BUKU PANDUAN PELAKSANAAN COMMUNITY OF PRACTICE
Knowledge Management PT PLN (Persero) 2009
Penyusun: Buku Panduan Pelaksanaan Community of Practice disusun oleh Tim Knowledge Management bersama Narasumber Tim dibentuk melalui Keputusan Direksi PT PLN (Persero) No. 317.K/DIR/2009 tertanggal 11 Oktober 2007 Pengarah: Direktur Sumber Daya Manusia & Umum Vice President Manajemen Pengetahuan Narasumber: Agoes Priambodo, Agoes Suryono, Arie Mardana, Aripin, Basuki Sugiharto, Bima Putrajaya, Chaerudin Darsa, Christiana Samekta, Djoko B, Fahmi El Amruzi Dalimi, Hardwijanto, Hariyanto Soeroso, I Wayan Sumediarsa, Imam Subekti, Joko Tri Susilo, K. Yogaster S., Kusdwikandi Nirmalaratri, M. Sidik F, Mawardi Mansoer, Nyoman S Astawa, Pintor Rumapea, Sahat P Hutagalung, Sajiharjo, Sarjono, Slamet Sumartono, Sutji Batiningsih, Titiek Tjahjaningsih, Tri Prantoro, Widhoyoko, Wilfrid S, Yudistian Yunis
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI ............................................... i SAMBUTAN DIRSDM ……………………………………………….ii BAGIAN I PENDAHULUAN .............................. 1 I.1 Latar Belakang .................................. 1 I.2 Definisi CoP...................................... 2 I.3 Tujuan Pembentukan CoP ..................... 3 I.4 Lingkup CoP ..................................... 4 I.5 Keanggotaan .................................... 4 I.6 Tim KM ............................................ 4 BAGIAN II PEMBENTUKAN & PEMELIHARAAN CoP .. 5 II.1 Pembentukan CoP .............................. 5 II.1.1 Pembentukan Identitas CoP ............. 5 II.1.2 Perencanaan Inti ........................ 11 II.2 Pemeliharaan CoP ............................ 14 II.2.1 Mengelola Pengetahuan dalam CoP .. 14 II.2.2 Inovasi .................................... 17 II.2.3 Metode-metode dalam Membangun Antusiasme ...................................... 19 II.2.4 Evaluasi Periodik ........................ 22 DAFTAR LAMPIRAN.................................... 23
i
SAMBUTAN DIREKTUR SUMBER DAYA MANUSIA DAN UMUM. Pada era global saat ini perubahan lingkungan suatu organisasi berlangsung sangat cepat. Perubahan-perubahan tersebut dapat berupa ancaman dan tantangan yang perlu dihadapi dengan segala kekuatan yang dimiliki agar organisasi, sehingga dapat bertahan hidup serta memanfaatkan berbagai peluang bagi pertumbuhan suatu organisasi untuk menjadi semakin kuat dalam mencapai tujuannya. Sebagai insan PLN yang menangani pengelolaan pengusahaan ketenagalistrikan, khususnya Sistem tenaga lstrik, yang terdiri dari Sistem Pembangkitan Tenaga Listrik, Sistem penyaluran dan Pengaturan Beban, Sistem Distribusi dan pada ujungnya Sistem Pelayanan Pelanggan, sangat sulit untuk mengikuti dan mencermati perubahanperubahan lingkungan perusahaan apabila dilakukan secara individual. Untuk mengatasi kesulitan tersebut perlu dilakukan knowledge sharing atau berbagi pengetahuan sesama anggota perusahaan. Knowledge Management (KM) adalah suatu sistem manajemen modern yang pada dasarnya merupakan sebuah filosofi yang dapat diaplikasikan menjadi suatu sistem guna membantu perusahaan untuk mengembangkan dan mengakomodir potensi yang sebenarnya ada dalam tiap-tiap pegawai. Langkah awal yang penting dilakukan dalam mengimplementasikan KM adalah pembangunan budaya berbagi (sharing awareness) sebagai suatu fondasi yang penting dalam menentukan keberhasilan KM.
ii
Salah satu tools berbagi yang cukup potensial adalah membangun dan mengembangkan komunitas keahlian atau Community of Practice (CoP). CoP merupakan suatu komunitas yang dibangun untuk memfasilitasi pertukaran pengetahuan secara tacit ke tacit. Dengan melalui CoP ini ,maka setiap kelompok pegawai yang mempunyai pengetahuan dan minat pada bidang yang sama, dapat berkumpul, berdiskusi,belajar, saling berbagi pengetahuan dan pengalaman untuk memecahkan masalah atau melakukan inovasi untuk mencapai kinerja perusahaan yang lebih baik. CoP ini pada dasarnya juga merupakan wadah yang tepat untuk terbentuknya best practice dilingkungan perusahaan juga tumbuhnya kepercayaan antar anggota, sehingga kondisi ini membuat aktifitas pertukaran pengetahuan dapat terfasilitasi dengan baik. Akhirnya dengan diterbitkannya buku panduan pelaksanaan CoP ini, diharapkan dapat mendorong setiap insan pegawai di perusahaan ini dapat secara mudah untuk membangun CoP diunit-unit sehingga semakin melancarkan aliran pengetahuan pengetahuan di PT PLN (Persero) dan mendorong terciptanya pekerja-pekerja pembelajar yang berkualitas yang siap untuk merespon keadaan dan perubahan secara akurat yang selanjutnya terbangun suatu organisasi yang berbasis pengetahuan. Direktur Sumber Daya Manusia dan Umum
SUPRIADI
iii
BAGIAN I PENDAHULUAN I.1 Latar Belakang Dalam era knowledge economy seperti sekarang ini, keberhasilan suatu perusahaan untuk menjadi unggul dan berkualitas kelas dunia lebih bergantung kepada aset-aset yang bersifat intangible (tidak terlihat) dibandingkan yang tangible (terlihat). Dengan semakin majunya tingkat pengetahuan organisasi, semakin mudah bagi perusahaan itu untuk menghadapi perubahan dan memenangkan kompetisi yang ada. Menyadari pentingnya pengetahuan sebagai Intellectual Asset perusahaan, PT PLN (Persero) telah membuat sebuah komitmen untuk menjadikan PLN sebagai suatu perusahaan berbasis pengetahuan. Sesuai dengan salah satu tata nilai perusahaan yaitu ”pembelajar”, PLN telah memasukkan fungsi Knowledge Management (KM) guna menciptakan budaya belajar dan berbagi pengetahuan dalam organisasinya. Komitmen ini sendiri telah dituangkan dalam tujuan KM PLN yaitu untuk ”membangun organisasi pembelajar dengan melancarkan aliran aset pengetahuan dan mendorong tumbuhnya inovasi yang relevan dengan strategi perusahaan.”
1
Karena komponen utama dari suatu organisasi adalah individu (people), maka Organisasi Pembelajar (Learning Organization) baru dapat tercapai dengan adanya proses pembelajaran oleh individu-individu perusahaan, secara kolektif. Community of Practices (CoP) merupakan salah satu perangkat KM yang memiliki peran yang cukup penting dalam memfasilitasi hal tersebut. CoP merupakan media berbagi pengetahuan yang memungkinkan terciptanya interaksi intensif antara individu untuk belajar dan berkolaborasi secara bersama. Pada akhirnya, CoP merupakan suatu titik awal dalam membangun budaya berbagi pengetahuan dalam perusahaan. Saat ini Direktorat SDM dan Umum PLN memiliki target PLN STAR 2011, dimana pegawai diharapkan menjadi knowledge workers atau pekerja pengetahuan. Mengingat partisipasi dalam CoP adalah suatu bentuk komitmen dari para knowledge workers, PLN juga mencanangkan target pada tahun 2012 diharapkan 100% pegawai telah bergabung dalam CoP. I.2 Definisi CoP PLN mendefinisikan CoP sebagai berikut: “Sekumpulan orang yang mempunyai kepentingan & minat yang sama atas suatu
2
masalah dan berusaha bersama memperoleh pemecahannya.”
untuk
Perbedaan CoP dengan task force atau project team adalah CoP merupakan wadah untuk sharing dan mengembangkan pengetahuan (ide, pemikiran, dsb.) sementara kegiatan implementasi dilakukan oleh task force atau project team. Komunitas-komunitas yang memenuhi definisi di atas dan mengikuti aturan-aturan CoP dapat dianggap sebagai sebuah CoP walaupun memiliki nama yang berbeda. I.3 Tujuan Pembentukan CoP CoP memiliki beberapa tujuan: 1. Sebagai wadah berbagi pengetahuan dan kolaborasi dalam rangka membantu pekerjaan sehari-hari. 2. Untuk menggali potensi pengetahuan yang ada di masing-masing pegawai demi membangun pengetahuan perusahaan (corporate knowledge) yang relevan terhadap strategi bisnis perusahaan. 3. Sebagai wadah untuk mengembangkan continuous improvement dan membangun disiplin perencanaan dan pendokumentasian sesuai dengan implementasi ISO.
3
4. Sebagai wadah utama untuk menumbuhkembangkan inovasi-inovasi yang berasal dari pegawai. I.4 Lingkup CoP CoP di PLN diprioritaskan untuk pegawai tetap. Bagi Perusahaan / Unit yang pekerjaannnya memerlukan banyak keterlibatan pegawai outsourcing, maka kebijakan mengikutsertakan pegawai outsourcing dalam kegiatan CoP diserahkan kepada kebijakan Unit yang bersangkutan. I.5 Keanggotaan Pada dasarnya keanggotaan CoP menjadi suatu hal yang bersifat sukarela. Mengingat CoP merupakan salah satu KPI Unit, maka menjadi tanggung jawab manajemen dan Tim KM di tiap Unit untuk memfasilitasi terbentuknya komunitas. I.6 Tim KM Tim KM adalah tim pada masing-masing Unit yang bertanggung jawab atas segala kegiatan KM dan pemenuhan KPI KM pada tiap Unit. Dalam konteks CoP, tim KM bertugas untuk mendorong dan memfasilitasi pembentukan CoP-CoP baru, serta membantu pemeliharaannya.
4
BAGIAN II PEMBENTUKAN & PEMELIHARAAN CoP II.1 Pembentukan CoP Garis besar dari awal pembentukan CoP dapat diilustrasikan seperti di bawah ini.
Pada awal masa implementasi CoP di PLN, Tim KM perlu memfasilitasi pembentukan komunitas. Dengan berjalannya waktu, jika metode pembentukan CoP sudah cukup jelas bagi para pegawai, maka pembentukan komunitas dapat dilakukan secara sukarela. II.1.1 Pembentukan Identitas CoP Dalam membentuk identitas sebuah CoP, Tim KM perlu menentukan beberapa hal berikut. 1) Menentukan Area Pengetahuan (Tema CoP) Dalam menentukan tema yang tepat bagi CoP. Area Pengetahuan yang
5
akan ditentukan harus dapat memenuhi ketiga kriteria berikut: 1. Mendukung strategi bisnis perusahaan 2. Relevan dengan pekerjaan anggota sehari-hari 3. Sesuai dengan minat atau passion dari anggota CoP 2) Menentukan Peran-Peran dalam CoP a) Sponsor Sponsor adalah orang yang bertugas mendukung kesinambungan jalannya CoP. Karena itu Sponsor perlu memiliki sebuah jabatan struktural yang signifikan. Tanggung jawab dan kriteria dari Sponsor CoP dapat dilihat di halaman berikut.
6
Tanggung jawab dan kriteria dari Sponsor CoP: Tanggung Jawab
Mengalokasikan anggaran dan SDM untuk aktivitasaktivitas CoP Memberikan arahan dalam mengembangkan CoP
Kriteria
Memiliki otoritas dalam penyediaan anggaran dan menggerakkan SDM Dapat memotivasi pegawai untuk berpartisipasi dalam CoP Memiliki pandangan strategis dalam Area Pengetahuan yang ditetapkan CoP Dapat menyediakan pengarahan dan petunjuk bagi CoP
7
b) Champion Seorang Champion merupakan koordinator utama dari seluruh kegiatan CoP. Tanggung jawab dan kriteria dari Champion CoP: Tanggung Jawab • Memimpin perencanaan inti CoP • Menjaga agar anggota mengikuti jadwal dan kurikulum yang telah ditetapkan • Mengkoordinasi acara-acara CoP • Membangkitkan antusiasme dan energi dalam komunitas
Kriteria
Memiliki passion dan mengerti pentingnya berbagi pengetahuan Seorang organizer atau koordinator yang baik Memiliki pengetahuan yang relevan terhadap Area Pengetahuan CoP Memiliki kemampuan sosial (social skill) yang baik
8
c) Administrator Administrator bertugas untuk melaksanakan kegiatan pendukung CoP. Peran Administrator dapat juga ditentukan berdasarkan rotasi, misalnya tiap anggota mendapat giliran menjadi Administrator. Tanggung jawab dan Administrator CoP: Tanggung Jawab • Menginformasikan dan mengingatkan anggota mengenai kegiatan-kegiatan CoP • Mengatur pengadaan ruangan pertemuan • Mengatur penjadwalan pertemuan • Menyediakan konsumsi • Mencatat jalannya pertemuan CoP (notulis)
kriteria
Kriteria
Merupakan anggota dalam CoP
9
d) Anggota Anggota dari CoP juga memiliki tanggung jawab yang perlu dijalankan. Sebagai bagian dari populasi yang mengisi CoP, para anggota dapat membangun jaringan melalui posisi atau ketertarikan terhadap knowledge area yang sama. Tanggung jawab Anggota CoP: Tanggung Jawab
Berpartisipasi dalam berbagi pengalaman dan pengetahuan mengenai kebutuhan komunitas, mencari solusi terhadap masalah sehari-hari, berbagi best practice, dll. Berpartisipasi dalam pemeliharaan CoP
dan
kriteria
Kriteria
Memiliki keinginan untuk belajar Memiliki keinginan untuk berbagi pengetahuan
10
Jumlah minimum anggota CoP sebanyak 5 orang, termasuk Champion komunitas. Walaupun demikian, rekomendasi ideal bagi sebuah CoP Unit adalah beranggotakan 10 hingga 20 orang. II.1.2 Perencanaan Inti Dalam membentuk sebuah CoP, penting bagi semua anggota awal untuk berpartisipasi dalam pengkonsepsian komunitas tersebut. Itulah yang pada dasarnya akan dicapai dalam sebuah perencanaan inti. Penjelasan mengenai hal-hal yang perlu diidentifikasi pada Perencanaan Inti dapat dituangkan dalam sebuah Formulir Inisiasi CoP. Formulir Inisiasi CoP sesuai Lampiran I Guideline ini, dan Contoh pengisian Formulir Inisiasi CoP sesuai Lampiran II Guideline ini. Penjelasan mengenai tiap elemen di Formulir Inisiasi CoP dapat ditemukan di halaman selanjutnya.
11
Elemen
Deskripsi & Contoh
Nama
Nama komunitas dapat diambil dari Area Pengetahuan CoP, dengan penamaan sebagai berikut: ”CoP [Fungsi Umum] – [Fungsi Khusus]”. Beberapa contoh penamaan CoP: CoP Pembangkitan – PLTU Overhaul CoP Transmisi – Dispatcher CoP Distribusi – Relay & Proteksi CoP Niaga & Pelayanan – Perubahan Daya CoP Energi Primer – Pricing CoP SDM – Diklat CoP Keuangan – Pajak CoP Bisnis Penunjang – IT
Objektif / Tujuan
Tujuan CoP biasanya menjawab suatu masalah atau sebuah tantangan yang dihadapi di area pengetahuan tersebut di Unit masing-masing, misalnya dalam mengatasi masalah harian karyawan, berbagi best practice, atau untuk mengembangkan inovasi. Perlu diingat bahwa dalam menentukan tujuan, Tim KM perlu mengacu pada konsep SMART, yaitu Specific, Measurable, Achieveable, Realistic, dan Timeframe.
Nilai - Nilai
Bagian dari identitas komunitas adalah nilai-nilai yang dianut oleh komunitas tersebut
12
12
sebagai panduan perilaku dalam sebuah CoP. Nilai-nilai tersebut perlu mendukung sifat CoP yang kolaboratif seperti keterbukaan, belajar bersama, menghargai pendapat orang lain, menghargai waktu, proaktif dalam berpartisipasi, dll. Fokus Pengetahuan
Fokus pengetahuan adalah topik-topik spesifik yang akan dibahas di dalam CoP yang merupakan bagian dari Area Pengetahuan. Contohnya, dalam CoP yang area pengetahuannya adalah SDM - Diklat; fokus pengetahuannya dapat meliputi Bentuk Pelatihan Baru, Referensi best practice Diklat terbaik, dll.
Keanggotaan
Keanggotaan pada dasarnya bersifat sukarela dan terbuka, namun anggota dapat menetapkan kemungkinan komunitas untuk bersifat inklusif, eksklusif, atau terbatas pada suatu Unit atau bidang tertentu.
Target
Tiap komunitas mendefinisikan target yang ingin dicapai. Target dapat berupa proses, seperti jumlah kehadiran, frekuensi pertemuan, atau dapat berupa hasil, seperti jumlah inovasi, continuous improvement, jumlah masalah yang diatasi, dan tingkat kepuasan anggota komunitas.
Jadwal / Kurikulum Peserta dapat membahas frekuensi pertemuan komunitas, waktu dan tempat, serta topik dan pembicara untuk pertemuan-pertemuan mendatang.
13
13
II.2 Pemeliharaan CoP II.2.1 Mengelola Pengetahuan dalam CoP Sesuai dengan tujuan CoP yaitu membangun pengetahuan perusahaan (corporate knowledge) yang relevan dengan strategi bisnis perusahaan, kegiatan CoP lebih dari sebuah ajang berkumpul, namun juga memiliki proses knowledge sehingga dapat memberikan manfaat bagi perusahaan. Oleh karena itu, dalam memelihara CoP, perlu dipastikan bahwa ilmu di dalamnya dikelola dengan baik. Di bawah ini adalah siklus pengelolaan pengetahuan di dalam CoP:
14
1) Identifikasi Sebelum mengadakan kegiatan CoP, perlu ditetapkan beberapa hal untuk dikembangkan dalam CoP. Hal tersebut dapat berupa: Masalah-masalah yang perlu dipecahkan dalam pekerjaan sehari-hari Pengetahuan baru yang ingin dikembangkan Inovasi atau improvement yang ingin dihasilkan, dan lainnya. Tahap Identifikasi dapat dilakukan pada saat perencanaan inti, khususnya dalam menetapkan fokus pengetahuan dan topik-topik pertemuan dalam jadwal. Hal ini tidak menutup kemungkinan adanya hal-hal baru untuk didiskusikan, yang baru muncul setelah dilakukannya perencanaan inti. 2) Penyerapan Saat komunitas telah menentukan jenis pengetahuan yang ingin dikembangkan, komunitas mencari sumber pengetahuan yang tepat. Hal ini dapat dilakukan dengan mengundang pembicara yang dapat mengisi agenda diskusi, atau mencari sumber informasi lain yang dapat
15
didiskusikan dalam komunitas. Sumber pengetahuan ini dapat berasal dari dalam maupun luar Unit/Perusahaan. 3) Berbagi & Menciptakan Pengetahuan Fokus dari CoP adalah anggota dari komunitas itu sendiri. Oleh karena itu, sebuah CoP tidak seharusnya menjadi komunikasi satu arah, namun komunikasi banyak arah antar anggotanya sehingga semua orang dapat belajar dari satu sama lain. Hal ini dapat dilakukan melalui diskusi atau bentuk kolaborasi lainnya. Dengan berbagi pengetahuan maka akan ada pengetahuan-pengetahuan baru yang diciptakan. Durasi ideal bagi masing-masing pertemuan CoP berkisar antara 1-2 jam. 4) Kodifikasi & Simpan Jika komunitas telah berhasil menyimpulkan suatu bentuk pengetahuan baru, komunitas perlu memastikan tersebarnya pengetahuan tersebut, melalui berbagai media yang disediakan.
16
Karena itu, notulis perlu memastikan bahwa semua hasil CoP didokumentasikan. Setelah divalidasi oleh Champion, hasil dokumentasi ini kemudian disimpan di dalam sebuah sarana yang dapat diakses oleh anggota CoP dan pihak-pihak lain yang membutuhkan. Untuk membantu tahap kodifikasi, Guideline ini menyediakan formulir Berita Acara yang dapat digunakan untuk mencatat hasil dari sebuah diskusi CoP. Formulir ini dapat dilihat pada Lampiran III. II.2.2 Inovasi PLN mendefinisikan Inovasi sebagai berikut. ”Inovasi adalah karya penemuan baru atau pengembangan dari karya inovasi yang ada namun berbeda dari sebelumnya, berupa metode, alat, dll.” Sering kali inovasi dianggap sebagai sesuatu yang harus sama sekali baru. Pada kenyataannya, inovasi dapat berupa peningkatan atau pengembangan dari sesuatu yang sudah ada. Selama peningkatan atau pengembangan tersebut dapat memberi nilai tambah
17
bagi perusahaan, hal ini dapat disebut sebagai suatu inovasi. Salah satu potensi peran CoP di PLN adalah sebagai sarana untuk mengembangkan ide-ide yang ada menjadi suatu bentuk inovasi. Mengingat Lomba Karya Inovasi Regional dan Nasional diselenggarakan oleh perusahaan setiap tahun, CoP diharapkan dapat membantu masingmasing Unit dalam memilih inovasi yang dapat mewakili Unit. Peran CoP dalam mewujudkan inovasi pada dasarnya adalah sebagai katalisator proses penciptaan inovasi melalui: • Sosialisasi pengertian inovasi • Pengkondisian suasana yang dapat menstimulasi kreatifitas ide dan penciptaan inovasi pada proses bisnis • Validasi dan seleksi karya inovasi, baik dari segi teknis, ekonomis, kehandalan, maupun keselamatan, dari dalam maupun luar Unit. Jika inovasi dianggap tidak cocok dengan Unit asalnya, namun potensial memiliki nilai tambah, CoP juga dapat menjadi sarana penyesuaian inovasi • Percepatan proses penciptaan inovasi. Inovator dapat melemparkan
18
idenya pada komunitas dan mendapatkan umpan balik langsung dari para anggota, yang masingmasing memiliki kompetensi dan ketertarikan terhadap subjek II.2.3 Metode-metode dalam Membangun Antusiasme Dalam pemeliharaan CoP, tim perlu memastikan bahwa baik partisipasi dalam komunitas maupun komunitas itu sendiri tetap mendapatkan antusiasme dan ketertarikan dari lingkungan kerja. Untuk itu, ada beberapa metode yang dapat dilakukan oleh tim. 1) Acara yang Menarik Tim perlu memastikan bahwa kegiatan-kegiatan CoP tidak hanya terbatas pada bentuk diskusi kelompok yang biasa dilakukan. CoP dapat menjadi sarana eksperimen dengan teknik-teknik diskusi yang tidak biasa, seperti Speed Sharing atau Fishbowl. Selain itu, CoP juga dapat mengembangkan beberapa aktivitas icebreaker seperti 2 Truths & A Lie, atau aktivitas seperti merancang pidato Presiden yang bangga akan keberhasilan komunitas. Penjelasan mengenai aktivitasaktivitas ini dapat ditemukan di
19
Lampiran VI. Selain itu, topik yang didiskusikan tidak hanya perlu bersifat relevan tapi juga menarik dan seru untuk didiskusikan. Komunitas juga dapat mengundang pembicara tamu yang memiliki ketertarikan khusus terhadap sebuah topik. Selain itu unsur-unsur storytelling dapat dimasukkan ke dalam aktivitas CoP. Pada saat presentasi, bertanya, sharing, membuka acara, akan lebih menarik apabila dimulai dengan sebuah cerita. Pelaksanaan pertemuan CoP disesuaikan dengan kebutuhan anggota yang masih relevan. Misalnya bila anggota tidak menghendaki / tidak ada waktu lagi di luar jam dinas (mis. Operator), maka waktu pertemuan dapat diatur pada saat berkumpul / bertemu pada jam dinas (mis. pada saat pergantian shift). 2) Penghargaan Satu hal yang cukup efektif dalam mendorong partisipasi dan kontribusi dari anggota adalah penghargaan. Hal ini dapat dimulai dari sesuatu
20
yang sederhana seperti sebuah pengumuman dan pengakuan di buletin atau KM Portal, atau mengundang para pimpinan Unit untuk memberikan apresiasi khusus bagi anggota CoP yang berkontribusi. Dari sisi perusahaan, bentuk Imbalan dan Penghargaan diatur lebih lanjut oleh Manajemen. 3) CoP Marketing Bagian dari penentuan identitas sebuah komunitas adalah menciptakan suatu bentuk brand atau suatu bentuk reputasi, yang akan memberikan prestise bagi komunitas dan para anggota di dalamnya. Hal ini dapat menjadi salah satu alasan untuk menarik individu untuk bergabung dalam komunitas. Bentuk branding CoP dapat berupa hal sederhana seperti penjelasan identitas CoP pada event perusahaan atau publikasi hasil diskusi komunitas melalui jurnal atau artikel pada Portal KM.
21
II.2.4 Evaluasi Periodik Untuk memastikan efektivitas dari CoP yang dijalankan, maka akan dilakukan evaluasi secara periodik dalam bentuk: 1. Laporan Triwulan oleh Champion CoP mengenai aktivitas dan hasil dari CoP 2. Laporan Rekapitulasi kegiatan CoP di Unit, yang dibuat oleh Tim KM dan diketahui oleh General Manager. Formulir Laporan Triwulan CoP dan Rekapitulasi CoP sesuai Lampiran IV dan Lampiran V Guideline ini.
22
DAFTAR LAMPIRAN Lampiran I Lampiran II Lampiran III Lampiran IV Lampiran V Lampiran VI
: Formulir Inisiasi CoP : Contoh Pengisian Formulir Inisiasi CoP : Formulir Berita Acara : Formulir Laporan Triwulan : Formulir Rekap CoP : Contoh Aktivitas CoP
23
LAMPIRAN I (1)
PT PLN (Persero)……(nama unit pelaksana induk)….. FORMULIR INISIASI CoP Nama CoP
Unit Nama
Sponsor
NIP
Nama Champion NIP Bid/ Sub Bid
Jabatan IDENTITAS COP 1.
Apa objektif/tujuan dari Komunitas ini?
* Penentuan objektif / tujuan mengacu pada konsep SMART yaitu Spesific, Measureable, Achievable, Realistic dan Timeframe. 2.
Apa saja nilai-nilai yang ada dalam komunitas ini?
3.
Apa saja yang menjadi fokus pengetahuan dalam komunitas ini?
LAMPIRAN I (2) 4.
Siapa saja yang bisa menjadi anggota dalam komunitas ini?
5.
Apakah target komunitas ini?
* Penentuan target mengacu pada konsep SMART yaitu Spesific, Measureable, Achievable, Realistic dan Timeframe. Keterangan : Silahkan menggunakan tambahan kertas jika perlu
LAMPIRAN I (3)
DAFTAR ANGGOTA CoP E-mail No.
Nama
Bid/Sub Bid
NIP
Telepon
Ttd
Keterangan : Silahkan menggunakan tambahan kertas jika perlu
LAMPIRAN I (4)
JADWAL COP
Sesi
Hari/Tanggal
Tempat
Topik
Narasumber
1
2
3
4
5
dst. Keterangan : Silahkan menggunakan tambahan kertas jika perlu
LAMPIRAN II (1)
PT PLN (Persero)……(nama unit pelaksana induk)….. FORMULIR INISIASI CoP Corporate Nama CoP CommunicationEvent Organizing Nama Sponsor
NIP
Unit
Nanang Febrian Champion 6590003-Z
Pusat
Nama
Agus Suprapto
NIP
7197010-Z
Bid/ Design Sub Bid
Jabatan Manajer IDENTITAS COP 1.
Apa objektif/tujuan dari Komunitas ini?
1. Mengurangi waktu perencanaan event melalui peningkatan efisiensi. 2. Meningkatkan kualitas dari event-event yang diadakan. * Penentuan objektif / tujuan mengacu pada konsep SMART yaitu Spesific, Measureable, Achievable, Realistic dan Timeframe. 2.
Apa saja nilai-nilai yang ada dalam komunitas ini?
Kreatifitas, proaktif, kolaborasi, keterbukaan, menghargai pendapat orang lain, menghargai waktu 3.
Apa saja yang menjadi fokus pengetahuan dalam komunitas ini?
Event Management, event marketing, time management, design, sound system, Audio visual, Event Budgeting
LAMPIRAN II (2) Siapa saja yang bisa menjadi anggota dalam komunitas ini? Seluruh karyawan PT MAKMUR SEJAHTERA, khususnya bagian corporate communication 4.
5.
Apakah target komunitas ini? 1. Kehadiran: 80% 2. Frekuensi pertemuan: 2 kali sebulan 3. Inovasi/improvement tiap tahun
* Penentuan target mengacu pada konsep SMART yaitu Spesific, Measureable, Achievable, Realistic dan Timeframe. Keterangan : Silahkan menggunakan tambahan kertas jika perlu
LAMPIRAN II (3)
DAFTAR ANGGOTA CoP E-mail No.
Nama
1
Nanang Febrian
2
3
Insan Kamil
Soleh Setiawan
NIP
Bid/Sub Bid Corp.
6590003-Z
7200100-P
7301020-P
Comm
Procurement
Telepon
Ttd
nanang@makm ur.org 080808xxxx insan@makmu r.org 080808xxxx
Design
soleh@makmu r.org 080808xxxx
4
Adien Skeon
7402030-P
Administration
adien@makmu r.org 080808xxxx
5
Bima Satria
7503040-P
Sales
bima@makmur .org 080808xxxx
Keterangan : Silahkan menggunakan tambahan kertas jika perlu
LAMPIRAN II (4)
JADWAL COP
Sesi 1
2
3
4
5
Hari/Tanggal
12/01/09
Tempat
Topik
Narasumber
Ruang Serbaguna
Dasar-dasar Event Organizing
Bu Irene
19/01/09
Ruang Rapat 1
Tips dan Trik mendapatkan Sponsor
12/02/09
Ruang Serbaguna
Membuat design yang bagus menggunakan Adobe
19/02/09
12/03/09
6 19/03/09
(PT EO JAYA) Bu Susi (Departemen Niaga) Mr. John Adobe (Adobe Corp.)
Penganggaran Event yang ekonomis
Pak Bambang
Ruang Rapat 3
Teknik-teknik negosiasi dengan pihakpihak terkait
Pak Sasmito
Ruang Serbaguna
Manajemen Keamanan Event
Aula
(Departemen Keuangan)
(Departemen Sales) Pak Isro (Bagian Sekuriti)
Keterangan : Silahkan menggunakan tambahan kertas jika perlu
LAMPIRAN III (1)
Berita Acara Pertemuan Community of Practice
PT PLN (Persero)…..(nama unit pelaksana induk)…. Nama CoP
Unit
Tanggal
Waktu
Tempat
Moderator Narasumber Notulis
1.
AGENDA DISKUSI
2.
CATATAN DISKUSI
Email Ph Email Ph Email Ph
LAMPIRAN III (2)
Berita Acara Pertemuan Community of Practice
3.
KESIMPULAN
TINDAK LANJUT DISKUSI/KOMUNITAS Kegiatan
PIC
Tanggal
PERTEMUAN SELANJUTNYA Tanggal Topik Pembicara
Waktu
Tempat
LAMPIRAN III(3)
Berita Acara Pertemuan Community of Practice
Notulis
Champion
(…………………………………………)
(………………………………………………)
Mengetahui, Sponsor CoP
(……………………………………………)
LAMPIRAN III (4)
Berita Acara Pertemuan Community of Practice DAFTAR HADIR Nama CoP :…………………. Tanggal
Tempat
Waktu
PESERTA No.
Nama
NIP
Bid/Sub Bid
e-mail Telepon
Tandatangan
LAMPIRAN IV (1 )
LAPORAN TRIWULAN CoP* Triwulan I
Triwulan II
Triwulan III
Triwulan IV
*)Pilih salah satu Tanggal
Tahun : ..........
..../...../........
Unit
Nama CoP Bagian 1 Identitas CoP Objektif / Tujuan CoP [Jika ada perubahan dengan objektif / tujuan CoP dalam perencanaan inti harap ditulis]
Bagian 2 Peran CoP Nama Sponsor
Champion
NIP
E-mail
Jabatan
Telepon
Nama
E-mail
NIP Bid/ Sub Bid
Telepon
LAMPIRAN IV (2 )
Bagian 3 Output/Hasil CoP [Pilih sesuai dengan kategori yang telah dihasilkan]
Inovasi
SOP
Improvement
Lainnya* * Seperti Lesson Learned, Best Practices dsb.
Judul [Nama dari output yang dihasilkan]
Deskripsi [Deskripsi singkat mengenai hasil output tersebut dan nilai tambah apa yang dapat diberikan untuk perusahaan]
Review Singkat Aktivitas CoP [Penjelasan singkat mengenai kesesuaian antara perencanaan dengan yang sebenarnya terjadi. Jika semua berjalan sesuai rencana, jelaskan apa yang berkontribusi untuk hal tersebut dan jka tidak sesuai, identifikasi penyebabnya. Pada akhirnya tuliskan secara singkat rencana/harapan/sasaran untuk aktivitas CoP anda tiga bulan kedepan] Media Komunikasi [Deskripsikan mengenai media lain yang digunakan oleh anggota untuk berkomunikasi diluar pertemuan tatap muka CoP. Misal, e-mail, Messenger, Forum on-line Portal PLN, Blog, Facebook Groups, Mailing List, dll]
LAMPIRAN IV (3 )
Bagian 4 Rangkuman Kehadiran Anggota CoP Total Sesi Pertemuan
Nama CoP
No
Nama
NIP
………kali
Jumlah Kehadiran
Champion
Sponsor
Bid/Sub Bid
Jabatan
(..................................)
(...............................)
LAMPIRAN V P.T. PLN (Persero) Unit Bisnis: ............................................. LAPORAN REKAPITULASI TRIWULAN CoP Triwulan .......... Tahun .......... Fungsi
Nama CoP
Unit
Bidang / Sub Bid
Jumlah Anggota CoP
TOTAL ANGGOTA COMMUNITY OF PRACTICE TOTAL PEGAWAI PERSENTASE ANGGOTA COP (%) (TOTAL ANGGOTA COP / TOTAL PEGAWAI) X 100
* Fungsi dalam proses bisnis di PLN, yaitu Pembangkit, Transmisi, Distribusi, Niaga & Pelayanan, Energi Primer, SDM, Keuangan serta Bisnis Penunjang.
Disiapkan oleh Tim KM
Mengetahui, General Manager
(...................................)
(...................................)
LAMPIRAN VI (1)
CONTOH AKTIVITAS COMMUNITY OF PRACTICE Bagian ini memberikan penjelasan untuk 4 contoh aktivitas: Lampiran VI-I : 2 Truths and A Lie Lampiran VI-II : Speed Sharing Lampiran VI-III : Presiden Datang Lampiran VI-IV : Fishbowl
LAMPIRAN VI (2)
Lampiran VI – I 2 Truths & A Lie Tujuan: Aktivitas ini berfungsi untuk membangun kedekatan dalam pendirian sebuah komunitas. Karena tiap anggota dapat menceritakan pernyataan apapun, aktivitas ini tetap menarik bahkan jika sesama anggota telah saling mengenal sebelumnya. Tipe Aktivitas: Ice breaker / energizer Jumlah Peserta: Aktivitas ini dapat dilakukan oleh 3 atau lebih peserta. Dalam contoh ini, ada 7 orang Peserta yang ikut serta. Peralatan Yang Dibutuhkan: Tidak ada Pengaturan Ruangan: Peserta diminta berdiri dalam lingkaran seperti dalam gambar di bawah ini.
2 7
3 1
6
4 5
LAMPIRAN VI (3)
Langkah: 1. Sebelum permainan dimulai, peserta diminta mempersiapkan tiga pernyataan mengenai diri mereka. 2 dari pernyataan tersebut adalah benar, dan 1 pernyataan yang salah. 2. Semua peserta berdiri membentuk lingkaran seperti contoh gambar di atas. Peserta memilih satu orang sebagai Penebak pertama. 3. Dalam contoh gambar di atas, Peserta 1 akan memulai permainan sebagai Penebak. Penebak akan menunjuk orang pertama yang harus menceritakan tiga pernyataannya. Dalam contoh ini, Peserta 1 menunjuk Peserta 2. 4. Peserta 2 menceritakan 3 pernyataannya, dan Peserta 1 menebak mana di antara ketiga hal tersebut yang tidak benar. 5. a. Jika Peserta 1 salah menebak, maka Peserta 1 dan 2 tetap berdiri pada posisi masing-masing. Peserta 1 tetap tinggal di tengah lingkaran sebagai Penebak, dan meminta Peserta selanjutnya (dalam contoh ini Peserta 3) untuk menceritakan tiga pernyataannya. b. Jika Peserta 1 menebak pernyataan Peserta 2 dengan tepat, maka
LAMPIRAN VI (4)
Peserta 2 dan Peserta 1 bertukar posisi, seperti gambar di bawah ini.
1 7
3 2
6
4 5
Peserta 2 kini menjadi Penebak, dan meminta Peserta selanjutnya (dalam contoh ini Peserta 3) untuk menceritakan tiga pernyataannya. 6. Penebak terus mencoba menebak pernyataan Peserta yang tidak benar. Jika Penebak salah menebak jawaban seorang Peserta, Penebak tetap tinggal di tengah lingkaran dan meminta Peserta selanjutnya untuk menceritakan ketiga pernyataan. Setiap kali Penebak berhasil menebak seorang Peserta dengan tepat, Peserta tersebut harus bertukar posisi, dan kini menjadi Penebak. 7. Seluruh peserta mendapat giliran hingga seluruh lingkaran telah menceritakan ketiga pernyataan mereka masing-masing.
LAMPIRAN VI (5)
Lampiran VI - II Speed Sharing Tujuan: Teknik Diskusi ini bersifat dinamis, sehingga dapat memberikan suntikan energi bagi peserta. Sering kali diskusi seperti ini memberikan beberapa pernyataan kesimpulan pendek yang menarik, sebagai hasil diskusi dari anggota kelompok yang terus berubah. Tipe Aktivitas: Teknik Diskusi Jumlah Peserta: Teknik Diskusi ini tepat untuk jumlah peserta yang cukup besar, karena membutuhkan pembagian menjadi beberapa kelompok. Dalam contoh ini, ada 15 orang peserta yang ikut serta. Seorang moderator bertugas menentukan lamanya waktu diskusi dalam satu meja, dan memberi tanda jika waktu diskusi telah habis. Peralatan Yang Dibutuhkan: Bel atau peluit untuk memberi tanda waktu. Pengaturan Ruangan: Beberapa meja diatur di tengah lingkaran seperti gambar di halaman berikut.
LAMPIRAN VI (6)
1
6
1
5 4
2
2
10 11
3
9
3
15
14
7 8
12
13
Langkah: 1. Peserta berdiskusi dalam kelompok mengenai isu yang sudah ditentukan. 2. Moderator menentukan waktu diskusi – biasanya berkisar antara 10-15 menit. Setelah waktu diskusi berakhir, moderator membunyikan tanda. Seluruh peserta meninggalkan meja dan duduk di meja lain, untuk membentuk kelompok-kelompok baru. Pada contoh ini, 15 Peserta dapat membentuk kelompok baru seperti di bawah ini:
1
6
1
13 10
15
2
3
8
2
3
4 7
5 9
11
14 12
LAMPIRAN VI (7)
Perlu diingat bahwa contoh ini hanya salah satu kemungkinan pembentukan kelompok baru. Misalnya, Peserta 1 dapat berpindah dari Meja 1 ke Meja 2 ataupun Meja 3. Jika hal ini dianggap terlalu kompleks, sebagian peserta dapat diizinkan untuk tetap tinggal di meja awal. 3. Kelompok-kelompok baru yang telah terbentuk kembali mendiskusikan isu yang dibicarakan pada meja sebelumnya. Masingmasing peserta dapat menceritakan hasil diskusi pada meja sebelumnya, dan membentuk kesimpulan-kesimpulan baru dengan peserta lain. 4. Setelah waktu diskusi berakhir, moderator kembali membunyikan tanda, dan sekali lagi peserta berpindah meja untuk membentuk kelompok baru. 5. Peserta melakukan diskusi ketiga dalam kelompok baru. 6. Pada akhir waktu diskusi ketiga, Moderator meminta wakil dari masing-masing meja untuk berbagi kesimpulan terakhir.
LAMPIRAN VI (8)
Lampiran VI - III Presiden Datang Tujuan: Sesi ini akan membantu peserta menetapkan visinya di masa mendatang dalam suatu bentuk yang jelas. Tipe Aktivitas: Latihan Menetapkan Visi Jumlah Peserta: Latihan ini dapat diikuti oleh 4 peserta atau lebih. Untuk membangun suasana, akan lebih baik jika aktivitas ini dihadiri oleh penonton yang dapat menyaksikan ”Presiden” menyampaikan sambutannya. Peralatan Yang Dibutuhkan: Alat tulis untuk masing-masing kelompok. Pengaturan Ruangan: Peserta dibagi menjadi beberapa kelompok. Dalam contoh ini, 6 peserta dibagi menjadi 2 kelompok, masing-masing tiga orang.
Podium 1
2 3
6
5 4
LAMPIRAN VI (9)
Langkah: 1. Moderator menjelaskan bahwa para peserta dapat membayangkan Presiden RI akan datang berkunjung ke perusahaan untuk meninjau keberhasilan proyek perusahaan. Dalam kelompok, peserta berdiskusi mengenai apa yang mereka ingin Presiden katakan mengenai keberhasilan perusahaan, lalu merancang pidato sambutan Presiden. 2. Peserta diberikan waktu sekitar 15 – 20 menit untuk merancang pidato. Setelah waktu diskusi berakhir, masing-masing kelompok memilih satu wakil yang akan menjadi ”Presiden”. 3. Para ”Presiden” bergantian maju di podium dan menyampaikan pidato sambutan hasil rancangan kelompok masing-masing.
LAMPIRAN VI (10)
Lampiran VI - IV Fishbowl Tujuan: Memberikan pelatihan simulasi teknik diskusi bagi peserta, yang di kemudian hari dapat digunakan sebagai teknik diskusi dalam CoP. Teknik diskusi fishbowl juga dapat melatih anggota komunitas untuk berkontribusi langsung terhadap dinamika diskusi, dan melatih toleransi dalam memberikan kesempatan bagi orang lain untuk memberikan pendapat. Tipe Aktivitas: Teknik Diskusi Jumlah Peserta: Teknik diskusi ini cocok untuk 8 orang peserta atau lebih. Dalam contoh ini, ada 8 peserta yang terlibat. Peralatan Yang Dibutuhkan: Sebuah flipchart atau papan tulis. Pengaturan Ruangan: Sejumlah kursi diatur mengelilingi flipchart / papan tulis. Sisa kursi diatur melingkar di belakang barisan kursi pertama.
Papan Tulis 1
4 2
K
3
5 6
8 7
LAMPIRAN VI (11)
Langkah: 1. Pada contoh ini, 4 Peserta duduk pada baris pertama, dengan salah satu kursi dibiarkan kosong. Dalam gambar di atas, kursi kosong ditandai dengan “K”. 2. Peserta di baris pertama melaksanakan diskusi, dengan menggunakan papan tulis untuk mencatatat jalannya diskusi. Peserta di baris kedua hanya mengawasi dan tidak dapat berpartisipasi dalam diskusi. 3. Jika salah seorang Peserta di baris kedua ingin mengajukan pendapat, Peserta tersebut dapat maju dan mengisi kursi yang kosong. Jika seorang Peserta dari baris kedua telah mengisi kursi yang kosong, salah seorang Peserta dari baris pertama yang telah memberikan pendapat harus mundur ke baris kedua. Dengan demikian, baris pertama tetap memiliki satu kursi yang kosong. Pada contoh di halaman berikut, Peserta 7 ingin memberikan pendapat. Peserta 7 berpindah ke kursi kosong. Peserta 2 telah selesai memberikan pendapatnya, maka Peserta 2 mundur ke baris kedua, dan kursi Peserta 2 menjadi kursi kosong selanjutnya.
LAMPIRAN VI (12)
Papan Tulis 1
4 K
7
3
5 6
8
2
4. Sepanjang diskusi, Peserta dapat selalu memberikan pendapat dengan pindah ke baris pertama. Baris pertama harus selalu dijaga agar terdapat satu kursi kosong.
