BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Sistem Ada beberapa pengertian sistem menurut para ahli melalui bukunya, yaitu
disebutkan dibawah ini.
Sistem menurut Krismiaji (2010:1) “Sistem merupakan rangkaian komponen yang dikoordinasikan untuk mencapai serangkaian tujuan, yang memiliki karakteristik meliputi; komponen, atau sesuatu yang dapat diihat, didengar atau dirasakan; proses, kegiatan untuk mengkoodinasikan komponen yang terlibat dalam sebuah sistem; tujuan, sasaran akhir yang ingin dicapai dari kegiatan koordinasi komponen tersebut.” Menurut Mulyadi (2008:2), suatu sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu sama dengan lainnya, yang berfungsi bersamasama untuk mencapai tujuan tertentu. Selain itu, Mulyadi juga merinci lebih lanjut pengertian umum mengenai sistem, yaitu sebagai berikut: 1. Setiap Sistem Terdiri dari Unsur-unsur. Unsur-unsur suatu sistem terdiri dari subsistem yang lebih kecil, yang terdiri pula dari kelompok unsur yang membentuk subsistem tersebut. 2. Unsur-unsur tersebut merupakan bagian terpadu dari sistem yang bersangkutan. Unsur-unsur sistem berhubungan erat satu dengan lainnya dan sifat serta kerja sama antara unsur sistem tersebut memiliki bentuk tertentu. 3. Unsur sistem tersebut bekerja sama untuk mencapai tujuan sistem. 14
15
Setiap sistem memiliki tujuan tertentu dimana untuk mewujudkan tujuan
tersebut diperlukan suatu proses tertentu dan kerja sama antara satu dengan yang lainnya.
4. Suatu sistem merupakan bagian dari sistem yang lain yang lebih besar.
Adapun menurut Susanto (2008:22), definisi sistem adalah kumpulan/grup dari sub sistem/bagian/komponen apapun baik phisik ataupun non phisik yang berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk saling
mencapai satu tujuan tertentu. Ciri-ciri sistem menurut Susanto (2008), yaitu: 1. Tujuan Sistem Tujuan sistem merupakan target atau sasaran akhir yang ingin dicapai oleh suatu sistem. Sistem dibangun agar tujuan tercapai tidak menyimpang sehingga resiko kegagalan bisa diminimalkan. 2. Batas Sistem Batas sistem merupakan garis abstraksi yang memisahkan antara sistem dan lingkungannya. Batas sistem ditentukan oleh orang yang kompeten di bidangnya untuk meminimalisir penyimpangan dari tujuan. 3. Subsistem Subsistem merupakan komponen atau bagian dari suatu sistem baik phisik ataupun abstrak. Subsistem akan memiliki subsistem yang lebih kecil dan seterusnya, istilah lainnya adalah komponen elemen atau unsur.
16
4. Hubungan Sistem
Hubungan sistem adalah hubungan yang terjadi antar subsistem dengan subsistem lainnya yang setingkat atau antara subsistem dengan sistem
yang lebih besar.
5. Input-Proses-Output
Hal ini tidak dapat terlepas dari sebuah sistem. Sistem berjalan karena
adanya masukan (input) yang lalu diproses menjadi keluaran (output). Input adalah segala sesuatu yang masuk kedalam suatu sistem. Proses merupakan perubahan dari input menjadi output. Output merupakan hasil dari suatu proses yang merupakan tujuan dari keberadaan sistem. 6. Lingkungan Sistem Lingkungan sistem adalah faktor di luar sistem yang mempengaruhi sistem. Lingkungan sistem terdiri dari dua macam, yaitu lingkungan yang berada di dalam sistem (lingkungan internal) dan lingkungan yang berada di luar sistem (lingkungan external). Dari definisi diatas, dapat ditarik kesimpulan bahwa sistem adalah
kumpulan dari unsur-unsur yang saling berkaitan dalam upaya mencapai tujuan tertentu. Unsur-unsur tersebut antara lain, subsistem yang saling berhubungan, input-proses-output, dan lingkungan sistem itu sendiri.
17
2.2 Akuntansi Adapun definisi akuntansi dari beberapa ahli, yaitu disebutkan berikut ini. Menurut Jusup (2005:4) definisi akuntansi dapat dirumuskan dari dua sudut
pandang, yaitu:
“Ditinjau dari sudut pemakainya, akuntansi adalah suatu disiplin yang menyediakan informasi yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan secara efisien dan mengevaluasi kegiatan-kegiatan suatu organisasi. Apabila ditinjau dari sudut kegiatannya, akuntansi adalah proses pencatatan, penggolongan, peringkasan, pelaporan dan penganalisisan data keuangan suatu organisasi”.
Sedangkan pengertian akuntansi menurut Sadeli (2006:2) dalam buku Dasar-dasar
Akuntansi,
menyatakan
bahwa
akuntansi
adalah
proses
mengidentifikasikan, mengukur, dan melaporkan informasi untuk membuat pertimbangan dan mengambil keputusan yang tepat bagi pemakai informasi tersebut. Melihat definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa akuntansi adalah proses mengidentifikasi, mengukur, mencatat, menggolongkan, dan melaporkan data keuangan suatu organisasi kepada pihak yang berkepentingan.
2.3 Sistem Akuntansi Definisi Sistem Akuntansi menurut Hariningsih (2006:2), sistem akuntansi adalah salah satu sistem informasi diantara berbagai sistem yang digunakan oleh manajemen dalam mengelola perusahaan. Selain itu, Mulyadi (2008) juga mengungkapkan definisi dari sistem akuntansi yaitu, Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan
18
yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan.
Menurut definisi-definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa Sistem Akuntansi
adalah salah satu sistem informasi diantara berbagai sistem yang digunakan
manajemen berupa sekumpulan organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan manajemen.
Unsur sistem akuntansi manual, yaitu: 1. Fungsi yang terkait, yaitu fungsi apa saja yang terkait dalam sebuah sistem. 2. Dokumen, yaitu dokumen yang digunakan dalam sebuah sistem. 3. Catatan, yaitu catatan yang digunakan dalam sebuah sistem. 4. Prosedur, yaitu jaringan prosedur yang membentuk sistem. 5. Sistem Pengendalian Internal. Adapun tujuan umum dari pengembangan sistem akuntansi itu sendiri, menurut Mulyadi (2008) ada empat, yaitu: 1.
Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru. Kebutuhan sistem akuntansi terjadi jika perusahaan baru didirikan atau suatu perusahaan menciptakan usaha baru yang berbeda dengan usaha yang telah dijalankan selama ini.
2.
Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada.
19
Adakalanya sistem akuntansi yang berlaku tidak dapat memenuhi
kebutuhan manajemen, baik dalam hal mutu, ketepatan penyajian
maupun struktur informasi yang terdapat dalam laporan. Hal ini
kemungkinan disebabkan oleh perkembangan usaha perusahaan,
sehingga menuntut sistem akuntansi untuk dapat menghasilkan laporan
dengan mutu informasi yang lebih baik dan tepat penyajiannya, dengan
struktur informasi yang sesuai dengan tuntutan kebutuhan manajemen. 3.
Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern. Akuntansi merupakan alat pertanggungjawaban kekayaan suatu organisasi. Pengembangan sistem akuntansi seringkali ditunjukkan untuk memperbaiki perlindungan terhadap kekayaan organisasi sehingga
pertanggungjawaban
terhadap
penggunaan
kekayaan
organisasi dapat dilaksanakan dengan baik. Pengembangan sistem akuntansi dapat pula ditujukan untuk memperbaiki pengecekan intern agar informasi yang dihasilkan oleh sistem tersebut dapat dipercaya. 4.
Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi. Pengembangan sistem akuntansi seringkali ditujukan untuk menghemat biaya. Jika pengorbanan untuk memperoleh informasi keuangan diperhitungkan lebih besar dibanding dengan manfaat yang diperoleh, sistem yang sudah ada perlu dirancang kembali untuk mengurangi pengorbanan sumber daya bagi penyediaan informasi tersebut.
20
2.4 Kas Kas didefinisikan
sebagai alat pembayaran yang siap dan bebas
dipergunakan untuk membiayai kegiatan umum perusahaan. Menurut Baridwan
(2008:83), Kas merupakan suatu alat pertukaran dan juga digunakan sebagai
ukuran dalam akuntansi. Dalam neraca, kas merupakan aktiva yang paling lancar,
dalam arti paling sering berubah. Hampir setiap transaksi dengan pihak luar selalu
memengaruhi kas.
Kas dan setara kas menurut PSAK No.2 (IAI 2009:22) yaitu, kas terdiri dari saldo kas (cash on hand) dan rekening giro. Setara kas (cash equivalent) adalah investasi yang sifatnya sangat likuid, berjangka pendek dan dengan cepat dapat dijadikan sebagai kas dalam jumlah tertentu tanpa menghadapai risiko perubahan nilai yang signifikan. Definisi lain diutarakan oleh Muawanah (2008: 413), kas adalah aset yang paling likuid. Kas merupakan alat pertukaran dan juga digunakan sebagai dasar pengukuran dalam akuntansi. Berdasarkan definisi-definisi tersebut, kas merupakan aset yang paling likuid, dimana dapat dipakai sebagai alat pembayaran yang siap dan bebas dipergunakan untuk membiayai kegiatan umum perusahaan.
2.5 Sistem Penerimaan Kas Menurut Mulyadi (2008: 455), penerimaan kas perusahaan berasal dari dua sumber utama, yaitu penerimaan kas dari penjualan tunai dan penerimaan kas dari piutang.
21
Berdasarkan sistem pengendalian internal yang baik, sistem penerimaan kas
mengharuskan :
a. penerimaan kas dalam bentuk tunai harus segera disetor ke bank dalam
jumlah penuh dengan cara melibatkan pihak lain selain kasir untuk
melakukan internal check, b. kas yang diterima dalam bentuk cek harus segera disetor ke bank dalam jumlah penuh.
2.5.1 Sistem Penerimaan Kas dari Penjualan Tunai Mulyadi (2008) mengungkapkan bahwa penjualan tunai dilaksanakan oleh perusahaan dengan mewajibkan pembeli melakukan pembayaran harga barang lebih dahulu sebelum diserahkan oleh perusahaan pada pembeli. Setelah uang diterima oleh perusahaan, barang kemudian diserahkan kepada pembeli dan transaksi penjualan tunai kemudian dicatat oleh perusahaan. A. Fungsi yang terkait dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah sebagai berikut: 1.
Fungsi Penjualan Fungsi ini bertanggung jawab untuk meneriman order dari pembeli, mengisi faktur penjualan tunai, dan menyerahkan faktur terebut kepada pembeli untuk kepentingan pembayaran harga barang ke fungsi kas. Menyerahkan barang kepada pelanggan.
2.
Fungsi Kas Fungsi ini bertanggung jawab sebagai penerima kas dari pembeli.
22
3.
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyiapkan barang yang dipesan
oleh pembeli, serta menyerahkan barang tersebut ke fungsi penjualan.
4.
Fungsi Persiapan
Fungsi Pengiriman Fungsi ini bertanggung jawab untuk membungkus barang dan
menyerahkan barang yang telah dibayar kepada pembeli.
5.
Fungsi Akuntansi
Fungsi ini bertanggung jawab sebagai pencatat transaksi penjualan dan penerimaan kas dan pembuat laporan penjualan. B. Dokumen yang digunakan dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah sebagai berikut: 1.
Faktur Penjualan Tunai Dokumen ini digunakan untuk merekam berbagai informasi yang diperlukan oleh manajemen mengenai transaksi penjualan tunai.
2.
Bukti setor bank Dokumen ini dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetoran kas ke bank. Bukti setor dibuat 3 lembar dan diserahkan oleh fungsi kas ke bank, bersamaan dengan penyetoran kas dari hasil penjualan tunai ke bank. Dua lembar tembusannya diminta kembali setelah ditandatagani dan dicap oleh bank sebagai bukti penyetoran kas ke bank, lalu diserahkan oleh fungsi kas ke fungsi akuntansi dan dipakai sebagai dokumen sumber pencatatan.
23
C. Catatan akuntansi yang dipakai dalam sistem penerimaan kas dari penjualan
tunai adalah sebagai berikut:
1.
Jurnal Penjualan
Digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat dan meringkas data
penjualan. 2.
Jurnal Penerimaan Kas
Digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat penerimaan kas dari
berbagai sumber, diantaranya dari penjualan tunai. 3.
Jurnal Umum Digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat harga pokok produk yang dijual.
2.5.2 Sistem Penerimaan Kas dari Piutang A. Fungsi yang terkait dalam sistem penerimaan kas dari piutang adalah sebagai berikut: 1.
Fungsi Sekretariat Fungsi
ini
bertanggung
jawab
dalam
penerimaan
cek
dan
pemberitahuan, baik dalam bentuk surat pos, fax, ataupun e-mail dari para pembeli. 2.
Fungsi Kas Fungsi ini bertanggung jawab atas penerimaan cek dari pelanggan atas pelunasan
pembayaran.
Fungsi
ini
bertanggung
jawab
menyetorkan kas yang diterima ke bank dalam jumlah penuh.
untuk
24
3.
Fungsi Akuntansi Fungsi ini bertanggung jawab dalam pencatatan penerimaan kas dari
piutang ke dalam jurnal penerimaan kas dan berkurangnya piutang ke
dalam kartu piutang.
4.
Fungsi Pemeriksaan Intern
Fungsi ini bertanggung jawab dalam melaksanakan penghitungan kas
yang ada ditangan fungsi kas secara periodik. Selain itu juga bertanggung
jawab dalam melakukan rekonsiliasi bank, untuk mengecek ketelitian catatan kas yang diselenggarakan oleh fungsi akuntansi. B. Sedangkan dokumen yang digunakan dalam sistem penerimaan kas dari piutang adalah sebagai berikut: 1.
Surat pemberitahuan Dokumen ini dibuat oleh debitur untuk memberitahu
maksud
pembayaran yang dilakukannya. Surat pemberitahuan ini digunakan sebagai dokumen sumber dalam pencatatan berkurangnya piutang di dalam kartu piutang. 2.
Daftar Surat Pemberitahuan Merupakan rekapitulasi penerimaan kas yang dibuat oleh fungsi sekretariat. Daftar surat pemberitahuan dikirimkan ke fungsi kas untuk kepentingan pembuatan bukti setor bank dan dipakai oleh fungsi akuntansi sebagai dokumen pendukung bukti setor bank dalam pencatatan penerimaan kas ke dalam jurnal penerimaan kas.
25
3.
Bukti Setor Bank Dokumen ini dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetoran kas yang
diterima dari piutang ke bank. Bukti setor dibuat 3 lembar dan diserahkan
oleh fungsi kas ke bank, besamaan dengan penyetoran kas dari piutang
ke bank. Dua lembar tembusannya diminta kembali dari bank setelah
ditandatangani dan dicap oleh bank sebagai bukti penyetoran kas ke
bank. Bukti setor bank diserahkan oleh fungsi kas kepada fungsi
akuntansi dan dipakai oleh fungsi akuntansi sebagai dokumen sumber pencatatan transaksi penerimaan kas dari piutang ke dalam jurnal penerimaan kas. 4.
Kuitansi Dokumen ini merupakan bukti penerimaan kas yang dibuat oleh perusahaan bagi para debitur yang telah melakukan pembayaran utang mereka.
2.6 Sistem Pengeluaran Kas Kecil Pengeluaran kas dalam perusahaan adalah hal yang paling sering terjadi. Maka, peran pengendalian intern terhadap pengeluaran kas ini sangat diperlukan agar tidak terjadi penyelewengan dana oleh pemegang uang kas. Pengertian kas kecil menurut Muawanah (2008: 418), Dana kas kecil adalah uang kas yang disediakan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak ekonomis bila dibayar dengan cek. Dalam
26
hubungannya dengan kas kecil, ada dua metode yang dapat digunakan, yaitu imprest system dan metode fluktuasi.
Penulis menggunakan metode fluktuasi dalam penyelenggaraan dana kas
kecil. Dalam metode fluktuasi jumlah saldo kas kecil berubah-ubah atau
berfluktuasi setelah dilakukan pengisian kembali. Artinya saldo awal setelah pembentukan akan berbeda dibandingkan dengan saldo setelah pengisian kembali. Dalam sistem fluktuatif, penyelenggaraan dana kas kecil dilakukan sebagai
berikut: 1.
Pembentukan dana kas kecil dicatat dengan mendebit rekening Dana Kas Kecil.
2.
Pengeluaran dana Kas kecil dicatat dengan mengkredit rekening Dana Kas Kecil, sehingga setiap saat saldo rekening ini berfluktuasi.
3.
Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan dengan jumlah sesuai dengan keperluan, dan dicatat dengan mendebit rekening Dana kas kecil. Dalam sistem ini, saldo rekening dana kas kecil berfluktuasi dari waktu ke waktu.
A. Dokumen yang Digunakan Dalam Sistem Dana Kas Kecil, dokumen yang digunakan adalah sebagai berikut: 1.
Bukti Kas Keluar Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas dari fungsi akuntansi kepada fungsi kas sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut. Dalam sistem dana kas kecil, dokumen ini
27
diperlukan pada saat pembentukan kas kecil, dan pada saat
pengisian kembali dana kas kecil.
2.
Permintaan Pengeluaran Kas Kecil
Dokumen ini digunakan oleh pemakai dana kas kecil untuk
meminta uang ke pemegang dana kas kecil. Bagi pemegang dana
kas
dikeluarkannya kas kecil olehnya. Dokumen ini diarsipkan oleh
kecil,
dokumen
ini
berfungsi
sebagai
bukti
telah
pemegang dana kas kecil menurut nama pemakai dana kas kecil. 3.
Bukti Pengeluaran Kas Kecil Dokumen ini dibuat oleh pemakai dana kas kecil untuk mempertanggungjawabkan pemakainan dana kas kecil. Dokumen ini dilampiri dengan bukti-bukti pengeluaran kas kecil dan diserahkan oleh pemakai dana kas kecil kepada pemegang dana kas kecil.
4.
Permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil Dokumen ini dibuat oleh pemegang dana kas kecil untuk meminta kepada bagian Utang agar dibuatkan bukti kas keluar guna pengisian kembali dana kas kecil.
B. Catatan Akuntansi Catatan akuntansi yang digunakan dalam Sistem Dana Kas Kecil adalah sebagai berikut:
28
1.
Jurnal Pengeluaran Kas Catatan ini digunakan untuk mencatat pengeluaran kas dalam
pembentukan dana kas kecil dan dalam pengisian kembali dana kas
kecil. Dokumen sumber yang dipakai sebagai dasar pencatatan
dalam jurnal pengeluaran kas adalah bukti kas keluar yang telah dicap “lunas” oleh fungsi kas.
2.
Register Cek Catatan ini digunakan untuk mencatat cek perusahaan yang dikeluarkan untuk pembentukan dan pengisian kembali dana kas kecil.
C. Fungsi Terkait Fungsi yang terkait dalam Sistem Dana Kas Kecil, adalah sebagai berikut: 1.
Fungsi Kas Fungsi ini bertanggung jawab dalam mengisi cek, memintakan otorisasi atas cek, dan menyerahkan cek kepada pemegang dana kas kecil pada saat pembentukan dana kas kecil dan saat pengisian kembali dana kas kecil.
2.
Fungsi Akuntansi Fungsi akuntansi bertanggung jawab atas : a.
Pencatatan pengeluaran kas kecil yang menyangkut biaya dan persediaan,
b.
Pencatatan transaksi pembentukan dana kas kecil,
29
c.
Pencatatan pengisian kembali dana kas kecil dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek,
d.
Pembuatan bukti kas keluar yang memeberikan otorisasi
kepada fungsi kas dalam mengeluarkan cek sebesar yang
tercantum dalam dokumen tersebut. e.
Fungsi ini juga bertanggung jawab melakukan verifikasi kelengkapan dan kesahihan dokumen pendukung yang dipakai
sebagai dasar pembuatan bukti kas keluar. 3.
Fungsi Pemegang Dana Kas Kecil Fungsi ini bertanggung jawab atas penghitungan dana kas kecil dan mencocokkan hasil penghitungannya dengan catatan kas. Fungsi ini juga bertanggung jawab atas pemeriksaan mendadak atas saldo kas kecil.
2.7 Sistem Pengendalian Intern Berbicara soal sistem akuntansi, tak akan terlepas dari pengendalian intern perusahaan. Sistem pengandalian intern ini merupakan unsur penting dalam perusahaan agar perusahaan itu terkendali dan dapat berjalan dengan baik. Mulyadi (2008: 164) dalam bukunya, mengungkapkan bahwa, Pengendalian Intern Akuntansi, meliputi struktur organisasi, metode, dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk menjaga kekayaan organisasi dan mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi. Jadi, sistem pengendalian intern ini sangat dibutuhkan oleh perusahaan agar perusahaan terorganisir dengan baik.
30
Lebih lanjut lagi, Mulyadi memaparkan tujuan dari Sistem Pengendalian
Intern (SPI) Akuntansi itu sendiri, yaitu:
1.
Menjaga kekayaan organisasi, a.
yang telah ditetapkan.
b.
Penggunaan kekayaan perusahaan hanya melalui sistem otorisasi
Pertanggungjawaban
kekayaan
perusahaan
yang
dicatat
dibandingkan dengan kekayaan yang sesungguhnya ada. 2.
Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, a.
Pelaksanaan transaksi melalui sistem otorisasi yang telah ditetapkan.
b.
Pencatatan transaksi yang terjadi dalam catatan akuntansi.
Adapun empat unsur pokok SPI menurut Mulyadi (2008), yaitu: 1.
Struktur organisasi Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas. Struktur organisasi merupakan rangka pembagian tanggung jawab fungsional
kepada
unit-unit
organisasi
yang
dibentuk
untuk
melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. 2.
Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan Sistem
wewenang dan
prosedur
pencatatan yang memberikan
perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya. Dalam organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu, dalam organisasi harus
31
dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas
terlaksananya setiap transaksi.
3.
Praktik yang sehat
Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit
organisasi. Pembagian tanggung jawab fungsional, sistem wewenang,
dan prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana
dengan baik jika tidak diciptakan cara-cara untuk menjamin praktik
yang sehat dalam pelaksanaannya. 4.
Karyawan Karyawan
yang
mutunya
sesuai
dengan
tanggung
jawabnya.
Bagaimanapun baiknya struktur organisasi, sistem otorisasi, dan prosedur pencatatan, serta berbagai cara yang diciptakan untuk mendorong praktik yang sehat, semuanya tergantung pada individu yang melaksanakannya. Karyawan adalah unsur yang paling penting diantara unsur pokok SPI yang ada. Yang perlu dimiliki oleh sebuah perusahaan adalah karyawan yang jujur dan kompeten, karena karyawan yang jujur dan kompeten akan melaksanakan kewajibannya dengan efektif dan efisien, meskipun hanya sedikit unsur pengendalian intern yang mendukungnya. Untuk mendapatkan karyawan yang kompeten dan dapat dipercaya, ada berbagai cara yang dapat ditempuh, salah satunya adalah dengan cara: 1.
Seleksi calon karyawan berdasarkan persyaratan yang dituntut oleh pekerjaannya. Manajemen harus mengadakan analisis jabatan yang
32
ada dalam perusahaan dan menentukan syarat-syarat yang dipenuhi
oleh calon karyawan yang akan menduduki jabatan tersebut.
2.
perusahaan, sesuai dengan perkembangan pekerjaannya.
Pengembangan pendidikan karyawan selama menjadi karyawan
2.7.1 Unsur Pengendalian Intern Sistem Penerimaan Kas 1. Penerimaan Kas Tunai Unsur pengendalian intern yang seharusnya ada dalam sistem penerimaan kas
secara tunai menurut Mulyadi (2008:470), yaitu: a. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas. 1) Fungsi Penjualan harus terpisah dan Fungsi Kas. 2) Fungsi Kas harus terpisah dari Fungsi Akuntasi. 3) Transaksi penjualan harus dilakukan oleh Fungsi Penjualan, Fungsi Pengiriman, dan Fungsi Akuntansi. b. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya. 1) Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh Fungsi Penjualan dengan menggunakan formulir faktur penjualan. 2) Penerimaan kas diotorisasi oleh Fungsi Kas dengan cara membutuhkan cap lunas pada faktur penjualan dan menempelkan pita register pada faktur tersebut. 3) Penjualan dengan kartu kredit bank didahului dengan permintaan otorisasi kredit dari bank penerbit kartu kredit.
33
4) Penyerahan barang diotorisasi oleh Fungsi Pengiriman dengan cara
5) Pencatatan ke dalam buku jurnal diotorisasi oleh Fungsi Akuntansi dengan cara memberikann tanda pada faktur penjualan.
c. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit
membubuhkan cap sudah diserahkan pada faktur penjualan.
organisasi .
1) Faktur
penjualan
bernomor
urut
tercetak
dalam
pemakaian
dipertanggungjawabkan oleh Fungsi Penjualan. 2) Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai disetor seluruhnya ke bank pada hari yang sama dengan transaksi penjualan atau hari kerja berikutnya. 3) Perhitungan saldo kas yang ada di tangan Fungsi Kas secara periodik dan secara mendadak oleh Fungsi Pemeriksa Intern. 2. Penerimaan Piutang Unsur pengendalian intern yang seharusnya ada dalam sistem penerimaan kas dari piutang menurut Mulyadi (2008:490), yaitu: a. Struktur organisasi 1) Fungsi Akuntansi harus terpisah dari fungsi penagihan dan fungsi penerimaan kas. 2) Fungsi Penerimaan Kas harus terpisah dari Fungsi Akuntansi b. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan 1) Debitur diminta untuk melakukan pembayaran dalam bentuk cek atas nama atau dengan cara pemindah bukuan (Giro Bilyet).
34
2) Fungsi penagihan melakukan penagihan hanya atas dasar aftar piutang
yang harus ditagih yang dibuat oleh fungsi akuntansi.
3) Pengkreditan rekening pembantu piutang oleh fungsi akuntansi (bagian
piutang) harus didasarkan atas surat pemberitahuan yang berasal dari
debitur. c. Praktik Yang Sehat 1) Hasil perhitungan kas harus direkam dalam berita cara perhitungan kas
dan disetor penuh ke bank dengan segera. 2) Para penagih dan kasir harus diasuransikan. 3) Kas dalam perjalanan (baik yang ada di tangan Bagian Kasir maupun di tangan penagih perusahaan) harus diasuransikan. 2.7.2 Unsur Pengendalian Intern Sistem Pengeluaran Kas Unsur pengendalian intern yang seharusnya ada dalam sistem penerimaan kas secara tunai menurut Mulyadi (2008:517), yaitu: a. Organisasi 1) Fungsi penyimpanan kas harus terpisah dari fungsi akuntansi. 2) Transaksi penerimaan
dan pengeluaran kas tidak boleh dilaksanakan
sendiri oleh Bagian Kasir sejak awal sampai akhir, tanpa campur tangan dari fungsi lain. b. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan 1) Pengeluaran kas harus mendapat otorisasi dari pejabat yang berwenang. 2) Pembukaan dan penutupan rrekening bank harus mendapatkan persetujuan dari pejabat yang berwenang.
35
3) Pencatatan dalam jurnal pengeluaran kas (atau dalam pencatatan tertentu
otorisasi dari pejabat yang berwenang dan yang dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap.
dalam register cek) harus didasarkan bukti kas keluar yang telah mendapat
c. Praktik Sehat 1) Saldo kas yang ada di tangan harus dilindungi dari kemungkinan pencurian
atau penggunaan yang tidak semestinya. 2) Dokumen dasar dan dokumen pendukung transaksi pengeluaran kas harus dibubuhi cap “lunas” oleh bagian kasir setelah transkasi pengeluaran kas dilakukan. 3) Penggunaan rekening Koran bank, yang merupakan informasi dari pihak ketiga, untuk mengecek ketelitian catatan kas oleh fungsi pemeriksa intern yang merupakan fungsi yang tidak terlibat dalam pencatatan dan penyimpanan kas. 4) Semua pengeluaran kas harus dilakukan dengan cek atas nama perusahaan penerima pembayaran atau dengan pemindah bukuan. 5) Jika pengeluaran kas hanya menyangkut jumlah yang kecil, pengeluaran ini dilakukan sistem akuntansi pengeluaran kas melauli dana kas kecil, yang akuntansinya diselenggarakan dengan sistem fluktuatif. 6) Secara periodik diadakan pencocokkan jumlah fisik kas yang ada di tangan dengan jumlah kas menurut catatan akuntansi. 7) Kas yang ada di tangan dan kas yang ada diperjalanan diasuransikan dari kerugian.
36
8) Kasir diasuransikan.
9) Kasir dilengkapi dengan alat-alat yang mencegah terjadinya pencurian terhadap kas yang ada di tangan. 10) Semua nomor cek harus dipertanggungjawabkan oleh Bagia Kasir.
2.8 Pengembangan Sistem
Metodolgi pengembangan sistem merupakan langkah-langkah yang dilalui
analis sistem dalam mengembangkan sistem informasi. Berikut penulis akan menjelaskan mengenai tahapan pengembangan sistem dan alat bantu yang digunakan dalam pengembangan sistem. 2.8.1 Tahapan Pengembangan Sistem Menurut Mulyadi (2008:39) mengungkapkan mengenai tiga tahapan utama pengembangan sistem, diantaranya: 1. Analisis Sistem (System Analysis) 2. Desain Sistem (System Design) 3. Implementasi Sistem (System Implementation) Berikut ini adalah penjelasan singkat mengenai tiga tahapan utama pengembangan sistem. 1. Analisis Sistem Dalam tahap ini, analis sistem membantu pemakai informasi dalam mengidentifikasi informasi yang diperlukan oleh pemakai untuk melaksanakan pekerjaannya. Analisis sistem dapat dibagi menjadi empat tahap, yaitu:
37
a. Analisis Pendahuluan
c. Pelaksanaan Analisis Sistem d. Penyusunan Laporan Hasil Analisis Sistem
2. Desain Sistem
b. Penyusunan Usulan Pelaksanaan Analisis Sistem
Desain adalah proses penterjemahan kebutuhan pemakai informasi ke
dalam alternatif rancangan sistem informasi yang diajukan kepada pemakai informasi untuk dipertimbangkan. Tahap desain sistem ini dibagi menjadi enam tahap yaitu: a. Desain sistem secara garis besar. b. Penyususnan usulan desain sistem secara garis besar. c. Evaluasi sistem. d. Penyusunan laporan final desain sistem secara garis besar. e. Desain sistem secara rinci. f. Penyusunan laporan final desain sistem secara rinci. 3. Implementasi Sistem Implementasi adalah pendidikan dan pelatihan pemakai informasi, pelatihan dan koordinasi teknisi yang akan menjalankan sistem, pengujian sistem yang baru, dan pengubahan yang dilakukan untuk membuat sistem informasi yang telah dirancang menjadi dapat dilaksanakan secara operasional. Puncak segala kegiatan pengembangan dan
peracangan
implementasi.
sistem
informasi
adalah
terletak
pada
tahap
38
Namun dalam penelitian ini penulis hanya melakukan analisis hingga tahap
kedua, yaitu tahap desain sistem.
Alat bantu pengembangan sistem dapat digambarkan dengan menggunakan
bagan alir data dan bagan alir dokumen. Kedua bagan alir ini merupakan alat yang
digunakan oleh analis sistem untuk menganalisis dan merancang sistem. Berikut ini adalah penjelasan singkat mengenai bagan alir data dan bagan alir dokumen. Bagan Alir Dokumen 2.8.2
Bagan alir dokumen (document flowchart) atau disebut juga bagan alir formulir (form flowchart) merupakan bagan alir yang menunjukkan arus dari laporan dan formulir termasuk tembusan-tembusannya. Sama halnya dengan DFD, document flowchart juga digambarkan dengan menggunakan simbol-simbol standar untuk melukiskan aliran sebuah sistem. Berikut ini adalah simbol-simbol standar dalam flowchart yang sering digunakan oleh para analis sistem: SIMBOL
URAIAN MAKNA Dokumen Menyatakan bahwa input berasal dari pita magnetik atau output dicetak di kertas. Manual Input Memasukkan data secara online melaluui keyboard. Kartu Berlubang (Punch Card) Menyatakan bahwa input berasal dari kartu. Proses Manual Menunjukkan pengolahan yang tidak menggunakan komputer. Proses Komputer Menggambarkan pengolahan data dengan komputer secara online. Tampilan Monitor Menyatakan peralatan output yang digunakan, yaitu layar komputer.
39
SIMBOL
URAIAN MAKNA Input/Output Menyatakan input/output tanpa tergantung dengan jenis peralatannya. Pita Magnetik Menggambarkan arsip komputer yang berbentuk pita magnetik. Arsip sementara Menunjukkan tempat penyimpanan dokumen, dokumen dapat diambil kembali karena bersifat sementara. Arsip Permanen Menggambarkan arsip permanen yang merupakan tempat penyimpanan dokumen yang tidak akan diproses lagi. Terminal Menggambarkan awal dan akhir suatu sistem. On-page Connector Penghubung dalam satu halaman yang sama (didisi nomor atau hurut) Off-page Connector Penghubung antar halaman (diisi dengan lembar halaman yang dituju dan abjad atau nomor) Anotasi Penjelasan atau keterangan gambar Flowline Aliran lojik proses data atau dokumen Gambar 2.1 Simbol Flowchart
