BESTUURSFUNCTIES Taken en verantwoordelijkheden Voorzitter Secretaris Penningmeester Commissie Wedstrijdzaken Technische Commissie Jeugdcommissie Interne Coördinator
Mei 2012
VOORZITTER De taken en verantwoordelijkheden van de voorzitter van Volleybalvereniging Oranje Nassau zijn: 1. Formeel vertegenwoordigen van de vereniging (samen met secretaris en penningmeester) naar externe organisaties. 2. Voorzitten van de bestuursvergadering (9 keer per jaar). 3. Voorzitten van de algemene ledenvergadering (2 keer per jaar). 4. Communicatie met de leden via mail, site, speech of andere wijze (zelf doen of laten doen door ander bestuurslid). 5. Verantwoordelijk voor de gang van zaken bij bijzondere gebeurtenissen (klachten, bezwaren, etc.). 6. Vaststellen, controleren en aanpassen van beleid in samenwerking met bestuur. 7. Samen met de penningmeester verantwoordelijk voor het regelmatig monitoren van de inkomsten en uitgaven van de vereniging (“4-ogen beleid”). 8. Eindverantwoordelijk voor alle overige zaken. Benodigde tijd: Sterk afhankelijk van de omstandigheden en eigen invulling. Van 3 tot 15 uur per maand. Gemiddeld 2 uur per week gedurende het seizoen.
SECRETARIS De taken en verantwoordelijkheden van de secretaris van Volleybalvereniging Oranje Nassau zijn: 1. Formeel vertegenwoordigen van de vereniging (samen met voorzitter en penningmeester) naar externe organisaties. 2. Deelnemen aan de bestuursvergadering (9 keer per jaar). 3. Deelnemen aan de algemene ledenvergadering (2 keer per jaar). 4. Agenda voor de bestuursvergadering opstellen en verspreiden. 5. Agenda voor de algemene ledenvergadering opstellen. 6. Notuleren tijdens de bestuursvergadering en algemene ledenvergadering. 7. Het opstellen van het jaarverslag in september/oktober over het voorafgaande verenigingsjaar. 8. De ontvangen poststukken/e-mails beoordelen/beantwoorden/verspreiden. 9. Indien nodig, wijzigingen doorgeven aan de Kamer van Koophandel. Benodigde tijd: Gemiddeld 6 tot 8 uur per maand.
PENNINGMEESTER De taken en verantwoordelijkheden van de penningmeester van Volleybalvereniging Oranje Nassau zijn: 1. Formeel vertegenwoordigen van de vereniging (samen met voorzitter en secretaris) naar externe organisaties. 2. Deelnemen aan de bestuursvergadering (9 keer per jaar). 3. Deelnemen aan de algemene ledenvergadering (2 keer per jaar). 4. Samen met de voorzitter verantwoordelijk voor het regelmatig monitoren van de inkomsten en uitgaven van de vereniging (“4-ogen beleid”). 5. Het opstellen van de financiële rapportage: Wanneer: Actie: a. April / mei boekjaar X Opstellen begroting boekjaar X+1 b. Mei boekjaar X Vaststellen begroting boekjaar X +1 in ALV c. Oktober / november boekjaar X+1 Opstellen jaarrekening boekjaar X d. November boekjaar X+1 Vaststelling jaarrekening boekjaar X in ALV 6. Innen van de contributie. Bijhouden mutaties en aanmeldingen van nieuwe leden, en aan de hand van deze gegevens de contributie per lid berekenen en innen. 7. Bijhouden van de Teamboetepot. 8. Uitbetaling van de trainersonkostenvergoedingen en opgave bij de belastingdienst. 9. Betaling van overige facturen (o.a. Nevobo, gemeente, donateurs, sponsors etc.). 10. Verantwoordelijk voor de bewaking van de saldi en overboekingen tussen spaarrekening en lopende rekening. 11. Voeren van de boekhouding in Davilex. 12. Beheren van de verzekeringen. 13. Bewaken van de budgetten. 14. Beheren en archiveren van alle (financiële) contracten van de vereniging. 15. Innen van de verschuldigde donaties en jaarlijks eind september de sponsorbijdragen in rekening brengen bij de sponsors. Benodigde tijd: Gemiddeld 2 tot 3 uur per week, met een piek aan het begin van het seizoen in verband met de jaarafsluiting en aanmelding van nieuwe leden.
COMMISSIE WEDSTRIJDZAKEN De taken en verantwoordelijkheden van de voorzitter van de Commissie Wedstrijdzaken van Volleybalvereniging Oranje Nassau zijn:
Algemeen 1. Deelnemen aan de bestuursvergadering (9 keer per jaar). 2. Deelnemen aan de algemene ledenvergadering (2 keer per jaar). 3. Het fungeren als tussenpersoon tussen ON en de Nevobo m.b.t. alles wat met de wedstrijden te maken heeft. e 4. 1 aanspreekpunt voor scheidsrechters, aanvoerders, tellers/vlaggers, zaalwacht en ballenbeheerder. 5. Het wijzigen/aanpassen van de wedstrijdschema’s die aan het begin van het seizoen door de Nevobo worden toegestuurd. 6. Wedstrijdwijzigingen doorgeven aan de aanvoerders van de betreffende teams. 7. Elk jaar bepalen welke teams op welke zaterdag thuis spelen. Hierbij moeten D1 en H1 altijd op dezelfde dag (en na elkaar) worden ingedeeld. 8. Divisieteams doorgeven dat ze de uitslag van de wedstrijd binnen 1 uur na afloop moeten doorgeven via internet. 9. Zelf de overige uitslagen invoeren via Nevobo-site binnen 48 uur. 10. Formulieren controleren en opsturen naar Nevobo binnen 48 uur. 11. Enveloppen/postzegels voor divisieteams in de halmap doen. 12. Wedstrijdformulieren invullen voor de eerstvolgende wedstrijddag. 13. Zorgen voor een halverslag met daarop de veldverdeling voor die dag. Benodigde tijd: Gemiddeld genomen 3 tot 4 uur per week tijdens het seizoen (september t/m mei).
Scheidsrechtercoördinator Scheidsrechterzaken algemeen 1. Het fungeren als tussenpersoon tussen de Nevobo en de Nevobo-scheidsrechters die voor ON fluiten. 2. Het ontvangen en verspreiden van de aanwijsprogramma’s aan de desbetreffende Nevoboscheidsrechters. 3. Zorgdragen dat de inzetbaarheidsverklaringen voor de Nevobo-scheidsrechters op tijd worden ingevuld en opgestuurd. 4. Fluitschema’s maken voor de scheidsrechters die de thuiswedstrijden van de ON-teams in de 1e t/m 4e klasse en de 2e scheidsrechter in de promotieklasse dames moeten fluiten. 5. Zorgdragen voor voldoende opgave bij de diverse scheidsrechtercursussen. 6. Organiseren scheidsrechtercursus voor de eigen leden die in de 3e en 4e klasse gaan fluiten voor ON, inclusief de ABC-jeugd.
Inventarisatie scheidsrechters Aan het einde van het volleybalseizoen moet worden geïnventariseerd hoeveel scheidsrechters het volgende seizoen blijven fluiten voor de vereniging. Er wordt een mail naar de teams gestuurd, waarin wordt vermeld wie afgelopen seizoen hun/haar scheidsrechter was. De teams dienen desbetreffende scheidsrechter te benaderen of hij/zij bereid is om volgend seizoen weer voor Oranje Nassau te fluiten. Indien dit niet het geval is, dient het team zelf op zoek te gaan naar een nieuwe scheidsrechter/cursist. De verantwoordelijkheid ligt bij de teams en zij dienen de scheidsrechtercoördinator op de hoogte te stellen van de stand van zaken. Wanneer dit niet is gedaan aan het begin van het seizoen, neemt de scheidsrechtercoördinator contact op met betreffende teams. Scheidsrechtercursus Teams met een ontbrekende scheidsrechter er attent op maken wat de mogelijkheden zijn om aan een scheidsrechter te komen: zelf iemand naar de cursus sturen of een scheidsrechter ‘kopen’. En teams er op attenderen dat bij geen levering van een scheidsrechter of cursist hier consequenties aan zijn verbonden (boetes). Opvolging Wanneer de scheidsrechtercoördinator zijn/haar taak neerlegt, dient hij/zij samen met het bestuur een nieuwe scheidsrechtercoördinator te zoeken. Wanneer iemand bereid is deze functie over te nemen, zal de aftredende scheidsrechtercoördinator zijn/haar taken overdragen aan de nieuwe scheidsrechtercoördinator. Benodigde tijd: Gemiddeld genomen 1 tot 2 uur per week tijdens het seizoen (september t/m mei).
Ballenbeheer 1. Het uitgeven van de volleybaltassen aan het begin van het seizoen aan de aanvoerd(st)er van elk team. Sommige teams hebben 2 ballentassen en voor de teams die in een gemeentezaal trainen zijn antennes beschikbaar. 2. Het zorgen voor 3 extra ballentassen met veldballen die door alle teams in de Brug naast de eigen ballen kunnen worden gebruikt. 3. Het vervangen van defecte volleyballen in de loop van het seizoen. 4. Het innemen van de volleybaltassen van alle teams aan het einde van het seizoen en deze controleren op het aantal ballen. Bij incompleet zijn van de tas wordt dit gemeld aan de penningmeester die een boete in rekening brengt bij het betreffende team. 5. Het aanschaffen van nieuwe volleyballen en –tassen. 6. Het vervangen van de “oude” volleyballen en deze te koop aanbieden binnen de vereniging mits er nog met de bal valt te volleyballen. Eventueel kunnen oude ballen naar een “goed doel” gaan. Benodigde tijd: Gemiddeld genomen ongeveer 72 uur per seizoen.
Zaalwacht/tellen/vlaggen 1. Het maken van zaalwachtschema’s (2x per jaar) en deze versturen per mail naar alle aanvoerders. 2. Het maken van tel- en vlagschema’s voor de wedstrijden van de divisieteams en vlagschema’s voor de promotieteams en deze mailen naar de aanvoerders van de betreffende teams. De teams zijn zelf verantwoordelijk voor de aanwijzing van personen die deze taken tijdens de wedstrijd moeten uitvoeren. Benodigde tijd: Gemiddeld genomen 1 uur per maand tijdens het seizoen (september t/m mei).
TECHNISCHE COMMISSIE De taken en verantwoordelijkheden van de voorzitter van de Technische Commissie van Volleybalvereniging Oranje Nassau zijn: 1. Deelnemen aan de bestuursvergadering (9 keer per jaar). 2. Deelnemen aan de algemene ledenvergadering (2 keer per jaar). 3. Arrangeren en voorzitten TC vergadering: 4/5x per jaar. 4. Coördinatie van instroom nieuwe leden (deels nu bij de TC leden ondergebracht). 5. In samenspraak met de wedstrijdleiding het trainingsrooster opstellen. 6. Zorgdragen voor trainers. 7. Indien nodig bemiddelen bij "conflicten". 8. Overleg jeugdcommissie in verband met doorstroom jeugd/senioren. Benodigde tijd: Gemiddeld een halve dag per week.
JEUGDCOMMISSIE De taken en verantwoordelijkheden van de voorzitter van de Jeugdcommissie van Volleybalvereniging Oranje Nassau zijn: 1. Deelnemen aan de bestuursvergadering (9 keer per jaar). 2. Deelnemen aan de algemene ledenvergadering (2 keer per jaar). 3. Voorzitten van de Jeugdcommissievergadering (1x per 5 weken). 4. Agenda voor de Jeugdcommissievergadering opstellen en verspreiden. 5. Communicatie met de Technische Commissie Jeugd. 6. Contactpersoon bij het oplossen van eventuele problemen bij teams, andere commissies of ouders. 7. Medeverantwoordelijk voor de uitvoering van het beleid. Benodigde tijd: Gemiddeld 4 tot 6 uur per week.
INTERNE COÖRDINATOR De taken en verantwoordelijkheden van de Interne Coördinator van Volleybalvereniging Oranje Nassau zijn: 1. Deelnemen aan de bestuursvergadering (9 keer per jaar). 2. Deelnemen aan de algemene ledenvergadering (2 keer per jaar). 3. Onderhoudt contact tussen Activiteitencommissie (AC) en Internetcommissie (IC) enerzijds en het bestuur anderzijds. 4. Woont vergaderingen van AC en IC bij voor zover dat wenselijk wordt gevonden. Het is in ieder geval nodig dat de interne coördinator alle commissieleden redelijk kent. 5. Beïnvloedt of bepaalt de samenstelling en organisatie van de AC en IC. 6. Ondersteunt en motiveert de commissies. Luistert en kijkt goed om motivatie commissies in de gaten te houden. 7. Bewaakt uitvoering van werkzaamheden van de AC en IC en van de commissieleden. Grijpt zonodig in. Aanpassingen in de samenstelling van de AC en IC of ingrijpen dat opstappen van commissieleden tot gevolg zouden kunnen hebben, worden altijd vooraf overlegd met het bestuur. 8. Draagt er zorg voor dat de resultaten van de AC en IC continu verbeteren. 9. Evalueert door middel van de ledenenquête en door open te staan voor commentaar van leden, de mate waarin de resultaten van de AC en IC voldoen aan de wensen van de leden. 10. Initieert zonodig grotere wijzigingen in de resultaten van de AC en IC. 11. Legt verzoeken om tussentijdse budgetverhogingen voor aan de penningmeester. 12. Onderhoudt het netwerk binnen de vereniging om vrijwilligers te kunnen vinden. Benodigde tijd: Gemiddeld genomen 1 tot 2 uur per week tijdens het seizoen (september t/m mei).
