A sikeres kommunikáció Szabályok és a fő bűnök Tanácsok a hatásos prezentációhoz
• Első szabály: ÉRTHETŐSÉG!!! • Az eladói profizmus ott kezdődik, amikor bonyolult dolgokat egyszerűen, érthetően és pontosan tud megmagyarázni a témában járatlanok számára.
2
1
• Második szabály: EGYÉRTELMŰSÉG!!! • Elkerülhetetlen: – pontos hivatkozások – rövidítések nélkülözése – egyértelmű állásfoglalás
3
• Harmadik szabály: TÁRGYILAGOSSÁG!!! • A jó értekezés/előadás: – korrekt és tisztességes – mentes az elfogultságtól és az érzelmektől – jelzi a saját véleménnyel szemben felhozható tényeket, ellenérveket is – egyértelműen állást foglal. 4
2
• Negyedik szabály: LÉNYEGESSÉG!!! – az írásmű/előadás szerkezete a lényegestől a lényegtelen felé haladjon, ez utóbbit akár el is hagyva. – A lényegre törő stílus fontos jellemzője a lendületesség, a határozottság, – fontosak a cselekvő szerkezetek és a konkrétumok, – felesleges általánosításokkal és közhelyekkel megtűzdelni véleményét. 5
• Ötödik szabály: PONTOSSÁG!!! • az írásműnek/előadásnak mindig el kell készülnie a megadott határidőre, • a rövid határidő nem mehet a szakmai minőség és megalapozottság, valamint az igényes kivitelezés rovására!
6
3
Írásmű/előadás elkészítésének időigénye 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.
Munkaszakasz Irodalomgyűjtés, irodalom feldolgozás Témavázlat összeállítása, munkacím megválasztása Grafikonok, ábrák, munkatáblák Elméleti-gyakorlati áttekintő fejezet (tartalmi rész 40%-a) összeállítása A fő fejezet (tartalmi rész 50%) összeállítása Átdolgozás a konzulensi észrevételek alapján Bevezető és összefoglaló részek (tartalmi rész 10%) összeállítása Tartalék idő (ezt mindig érdemes betervezni) Végső javítások, stilisztikai kiigazítások/gyakorlás Összes idő
Idő 20% 3% 10% 17% 25% 8% 5% 6% 6% 100%
• Hatodik szabály: VILÁGOSSÁG ÉS ELEGANCIA!!! • az írásmű/előadás adjon világos és egyértelmű tényfeltárást és állásfoglalást, ennek érdekében: – fel kell vázolni a problémát, – indokolni kell a módszerek és az eszközök kiválasztását, – bemutatni azokat az információkat (adatokat, tényeket, bizonyítékokat, érveket és ellenérveket), amelyek az állásfoglalás kialakítását lehetővé teszik. – Mindezek birtokában lehet levonni a következtetéseket.
8
4
• Hetedik szabály: TÖMÖRSÉG!!! • a modorosság, a dagályosság, a túlzások és az álszerénység merénylet az olvasóval/hallgatósággal szemben.
9
NE EZT: Belebocsátkoztam annak vizsgálatába, hogy… Alaposan megfontolt szakmai meggyőződésem szerint… A rendelkezésemre álló felhalmozott bizonyítékok egytől egyig… Hadd hívjam fel ezen a ponton a figyelmet arra, hogy ez nincs mindig így E írásmű szerzőjének szerény véleménye... A legfontosabb szempontok közül is nyomatékosan kiemelendő…
INKÁBB EZT: Azt vizsgáltam, hogy Szerintem… A bizonyítékok alapján arra következtettem, hogy…
Ez nincs mindig így Szerintem... Fontos szempont...
5
1. Felkészületlenség • Minimális elvárás, hogy az adott témához érdemben és előremutatóan tud hozzászólni. • Ez részben a szilárd háttérismereteken múlik, részben a felkészültségen. • Csak kivételes esetben teheti meg, hogy előre megírt szövegét felolvassa. • Hiba, ha meggondolatlanul rögtönözni akarja mondanivalónkat. • Nem megy ötletszeren, még akkor sem, ha az eladónak egyébként nagy rutinja van, hát még ha gyakorlatlan. • A felkészültséghez hozzátartozik, hogy az eladó minden tőle telhetőt kövessen el a hozzászólás sikere érdekében(kipihentség, józanság, esztétikus megjelenés) 11
2. Bőbeszédűség • Kerülje a terjengősséget, a zavarosságot. • Bonyolult összefüggéseket világos és érthető formában kell bemutatni. • A hozzászólás időkerete legyen kőbe vésett törvény: az időkeret túllépése tiszteletlenség a résztvevőkkel szemben. 12
6
3. Tagolatlan beszéd • Élni kell a rendszerszemléletű megközelítéssel! • Az eladó legfontosabb munkaeszköze a hangja, ezért ügyelni kell a megfelelő hangerő megválasztására. • Az érthetőség alapvető feltétele a jó artikulálás, a megfelelő hangsúlyozás. • A szóbeli előadás, vagy hozzászólás jól felépített szerkezete megakadályozza a parttalan gondolatok áramlását. Az alábbi szerkezeti elemeket meg KELL tartani:
13
1) Nyitás: a figyelem felkeltése, a hallgatók köszöntése, annak ismertetése, miért tarthat számot az adott témakör a hallgatóság érdeklődésére. 2) Bevezetés: az előadás céljának megfogalmazása és az egyes fontosabb témakörök vázlatszerű felvillantása. Ha többen tartják a prezentációt, akkor a másik rövid bemutatása. 3) Kifejtés: meghatározás, állítás, bizonyítás témakörönként, jelezve, hol tér át a következő témára. Mondanivalóját egyszerűen, SAJÁT szavaival fejtse ki. 4) Befejezés: lezárás, összegzés. Esetleg szakirodalmi források megjelölése. 5) Végül köszönje meg a figyelmet. 14
7
4. Befelé fordulás • Beszéd közben fontos a belső szorongás leküzdése (felkészültség), az elfogulatlan, fesztelen viselkedés. • A szóbeli megnyilvánulás nagy lehetősége, hogy kontaktust lehet tartani a hallgatósággal (szemkontaktus, non-verbális vagy közvetett jelzések észlelésén át az azokra való helyes reagálásig.) 15
5. Modorosság • A modorosság mindig eltéríti a figyelmet, ezért kell száműzni a szóbeli véleménynyilvánításból. • Ilyen veszélyt rejtenek: – a túlzott gesztikuláció, – felesleges szófordulatok, – kifejezések gyakori ismétlése, – a helytelen, magyartalan ragozás. – trágárság, a divatos szófordulatok. 16
8
1) Prezentáció célja: – Gondolatok, ismeretek közvetítése – A figyelem felkeltése és megtartása. DE! A PREZENTÁCIÓ AZ ELŐADÓ PUSKÁJA, EZÉRT LEGFONTOSABB CÉLJA, HOGY AZ ELŐADÓT SEGÍTSE, TÁMOGASSA!
17
2) Előadás felépítése (10-15 perces prezentáció) 1. dia: CÍMLAP (cím, előadó neve, mottó) 2. dia: vagy egy összefoglaló ábra, vagy rövid vázlat az előadásról, a hangsúlyos részek kiemelésével 3. -4. -5. -6. dia: a kifejtendő téma (minden vázlatponthoz egy-egy slide) 7. dia: összegzés 8. dia: záró slide 9. dia: hivatkozott irodalom, elérhetőség, egyéb (opcionális) 10. dia: figyelem megköszönése 18
9
3) Háttér és betűszín ÉRDEMES: •Kontraszt hatás: – sötét betűk – világos háttér – világos betűk – sötét háttér
•Maximum 3 szín használata KERÜLENDŐ: •Az összemosódó vagy figyelemelterelő hatás – háttér ne legyen túl harsogó, túl díszes – betűk ne olvadjanak bele a háttérbe
•A soronkénti színcsere
19
4) Stílus és betűméret ÉRDEMES: •Tahoma betűstílus •legalább 24-es méret •vagy álló vagy dőlt betű •vagy vastagítás, vagy aláhúzás KERÜLENDŐ: •Times roman és a díszes, góthikus betűstílusok •a túl apró betű •a stíluselemek keverése 20
10
5) Mennyi információ legyen egy slide-on? ÉRDEMES: •felsorolás egy-egy szóval •legfeljebb 15-20 szó egy dián •6x6 szabály (6 szó – 6 sor •ezeknél több esetén animálni kell a diát KERÜLENDŐ: •a mondatba szedett megfogalmazások •a túlzsúfolt slide-ok 21
6) Animáció ÉRDEMES: •Összegző ábráknál, logikai sorrendek hangsúlyozásánál •Csak akkor, ha FELKÉSZÜLT az előadó, különben darabossá válik az előadás. KERÜLENDŐ: •Az időzített animáció •A hangeffektusok •A figyelemelterelő „beugrálások, bekúszások, pattogás” stb. 22
11
Köszönöm a figyelmet! • Eredményes felkészülést, sok sikert kívánok ☺
23
12
