Bab 5 Dokumentasi Sistem Informasi Ada banyak cara dan metode dalam membuat dokumentasi sistem informasi yang dapat dipilih sesuai dengan tujuan. Secara garis besar ada ada 3 tujuan pembuatan dukumentasi sistem. 1. Untuk menjelaskan cara kerja sistem. Dukumentasi sebuah sistem sangat berguna dalam menjelaskan cara kerja sebuah sistem, dengan menggunakan dukumentasi kita dapat menjelaskan cara kerja sistem yang rumit dan panjang dalam waktu yang sangat singkat. 2. Alat dalam merancang sistem informasi. Rancangan sistem informasi sebelum dikembangkan tidak dapat diingat semua oleh disainer. Kalaupun semuanya dapat diingat rancangan itupun perlu dikomunikasiskan kepada orang lain sebelum dikembangkan. 3. Alat bagi auditor dalam mempelajari, mengevaluasi dan sekaligus mendokumentasikan pemahamannya terhadap sistem pengendalian internal kontrol kliennya. Berikut ini akan dibahas beberapa jenis dukumentasi sistem informasi.
Bagan Arus ( Flowchart) Bagan Arus merupakan alat domumentasi yang paling tua dalam akuntansi, karena sudah digunakan semenjak sistem akuntasni masih dilakukan secara mananual, dan masih digunakan sampai sekarang untuk mendokumentasikan sistem akuntansi biarpun telah berbasis komputer. Setelah sistem informasi berbasis komputer berkembang Bagan arus ini sering dipecah jadi dua, satu yang fokus pada aliran dokumen yang disebut dengan Bagan Arus Dokumen dan yang fokus pada sistem komputernya yang disebut dengan Bagan Arus Sistem. Simbol-simbol Dalam pembuatan bagan arus digunakan simbol-simbol dengan arti tertentu. Biarpun tidak ada aturan khusus dalam penggunaan sismbol penggunaan simbol yang lazim akan sangat membantu pembaca bagan dalam memahami sistem yang ingin dipahaminya. Berikut bebrapa simbol yang lazim Amsal Djunid
= Dokumen
= Arus dokumen
= Proses manual
= Catatan manual
- - - - - - - - - ->
A
= Arus data tanpa dokumen
= Arsip manual A = berdasarkan abjat D = berdasarkan tanggal N = berdasarkan nomor
= Proses menginput data ke komputer
= Proses elektronik
= Penghubung
= Pemilihan (keputusan) Amsal Djunid
51
= file komputer
= Arus barang
Rupiah
=
Arus Uang
= keterangan tambahan
Bagan Arus Dokumen Sesuai dengan namanya bagan arus dokumen menggambarkan arus dukumen dalam sebuah sistem. Bagan ini menjelaskan asal atau yang menyiapkan dokumen, serta perlakuan terhadap dokumen tersebut. Dalam pembuatan bagan ini dokumen diarti secara luas, sehingga mencakup aliran data biarpun tanpa dokumen dan aliran pisik uang dan barang yang dianggap penting. Cara Pembuatan, biarpun tidak ada aturan dan cara pembuatan yang harus diikuti, tetapi dalam belajar dapat dipedomani langkah-langkah berikut. 1. Indefikasikan bagian, unit, petugas yang terkait dengan sistem yang akan didokumentasikan. 2. Identifikasi dokumen-dokumen yang digunakan, yaitu nama dokumen, asal aatau yang menyaiapkan, jumlah rangkap dan Amsal Djunid
52
3.
4. 5. 6.
perlakuan terhadap masing-masing dokumen. Perlakuan terhadap dokumen kemungkinannya adalah dikirim, dicatat, disimpan, atau dimusnahkan. Siapkan bagan atau gambar Gunakan bagian, unit atau petugas sebagai judul kolom Usahakan bagan dibaca dari kiri ke kanan Gunakan simbol penghubung untuk menghindari garis alir saling berpotongan pada sistem yang rumit Usahakan bagan hanya berada dalam satu halaman. Identifikasi dan tambahkan aliran pisik barang dan aliran pisik uang yang dianggap penting. Tambahkan penjelasan tambahan jika diperlukan Buat keterang simbol-simbol
Contoh Bagan arus dokumen berikut dibuat berdasarkan uraian dibawah ini. Dalam melakukan penjualan petugas bagian penjualan menerima pesanan dari pelanggan.. Jika penjualan dapat disetujui, bagian penjualan menyiapkan oder penjualan dalam rangkap 3 satu untuk arsip dan dua lembar disampaikan ke bagian gudang untuk disiapkan dan dikirimkan barangnya. Bagian gudang mengirim barang bersama lembar kedua Order penjualan. Setelah barang dikirim bagian gudang menandatangi order penjualan lemar 1 tanda barang telah dikirim, dan meneruskan order penjualan yang telah dirim barangnya tersebut ke bagian akuntansi untuk dibuatkan faktur. Bagian akuntansi mencatat penjualan dengan komputer dan mencetak faktur dalam rangkap dua, satu lembar dikirim ke pelanggan dan satu lembar disimpan bersama order penjualan lembar pertama. Dari keterang diatas dapat diidentifikasi bagian dan unit terkait adalah; Bagian Penjualan, Bagian Gudang, dan Bagian Akuntansi, dan entiti eksternal Pelanggan. Dokumen yang digunakan adalah; Order Penjualan (dibuat oleh bagian Penjulan rangkap 3) Lembar 1 dan 2 ke bagian Gudang, lemabr 1 dikirm ke pada langganan bersama barang, dan lembar 2 ke bagian akuntansi Faktur Penjualan (dibuat rangkap 2), asli untuk pelanggan dan lembar ke dua disimpan bersama lembar 1 order penjualan. Sekarang kita dapat menyiapkan bagan arus dikumennya seperti terlihat pada gambar 5.1 Amsal Djunid
53
Bagan Arus System Bagan Arus System, seperti telah disebutkan diatas memiliki focos pada pendokumentasian proses pengeolahan data secara electronik (komputer). Sehingga dari bagan ini akan dapat diketahui, pendekatan pengolahan data yang diagunakan batch atau on-line dan catatan yang diaupdata atau dibuat setiap terjadi peroses. Contoh Berikut ini contoh Bagan Arus Sistem pengolahan data penjualan yang menggunakan pendekatan on-line processing. Setelah barang dikirim order penjualan diinput ke komputer menggunakan terminal on-line. Dengan menggunakan software aplikasi penjualan maka secara otomatis akan ter update tiga file; master file piutang usaha, masterfile persediaan dan log transaksi penjualan dan faktur penjualan dapat dicetak. Daftar Saldo Piutang disiapkan dengan menggunakan software aplikasi Saldo Piutang. system flowchartnya terlihat pada gambar 5.2 Pada Ganmbar 5.3 dicontohkan system flowchart penjualan batch processing, dimana pada saat barang dikirim dicatat penjulan ke file transaksi penjulan dan di cetak faktur penjulan. Kemudian secara berkala setiap akhir bulan baru di aupdate file master piutang untuk menghitung saldo piutang.
Amsal Djunid
54
Pelanggan
Penjualan
Pesanan Pelanggan
Pesanan Pelanggan
Gudang
Akuntansi
Meyiapkan Order Penjualan Order Penjualan Order Order Penjualan Order Penjualan Penjualan
Order Order Penjualan Penjualan
Mengirim baarang Faktur Faktur Penjualan Penjualan
Order Penjualan
Order Penjualan
Gambar No 5.1 : Contoh bagan Arus Dokume Amsal Djunid
Ke Pelanggan
55
Order Penjualan
Catat penjualan
Catat penjualan Updata file piutang dan persesiaan
Siapkan Daftar Saldo Piutang
Master file Piutang Master file Persediaan Log transaksi penjualan
Daftar Saldo Piutang
Cetak Faktur penjualan Faktur Penjualan
Gambar 5.2: System Flowchart Penjualan On-line Processing
Amsal Djunid
56
Order Penjualan
Catat penjualan
Catat penjualan file transaksi penjualan Update master file Piutang dan Siapkan Daftar Saldo Piutang Master file Piutang Cetak Faktur penjualan Faktur Penjualan
Daftar Saldo Piutang
Gambar 5.3: System Flowchart Penjualan Batch Processing
Amsal Djunid
57
Context Diagram dan Fuctional Diagram Context dan functional diagram adalah alat dokumentasi sistem yang dikembangkan oleh ahli informatika berbasis komputer. Diagram ini digunakan pada saat pengembangan sistem. Dapat digunakan untuk mendukomentasikan sistem yang sedang berjalan dan dapat juga digunakan untuk menjelaskan ide logic dari sistem baru. Context diagram memperlihatkan semua data yang menjadi input sistem beserta sumbernya dan semua output sistem beserta tujuan atau yang menerimanya. Dengan membaca kontext diagram kita akan memperoleh gambaran umum sistem. Functional diagram adalah rincian dari context diagram. Fuctional diagram yang lazim disebut dengan bagan alir data sering dibuat bertingkat, tingkat yang lebih rendah merupakan rincian dati tingkat diatasnya. Simbol yang digunakan, context dan functional diagram menggunakan simbol yang sama. Context diagram menggunakan lebih sedikit simbol karena diagram ini hanya menggambarkan sumber dan aliran data masuk serta aliran output dan tujuannnya. Simbol yang dinakan antara lain adalah
= entiti sumber atau tujuan data
= pengulangan entiti yang sudah ada nama data = aliran data
Amsal Djunid
58
= sistem/proses/fingsi
= data storage/database
Contoh contoh berikut adalah context diagram dan functional diagram sistem administrasi belanja perguruan tinggi. Pengelolaan keuangan dimulai dengan menyusun anggaran anggaran belanja. Pengeluaran hanya dapat disetujui jika saldo mata anggaran yang bersangkutan masih tersedia. Setiap bulan disiapkan pertanggungjawapan yang disampaikan kepada dewan pengawas. Contoh Context Diagram terlihat pada gambar 5.4 dan Fuctional Diagram pada gambar 5.5 Laporan dan pertanggungjawaban
manajemen anggran
Dewan Pengawas
Sistem Adm Keuangan tagihan Rekanan
Laporan tahunan Masyarakat
pembayaran
Gambar 5.4 Contoh Context Diagram
Amsal Djunid
59
Manajemen
anggaran
Proses anggaran
Dewan Pengawas
Rekanan
tagihan
pembayaran Bayar tagihan
Terima dan setujui
anggaran anggaran
pembayaran
Masyarakat
laporan dan pertgjwb
laporan
Siapkan laporan dan pertgjwb laporan dan pertgjwb Angg & realisasi Manajemen
Database
Gambar 5.5 : Contoh Functional Diagram
Amsal Djunid
60
Entity Relationship Diagram (Model) Conceptual Entiti model juga dikembangkan oleh ahli informatika yang digunakan dalam perancangan database. Ada dua Entity Relationship diagram, Conceptual Entity Relationship Model dan Physical database Design Model.
A. Conceptual Entity Relationship Model Diagram ini mendokumentasikan semua data yang perlu di simpan dalam data base. Dari titik pandang Model Entiti semua data yang disimpan dalam data base dikelompokkan menjadi dua pertama entiti dan kedua relationship atau hubungan. Entiti adalah segala objek dan konsep yang relevan dengan sistem yang sedang dirancang sehingga datanya perlu disimpan dalam database, misal persediaan barang, supplier dsb. Relationship adalah assosiasi diantara entiti yang yang datanya juga perlu disimpan dalam data base. Misalnya data tentang supplier dari masing-masing persediaan barang atau barang yang disediakan oleh masing-masing supplier. Dalam E-R Diagram dirumuskan beberapa macam hubungan diantaranya yang penting dan paling banyak ditemukan adalah ada tiga jenis hubungan. Jenis hubungan ini ditentukan oleh aturan yang berlaku pada organisasi yang akan menggunakan database tersebut. 1. One to one relationship. One to one apabila satu unsur dari suatu entiti hanya berbungan dengan satu unsur entiti lain dan demikian juga sebaliknya. Untuk contoh kita memiliki entiti suplier dan entiti barang. Aturan yang berlalu (buseniss rule) mengatakan bahwa setiap barang hanya dapat dibeli dari seorang supplier dan setiap suppler juga hanya diizinkan menyediakan satu barang pula. Maka hubungan antara supplier dan barang adalah hubungan 1: 1 (one to one relationship)
Amsal Djunid
61
2. One to many realtionship. Masih menggunakan contoh diatas, kita anggap kalau business rule atau aturan mengatakan bahwa setiap barang dapat dibeli dari beberapa orang supplier teratapi seorang supplier hanya diizinkan menyediakan satu jenis barang saja. Jadi hubungan antata barang dan dan sauppleir adalah hubungan one to many. Satu barang dapat berasal dari banyak supplier, dan satu supplier menyediakan satu barang saja. 3. Many to Many Relationship. Adalah apa bila satu unsur dari suatu entiti dapat berasosiasi dengan lebih dari satu unsur entiti lain. Demikian juga setiap unsur entiti lain tersebut juga dapat berasosiasi dengan lebih unsur entiti tersebut. Jadi kalau setiap barang dapat disupplai oleh banyak supplier dan seorang supplier dapat pula menyediakan banyak barang maka hubungan antara barang dan supplier adalah many to many rlationship. Hubugan Obligatory, Hal lain yang digambarkan pada E-R diagram adalah hubungan obligatori. Obligari atau tidak suatu hubungan dilihat dari masing-masing sisi entiti yang berhubungan. Sehingga suatu hubungan dapat obligatori dari salah satu sisi tidak dari sisi lain, atau dapat juga obligatori pada kedua sisi, dan dapat pula tidak obligatori pada kedua sisi. Suatu hubungan akan dinyatakan obligatori pada suatu sisi adalah apa bila setiap anggota dari entiti tersebut terkait atau terlibat dalam hubungan yang sedang dibicarakan. Kita punya entiti pelanggan dan entiti faktur. Antara faktur dan pelangan terdapat asosiasi, faktur untuk pelanggan atau pelanggan memperoleh faktur. Setiap faktur pasti berhubungan dengan pelanggan karena tidak ada faktur yang dibuat tanpa da pelanggannya. Maka hubungan ini obligatori dari sisi faktur. Tetapi hubungan ini tidak obligatori dari sisi pelanggan karena tidak setiap pelanggan terhubung dengan faktur tertentu karena ada pelanggan yang belum dibuatkan fakturnya. Pelanggan tersebut telah memesan barang dan telah tercatat sebagai pelanggan barang belum dikirim, belum ada faktur untuknya. Simbol yang digunakan. Juga tidak ada aturan dalam penggunaan simbol dan penulis yangberbeda menggunaan variasi simbol sendiri. kita akan menggunakan simbol berikut.
Amsal Djunid
62
= entit
= hubungan = garis hubungan = tipe hubungan
1, M, N
= hubugnan obligatori Contoh Gambar 5.6 berikut adalah contoh E-R Diagram sistem pengendalian penjualan dan persdiaan sebuah perusahaan. Pelanggan
1
M menerima
Faktur
M berisi
Gudang
1
M
M tempat
Barang
Gambar 5.6 : Contoh E-R Diagram
B. Physical Database Design Model Entity Relationship diagram menjadi dasar dalam perancangan tabel database. Untuk menyimpan data hubungan ada dua dua kemungkinan pertama menggunakan forein key yaitu dengan memasukkan key (atrubut dari suatu entiti) menjadi atribut entiti lain. Cara kedua dengan membuat atau menambah entiti baru dengan memasukkan key kedua
Amsal Djunid
63
entiti dalam satu tabel baru. Pemilihan foreign key atau relationship entiti tergantung kepada jenis dan tipe hubungan.
One to One Kedua sisi Gabungkan kedua Relationship obligaroty entiti Salah satu sisi Gunakan foreign key obligatory Tidak ada sisi Gunakan obligatory Relationship entiti One to Sisi many obligatory Gunakan Many Relationship entiti Relationship Sisi many tidak Gunakan obligatory Ralationship entiti Many to Selalu gunakan ralationship entiti many relationship
Kesalahan analsisa hanya ada satu entiti Pada sisi obligatori
Pada sisi many
Dengan mengikuti aturan seperti tabel diatas maka tabel-tabel yang diperlukan untuk sistem yang E-R Diagram pada gambar 5.6 adalah ; pelanggan, gudang, persediaan, dan faktur, sebagai tabel utama, serta tabel berisi (isi faktur rinci) untuk menyimpan data hubungan antara faktur dan barang. Tabel isi faktur akan berisikan atribut faktur (key) dan antribut barang (key) serta atribut lain yang terkait dengan kedua key tersebut secara langsung seperti kuantitas dari masing-masing barang. Untuk hubungan antara pelanggan dan faktur tidak diperlukan tabel baru cukup digunakan foreign key yang ditempatkan pada tabel faktur. Sehingga pada tabel faktur akan ada atribut pelanggan sebagai penghubung. Dan hubungan antara gudang dan barang juga tidak perlu tabel sendiri, cukup pula dengan foreign key yang ditempatkan pada tabel barang. Sehingga pada tabel barang juga akan ada kode gudang untuk mnyimpan data tempat penyimpanan masing-masing barang.
Amsal Djunid
64
Semua tabel yang dibutuhkan suatu database didokumentasikan dengan model rancangan phisik database yang simbol-simbolnya sebagai berikut. = entiti/tabel/file = garis penghubung = foreign key = indeks Contoh Berdasarkan Conceptual E-R Model pada Gambar No 5.6 sekarang dapat kita buat gambar rancangan pisik data base yang kita inginkan. Bila hubungan yang di ujutkan dengan relationship entity maka simbol hubungan akan berubah menjadi kotak atau entity baru, sedangkan untuk hubungan yang diujutkan dengan foreign key maka simbol hubungan menjadi hilang. Hubungan antara faktur dan pelanggan menjadi hilang karena digunakan foreingn key sedangkan hubungan berisi antara faktur dan barang berubah menjadi entity yang baru. Entity pelanggan dan kartu piutang digabung karena sebenarnya kedua entiti tersebut hanyalah satu. Simbol ditambahkan untuk menunjukkan posisi foreign key yang diperlukan. PELANGGAN
FAKTUR
Gudang
ISI FAKTIR
BARANG
Gambar No. 5.7 : Model Rancangan Pisik Database Sistem Pengawasan Penjualan dan Persediaan
Amsal Djunid
65
Amsal Djunid
66
