Bab II. Perpustakaan USU Sebelumnya selama delapan belas tahun, USU hanya memiliki

Bab II Perpustakaan USU

A. Sejarah Singkat Perpustakaan USU Perpustakaan Universitas Sumatera Utara (USU) didirikan pada tahun 1970. Sebelumnya selama delapan belas tahun, USU hanya perpustakaan pengelolaan

fakultas. Untuk peningkatan efisiensi, perpustakaan

di lingkungan

sejak

memiliki tahun 1989

USU berubah menjadi sistem

terpusat. Perubahan tersebut ditandai dengan digunakannya sebuah gedung baru Perpustakaan yang terletak di tengah Kampus Padang Bulan. Gedung ini memiliki luas lantai 6.090 meter persegi dengan kapasitas 800 tempat duduk, dibangun di atas lahan seluas 3 Ha.

Perpustakaan saat ini

melayani

lebih

dari 24.000 mahasiswa dan

1.650 dosen. Perpustakaan menyimpan lebih dari 120.000 judul atau 460.000 eksemplar bahan pustaka tercetak, dengan pertambahan setiap tahun sekitar 15.000 eksemplar. Selain itu, Perpustakaan juga memiliki koleksi elektronik yang terdiri dari jurnal dan bahan-bahan “oleh dan tentang” USU. Jumlah e-journal yang dilanggan lebih dari 5.000 judul dalam berbagai disiplin ilmu, yang diperlukan terutama oleh para peneliti dan mahasiswa pascasarjana. Kedua jenis koleksi tersebut dapat diakses melalui jaringan kampus USUnet.

Universitas Sumatera Utara

Koleksi tercetak dikelompokkan dengan sistem Dewey (DDC) dan diindeks dengan menggunakan daftar tajuk subjek Library of Congress (LCSH). Sistem housekeeping Perpustakaan seluruhnya terautomasi termasuk katalog, pelayanan

sirkulasi, dan pengadaan bahan-bahan pustaka baru. Katalog

Perpustakaan dapat diakses secara online (OPAC) baik di dalam Perpustakaan maupun melalui jaringan kampus dan Internet.

Informasi tentang Perpustakaan dan berbagai sumberdaya elektronik yang dimiliki oleh Perpustakaan dapat dilihat di dan didownload dari situs web: library.usu.ac.id. 1. Visi Perpustakaan

Menjadi perpustakaan pendidikan tinggi terkemuka di Indonesia dalam hal pelayanan kepada penggunanya.

2. Misi perpustakaan

Menyediakan akses terhadap informasi dan layanan informasi secara tepat waktu, tepat guna dan efektif untuk mendukung fungsi Tridharma USU melalui pengadaan dan penyediaan bahan pustaka baik cetak maupun elektronik dan membantu mahasiswa dan dosen sehingga

menjadi

terampil dalam

menemukan informasi yang relevan dengan kebutuhan mereka.


3. Tujuan perpustakaan

1. Mendukung

fungsi

pendidikan

pada

masyarakat

pengabdian memilih, pustaka

mengadakan, tersedia

dan

pengajaran,

USU

penelitian

dan

dengan mengidentifikasi,

mengatalog, memroses dan menjadikan bahan

dengan

mengidentifikasi,

memilih,

mengadakan,

mengatalog, memproses dan menjadikan bahan pustaka tersedia dengan memperhatikan factor relavansi, kemutakhiran, keseimbangan dan pemeliharaan koleksi. 2. Menyediakan

fasilitas

yang

memudahkan penggunaan koleksi dan

pelayanan Perpustakaan. 3. Mengupayakan perencanaan keuangan yang efektif untuk pengembangan Perpustakaan. 4. Merencanakan,

mempromosikan,

mengimplementasikan dan meng-

evaluasi kegiatan Perpustakaan dalam kerangka proses penyelenggaraan pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian pada masyarakat di lingkungan USU. 5. Mengupayakan agar pelayanan Perpustakaan disediakan secara vefektif dan efisien dengan memanfaatkan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi. 6. Mengupayakan manajemen dan struktur organisassi yang tepat untuk mencapai tujuan dan sasaran Perpustakaan.


7. Menciptakan suatu lingkungan, peluang dan kondisi yang tepat untuk memungkinkan staf dapat mencapai dan memelihara kinerja yang baik dan meningkatkan karir. 8. Menyediakan suatu lingkungan fisik yang tepat untuk memenuhi kebutuhan koleksi, pengguna dan staf yang berbeda. 9. Menciptakan dan memelihara komunikasi dua arah yang efektif baik di dalam maupun ke luar Perpustakaan. 10. Mengoptimalkan resource sharing dan jaringan tingkat lokal, regional, nasional dan internasional. 11. Mengevaluasi perkembangan proses rencana strategis Perpustakaan.

B. Jaringan Usaha Atau kegiatan Perpustakaan adalah institusi/lembaga yang menyediakan koleksi bahan perpustakaan tertulis, tercetak dan terekam sebagai pusat informasi yang diatur menurut sistem dan aturan yang baku dan di dayagunakan untuk keperluan pendidikan, penelitian dan rekreasi intelektual bagi masyarakat. Perpustakaan Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan. Perpustakaan Universitas Sumatera Utara berorientasi pada bidang penyediaan bahan untuk memudahkan mahasiswa dan dosen dalam memenuhi kebutuhannya dalam proses belajar mengajar. Dengan di berikannya fasilitas


informasi pengetahuan para pengguna akan lebih dapat mengembangkan informasi yang di dapat, atau memecahkan masalahnya di bidang pendidikan.

C. Struktur Organisasi Perpustakaan Universitas Sumatera Utara dilayani oleh 79 orang staf yang terdiri dari 24 orang dengan latar belakang pendidikan ilmu perpustakaan dan informasi dan 55 orang asisten perpustakaan dan staf administrasi umum. Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan

tanggung

jawab

secara

sistematis

yang

menunjukkan

adanya

hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian tujuan instansi yang telah ditetapkan sebelumnya. Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan pekerjaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai. Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi untuk melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal, melalui saluran tunggal. Struktur Organisasi Perpustakaan Sumatera Utara dapat dilihat pada gambar 2.1 berikut ini :


Gambar 2.1 : Bagan Struktur Organisasi Perpustakaan Universitas Sumatera Utara REKTOR

KEPALA Sektr. unit

Kelompok pustakawan

Sub. Bag. Tata usaha

Staf ahli

Devisi Pengatalogan & Perawatan

Devisi d

Devisi Pelayanan Pengguna

Divisi Sirkulasi

Divisi ICT

Pengendalian BUku

Pengatalogan Buku

Layanan Ref.&Kel 000-499

Keanggotaan

Sistem Automatis

Pengadaan Jurnal

Pengatalogan Non-buku

Pengatalogan 500-999

Sirkulasi Utama

Layanan Elektronik

Perawatan Pustaka

Layanan Serial

Koleksi pinjam Singkat

Publikasi Elektronik

Layanan deposit & audio visual

Sumber : Buku Panduan Perpustakaan USU


D. Unsur Pimpinan

A. Ridwan Siregar S.H. (USU), Drs. (Perp.) (USU), M.Lib. (Inf. & Lib.) (U. Wales) - Kepala Perpustakaan 821-8666………... 201 Irham S.E. (USU), Drs. (Perp.) (UI) - Wakil Kepala……………..………… 202 Jonner Hasugian Drs. (Perp.) (USU), M.Si. (Perp.) (UI)- Staf Ahli..... ……..203 Masriani Ir. (UISU) - Kepala Sub Bagian Tata Usaha………..………….….211 Syakirin Pangaribuan S.H. (USU), Drs. (Perp.) (UI) – Kepala Divisi-Kepala Devisi Pengadaan…………….……………………....221 Panti Astuti Dra. (Perp.) (USU) - Kepala Divisi Pengatalogan…………..…..231 Siti Rohana - Kepala Divisi Pelayanan Pengguna….………………..……….241 Nurdin Salmi Drs. (Perp.) (USU) - Kepala Divisi Sirkulasi………………….251 Fahrizal Halomoan AMd. (Perp.) (IPB) - Kepala Divi ICT……….…..……..261 Nurlela - Kepala Sub Divisi Pengadaan Buku……………….………..……..222 Assayati Sembiring - Kepala Sub Divisi Pengadaan Jurnal………….………222 Abdul Hai AMd. (Perp.) (Unair) - Kepala Sub Divisi Pengatalogan Buku…..232 Lili Damayanti Dra. (USU) - Kepala Sub Divisi Pengatalogan Non Buk...….232 Swandi S.E. (UGN) - Kepala Sub Divisi Perawatan…………………..……..233 Sofyan B.A. (USU) - Kepala Sub Divisi Pelayanan Ref. dan Kol.000-599…..242 Sofyan B.A. (USU) - Kepala Sub Divisi Pelayanan Ref. dan Kol.600-999…..242 Rosmina Purba - Kepala Sub Divisi Pel.Serial………………….……………..247 Rosmina Purba - Kepala Sub Divisi Pel.dan A/V………………….….……....248 Murniaty S.Sos. (Perp.) (Unpad) - Kepala Sub Divisi Keanggotaan……........ 252 Soripada AMd. (Perp.) (IPB) - Kepala Sub Divisi Sirkulasi……………....….253


Nevitriany Gea S.Sos. (Perp.) (USU) - Kepala Sub Divisi KPS………....….. 213 Rasiman S.Sos. (Perp.) (USU) - Kepala Sub Divisi Sistem Automasi…......…262 Evi Yulfimar S.Sos. (Perp.) (USU) – Kepala Sub Divisi Pel. Online ….….... 263 Elisa Ekaningsih S.Sos. (Perp.) (USU) – Kepala Sub Divisi Pel. Publikasi Web……………………………………..…261

E. Job Description Berikut ini adalah Job Description dari setiap unit pada bagian Perpustakaan Universitas Sumatera Utara :

1. Bagian Tata Usaha Tugasnya yaitu : a. Menyusun rencana kerja sub bagian sesuai pedoman pelaksanaan tugas b. Menyusun konsep rencana dan program kerja perpustakaan sebagai bahan masukan atasan c. Membagi tugas kepada bawahan sesuai bidangnya d. Memberi petunjuk kepada bawahan untuk kelancaran pelaksanaan tugas e. Menilai prestasi kerja bawahan sebagai bahan pembinaan dan karir f. Melaksanakan administrasi persuratan perpustakaan berdasarkan ketentuan yang berlaku untuk kelancaran tugas. g. Melaksanakan

adminstrasi

kepegawaian

perpustakaan

berdasarkan

ketentuan yang berlaku untuk kelancaran tugas


h. Melaksanakan administrasi kelengkapan perpustakaan berdasarkan ketentua n yang berlaku i.

Melaksanakan administrasi yang rumah tangga perpustakaan berdasarkan ketentuan yang berlaku

j.

Melaksanakan administrasi keuangan perpustakaan berdasarkan ketentuan yang berlaku

k. Melaksanakan administrasi kegiatan perpustakaan berdasarkan ketentuan yang berlaku

2. Bagian Devisi Pengadaan Tugasnya yaitu : a. Menentukan kewenangan, tugas dan tanggung jawab dari setiap pegawai pada seksinya b. Membimbing

dan

mengarahkan

pegawai

pada

seksinya

dalam

melaksanakan pekerjaan c. Menghimpun berbagai sumber informasi yang dapat dijadikan sebagai alat pemilihan dan pengadaan koleksi d. Membantu menyeleksi, menyiangi dan mensurvey bahan pustaka e. Melakukan pendekatan, meminta pendapat, saran dan usul dari berbagai pihak secara langsung maupun tidak langsung sebagai bahan pertimbangan dalam seleksi dan pengadaan koleksi f. Membuat perencanaan pembelian koleksi setiap tahunnya


g. Melakukan pengawasan penerimaan h. Membantu menyebarkan informasi ilmiah terbaru atau menyusun bibliografi, indeks dan sejenisnya i.

Menetapkan tata cara pengecapan tanda milik koleksi dan pencataan koleksi kedalam buku induk

j.

Mengawasi pengguanaan bahan kerja dan pemeliharaan alat-alat kerja pada seksinya

k. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan

3. Bagian Devisi Pengatalogan Buku Tugasnya yaitu : a. Membuat deskripsi catalog b. Mengklasifikasi buku c. Memasukkan data ke computer d. Penyelesaian Fisik akhir buku : 

Mengetik Lebel



Melebel buku



Penyampulan



Menempel slip pengembalian



Melayankan buku baru kediplay


4. Bagian Devisi Layanan Sirkulasi Adapun tugas dari devisi ini adalah : 1. Menetapkan kebijakan umum yang diterapkan pada sub devisi layanan sirkulasi utama, Layanan sirkulasi koleksi pinjam singkat, dan layanan keanggotaan 2. Mengadakan pengawasan langsung di sub-sub di devisi layanan 3. Menyusun draft, rencana pengembangan pada sub-sub di devisi layanan sirkulasi 4. Membimbing bawahan 5. Menyusun laporan tengah tahunan dan tahunan layanan sirkulasi 6. Menyusun anggaran devisi layanan sirkulasi 7. Menyelesaikan buku-buku yang bermaslah dengan pinjaman 8. Mengadakan bimbingan layanan sirkulasi bagi para user 9. Melaksanakan pekerjaan yang sifatnya insidentil dari atasan

5. Bagian Devisi Layanan Sirkulasi Utama Tugasnya adalah : 1. Mengembangkan sub devisi layanan sirkulasi utama 2. Membuat uraian tugas pegawai di layanan sirkulasi utama 3. Merencanakan Kebutuhan-kebutuhan yang diperlukan pada sub devisi layanan sirkulasi utama 4. Membuat formulir-formulir yang baku untuk sub devisi layanan sirkulasi utama


5. Membimbing dan mengkoordinasi pekerjaan pegawai sub devisi layanan sirkulasi utama 6. Mengkoordinir semua penerimaan uang sub devisi layanan sirkulasi utama 7. Menyelesaikan kasus-kasus yang terjadi tentang tagihan buku dan masalah perobekan dan pencari buku 8. Mengumpulkan stastik-statistik yang ada di sub divisi layanan sirkulasi utama 9. Menstransfer pegawainya apabila suatu pekerjaan lain di sirkulasi utama ada yang menumpuk 10. Menkonsep surat-surat yang berhubungan dengan sirkulasi 11. Melaksanakan tugas-tugas yang sifatnya insidentil dari atasan

F. Kinerja Usaha Terkini Setiap perusahaan tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua, begitu juga pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh Perpustakaan dapat terwujud.

Tidak

mudah

dalam

mewujudkan

itu

semua

karena

membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin dan loyalitas dalam bekerja. Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan Perpustakaan adalah memberikan jasa untuk mahasiswa atau dosen yang


membutuhkan buku atau penyedia lain untuk memenuhi keinginannya dalam mendapatkan informasi yang dibutukkannya. Perpustakaan juga berupaya memotivasi mahasiswa untuk membaca agar dapat dengan mudah mendapatkan informasi. Perpustakaan juga terus melakukan pelayanan lebih baik secara terus menerus agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.


Bab II. Perpustakaan USU Sebelumnya selama delapan belas tahun, USU hanya memiliki

Recommend Documents