BUKU PANDUAN Versi 2.0
Pengguna
Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi
Buku Panduan Pengguna Kantaya – Kantor Maya Ver. 2.0 Pusat Pengkajian dan Penerapan Teknologi Informasi dan Elektronika BPP Teknologi Gedung BPPT II Lt. 21 Jl. M.H. Thamrin no.8 Jakarta 10340 Indonesia Telepon : 62-21-3169829 Fax : 62-21-3169811 e-mail :
[email protected] Kunjungi situs kami pada : http://www.dtie.bppt.go.id/kantaya Copyright 2001-2003 oleh P3TIE-BPPT
DAFTAR ISI I. PENDAHULUAN...............................................................IX PERSYARATAN INSTALASI............................................. ix SEKILAS KANTAYA ......................................................... ix Halaman Muka..............................................................ix Agenda ..........................................................................ix Fasilitas .........................................................................ix Buku Alamat .................................................................. x Lemari ............................................................................ x Dimana? ......................................................................... x Proyek ............................................................................ x Forum............................................................................. x Diskusi ........................................................................... x URL Link ....................................................................... x EMAIL........................................................................... x SURAT .......................................................................... x JAJAK PENDAPAT.....................................................xi PENGIRIMAN PESAN................................................xi AUDIO CONFERENCES ............................................xi Profil Administrasi........................................................xi II. GERBANG KANTAYA ..................................................... 1 III. HALAMAN MUKA .......................................................... 2 IV. AGENDA............................................................................ 3 MENU AGENDA ............................................................... 4 Mengisi Kegiatan Pengguna .......................................... 4
Kirim Undangan Kegiatan .............................................6 Konfirmasi Undangan ....................................................7 Daftar Segera Dikerjakan...............................................8 Pencarian ........................................................................8 V. PEMESANAN FASILITAS ...............................................9 MENU PEMESANAN FASILITAS .....................................9 Pemesanan Fasilitas Secara Cepat ...............................10 Pemesanan Fasilitas Detail...........................................10 Pembatalan Pemesanan ................................................12 List Fasilitas .................................................................12 VI. BUKU ALAMAT .............................................................13 MENU BUKU ALAMAT ..................................................13 Input Data Koresponden ..............................................13 Mencari Koresponden ..................................................14 Menampilkan Daftar Koresponden ..............................14 Menampilkan Data Detail Koresponden......................15 Menghapus Data Koresponden ....................................15 VII. LEMARI .........................................................................16 MENU LEMARI ...............................................................16 Buat Direktori Baru......................................................16 Buat SUB Direktori......................................................17 Menyimpan File (UPLOAD) Dalam Direktori ............17 Menghapus File............................................................18 Mencari File .................................................................18
Menyimpan File (download) ke harddisk/disket ......... 19 DiREKTORI BERSAMA............................................ 19 VIII. DIMANA? ..................................................................... 20 MENU DIMANA? ............................................................ 20 Memasukkan Data Keberadaan Pengguna Terkini...... 21 Menampilkan Daftar Keberadaan Pengguna Berdasarkan Unit ......................................................... 21 Menampilkan Daftar Keberadaan Pengguna Berdasarkan Alphabet.................................................. 22 Mencari Keberadaan Seseorang................................... 22 Manampilkan Pengguna Yang Sedang Online ............ 22 IX. PROYEK .......................................................................... 23 MENU SUBMODUL LIST PROYEK............................... 23 Pendaftaran Proyek ...................................................... 24 Menampilkan Proyek ................................................... 24 Ubah Data Proyek (Khusus koordinator proyek)......... 25 A. Mitra proyek............................................................ 25 B. Personil Proyek ....................................................... 26 C. Jadwal Proyek ......................................................... 27 D. Laporan Kemajuan Proyek...................................... 27 E. Dokumentasi dan Forum Diskusi ............................ 28 SUBMODUL TIME SHEET............................................. 28 SUBMODUL PEMAKAIAN PERSONIL ......................... 29 Pencarian...................................................................... 29 X. FORUM.............................................................................. 30 MENU FORUM ............................................................... 30 Menampilkan Daftar Forum ........................................ 30
Penambahan Forum Baru.............................................30 Penambahan Topik Baru ..............................................31 Menanggapi Topik .......................................................31 Pencarian Topik ...........................................................31 Penghapusan Topik Atau Forum..................................32 XI. DISKUSI...........................................................................34 MENU DISKUSI ..............................................................34 Pendaftaran Kamar Diskusi..........................................34 Berdiskusi.....................................................................35 XII. URL LINK ......................................................................36 MENU URL LINK ............................................................36 Pembuatan Direktori ....................................................36 Pembuatan SUB Direktori ...........................................37 Pendaftaran URL..........................................................37 Hapus Direktori............................................................38 Edit url..........................................................................38 Hapus URL ..................................................................38 Cari URL......................................................................38 XIII. EMAIL...........................................................................39 MENU EMAIL..................................................................39 Daftar EMAIL..............................................................39 Kirim EMAIL ..............................................................41 Direktori EMAIL .........................................................42 DAFTAR Alamat .........................................................42 Konfigurasi...................................................................43 XIV. SURAT...........................................................................44
MENU SUBMODUL SURAT MASUK ............................ 44 Pendaftaran SURAT MASUK..................................... 45 Menampilkan SURAT MASUK.................................. 46 Ubah Data SURAT MASUK (Khusus PENERIMA SURAT MASUK)........................................................ 47 DISPOSISI SURAT MASUK ..................................... 48 Menghapus Disposisi ................................................... 49 MENU SUBMODUL SURAT KELUAR ................... 50 Pendaftaran SURAT KELUAR ................................... 51 Menampilkan SURAT KELUAR ................................ 52 Ubah Data SURAT KELUAR (Khusus PENERIMA SURAT KELUAR)...................................................... 53 MENU SUBMODUL TEMPLATE SURAT...................... 54 PENDAFTARAN TEMPLATE SURAT BARU ........ 55 MENAMPILKAN DETAIL TEMPLATE SURAT DAN DOWNLOAD TEMPLATE SURAT ................ 56 MENGUBAH data template Surat............................... 57 upload file template surat............................................. 58 XV. JAJAK PENDAPAT (POLLING) ................................ 59 MENU JAJAK PENDAPAT ............................................. 59
PeNGISIAN JAJAK PENDAPAT...............................59 MELIHAT HASIL JAJAK PENDAPAT ....................60 XVI. PENGIRIMAN PESAN................................................61 MENU Pengiriman PESAN .............................................61 KIRIM PESAN ............................................................61 BACA DAN JAWAB PESAN.....................................62 LIHAT PESAN YANG TERSIMPAN........................62 XVII. AUDIO CONFERENCES ..........................................63 PERSYARATAN APLIKASI..............................................63 Instalasi Speak freely .......................................................64 Penggunaan Speak freely.................................................64 XVIII. PROFIL ......................................................................66 MENU PROFIL UNTUK PENGGUNA ...........................66 Edit Data Pribadi ..........................................................66 Menambah Dan Mengedit Grup ..................................67 Memilih Keanggotaan Grup.........................................68 Memilih Warna Tampilan ............................................68
DAFTAR GAMBAR GAMBAR II.1. TAMPILAN AWAL KANTAYA....................................................................................................................................1 GAMBAR II.2. PILIHAN MODUL .......................................................................................................................................................1 GAMBAR III.1. HALAMAN MUKA ....................................................................................................................................................2 GAMBAR IV.1. TAMPILAN AWAL MODUL AGENDA ........................................................................................................................3 GAMBAR IV.2. AGENDA KEGIATAN MINGGUAN .............................................................................................................................3 GAMBAR IV.3. AGENDA KEGIATAN BULANAN ...............................................................................................................................4 GAMBAR IV.4. PENAMBAHAN LANGSUNG KEGIATAN BARU...........................................................................................................4 GAMBAR IV.5. ISI KEGIATAN DETAIL .............................................................................................................................................4 GAMBAR IV.6. ISI KEGIATAN DENGAN PENGULANGAN ...................................................................................................................5 GAMBAR IV.7. ISI KEGIATAN DENGAN FASILITAS ...........................................................................................................................5 GAMBAR IV.8. SHARING KEGIATAN ................................................................................................................................................6 GAMBAR IV.9. KIRIM UNDANGAN ..................................................................................................................................................6 GAMBAR IV.10. DAFTAR PENGGUNA YANG DIUNDANG .................................................................................................................7 GAMBAR IV.11. KONFIRMASI BISA .................................................................................................................................................7 GAMBAR IV.12. KONFIRMASI TIDAK BISA ......................................................................................................................................7 GAMBAR IV.13. DAFTAR SEGERA DIKERJAKAN ..............................................................................................................................8 GAMBAR IV.14. KEGIATAN SEGERA DIKERJAKAN BARU ................................................................................................................8 GAMBAR IV.15. PENCARIAN ...........................................................................................................................................................8 GAMBAR IV.16. PENCARIAN ...........................................................................................................................................................8 GAMBAR V.1. TAMPILAN AWAL MODUL FASILITAS .......................................................................................................................9 GAMBAR V.2. PEMESANAN FASILITAS MINGGUAN .........................................................................................................................9 GAMBAR V.3. PEMESANAN FASILITAS BULANAN ..........................................................................................................................10 GAMBAR V.4. PEMESANAN CEPAT ................................................................................................................................................10 GAMBAR V.5. PEMESANAN DETAIL ...............................................................................................................................................10 GAMBAR V.6. INFORMASI PEMESANAN .........................................................................................................................................11 GAMBAR V.7. LIST FASILITAS .......................................................................................................................................................11 ii
GAMBAR VI.1. TAMPILAN AWAL MODUL BUKU ALAMAT ............................................................................................................13 GAMBAR VI.2. DAFTAR KORESPONDEN ........................................................................................................................................13 GAMBAR VI.3. PENAMBAHAN KORESPONDEN ...............................................................................................................................14 GAMBAR VI.4. PENCARIAN KORESPONDEN ...................................................................................................................................14 GAMBAR VII.1. TAMPILAN AWAL MODUL LEMARI ......................................................................................................................16 GAMBAR VII.2. BUAT DIREKTORI BARU .......................................................................................................................................16 GAMBAR VII.3. DAFTAR ISI DIREKTORI ........................................................................................................................................17 GAMBAR VII.4. BUAT SUB DIREKTORI ..........................................................................................................................................17 GAMBAR VII.5. UPLOAD FILE .......................................................................................................................................................17 GAMBAR VII.6. DAFTAR FILE .......................................................................................................................................................18 GAMBAR VII.7. KONFIRMASI PENGHAPUSAN ................................................................................................................................18 GAMBAR VII.8. PENCARIAN FILE ..................................................................................................................................................18 GAMBAR VII.9. PENYIMPANAN FILE .............................................................................................................................................19 GAMBAR VII.10. NAVIGASI DIREKTORI ........................................................................................................................................19 GAMBAR VIII.1. TAMPILAN AWAL MODUL DIMANA ...................................................................................................................20 GAMBAR VIII.2. KEBERADAAN .....................................................................................................................................................21 GAMBAR VIII.3. PILIHAN UNIT .....................................................................................................................................................21 GAMBAR VIII.4. KETERANGAN KEBERADAAN ..............................................................................................................................21 GAMBAR VIII.5. PENCARIAN .........................................................................................................................................................22 GAMBAR VIII.6. STATUS ONLINE ..................................................................................................................................................22 GAMBAR IX.1. TAMPILAN AWAL MODUL PROYEK ......................................................................................................................23 GAMBAR IX.2. PENDAFTARAN PROYEK ........................................................................................................................................24 GAMBAR IX.3. LINK DETAIL .........................................................................................................................................................25 GAMBAR IX.4. DAFTAR MITRA .....................................................................................................................................................25 GAMBAR IX.5. PENDAFTARAN MITRA PROYEK .............................................................................................................................26 GAMBAR IX.6. DETAIL MITRA PROYEK ........................................................................................................................................26 GAMBAR IX.7. PERSONIL PROYEK ................................................................................................................................................27 GAMBAR IX.8. PERSONIL PROYEK ................................................................................................................................................27 iii
GAMBAR IX.9. JADWAL PROYEK BULANAN ..................................................................................................................................28 GAMBAR IX.10. LAPORAN KEMAJUAN PROYEK ............................................................................................................................28 GAMBAR IX.11. SUBMODUL TIME SHEET......................................................................................................................................29 GAMBAR IX.12. SUBMODUL PEMAKAIAN PERSONIL .....................................................................................................................29 GAMBAR X.1. TAMPILAN AWAL MODUL FORUM DISKUSI ............................................................................................................30 GAMBAR X.2. DAFTAR TOPIK DALAM SUATU FORUM ..................................................................................................................31 GAMBAR X.3. PENDAFTARAN TOPIK BARU ...................................................................................................................................31 GAMBAR X.4. TOPIK PILIHAN DAN DAFTAR TANGGAPAN .............................................................................................................32 GAMBAR X.5. PENCARIAN DAN PENGHAPUSAN TOPIK ...................................................................................................................32 GAMBAR X.6. TOPIK PILIHAN DAN DAFTAR TANGGAPAN .............................................................................................................33 GAMBAR XI.1. TAMPILAN AWAL MODUL DISKUSI .......................................................................................................................34 GAMBAR XI.2. DAFTAR PENGGUNA ..............................................................................................................................................35 GAMBAR XI.3. RUANG DISKUSI ....................................................................................................................................................35 GAMBAR XII.1. TAMPILAN AWAL .................................................................................................................................................36 GAMBAR XII.2. BUAT DIREKTORI BARU .......................................................................................................................................36 GAMBAR XII.3. DAFTAR ISI DIREKTORI ........................................................................................................................................37 GAMBAR XII.4. BUAT SUB DIREKTORI ..........................................................................................................................................37 GAMBAR XII.5. BUAT URL BARU ................................................................................................................................................37 GAMBAR XII.6. PENCARIAN URL .................................................................................................................................................38 GAMBAR XII.7. PENCARIAN URL .................................................................................................................................................38 GAMBAR XIII.1. TAMPILAN AWAL (LOGIN DAN PASSWORD)........................................................................................................39 GAMBAR XIII.2. DAFTAR SURAT ..................................................................................................................................................39 GAMBAR XIII.3. BACA SURAT ......................................................................................................................................................40 GAMBAR XIII.4. KIRIM SURAT ......................................................................................................................................................41 GAMBAR XIII.5. DIREKTORI SURAT ..............................................................................................................................................42 GAMBAR XIII.6. ALAMAT SURAT..................................................................................................................................................42 GAMBAR XIII.7. KONFIGURASI .....................................................................................................................................................43 GAMBAR XIV.1. TAMPILAN AWAL MODUL SURAT ......................................................................................................................44 iv
GAMBAR XIV.2. PENDAFTARAN SURAT MASUK ...........................................................................................................................45 GAMBAR XIV.3. DETAIL SURAT MASUK ......................................................................................................................................46 GAMBAR XIV.4. MENGUBAH DATA SURAT MASUK .....................................................................................................................47 GAMBAR XIV.5. DISPOSISI SURAT MASUK ...................................................................................................................................48 GAMBAR XIV.6. DETAIL SURAT MASUK DENGAN DISPOSISINYA .................................................................................................49 GAMBAR XIV.7. TAMPILAN AWAL SUBMODUL SURAT KELUAR ..................................................................................................50 GAMBAR XIV.8. PENDAFTARAN SURAT KELUAR..........................................................................................................................51 GAMBAR XIV.9. DETAIL SURAT KELUAR .....................................................................................................................................52 GAMBAR XIV.10. MENGUBAH DATA SURAT KELUAR ..................................................................................................................53 GAMBAR XIV.11. TAMPILAN AWAL SUBMODUL TEMPLATE SURAT .............................................................................................54 GAMBAR XIV.12. PENDAFTARAN TEMPLATE SURAT BARU ..........................................................................................................55 GAMBAR XIV.13. DETAIL TEMPLATE SURAT ................................................................................................................................56 GAMBAR XIV.14. MENGUBAH DATA TEMPLATE SURAT ..............................................................................................................57 GAMBAR XIV.15. UPLOAD FILE TEMPLATE SURAT ......................................................................................................................58 GAMBAR XV.1. ISIAN JAJAK PENDAPAT .......................................................................................................................................59 GAMBAR XV.2. HASIL JAJAK PENDAPAT ......................................................................................................................................60 GAMBAR XV.3. DETAIL HASIL JAJAK PENDAPAT .........................................................................................................................60 GAMBAR XVI.1. LIST PENGGUNA ONLINE ....................................................................................................................................61 GAMBAR XVI.2. KIRIM PESAN ......................................................................................................................................................61 GAMBAR XVI.3. LIST PESAN YANG MASUK .................................................................................................................................62 GAMBAR XVI.4. LIHAT PESAN DARI PENGGUNA LAIN ..................................................................................................................62 GAMBAR XVII.1. APLIKASI SPEAK FREELY ..................................................................................................................................63 GAMBAR XVII.2. DOWNLOAD SPEAK FREELY DARI LEMARI ........................................................................................................64 GAMBAR XVII.3. LIST PENGGUNA ONLINE ...................................................................................................................................64 GAMBAR XVII.4. SAMBUNG KE KANTAYA ...................................................................................................................................64 GAMBAR XVII.5. LOGIN KE KANTAYA .........................................................................................................................................65 GAMBAR XVII.6. PANGGIL PENGGUNA LAIN ................................................................................................................................65 GAMBAR XVII.7. PERCAKAPAN ONLINE .......................................................................................................................................65 v
GAMBAR XVIII.1. TAMPILAN AWAL .............................................................................................................................................66 GAMBAR XVIII.2. TAMBAH UNIT KERJA ......................................................................................................................................66 GAMBAR XVIII.3. TAMBAH GRUP ................................................................................................................................................67 GAMBAR XVIII.4. DAFTAR GRUP .................................................................................................................................................67 GAMBAR XVIII.5. EDIT GRUP .......................................................................................................................................................68 GAMBAR XVIII.6. EDIT GRUP .......................................................................................................................................................68 GAMBAR XVIII.7. DAFTAR ANGGOTA GRUP ................................................................................................................................68
vi
LISENSI PERANGKAT LUNAK PERKANTORAN KANTAYA Perangkat Lunak KANTAYA merupakan hasil dari Proyek Computer Literacy Sub Kegiatan Pengembangan Perangkat Lunak Berbahasa Indonesia (P2LBI) Tahun Anggaran 2001 BPPT. Perangkat Lunak ini disebarluaskan secara gratis (free software) dan tanpa garansi apapun dengan menggunakan lisensi GNU General Public Lisence (GPL) versi 2 yang dipublikasikan oleh Free Software Foundation. Semua hak cipta dari logo serta produk yang disebut dalam buku ini adalah milik masing-masing pemegang haknya, kecuali disebutkan lain. PENERBIT : Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi (BPPT)
Tahun terbit : 2003
Lisensi Dokumentasi Hak Cipta 2001-2003, BPPT Diperkenankan untuk menyalin dan memperbanyak Dokumentasi dengan persyaratan sebagai berikut : 1.
Menyertakan pernyataan hak cipta dan persyaratan yang terdapat dalam GPL versi 2.
2.
Tidak diperkenankan menambah, mengurangi dan menghapus lisensi.
3.
Tidak diperkenankan untuk menambahkan restriksi baik secara teknis maupun legal sehingga dokumentasi tidak dapat disalin dan diperbanyak secara bebas.
Diperkenankan untuk melakukan modifikasi atau perubahan terhadap Dokumentasi dengan ketentuan sebagai berikut : 1.
Mempertahankan pernyataan hak cipta yang terdapat dalam dokumentasi.
2.
Membuat pernyataan hak cipta mengenai perubahan-perubahan yang telah dilakukan.
vii
KATA PENGANTAR Pada masa ini, informasi merupakan suatu aset sangat penting yang harus dengan cepat disebarkan maupun diterima oleh mereka yang membutuhkan. Terutama oleh mereka yang bekerja dalam satu tim maupun kelompok di mana informasi apapun dari salah seorang anggota tim merupakan masukkan bagi anggota lainnya. Permintaan untuk mengadakan rapat bagi satu tim, harus segera diketahui oleh dan harus disesuaikan dengan jadwal masing-masing anggota tim. Penggunaan satu aset bersama, misalnya ruang rapat, adalah contoh lain perlunya sistim dan penyebaran informasi yang benar dan cepat. Pameo yang sering didengungkan dalam era informasi ini adalah anything, any time, any where (apa saja, kapan saja dan di mana saja). Informasi yang dibutuhkan dapat merupakan konvergensi dari beberapa format data seperti text, gambar dan suara. Informasi tersebut harus dapat diakses kapan saja, dalam arti tingkat ketersediaan (availability) yang tinggi dan informasi tersebut harus dapat diperoleh darimana saja posisi mereka yang membutuhkan. Kebutuhan akan informasi seperti ini mengalami kendala terutama karena keberadaan para pengguna yang dinamis dan jumlahnya yang semakin bertambah besar.
jaringan internet, di mana pengguna yang banyak dan arus informasi timbal – balik bisa dilayani secara bersamaan. Oleh karena itu, di atas jaringan internet itulah dapat dikembangkan satu perangkat lunak yang memungkinkan banyak orang berkomunikasi, bertukar data dan membagi informasi, yang dinamakan KANTAYA. KANTAYA merupakan perangkat lunak yang menjadi solusi untuk permasalahan yang disebutkan diatas. Selain itu, KANTAYA merupakan suatu perangkat lunak yang istimewa karena berbahasa Indonesia. Ini diharapkan dapat memudahkan dan memacu penggunaannya bagi masyarakat Indonesia sehingga juga meningkatkan kinerja kerjanya secara nyata.
Teknik konvensional melalui broadcasting (TV, radio) maupun peer-to-peer (telepon) mempunyai keterbatasan dalam jumlah pengguna maupun arus informasi yang hanya satu atau dua arah. Teknologi yang memungkinkan adalah melalui
viii
I. PENDAHULUAN Buku Panduan Penggunaan Kantaya ver. 2.0 terdiri dari dua bagian yaitu 1.
Panduan Pengguna untuk pengguna
2.
Panduan Administrator untuk pelaku manajemen penggunaan aplikasi KANTAYA di perusahaan
Panduan Pengguna terdapat dalam buku ini Bab IV s.d. Bab XIII. Sedangkan Panduan Administrator terdapat pada Bab XIV.
PERSYARATAN INSTALASI Untuk dapat menggunakan aplikasi KANTAYA diperlukan pendukung sebagai berikut : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Web Server disarankan menggunakan (www.apache.org) Program database MySQL (www.mysql.com) Linux (www.linux.org) PHP4 (www.php.net) Processor Pentium 133 Mhz Memory 32 MB Hard Disk Space 1 GB
Apache
SEKILAS KANTAYA KANTAYA merupakan perangkat lunak berbahasa Indonesia yang menjadi solusi untuk masalah komunikasi, organisasi dan koordinasi dalam suatu perusahaan, sehingga kebutuhan dalam perusahaan dapat dilakukan dengan cara yang lebih effektif. HALAMAN MUKA Bagian penting dalam penggunaan KANTAYA untuk pemilihan modul-modul yang diinginkan. Keterangan mengenai setiap modul juga diberikan di bagian ini. AGENDA Modul Agenda Kegiatan berfungsi sebagai alat untuk mencatat, mengingatkan dan menunjukkan rencana kegiatan pengguna. Tamu dapat melihat rencana kegiatan pengguna tanpa dapat melakukan perubahan. FASILITAS Dalam modul ini pengguna dapat melakukan pemesanan fasilitas perusahaan yang akan digunakan untuk suatu kegiatan. Daftar pemesanan ditampilkan untuk menunjukkan jadwal pemakaian semua fasilitas yang ada.
ix
BUKU ALAMAT
FORUM
Berfungsi sebagai tempat di mana pengguna bisa menuliskan data-data mengenai korespondennya, baik perusahaan maupun pribadi. Hal ini mempermudah dan mempercepat komunikasi. Data-data yang dimiliki dapat dibagikan kepada pengguna lainnya dengan akses tertentu.
Berita perusahaan maupun berita umum terkini ditampilkan pada bagian forum dalam bentuk daftar topik-topik. Setiap pengguna bisa bertukar informasi mengenai suatu topik; membuat topik berita baru atau mengirimkan opini tentang topik tertentu.
LEMARI
Bagian ini lebih sering dikenal dengan istilah chatting. Beberapa pengguna dapat saling bertukar informasi atau berkomunikasi secara langsung/online melalui jaringan internet. Namun komunikasi ini hanya dapat diikuti oleh orang yang terdaftar/diundang.
Lemari/Folder adalah alat untuk menyimpan dan mengatur direktori-direktori dan file-file milik pengguna. Pengguna juga dapat mengakses lemari penyimpanan dari pengguna lainnya atau perusahaan yang memiliki ijin akses sehingga informasi yang dibutuhkan dapat segera didapatkan tanpa harus menunggu pertemuan. DIMANA? Keberadaan seorang pegawai mempengaruhi kegiatan perusahaan, terutama dalam keadaan mendesak. Karena itu, modul ini menyediakan informasi keberadaan pengguna pada saat terakhir; di dalam kantor, di luar kantor, sedang rapat atau tidak masuk. PROYEK Pada umumnya pekerjaan dalam suatu perusahaan terdiri dari beberapa proyek. Untuk pengaturan setiap proyek diperlukan koordinasi yang baik. Dalam modul ini, pengguna dapat mengatur dan melihat proyek-proyek yang sedang berlangsung termasuk jadwal, personil yang terlibat, fasilitas yang digunakan dan informasi lainnya, sehingga apabila merencanakan suatu proyek baru penyusunan dapat dilakukan secara efektif.
DISKUSI
URL LINK Alamat WEB page yang paling diminati – paling banyak 10 – dapat disimpan di bagian ini. Informasi tentang WEB favorit ini pun dapat terlihat secara otomatis tanpa perlu mengunjungi site tersebut. EMAIL Mail client yang membantu pengguna dalam pengorganisasian emailnya baik mengambil e-mail dari mail server, melihat, menyimpan, menghapus, mengirim atau membalas e-mail. Protokol yang dapat digunakan adalah POP3, SMTP dan IMAP. SURAT Administrasi surat-menyurat baik surat masuk, surat keluar, pemilihan template surat maupun disposisi surat yang diterima.
x
JAJAK PENDAPAT Fasilitas polling atau jajak pendapat yang mana seluruh pengguna Kantaya berdasarkan tingkat unit kerja yang telah ditetapkan dapat berpartisipasi menyalurkan pendapatnya. PENGIRIMAN PESAN Fasilitas kepada pengguna kantaya untuk mengirimkan pesan kepada pengguna lain baik yang sedang online ataupun yang sedang off line. AUDIO CONFERENCES Menambah fasilitas diskusi yang telah ada di kantaya sehingga pengguna dapat melakukan diskusi secara online dengan bercakap-bercakap secara langsung dengan pengguna lain melalui komputer. PROFIL ADMINISTRASI Modul ini hanya dapat diakses oleh Administrator dan dibahas lebih lanjut dalam Bab XIV Panduan Administrator KANTAYA.
xi
II. GERBANG KANTAYA
Gambar II.1. Tampilan Awal KANTAYA Untuk masuk dalam penggunaan KANTAYA: 1. 2.
pada tampilan pertama (gambar II.1) yang masukkan nama dan password pengguna. anda akan masuk pada tampilan kedua (gambar II.2) yaitu modul agenda. Pada kolom teratas anda akan melihat pilihan modul-modul Kantaya. Tekanlah pada bagian modul yang ingin anda kerjakan.
Gambar II.2. Pilihan Modul
1
III. HALAMAN MUKA Gambar III.1. Halaman Muka
Modul ini merupakan rangkuman dari sebagian besar modul dan program yang penting dalam KANTAYA. Untuk melakukan perubahan dapat pada modul di Halaman Muka ini namun sebaiknya dilakukan pada modul tersebut secara langsung. Rangkuman yang ada pada halaman muka ini adalah 1.
Agenda pengguna pada hari tersebut
2.
Pesan dari pengguna lain
3.
List proyek dimana pengguna terdaftar
4.
Undangan diskusi
5.
Topik forum yang diikuti oleh pengguna.
6.
List URL Link (hanya 10 link teratas)
Sedangkan pada kkolom Navigasi di sebelah kiri ditampilakn : a.
Navigasi untuk agenda kegiatan
b.
Daftar segera dikerjakan pada kolom navigasi sebelah kiri.
c.
Hasil ataupun form isian untuk jajak pendapat.
Keterangan lebih detail dapat diperoleh pada manual masingmasing modul diatas.
2
IV. AGENDA Gambar IV.1. Tampilan Awal Modul Agenda
Modul Agenda Kegiatan berfungsi sebagai alat untuk mencatat rencana kegiatan baik dalam waktu tertentu maupun harian. Tampilan awal modul ini adalah agenda kegiatan harian pada tanggal tersebut (gambar IV.1). Setiap pengguna dapat mendaftarkan dan mengedit semua aktifitas hariannya dengan menuliskan nama kegiatan, jenis, waktu, lokasi dan keterangan. Aktifitas dapat berupa rapat, dinas luar, appointment, training, cuti, libur, mengajar dan lainnya dengan pengaturan waktu menggunakan jam ataupun sebagai kegiatan yang berlangsung sepanjang hari itu. Jadwal kegiatan dapat dilihat secara harian, mingguan, dan bulanan. Hari libur/minggu, jam kerja serta selang waktu di set oleh administrator (hanya sebagai pemberitahuan, bukan mematikan aktifitas).
Gambar IV.2. Agenda Kegiatan Mingguan
Dalam modul ini juga tersedia fasilitas untuk mengingatkan pengguna akan aktifitas yang harus dia kerjakan. Pengguna dapat mengatur fungsi pengingat itu sebagaimana diperlukan. Selain itu, dalam modul ini juga terdapat fasilitas undangan dimana pengguna dapat mengirimkan undangan kepada pengguna lainnya dan melakukan konfirmasi akan undangan yang masuk. Pengguna lainnya juga dapat melihat daftar undangan yang telah mengkonfirmasikan kehadirannya. Modul ini dapat dishare ke pengguna lainnya sehingga pengguna lainnya dapat melihat kegiatan dari pengguna yang bersangkutan termasuk saat sibuk dari pengguna.
3
Gambar IV.3. Agenda Kegiatan Bulanan
MENU AGENDA 1.
2. 3. 4. 5. 6.
Mengisi kegiatan pengguna a. Secara Cepat b. Secara Detail Mengirimkan undangan kegiatan ke pengguna lain. Sharing/menampilkan kegiatan pada pengguna lain Mengkonfirmasikan undangan dari pengguna lain. Membuat daftar hal yang harus segera dikerjakan Mencari informasi kegiatan
MENGISI KEGIATAN PENGGUNA Gambar IV.4. Penambahan Langsung Kegiatan Baru
Gambar IV.5. Isi Kegiatan Detail
A. Mengisi Kegiatan Pengguna Secara Cepat (Langsung) 1.
Isi judul kegiatan pada kolom kanan di bagian Penambaha Langsung Kegiatan Baru (Gambar IV.4)
2.
Tekan tombol SIMPAN.
B. Mengisi Kegiatan Pengguna Secara Detail 1.
Klik pada Waktu pada bagian Agenda Harian (Gambar IV.1) atau tekan tombol TAMBAH sehingga muncul form detail Kegiatan Baru (gambar IV.5).
2.
Lengkapi semua data yang diminta •
Jika kegiatan merupakan kegiatan yang dilakukan secara berulang (setiap hari/minggu dan lain-lain), klik pada bagian pengulangan sehingga muncul form seperti pada gambar IV.6.
4
Gambar IV.6. Isi Kegiatan dengan Pengulangan
Gambar IV.7. Isi Kegiatan dengan Fasilitas
•
Pengulangan dapat dilakukan sampai dengan tanggal yang ditentukan oleh pengguna atau tanpa batas waktu. Namun demikian, pemilihan tanpa batas waktu terbatas oleh waktu dalam sistem yang ditentukan oleh administrator.
•
Apabila dibutuhkan fasilitas dalam kegiatan tersebut, klik bagian fasilitas. (Gambar IV.7 )
•
Kegiatan dapat ditampilkan kepada pengguna lainnya atau sebagian pengguna atau hanya sebagai kegiatan pribadi. Secara default, kegiatan hanya merupakan kegiatan pribadi. Untuk mengubahnya klik bagian ditampilkan, dan tentukan penampilan yang diinginkan (Gambar IV.8 )
•
Selanjutnya untuk langsung mengirimkan undangan kepada pengguna lain untuk menghadiri kegiatan tersebut klik di bagian undangan.
•
Bila semua data telah diisi, tekan tombol simpan. Kegiatan yang baru akan muncul pada form agenda kegiatan. Selanjutnya untuk melihat detail kegiatan yang telah diisi, klik pada judul kegiatan.
•
Untuk membatalkan/menghapus suatu kegiatan, tekan tombol HAPUS Ini akan menghapus kegiatan.
5
Gambar IV.8. Sharing Kegiatan SHARING AGENDA KEGIATAN 1.
Klik pada bagian ditampilkan. (gambar IV.8)
2.
Sharing dapat diberikan kepada publik atau unit/grup/pengguna tertentu. Jika tidak ada unit/grup/pengguna yang dipilih, berarti kegiatan tidak di bagi-tampil kepada siapa pun.
3.
Apabila kegiatan di sharing secara penuh, maka orang yang mendapat hak sharing tersebut dapat melihat kegiatan anda secara detail. Apabila memilih hanya tanda sibuk maka pada waktu dimana anda mempunyai kegiatan, orang tersebut hanya akan melihat kata “SIBUK”
Gambar IV.9. Kirim Undangan
KIRIM UNDANGAN KEGIATAN 1.
Bila undangan ini adalah untuk kegiatan yang telah ada/diisi, maka klik pada judul kegiatan di agenda kegiatan sehingga masuk ke detail kegiatan.
2.
Klik pada bagian undangan. (gambar IV.9)
3.
Jika hendak mengirimkan undangan pada beberapa unit/grup/orang, klik pada nama orang-orang tersebut sambil menekan tombol CTRL pada keyboard.
4.
Pengiriman undangan ini dapat pula dilakukan dengan melalui email ataupun SMS (bila modem untuk SMS terpasang di server). Alamat Email ataupun No HP akan diambil secara langsung dari isian pada profile masingmasing pengguna.
6
Gambar IV.10. Daftar Pengguna Yang Diundang
5.
Klik SIMPAN PERUBAHAN
6.
Anda dapat melihat daftar orang yang diundang dan konfirmasinya dengan mengklik pada kata lihat di bagian konfirmasi yang diundang pada undangan ke pengguna lain (Gambar IV.10)
KONFIRMASI UNDANGAN 1.
Pada bagian undangan dari pengguna lain (Gambar IV.11 kanan bawah) terdapat dua tombol untuk konfirmasi undangan, BISA dan TIDAK.
2.
Bila anda menyatakan dapat ikut kegiatan yang diundang, tekan tombol BISA dan kemudian muncul kotak pesan (gambar IV.11). Tekan tombol TUTUP.
3.
Bila TIDAK, akan muncul kotak pesan (gambar IV.12) untuk mewakilkan undangan kepada seseorang beserta alasan ketidak-hadiran. Tekan tombol KIRIM.
4.
Pada bagian undangan ini, anda dapat juga melihat detail dari kegiatan yang mana anda diundang namun anda tidak dapat melakukan perubahan. Klik pada judul kegiatan di bagian undangan tersebut.
5.
Konfirmasi dapat diubah walaupun konfirmasi yang berlainan sebelumnya.
Gambar IV.11. Konfirmasi Bisa
Gambar IV.12. Konfirmasi Tidak Bisa
sudah
terjadi
7
Gambar IV.13. Daftar Segera Dikerjakan
Gambar IV.14. Kegiatan Segera Dikerjakan Baru
DAFTAR SEGERA DIKERJAKAN 1.
Bagian ini untuk mengingatkan pengguna akan hal-hal yang harus segera dikerjakan. (Gambar IV.13)
2.
Untuk menambah kegiatan yang harus segera dikerjakan klik tambah baru sehingga muncul form pengisian tugas segera dikerjakan (Gambar IV.14).
3.
Setelah selesai mengisi data, klik tombol SIMPAN. Kegiatan akan langsung muncul di daftar segera dikerjakan.
4.
Untuk menghapus kegiatan yang sudah selesai, klik pada tombol X.
PENCARIAN
Gambar IV.15. Pencarian
1.
Anda dapat langsung menuliskan judul yang diinginkan (Gambar IV.15), tekan tombol CARI.
2.
Dapat juga menggunakan pencarian detail (Gambar IV.16) berdasarkan tipe tertentu, pada judul atau deskripsi. Ketik kata kuncinya dan tekan CARI.
Gambar IV.16. Pencarian
8
V. PEMESANAN FASILITAS Gambar V.1. Tampilan Awal Modul Fasilitas Modul pemesanan fasilitas berfungsi sebagai tempat di mana pengguna dapat melakukan pemesanan terhadap suatu fasilitas perusahaan atau instansi yang akan digunakan dalam melakukan suatu kegiatan. Pendaftaran fasilitas yang dimiliki oleh perusahaan hanya dapat dilakukan oleh administrator. Pada saat pertama anda masuk modul ini, akan ditampilkan daftar pesanan harian pada hari tersebut untuk fasilitas yang terpilih (umumnya, yang pertama dalam drop down pilih fasilitasdi navigasi). Gambar V.1.
MENU PEMESANAN FASILITAS 1.
Pemesanan Fasilitas a.
Gambar V.2. Pemesanan Fasilitas Mingguan
b.
Secara cepat Æ hanya untuk satu hari tertentu Detail Æ (hari/minggu/bulan)
Pemesanan
berulang
2.
Pembatalan Pemesanan
3.
List Fasilitas
4.
Pendaftaran fasilitas hanya dapat dilakukan administrator. Lihat panduan administrator.
oleh
9
Gambar V.3. Pemesanan Fasilitas Bulanan
PEMESANAN FASILITAS SECARA CEPAT 1.
Lakukan pemesanan pada bagian pemesanan di kolom sebelah kiri (gambar V.4)
2.
Pilih tanggal pemesanan. Dapat menggunakan bantuan kalendar dengan mengklik gambar calculator.
3.
Pilih jam mulai dan jam selesai pemakaian fasilitas. (Jam Pemesanan) Klik tombol PESAN. Kesalahan pilihan/format tanggal dan jam akan diberi peringatan.
4.
Apabila pemesanan anda berhasil dilakukan, pada kolom sebelah kanan akan muncul pesan sukses pemesanan. Untuk kepastian, anda dapat mengklik tanggal pemesanan pada kalendar di kolom kiri atas sehingga keluar daftar pemesanan pada tanggal tersebut.
Gambar V.4. Pemesanan Cepat
PEMESANAN FASILITAS DETAIL
Gambar V.5. Pemesanan Detail
1.
Pada bagian pemesanan di kolom navigasi sebelah kiri, klik pada kata Pesan Detail maka anda akan masuk pada form Pemesanan Fasilitas Detail. (Gambar V.5)
2.
Isi keperluan pemesanan.
3.
Pilih tanggal mulai dan tanggal selesai; dapat menggunakan bantuan kalendar. Bila pemesanan hanya untuk satu hari, tanggal selesai diisi sama dengan tanggal mulai. Pilih jam pemakaian.
10
Gambar V.6. Informasi Pemesanan
4.
Untuk pemesanan berulang, pilih untuk tiap hari atau tiap minggu atau tiap bulan atau setiap minggu ke-n setiap bulan. Perhatikan tanggal mulai dan tanggal selesai. Apabila anda melakukan pemesanan berulang, pemesanan hanya berlaku dalam jangka waktu sesuai tanggal yang anda pilih tersebut. Apabila anda melakukan pemesanan berulang tiap minggu namun tanggal yang dipilih dalam jangka waktu kurang dari seminggu, maka pemesanan hanya akan terjadi pada satu hari saja yaitu tanggal awal pemesanan.
5.
Untuk pengulangan setiap minggu ke-n, pemesanan dilakukan setiap bulannya pada hari yang sama dan minggu yang sama dengan tanggal mulai pemesanan.
6.
Untuk konfirmasi pemesanan, lihat daftar pemesanan pada tanggal-tanggal yang anda pesan.
Gambar V.7. List Fasilitas
Pilihan fasilitas di “drop down menu” kolom kiri atas hanya akan menampilkan fasilitas yang boleh dipinjam berdasarkan unit kerja pengguna Kantaya. Fasilitas yang boleh dipesan oleh pengguna adalah yang dimiliki unit kerjanya dan unit struktural diatasnya, namun fasilitas yang dimiliki unit sederajat tidak dapat dipesan. Daftar semua fasilitas yang dimiliki perusahaan dapat dilihat pada LIST FASILITAS.
11
PEMBATALAN PEMESANAN 1.
Klik pada bagian keperluan pemesanan yang ingin dibatalkan/dihapus, maka akan muncul form informasi pemesanan. (Gambar V.6)
2.
Apabila anda adalah yang melakukan pemesanan, maka akan muncul fasilitas Hapus (Batalkan) Pemesanan pada form ini di bagian kanan atas. Anda tidak dapat melakukan pembatalan pemesanan bila bukan anda yang melakukan pemesanan.
LIST FASILITAS 1.
Pada kolom kiri bagian bawah terdapat menu pendaftaran fasilitas dan list fasilitas. Pendaftaran fasilitas hanya dapat terlihat dan dikerjakan oleh administrator; lihat panduan administrator.
2.
List fasilitas akan menampilkan semua fasilitas yang dimiliki oleh perusahaan (Gambar V.7).
12
VI. BUKU ALAMAT Gambar VI.1. Tampilan Awal Modul Buku Alamat
Tampilan awal modul ini (gambar VI.1) merupakan daftar koresponden personal/pribadi milik anda (pengguna yang login). Tampilan daftar koresponden seperti terlihat pada gambar VI.2.
MENU BUKU ALAMAT 1.
Input data koresponden
2.
Mencari data dan menghubungi koresponden
3.
Menampilkan a.
daftar koresponden berdasarkan unit/grup atau berdasarkan alphabet
b. data detail per koresponden 4.
Menghapus data koresponden
INPUT DATA KORESPONDEN Gambar VI.2. Daftar Koresponden
1.
Klik Tambah Koresponden dan akan masuk pada bagian penambahan koresponden (gambar VI.3)
2.
Isi semua data yang diperlukan (minimal nama dan jenis kelamin).
3.
Apabila data tersebut boleh diketahui oleh pegawai/unit lain, pilihlah kategori sharing yang sesuai.
4.
Tekan tombol SIMPAN
13
Gambar VI.3. Penambahan Koresponden MENCARI KORESPONDEN 1.
Pilih kategori atau unit koresponden (sejauh yang diketahui). Anda dapat memilih perusahaan bila unit dari orang yang dicari tidak diketahui.
2.
Masukkan nama yang akan dicari pada bagian pencarian (Gambar VI.4)
3.
Pilihlah pada kolom mana anda ingin melakukan pencarian (nama orang atau nama kantor).
4.
Pilih jumlah koresponden yang ingin ditampilkan per halaman pada hasil pencarian.
5.
Klik tombol CARI.
MENAMPILKAN DAFTAR KORESPONDEN 1.
Pilihlah unit yang diinginkan.
2.
Pilih alphabet yang diinginkan.
Gambar VI.4. Pencarian Koresponden
14
MENAMPILKAN DATA DETAIL KORESPONDEN 1.
Tampilkan daftar koresponden dimana koresponden yang diinginkan terdaftar.
2.
Klik pada nama koresponden tersebut, maka anda akan masuk pada form data koresponden (format serupa dengan form penambahan koresponden gambar VI.3).
3.
Bila data tersebut milik pengguna lain (bukan input anda) maka anda tidak dapat melakukan perubahan data orang tersebut. Bila data tersebut input anda, judul form menyatakan data koresponden (dapat diubah/dihapus).
MENGHAPUS DATA KORESPONDEN 1.
Masuk ke data detail koresponden yang akan dihapus.
2.
Bila data tersebut input anda, judul form menyatakan data koresponden (dapat diubah/dihapus).
3.
Klik tombol HAPUS.
15
VII. LEMARI Gambar VII.1. Tampilan Awal Modul Lemari
MENU LEMARI 1.
Buat direktori baru
2.
Buat sub direktori
3.
Menyimpan file (upload) dalam direktori
4.
Menghapus file
5.
Mencari file
6.
Menyimpan file (download) ke harddisk/disket
7.
Direktori bersama
BUAT DIREKTORI BARU
Gambar VII.2. Buat Direktori Baru
1.
Klik Buat direktori baru pada kolom kiri maka akan muncul form Buat direktori baru (gambar VII.2).
2.
Tulis nama direktori dan pilih direktori induk
3.
Pilih tipe sharing sesuai kebutuhan.
4.
Klik tombol SIMPAN.
5.
Bila berhasil akan muncul pesan sukses. Klik pada kalimat klik disini untuk melihatnya sehingga direktori baru muncul pada daftar direktori di kolom sebelah kiri.
16
Gambar VII.3. Daftar Isi Direktori
Gambar VII.4. Buat Sub Direktori
Gambar VII.5. Upload File
BUAT SUB DIREKTORI 1.
Sub Direktori hanya dapat dibuat oleh pemilik/pembuat direktori induk-nya.
2.
Melalui kolom navigasi sebelah kiri pilih direktori induk yang diinginkan, sehingga muncul tampilan isi dari direktori yang bersangkutan (gambar VII.3). Untuk membuat sub direktori klik Buat Sub Direktori di sebelah kanan atas.
3.
Isikan nama sub direktori, direktori induk, dan keterangan bila diperlukan pada form isian pembuatan sub direktori (gambar VII.4).
4.
Tipe sharing untuk sub direktori secara otomatis akan mengikuti direktori induknya.
5.
Klik tombol SIMPAN.
6.
Bila berhasil akan muncul pesan sukses. Klik pada kalimat klik disini untuk melihatnya sehingga direktori baru muncul pada daftar direktori di kolom sebelah kiri.
MENYIMPAN FILE (UPLOAD) DALAM DIREKTORI 1.
Klik pada kata Upload di kolom kanan bagian kanan atas, sehingga muncul form Upload file (gambar VII.3).
2.
Pilih (browse) atau tulis nama file yang akan disimpan.
3.
Pilih nama direktori dimana file akan disimpan.
4.
Lengkapi data yang lainnya bila diperlukan,
5.
Klik pada tombol UPLOAD.
17
Gambar VII.6. Daftar File 6.
Bila berhasil akan ada pesan sukses. Klik pada nama direktori dimana anda menyimpan file tersebut, maka akan muncul daftar nama file pada kolom kanan. (gambar VII.6).
MENGHAPUS FILE 1.
Pilih direktori yang diinginkan sehingga muncul daftar nama file pada direktori tersebut, termasuk file yang akan dihapus.
2.
Setiap pengguna hanya dapat menghapus file-file yang di upload oleh pengguna tersebut.
3.
Klik pada gambar
4.
Akan muncul konfirmasi penghapusan (gambar VII.7).
Gambar VII.7. Konfirmasi Penghapusan
Gambar VII.8. Pencarian File
pada kolom terakhir daftar file.
MENCARI FILE 1.
Klik menu cari
2.
Ketik kata kunci yang diinginkan
3.
Pilih lokasi kata kunci
4.
Pilih jumlah file per halaman, klik tombol CARI.
18
Gambar VII.9. Penyimpanan File
MENYIMPAN FILE (DOWNLOAD) KE HARDDISK/DISKET 1.
Klik direktori yang diinginkan atau klik menu cari
2.
Klik pada nama file yang akan di download sehingga keluar form ‘file download’.
3.
Ada pilihan ‘membuka file dari lokasi tersebut’ (Open this file from its current location) atau ‘menyimpan file ke dalam hard-disk/disket’ (Save this file to disk). Pilihlah yang kedua.
4.
Pilih direktori lokal dan nama file yang diinginkan. Klik SAVE.
DIREKTORI BERSAMA Gambar VII.10. Navigasi Direktori
1.
Dalam pembuatan direktori dapat dipilih apakah direktori tersebut akan di sharing ke (dapat diakses oleh) semua pengguna (publik), atau hanya ke unit kerja/grup/ pengguna tertentu, melalui penetapan tipe sharing dari direktori yang bersangkutan.
2.
Kolom navigasi di sebelah kiri akan menempatkan direktori-direktori tersebut sesuai dengan tipe sharingnya (gambar VII.10).
3.
Klik tanda untuk mengubah tipe sharing dari suatu direktori (khusus untuk pemilik direktori).
4.
Klik tanda Untuk menghapus suatu direktori. Hanya pemilik direktori bersangkutan yang dapat menghapus. Direktori harus dalam kondisi kosong untuk dapat dihapus.
19
VIII. DIMANA? Gambar VIII.1. Tampilan Awal Modul Dimana
Modul dimana adalah bagian di mana pengguna dapat menyatakan keberadaannya pada hari tersebut. Modul ini hanya menyimpan data terakhir yang dimasukkan oleh pengguna. Apabila pengguna belum mengubah status keberadaannya, maka statusnya yang terakhir yang akan ditampilkan dengan tanggal perubahan terakhir. Pada waktu pengguna masuk dalam modul dimana, pada kolom sebelah kanan akan tampil daftar keberadaan semua pegawai pada unit kerja terkecil yang sama dengan pengguna berdasarkan input terakhir dari setiap pegawai. (Gambar VIII.1)
MENU DIMANA? 1.
Memasukkan data keberadaan pengguna terkini
2.
Menampilkan daftar keberadaan semua pengguna a.
berdasarkan unit
b. berdasarkan alphabet 3.
Mencari keberadaan seseorang
20
Gambar VIII.2. Keberadaan
MEMASUKKAN DATA KEBERADAAN PENGGUNA TERKINI 1.
Pada kolom kiri atas bagian keberadaan (Gambar VIII.2) ada 4 pilihan yaitu di dalam kantor, di luar kantor, rapat dan tidak masuk. Pilih status anda saat ini.
2.
Beri keterangan jika ada
3.
Tekan tombol SIMPAN
MENAMPILKAN DAFTAR BERDASARKAN UNIT Gambar VIII.3. Pilihan Unit
Gambar VIII.4. Keterangan Keberadaan
KEBERADAAN
PENGGUNA
1.
Pada bagian list unit (gambar VIII.3), pilih unit yang diinginkan
2.
Kolom kanan akan memperlihatkan daftar keberadaan semua pegawai di unit tersebut (termasuk juga pegawai pada unit-unit yang dibawahinya).
3.
Untuk mengetahui keterangan lengkap, klik pada bagian keterangan dari pegawai yang diinginkan, maka akan tampil jendela keterangan (gambar VIII.4)
4.
Untuk mengetahui kegiatan seseorang pada hari ini, klik pada bagian cek agenda (kata cek) dari pegawai yang diinginkan. Agenda kegiatan dari orang tersebut akan tampil namun hanya kegiatan yang telah dishare berdasarkan pilihan orang tersebut.
21
Gambar VIII.5. Pencarian
Gambar VIII.6. Status Online
MENAMPILKAN DAFTAR BERDASARKAN ALPHABET
KEBERADAAN
PENGGUNA
1.
Pada bagian list unit, pilih unit yang diinginkan
2.
Pilihlah alphabet yang diinginkan di kolom kanan atas, maka daftar akan menampilkan nama semua pegawai di unit yang dipilih berdasarkan alphabet tersebut.
3.
Untuk kembali melihat daftar semua pegawai, klik pilihan semua atau klik unit tersebut kembali.
MENCARI KEBERADAAN SESEORANG 1.
Pada bagian pencarian (gambar VIII.5), ketik nama yang diinginkan.
2.
Tekan tombol CARI.
3.
Daftar akan memperlihatkan keberadaan orang tersebut.
MANAMPILKAN PENGGUNA YANG SEDANG ONLINE 1.
Selain menampilkan keberadaan pengguna, modul dimana juga dilengkapi dengan fasilitas untuk menampilkan informasi pengguna yang sedang online (gambar VIII.6).
2.
Ikon menunjukkan bahwa pengguna sedang online di kantaya.
3.
Ikon menunjukkan bahwa pengguna sedang online di audio conferences.
4.
Klik pada masing-masing ikon untuk cara menghubungi pengguna yang bersangkutan.
22
IX. PROYEK Gambar IX.1. Tampilan Awal Modul Proyek
Pada modul proyek ini terdapat 3 submodul yang masing –masing akan dibahas berdasarkan menu submodul tersebut. Tiga submodul tersebut adalah : 1.
List/Daftar Proyek
2.
Lembaran Waktu Kerja Personil (Time Sheet)
3.
Pemakaian Personil
Tampilan Awal (gambar IX.1) merupakan bagian dari submodul List Proyek.
MENU SUBMODUL LIST PROYEK 1.
Pendaftaran proyek
2.
Menampilkan proyek berdasarkan unit
3.
Mencari data proyek
4.
Mengubah data proyek (khusus koordinator proyek) a.
Mitra Proyek
b. Personil Proyek c.
Jadwal Proyek
d. Laporan Kemajuan Proyek e.
Dokumentasi (lemari) Grup Proyek
f.
Forum Diskusi Grup Proyek
23
Gambar IX.2. Pendaftaran Proyek
PENDAFTARAN PROYEK 1.
Klik pada pendaftaran proyek di bagian kanan atas sehingga muncul form pendaftaran proyek (gambar IX.2). Perhatikan penjelasan mengenai unit pemilik proyek.
2.
Isi semua data proyek. Apabila administrator yang melakukan pendaftaran maka dia dapat memilih koordinator proyek, namun pengguna biasa akan secara langsung menjadi koordinator proyek.
3.
Setelah selesai mengisi data, tekan tombol SIMPAN Æ masuk pada form Detail Data Proyek
4.
Bila pengguna adalah koordinator proyek, maka anda dapat melakukan perubahan Data Proyek.
MENAMPILKAN PROYEK 1.
Jika anda ingin menampilkan proyek berdasarkan unit, klik pada nama unit yang diinginkan, sehingga muncul daftar proyek di kolom sebelah kanan (gambar IX.1). Semua proyek dengan unit pemilik dibawah unit yang anda pilih akan ditampilkan . Perhatikan pula Tahun (tahun anggaran) dan jenis proyek. Lalu tekan tombol LIHAT.
2.
Untuk melihat detail data proyek, klik nama proyek yang diinginkan pada daftar proyek. Anda dapat melakukan hal ini apabila anda adalah bagian dari personil proyek.
3.
Apabila anda hanya ingin menampilkan proyek yang diperlukan, anda dapat menggunakan fasilitas pencarian proyek di kolom kiri.
24
Gambar IX.3. Link Detail
4.
Untuk menghubungi koordinator proyek melalui email, klik pada nama koordinator.
UBAH DATA PROYEK (KHUSUS KOORDINATOR PROYEK) 1.
Masuk form Detail Data Proyek (lihat cara-cara diatas).
2.
Ubah data yang diperlukan. Untuk mengubah Link Detail (gambar IX.3), klik detail yang akan diubah (Mitra, Personil, Jadwal, Laporan Kemajuan, Dokumentasi, Forum Diskusi).
3.
Untuk kembali pada form Detail Data Proyek setelah masuk pada salah satu link detail, klik pada link nama proyek.
4.
Catatan : Bila anda bukan koordinator proyek, maka pada saat anda masuk pada link detail Proyek, anda hanya dapat melihat datanya tanpa dapat melakukan perubahan.
Gambar IX.4. Daftar Mitra
A. MITRA PROYEK 1.
Klik link detail MITRA PROYEK sehingga muncul daftar mitra proyek (gambar IX.4).
2.
Untuk proyek baru, lakukan pendaftaran Mitra Kegiatan (gambar IX.5). Isi data mitra proyek. Field yang bertanda * merah harus diisi. Setelah selesai tekan tombol SIMPAN.
25
Gambar IX.5. Pendaftaran Mitra Proyek
3.
Bila sudah ada mitra yang terdaftar untuk proyek tersebut, maka akan muncul nama mitra pada daftar. Klik pada nama mitra untuk melihat detail mitra (gambar IX.6).
4.
Untuk mengubah data mitra, klik pada Ubah Data Mitra Proyek (kanan atas). Untuk menghapus mitra Proyek, klik link Hapus Mitra di kanan atas.
B. PERSONIL PROYEK 1.
Klik link detail PERSONIL PROYEK sehingga muncul form seperti pada gambar IX.7.
2.
Nama koordinator akan langsung tampil pada daftar personil dan tidak dapat dihapus. Bila ingin mendaftarkan personil baru, isi bagian pendaftaran personil proyek dibagian bawahnya. Untuk memilih personil, klik pada gambar
Gambar IX.6. Detail Mitra Proyek
sehingga muncul daftar pengguna.
3.
Bila anda ingin mengubah data personil proyek, klik pada gambar pensil pada baris nama personil tersebut.
4.
Untuk menghapus personil, beri tanda cek (dengan mengklik) pada kotak di kolom hapus di baris yang sesuai dengan nama personil yang akan ditiadakan.
26
Gambar IX.7. Personil Proyek
C. JADWAL PROYEK 1.
Klik link detail JADWAL PROYEK Jadwal proyek akan tampil seperti pada gambar IX.9
2.
Pilih tampilan secara bulanan, mingguan atau harian
3.
Untuk mengisi jadwal proyek, klik pada pendaftaran kegiatan di bagian kanan atas. Anda akan masuk pada form Detail kegiatan Proyek dan anda dapat mengisinya sesuai keperluan proyek. Pada bagian bawah form terdapat isian Data Penugasan Personil yang harus diisi dan org-jam tidak boleh kosong.
D. LAPORAN KEMAJUAN PROYEK
Gambar IX.8. Personil Proyek
1.
Klik link detail LAPORAN KEMAJUAN (gambar IX.10).
2.
Pilih termin (jangka waktu) pada bulan atau triwulan ke-n untuk melihat data laporan kemajuan
3.
Untuk memasukkan data mengenai kemajuan proyek klik pada kata pelaporan kemajuan di kanan atas sehingga muncul form Input Detail Kemajuan Proyek. Setelah selesai mengisi tekan tombol SIMPAN.
4.
Untuk mengubah data laporan kemajuan, klik link ubah kemajuan proyek di kanan atas.
27
Gambar IX.9. Jadwal Proyek Bulanan
E. DOKUMENTASI DAN FORUM DISKUSI 1.
Pada saat anda memasukkan data proyek yang baru akan terbentuk grup yang baru dengan nama berupa singkatan proyek. Koordinator proyek menjadi pemimpin grup. Setiap personil proyek akan menjadi anggota grup. Dan pada saat itu pula terbentuk direktori/lemari bersama serta forum diskusi khusus untuk anggota grup.
2.
Anda akan masuk pada modul lemari dalam melakukan dokumentasi. Masuklah pada direktori bersama untuk melihat direktori yang terbentuk bagi proyek itu.
3.
Untuk Forum Diskusi, anda akan memasuki Modul Forum dimana ruang yang terpilih adalah sesuai dengan proyek yang dimaksud.
Gambar IX.10. Laporan Kemajuan Proyek
SUBMODUL TIME SHEET Untuk mengisi “realisasi” waktu yang telah dikerjakan dari suatu kegiatan proyek. Gambar IX.11. 1.
Pilih proyek aktif atau non aktif (selesai) di rekapitulasi Proyek di kolom navigasi sebelah kiri. Tekan tombol LIHAT. Time sheet dari seluruh personil proyek selama jangka waktu 1 (satu) tahun akan ditampilkan.
2.
Klik link nama personil untuk melihat lebih detail.
3.
Untuk mengisi time sheet klik link detail Pengisian di Isi Time Sheet pada kolom navigasi.
4.
Isi semua data dan klik SIMPAN.
28
Gambar IX.11. Submodul Time Sheet
SUBMODUL PEMAKAIAN PERSONIL Menampilkan jumlah orang jam dari “rencana” pemakaian personil yang berasal dari penugasan personil di kegiatan proyek. Ditampilan sesuai unit yang di pilih pada kolom navigasi. Warna kuning, hijau dan merah menunjukkan kondisi waktu yang telah dipakai oleh personil tersebut dari semua kegiatan dan semua proyek yang diikutinya. Pilih tahun untuk melihat pemakaian personil di tahun yang diinginkan. Administrator dapat mengubah waktu batas orang jam (lihat panduan administrator) PENCARIAN
Gambar IX.12. Submodul Pemakaian Personil
Ketik nama yang diinginkan lalu tekan tombol CARI.
29
X. FORUM Gambar X.1. Tampilan Awal Modul Forum Diskusi
MENU FORUM 1.
Menampilkan daftar forum
2.
Penambahan forum baru
3.
Penambahan topik baru pada suatu forum
4.
Menanggapi topik
5.
Pencarian topik
6.
Penghapusan forum tidak aktif
MENAMPILKAN DAFTAR FORUM Pada saat memasuki modul ini, pada kolom kanan akan ditampilkan Daftar Forum Diskusi Ruang Publik. Anda dapat langsung memilih daftar forum diskusi yang lainnya berdasarkan unit atau grup yang anda inginkan dengan klik pada unit atau grup termaksud. (Gambar X.1) PENAMBAHAN FORUM BARU Apabila anda ingin membuat suatu forum diskusi yang baru, masukkan nama forum diskusi berikut dengan keterangannya dan tekan tombol TAMBAHKAN.
30
Gambar X.2. Daftar Topik Dalam Suatu Forum
PENAMBAHAN TOPIK BARU 1.
Masuk pada forum yang anda inginkan dengan mengklik pada judul forum.
2.
Akan tampil daftar topik untuk forum tersebut (gambar X.2).
3.
Apabila anda ingin menambah topik baru, masukkan judul topik anda dan isi dari topik tersebut, tekan KIRIM TOPIK. Daftar topik akan bertambah.
4.
Isi topik dapat dilihat dengan mengklik pada judul topik yang bersangkutan.
MENANGGAPI TOPIK
Gambar X.3. Pendaftaran Topik Baru
1.
Masuk pada forum yang anda inginkan kemudian pilih topik yang akan anda tanggapi (gambar X.4).
2.
Tulis tanggapan anda pada kotak yang tersedia dan kemudian tekan KIRIM TOPIK. Tanggapan anda akan segera muncul pada bagian list tanggapan.
PENCARIAN TOPIK 1.
Pada kolom kiri bagian bawah terdapat bagian pencarian topik (gambar X.5). Tuliskan kata kunci yang anda inginkan tekan tombol CARI.
31
Gambar X.4. Topik Pilihan dan Daftar Tanggapan
PENGHAPUSAN TOPIK ATAU FORUM 1.
Pada kolom kiri bagian bawah penghapusan topik (gambar X.5).
terdapat
bagian
2.
Anda yang menentukan tipe penghapusan; topik atau forum yang sudah tidak aktif dalam waktu yang ditentukan (satuan bulan atau hari) akan ditampilkan setelah menekan tombol CARI (gambar X.6 ).
3.
Beri tanda pada kotak di depan topik yang akan dihapus, tekan tombol HAPUS.
Gambar X.5. Pencarian dan penghapusan topik
32
Gambar X.6. Topik Pilihan dan Daftar Tanggapan
33
XI. DISKUSI Gambar XI.1. Tampilan Awal Modul Diskusi
Pada modul diskusi akan terdaftar nama kamar yang merupakan judul topik suatu masalah yang sedang didiskusikan secara langsung/online oleh beberapa pengguna. Daftar kamar ditampilkan berdasarkan kategori atau unit kerja atau grup. Pada tampilan gambar XI.1 terlihat daftar kamar yang sedang berlangsung dalam ruang publik.
MENU DISKUSI 1.
Pendaftaran kamar diskusi
2.
Berdiskusi
PENDAFTARAN KAMAR DISKUSI 1.
Untuk menambahkan kamar/topik baru dalam ruang diskusi, isilah kolom-kolom dibagian pendaftaran (kolom kanan bawah).
2.
Ada dua jenis kamar diskusi yaitu permanen dan sementara. Kamar permanen hanya dapat dibuat oleh administrator, tapi kamar sementara dapat dibuat baik oleh administrator maupun oleh pengguna. Kamar permanen akan tetap ada walaupun kamar itu tidak ada pengunjung (yang berdiskusi), sedangkan kamar sementara akan hilang bila pengunjung telah kosong.
3.
Setelah selesai mengisi data yang diperlukan tekan tombol TAMBAHKAN.
34
Gambar XI.2. Daftar Pengguna 4.
Kolom tuan rumah secara default adalah nama pengguna yang sedang login, namun administrator dapat memilih sebagai administrator atau sebagai pengguna (pilih namanya).
5.
Kolom undangan berfungsi untuk mengundang satu atau lebih pengguna lainnya untuk melakukan diskusi secara online. Klik pada gambar orang disebelah kanan kolom sehingga muncul daftar pengguna (Gb. XI.2) dan pilih nama yang akan diundang.
BERDISKUSI 1.
Klik pada kamar diskusi yang anda inginkan, maka anda akan masuk pada ruang diskusi dimana terdapat daftar pengunjung dan tercatat waktu keluar-masuk pengunjung serta tanggapan dari pengunjung (gambar XI.3).
2.
Untuk memberikan tanggapan, tulis tanggapan anda pada kolom tanggapan di bagian kanan bawah dan klik tombol KIRIM. Tanggapan anda akan tampil pada ruang diskusi tersebut.
3.
Bila anda telah selesai berdiskusi, klik pada kata keluar untuk meninggalkan ruang diskusi.
Gambar XI.3. Ruang Diskusi
35
XII. URL LINK Gambar XII.1. Tampilan Awal
Modul ini untuk mengkoordinasikan situs-situs favorit yang sering anda kunjungi dan bisa digunakan untuk melakukan sharing informasi URL dengan para pengguna yang lain. Pengaturannya seperti modul lemari.
MENU URL LINK
Gambar XII.2. Buat Direktori Baru
1.
Pembuatan Direktori
2.
Pembuatan Sub Direktori
3.
Pendaftaran URL baru
4.
Hapus Direktori
5.
Edit URL
6.
Hapus URL
PEMBUATAN DIREKTORI 1.
Klik Buat Direktori Baru di kolom kiri bawah
2.
Isi formnya (gambar XII.2) dan pilih tipe sharing yang anda kehendaki.
3.
Klik tombol SIMPAN.
4.
Pada pesan sukses ada kalimat ‘klik disini untuk melihatnya’, maka kolom kiri akan menampilkan direktori baru anda.
36
Gambar XII.3. Daftar Isi Direktori
Gambar XII.4. Buat Sub Direktori
PEMBUATAN SUB DIREKTORI 7.
Sub Direktori hanya dapat dibuat oleh pemilik/pembuat direktori induk-nya.
8.
Melalui kolom navigasi sebelah kiri pilih direktori induk yang diinginkan, sehingga muncul tampilan isi dari direktori yang bersangkutan (gambar XII.3). Untuk membuat sub direktori klik Buat Sub Direktori di sebelah kanan atas.
9.
Isi formnya (gambar XII.4).
10. Tipe sharing untuk sub direktori secara otomatis akan mengikuti direktori induknya. 11. Klik tombol SIMPAN. PENDAFTARAN URL
Gambar XII.5. Buat URL Baru
1.
Pilih direktori/sub direktori di kolom navigasi sebelah kiri, sehinggak muncul tampilan isi dari direktori yang bersangkutan (gambar XII.3).
2.
Klik Tambah URL di sebelah kanan atas.
3.
Isi formnya (gambar XII.5) dan klik tombol SIMPAN.
4.
Pesan sukses akan menampilkan juga data URL yang baru anda buat.
5.
Untuk menampilkan Daftar URL (gambar XII.4), klik pada nama direktori dimana URL tersebut disimpan.
37
HAPUS DIREKTORI
Gambar XII.6. Pencarian URL
1.
dibelakang nama direktori yang akan Klik gambar dihapus (gambar XII. 1)
2.
Klik ya atau tidak pada konfirmasi
EDIT URL
Gambar XII.7. Pencarian URL
1.
Klik direktori tempat URL yang diinginkan berada
2.
Klik Edit di baris URL yang diinginkan
3.
Edit kolom-kolom yang diinginkan dan klik tombol SIMPAN.
HAPUS URL 1.
Klik direktori tempat URL berada.
2.
Klik gambar dibelakang nama direktori yang akan dihapus (gambar XII.4)
CARI URL 1.
Klik Buat Direktori Baru di kolom kiri bawah.
2.
Isi kata kunci pada form pencarian (gambar XII.6)
3.
Tekan Tombol CARI untuk melakukan pencarian.
4.
Hasil pencarian ditampilkan seperti pada gambar XII.7
38
XIII. EMAIL Gambar XIII.1. Tampilan Awal (Login dan Password)
Gambar XIII.2. Daftar Surat
MENU EMAIL 1.
Daftar Email
2.
Kirim Email
3.
Refresh
4.
Direktori Email
5.
Pencarian Email
6.
Daftar Alamat
7.
Konfigurasi
8.
Keluar
DAFTAR EMAIL 1.
Pada saat anda masuk ke dalam login anda, sebenarnya anda telah masuk pada bagian Daftar Surat yang mana menampilkan daftar surat untuk anda (gambar XIII.2)
2.
Pada bagian bawah daftar surat terdapat fungsi-fungsi a.
Untuk masuk pada modul surat ini, anda harus memasukkan login dan password server (gambar XIII.1) sesuai dengan administrator untuk penggunaan email server yang disediakan.
Pilih semua email : akan menyeleksi semua surat yang ada dengan memberi tanda pada kotak di depan setiap judul surat. Jika anda tidak ingin menyeleksi semua surat, beri tanda hanya pada surat yang dimaksud.
39
b. Pilihan dihapus : surat yang telah diberi tanda akan dihapus.
Gambar XIII.3. Baca Surat
c.
Pilihan dipindah ke : memilih direktori untuk menyimpan surat yang telah diberi tanda.
3.
Untuk membaca surat yang anda inginkan, klik pada judul surat tersebut hingga muncul form gambar XIII.3.
4.
Pada bagian atas form ini terdapat fungsi-fungsi : a.
Berikut/Sebelum : untuk membaca surat dari daftar sebelum atau sesudah surat yang terbuka
b. Kembali : kembali kepada daftar surat c.
Balas : membalas surat kepada orang yang mengirimkannya
d. Balas ke semua : membalas kepada orang yang mengirimkannya dan semua orang yang menerima surat itu juga (cc/bcc) e.
Teruskan : mengirimkan surat tersebut kepada orang lain
f.
Kepala Email : informasi lengkap tentang surat tersebut.
40
Gambar XIII.4. Kirim Surat
KIRIM EMAIL 1.
Untuk mengirim surat dapat langsung klik pada Kirim Surat di kolom kiri atau menggunakan Balas/Balas ke semua saat membaca surat. Anda akan masuk form pada gambar XIII.4.
2.
Bila anda menggunakan Balas/Balas kesemua, anda tidak perlu mengisikan kolom kepada atau cc. Tetapi apabila masih kosong, anda dapat mengisinya langsung atau menggunakan address book dengan klik pada gambar buku di sebelah kata kepada/cc.
3.
Setelah selesai mengisi semua kolom termasuk isi suratnya, tekan tombol Kirim Email. Surat yang anda kirim akan masuk pada Almari Surat Direktori Kirim.
4.
Untuk mengirim surat aplikasi ini juga dilengkapi dengan fasilitas meng-upload lampiran file melalui email. Dengan menekan tombol “Tambah lampiran” maka Anda akan mendapatkan tampilan dialog Window pencari file yang akan dikirimkan. Setelah file yang kita inginkan ter-upload pada server maka pada formulir pengiriman ini akan muncul daftar file yang akan dikirim, yang tentunya bisa dihapus bila Anda ingin membatalkan pengiriman lampiran file.
5.
Untuk mempermudah dalam pengiriman surat, bagi pengguna IE5 keatas disediakan fasilitas editor layaknya teks word editor, mode html, kopi/paste, paragraph,font, dll.
41
Gambar XIII.5. Direktori Surat DIREKTORI EMAIL 1.
Ada 3 Direktori Surat (gambar XIII.5): a.
Box Kirim : berisikan surat-surat yang diterima.
b. Box Terima : berisikan surat-surat yang dikirim. c.
Tong Sampah : Berisikan surat yang dihapus dari inbox.
2.
Bila anda mengklik pada kata OK kolom kosong untuk Box Kirim dan Box terima, maka anda memindahkan isi surat ke almari Tong Sampah. Tapi bila anda melakukannya pada almari Tong Sampah maka anda menghapus file tersebut secara permanen (tidak bisa dibaca lagi).
3.
Disamping ketiga direktori permanen yang tersebut diatas dalam fasilitas ini diberikan pula sarana untuk membuat direktori sendiri yang tentunya dapat dihapus lagi.
Gambar XIII.6. Alamat Surat
DAFTAR ALAMAT 1.
Fungsi ini untuk menyimpan data email yang penting/sering anda pergunakan. Daftar alamat terlihat seperti pada gambar XIII.6.
2.
Untuk menambah data baru tekan Tambah Alamat baru.
3.
Isikan data yang diperlukan, tekan tombol SIMPAN.
42
Gambar XIII.7. Konfigurasi KONFIGURASI 1.
Bagian ini menunjukkan pengaturan surat-surat anda dalam KANTAYA.
2.
Anda dapat mengubahnya sesuai keperluan, kemudian tekan tombol SIMPAN.
43
XIV. SURAT Gambar XIV.1. Tampilan Awal Modul Surat
Pada modul surat ini terdapat 3 submodul yang masing –masing akan dibahas berdasarkan menu submodul tersebut. Tiga submodul tersebut adalah : 1.
Surat Masuk
2.
Surat Keluar
3.
Template Surat
Tampilan Awal (gambar XIV.1) merupakan bagian dari submodul Surat Masuk.
MENU SUBMODUL SURAT MASUK 1.
Pendaftaran surat masuk
2.
Menampilkan surat masuk menurut kategori personil, unit struktural dan grup
3.
Pencarian surat masuk
4.
Mengubah data surat masuk (khusus penerima surat masuk)
5.
Disposisi surat masuk
44
Gambar XIV.2. Pendaftaran Surat Masuk PENDAFTARAN SURAT MASUK 1.
Klik pada Pendaftaran Surat Masuk di bagian kanan atas sehingga muncul form pendaftaran surat masuk (gambar XIV.2).
2.
Isi semua data surat masuk. Jika kategorinya personal, pengguna yang login otomatis sebagai penerima surat (field Kepada). Untuk kategori unit atau grup, bisa lebih dari satu nama.
3.
Setelah selesai mengisi data, tekan tombol SIMPAN Æ masuk pada form Detail Surat Masuk
4.
Jika pengguna adalah penerima/pemilik surat masuk pada kategori personal, maka pengguna tersebut dapat melakukan perubahan Data Surat Masuk atau menghapusnya. Jika pengguna adalah anggota unit atau grup tertentu, maka pengguna tersebut dapat melakukan perubahan Data Surat Masuk dari unit atau grup tertentu tersebut serta bisa menghapusnya.
45
Gambar XIV.3. Detail Surat Masuk
MENAMPILKAN SURAT MASUK 1.
Sebagai default ditampilkan surat masuk kategori personal. Jika anda ingin menampilkan surat masuk berdasarkan unit atau grup, klik pada nama unit atau nama grup yang diinginkan, sehingga muncul daftar surat masuk di kolom sebelah kanan (gambar XIV.3). Perhatikan pula Bulan/Tahun dan jenis surat. Lalu tekan tombol Lihat.
2.
Untuk melihat detail data surat masuk, klik perihal yang diinginkan pada daftar surat masuk..
3.
Apabila anda hanya ingin menampilkan surat masuk yang diperlukan, anda dapat menggunakan fasilitas pencarian surat masuk di kolom kiri. Perhatikan pilihan berdasarkan dan kategori.
46
Gambar XIV.4. Mengubah Data Surat Masuk
UBAH DATA SURAT MASUK (KHUSUS PENERIMA SURAT MASUK) 1.
Masuk form Detail Surat Masuk (lihat cara-cara diatas).
2.
Ubah data yang diperlukan. Untuk mengubahnya, tekan tombol Ubah Surat.
3.
Untuk menghapus surat masuk tersebut, tekan tombol Hapus Surat. Maka akan muncul warning.
4.
Catatan : Bila anda bukan pemilik surat masuk atau bukan anggota dari unit/grup pemilik surat masuk tersebut, maka pada saat anda masuk pada detail surat masuk, anda hanya dapat melihat datanya tanpa dapat melakukan perubahan atau penghapusan.
47
Gambar XIV.5. Disposisi Surat Masuk
DISPOSISI SURAT MASUK 1.
Masuk form sebelumnya).
Detail
Surat
Masuk
(lihat
cara-cara
2.
Untuk membuat disposisi surat, tekan tombol Disposisi, kemudian tampil form Disposisi (lihat gambar XIV.5)
3.
Pilih Unit/Grup/Pengguna tujuan disposisi. Jika diinginkan, kolom-kolom Uraian Disposisi dan Tindak Lanjut dapat pula diisi
4.
Tekan tombol Simpan untuk pelaksanaan disposisi.
5.
Pada tampilan Surat Masuk dengan jenis surat sebagai disposisi, penerima disposisi dapat melihat disposisi surat yang diterimanya
48
Gambar XIV.6. Detail Surat Masuk Dengan Disposisinya
MENGHAPUS DISPOSISI 1.
Masuk ke detail surat yang telah terdisposisi. Di bagian bawah detail surat tampil daftar oleh siapa dan kepada siapa surat tersebut telah terdisposisi
2.
Penghapusan suatu disposisi hanya dapat dilakukan oleh pembuatnya sendiri, dengan cara mengklik tombol bergambar tong sampah di kolom paling kanan.
49
MENU SUBMODUL SURAT KELUAR Gambar XIV.7. Tampilan Awal Submodul Surat Keluar
1.
Pendaftaran surat keluar
2.
Menampilkan surat keluar menurut kategori personil, unit struktural dan grup
3.
Pencarian surat keluar
4.
Mengubah data surat keluar (khusus penerima surat keluar)
50
Gambar XIV.8. Pendaftaran Surat Keluar PENDAFTARAN SURAT KELUAR 1.
Klik pada Pendaftaran Surat Keluar di bagian kanan atas sehingga muncul form pendaftaran surat keluar (gambar XIV.8).
2.
Isi semua data surat keluar. Jika kategorinya personal, pengguna yang login otomatis sebagai pengirim surat (field Dari). Untuk kategori unit atau grup, bisa lebih dari satu nama.
3.
Setelah selesai mengisi data, tekan tombol SIMPAN Æ masuk pada form Detail Surat Keluar
4.
Jika pengguna adalah pengirim surat keluar pada kategori personal, maka pengguna tersebut dapat melakukan perubahan Data Surat Keluar atau menghapusnya. Jika pengguna adalah anggota unit atau grup tertentu, maka pengguna tersebut dapat melakukan perubahan Data Surat Keluar dari unit atau grup tertentu tersebut serta bisa menghapusnya.
51
Gambar XIV.9. Detail Surat Keluar
MENAMPILKAN SURAT KELUAR 1.
Sebagai default ditampilkan surat keluar kategori personal. Jika anda ingin menampilkan surat keluar berdasarkan unit atau grup, klik pada nama unit atau nama grup yang diinginkan, sehingga muncul daftar surat keluar di kolom sebelah kanan (gambar XIV.9). Perhatikan pula Bulan/Tahun dan jenis surat. Lalu tekan tombol Lihat.
2.
Untuk melihat detail data surat keluar, klik perihal yang diinginkan pada daftar surat keluar.
3.
Apabila anda hanya ingin menampilkan surat keluar yang diperlukan, anda dapat menggunakan fasilitas pencarian surat keluar di kolom kiri. Perhatikan pilihan berdasarkan dan kategori.
52
Gambar XIV.10. Mengubah Data Surat Keluar
UBAH DATA SURAT KELUAR (KHUSUS PENERIMA SURAT KELUAR) 1.
Masuk form Detail Surat Keluar (lihat cara-cara diatas).
2.
Ubah data yang diperlukan. Untuk mengubahnya, tekan tombol Ubah Surat.
3.
Untuk menghapus surat keluar tersebut, tekan tombol Hapus Surat. Maka akan muncul warning.
4.
Catatan : Bila anda bukan pemilik surat keluar atau bukan anggota dari unit/grup pemilik surat keluar tersebut, maka pada saat anda masuk pada detail surat keluar, anda hanya dapat melihat datanya tanpa dapat melakukan perubahan atau penghapusan.
53
MENU SUBMODUL TEMPLATE SURAT Gambar XIV.11. Tampilan Awal Submodul Template Surat
1.
Pendaftaran Template Surat Baru
2.
Menampilkan detail template surat dan download template surat
3.
Mengubah data template surat
4.
Upload file template surat
Mengubah data surat keluar (khusus penerima surat keluar
54
PENDAFTARAN TEMPLATE SURAT BARU Gambar XIV.12. Pendaftaran Template Surat Baru
1.
Klik pada Pendaftaran Template Surat di bagian navigasi submodul template surat.
2.
Isi semua data surat template surat. Tekan tombol Browse di sebelah kanan field nama file untuk menampilkan jendela ‘Pilihan File’.
3.
Setelah selesai mengisi data, tekan tombol SIMPAN Æ masuk pada form Detail Template Surat.
4.
Jika pengguna adalah pendaftar template surat, maka pengguna tersebut dapat melakukan perubahan data template surat atau menghapusnya.
55
Gambar XIV.13. Detail Template Surat
MENAMPILKAN DETAIL TEMPLATE SURAT DAN DOWNLOAD TEMPLATE SURAT 1.
Untuk melihat detail data template surat, klik pada nama template surat yang ada pada navigasi submodul template surat
2.
Untuk men-download/mengambil file template surat, pilih format template surat dan tekan tombol Buka. Tergantung jenis browser dan operating system yang digunakan, file template surat tersebut dapat otomatis dibuka dengan aplikasi yang sesuai.
56
Gambar XIV.14. Mengubah Data Template Surat
MENGUBAH DATA TEMPLATE SURAT 1.
Apabila pengguna adalah pendaftar template surat maka pengguna tersebut bisa melakukan perubahan data template surat yang didaftarkannya
2.
Untuk menampilkan form ubah template surat, tekan tombol Edit pada tampilan Detail Template Surat (gambar XIV.13). Æ Form Edit Template Surat
57
Gambar XIV.15. Upload File Template Surat
UPLOAD FILE TEMPLATE SURAT 1.
Untuk menambah atau mengganti file template surat, tekan tombol File Template... pada form Edit Template Surat (gambar XIV.14) Æ Upload File Template Surat
2.
Isi nama file sesuai dengan formatnya atau tekan tombol Browse untuk menampilan jendela Pilihan File, tekan tombol Upload untuk meng-upload/menyimpan file tersebut di server Kantaya
3.
Untuk mengganti file template surat yang ada, file tersebut harus dihapus dahulu dengan menekan tombol Hapus dan lakukan upload file sperti pada langkah nomor 2.
58
XV. JAJAK PENDAPAT (POLLING) Gambar XV.1. Isian Jajak Pendapat
Modul ini disediakan untuk memberikan fasilitas polling atau jajak pendapat yang mana seluruh pengguna Kantaya berdasarkan tingkat unit kerja yang telah ditetapkan dapat berpartisipasi menyalurkan pendapatnya. Pembuatan suatu jajak pendapat hanya dapat dilakukan oleh administrator (lihat panduan administrator).
MENU JAJAK PENDAPAT 1.
Pengisian Jajak Pendapat
2.
Melihat Hasil Jajak Pendapat
PENGISIAN JAJAK PENDAPAT 1.
Form untuk isian jajak pendapat ditampilkan pada halaman muka Kantaya di bagian kolom sebelah kiri bawah (gambar 1).
2.
Form jajak pendapat ini akan ditampilkan sesuai dengan setting waktu yang telah ditentukan, jika melebihi batas waktu yang ditentukan form isian akan berubah dengan menampilkan hasil jajak pendapat.
3.
Pilih salah satu pilhan yang tersedia dan tekan tombol KIRIM untuk menyalurkan pilihan anda.
4.
Penyaluran suara hanya dapat dilakukan satu kali untuk setiap pengguna.
59
Gambar XV.2. Hasil Jajak Pendapat
MELIHAT HASIL JAJAK PENDAPAT 1.
Hasil jajak pendapat akan ditampilkan di halaman muka kolom bagian kiri bawah. Hasil akan ditampilkan setelah waktu pengisian jajak pendapat yang telah ditentukan berakhir.
2.
Klik tombol HASIL JAJAK PENDAPAT untuk melihat lebih detail hasil jajak pendapat yang telah dilakukan.
Gambar XV.3. Detail Hasil Jajak Pendapat
60
XVI. PENGIRIMAN PESAN Gambar XVI.1. List Pengguna Online
Sarana ini disediakan untuk memberikan fasilitas kepada pengguna kantaya untuk mengirimkan pesan kepada pengguna lain baik yang sedang online ataupun yang sedang off line.
MENU PENGIRIMAN PESAN
Gambar XVI.2. Kirim Pesan
1.
Kirim Pesan
2.
Baca dan Jawab Pesan
3.
Lihat Pesan Yang Tersimpan
KIRIM PESAN 1.
Untuk melihat pengguna yang sedang online, masuk ke menu Profile, klik menu List Pengguna / Lihat Pengguna, akan ditampilkan disebelah kanan list pengguna yang ada di kantaya. Klik Online disebelah kanan atas, maka akan ditampilkan pengguna yang sedang online di kantaya saat ini. Atau dapat pula melalui modul Dimana.
2.
Klik ikon untuk mengirimkan pesan kepada pengguna yang sedang online.
3.
Isi form pengiriman pesan dan tekan tombol KIRIM.
61
Gambar XVI.3. List Pesan Yang Masuk
BACA DAN JAWAB PESAN 1.
Gambar XVI.4. Lihat Pesan dari Pengguna Lain
Pesan yang telah dikirimkan akan ditampilkan pada pengguna yang dituju pada saat-saat pengguna yang bersangkutan : •
Login ke Kantaya
•
Beralih dari suatu modul ke modul lain di Kantaya
•
Melakukan refresh browser
•
Atau dalam satuan waktu tertentu secara otomatis pesan-pesan yang masuk akan ditampilkan.
2.
List Pesan yang masuk akan ditampilkan seperti gambar disamping.
3.
Tekan tombol
4.
Tekan tombol
5.
untuk menyimpan pesan. Pesan yang Tekan tombol telah disimpan tidak akan ditampilkan lagi secara otomatis.
untuk menjawab pesan. untuk menghapus pesan.
LIHAT PESAN YANG TERSIMPAN 1.
Pesan yang sudah tersimpan dapat dilihat kembali melalui Halaman Muka di bagian Pesan Dari Pengguna Lain
2.
List pesan dapat ditampilkan hanya untuk pesan-pesan terbaru atau semua pesan yang tersimpan.
62
XVII. AUDIO CONFERENCES Gambar XVII.1. Aplikasi Speak Freely
Modul audio conferences ini dimaksudkan untuk menambah fasilitas diskusi yang telah ada di kantaya sehingga pengguna dapat melakukan diskusi secara online dengan bercakap-bercakap secara langsung dengan pengguna lain melalui komputer. Aplikasi yang digunakan untuk audio conferences ini adalah aplikasi open source speak freely yang telah diterjemahkan kedalam bahasa Indonesia dan dimodifikasi untuk dapat digunakan bersama dengan Kantaya. Aplikasi Speak freely untuk windows dikembangkan oleh John Walker & Brian C. Wiles (
[email protected]) dan dapat diperoleh melalui internet “http://www.speakfreely.org/”. Manual ini hanya akan menjelaskan secara ringkas penggunaan aplikasi speak freely, sedangkan untuk panduan lebih detail anda dapat melihatnya di dokumen terpisah di CD Kantaya (dalam bahasa Indonesia) atau langsung menggunakan fasilitas bantu (Help) di aplikasi (dalam bahasa Inggris).
PERSYARATAN APLIKASI •
Untuk saat ini aplikasi ini hanya dapat dijalankan pada cilent dengan OS MS Windows dan server menggunakan OS Linux.
•
Komputer client pengguna harus dilengkapi dengan sound card serta microphone dan speaker yang kompatibel dengan sound cardnya.
63
Gambar XVII.2. Download Speak Freely dari Lemari
INSTALASI SPEAK FREELY 1.
Download aplikasi speak freely dari modul Lemari Kantaya di direktori Kantaya Tools yang di sharing ke semua pengguna.
2.
Buat direktori speakfree pada komputer anda dan unzip file speakfree.zip di direktori tersebut.
3.
Aplikasi speak freely tidak memerlukan instalasi secara khusus, sehingga secara langsung anda dapat menjalankannya melalui speakfre.exe
4.
Untuk lebih memudahkan sebaiknya copy speakfre.exe ke desktop anda.
5.
Aplikasi speak free yang disimpan di modul lemari kantaya ini adalah aplikasi yang telah dimodifikasi untuk dapat terhubung dengan server kantaya.
Gambar XVII.3. List Pengguna Online
Gambar XVII.4. Sambung Ke Kantaya
PENGGUNAAN SPEAK FREELY 1.
Untuk melihat pengguna yang sedang online, masuk ke menu Profile, klik menu List Pengguna / Lihat Pengguna, akan ditampilkan disebelah kanan list pengguna yang ada di kantaya. Klik Online disebelah kanan atas, maka akan ditampilkan pengguna yang sedang online di kantaya saat ini. Atau dapat pula melalui modul Dimana
2.
Ikon menunjukkan bahwa pengguna yang bersangkutan sedang online di aplikasi speak freely.
3.
Klik pada Ikon untuk mendapatkan keterangan cara mengubungi pengguna yang bersangkutan.
64
Gambar XVII.5. Login Ke Kantaya
4.
Jalankan program speakfre.exe yang telah anda download sebelumnya dari direktori Kantaya Tools di Lemari Kantaya.
5.
Dari aplikasi speak freely pilih menu Hubungan > Sambung ke Kantaya
6.
Isikan username, password dan nama database, sebagaimana yang biasa anda lakukan untuk login ke kantaya.
7.
Bila login berhasil, maka pada list pengguna di Kantaya akan tertera ikon pada nama anda, yang menunjukkan anda sedang online di aplikasi speak freely.
Gambar XVII.6. Panggil Pengguna Lain
Gambar XVII.7. Percakapan Online
8.
Untuk memanggil pengguna lain pilih menu Hubungan > Baru dan isikan no IP dari pengguna tersebut. No IP pengguna ini dapat anda lihat di list pengguna online di Kantaya.
9.
Jika sound card yang terpasang di komputer anda berkemampuan full-duplex, maka anda akan dapat berkomunikasi dua arah (mendengar dan bicara) secara bersamaan. Tekan space-bar untuk memulai komunikasi.
10. Untuk lebih detail lihat manual speak freely di dokumen terpisah di CD Kantaya.
65
XVIII. PROFIL Gambar XVIII.1. Tampilan Awal
Sebagian besar modul ini adalah untuk administrator (lihat panduan administrator) namun ada beberapa hal yang dapat dikerjakan oleh pengguna pada bagian ini.
MENU PROFIL UNTUK PENGGUNA 1.
Edit data pribadi
2.
Tambah dan Edit Grup
3.
Memilih Keanggotaan Grup
4.
Memilih Warna Tampilan
EDIT DATA PRIBADI Gambar XVIII.2. Tambah Unit Kerja
1.
Klik pada Edit Data Pribadi di kolom navigasi (kiri).
2.
Lakukan perubahan dan tekan tombol SIMPAN.
3.
Data bertanda * merah tidak dapat diubah.
66
Gambar XVIII.3. Tambah Grup
MENAMBAH DAN MENGEDIT GRUP 1.
Masuk Modul Profil.
2.
Klik pada tambah grup maka akan muncul jendela baru dengan form seperti pada gambar XVIII.3.
3.
Untuk melihat daftar grup (gambar XVIII.4) yang ada di bawah pimpinan anda, klik pada edit grup.
4.
Untuk melihat dan mengedit anggota grup, klik pada tombol EDIT ANGGOTA sehingga muncul daftar anggota grup. (gambar XVIII.5).
5.
Untuk menambah anggota grup, klik pada abjad dibawah untuk menampilkan daftar pegawai (gambar XVIII.6). Beri tanda pada kotak cek untuk pegawai yang akan ditambahkan. Pegawai yang sudah menjadi anggota grup mempunyai tanda X pada kolom pilih.
6.
Untuk menghapus keanggotaan, beri tanda pada kolom cek di belakang nama pegawai yang akan dihapus. Klik tombol HAPUS KEANGGOTAAN GRUP.
7.
Setelah selesai menambah atau menghapus tekan tombol TUTUP pada jendela konfirmasi.
Gambar XVIII.4. Daftar Grup
67
Gambar XVIII.5. Edit Grup
MEMILIH KEANGGOTAAN GRUP 1.
Klik pada Memilih Keanggotaan Grup di kolom navigasi sehingga muncul form seperti pada gambar XVIII. 7
2.
Untuk menjadi anggota suatu grup, beri tanda pada kotak cek di belakang grup tersebut. Grup dimana anda sudah terdaftar sebagai anggota mempunyai tanda X.
3.
Klik pada tombol SIMPAN setelah selesai.
MEMILIH WARNA TAMPILAN Gambar XVIII.6. Edit Grup
1.
Klik pada Warna Tampilan di kolom navigasi.
2.
Pilih warna yang diinginkan.
3.
Klik UBAH WARNA TAMPILAN.
Gambar XVIII.7. Daftar Anggota Grup
68
69
