalam setiap kegiatan MICE, sebagai seorang PCO memiliki kekuatan mental dan fisik adalah suatu keharusan, karena menyelenggarakan konferensi merupakan aktivitas yang tinggi dengan tekanan, apabila konferensi yang diselenggarakan sukses maka akan mendapatkan penghargaan yang tinggi pula bagi PCO tersebut. PCO harus memiliki skill terhadap detil dari penyelenggaraan konferensi dan memiliki kreativitas yang tinggi, karena delegasi harus membawa kesan yang tidak terlupakan dari penyelenggaraan konferensi (tidak sekedar materi konferensi, jaringan bisnis dengan peserta lainnya, pengalaman, pelajaran dan bersosialisasi). PCO harus bersedia bekerja tanpa mengenal waktu terutama pada saat waktu penyelenggaraan hampir tiba dan saat kegiatan konferensi berlangsung. Biasanya pada menjelang tiga hari penyelenggaraan waktu kerja bisa mencapai 18 jam sehari sampai selesainya kegiatan MICE dan bila dikalkulasi maka jumlah waktu kerja penyelenggara kegiatan akan sebanding dengan bekerja selama enam minggu kerja normal. Tidak semua event yang diselenggarakan harus dimulai dari awal, banyak event yang diselenggarakan merupakan event yang berlangsung secara periodik, misalnya konferensi yang diselenggarakan oleh organisasi, asosiasi atau perusahaan dilaksanakan dalam periode tertentu, misalnya satu tahunan, atau per semester. Pada kondisi ini PCO telah memiliki format dan struktur yang sama, hanya tinggal merubah sedikit dan menambahkan detil baru pada setiap penyelenggaraan sehingga tidak terkesan event yang diselenggarakan merupakan pengulangan yang terus menerus. Penambahan detil baru pada struktur konferensi akan memberikan nuansa baru pada kegiatan yang dilaksanakan dan hal ini akan membuktikan bahwa PCO memiliki ide-ide dan kreativitas yang tinggi.

IV. PENYAJIAN Berbeda dengan event yang belum pernah diselenggarakan, PCO memiliki keuntungan dari sisi penyelenggaraan. PCO dapat menuangkan idenya untuk menciptakan event yang memiliki niali tinggi, tantangan bagi PCO untuk bekerjasama dan membuat kontak dengan pihak-pihak yang terkait dengan penyelenggaraan, misalnya pemilihan tempat kegiatan, penentuan penyedia jasa katering dan lainnya. Satu alasan kuat bagi PCO 56

memulai semuanya dari awal adalah apabila event yang diselenggarakan sukses, maka pekerjaan berikutnya akan mudah didapatkan atau sebaliknya. Disinilah banyak PCO sukses karena ide dan kreativitasnya berkembang untuk menghasilkan event yang banyak dinikmati peserta. IV.1. Perencanaan dan Riset Merencanakan kegiatan merupakan aspek yang paling penting dalam penyelenggaraan sebuah event. Perencanaan menjadi hal yang sangat penting, karena dalam perencanaan terdapat banyak hal yang sangat kompleks, terdapat banyak kebutuhan diluar dugaan dan tidak jarang apabila diselenggarakan oleh organisasi, banyak hal yang sangat jarang sekali diketahui oleh PCO dan PEO secara jelas dan bersifat umum sehingga diperlukan perencanaan yang baik sekali. Memberikan perhatian khusus sangat dibutuhkan dalam perencanaan sebuah event. Pada pelaksanaannya sebuah rencana event yang telah ditentukan akan sulit untuk dilaksanakan seratus persen sama, karena dalam pelaksanaannya banyak hal yang perlu disesuaikan. Bagaimanapun, rencana event merupakan suatu alat dan panduan yang dapat digunakan untuk mengukur perkembangan sebuah kegiatan, apakah berjalan sesuai harapan atau tidak. Proses perencanaan tersebut merupakan kunci untuk terselenggaranya sebuah kegiatan. Dalam mempersiapkan rencana, harus sudah dipastikan jenis kegiatan apa yang akan diselenggarakan (misalnya konferensi, eksibisi atau gabungan dari dua kegiatan MICE). Selanjutnya dilakukan identifikasi antara element yang dbutuhkan dan tidak dibutuhkan pada penyelenggaraan nanti. Untuk menjadikan rencana berjalan dengan baik, harus digunakan pendekatan yang sistematis, karena ketika rencana dipecah menjadi komponen kecil, mulai terlihat ada sesuatu yang hilang dan harus segera mungkin dilakukan perbaikan atau penyesuaian. Merencanakan sebuah event memiliki banyak keuntungan, termasuk di dalamnya koordinasi yang baik antara anggota tim, tetap berfokus pada ide yang ditampilkan, berfikiran kedepan dan sebagai alat kontrol yang efektif dari kemajuan pelaksanaan event. Bagaimanapun, perencanaan sangat menyita waktu dan memerlukan usaha yang keras. Segala sesuatu mungkin saja terjadi tidak sesuai dengan harapan, tetapi Reiss dalam Shone (2002) mengutip “this is a reason to plan, not to fail to” IV.2. Proses Perencanaan Proses perencanaan sebuah kegiatan dimulai dengan menentukan tujuan. Tujuan harus dapat diterima dengan jelas oleh setiap anggota tim yang terlibat dalam pelaksanaan event mulai dari ketua komite organisasi, sampai ke staff penyelenggara. Kejelasan tujuan yang dimunculkan pada 57

proses perencanaan akan membawa setiap anggota tim pada tujuan dan arah yang sama dalam pelaksanaan event. Objectives (Tujuan) merupakan langkah awal dalam setiap perencanaan sebuah event. Tujuan diselenggarakannya kegiatan dapat berupa: pembelajaran, bertukar pikiran, sosialisasi, peringatan, hiburan, mempromosikan produk baru perusahaan atau meningkatkan pendapatan perusahaan dan sebagainya. Screening process pada proses perencanaan perlu dilakukan, hal ini untuk melihat kelayakan dari penyelenggaraan suatu event. Dengan melakukan studi kelayakan bagi penyelenggaraan suatu kegiatan, maka akan dapat dilihat apakah penyelenggaraan kegiatan tersebut akan membawa banyak manfaat atau tidak. Layak atau tidaknya penyelenggaraan suatu event harus dapat memberikan banyak manfaat dan kerugian yang sekecil mungkin. Tidak ada satu event yang diselenggarakan tidak membawa dampak negatif sekecil mungkin. Kelayakan yang dilakukan harus mampu melihat sebanyak mungkin aspek yang timbul dari penyelenggaraan kegiatan, termasuk aspek keuangan, aspek sumber daya yang dimiliki, aspek promosi dan aspek lainnya. Penyelenggara (PCO/PEO) kegiatan MICE harus dapat memberikan alasan yang tepat tentang event apa yang akan diselenggarakan dan cocok dengan delegasi/peserta atau pengunjung yang diharapkan (target market). Bagaimanapun, salah satu kegunaan perencanaan adalah untuk mengantisipasi masalah yang akan timbul serta pemecahannya. Perencanaan juga berhubungan dengan keterkaitan pihak penyedia barang dan jasa yang akan mendukung terselenggaranya kegiatan MICE, sehingga perlu memasukkan pihak pendukung sejak awal dalam proses perencanaan. Proses rencana penyelenggaraan events terdapat pada gambar 5.1. Perencanaan juga berhubungan dengan tempat penyelenggaraan event, banyak event gagal diselenggarakan karena tempat penyelenggaraan tidak sesuai dengan harapan atau keinginan PCO/PEO sehingga antisipasi yang perlu dilakukan adalah memiliki beberapa pilihan yang tepat untuk penyelenggaraan. Apabila rencana yang telah disusun ternyata tidak dapat diselenggarakan, maka antisipasi yang baik adalah dengan membuat rencana cadangan dengan mempertimbangkan tujuan yang telah ditetapkan. Jadi, meskipun tempat penyelenggaraan atau acara yang akan diselenggarakan gagal, PCO atau PEO tetap memiliki rencana kegiatan dengan melakukan beberapa perubahan atau penyesuaian tetapi tujuan utama penyelenggaraan kegiatan tetap dapat tercapai. Langkah paling awal dalam perencanaan adalah membuat outline rencana, yaitu mengumpulkan sebanyak mungkin ide yang masuk dan mengidentifikasi isu utama. Selanjutnya ide ini didiskusikan dan disusun 58

secara sistematis oleh komite penyelenggara event dengan masukan dari beberapa penasihat. Biasanya para penasihat akan memberikan saran yang berhubungan dengan masalah finansial, operasional dan marketing. Pada awal tahap perencanaan ini, hal yang perlu dilakukan adalah riset, yaitu pendekatan terhadap lingkungan penyelenggaraan kegiatan dan pencarian informasi yang berhubungan dengan event yang akan diselenggarakan. Informasi yang diperlukan dapat berupa tersedianya waktu yang tepat untuk penyelenggaraan, tersedianya tempat yang cocok dengan ide kegiatan dan penetapan staff yang kompeten pada pelaksanaan event yang akan diselenggarakan.

Sumber: Shone, 2002

Gambar 5.1 Proses Rencana Penyelenggaraan Events

59

Harus menjadi perhatian pula bahwa pada saat yang bersamaan di loaksi/tempat yang tidak terlalu jauh dengan rencana penyelenggaraan kegiatan tidak sedang dilaksanakan event serupa (biasanya untuk event yang bersifat ekspo atau eksibisi). Hal ini untuk mengantisipasi jumlah pengunjung sesuai dengan harapan. Gambar 5.2 merupakan langkah pencarian informasi dan analisa lingkungan untuk mengelola kegiatan MICE.

Sumber : Shone, 2002

Gambar 5.1 Proses Rencana Penyelenggaraan Events

60

Menurut Shone dan Party (2002) dan Rogers (2003), untuk memudahkan bahwa event dapat diselenggarakan dengan baik, maka beberapa pertanyaan dasar harus dijawab:



Kenapa harus diselenggarakan event? Untuk jenis event seperti meeting dan konferensi, delegasi dan peserta akan datang karena adanya kesamaan tujuan, misalnya tujuan organisasi, asosiasi atau perusahaan. Tetapi untuk event jenis eksibisi atau ekspo pengunjung yang akan datang akan sesuai dengan jenis ekspo itu sendiri. Sehingga perlu bagi PCO atau PEO menyelenggarakan event yang sesuai dengan keperluan perusahaan dengan alasan kuat kenapa perusahaan atau organisasi/asosiasi harus menghadiri event yang akan diselenggarakan.



Siapa yang akan terlibat dalam proses penyelenggaraan event (dan siapa yang tidak perlu terlibat)? Siapa yang akan terlibat dalam proses penyelenggaraan event dan pada saat event tersebut berlangsung. Siapa peserta atau delegasi dalam kegiatan meeting atau konferensiyang akan hadir? Hal penting apa yang menyebabkan peserta atau delegasi akan menghadiri event? Berapa jumlah delegasi yang akan diundang pada event dimaksud, dan berapa jumlah yang diharapkan hadir pada event? (hal ini akan berhubungan dengan biaya yang akan dikeluarkan). Apakah akan ada tamu spesial yang hadir? Apakah kegiatan tersebut akan diliput oleh media? Apakah ada delegasi dari luar negeri atau tempat yang jauh yang akan diundang dalam kegiatan ini? Apabila ‘ya’, apakah diperlukan penterjemah atau fasilitas tambahan lainnya? Pada tahap mengidentifikasi siapa yang akn hadir, perlu dipertimbangkan untuk menggunakan semua sumber daya yang ada pada organisasi penyelenggara atau harus mendatangkan ahlinya dari luar (outsourcing). Hal ini menjadi penting karena jumlah peserta yang akan hadir memiliki karakteristik yang berbeda dan harus mendapatkan fasilitas yang terbaik dari penyelenggara. Apabila penyelenggara tidak memiliki SDM yang sesuai, sebaiknya menyewa atau bekerjasama dengan PCO/PEO. Hal ini harus menjadi pertimbangan khusus demi suksesnya kegiatan yang akan diselenggarakan. Salah satu alasan pengunjung menghadiri kegiatan sejenis ekspo atau eksibisi karena mengetahui siapa penyelenggara kegiatan tersebut. Beberapa event yang diselenggarakan oleh PCO atau PEO yang telah berpengalaman dan selalu menggelar kegiatan yang sukses 61

cenderung lebih banyak diminati orang, sehingga hal ini akan menjadi salah satu kunci sukses dalam jumlah pengunjung pada kegiatan tersebut. Hal sebaliknya terjadi jika penyelenggara yang belum berpengalaman atau jarang menyelenggarakan kegiatan yang sukses, maka calon pengunjung akan berpikir dua kali untuk datang (misalnya, pada penyelenggaraan yang sering menimbulkan kerusuhan). Kompleksnya persiapan yang diperlukan dalam penyelenggaraan kegiatan biasanya lebih karena cakupan event, semakin luas asal pesrta atau delegasi yang akan menghadiri event dan semakin besar jumlah peserta yang kan hadir, maka akan semakin kompleks kebutuhan yang perlu dipersiapkan.



62

Apa saja informasi atau riset yang dibutuhkan untuk mengambil keputusan pada penyelenggaraan event? Informasi apa saja yang dibutuhkan untuk terselenggaranya kegiatan tersebut? Apabila diperlukan langkah untuk menentukan atau pengambilan keputusan, sebaiknya dilakukan riset atas masalah yang dihadapi. Hal yang biasa terjadi untuk pengambilan keputusan adalah karena tempat penyelenggaraan yang tidak sesuai dengan keinginan penyelenggara, atau tanggal penyelenggaraan kurang tepat karena pada saat bersamaan terdapat kegiatan lain yang telah direncanakan jauh sebelum kegiatan yang akan kita selenggarakan. Untuk mendapatkan pilihan terbaik akan waktu atau tempat penyelenggaraan sebaiknya dicari informasi sebanyak mungkin yang terdiri dari lebih dari satu tempat penyelenggaraan kemudian diskusikan dan putuskan sesuai dengan tujuan event yang ingin dicapai. Pencarian informasi tentang event yang akan diselenggarakan akan sangat membantu terlaksananya event dengan baik. Hal ini merupakan proses yang harus dilalui event organizer dalam mengidentifikasi kemungkinan timbulnya masalah sejak awal. Dalam proses mencari kesempatan (opportunity), misalnya penyelenggaraan event yang berbeda pada tempat yang sama akan terlihat sebagai pesaing tetapi juga akan terlihat sebagai pelengkap untuk event lainnya. Informasi yang biasanya dicari oleh Event Organizer meliputi: permintaan untuk event dan pasar yang jelas; pesaing pada penyelenggaraan event sejenis: ketersediaaan teknologi yang diperlukan pada event; peralatan yang dibutuhkan dan bahan spesifik lainnya yang akn memberi nilai lebih pada event; perencanaan keuangan dan jenis perusahaan yang cocok menjadi sponsor pada event; struktur organisasi penyelenggara dan rencana kegiatan yang

akan diselenggarakan; ketersediaaan staff yang sesuai dengan kebutuhan event; keadaan sosial dan budaya di tempat penyelenggaraan event; rencana waktu penyelenggaraan yang tepat. Disamping informasi ini, masih terdapat informasi lainnya yang mungkin dibutuhkan oleh sebagian besar event organizer dalam proses perencanaan event. Kadang-kadang proses pencarian informasi tidak sesuai dengan yang diharapkan dan hal ini akan berakibat pada pelaksanaan event sehingga akan muncul masalah pada saat penyelenggaraan.



Bagaimana event akan diselenggarakan? Bagaimana event tersebut akan diselenggarakan? Untuk mengetahui penyelenggaraan event, penyelenggara harus melihat dari sisi kemudahan penyelenggaraan event dan kesulitan yang diahadapi terhadap suatu event yang diselenggarakan. Perlu dilakukan analisa terhadap setiap hal yang akan digunakan dalam penyelenggaraan event, misalnya dengan mengambil satu rencana penyelenggaraan, apakah event tersebut dapat dilaksanakan tanpa menimbulkan hambatan atau kesulitan yang berarti. Apabila event yang diselenggarakan banayak menimbulkan masalah, sebaiknya perencanaan terhadap event perlu dikaji ulang atau dilakukan beberapa perubahan atau penyesuaian terhadap rencana yang telah ditetapkan. Format dan lamanya penyelenggaraan konferensi juga merupakan faktor yang penting dalam satu event, karena akan berpengaruh pada beberapa pertimbangan dalam merencanakan kegiatan tersebut. Apakah Event yang diselenggarakan akan memerlukan banyak tempat, seperti auditorium, tempat eksibisi dan area masuk untuk katering. Meskipun tidak semua kegiatan konferensi akan memerlukan tempat sebanyak itu, tetapi semakin besar jumlah peserta, akan semakin banyak keperluan yang harus disiapkan. Bagaimana event yang akan diselenggarakan memiliki langkah yang sama dengan organisasi penyelenggara? Bagaimana program pemasaran event tersebut? Bagaimana program pelatihan bagi karyawannya?. Bagaimana juga event yang diselenggarakan akan memberikan kontribusi bagi asosiasi, organisasi, atau anggota yang berhubungan dengan kegiatan yang diselenggarakan? Apakah perlu adanya pengembangan cara-cara baru dalam meningkatkan layanannya?. Conference organizer harus dapat melihat resiko yang akan timbul dengan adanya penyelenggaraan event ini serta harus mampu 63

meminimalkan resiko yang mungkin timbul. Beberapa masalah yang biasanya timbul pada saat penyelenggaraan kegiatan MICE diantaranya: -Pembicara kunci yang tidak hadir karena masalah kesehatan, masalah dalam perjalanan atau masalah lainnya. -Delegasi atau peserta yang berhalangan atau terlambat hadir karena masalah cuaca, transportasi atau hal lainnya. -Hotel atau akomodasi lainnya yang penuh pada tempat penyelenggaraan kegiatan. -Ancaman keselamatan (bom atau sejenisnya) pada perjalanan atau tempat penyelenggaraan kegiatan. -Kesalahan peralatan yang digunakan saat acara berlangsung (misalnya audio visual yang rusak). Untuk semua masalah di atas yang akan timbul, seorang organizer harus cepat memiliki langkah untuk mengatasinya. Ada kalanya event juga perlu diasuransikan untuk menghindari masalah tersebut. Di negara lain, asuransi untuk menutup semua kegiatan MICE sudah banyak dilakukan dan ini sangat berguna bagi penyelenggara sehingga masalah yang mungkin timbul tidak terlalu dicemaskan.



64

Dimana kegiatan MICE akan diselenggarakan (termasuk di dalamnya lokasi utama dan lokasi lainnya untuk kegiatan pendukung)? Perencanaan tempat penyelenggaraan kegiatan bisa merupakan daya tarik utama bagi peserta atau pengunjung terhadap suatu kegiatan. Pemilihan lokasi yang tepat untuk penyelenggaraan event perlu didukung oleh infrastruktur pendukung pada kegiatan tersebut, misalnya adanya alat transportasi yang mendukung untuk terselenggaranya kegiatan yang memerlukan berbagai jenis alat transportasi; transportasi darat, laut atau udara. Beberapa kegiatan konferensi yang diselenggarakan memiliki kegiatan pendukung dan lokasinya berada ditempat yang berbeda dari lokasi utama, sehingga perlu memperhatikan transportasi yang dapat mendukung ke tempat kegiatan lainnya. Bagi event yang diselenggarakan secara internasional dengan delegasi yang datang menggunakan pesawat terbang, sangat penting mempertimbangkan pemilihan tempat penyelenggaraan, karena akan sangat melelahkan bagi peserta untuk berkendaraan dalam waktu yang lama setelah melakukan perjalanan udara. Saat ini, banyak bandara telah dilengkapi hotel dan dilengkapi fasilitas penyelenggaraan kegiatan MICE, sehingga perlu juga pertimbangan

untuk meraih tempat di area sekitar bandara sebagai tempat penyelenggaraan kegiatan MICE. Pilihan lokasi bisa juga memiliki makna khusus bagi terselengggaranya sebuah event. Apakah tempat yang khusus akan memberikan kesan khusus bagi terselenggaranya konferensi, apakah memiliki kesamaan tema dengan konferensi yang diselenggarakan? Banyak peserta akan menghadiri kegiatan MICE karena lokasi penyelenggaraan kegiatan berada pada tempat yang menarik untuk dikunjungi. Pemilihan tempat merupakan tanggungjawab penyelenggara kegiatan MICE, biasanya event diselenggarakan pada tempat khusus sesuai kebutuhan. Setiap organizer harus memiliki beberapa pilihan tempat yang sesuai dengan tema penyelenggaraan kegiatan dan akan dipilih satu tempat yang tepat dengan beberapa pertimbangan sesuai kebutuhan.



Kapan kegiatan MICE akan diselenggarakan (termasuk penetapan tanggal dan waktu perencanaan)? Jadwal yang pasti untuk penyelenggaraan kegiatan MICE harus ditetapkan sejak pertama kali rencana dimunculkan, hal ini kan berhubungan dengan banyak pihak yang akan terkait pada penyelenggaraan event. Misalnya harga yang akan dimunculkan untuk kegiatan konferensi akan berbeda bila waktu di daerah/tempat penyelenggaraan merupakan peak season, sehingga harga akomodasi akan menjadi lebih tinggi. Demikian juga alat transportasi yang akan digunakan, biasanya harga tiket pesawat untuk jalur penerbangan internasional pada bulan Juli sampai September akan lebih tinggi dari bulan lainnya. Tidak hanya faktor harga saja yang akan mempengaruhi persiapan yang dilakukan tetapi tanggal perencanaan, tanggal pelaksanaan kegiatan akan berpengaruh pada persiapan yang dilakukan. Konferensi atau event internasional biasanya memiliki masa persiapan sampai dengan satu tahun atau lebih sebelum kegiatan berlangsung, tetapi konferensi yang lebih kecil pesertanya bisa dilakukan dalam hitungan bulan atau minggu. Sehingga perlu menetapkan tanggal pelaksanaan untuk membuat rencana yang tepat. Selain itu, tanggal yang telah direncanakanpun harus memiliki cadangan waktu lainnya, karena bisa saja terjadi waktu penyelenggaraan tidak didukung oleh fasilitas yang lainnya, sehingga perubahan tanggal pelaksanaan akan terjadi.

65

Waktu juga harus dipertimbangkan dengan baik, hal ini akan menjadikan diary bagi delegasi untuk menghadiri kegiatan. Pertimbangan waktu akan mempengaruhi jumlah delegasi yang akan menghadiri event. Pemilihan waktu yang tepat biasanya disesuaikan dengan kegiatan perusahaan atau asosiasi yang akan menajdi peserta. Penyelenggara harus mampu mengidentifikasi kapan waktu yang teapt pada perusahaan atau asosiasi bila akan menghadiri kegiatan MICE. Pemilihan waktu juga berhubungan dengan musim disuatu tempat, karena musim akan mempengaruhi keinginan peserta untuk bepergian dan menghadiri kegiatan MICE.

V. PENUTUP Perencanaan dan riset merupakan aspek yang paling penting dalam penyelenggaraan sebuah event. Termasuk di dalamnya adalah koordinasi yang baik antara anggota tim, tetap berfokus pada ide yang ditampilkan, berfikiran kedepan dan sebagai alat kontrol yang efektif dari kemajuan pelaksanaan event. Proses perencanaan sebuah kegiatan dimulai dengan menentukan tujuan. Tujuan harus dapat diterima dengan jelas oleh setiap anggota tim yang terlibat mulai dari ketua komite organisasi, sampai ke staff peyelenggara. Kejelasan tujuan yang dimunculkan pada proses perencanaan akan membawa setiap anggota tim pada tujuan dan arah yang sama dalam pelaksanaan event.

VI. LATIHAN SOAL 1. Perencanaan dan riset seperti apakah yang harus dipersiapkan dalam penyelenggaraan event? 2. Gambarkan proses perencanaan dalam penyelenggaraan event?

66

BAB VI SUMBER DAYA MANUSIA DALAM KEGIATAN MICE I.TIU: Mahasiswa/i Program Studi Ilmu Komunikasi akan dapat menjelaskan tentang sumber daya manusia dalam kegiatan MICE diantaranya adalah struktur organisasi, recruitment dan seleksi, biaya, recruitment, sukarelawan, seleksi, keputusan hasil seleksi, orientasi, pelatihan, memotivasi karyawan dan sukarelawan, serta teknik untuk membangun tim bagi sukarelawan.

II.TIK: Mahasiswa/i Program Studi Ilmu Komunikasi akan dapat memahami sumber daya manusia dalam kegiatan MICE diantaranya adalah struktur organisasi, recruitment dan seleksi, biaya, recruitment, sukarelawan, seleksi, keputusan hasil seleksi, orientasi, pelatihan, memotivasi karyawan dan sukarelawan, serta teknik untuk membangun tim bagi sukarelawan setelah diberikan materi mengenal hal itu dengan tingkat keberhasilan 90%.

III. PENDAHULUAN Staf dan sukarelawan yang akan terlibat sebuah kegiatan MICEn harus dipilih sesuai dengan kriteria kebutuhan setiap kegiatan. Terdapat perbedaan kualifikasi antara kebutuhan pegwai untuk kegiatan meeting dan penyelenggaraan eksibisi. Setiap pegawai yang terlibat sebaiknya mendapatkan pelatihan yang sesuai dengan kegiatan yang akan diselenggarakan.

IV. PENYAJIAN IV.1. Struktur Organisasi Setiap event yang akan diselenggarakan tentunya tidak akan memiliki kesamaan struktur organisasi, karena banyak macam dari event yang diselenggarakan memiliki tujuan yang berbeda, seluruhnya akan tergantung pada kepentingan setiap organisasi dalam penyelengaraan kegiatan. Struktur organisasi event biasanya terdiri dari lima fungsi utama: operasional pelayanan pengunjung atau peserta, opresional pelayanan pendukung, marketing, administrasi dan keuangan. 67

Sumber: Shone dan Parry, 2002

Gambar 6.1 Struktur Organisasi Event Sederhana Struktur organisasi di atas menunjukkan bahwa pada operasional support service, event yang diselenggarakan melayani produk dan sebagai contoh pada peyelenggaraan sebuah konfrensi atau festival terdapat makanan dan minuman yang dihidangkan, dibantu dengan operasional tekhnis, dan sarana pendukung serta pelayanan tambahan yang mungkin dibutuhkan (ancillary service). Hal lain yang berhubungan dengan masyarakat umum, ketika event diselenggarakan memerlukan publikasi yang tepat. Marketing Departement akan membagi fungsinya menjadi divisi yang kecil, misalnya sales, ticketing dan promosi. Sama halnya dengan Administration Departement akan menurunkan fungsinya sesuai dengan event misalnya administrasi umum, kepegawaian, recruitment, orientasi pegawai dan penggajian. Pada struktur organisasi di atas, sebaiknya yang memegang peranan pada setiap fungsi utama adalah karyawan tetap, sedangkan staf yang akan menjalankan event bisa berupa sukarelawan atau pegawai paruh waktu yang dibayar sesuai event saat berlangsung. Jumlah kebutuhan sumber daya dalam setiap event tergantung dari rencana strategi dan harus disesuaikan dengan tujuan yang ingin dicapai dalam suatu event. Apabila strategi event difokuskan pada strategi pelayanan kepada konsumen maka akan dibutuhkan lebih banyak staf untuk menangani setiap peserta pada kegiatan bersifat konferensi atau meeting. Getz (1997) mengemukakan tiga langkah dalam menetapkan jumlah dan kebutuhan staf pada penyelengaraan sebuah event: 68

1. Memiliki program dan rencana operasional kedalam beberapa tugas pokok. Hal yang dilakukan seperti: membuat stand, mempersiapkan tempat, lambang, panggung, mengatur peralatan dan penggunaan teknologi baru, dll. 2. Menentukan berapa jumlah orang yang dibutuhkan untuk melakukan tugas tersebut yaitu menanyakan hal apakah semua pekerjaan tersenut dilakukan dengan orang yang sama atau berbeda, dilakukan dalam waktu yang sama atau dilakukan dalam jumlah staf yang banyak 3. Membuat daftar orang-orang dan tenaga ahli yang tepat utnuk membentuk tim yang kuat dalam penyelengaraan event. IV.2. Recruitment dan Seleksi Proses untuk menguisi poisisi adalah suatu proses yang berhubungan dengan kualitas orang yang akan menduduki posisi yang dimaksud, termasuk di dalamnya tingkat pendidikan, pengalaman, jenis pelatihan, kesehatan, kemampuan bersosialisasi, kekuatan mental yang dibutuhkan untuk setiap jenis kegiatan. Gambar 6.2 merupakan proses recruitment pada staf yang akan digaji dan sukarelawan yang akan bekerja pada suatu kegiatan MICE. IV.3. Biaya Untuk melakukan proses seleksi membutuhkan biaya anggaran khusus yang tentunya telah disetujui pada saat penetapan anggaran penyelengara event untuk kepentingan biaya pegawai dan dapat dialokasikan untuk biaya recruitment. Biaya tersebut dapat juga dibayarkan untuk membayar agen tenaga kerja, membayar biaya iklan untuk mencari staf, dan membayar hal lainnya yang berhubungan dengan mencari tenaga kerja untuk event yang akan terselenggarakan. Di banyak Negara, sudah banyak event organizer menggunakan jasa agen tenaga kerja paruh waktu, hal ini akan memudahkan penyelenggara event mendapatkan tenaga kerja yang dibutuhkan sesuai kriteria yang diinginkan penyelenggara.

69

HR planning process

Consider  Sociability  Technical Competence

Job Analysis  Job description  Job specification

Recruitment  Source of labour  Methods

Legal requirment

Review Effectiveness of procedures

Induction  Introduction  Socialization

Selection decision  Clear reporting  Use of grading scheme

Selection  Application  Process

Interview  Collect information  Use interview plan  Style (formal/informal, type of question, body language

Sumber: Mullins (1999) dalam Bowdin dkk (2003)

Gambar 6.2 Rekruitmen dan seleksi untuk calon pegawai dan sukarelawan pada kegiatan MICE IV.3. Recruitment Berdasarkan posisi yang harus diisi, penggunaan tenaga kerja dari agen penyedia tenaga kerja dapat dilakukan, terutama untuk mengisi posisi yang hanya dilakukan pada saat event berlangsung saja (part timer). Menyeleksi calon tenaga kerja memerlukan waktu yang banyak dan biaya yang mahal, sehingga apabila memungkinkan, penggunaan agen merupakan hal yang efisien dan efektif untuk dilakukan. IV.4. Sukarelawan Sukarelawan pada penyelenggaraan event dapat berasal dari beberapa kalangansalah satunya sukarelawan bisa merupakan orang yang dikirim oleh sponsor, sebagai bagian dari perjanjian sponsorship dan biasanya menyediakan sukarelawan dengan berbagai keahlian khusus, termasuk sebagai menejer, perencana keuangan dan ahli pemasaran. Mahasiswa dan pelajar juga merupakan sumber yang tepat untuk sukarelawan, terutama pada institusi mereka mengadakan acara seperti konferensi, meeting, festival atau eksibisi. McCurley dan Lynch (1998) dalam Bowdin dkk (2003) mengidentifikasi tiga pendekatan yang dapat dilakukan untuk melakukan recruitment dan seleksi: 70

1.

Warm body recruitment Biasanya merupakan posisi yang dapat dilakukan oleh banyak orang dan dapat dengan mudah didapat dari sukarelawan, metode ini dengan menyebar poster, meneyangkan pada media (televisi) atau dengan bekerja sama dengan organisasi masyarakat setempat (agen penyedia tenaga kerja, perpustakaan, tourist information center, kelompok keagamaan, kelompok alumni). 2.

Targeting recruitment Event manajer harus dapat mencari orang yang tepat untuk melakukan pekerjaan yang tepat dengan event yang akan diselenggarakan. Untuk mencari sukarelawan sama halnya dengan mencari pekerjaan, latar belakang pendidikan dan pekerjaan menjadi hal yang penting juga untuk posisi dalam event. 3.

Concentric circle recruitment Dengan cara menghubungi jaringan penyelenggara event batau biasanya dilakukan karena adanya kedekatan dengan anggota tim pada penyelenggara event sehingga yang menjadi sukarelawan adalah orang dekat, keluarga, tetangga, anggota kelompok atau saudara. Pada kenyataannya dapat disimpulkan bahwa tipe atau jenis event yang diselenggarakan akan mempengaruhi juga tipe sukarelawan. IV.5. Seleksi Proses ini dimulai dengan pelamar mengisi formulir aplikasi yang berisi tentang data diri pelamar dan riwayat hidupnya. Kadang penyelenggara tidak melakukan seleksi karena saat ini banyak agen yang memberikan bantuan dengan mengirimkan tenaga kerja yang sudah sesuai dengan harapan penyelenggara event. Ada banyak metode yang dilakukan dalam proses seleksi. Robertson dan Makin (1986) mengutip dari Holden (2001) dalam Bowdin dkk (2003) mengklarifikasikannya dalam 3 kelompok: 1.

Pasty Behaviour Dapat dilakukan untuk menprediksi Future Behaviour, dilihat dari bagaimana seseorang melakukan tugasnya pada masa lalu merupakan hal yang dapat diprediksi dalam melakukan tugasnya pada masa yang akan datang. Dalam hal ini surat lamaran, riwayat hidup, surat keterangan dan keterangan supervisor sangat membantu dalam menilai calon tenaga kerja yang melamar

71

2.

Present Behaviour Banyak cara yang dilakukan untuk menilai sikap saat ini, meliputi pertanyaan mengenai pribadi, tes psychometric, wawancara, tulisan tangan. Wawacara dilakukan untuk mendapatkan respon dari pelamar dan pewancara harus cepat menilai respon tersebut 3.

Future Behaviour Apabila memungkinkan, informasi wawancara dilakukan dengan simulasi, misalnya apabila posisi yang ditawarkan sebagai manajer sponsor, maka pelamar dapat diminta untuk membuat proposal sponsorship kepada perusahaan yang berpotensi menjadi sponsor. Hal ini untuk melihat kemampuan pelamar lebih tepat sasaran akan tugas pokoknya. IV.6. Keputusan Hasil seleksi Keputusan ini diterima atau tidaknya calon pelamar pekerja dalam kegiatan yang akan diselenggarakan. Karena banyak event yang diselengarakan bersifat jangka pendek dan banyak pegawai yang digaji berdasarkan kontrak pada periode tertentu. Di dalam kontrak kerja haruslah terdapat gaji yang diterima, apa tugas yang harus dilaksanakan serta hak dan kewajiban dari pegawai dan perusahaan secara bersama-sama menanda tangani kontrak kerja. IV.7. Orientasi Untuk motivasi setiap pegawai dan sukarelawan yang terlibat dalam event sebaiknya dilakukan orientasi. Terutama sukarelawan dilakukan pada periode waktu tertentu dengan cara mendiskusikanantara anggota baru di organisasi penyelenggara kegiatan yang bertujuan untuk mencegah kesalah pahaman. Getz (1997) memberikan saran dalam program yang efektif dari orientasi berupa: 1. Memberikan informasi dasar tentang event (misi, tujuan, stakeholder, biaya, lokasi, dan detail produk). 2. Melakukan tour ke tempat yang akan diselenggarakannya event, suppliers, kantor-kantor dan tempat yang lainnya, yang mungkin dikontrak selama kegiatan berlangsung. 3. Melakukan perkenalan pada setiap pegawai baru dan sukarelawan 4. Memberikan kultur organisasi. Hal yang seharusnya dilakukan oleh pegawai baru dan sukarelawan sebagai pengetahuan, seperti: laporan tahunan, pesan dari pimpinan perusahaan untuk memberikan ucapan selamat datang bagi pegawai baru dan sukarelawan, name tag, daftar pegawai, seragam, daftar sponsor, daftar stakhoders, dan barang-barang lain yang berhubungan dengan event.

72

IV.8. Pelatihan Semua staf dan sukarelawan memerlukan pelatihan untuk dapat berkontribusi secara efektif pada event. Pelatihan dapat dilakukan secara formal dan informal atau berupa magang yang dilakukan oleh staf lainnya. Kepada staf dan sukarelawan akan meningkatkan rasa percaya diri, kemampuan, dan mendapatkan keahlian baru. Pelatihan yang diberikan dimulai dengan mengidentifikasi adanya kesenjangan antara kebutuhan dengan harapan. Kesenjangan ini didapat dari:  Penilaian terhadap staf dan sukarelawan (pelatihan apa yang dibutuhkan oleh staf dan sukarelawan)  Analisa job requirement (keterampilan apa yang dibutuhkan dalam job description).  Survey pada staf dan sukarelawan (keterampilan dasar apa yang dibutuhkan). Setiap pelatihan yang akan diselenggarakan harus efektif dan terstruktur. Untuk keperluan itu, setiap pelatihan yang diselenggarakan harus mempunyai:  Tujuan pelatihan, diberikan kepada setiap peserta tentang apa yang harus dicapai setelah pelatihan selesai.  Kurikulum yang jelas, isi dari pelatihan sesuai dengan hasil yang diharapkan.  Strategi instruksional yang tepat, pelatihan yang diselenggarakan dapat disajikan dalam diskusi kelompok, pengajaran, case study, role play, demonstrasi atau praktik kerja nyata.  Evaluasi, yaitu menilai bahwa setiap peserta telah mencapai keterampilan yang diharapkan. IV.9. Motivasi karyawan dan sukarelawan Motivasi merupakan komitmen dari setiap orang untuk mengambil peran dalam tujuan yang ditetapkan. Tanpa motivasi yang tepat karyawan dan sukarelawan dapat kehilangan antusias untuk mencapai tujuan perusahaan dalam menyelenggarakan kegiatan. IV. 10. Teknik untuk membangun tim bagi sukarelawan Menurut Battle (1988) dan Mc Duff (1995) dalam Bowdin dkk (2003) beberapa langkah efektif untuk membangun tim bagi sukarelawan adalah: a. Jumlah tim dapat ditentukakan berdasarkan ukuran yang tepat utnuk satu tim antara 2- 25 orang, jika lebih sebaiknya dipecah. b. Tim diberikan pelatihan sesuai bidang keterampilan yang akan dihadapi. 73

c. Sukarelawan dan staf harus saling memberikan semangat, setiap orang menghargai tujuan yang akan dicapai dan saling memberikan kepercayaan kepada rekan kerja. d. Membangun komunikasi secara vertikal dan horizontal dengan cara saling mengerti yang melibatkan komunikasi yang aktif dengan adanya timbal-balik untuk mengklarifikasi arti, membaca bahasa tubuh, dan menggunakan simbol komunikasi. e. Staf dan sukarelawan mempunyai tanggungjawab yang sama. f. Setiap anggota tim menerima penghargaan yang sama atas berhasilnya tugas yang diberikan dengan terselenggaranya event. g. Penyelenggara atau event organizer mempromosikan sukarelawan sebagai tim dan melihat mereka sebagai partner.

V. PENUTUP Sumber daya manusia dalam kegiatan MICE diantaranya adalah struktur organisasi, recruitment dan seleksi, biaya, recruitment, sukarelawan, seleksi, keputusan hasil seleksi, orientasi, pelatihan, memotivasi karyawan dan sukarelawan, serta teknik untuk membangun tim bagi sukarelawan.

VI. PELATIHAN SOAL 1. Gambarkan tentang struktur organisasi event sederhana! 2. Sebutkan dan jelaskan 3 pendekatan menurut McCurley dan Lynch yang dapat dilakukan untuk recruitment dan seleksi! 3. Mengklasifikasikan metode dalam proses seleksi 3 kelompok, sebutkan dan jelaskan!

74

BAB VII MENGELOLA KEUANGAN KEGIATAN MICE I.TIU: Mahasiswa/i Program Studi Ilmu Komunikasi akan dapat menjelaskan tentang bagaimana mengelola keuangan kegiatan MICE dalam penetapan tujuan dan rencana, menyusun anggaran, merealisasikan anggaran, pemasukan untuk event, sponsor sebagai sumber dana penyelenggaraan kegiatan MICE beserta mengetahui apa manfaatnya mempelajari mengelola keuangan kegiatan MICE.

II.TIK: Mahasiswa/i Program Studi Ilmu Komunikasi akan dapat memahami pengelolaan keuangan kegiatan MICE, setelah diberikan materi mengenal hal itu dengan tingkat keberhasilan 90%.

III. PENDAHULUAN Rencana keuangan dan kontrol keuangan merupakan aspek yang paling penting dalam proses mengelolah sebuah kegiatan. Berbeda halnya dengan kegiatan yang diselenggarakan untuk mencari keuntungan, sejak awal harus ditetapkan besarnya presentase biaya dan keuntungan yang diharapkan sehingga target yang di tetapkan dapat di capai dan event yang di selenggarakan akan sukses.

IV. PENYAJIAN IV.1. Penetapan tujuan dan rencana keuangan Penetapan tujuan penyelanggaraan kegiatan MICE merupakan langkah awal untuk menetapkan rencana keuangan dan juga diperlukan ketelitian. Tujuan yang ditetapkan pada event yang bersifat asosiasi biasanya tidak mencari keuntungan semata, tetapi lebih kepada penekanan tujuan sosial diantara anggotanya. Terlebih lagi, event bertujuan mencari keuntungan bersifat nasional atau internasional, maka aspek keuangan menjadi penting berdasarkan teknik yang digunakan: Cost Benefit Analysis serta multiplier effect yang ditimbulkan oleh event secara keseluruhan. Cost Benefit Analysis ini merupakan analisa biaya dan keuntungan yang ditimbulkan dari penyelenggara kegiatan. Dengan total biaya yang dikeluarkan harus dapat diketahui berapa banyak manfaat yang ditumbulkan. Misalnya mencari 75

keuntungan dengan menekan biaya dan lainnya seperti pada tabel di bawah. Tabel 7.1 Tujuan diselenggarakannya events

Jenis kegiatan Eksibisi: pameran produk baru perusahaan Kegiatan organisasi: team building

Tujuan kegiatan Menyelenggarakan pengenalan produk secara periodic (tahunan) Meningkatkan keterampilan tim pada bagian sales

Kegiatan pertemuan Sosialisasi kegiatan asosiasi tahunan

Target keuangan Mencapai break event biaya penyelenggara Menjaga biaya ada pada biaya yang telah ditetapkan perusahaan Menjaga biaya tidak lebih dari Rp. 50 juta

Sumber: Shone dan Parry, 2002

Cash flow merupakan hal yang penting terutama untuk kegiatan yang memerlukan biaya pembayaran dimuka, misalnya membuat reservasi untuk akomodasi untuk peserta dan tempat penyelenggaraan kegiatan. Biaya pengeluaran atau investasi harus dikeluarkan terlebih dahulu sebelum biaya pemasukan didapat misalnya dari registrasi peserta kegiatan MICE. Hal ini merupakan resiko keuangan perusahaan yang harus ditanggung oleh perusahaan. Apabila hal ini terjadi maka manajer keuangan harus dapat memastikan bahwa dana yang tersedia cukup untuk membayar seluruh biaya sebelum tenggang waktu habis atau akan kehilangan tempat dan bahkan kegiatan akan gagal pada tempat yang akan diselenggarakan. IV.2. Menyusun Anggaran Menyusun anggaran harus dilakukan untuk setiap event yang akan diselenggarakan agar sukses beberapa kesalahan yang sering terjadi menyusun anggaran adalah: a. Tidak melihat tujuan event saat menyusun anggaran. b. Menentukan biaya per peserta kegiatan sebelum diketahui dengan pasti berapa total biaya yang akan dikeluarkan untuk keseluruhan event. c. Tidak melibatkan pihak-pihak yang berhubungan dengan keuangan dan pengeluaran biaya yang pada akhirnya biaya yang disusun tidak sesuai dan tidak akurat. d. Sangat optimis akan ada permintaan event atau gagal akan mendapatkan tempat penyelenggara sesuai dengan harapan. e. Melupakan biaya lain yang sama pentingnya dengan biaya tetap yang harus dikeluarkan. 76

f.

Pengeluaran yang tidak disertai bon atau invoice, sehingga kurang control terhadap pengeluaran. Hal yang penting dalam penyelengaraan kegiatan MICE adalah menetapkan dengan pasti beberapa minimal peserta yang akan hadir, hal ini berpengaruh pada persiapan biaya secara akurat. Estimasi jumlah peserta yang akan hadir biasanya didasarkan pada jumlah peserta yang hadir sebelumnya. Dan apabila belum pernah menyelengarakan jumlah peserta dapat diprediksi dari jumlah calon peserta yang telah terdata. Beberapa kesulitan yang mungkin timbul dalam mencari peserta kegiatan MICE adalah ketika sulitnya mencari peserta atau tidak diperhitungkan diawal ketika biaya yang akan ditawarkan ternyata harus ditambah dengan pajak. Tetapi ini jarang terjadi karena pajak yang harus dibayarkan sudah merupakan tanggungjawab penyelenggara kegiatan walaupun sering pihak perusahaan mengirim pesertanya menanggung sendiri pajaknya dan hal ini terjadi pada banyak perusahaan tertentu. Tabel 7.2 Contoh format penyusunan Anggaran

Sumber: Shone dan Parry, 2002

Pada penyusunan anggaran diperlukan komponen-komponen yang jelas, dan setiap komponen anggaran akan berbeda pada setiap kegiatan yang dilakukan. Pada dasarnya untuk setiap event yang akan diselenggarakan pasti ada kesamaan komponen anggaran, tapi ada juga perbedaan yang terletak pada keunikan event akan diselenggarakan. Hal ini memungkinkan masih terdapat kekurangan daftar biaya yang harus dicantumkan sesuai dengan kebutuhan setiap event.

77

Tabel 7.3 Contoh format penentuan komponen biaya Over heads Adversiting Bahan cetakan/ poster/ tiket Spanduk/ umbul- umbul/ sejenisnya Seragam/ tanda panitia/ tanda peserta Peralatan yang disewa Makanan Minuman Entertainment Musik Dekorasi Hadiah/ barang komplimen Tanaman hias/ bunga Keamanan/guide/ informasi Asuransi kebersihan Listrik/ pemanas/cahaya/ pendingin Distribus tiket/post Perijinan Audio- visual/sound system Telephone/sejenisnya Fotografer/ video Alat/ bahan lain Total biaya termasuk tempat dan pegawai Sumber: Shone dan Parry, 2002

Total biaya ---------------------

Harga terbaik diberikan oleh: ---------------------------------------

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Meskipun ada event yang diselenggarakan memiliki tujuan tanpa mencari tujuan, tetap saja rencana anggaran biaya harus dibuat. Hal ini dilakukanuntuk menekan biaya pada batas yang telah ditetapkan sehingga biaya yang ditetapkan tidak melebihi ketersediaan dana. IV.3. Merealisasikan anggaran Anggaran yang telah disusun dengan baik tentunya telah mendapatkan persetujuan dari organisasi penyelenggaraatau client serta merupakan persiapan untuk dimulainya kegiatan MICE. System control yang menggunakan biaya yang telah disepakati telah dipersiapkan dengan cara mendata setiap uang yang dikeluar; siapa yang mengeluarkan uang; untuk apa uang itu dikeluarkan; serta bagaimana uang dikeluarkan. Pada setiap bagian/departement ada orang yang bertanggungjawab untuk merealisasikan anggaran yang telah ditetapkan. Sangat penting untuk diketahui adalah siapa yang mempunyai kewenangan untuk mengeluarkan uang. Apabila kewenangan yang dimiliki tidak untuk mengeluarkan dana, perlu juga diketahui siapa yang memiliki 78

kewenangan untuk mengambil keputusan, atau siapa yang memiliki kemampuan untuk memecahkan masalah secepat mungkin. Petty Cash biasanya diperlukan dalam operasional dalam memerlukan kecepatan pembayaran atau pembelian dengan jumlah nominal yang tidak terlalu besar. Pada akhir event seluruh pengeluaran melalui petty cash akan digabungkan melalui pengeluaran lainnya dan akan menentukan juga saldo akhir. Dalam petty cah harus terdapat informasi yang jelas tentang penggunaan uang yang diminta, berapa jumlah yang dikeluarkan, siapa penerima uang dan siapa yang bertanggungjawab mengeluarkan tersebut, sehingga uang yang keluar akan jelas pertanggungjawabannya. Contoh format Petty Cash Tabel 7.4 Detailed Budget Income and Cost Breakdown Event: Tanggal event: Pengunjung Tiket masuk/ tamu Komplimen VIP Wartawan/ media Saldo awal(dibank) Pemasukan Penjualan tiket Individu Keluarga group Diskon Catering Makanan Minuman Pemasukkan dari sewa stand Stand makanan minuman Stand produk Pemasukan lain Tiket parker Total income Pengeluaran Sewa tempat Pegawai Honor pegawai Makan pegawai Asuransi pegawai Seragam pegawai Makan sukarelawan Suvenir sukarelawan Seragam sukarelawan Advertising

Tanggal anggaran dibuat: Rencana Realisasi --------------------- ----------------------------------------- ----------------------------------------- ----------------------------------------- ----------------------------------------- --------------------$ -----------------Biaya $ Realisasi $ --------------------- ----------------------------------------- ----------------------------------------- ----------------------------------------- ----------------------------------------- ----------------------------------------- ----------------------------------------- ----------------------------------------- ----------------------------------------- ----------------------------------------- ----------------------------------------- ----------------------------------------- ----------------------------------------- --------------------$ ------------------- $ -----------------Biaya $ Realisasi $ --------------------- ----------------------------------------- ----------------------------------------- ----------------------------------------- ----------------------------------------- ----------------------------------------- ----------------------------------------- ----------------------------------------- ----------------------------------------- ----------------------------------------- ---------------------

79

Promosi di radio local (10b detik) Promosi di Koran local (1/8 halaman) Spanduk (2) Selelaran dalam Koran (5.000) Leaflet (5000) Lain-lain Lain-lain Lain-lain Total biaya Surplus (Profit)/Deficit (lost) Saldo Akhir (di bank)

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------$ -----------------$ ------------------

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------$ -----------------$ -----------------$ ------------------

Sumber: Shone dan Parry, 2002

Tabel 7.5 Format Petty cash

Sumber: Shone dan Parry, 2002

Anggaran juga merupakan mekanisme yang akan memperlihatkan apabila terjadi sesuatu yang salah atau tidak sesuai dengan rencana. Apabila ada rencana anggaran tertera $ 1,000 tetapi pada realiasasi tertera $ 2,000, seseorang PEO/PCO atau kordinator pada bidangnya harus dapat mengetahui dengan cepat, alasan yang dikemukan harus tepat dan apabila alasan dapat diterima maka anggaran harus dengan segera secara keseluruhan dapat disesuaikan. Tetapi jika alasan yang dikemukakan tidak dapat diterima maka harus tetap mencari penyebabnya misalnya terdapat mark up dari harga yang telah disepakati atau ada pihak lain yang menaikkan harga, saat itulah seorang event manejer harus dapat mengambil langkah perbaikan yang dapat berupa teguran atau bahkan 80

pemutusan hubungan kerja dengan orang yang dimaksud bila benar-benar terjadi penyimpangan yang tidak sesuai dengan prosedur. IV.4. Pemasukan untuk Event Sejauh ini dibahas pemasukan untuk event didapat dari penjualan tiket pada pengunjung atau pembayaran oleh setiap peserta kegiatan MICE, padahal masih ada sumber lain yang dapat dijadikan pemasukkan pada sebuah kegiatan, seperti sponsor dan hal lain yang berhubungan dengan kegiatan sponsor. Tidak semua event dilaksanakan untuk mencari keuntungan tetapi ada juga event dilaksanakan untuk tujuan perusahaannya misal menampilkan fungsi organisasi semua tidak semua event yang akan diselenggarakan akan mendapatkan pemasukkan dari penyelenggara. Beberapa daftar yang dapat digunakan sebagai pemasukkan kepada event: - Program, brosur, buku petunjuk - Catering, stand makanan - Produk dan souvenir - Area istirahat - Penjualan foto - Tempat parkir, pelayanan transport lainnya - Stall, stand, penyewaan peralatan - Permainan - Liputan (biasanya pada event besar saja atau organisasi saja) - Membership/keanggotaan yang memungkinkan pengunjung datang lagi Contoh tipe sumber pembiayaan kegiatan MICE Tabel 7.6 Tipe Pembiayaan Event Assocaiation Event Konferensi Asia Kemungkinan beberapa sumber biaya, termasuk pemerintah seperti department terkait yang berhubungan dengan asosiasi, biaya dari pemerintah daerah untuk penyelenggaraan event, bantuan dari sponsor dan media, biaya yang dikeluarkan oleh anggota asosiasi atau setiap delegasi yang hadir, komisi penjualan makanan dan minuman serta penjualan produk yang berhubungan dengan event. Organization Event Tim building bagi sales manejer Tidak ada pemasukan dari kegiatan ini. Biaya dikeluarkan oleh seluruhnya oleh organisasi yang diperuntukkan bagi pelatihan/pengembangan staf sesuai dengan tujuan perusahaan. Atau biaya dikeluarkan oleh peserta yang ingin mengikutinya 81

Exhibition London travel market, Confex 2005 Pemasukkan didapat dari penjualan tiket masuk, parker kendaraan, penyewaan tempat untuk stand, permainan yang digelar dan penampilan kesenian, pemasukan sponsor, donator perseorangan atau perusahaan IV.5. Sponsor sebagai sumber dana penyelenggaraan kegiatan MICE Ada hal yang paling penting yang harus diingat untuk mendapatkan sponsor yang potensial: 1. Event yang diselenggarakan dan sponsor harus sama-sama memiliki pangsa yang sama. 2. Adanya media yang akan mengekpos event yang diselenggarakan: keuntungan publisitas dan public relation apa yang akan didapat oles sponsor? 3. Keuntungan langsung dengan apa yangakan didapat oleh sponsor disamping penberitaan melalui media, misalnya mendapatkan tempat yang khusus pada jamuan makan malam, gratis tiket masuk bagi sponsor dan koleganya atau tempat duduk VIP. Akan sulit mendapatkan sponsor tanpa adanya keuntungan yang dapat diungkapkan oleh event manajer kepada sponsor. Sponsor tidak hanya melihat keuntungan langsung saja tetapi juga event yang diselenggarakan akan mampu meningkatkan imej yang dibangun oleh terhadap organisasi sponsor. Sponsor adalah hanya salah satu alternatif untuk mencari sumber dana atau menutupbiaya terselanggaranya event. Crompton (1994) dalam Bowdin dkk (2003) mengungkapkan tentang hubungan yang saling menguntungkan dengan adanya sponsorship pada sebuah event.

Event Yang diharapkan:

 Investasi keuangan  Ekspos di media  Pertukaran pelayanan

Business Yang diharapkan:

   

Meningkatkan perhatian produk Meningkatkan image perusahaan Mencoba produk Peningkatan penjualan

Sumber: Crompton (1994) dalam Bowdin dkk (2003)

Gambar 7.1Pertukaran hubungan dalam sponsor event 82

Tidak semua kegiatan MICE mendapatkan sponsor, banyak kegiatan internal perusahaan atau organisasi, seperti rapat tidak memerlukan sponsor tetapi sebaliknya untuk kegiatan berkala antar organisasi atau antar perusahaan, sponsor biasanya diperlukan. Penentuan perlu atau tidak adanya sponsor pada kegiatan MICE harus disesuaikan dengan tujuan perusahaan atau organisasi. Keuntungan pemerintah sebagai pemberi sponsor dipaparkan Bowdin dkk (2003) adalah: - Peningkatan ekonomi pada daerahnya. - Peningkatan identitas masyarakat penyelenggara. - Peningkatan interaksi sosial kemasyarakatan. - Berbagi ide dan mengembangkan kebersamaan. - Peningkatan infrastruktur bagi masyarakat. - Mendapatkan dukungan popularitas. Sebagai organizer menentukan perlu atau tidaknya menggunakan sponsor sebagai pemberi dana harus dipertimbangkan dengan matang, sehingga kegiatan yang terselenggarakan akan baik dan sesuai dengan tujuan awal. Sebagai perusahaan pemberi sponsor tentunya harus mendapatkan keuntungan, salah satunya adalah dengan menampilkan lambang perusahaan pada kegiatan yang diselenggarakan. Pemasangan lambang atau logo tentunya harus disesuaikan dengan jenis keikutsertaan perusahaan menjadi sponsor sesuai dengan yang telah ditentukan oleh penyelenggara dan perusahaan. Penempatan logo perusahaan juga akan berada pada ruangan tempat penyelenggaraan kegiatan MICE dan disesuaikan dengan kriteria sponsor yang dipilih oleh perusahaan. Gambar 7.2 menampilkan letak logo perusahaan pemberi sponsor pada penyelenggaraan kegiatan MICE.

83

Sumber: www.ctug.ca Gambar 7.2 Conference Map, Floor Plans dan Sponsor Icons Lay-out CTUG 2005 Spring Conference, Canada

V. PENUTUP Dalam mengelola keuangan kegiatan MICE harus mengetahui tentang penetapan tujuan dan rencana keuangan, menyusun anggaran, merealisasikan anggaran, pemasukan untuk event, sponsor sebagai sumber dana penyelenggaraan kegiatan MICE, seperti apa yang sudah dijelaskan di atas dan harus ada koordinasi bersama dalam memanagement keuangan kegiatan MICE.

84

VI. PELATIHAN SOAL 1. Bagaimana menurut anda dalam penetapan tujuan dan rencana keuangan dalam kegiatan MICE yang baik? 2. Kesalahan seperti apakah yang sering terjadi dalam menyusun anggaran pada kegiatan MICE? 3. Apa sajakah keuntungan pemerintah (menurut Bowdin, dkk) sebagai pemberi sponsor sebutkan!

85

86

BAB VIII PEMASARAN KEGIATAN MICE I.TIU: Mahasiswa/i Program Studi Ilmu Komunikasi akan dapat menjelaskan tentang bagaimana pemasaran kegiatan MICE diantaranya adalah target pasar, mempengaruhi target pasar, perencanaan pemasaran, pemasaran event baru berkenaan tentang tujuan event dan analisa, biaya pemasaran, jadwal pemasaran, serta pemasaran kegiatan MICE yang pernah diselenggarakan berkenaan tentang data jumlah peserta, pengeluaran peserta, pemasaran yang efektif, harapan dan kepuasan peserta dan pengunjung kegiatan MICE beserta mengetahui apa manfaatnya mempelajari pemasaran kegiatan MICE.

II.TIK: Mahasiswa/i Program Studi Ilmu Komunikasi akan dapat memahami pemasaran kegiatan MICE, setelah diberikan materi mengenal hal itu dengan tingkat keberhasilan 90%.

III. PENDAHULUAN Perlu ada strategi dalam merancang produk dan jasa pada kegiatan MICE sesuai dengan keinginan konsumen sehingga mereka akan tertarik untuk berpartisipasi dalam kegiatan yang akan diselenggarakan. Teknik pendekatan yang sederhana perlu selalu dilakukan untuk menarik calon peserta kegiatan. Beberapa hal yang sangat perlu diketahui: 1. Pemasaran program kegiatan MICE mampu memberikan informasi secara rinci kapada calon peserta atau delegasi 2. Organizer harus memiliki keunggulan pada setiap kegiatan MICE yang diselenggarakan dan harus berbeda antara satu dan lainnya apabila kegiatan yang diselenggarakan merupakan event yang diselenggarakan periodik. Perencanaan marketing yang hati-hati dan dilakukan dengan efektif sangat dibutuhkan dalam aktifitas marketing untuk mencapai event yang sukses, sama dengan kegiatan yang lainnya, sejumlah uang, waktu dan pegawai di butuhkan dalam memasarkan event. Kesemuanya harus direncanakan dan dilaksanakan seefektif mungkin. Dari keseluruhan rencana marketing, jadwal rencana marketing merupakan tahapan yang sangat penting, karena persiapan penjadwalan ini tidak dapat dilakukan dalam waktu cepat. 87

IV. PENYAJIAN IV.1. Target Pasar Target pasar utnuk event adalah orang yang akan datang ke sebuah event tertentu meskipun pada kenyataan banyak juga target pasar tidak hadir pada event yang diselenggarakan tapi mereka melihat event tersebut dimedia. Pertanyaan kunci yang perlu dijawab untuk target pasar pada sebuah MICE adalah: 1. Apakah event yang diselenggarakan hanya untuk kalangan tertentu atau masyarakat secara umum? 2. Pada rentang usia berapakah event yang akan diselenggarakan akan menarik perhatian? 3. Akankah event yang diselenggarakan menarik kelompok tertentu? 4. Dapatkah mengidentifikasi segmen yang berbeda? 5. Apakah segmen yang berbeda identik dengan perbedaan harga juga? Apabila keseluruhan pertanyaan dapat dijawab maka jawaban tersebut akan membantu dalam membuat keputusan apa yang harus dilakukan selanjutnya. Untuk event yang diselenggarakan diluar kota juga pun menjadi pertanyaan khusus bagi sebagian segmen untuk hadir pada event tersebut. Semakin penting event akan semakin besar pula target yang di capai. Beberapa pertanyaan yang berhubungan dalam menjaring target pasar adalah: 1. Dari manakah target pasar lebih banyak tinggal? 2. Dari mana sajakah orang-orang yang akan datang ke event? 3. Sejauh manakah orang-orang akan berpergian untuk mengunjungi event? 4. Dapatkah diperkirakan berapa banyak orang yang hadir pada event dari setiap target pasar? 5. Bagaimana setiap orang dari target pasar yang ada pergi ke event yang akan diselenggarakan? Jumlah pengunjung akan dipengaruhi oleh banyak hal, misal efektifnya pemasaran yang dilakukan sebuah event, bagaimana opini seorang mempengaruhi orang lainnya untuk hadir pada event tersebut. Perbedaan daerah pada satu tempat akan memiliki perbedaan komposisi dari satu populasi juga, sejalan dengan pengetahuan akan target pasar dan area dimana mereka tinggal, akan memberikan kemudahan terhadap apa yang harus dilakukan oleh staf marketing penyelenggara event pada daerah tersebut. Informasi dalam penyelenggaraan kegiatan 2003 TMS Annual Meeting & Exhibition sebagai contoh menentukan target pasar pada kegiatan MICE. Informasi yang dimiliki akan digunakan penyelenggara untuk menentukan target pasar pada kegiatan yang akan berlangsung. 88

Dari informasi yang didapat, maka setiap penyelenggara akan mampu menentukan target pasarnya. Penentuan target pasar pada kegiatan 2003 TMS Annual Meeting and Exhibition tampak pada gambar 8.1.

IV.2. Mempengaruhi Target Pasar Ada alasan mengapa penting bagi penyelenggara mengetahui target pasar. Hal ini untuk mempromosikan event kepada target pasar dan mengetahui aktifitas apa yang akan menarik bagi mereka juga, mengetahui respon dari setiap materi promosi yang akan mereka respon: misalnya apa yang akan mereka baca, apa yang mereka lihat di tv. Beberapa pertimbangan yang dapat mempengaruhi pasar supaya mereka datang ke event adalah: - Media apa yang biasa dicari: majalah, Koran, apakah mereka membacanya? - Dapatkah digunakan surat, atau selebaran dalam Koran untuk mempengaruhi mereka? - Apakah mereka menonton tv, mendengarkan radio atau menonton bioskop? - Bagaimana anda dapat mempengaruhi mereka apabila mereka tidak terlibat dengan media? - Aktifitas apa yang akan anda pakai untuk kelompok seperti ini? 89

Siapakah tokoh yang mereka gemari dan bagaimana mempengaruhinya? Sebagai seorang staf pemasaran. setelah mengetahui target pasar yang akan dituju dan kebiasaan target pasar menggunakan media serta kebiasaan pembelian, hal yang harus dilakukan membuat promosi dan advertensi yang sesuai dengan target pasar, perlu diperhatikan bahasa/kata-kata yang harus digunakan karena akan sangat berpengaruh pada target untuk datang atau tidak pada event yang akan diselenggarakan. Di samping itu untuk menjadikan sebuah event sejenis eksibisi popular perlu jumlah pengunjung yang mencapai target atau bahkan melebihi target yang telah ditetapkan. Secara umum, faktor yang mempengaruhi seseorang untuk dating ke suatu event sangat bervariasi dan tidak bergantung pada hasil promosi staf pemasaran saja. Motif yang dapat dilihat adalah bahwa event yang diselenggarakan berhubungan dengan aktifitas lain dan produk, tidak hanya sekedar event (Kotler dkk, 1996) dalam Shone dan Parry (2002). Pada sebuah event, tidak selalu ada pembelian di dalamnya, misalnya ketika seseorang diundang untuk menghadiri kegiatan MICE yang dilakukan oleh asosiasi atau organisasi khusus untuk anggotanya, maka peserta tidak membeli event tersebut, tetapi dia akan datang undangan dan ingin mengetahui perkembangan asosiasi atau organisasinya. Banyak organisasi atau asosiasi mengundang secara periodik anggota banyak tanpa harus peserta mengeluarkan biaya, kalaupun harus peserta mengeluarkan biaya, jumlah uang yang dikeluarkan tidak terlalu tinggi, karena biasanya anggaran organisasi dan asosiasi telah ditetapkan sejak awal. Seorang tenaga pemasaran untuk sebuah event harus memiliki pengetahuan siapa yang membeli dan mendaftar pada kegiatan eksibisi, pada seminar, menjadi delegasi pada konferensi dan bagaimana ia mempengaruhi mereka untuk menjadi peserta tersebut; dimana advertensi ditempatkan; apa keuntungan yang akan didapat oleh pengunjung, peserta dan tamu; berapa biaya yang harus dibayarkan untuk kegiatan yang akan diikuti; dimana orang akan mudah membayar keikutsertaannya. Saat ini sudah banyak organize menggunakan jaringan teknologi untuk kemudahan calon peserta melakukan registrasi secara online. Misalnya pada penyelenggaraan kegiatan London World Travel Market, 2004 dan London Confex, 2005 penyelenggara telah menggunakan website sendiri untuk memudahkan calon peserta mendapatkan informasi maupun melakukan registrasi. Website yang berisi tentang kegiatan yang disusun selama beberapa hari pelaksanaan, terdiri dari pameran dan seminar yang melibatkan peserta dari lima benua, dihadiri oleh pengunjung yang berasal dari perusahaan, akademisi, asosiasi dan organisasi. Terdapat perbedaan -

90

cara pendaftaran bagi peserta dari setiap segmen yang berbeda misalnya pelaku bisnis, akademik, pengunjung biasa. Website ini juga telah memiliki jaringan dengan objek wisata, penyedia hotel, alat transportasi dan jenis jasa lainnya yang akan dibutuhkan pengunjung, sehingga akan memudahkan bagi pengunjung dan peserta untuk datang dan menggunakan setiap pelayanan yang dibutuhkan. Marketing tidak hanya mendatangkan pengunjung pada suatu event, tetapi juga memastikan bahwa mereka semua mendapat kepuasan atas kunjungan mereka terhadap event tersebut. Harapan individu pada sebuah event biasanya terdiri dari: - Apa saja keuntungan menghadiri event? Akankah menyenangkan, mendapat hiburan, pengalaman, pendidikan? - Bagaimana tempat penyelenggaraan event? Jarak dengan tempat tinggal; alat transportasi apa yang dapat digunakan; kemudahan untuk mencapai tempat diselenggarakan event; area parker; kemudahan apabila memerlukan transport udara; fasilitas yang tersedia. - Bagaimana standar penyelenggaraan event? Dikelola secara professional amatir atau dikelola oleh sukarelawan? Pengelolaan yang baik, mempunyai nilai sesuai dengan jumlah uang yang dikeluarkan. - Pekerja seperti apa yang diharapkan? Antusias, memiliki pengetahuan yang baik, komitmen yang tinggi, sukarelawan. - Nilai uang yang dikeluarkan (value), perbandingan penggunaan uang dengan event sejenis yang diselenggarakan, kegunaan lain dari uang yang dikeluarkan kegiatan lainnya yang memiliki nilai yang sebanding dengan uang yang akan dikeluarkan. - Ketersediaan fasilitas lainnya; interaksi, penggunaan teknologi. - Kemudahan mendapatkan informasi; kemudahan mendapatkan tiket atau jawaban atas setiap pertanyaan. Isu di atas memberikan gambaran mengenai motivasi yang mempengaruhi setiap orang untuk berkunjung kesuatu event, setiap jenis event yang diselenggarakan akan memiliki banyak target pengunjung yang berbeda. Ada beberapa jenis event yang tidak perlu melakukan kegiatan pemasaran, seperti kegiatan konferensi untuk organisasi atau asosiasi karena kegiatan untuk asosiasi biasanya bersifat mengundang anggota dan bukan untuk dipasarkan. Biasanya kegiatan ini telah memiliki anggaran tetap untuk penyelenggaraan pada periode tertentu.Tetapi saat ini mulai berkembang penyelenggaraan kegiatan MICE di asosiasi atau organisasi bekerjasama dengan professional atau perusahaan sejenis untuk mendanai kegiatan MICE dengan maksud lebih dikenal oleh masyarakat luas. 91

IV.3. Perencanaan Pemasaran Sama halnya seperti perencanaan operasional lainnya, misalnya rencana anggaran, marketing plan juga dikembangkan sesuai dengan tujuan event yang telah ditetapkan. Teknik pemasaran yang telah ditetapkan oleh event organizer berbeda antara satu dan lainnya dan pendekatannyapun bisa sangat berbeda, kesemuanya tergantung pada jenis event yang akan diselenggarakan serta perbedaan karakteristik dan pangsa pasar yang akan dituju. Dalam menjual event tidak selalu harus mengeluarkan dan dalam jumlah yang besar. Semua bergantung pada kemampuan staf yang akan melaksanakan, biaya yang tersedia, word of mouth and public relation. Apabila sumber daya yang dimiliki mampu melaksanakan pemasaran kegiatan MICE mampu sesuai dengan rencana yang telah disusun dengan baik, kemungkinan pemasaran event pada sasaran yang tepat dapat dicapai lebih baik dibandingkan dengan pemasaran advertensi yang mahal. Bagaimanapun juga kehati-hatian dan perencanaan yang baik merupakan keseluruhan aktivitas yang harus dilakukan dalam memasarkan event. IV.4. Pemasaran Event yang Baru IV.4.1. Tujuan event dan analisa Apabila event yang akan dipasarkan merupakan event yang pertama kali diselenggarakan, menurut Shone dan Parry (2002) ada enam eleman yang perlu: 1. Pernyataan tujuan diselenggarakannya event termasuk hasil yang diharapkan. 2. Analisa lingkungan terhadap pesaing serta event sejenisnya. 3. Komponen event (produk atau jasa). 4. Penjelasan tentang target pasar yang dituju. 5. Biaya pemasaran yang diperlukan. 6. Jadwal pemasaran untuk promosi. Setiap tujuan event yang dilaksanakan sebaiknya memiliki satu tujuan yang pasti, meskipun beberapa event juga mempunyai tujuan yang lebih dari satu, tetapi tetap harus selalu diingat bahwa semakin banyak tujuan diselenggarakannya event ditetapkan akan semakin sulit mencapai tujuan tersebut. Komponen event yang terdiri dari produk dan jasa merupakan bagian penting dari event yang mampu menarik bermacam target pasar yang berbeda, sebagai contoh pada sebuah penyelenggaraan event sejenis Garden show, kegiatan yang ditampilkan dapat berupa: eksibisi taman sebagai acara utama, seminar atau gardening yang menampilkan ahlinya, pemberian hadiah bagi peserta yang terbaik, bazaar makanan, penjualan produk yang berhubungan dengan taman, kompetisi berhadiah dan permainan taman anak-anak. Melihat komposisi acara yang 92

diselenggarakan pada satu waktu yang bersamaan, dapat dilihat pada tabel target pasar penyelenggara. Tabel 8.1 Komponen Event dan Target Pasar

Eksibisi

Keluarga

√

Pensiunan

√

Hobbist

√

Wisatawan

√

Seminar

√

Hadiah

Bazaar

Penjualan

√

√

√

√

√

√

√

√

√

kompotisis

Tamam bermain √

√ √

Sumber: Shone and Parry (2002)

IV.4.2. Biaya pemasaran Biaya yang paling besar dalam pemasaran produk yang dikelola secara professional adalah biaya tenaga pemasaran itu sendiri. Hamper setiap event organizer besar memiliki tim atau koordinator pemasaran. Biaya yang dikeluarkan oleh staf marketing biasanya terdiri dari: 1. Biaya percetakan: tiket, poster, brosur, leaflets, map pengunjung (biaya design, biaya pemasangan) 2. Pemasaran langsung: kunjungan penjualan, event organizer, agen surat menyurat 3. Pembayaran advertensi: penerbitan dimajalah atau media cetak yang lainnya, tv, radio 4. Hospitality: kunjungan, entertainment 5. Materi eksibisi untuk promosi lokal, stand 6. Pembuatan website, CD- ROM 7. Pembayaran untuk tamu VIP/ entertainer 8. Press kits, photo dan pekerjaan seni lainnya (spanduk, umbul-umbul) IV.4.3. Jadwal pemasaran Untuk pemasaran event dengan baik yang diperlukan tidak hanya rencana dan biaya dari event yang diselenggarakan tetapi juga memerlukan persiapan jadwal dari setiap aktivitas sebaik mungkin. Jadwal akan memberikan ide dalam mengatur waktu pada setiap kegiatan pemasaran yang dilakukan, apa yang harus dikerjakan dan kapan waktu yang tepat untuk melaksanakanya. Misalnya untuk membuat brosur diperlukan waktu berminggu-minggu mulai dari persiapan kalimat dan kata-kata yang akan digunakan, foto yang harus diambil dan dipilih sesuai dengan tema yang akan di tampilkan, design brosur dan beberapa kali koreksi untuk setiap kesalahan dalam brosur sebelum brosur dicetak. 93

IV.5. Pemasaran Kegiatan yang pernah diselenggarakan Saat ini yang sering dibicarakan event yang hanya diselenggarakan sekali dan biasanya merupakan suatu kegiatan yang unik.Terdapat banyak event yang diselenggarakan secara berulang kali dalam periode waktu tertentu, misalnya tahunan, dua tahunan atau empat tahunan seperti konfrensi Asia-Afrika. Meskipun event diselenggarakan merupakan event ulangan dari waktu sebelumnya, ditempat yang sama, tetapi event yang harus dimunculkan kembali dalam dalam bentuk yang berbeda. IV.5.1. Data jumlah peserta Data tentang jumlah peserta atau partisipan yang telah mengikuti kegiatan MICE sebaiknya selalu tersimpan dengan baikut untuk dapat digunakan, untuk mendapatkan peserta pada kegiatan yang akan datang. Untuk mengetahui siapa yang menjadi delegasi atau peserta maka akan mudah mengetahui jenis pemasaran seperti apa yang harus dilakukan oleh organizer. IV.5.2. Pengeluaran paserta Dalam melakukan kegiatan pemasaran, mencari infprmasi yang berhubungan dengan pengeluaran peserta pada saat event berlangsung merupakan hal yang penting juga untuk diketahui. Hal yang perlu dilakukan seperti menganalisa berapa jumlah uang dikeluarkan dan untuk keperluan apa, berapa orang melakukan apa dan kapan. Hal ini digunakan untuk mengetahui apa yang disukai oleh peserta selama mengikuti kegitan MICE. Semua informasi ini akan membantu dalam menentukan event apa yang popular, kegiatan atau komponen apa yang harus dipertahankan atau dihilangkan pada event selanjutnya. IV.5.3. Pemasaran yang efektif Adalah cara memasarkan kegiatan sehingga sampai kepada target yang telah ditentukan. Langkah yang dilakukan adalah menentukan bagian pemasaran mana yang sukses, hal ini dapat dilakukan dengan memberikan pertanyaan kepada peserta, misalnya dalam bentuk kuisioner dengan menanyakan ”Bagaimana anda mengetahui event yang diselenggarakan?” dengan mengisi jawaban yang telah disediakan sesuai dengan cara event dipasarkan (dipasang iklan dimedia cetak atau diiklankan di radio dan sebagainya) IV.5.4. Harapan dan kepuasan Setiap kegiatan yang diselenggarakan harus mampu memuaskan peserta atau delegasi yang hadir. Untuk mengetahui sejauh mana mereka puas terhadap event yang diselenggarakan, perlu diberikanpertanyaan mengenai apakah mereka puas dengan pengalaman yang didapat? Apakah 94

event yang diselenggarakan memenuhi harapan peserta dan pengunjung (untuk event jenis eksibisi)? Evaluasi hasil penyelenggara juga dapat dilakukan untuk event jenis konferensi atau konvensi dengan memberikan kuesioner pada peserta kegiatan diakhir sesi, sehingga penyelenggara kegiatan dapat dievaluasi. Gambar 8.2 adalah contoh kuesioner yang dapat digunakan untuk mendapat masukan bagi kegiatan yang telah diselenggarakan. Gambar 8.2 Contoh format evaluasi kegiatan MICE TRUSH ANNUAL CONVENTION Convention sesi 1- lembar evaluasi Judul sesi : Tanggal : Penyaji : Berikut adalah pertanyaan dan pernyataan, apabila terdapat pertanyaan/pernyataan yang ditidak sesuai dengan sesi ini, dilanjutkan pada pertanyaan/pernyataan berikutnya. Berikan tanggapan anda terhadap pernyataan- pernyataan dibawah ini dengan member tanda x pada angka pilihan jawaban yang tersedia yang paling sesuai untuk anda. Sangat tidak setuju Netral Sangat setuju Pembicara mengerti dengan benar 1 2 3 4 5 materi yang dibawakan Pembicara berkomunikasi secara 1 2 3 4 5 efektif Materi yang diberikan sangat ber 1 2 3 4 5 hubungan dan menarik Alat bantu yang digunakan merupa 1 2 3 4 5 kan hal penting Sesi pertanyaan sangat bermutu 1 2 3 4 5 Saya mendapatkan pengalaman ber 1 2 3 4 5 harga menghadiri konvensi Secara keseluruhan, sesi ini menurut saya: ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Komentar tambahan: -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

V. PENUTUP Pemasaran kegiatan MICE diantaranya membahas tentang target pasar adalah orang yang akan datang ke sebuah event tertentu, meskipun pada kenyataannya banyak juga target pasar tidak hadir pada event yang diselenggarakan tetapi mereka melihat event tersebut di media. Mempengaruhi target pasar, perencanaan pasar, pemasaran event baru, pemasaran kegiatan MICE yang pernah diselenggarakan merupakan bagian dari tindakan pemasaran kegiatan MICE.

95

VI. LATIHAN SOAL 1. Untuk mempengaruhi target pasar event apa yang harus dilakukan oleh penyelenggara event? 2. Sebutkan enam elemen yang perlu diperhatikan dalam pemasaran event baru menurut Shone dan Parry? 3. Standart pemasaran kegiatan MICE yang baik seperti apa?

96

BAB IX LEGALITAS DAN MANAJEMEN RESIKO I.TIU: Mahasiswa/i Program Studi Ilmu Komunikasi akan dapat menjelaskan tentang bagaimana legalitas dan manajemen resiko dalam kegiatan MICE diantaranya adalah kontrak, entertainment, venue, sponsor, broadcast, pembuatan kontrak, merk dagang dan logo, keselamatan kerja, mengidentifikasi dan mengelola resiko, serta asuransi beserta mengetahui apa manfaatnya mempelajari legalitas dan manajemen resiko dalam kegiatan MICE.

II.TIK: Mahasiswa/i Program Studi Ilmu Komunikasi akan dapat memahami legalitas dan manajemen resiko dalam kegiatan MICE, setelah diberikan materi mengenal hal itu dengan tingkat keberhasilan 90%.

III. PENDAHULUAN Legalitas untuk sebuah kegiatan MICE ditentukan oleh siapa yang menyelenggarakan event, bisa berupa event cordinator, komite, atau perusahaan pemberi sponsor. Sangatlah penting mengetahui siapa penyelenggara event, siapa pemilik event dan siapa yang bertanggungjawab terhadap event. Struktur organisasi untuk event harus mampu mencerminkan hal ini dimana didalamnya terdapat status dari setiap personel, seperti kordinator event, kontraktor dan siapa saja stakeholdernya. Di samping struktur organisaai, pada setiap penyelenggaraan event harus juga ada kontrak yang ditandatangani secara bersama antara event organizer dengan perusahaan pemberi sponsor untuk keberlangsungan event. Seluruh legalitas tercantum di atas harus dituangkan dalam kontrak dan perjanjian yang diketahui oleh dua pihak.

IV. PENYAJIAN IV.1. Kontrak Kontrak adalah perjanjian antara dua pihak yang berisi tanggungjawab dan kewajiban yang diatur berdasarkan hukum yang berlaku yang isinya menjelaskan pertukaran kepentingan antara kedua belah pihak (Bowdin dkk. 97

2003). Kontrak dapat tertulis dan juga dapat persetujuan lisan, tetapi sebaiknya setiap kontrak dituangkan dalam perjanjian tertulis. Konrak biasnya tertuang dalam kalimat yang singkat dan jelas dan tidak dalam jumlah lembar yang banyak, tetapi untuk kontrak yang mencantumkan jumlah uang yang besar dan sejumlah kewajiban, harus tertuang dalam kontrak formal. Goldblatt (1997) dalam Bowdin (2003) menjelaskan beberapa hal yang biasanya muncul pada kontrak sebuah event adalah: - Nama kedua belah pihak dan nama perusahaan yang mengikat kontrak - Produk atau layanan yang diberikan secara detil (peralatan, hiburan, penggunaan fasilitas bangunan, penasihat, ahli) - Keuntungan yang didapatkan oleh belah pihak - Tandatangan kedua belah pihak yang mengerti isi kontrak, dan kondisi perjanjian tersebut. Supaya kontrak menguntungkan kedua belah pihak, sebaiknya setiap kontrak memuat seluruh elemen yang dibutuhkan, seperti: kondisi keuangan, termasuk didalamnya jadwal pembayaran, kasus pembatalan, waktu pengiriman, hak dan kewajiban kedua belah pihak, serta penjelasan secara rinci pertukaran barang dan jasa antara kedua belah pihak. Setiap event yang dielenggarakan akan memiliki kontrak yang berbeda tergantung dari kepentingannya. Misalnya event yang berukuran medium akan membutuhkan kontrak dengan pihak-pihak seperti pengisi acara, penyedia tempat, penyedia barang dan jasa (supplier), penyedia jasa ketering, kemanan, penyedia peralatan audio visual dan sponsor. Berbeda dengan event kecil yang diselenggarakan kemungkinan tidak memerlukan kontrak dengan banyak pihak, mmungkin hanya berupa surat perjanjian saja dan tidak mencantumkan detail perjanjian. Kesemuanya tergantung dari jenis perjanjian dan dengan pihak mana membuat kontraknya. Penulisan kontrak memiliki gaya yang berbeda, sebagai seorang event manager harus bisa menyesuaikan dengan perbedaan tersebut. Dalam operasionalnya, event organizer membutuhkan banyak kontrak dengan pihak-pihak terkait penyelenggaraan event, seperti terlihat pada gambar 9.1.

98

Sumber: Bowdin dkk (2003)

Gambar 9.1 Kontrak yang Dibutuhkan oleh Perusahaan Penyelenggara Kegiatan MICE IV.2. Entertainment (Hiburan) Kontrak untuk enterteinment biasanya berisi klausal tentang kewajiban penyelenggara event yang akan menyediakan barang dan jasa termasuk juga pembayaran yang dilakukan. Kontrak untuk pengisi acara utama bisa mencapai dua puluh sampai tiga puluh lembar yang didalamnya berisi: 1. Spesifikasi teknik (microphone tata cahaya, teknisi yang dibutuhkan dan lain-lain). 2. Spesifikasi hospitally (makanan, minuman, waktu istirahat, akomodasi untuk bersantai, dan lain-lain).. 3. Spesifikasi tempat (pembayaran, kebutuhan asuransi). Banyak kegiatan eksibisi menampilkan hiburan sebagai kegiatan pendukung, dan kadang kegiatan pendukung menjadi cara PCO/PEO untuk menarik peserta kegiatan MICE yang akan diselenggarakan, sehingga kegiatan ini pun harus masuk dalam kontrak kegiatan MICE meski pun hanya bersifat kegiatan pendukung. Kontrak juga harus berisi klausal yang ditandatangani oleh kedua belah pihak. Apabila sebuah grup entertainer diwakili oleh agen yang ditunjuk, maka agen tersebut harus juga ikut menandatangani kontrak tersebut, bisa sebagai saksi atau pihak yang mewakili pihak yang grup entertainernya. IV.3. Venue (Tempat) Kontrak untuk tempat penyelenggaraan event memiliki klausal tersendiri yang biasanya terdiri dari penggunaan tempat serta perawatan dan kerugian yang harus ditanggung apabila terdapat kerusakan, sehingga diperlukan sejumlah personal dan staf keamanan untuk menjaga tempat terselenggaranya event. Kontrak untuk tempat penyelenggaraan kegiatan MICE biasanya terdiri dari: 99

Deposit, jumlah uang yang dikeluarkan yang biasanya dihitung berdasarkan presentase total biaya yang dikeluarkan untuk menyewa tempat. Deposit akan dikembalikan apabila tidak terdapat kerusakan atau perbaikan atas event yang telah berlangsung - Pembatalan, terdapat biaya ganti rugi apabila tempat penyelenggaraan tidak jadi digunakan, bisa juga berbentuk pengembalian penuh dari total keseluruhan biaya atau sebagian dari jumlah yang ditetapkan. Biasanya besarnya biaya pembatalan tergantung dari berapa lama waktu mencapai tanggal pelaksanakan kegiatan. - Akses, merupakan jalan masuk dan keluar dalam satu tempat penyelenggaraan, termasuk didalamnya kapan waktu pembukaan dan penutupan, pintu masuk dan keluar. Akses biasanya dibedakan antara pengunjung dan pegawai. Dalam satu tempat penyelenggaraan, sebaiknya terdapat beberapa akses untuk melancarkan jalannya kegiatan. - Keterlambatan, denda yang ditetapkan apabila penggunaan tempat melebihi waktu yang telah ditetapkan. Sering terjadi keterlambatan pada pelaksanakan kegiatan MICE yang berakibat pada penggunaan tempat melebihi waktu yang telah disepakati. Sebaiknya hal ini telah masuk dalam perhitungan waktu penyelenggaraan. - Penambahan, menyusun tatak letak ruangan yang akan digunakan sesuai dengan kebutuhan event. Rencana tata letak ruangan bisa berubah setelan tata letak ruang disusun, hal ini karena tidak jarang penyelenggara hanya menghitung berapa luas ruangan yang akan digunakan tanpa meninjau secara langsung keadaan ruangannya. Karena hal itulah maka mungkin terjadi penambahan atau pengurangan yang diperlukan untuk terselenggaranya kegiatan. - Lambang, meliputi lambang-lambang atau logo yang akan dipajang selama kegiatan event berlangsung. Lambang merupakan promosi dari perusahaan pemberi sponsor. Seluruh materi promosi yang akan dipasang harus mendapat persetujuan dari pengelola tempat. Saat menyewa tempat, harus jelas apa saja yang akan didapatkan oleh penyewa dan apa yang tidak akan didapatkan, misalnya apabila dalam gambar atau brosur yang diperlihatkan tercantum foto meja dan kursi beserta kelengkapan lainnya, tidak berarti bahwa tempat yang akan disewa akan mendapatkan fasilitas yang sama seperti di gambar, sehingga perlu dijelaskan dalam kontrak atau perjanjian semua fasilitas yang akan didapatkan atau tidak tersedia. -

IV.3. Sponsor Kontrak dengan sponsor biasanya meliputi tanda dan lambang perusahaan, ekslusifitas dari pemberian sponsor serta keberlanjutan 100

sponsor setelah event berakhir tetap harus dijelaskan. Sebagai spesifikasi khusus, logo sponsor bisa tercantum dalam setiap produk promosi atau hanya dalam produk-produk tertentu saja. Seperti dijelaskan oleh Korman (2000) dalam Bowdin dkk (2003) bahwa perusahaan pemberi sponsor biasanya akan meminta secara detil ekslusifitas dari merk perusahaannya untuk mendapatkan keuntungan maksimal dari sebuah event. Ia juga menjelaskan bahwa untuk sponsor dengan prosentase kecil harus dapat dipastikan bahwa mereka tidak membutuhkan portofolio seperti pemberi sponsor utama. Karena ada perbedaan pemberian sponsor berdasarkan jumlah yang diterima oleh event organizer, maka terdapat tingkatan untuk sponsor, misalnya: sponsor tunggal, sponsor utama, sponsor pendamping atau supplier sebagai pemberi sponsor juga harus ada dalam kontrak. Kontrak dengan sponsor akan menjelaskan juga hak dan kewajiban yang harus dipenuhi, seperti berapa jumlah delegasi/pengunjung yang hadir dan diberikan kepada sponsor. IV.4. Broadcast (Media) Kontrak dengan media akan sangat beragam karena terdapat jumlah uang yang besar, nisalnya pada proses produksi dalam dunia broadcast yang akan menghasilkan barang seperti video dan rekaman suara. Beberapa hal yang penting dalam klausal kontrak yang dibuat dengan broadcast adalah: - Area, harus dapat mengidentifikasi cakupan area dilaksanakannya kontrak, misalnya lokal, nasional, atau internasional. Perusahaan event harus berhati-hati dengan hak cipta dari liputannya serta nilai-nilai yang akan disiarkan. - Garansi, harus dipertimbangkan ketika jenis dan level dari sponsor yang akan diikutsertakan dalam liputan. Terkadang kontrak dengan sponsor dan kontrak dengan broadcast menimbulkan perselisihan. Apabila terdapat tiga pihak yang terlibat, sebaiknya cantumkan semua pihak yang akan terlihat di dalamnya. - Pengulangan, sub-ijin, berisi tentang berapa banyak penayangan dalam jangka waktu yang telah diterapkan, kewenangan pihak broadcast dalam meng-edit atau mengambil intisari penayangan, dan berapa banyak peralatan yang digunakan. Biasanya hal ini akan terjadi setelah event selesai terselenggara, sehingga kontrak yang dibuat harus mencantumkan masa berlaku kontrak. - Merchandising, kontrak dapat berisi pasal atas siapa yang memiliki hak cipta dari produk aslinya. Hak kepemilikian dan penjualan produk seperti barang-barang promosi dan rekaman kegiatan MICE yang

101

diselenggarakan dapat menjadi pemasukan utama untuk sebuah kegiatan. - Akses bagi broadcaster untuk memasuki area event, akses merupakan point utama, apakah tim broadcast akan berada di panggung selama kegiatan berlangsung?. Bagaimana rencana penempatan peralatan yang digunakan juga harus masuk dalam pasal yang ada di kontrak. Apakah broadcast bisa juga dengan mudah wawancara tamu utama dalam event. Sangat penting dijelaskan dalam kontrak berapa banyak akses yang dimiliki oleh broadcaster untuk meliputi kegiatan yang berlangsung, Broadcaster biasanya dapat memberikan banyak ide dalam menata tempat penyelenggaraan sesuai dengan acara yang akan diliput. Misalnya area yang cocok dengan liputan televisi serta dekorasi yang sesuai dengan tema kegiatan yang berelangsung. Kesemuanya tergantung pada kebutuhan event, misalnya, keikutsertaan stasiun televisi pada penyelenggarakan kegiatan MICE dalam merencanakan dan mendekorasi ruang sesuai tema dari kegiatan yang berlangsung sehingga selama event berlangsung, hal ini mampu membawa sinergi antara event, sponsor dan broadcaster yang kesemuanya memberikan keuntungan bagi stakeholder yang terlibat. IV.5. Pembuatan Kontrak Proses pembuatan kontrak untuk kegiatan MICE biasanya terdiri dari lima langkah utama: intention, negotiation, initial acceptance, agreement on term dan signing (Bowdin dkk, 2003). Kelima langkah tersebut terlihat pada gambar 9.2 tentang proses pembuatan kontrak.

Gambar 9.2 Proses Pembuatan kontrak

102

Proses pembuatan kontrak seperti yang terlihat pada gambar 9.2 berlaku juga bagi event management yang memiliki kontrak standar, perusahaanya terdapat pada nama dari supplier atau pihak yang akan melaksanakan kontrak serta kondisi khusus yang akan digunakan dalam kontrak tersebut. proses ini juga akan membantu perusahaan untuk mengerti kontrak yang dikirim oleh supplier atau sponsor serta pihak lain yang terlibat dalam kegiatan MICE. Proses pembuatan kontak ini biasanya memerlukan waktu lama. Untuk event yang berskala besar dan kontrak yang lebih kompleks biasanya ada perjanjian utama yang dikirim setelah negosiasi berlangsung. Isi dari perjanjian ini berupa poin penting dan sangat spesifik dari pelayanan atau produk yang tercantum. Kontrak dapat diperbaiki, atau diberhentikan sesuai kesepakatan pihak-pihak yang terlibat. Bagian akhir kontrak harus berisi pasal yang memperbolehkan kesemua pihak menyelesaikan masalah pada pihak berwenang apabila terjadi ketidaksamaan. IV.6. Merk Dagang dan Logo Kepemilikan merk dagang dan logo diatur dalam undang-undang. Setiap Negara memiliki undang-undang sendiri yang mengatur penggunaan logo, merk dagang dan hak cipta. Hal ini mengindikasi bahwa penggunaan semua atribut yang dimiliki setiap perusahaan harus melalui kontrak atau perjanjian yang disepakati semua pihak yang bersangkutan. Sebagai perusahaan penyelenggara kegiatan MICE, mereka harus sangat hati-hati dalam menggunakan atribut tersebut. bahaya yang mungkin akan timbul pada penggunaan atribut yang tidak sesuai dengan apa yang tercantum dalam kontrak biasanya akan berakibat dikemudian hari, seperti adanya tuntunan dari pihak yang merasa dirugikan karena penggunaan logo atau merek dagang. Biasanya pada setiap kegiatan MICE yang diselanggarakan, logo akan dibuat sesuai dengan tujuan penyelenggaraan kegiatan. Bisa juga logo yang digunakan memiliki ciri khusus tetapi karena tempat penyelenggaraannya yang berbeda, maka logo akan disesuaikan dengan ciri khusus tempat penyelenggaraan kegiatan MICE. IV.7. Keselamatan Kerja Prinsip utama dalam penyelenggaraan event adalah keselamatan kerja bagi setiap personel yang terlibat dalam kegiatan MICE, seperti pegawai, kontraktor, pengguna, partisipan, peserta atau delegasi serta pengunjung. Untuk menjaga keselamatan kerja, banyak PCO/PEO mengasuransikan kegiatannya (terutama untuk kegiatan sejenis eksibisi) dalam melindungi semua pihak yang terlibat dalam penyelenggaraan event. Sebagai perusahaan pengelola event, menjaga keselamatan kerja dimulai dengan 103

pencegahan terjadinya kecelakaan yang dapat secara langsung/tidak langsung mengakibatkan kecelakaan. Pencegahan kecelakaan harus dilakukan di area event kepada sukarelawan, pegawai, peserta, audiens, pengunjung bahkan masyarakat sekitar tempat kegiatan diselenggarakan. Banyak penyelenggaraan event hanya memikirkan faktor keselamatan bagi pihak penyelenggara dan personal yang terlibat di dalamnya, tetapi lingkungan sekitar dilupakan. Sebaiknya, sejak awal faktor keselamatan masyarakat dan lingkungan sekitar tempat penyelenggaraan sudah masuk dalam rencana penyelenggaraan kegiatan MICE. IV.8. Mengidentifikasi dan Mengelola Resiko Banyak event yang diselenggarakan berpotensi menimbulkan resiko, tetapi resiko yang timbul tidak selalu berbahaya. Salah satu alasan mengapa perusahaan/event organizer memenangkan pekerjaannya adalah karena event organizer lain menilai event yang diselenggarakan memiliki resiko yang tinggi. Resiko merupakan peluang bisnis yang tepat, karena tanpa adanya resiko, tidak akan muncul keunggulan bersaing diantara pengelola event organizer, misalnya adanya penyelenggaraan event untuk extreme sport. Salah satu bagian penting dalam penyelenggaraan event yang sukses adalah adanya resiko. Yang masuk dalam kategori resiko pada penyelenggaraan kegiatan MICE adalah : - Tempat penyelenggaraan yang unik, karena kegiatan yang berlangsung pada tempat yang jarang digunakan atau unik tidak selalu memilik fasilitas yang tepat untuk penyelenggaraan kegiatan MICE, sehingga perlu lebih banyak perhatian khusus. - Banyaknya pengunjung (keramaian), meskipun jumlah pengunjung merupakan tolak ukur suksesnya kegiatan, tetapi mengelola keramaian bukan hal mudah. Semakin banyak pengunjung yang hadir, resiko yang muncul juga akan semakin besar. - Pegawai baru, tidak semua pegawai mendapatkan pelatihan khusus untuk mengelola resiko yang timbul, sehingga perlu kepada setiap pegawai baru memperhatikan resiko yang mungkin timbul dari penyelenggaraan kegiatan. - Sukarelawan, banyak sukarelawan menjadi bagian pada penyelenggaraan kegiatan MICE dengan tidak memiliki pengalaman dan pelatihan dalam mengelola resiko, sehingga perlu antisipasi untuk menggunakan sukarelawan dalam penyelenggaraan kegiatan MICE. - Perpindahan peralatan, banyak peralatan digunakan dalam kegiatan MICE. Apabila penyelenggara tidak memiliki peralatan, maka akan didapat dari supplier atau penyedia jasa lainnya. Kehati-hatian sangat 104

diperlukan dalam mengelola perpindahan peralatan dari dan ke tempat penyelenggaraan. Kesemua kemungkinan resiko/bahaya yang timbul karena penyelenggaraan event, harus dapat diminimalisir dengan menggunakan pedoman kesehatan dan keselamatan kerja sesuai dengan peraturan/perundangan yang berlaku. Dalam mengidentifikasi kemungkinan resiko yang timbul karena event (misalnya penyelenggaraan eksibisi), setiap event manager perlu mengidentifikasi setiap resiko yang mungkin timbul pada tahap perencanaan, penyelenggaraan dan tahap berakhirnya event sebagai berikut: 1. Build-up, termasuk perencanaan desain tempat penyelenggaraan, pemilihan karyawan yaitu kompeten dan kontraktor yang akan disewa, serta kontruksi, misalnya pada tahap pembuatan stand/panggung perlu dilakukan kajian, apakah menggunakan sumber daya yang dimiliki atau bekerjasama dengan kontraktor yang lebih baik? Hal ini perlu diantisipasi dengan melihat tingkat kesulitan yang akan timbul, apabilal sumberdaya yang dimiliki tidak kompeten untuk membangun tempat penyelenggaraan, sebaiknya gunakan kontraktor karena hal ini akan mengurangi resiko bagi PCO/PEO. 2. Load-in, memuat perencanaan untuk pengiriman barang-barang yang dibutuhkan secara aman, pemasangan (instalasi) peralatan yang akan digunakandalam kegiatan MICE, misalnya pemasangan listrik, tata cahaya, tata suara, audio visual yang akan digunakan dalam kegiatan MICE. Banyak peralatan berteknologi tinggi saat ini digunakan pada penyelenggaraan kegiatan MICE sehingga perlu bagi penyelenggara mengetahui dengan pasti mengenai pengiriman dan pemasangan yang aman. 3. Show, perlunya merencanakan strategi keramaian yang akan terjadi saat kegiatan MICE berlangsung, misalnya dengan menyusun strategi transportasi dan keselamatan, menyusun rencana strategi dengan bagian kebakaran kota, kesehatan dan keselamatan dan rumah sakit untuk kecelakaan yang mungkin timbul. Hal yang sering terjadi ketika terdapat konferensi internasional yang melibatkan banyak pihak untuk mengamankan tempat penyelenggaraan. Misalnya strategi menyusun transportasi ketika adanya kunjungan Presiden Amerika ke Istana Bogor (Indonesia) tahun 2006. Seminggu menjelang pelaksanaan kegiatan, sistem transportasi telah diubah untuk kelancaran kegiatan dimaksud. 4. Load-out, diperlukan juga strategi perencanaan untuk membongkar peralatan yang telah digunakan. Banyak PCO/PEO membongkar tidak sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan, karena banyak dari 105

mereka merasa kegiatan telah berlalu sehingga hal tersebut sudah tidak penting lagi. Padahal kegiatan load-out juga merupakan kegiatan yang penting karena berhubungan dengan kondisi peralatan selanjutnya. Harapannya peralatan yang telah dipergunakan ada dalam kondisi baik sehingga dapat digunakan kembali pada saat ada kegiatan selanjutnya. Apabila peralatan yang digunakan merupakan peralatan yang disewa dari supplier, biasanya terdapat perjanjian yang berisi tentang kondisi peralatanyang telah digunakan. 5. Breakdown, termasuk perencanaan untuk mengkontrol resiko setelah event selesai, setelah infrastruktur digunakan, misalnya pengelolaan sampah dan limbah. Kegiatan MICE seperti eksibisi banyak meninggalkan sampah dan limbah, hal ini perlu diantisipasi dengan merencanakan pengelolaan sejak awal pembuangan sampah dan limbahnya. Lima langkah dalam mengidentifikasi resiko di atas dapat disimpulkan dalam tabel 9.1 berikut: Langkah 1 Langkah 2 Langkah 3

Langkah 4 Langkah 5

Tabel 9.1 Lima langkah mengidentifikasi resiko Identifikasi: Mengidentifikasi bahaya yang mungkin timbul Penetapan: Siapa dan bagaimana yang akan terkena resiko/bahaya dan bagaimana Evaluasi/Kontrol: mengevaluasi resiko dan memutuskan langkah pencegahan yang diperlukan sudah tepat atau diperlukan langkah lainnya. Mendata: Penemuan resiko harus dicatat dengan benar Analisa: Menganalisa penemuan resiko dan lakukan perbaikan apabila diperlukan

Sumber: HSE, (1998 hal 3) dalam Bowdin dkk (2003).

Tahap Identifikasi Mengidentifikasi resiko yang mungkin timbul pada event sebaiknyaa dilakukan oleh seorang ahli. Seorang Event Manager tidak akan mengetahui semuanya tentang resiko kegiatan MICE yang akan dilaksanakan, sehingga sangat baik apabila dilakukan pertemuan dengan semua anggota untuk membicarakan kemungkinan resiko yang timbul disetiap bagian pada penyelenggaraan kegiatan MICE. Pertemuan harus dilakukan bersama seluruh anggota untuk memotivasi dan melatih resiko dan mengontrol resiko yang mungkin terjadi. Untuk event dengan skala besar, sebaiknya menyewa ahli yang biasa mengidentifikasi resiko yang mungkin timbul sehingga dapat dilakukan antisipasi sedini mungkin.

106

Tahap Penetapan Merupakan tahap menetapkan siapa yang mungkin mendapat bahaya. Misalnya: - Setiap orang yang mungkin mendapat resiko, misalnya pegawai atau sukarelawan yang membantu terselenggaranya kegiatan MICE. - Setiap orang yang tidak kenal dengan tempat penyelenggaraan event, misalnya kontraktor, pengunjung, peserta pada kegiatan MICE. Tahap Evaluasi/control Setelah resiko diidentifikasi, maka resiko dapat disusun berdasarkan urutan kepentingannya. Prioritas resiko yang telah dievaluasi mendapatkan perhatian lebih sesuai urutan sehingga perhatian lebih sesuai urutan sehingga perhatian yang tepat harus diberikan pada setiap resiko yang mungkin timbul tersebut. Langkah berikutnya setelah resiko dievaluasi, Event Manager harus dapat membuat mekanisme untuk mengontrol resiko. Pertanyaan yang muncul dalam mengelola resiko tersebut adalah ‘apakah PCO/PEO dapat mengelola semua resiko yang akan muncul?’, Apabila tidak, ada beberapa prinsip yang harus diperhatikan dalam mengontrol resiko, seperti: - Cobalah dengan memilih resiko yang paling kecil. - Cegah setiap kemungkinan resiko, misalnya dengan keamanan. - Kelola setiap pekerjaan dengan berpedoman pada sesedikit mungkin bahaya. - Perhatiakan ketersediaan alat pengaman perorangan. - Sediakan fasilitas kesehatan dan keselamatan, misalnya fasilitas pencucian apabila terjadi kontaminasi dan siapkan tim pertolongan pertama. Mengelola resiko untuk event khusus seperti event yang dihadiri oleh pengunjung dalam jumlah besar (kegiatan eksibisi) biasanya adalah tidak seimbangnya rasio antara jumlah pegawai dan jumlah pengunjung sehingga sejak awal perlu dilakukan antisipasi terhadap kejadian yang mungkin akan timbul. Hal lain yang timbul dari penyelenggaraan event adalah kerusakan lingkungan, karena tidak jarang saat ini kegiatan MICE diselenggarakan di alam terbuka, yang secara langsung berdampak negatif pada lingkungan, seperti polusi dan kerusakan alam disekitar lokasi penyelenggaraan kegiatan. Hal seperti ini timbul karena PCO/PEO tidak dapat mengelola resiko yang timbul atau kejadian tersebut diluar kemampuan pengelola. Tahap Mendata Setiap timbulnya resiko pada penyelenggaran event harus selalu dituliskan dan disimpan datanya untuk dapat digunakan saat diperlukan, 107

caranya adalah dengan memberikan informasi secara rinci terhadap setiap resiko yang timbul. Orang yang terkena resiko diidentifikasi, kemudian dicatat bahaya yang menimpanya serta dituliskan cara penanganan yang tepat terhadap bahaya tersebut. PCO/PEO harus dapat memonitor kejadian tersebut yang dituliskan dalam berita acara, kemudian dapat digunakan misalnya untuk keperluan klaim asuransi. Tahap Analisa Sukses tidaknya sebuah event salah satunya ditentukan oleh bagaimana mengevaluasi dan mengontrol resiko yang timbul. Berikut adalah daftar yang dapat digunakan sebagai acuan dalam melihat kemungkinan resiko yang muncul pada event seperti eksibisi dan sejenisnya. Tabel 9.2 Check-list untuk mengidentifikasi resiko

Sumber:HSE, 1999 dalam Bowdin dkk, 2003 IV.9. Asuransi Asuransi merupakan strategi yang digunakan untuk memperkecil resiko yang mungkin ditimbulkan oleh suatu kegiatan MICE. Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam mengasuransikan suatu event adalah: - Kontrak tempat penyelenggaraan, apakah asuransi termasuk dalam kontrak yang ditandatangani saat penyewaan tempat? - Apakah ada keamanan yang memadai ditempat diselenggarakan event? Kondisi yang diharapkan berupa penjagaan atas barang-barang dan kondisi pencegahan yang diharapkan. 108

-

-

Pastikan bahwa asuransi akan menutup semua biaya kerugian yang ditimbulkan, atau sebagian sesuai dengan perjanjian yang dibuat. Apabila dalam kontrak tertera hanya akan menutup semua resiko kecil yang muncul, maka harus muncul pertanyaan ‘Apakah dibutuhkan asuransi lain untuk menutup semua kegiatan apabila terjadi sesuatu?’ Apakah pengunjung/peserta dan semua orang yang terlibat dalam event juga termasuk dalam kontrak asuransi? Apakah peralatan yang dipinjam juga termasuk dalam asuransi? Apabila terjadi kerusakan, apakah asuransi juga akn menutup semua biayanya?

Masih banyak asuransi yang dapat digunakan untuk meminimalisasi resiko yang ditimbulkan penyelenggaraan event. Di banyak negara maju, penggunaan asuransi kecelakaan diri bagi pekerja, sukarelawan dan peserta atau pengunjung, serta asuransi properti. Kesemua asuransi yang akan digunakan dalam penyelenggaraan event. Di banyak negara maju, penggunaan asuransi pada kegiatan MICE sudah mulai diperhitungkan, misalnya asuransi cuaca, asuransi kecelakaan diri bagi pekerja, sukarelawan dan peserta atau pengunjung, serta asuransi properti. Kesemua asuransi yang akan digunakan dalam penyelenggaraan event haruslah dilaksanakan dengan legalitas yang jelas.

V. PENUTUP Legalitas manajemen resiko ini mempelajari tentang kontrak yang merupakan perjanjian antara kedua pihak yang berisi tanggungjawab dan kewajiban yang diatur berdasarkan hukum yang berlaku yang isinya menjelaskan pertukaran kepentingan antara kedua belah pihak (Bowdin dkk, 2003). Entertainment, tempat, sponsor, broadcast, pembuatan kontrak, merk dagang dan logo, keselamatan kerja, mengidentifikasi dan mengelola resiko, dan asuransi ini semua merupakan bagian dari legalitas dan manajemen resiko dari kegiatan MICE.

VI. LATIHAN SOAL 1. Sebutkan beberapa hal yang muncul dalam kontrak sebuah event? 2. Sebutkan dan jelaskan 5 langkah dalam proses pembuatan kontrak untuk kegiatan MICE! 3. sebutkan dan jelaskan 5 langkah dalam mengidentifikasi dan mengelola resiko! 4. apa yang anda ketahui tentang asuransi dalam kegiatan MICE?

109

110

BAB X MASA DEPAN INDUSTRI MICE I.TIU: Mahasiswa/i Program Studi Ilmu Komunikasi akan dapat menjelaskan tentang bagaimana masa depan industri MICE diantaranya mengenai trends pasar kegiatan MICE, dampak perkembangan teknologi pada kegiatan MICE, kompetisi dalam penyelenggaraan kegiatan MICE, desain fasilitas kegiatan MICE, keberlangsungan wisata konvensi dan masalah lingkungan, beserta mengetahui apa manfaatnya mempelajari masa depan dalam industri MICE.

II.TIK: Mahasiswa/i Program Studi Ilmu Komunikasi akan dapat memahami masa depan industri MICE, setelah diberikan materi mengenal hal itu dengan tingkat keberhasilan mahasiswa 90%.

III. PENDAHULUAN Pariwisata adalah industri terbesar didunia. Sebagai bagian dari kegiatan pariwisata, kegiatan MICE merupakan kegiatan yang terus berkembang sejak tahun 1990-an, dan diprediksi akan terus berkembang. Beberapa hal turut berdampak terhadap perkembangan MICE, seperti pengaruh perkembangan teknologi, kemajuan teknologi komunikasi dan hal lainnya tentunya akan mempengaruhi trend perkembangan kegiatan MICE selanjutnya di masa depan.

IV. PENYAJIAN IV.1. Trend Pasar kegiatan MICE Pasar kegiatan MICE adalah peserta atau delegasi yang akan menghadiri kegiatan MICE, beberapa alasan mengapa para calon peserta tersebut menghadiri kegiatan MICE adalah karena banyak penyelenggara kegiatan MICE memberikan pelayanan yang baik kepada setiap peserta, misalnya memberikan tiket penerbangan di kelas utama atau menginap di hotel berbintang, meskipun pada kenyataannya, hanya sebagian kecil peserta akan menggunakan tiket penerbangan kelas utama atau menikmati fasilitas hotel berbintang lima, dan pelaksaan kegiatan MICE tidak selalu diselenggarakan di hotel berbintang. Hal lainnya yang membuat peserta ingin menghadiri adalah karena kegiatan MICE diselenggarakan sejalan dengan kegiatan penting lainnya, misalnya event keolahragaan, pameran 111

kesenian atau kebudayaan, sehingga event lain merupakan daya-tarik yang lebih kuat pada terselenggaranya suatu kegiatan. Peserta juga ingin menghadiri kegiatan MICE karena tempat penyelenggaraan berada di destinasi wisata, sehingga peserta akan mendapatkan komplimen tempat wisata dalam berkegiatan MICE. Beberapa negara menjadikan kota sebagai daya tarik penyelenggaraan kegiatan MICE, misalnya apabila kegiatan diselenggarakan di Paris atau London, maka peserta atau delegasi mendapatkan atraksi wisata secara cuma-cuma atau tempat wisata lainnya yang menjadi daya tarik pengunjung tanpa harus mengeluarkan uang ekstra untuk menikmati destinasi wisata. Kegiatan konferensi saat ini terasa lebih aktif dengan mulai banyaknya peserta secara aktif mengeluarkan pendapat dari pada saat sebelumnya yang lebih banyak diisi dengan mendengarkan seorang sebagai pembicara saja. Hal ini mengindikasikan bahwa semakin banyaknya tempat pertemua kecil diperlukan untuk kegiatan diskusi dibandingkan dengan ruang besar yang berfungsi sebagai aula utama. Namun demikian, ruang besar masih diperlukan untuk kegiatan yang bersifat menampilkan pembicara kunci yang berfungsi untuk memotivasi atau membarikan inspirasi sebelum memulai untuk kegiatan diskusi. IV.2. Dampak perkembangan teknologi pada kegiatan MICE Kegiatan rapat konferensi saat ini telah banyak digunakan untuk tujuan bisnis, sejalan berkbangnya teknologi, penggunaan satelit, fiber-optik cables atau jenis lainnya telah menyebabkan kegiatan MICE lebih interaktif dengan menampilkan banyak gambar yang berhubungan dengan tema kegiatan dari pada hanya mendengarkan orang berbicara seperti di dalam kelas. Semua itu telah membuat kegiatan MICE dapat berjalan sangat menarik untuk di lihat, dengan imajinasi kuat akan gambar dan warna serta suara yang dramatis. Dengan arti lain bahwa perkembangan teknologi sangat penting bagi kegiatan MICE karena teknologi akan membawa dimensi lain pada ruangan tempat penyelenggaraan kegiatan MICE. Perkembangan teknologi telah banyak merubah kegiatan penyelenggaraan konferensi, dengan adanya video-conference, maka banyak kegiatan MICE diselenggarakan dengan peserta yang berada di tempat asal mereka tanpa harus datang berkumpul di suatu tempat. Dengan pertimbangan waktu serta biaya yang dikeluarkan, penyelenggaraan kegiatan MICE telah memulai menggunakan teknologi dan perkembangan teknologi dengan kualitas yang semakin baik akan memudahkan setiap pelaku berusaha memanfaatkannya. Penggunann video conference mulai berkembang di banyak negara. Hal ini memungkinkan peserta atau delegasi yang tidak dapat hadir dapat melihat langsung dan berperan serta dalam kegiatan diskusi. Pembicara 112

kunci pada kegiatan konferensi yang tidak dapat hadirpun dapat memanfaatkan penggunaan video-conference ini untuk dapat tampil di muka peserta atau delegasi. Peggunaan video-conferencing juga dapat meredukasi faktor penyebab peserta untuk tidak hadir di tempat kegiatan MICE, seperti faktor keamanan dan ekonomi, sehingga lebih memungkinkan peserta untuk memanfaatkan teknologi ini.

Gambar 10.1

Gambar 10.2 Meskipun perkembangan teknologi telah memudahkan kelompok orang untuk berkumpul pada kegiatan MICE secara maya, tetapi jumlah pelaksanaan kegiatan MICE masih terus bertambah. Masih banyak 113

perkembangan teknologi belum dapat dimanfaatkan oleh banyak penyelenggara, masih banyak perusahaan, organisasi atau asosiasi, merasa bahwa menghadiri kegiatan MICE harus dapat dirasakan bentuk pelayanannya. Penyelenggaraan kegiatan MICE dengan bantuan teknologi terbaru merupakam bentuk yang banyak diminati oleh peserta dan pengunjung, sehingga penerapan teknologi saat ini masih pada penggunaannya dalam memberikan kesan unggul dari penyelenggara akan selalu memberikan keunggulan pada setiap kegiatan penyelenggaraan MICE dengan menghilangkan kesan meniru. Meskipum kemajuan teknologi telah merubah sisi lain penyelenggaraan MICE, masih banyak peserta yang ingin menghadiri kegiatan secara langsung. Beberapa alasan mengapa peserta masih ingin menghadiri kegiatan MICE adalah : 1. Kegiatan konferensi masih merupakan kegiatan yang aktif dalam berdialog, membuat jaringan, dan tempat untuk bertukar informasi serta pengalaman daripada hanya menjadi pendengar saja. 2. Peserta yang hadir dalam kegiatan MICE tidak hanya datang untuk kegiatan MICE, tetapi juga untuk mengunjungi daerah wisata yang dekat dengan lokasi penyelenggaraan, karena kegiatan MICE biasanya diselenggarakan dekat dengan daerah wisata. 3. Kegiatan MICE sebagai kegiatan utama biasanya didampingi oleh kegiatan lainnya seperti, program sosial dan kegiatan lainnya yang mampu menarik delegasi untuk menghadirinya. Perkembangan teknologi juga telah mengubah sistem perantara penyedia jasa tempat penyelenggara kegiatan seperti hotel dan tempat konvensi lainnya. Saat ini hampir setiap atau tempat konvensi telah memiliki website sendiri, sehingga jasa perantara mulai berkurang penggunaannya. Keuntungan di sisi konsumen adalah bahwa konsumen akan dengan mudah mendapatkan informasi yang dibutuhkan dengan cepat, membayar biaya lebih murah, serta efisien dalam waktu. Perkembangan hotel sebagai tempat penyelenggaraan kegiatan konvensi sudah menjadi model untuk banyak hotel yang memiliki jaringan, dengan hanya satu website dan memiliki jaringan yang luas, maka konsumen akan dengan mudah mendapatkan layanan yang diharapkannya. Hal inipun berdampak pada peningkatan pendapatan disisi penyedia jasa tersebut, karena tanpa harus membayar perantara dan lebih cepat dapat menjangkau konsumen. Biasanya jenis layanan tempat penyelenggaraan kegiatan MICE akan bekerjasama dengan penyedia jasa katering, penyedia jasa transportasi, objek wisata, dan masih banyak lagi industri terkait yang dapat dibuat dalam satu jaringan. Hal ini pula yang menjadikan keunggulan penyelenggara kegiatan MICE dari pesaingnya. 114

Penggunaan e-mail dan internet merupakan alat bantu yang penting untuk mengorganisir kegiatan MICE. Peserta atau delegasi akan dengan mudah melakukan registrasi melalui jaringan internet. Hal seperti ini telah banyak dilakukan untuk kegiatan MICE dengan menampilkan tempat penyelenggaraan, program yang akan dilaksanakan, jaringan dengan sumber informasi yang dibutuhkan setiap peserta, alat transportasi yang dapat digunakan dan daerah tujuan wisata yang ingin dicapai. E-mail juga memberikan pelayanan tambahan bagi peserta dimana setiap ada informasi baru, penyeleggara dapat mengirimkan informasi melalui e-mail. Hampir semua kegiatan komunikasi menjelang kegiatan MICE yang diselenggarakan dilakukan dengan mengirimkannya melalui email. Peserta dapat melakukan registrasi, melakukan kontak dan semua alur informasi yang diinginkan dapat dilakukan secara cepat dengan bantuan internet. Hal inilah yang dapat membuat penyelenggara lebih unggul dari penyelenggara lainnya, karena dengan email, pelayanan cepat dan respon cepat dari penyelenggara dapat diterima oleh peserta atau delegasi. Beberapa penyelenggara mulai menyadari bahwa respon yang cepat akan mampu menjadi keunggulan dalam persaingan diantara penyeleggara kegiatan MICE. Internet tidak hanya digunakan oleh penyelenggara kegiatan MICE, tetapi juga oleh stakeholders yang terkait dengan penyelenggaran kegiatan MICE. Hal ini telah banyak dimanfaatkan oleh penyedia tempat penyeenggaraan, pengelola tempat wisata, penyelenggaran jasa, transportasi, penyedia jasa makanan, penyedia cindera mata dan banyak lagi pengelola jasa yang terlibat dengan kegiatan MICE. Adanya jaringan dengan stakeholders pada kegiatan MICE telah mempermudah PEO atau PCO dalam merencanakan dan menyusun kegiatan MICE, sehingga waktu persiapan untuk penyelenggaran kegiatan akan semakin singkat. Efisiensi waktu dapat dirasakan karena PCO atau PEO karena mereka dapat mencari tempat yang akan digunakan dengan cepat. Misalnya, meeting planner akan menemukan tempat penyelenggaraan di hotel dalam website yang tersedia, menghubungi bagian pemasaran, menandatangani kontrak dan melakuakan pembayaran di muka (apabila di perlukan) hanya dalam waktu singkat tanpa harus datang ke lokasi. Hal ini sangat membantu penyelenggara dalam menyusun rencana kegiatan MICE dalam waktu yang relatif singkat. Hal yang sama juga terjadi dengan alat transportasi yang digunakan, dimana saat ini berkembang sistem baru dalam jaringan transportasi internasional. Penggunaan jaringan internet telah memudahkan reservasi hampir semua jenis transportasi di dunia. Konsumen lebih mudah untuk melakukan reservasi dan membeli tiket secara on-line melalui jaringan 115

internet, sehingga tingkat kesulitan mendapat alat transportasi menuju tempat penyelenggaraan semakin kecil. Dengan adanya jaringan internet, biaya pemasaran event yang akan diselenggarakan akan menjadi semakin kecil tetapi memiliki jangkauan lebih luas. Keuntungan ini tidak terbatas pada jaringan saja, tetapi juga lebih efektif dan efisien dalam waktu. Saat ini banyak kegiatan MICE dikelola secara elektronik hal ini lebih memudahkan pihak penyelenggara dan pengguna mendapatkan informasi sebanyak mungkin dan terkini. Salah satu kegiatan konferensi menggunakan jaringan internet secara on-line, disediakan oleh www.conferenceonline.com.au, telah memberikan banyak keuntungan, seperti : 1. Menghemat waktu untuk melakukan registrasi peserta, sehingga peserta tidak perlu mencari informasi untuk kegiatan dalam waktu yang lama, tetapi cukup dengan masuk dalam website yang tersedia, seluruh informasi dapat dengan mudah di akses. 2. Menghemat biaya yang dibutuhkan untuk registrasi. Hal ini berhubungan dengan jumlah biaya yang dikeluarkan untuk melaksanakan registrasi. Beberapa cara lama yang digunakan adalah dengan menggunakan telepon, atau fax tetapi dengan adanya website semua kegiatan registrasi dapat dilakukan dalam waktu singkat tanpa mengeluarkan biaya besar. 3. Mampu meningkatkan jumlah pengunjung pada kegiatan MIC. Hal ini berhubungan dengan penyebaran informasi yang mudah dan dapat diakses dimanapun tanpa batas, sehingga semakin besar target calon peserta atau pengunjung yang dapat dijangkau. 4. Memberikan pelayanan pilihan tempat penyelenggarakan kegiatan MICE yang sesuai dengan apa yang diharapkan melalui kerjasama dengan DMC atau tempat penyelenggara kegiatan MICE, tempat penyelenggaraan menjadi mudah untuk dilihat. Hal ini akan memudahkan penyelenggara memilih tempat yang sesuai dengan kegiatan yang akan berlangsung. 5. Memberikan jaringan yang luas kepada penyelenggara, sehingga kegiatan MICE yang diselenggarakan akan dapat dikenal oleh banyak konsumen. Sama hal nya dengan penyebaran informasi, akan semakin luas konsumen mengenal kegiatan ini. 6. Memberikan kerjasama yang baik dengan stakeholders yang terlibat dalam kegiatan MICE. Penggunaan internet mampu menerapkan sistem jaringan, sehingga stakeholders yang terlibat dalam kegiatan MICE akan dengan mudah dapat diakses oleh setiap organisasi yang membutuhkan. 116

Gambar 10.3 adalah salah satu contoh website yang mengelola kegiatan MICE secara online.

Gambar 10.3

117

IV.3. Kompetisi dalam penyelenggaraan kegiatan MICE Saat ini banyak tempat penyelenggaraan kegiatan MICE berkompetisi untuk menarik minat delegasi untuk menghadiri kegiatan MICE. Jumlah penyelenggaraan kegiatan MICE di suatu daerah akan membuktikan bahwa daerah tersebut memang mampu menarik minat delegasi untuk menghadiri kegiatan atau tidak. Kegiatan pariwisata saat ini tidak hanya berfokus pada alat transportasi, kamar hotel dan makanan yang dihidangkan saja, tetapilebih pada pengalaman yang akan didapatkan oleh peserta atas kehadirannya di tempat kegiatan MICE. Hal inilah yang membuat kompetisi diantara tempat penyelenggara kegiatan MICE dan terjadi secara global di dunia ini. Tempat penyelenggaraan atau destinasi wisata yang dijadikan tempat penyelenggaraan kegiatan MICE antara satu dan lainnya terus berupaya untuk menarik minat banyak pengunjung, tidak hanya wisatawan saja tetapi juda delegasi atau peserta pada kegiatan MICE, sehingga penataan dan kelengkapan insfrastruktur pun akan semakin berkompetisi untuk memudahkan setiap peserta hadir pada kegiatan MICE. Dampak pada penyediaan fasilitas dan infrastruktur penunjang kegiatan MICE di destinasi dapat dijadikan daya tarik untuk menghadiri kegiatan MICE. IV.4. Desain Fasilitas Kegiatan MICE Desain fasilitas untuk kegiatan konferensi saat ini tidak semudah pada saat kegiatan MICE mulai berkembang, kemajuan teknologi dan perubahan sosial telah memberikan warna lain pada penyelenggaraan kegiatan MICE. Saat ini, penggunaan tempat secara maksimum menjadi inti setiap penyelenggaraan kegiatan MICE, misalnya penyelenggaraan tempat untuk kegiatan seminar dipadukan dengan penggunaan ruang kecil lainnya untuk kegiatan diskusi, penggunaan hall untuk kegiatan eksibisi. Hal ini dilakukan untuk menyelenggarakan berbagai kegiatan dalam satu tempat secara simultan. Beberapa pertimbangan yang harus dilakukan dalam mendesain fasilitas kegiatan MICE pada tempat penyelenggaraan seperti hotel/convention centre adalah : 1. Siapa yang akan menggunakan fasilitas tersebut. 2. Untuk apakah fasilitas tersebut digunakan; dengan kata lain, tata letak ruangna harus sesuai dengan kegunaan fasilitas yang diperlukan. 3. Bentuk standart ruang penyelenggaraan harus memperlihatkan kemudahan dalam penggunaanya, fleksibilitas tinggi dan kemudahan untuk dirubah tata letaknya sesuai kebutuhan. 4. Akses yang merupakan kriteria umum dan harus memudahkan bagi setiap peserta atau delegasi, karyawan, sert akemudahan keluar 118

masuknya peralatan yang digunakan. Semakin besar ruangan akan semakin penting juga akses dibutuhkan. 5. Kemudahan peralatan masuk dan keluar dengan cepat, akan membantu dalam cepatnya proses persiapan kegiatan MICE. 6. Tata letak fasilitas yang dibutuhkan akan mempengaruhi kemudahan jalannya konferensi. 7. Fasilitas umum harus mampu menampung jumlah peserta atau pengunjung yang diharapkan (misalnya jumlah toilet, ruang tunggu, telepon umum). 8. Luas dan tinggi ruangan harus disesuaikan dengan jumlah peserta/delegasi yang akan hadir, hal ini memnugkinkan penggunaan layar lebar dalam kegiatan konferensei menjadi nyaman dan mudah dilihat dari berbagai sudut. 9. Apabila penggunaan ruang menjadi multifungsi, misalnya ruang konferensi dijadikan tempat untuk makan malam, sebaiknya penggunaan tata cahaya menjadi perkembangan khusus, hal ini akan menambah kesan berbeda. 10. Dekorasi ruangan secara keseluruhan akan memberikan efek yang berbeda pada setiap kegiatan yang diselenggarakan. 11. Kursi yang digunakan sebaiknya nyaman digunakan untuk jangka waktu konferensi yang lama. 12. Hal teknis yang perlu diperhatikan adalah efisisensi penggunaan sumberdaya, seperti air dan listrik, harus diperhitungkan jumlah ketersediaannya dengan jumlah delegasi yang hadir. 13. Fasilitas komunikasi yang digunakan untuk kepentingan konferensi, misalnya presentasi saat ini dapat dikirim dari tempat lain langsung ke video projector yang tersedia di ruang konferensi. 14. Di beberapa negara maju seperti Inggris, fasilitas bagi orang cacat muali tersedia dibanyak tempat yang digunakan untuk kegiatan MICE seperti hotel dan convention center. Hal ini berhubungan dengan diberlakukannya Disability Discrimination Act (DDA) bagi orang cacat untuk mendapatkan perlakuan khusus untuk memasuki gedung, alat transportasi, tempat kerja dan bagi kegiatan sosial. Dengan berlakunya DDA, tempat penyelenggaraan kegiatan MICE harus didesain dengan menyesuaikan kebutuhan bagi penderita cacat pendengaran, juga fasilitas bagi orang yang memiliki kesulitan dalam pembelajaran. Tidak hanya pemenuhan fasilitas saja, tetapi juga pelatihan sumberdaya manusia untuk melayani penderita cacat yang ikut serta dalam kegiatan MICE harus mendapatkan pelatihan khusus.

119

Gambar 10.4

Gambar 10.5

120

Gambar 10.6 Pengambilan gambar dan suara dapat di transmisikan secara dua arah antara International Conference Hall dan The Great Hall of Sunport Takamatsu (main hal ) melalui jaringan konvensi. Transmisi ini juga dapat dilakukan pada main hall ke ruang eksibisi dan hall kecil lainnya.

Gambar 10.7

121

Gambar 10.8

Gambar 10.9

122

Gambar 10.10 Ruang alih bahasa yang mampu menerjemahkan enam bahasa berbeda. Ruangan ini biasanya menghadap ke ruang konferensi dan dengan bantuan kamera akan memudahkan penerjemah untuk menginterpretasikan apa yang dibicarakan pembicara sehingga hasilnya akurat. IV.5. Keberlangsungan wisata konvesi dan masalah lingkungan Seperti telah dijelaskan, bahwa kegiatan wisata konferensi memiliki lebih sedikit dampak buruk pada lingkungan dibandingkan dengan kegiatan mass tourism. Tetapi masih perlu diperhatikan juga bagaimana meminimalisasi limbah yang dihasilkan oleh kegiatan MICE. Program “Green Globe“ yang dimunculkan oleh The World Travel and Tourism Councils dan International Hotels Environment Initiative merupakan program yang mendukung kegiatan tourism yang ramah lingkungan dan berdampak pada keberlangsungan kegiatan wisata. Kegiatan ini didukung secara langsung oleh 11 grup hotel multinasional dengan 68 nama hotel di lima benua (informasi program ini dapat dilihat pada www.ihei.org). IMEX trade show tahun 2002 menjelaskan secara detil tentang penghematan bagi hotel di seluruh dunia dengan mengetengahkan pendekatan lingkungan. Hotel dapat memonitor penggunaan energi, konsumsi air bersih, pengelolaan limbah, pengelolaan kualitas air limbah, 123

program yang berhubungan dengan masyarakat dan peningkatan lingkungan hidup. Dengan adanya program ini, hotel yang digunakan untuk kegiatan MICE didesain untuk ramah lingkungan dan mengurangi dampak yang ditimbulkan dari kegiatan MICE bagi lingkungan. Website yang berhubungan dengan program ramah lingkungan adalah: www.benchmarkhote.com www.bluegreenmeetings.org. Bluegreen meeting merupakan website yang diperuntukkan bagi PEO, supplier, hotel dan daerah tujuan wisata untuk menyelenggarakan meeting dan event yang bertanggungjawab pada lingkungan. Website ini juga memberikan informasi dan tips dalam memilih tempat yang ramah lingkungan, pemilihan akomdoasi dan fasilitas, komunikasi dan prosedur, contoh aturan mengenai lingkungan, studi kasus, quiz, dan kuesioner yang dikirim ke tempat penyelenggaraan kegiatan MICE atau hotel yang berisi tentang bagaimana hotel dan tempat penyelenggaraan kegiatan MICE mereduksi dampak yang ditimbulkan dari kegiatan MICE yang diselenggarakan terhadap lingkungan. Promosi yang dilakukan untuk memperkenalkan tempat penyelenggaraan kegiatan MICE seperti destinasi baru dan hotel mulai memanfaatkan kemajuan teknologi dengan mengurangi materi cetak yang akan berdampak pada pengurangan sampah dan green issue tampaknya akan berkembang terus dan menjadi isu penting pada tahun-tahun berikutnya. Kegiatan MICE yang dapat diselenggarakan dengan baik oleh penyelenggara yang memiliki pandangan terhadap lingkungan akan menjadi sasaran utama pengguna jasa ini dimasa yang akan datang. Dengan banyaknya kampanye tentang lingkungan serta peraturan yang saat ini telah mengarah pada pemeliharaan lingkungan, akan memberikan keuntungan pada perusahaan penyelenggara yang berorientasi lingkungan.

V. PENUTUP Masa depan industri MICE telah menjelaskan trends pasar kegiatan MICE, dampak perkembangan teknologi pada kegiatan MICE telanh menggunakan video conference, dan tele-conference, kompetisi dalam penyelenggaraan kegiatan MICE, desain fasilitas kegiatan MICE penggunaan tempat secara maksimum menjadi inti setiap penyelenggaraan kegiatan MICE, serta keberlangsungan wisata konvensi dan masalah lingkungan.

124

VI. Tugas/Diskusi Berdasarkan kepentingan masa depan industri MICE yang lebih berfokus pada lingkungan serta program ramah lingkungan penyelenggaraan kegiatan MICE seluruh dunia, maka perlu mengembangkan kegiatan MICE yang lebih terarah serta penggunaan sumberdaya yang tepat bagi lingkungan. Program yang mulai bermunculan di dunia, seperti green globe, bluegreen meeting, merupakan program yang harus mendapat dukungan penuh dari penyelenggara kegiatan MICE agar tercipta kegiatan MICE dan wisata berkelanjutan. Identifikasi program-program yang dimunculkan untuk kelangsungan kegiatan MICE yang berorientasi ramah lingkungan mulai dari penggunaan energi, konsumsi air bersih, pengelolaan limbah, pengelolaan kualitas air limbah serta peningkatan kualitas lingkungan hidup. Berikan pula contoh tempat penyelenggaraan kegiatan MICE yang telah menerapkan program ini. Rencana tempat penyelenggara kegiatan MICE menerapkan program ramah lingkungan tentunya merupakan kegiatan positif dan pastinya mendapatkan banyak dukungan dari berbagai pihak. Merupakan suatu kesuksesan apabila penyelenggara kegiatan MICE mampu menerapkan rencana program ramah lingkungan pada setiap kegiatannya. Meskipun tidak jarang ditemui ketika rencana yang telah disusun dengan baik ternyata tidak dapat dicapai saat penyelenggaraan dan ditemui bahwa setelah kegiatan berakhir lingkungan yang digunakan tidak pula menjadi lebih baik. Identifikasi rencana program ramah lingkungan pada penyelenggaraan kegiatan MICE yang tidak dapat terealisasi dan dampak yang timbul dari kegiatan tersebut. Analisa terhadap penggunaan tempat penyelanggaraan kegiatan MICE, misalnya hotel dan convention centre, yang telah menerapkan program ramah lingkungan dan dampaknya. Website yang berhubungan: www.ihei.org www.benchmarkhotel.com www.bluegreenmeetings.org

125

126

DAFTAR PUSTAKA Buku Bowdin, G., McDonnel, I., Allen, J., dan O’Toole, W., 2003, Event Management, London, Butterworth-Heinemann. Cartwright, G., 1995, Making The of Trade Exhibitions, Oxford, ButterworthHeinemann. Cooper, C., Fletcher, J., Gilbert, D, Wanhill, S., Shepherd, R., (198), Tourism Principle and Practice, Second Edition, Harlow, Pearson Education Limited. Getz, D., 1997, Event Manajement and Event Tourism, New York, Cognizant Communication Corporation. Holloway, J., dan Robinson, C., 1995, Marketing For Tourism, Third Edition, Singapore, Longman Singapore Publisher (Pte) Ltd. Kesrul,. 2004, Meeting Incentive Trip Conference Exhibition, Yogyakarta, Graha Ilmu. Kotler, P., Bowen, J., Makens, J., 1996, Marketing For Hospitality and Tourism, London, Prentice Hall. Noor, Any, 2007, Globalisasi Industri MICE, Bandung, Alfabeta. Pendit, N. 1999, Wisata Konvensi, Potensi Gede Bisnis Besar, Jakarta, PT. Gramedia Pustaka Umum. Rogers, T., 1998, Conference: A Twenty-First Century Industry, Harlow, Addison Wesley Longman. ________., 2003, Conference and Convention, A Global Industry, London Butterwort-Heinemann. Shone, A., 1998, The Business of Conference, Oxford, ButterworthHeinemann. ________. dan Parry, B., 2002, Successful Event Manajement, A Pratical Handbook.

Internet Alford, P., 2002, EIBTM European Meeting and Incentive Report 2002, Mintel International Group Ltd. Website: www.mintel,com 127

Bali Update, 2002. Website: www.balidiscovery.com Conference Online, Website: www.conferenceonline.com.au Convention Network, 2007, Convention Facilities Schematic, Website: www.symbotower.com DOME, 2002, Data On Meetings and Events, Press Release, DOME looking to generation 2 Website: www.domeresearch.com Free Educational Web Tool for Meeting Planners, Website: www.webconference-zone.com IMEX Link, 2007, The Worldwide Exhibition for Incentive Travel, Meetings and Events. Website: www.imex-franfurt.com Kagawa International Conference Centre. Website: www.kagawa-u.ac.jp Meet Britain, 2006, Official for Meeting, Incentive and Conference Organizers. Website: www.visitbritain.com Meeting

Professional Internasional www.mpiweb.org

Web

site,

1997.

Website:

Pacto Confex, 2003. Website: www.pacto-confex.com SITE, 1998. Website: www.site-intl.org The Global Meeting Industry Portal. Website: www.conworld.net TMS Annual Meeting & Exhibition, 2003, Exhibition Prospectua: Tour The Virtual Exhibition. Website: www.trm.org WAVCB, 2006, Western Association of Convention & Visitors Bureaus. Website: www.wacvb.com Wood and Thomas, 2003, UK Local Authority Event: Current Use in Tourism Marketing Strategies, Event Tourism & Destination Management. Website: www.goeg.nau.edu. WTO news, 1999, World Tourism Organisation. Website: www.worldtourism-org _________, 2001, World Tourism Organisation. Website: www.worldtourism-org

128