A SIKERES ELŐADÁS Bevezetés Lehet Ön tapasztalt szónok vagy kezdő előadó, előadási készségén biztosan van mit javítania: hitelességét növelheti tervezéssel, előkészítéssel és gyakorlattal. Ez a fejezet fontos információkat tartalmaz a nyilvános beszéd minden szempontjáról, kezdve az anyag felkutatásától és megírásától a feszültség leküzdéséig, illetve a hallgatóság által feltett kérdések helyes megválaszolásáig. Praktikus tanácsok - pl. a legjobb audio-vizuális segítség kiválasztásával kapcsolatban - segítenek Önnek a valódi élet helyzeteit kezelni és készségeit fejleszteni. További fontos információkat kap 101 tipp formájában, amelyek a fejezetben elszórva találhatók. Az előadás előkészítése A jó előadásnak két titka van: a felkészülés és a gyakorlás. Készüljön fel alaposan és esélye a sikerre nagymértékben nőni fog. Célja meghatározása Mit szeretne a hallgatóságnak elmondani? Mielőtt elkezdené előadását előkészíteni, döntse el, mit szeretne elérni. Koncentráljon minden fázisban az előadás céljára, hogy biztosítsa az előkészítés hatékonyságát. 1. Amint megírta beszédét, rövidítse, rövidítse és rövidítse. A cél átgondolása Az első, amit meg kell gondolnia, hogy mit szándékozik elmondani a hallgatóságnak, és hogyan tudja legjobban elmondani. Stratégiájának három dologtól kell függnie: az közölni kívánt üzenet típusától, a hallgatóság természetétől és a helyszín fizikai adottságaitól. Vizsgálja felül prezentációja célját és tegye fel magának a kérdést, hogy elég egyszerű-e vagy túl bonyolult. Képzelje magát a hallgatóság helyébe és képzelje el, hogyan fogják beszédét fogadni. Ezután kérdezze meg magától, hogy így szeretné, hogy beszédét fogadják? Ha nem, akkor változtassa meg célját. Emlékeztető: • Előadásának odavágónak, egyszerűnek és tárgyilagosnak kell lennie. • Pozitív hozzáállása, energiája és lelkesedése a téma iránt rengeteget számít. Közönsége emlékezni fog ezekre jóval azután is, miután már az előadás részleteit elfelejtették. 2. Foglalja csoportokba hasonló ötleteit, hogy a téma kialakuljon. A képesség felbecsülése Ha Ön nem gyakorlott színész, akkor nehéz lesz másnak mutatkoznia, mint amilyen valójában. Határozza meg és hasznosítsa legjobb képességeit. Pl., ha jó, tiszta hangja van, akkor ezt használja ki. Ha ért hozzá, akkor előadhat egy humoros és a témához illő anekdotát.
Ezután nézzen szembe az előadással kapcsolatos félelmeivel és szorongásaival, hogy megbizonyosodhasson arról, hogy előadása napján felkészült lesz. A félelem leküzdése ÁLTALÁNOS FÉLELMEK TÚLZOTT IDEGESSÉG Nem tud megnyugodni. Elfelejti mit szeretne mondani és elhallgat.
PRAKTIKUS MEGOLDÁSOK Készüljön beszédjére egy tükör előtt, és ha lehetséges a helyszínen is gyakoroljon. Bizonyosodjon meg arról, hogy jegyzetét mindig világosan látja. Vegyen mély levegőt és mosolyogjon. UNATKOZÓ HALLGATÓSÁG Bizonyosodjon meg arról, hogy mondanivalója mindig A nézők elveszítik érdeklődésüket fontos – ha nem az, akkor ne beszéljen róla. Legyen és elkezdenek idegesen babrálni lelkes. Legyen szemkontaktus Ön és a hallgatóság vagy egymással beszélgetni. között. ELLENSÉGES HALLGATÓSÁG Maradjon udvarias. Ha a közönségnek is van szakmai Kellemetlen helyzetbe hozták. A tudása azzal kapcsolatban, amiről beszélt, akkor fogadja kérdések a közönség felől el véleményüket. Dobja vissza a nehéz kérdéseket a agresszívak. hallgatóságnak. VIZUÁLIS SEGÍTSÉGEK Kerülje az olyan készülékek használatát, amiket nem MEGHIBÁSODÁSA ismer. Közvetlenül a prezentáció előtt ellenőrizze, hogy A készülék nem működik vagy nem működik-e minden. emlékszik, hogyan kell használni. A közönség megismerése Próbáljon megtudni annyit, amennyit csak tud azokról, akik előadását látogatni fogják. Ön hívta a közönség egy részét? Kollégái lesznek jelen? Amint megtudja, hogy ki lesz jelen előadásán, alakítsa úgy beszédét, hogy a legjobb visszajelzést kapja tőlük. 3. Bizonyosodjon meg róla, hogy a hallgatóság úgy hagyja el a helyszínt, hogy tájékozottnak érzi magát. A hallgatóság felbecsülése Ahhoz, hogy mondanivalóját hatékonyan tudja közölni, figyelembe kell vennie a hallgatóság műveltségét és véleményét. Vegye figyelembe, hogy a beszédében előforduló kényes kérdésekre hogyan reagálnának, és vegye figyelembe, hogy ez hatással lehet prezentációja hátralévő részére. Ha tudja, hogy a hallgatóságnak megrendíthetetlen véleménye van egy adott témában, akkor legyen óvatos, és ne hozzon fel vitás kérdéseket anélkül, hogy támogatni tudná véleményét. Ne felejtse el, hogy a humor könnyen lehet sértő, tehát ne használja túl gyakran. Tudjon meg még többet A legfontosabb információforrás az esemény szervezője. Ha Ön egy konferencián fog előadni, akkor kérjen listát a résztvevőkről. Ha egy lehetséges új kliens előtt kell beszélnie, akkor használja kapcsolatait, és igyekezzen minél többet megtudni róla. Mielőtt megszólalna egy nyilvános találkozón, olvassa el a helyi lapokat és tudja meg, hogy mi foglalkoztatja az ott élőket. Használja ki az így szerzett tapasztalatait – azt a beszédet, amely közvetlenül kapcsolódik a hallgatósághoz és megmutatja, hogy dolgozott rajta, biztosan jól fogják fogadni.
4. Beszéljen a közönséghez és ne célozgasson burkoltan. Kérdezze meg magától Hányan lesznek jelen előadásán? Mi a hallgatóság átlagos életkora? Mennyi a férfiak és a nők aránya? Jól tájékozott a hallgatóság abban, amiről beszélni fog? Kiválasztották a hallgatóságot, vagy megkérték, hogy látogassa az előadását? Mi a közös a hallgatóságban? Milyen előítéletei vannak a hallgatóságnak? Milyen kulturális háttere van a hallgatóságnak? Mindenki ismeri Önt a hallgatóság közül? 5. Vonja be a közönséget prezentációjába amennyire csak lehet. Alkalmazkodás A közönség mérete nagymértékben befolyásolja az előadás struktúráját. Ha kis csoportról van szó, akkor sok lehetőség nyílik a kétirányú kommunikációra – ahogyan halad, kérdéseket tehet fel, vagy megkérdezheti a közönség véleményét. Nagy csoportoknál a kommunikáció majdnem teljesen egyirányú, ezért az előadónak teljesen másképp kell előadnia. Fontos, hogy anyaga érthető, világos és könnyen követhető legyen, így a közönség érdeklődése mindvégig fennmarad. Prezentációját igazítsa a közönség méretéhez KÖZÖNSÉG MÉRETE KIS KÖZÖNSÉG A 15 főnél kevesebb létszámú csoport tekinthető kis közönségnek. A legtöbb embernek karrierje során, beszélnie kell kis csoportokhoz. NAGY KÖZÖNSÉG A 15 vagy annál nagyobb fős csoport számít nagy közönségnek. Könnyebb ilyen nagy
A PREZENTÁCIÓ STÍLUSA
TECHNIKÁK
FORMÁLIS A formális eljárásokat követi bizottsági üléseken, leendő kliensek előtti beszámolóknál és osztályon belüli értekezleteken.
• Tartson minden emberrel szemkontaktust már az elejétől fogva. • Nézzen mindig a közönségre – így biztosan figyelni fognak. • Intézzen kérdéseket a közönséghez. • Hagyja a közönséget is beszélni, de csak röviden.
INFORMÁLIS Legyen informális, hogy meg tudja törni a jeget, amikor egy új terméket mutat be ismert szállítóknak és kollégáinak. FORMÁLIS Kövesse a formális szabályokat, amikor egy konferencián vagy egy éves találkozón beszél.
• Bizonyosodjon meg arról, hogy mindenki világosan hallja Önt a teremben. • Foglalja össze, hangsúlyozza és ismételje el legfontosabb mondanivalóját.
Könnyebb ilyen nagy számú közönséghez beszélni, ha már van gyakorlata.
INFORMÁLIS Kövesse az informális szabályokat, amikor spontán előadást kell tartania egy formális konferencián.
• Beszéljen lassan és mindig jól artikuláltan. • Beszéljen általánosságban és egyszerűen. Csak akkor beszéljen valamiről részletesen, ha kérdezik.
A logisztikával való foglalkozás Csak a lelkiismeretes szervezés tudja biztosítani azt, hogy a prezentáció eredményes lesz. A részletek pontos és előre történő gondos tervezése hozzásegíti a tökéletes prezentációhoz, és nem kell az előre nem látott buktatókkal foglalkoznia. 6. Látogassa meg a helyszínt előzetesen, hogy meg tudjon barátkozni a környezettel. A program megszervezése Gondolja végig a szervezés korai szakaszában az eseményt összességében. Ha nem helyben lévő a helyszín, akkor az utazást és a szállást biztosítania kell. Mentálisan és fizikálisan is jól fel kell készülnie előadására. Beszéde előtt egy órával gondolja jól végig mit szeretne elmondani, és ha lehetséges, próbálja el akkor is, amikor a helyszínre megérkezett. Tervezze el mit fog viselni, és bizonyosodjon meg róla, hogy ruhája tiszta és vasalt. Ha Ön az első (vagy egyetlen) előadó, akkor bizonyosodjon meg róla, hogy a felszerelések, amiket használni fog, jól működnek. 7. Állítsa össze az előadások napi ütemtervét. Az utazás megtervezése Érkezési idejét számítsa ki jól, soha ne érkezzen késve, mindig maradjon elég ideje a felkészülésre. Számítson visszafelé, határozza meg, mikor szeretne érkezni, majd adja össze az utazás idejét, és számoljon rá pluszban pár órát, hogy ha valami közbejön, akkor is pontosan érkezzen. Vegye figyelembe azt is, hogy a járművek sokszor késve közlekednek, és azt az időt is számolja bele, amire szüksége lesz, hogy a repülőtérről vagy állomásról a helyszínre érjen. Miután megérkezett, mindig legyen ideje egy kis pihenőre, hogy az utazás fáradalmait ki tudja pihenni. 8. Vigye magával munkáját, hogy utazás közben tudjon dolgozni. 9. Egy órás előadásra legalább tíz óra felkészülés szükséges. Legyen ideje felkészülni Az az előadás, amit látszólag miden erőfeszítés nélkül adnak elő, biztosan alapos felkészülés és kutatómunka eredménye. Egy vállalat elnökének a részvényesek előtt tartott éves beszédének megírása talán több hetet is igénybe vesz, míg egy gyakornokok előtt tartott előadás sokkal kevesebb munkát igényel. Kezdje el előadását legalább négy héttel a fellépés előtt készíteni, hagyjon magának időt ötletei megformálására és források gyűjtésére. Minél több tapasztalata lesz, az előkészítés annál kevesebb időt fog igénybe venni.
10. Erősíttessen meg a szervezővel az eseménnyel kapcsolatos minden részletet írásban. 11. Mindig ellenőrizze gondosan a vendégelőadók szaktudását. Lista és terv készítése A terv készítése és az anyagok, kellékek kilistázása, amelyekre szüksége lesz az előadáshoz, a felkészülés egy nagyon fontos részét képezik. Készítenie kell egy listát gondolatairól. Majd végig kell mennie a listán, és a lehetséges váratlan akadályokat meg kell próbálni előre látni. Ha előadását munkahelyétől messze kell tartania, akkor hagyjon meg egy olyan telefonszámot, ahol el tudják Önt kollégái érni, mialatt távol van. Bizonyosodjon meg róla, hogy tudják, mikor fog előadni, és kérje meg őket, hogy ez időtájban ne zavarják Önt. A prezentáció szervezése Ha megkérik egy prezentáció szervezésére, akkor már korán el kell dönteni sok fontos kérdést a helyszínnel, az előadókkal és a hallgatóság méretével kapcsolatban. Készítsen egy listát a lehetséges helyszínekről, és hasonlítsa össze mindegyik hátrányát és előnyét, a költségekkel, az elhelyezkedéssel, a kapacitással és a kínált szolgáltatásokkal kapcsolatban. Választásánál vegye figyelembe a hallgatóság méretét és a prezentáció stílusát. Küldje el a helyszín részleteit az előadóknak, hogy eszerint tudjanak felkészülni. Mindig válasszon ki egy második lehetséges helyszínt is, ha az első esetleg éppen abban az időpontban foglalt lenne, vagy a lefoglalás után valami miatt mégis meghiúsulna az ötlete. Amikor a vendégelőadókat állítja össze, ellenőrizze igazoló okmányaikat alaposan, hogy biztos legyen abban, ők a megfelelő szakemberek. A beszédek előtt mindig egyeztesse velük a részleteket, hogy biztosan világos legyen számukra az esemény összes részlete. Emlékeztető • Mindig ellenőrizze le a lehetséges helyszíneket. • A közönség mérete nagymértékben befolyásolja a helyszín kiválasztását. • A személyes véleménynek általában nem szabad befolyásolnia az előadók kiválasztását. • Mindig legyen olyan emberekről is listája, akik szóba jöhetnek mint lehetséges előadók, ha az Ön által kiválasztott előadók közül valaki mégsem tud elmenni. • Amikor csak lehetséges, kerülje azok meghívását, akikről tudja, hogy riválisok. • A dátumok részleteiről, a helyszínről, a napi programról és más részletekről a résztvevőknek időben tudniuk kell. A csoportprezentáció megszervezése Ha csoportprezentációt szervez, akkor egy pár más dolgot is figyelembe kell vennie. A sikeres csoportprezentáció titka, hogy mindig szorosan kézben kell tartani az ülés menetét, mivel könnyen káosz alakulhat ki, ha az emberek a beütemezettnél tovább beszélnek. Előre beszélje meg, hogy az ülés résztvevői milyen sorrendben fognak beszélni, és készítsen napirendet jó előre, hogy mindenki tudja a sorrendet. Fontos, hogy ehhez ragaszkodjanak, tehát határozott elnököt érdemes kiválasztani, aki szigorúan tudja az eseményeket irányítani. Amikor csoportprezentációt szervez, kutassa fel a kiválasztott előadók hátterét – fontos, hogy meglegyen a megfelelő egyensúly az előadók között. Ha túlságosan hasonlóan gondolkoznak,
akkor beszédük kevés vitát fog kiváltani. Ha elképzelésük ütközik, akkor talán ellenségesen fognak reagálni. Elvégzendő feladatok 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Foglaljon le egy olyan helyszínt, ahol a csoportprezentációt meg lehet tartani. Ellenőrizze le, hogy az előadók között nincs-e gyűlölködés. Hívja meg a résztvevőket, és kérjen tőlük megerősítést, hogy részt tudnak venni. Beszéljék meg az előadások sorrendjét. Készítsen szigorú napirendet. Jelöljön ki egy határozott elnököt. 12. Vizsgálódjon a közönséggel kapcsolatban, mielőtt kiküldené a meghívókat a prezentációra.
A hallgatóság meghívása Amikor azon gondolkozik, hogy kinek kellene a prezentáción részt venni, akkor gondoljon a következőkre: • Ki venné annak hasznát, ha hallja az előadást? • Mit kellene megtudnia a közönségnek az előadásból? • Hogyan tudja elérni a célközönséget? A reklám tervezése a szervezési folyamat szerves része. Amint eldöntötte, ki a célközönség, bizonyosodjon meg róla, hogy a hirdetéseket ott helyezte el, ahol ők ezt látni fogják – pl. egy megfelelő kereskedelmi kiadásban. Az esemény dátuma, ideje és helyszíne jól látható kell legyen. Küldjön személyes meghívókat azok számára, akiket a rendezvényen látni szeretne. A helyszín megismerése Ha lehetséges, látogassa meg előre a kiválasztott helyszínt, hogy a környezetet ellenőrizhesse. Ha ez nem lehetséges, akkor kérjen a szervezőktől részletes alaprajzot. Gondosan vizsgálja meg a világítást, az akusztikát, a nézőteret és az áramellátást. 13. Becsülje fel a helyszín minden részletét, még azokat is, amik nem tűnnek fontosnak. A helyszín felbecsülése A helyszín meg fogja határozni előadása hangulatát. Egy informális találkozó az egyetem napsütötte szobájában más hangulatot vált ki az emberből, mint egy steril konferenciaterem egy hotelben. Ha előre ellátogat a helyszínre, jegyezzen fel annyi részletet, amennyit csak tud – beleértve az atmoszférát és a méretet. Mérje fel a helyszínt előadása napján is, hogy lássa, milyen a megvilágítás, és a nézőtér hogyan helyezkedik el. Nézze meg, hol vannak kijáratok, villanykapcsolók, konnektorok és büfék. 14. Tudja meg, hol vannak elhelyezve a villanykapcsolók, ha le szeretné kapcsolni a villanyt vizuális segédeszköz használata közben. 15. Jó előre döntse el, hogy a vizuális segédeszközök hol lesznek elhelyezve.
A részletek Amikor felbecsül egy helyszínt, nézze meg, hol helyezkedik el – a közönség számára könnyen elérhető helyen fekszik? Egy repülőtér vagy metróállomás közelében van? Közel van egy hangos étteremhez? Tudja a fűtést vagy a légkondicionálót szabályozni? Ha igen, akkor állítsa a kellemesnél egy kicsit alacsonyabb hőfokra, mivel a sok ember miatt melegebb lesz. 16. Tervezze meg előre, hogyan fogja a pódiumot elhagyni. A közönség elhelyezése Fontos, hogy meglegyen a megfelelő egyensúly, amikor a közönséget elhelyezi. A kényelem nagyon fontos, de nem szabad túl kényelmesnek lennie, hiszen akkor a fáradtabb ember esetleg álomba merülhet. Az sem jó, ha túl kényelmetlen, mert akkor esetleg nem tudják figyelmesen végighallgatni az előadást. A székeknek egyenesnek és egyforma méretűnek kell lenniük. Ha a székek mozdíthatók, akkor helyezze el őket úgy, hogy a székek közé el tudják helyezni az emberek táskáikat. Ez a fajta elhelyezés a klausztrofóbia elkerülése végett is hasznos. Ha úgy gondolja, hogy a hallgatóság jegyzetelni szeretne, akkor olyan székeket biztosítson, aminek van karfája, amin a jegyzetfüzetek megtámaszthatók. Hagyjon a bejáratok mellett üres székeket, hogy a későn érkezők minél hamarabb találjanak maguknak helyet. Végül bizonyosodjon meg róla, hogy a székek elhelyezésével kapcsolatban eleget tesz a helyszín tűzvédelmi szabályzatának. Ellenőrizze a helyszín audio-vizuális adottságait Ha szeretne audio-vizuális technikákat alkalmazni előadása közben, akkor ellenőriznie kell, hogy azok a helyszínen hozzáférhetők-e, valamint azt, hogy minden jól működik. Ismerkedjen meg a készülékekkel, amiket használni fog, hogy emiatt ne csússzon az előadása, és hogy ne kövessen el hibákat. Bizonyosodjon meg róla, hogy van vetítővászon, ahová képeit kivetítheti, és hogy a vászon mérete megfelelő a terem méretéhez képest és azt mindenki látni fogja. 17. Bizonyosodjon meg róla, hogy tudja kezeli a vizuális technikát. 18. Hagyjon üres székeket a bejáratok közelében a későn érkezőknek. A mikrofon használata A mikrofonra csak akkor van szükség, ha nagy közönséghez beszél, vagy ha a szabadban tart beszédet. Ha mikrofont kell használnia, akkor állítsa be előre a hangerőt. Ha előadás közben mozognia kell, akkor előnyösebb a drót nélküli mikrofon használata. Azok a mikrofonok, amiket a ruhára fel lehet tűzni, nagyon előnyösek lehetnek, hiszen mind a két keze szabadon marad előadás közben, de bizonyosodjon meg arról, hogy jó helyen helyezte el, mert ha nem, akkor felhangosít egyes zörejeket, pl. a lapozással járó zajt vagy a levegővételét. A cél tisztázása Mielőtt elkezdene előadására felkészülni, fontos, hogy először a célokra gondoljon. Szórakoztatni szeretné a közönséget, fontos információkat kíván továbbítani vagy szeretné őket tettekre buzdítani?
19. Szerkessze előadását három vagy négy fontos gondolat köré. 20. Tartsa fenn a közönség érdeklődését egy pár odaillő anekdota beszúrásával. Hangszín Előadása általános tónusa és stílusa megerősítheti beszéde célját. Ha információkat szeretne átadni, akkor logikailag következetesnek kell lennie, és az előadást jól kell felépíteni. Ha szórakoztatni szeretne, akkor szúrjon be egy pár viccet és vicces történeteket. Ha hallgatóságát inspirálni szeretné, akkor legyen pozitív és hasson rájuk érzelmileg is. Visszajelzésre buzdítás Minden előadó sikeres előadást akar tartani, de sokan nem tudják, hogy ennek eléréséhez léteznek megvalósítható módszerek. Felépítheti előadását úgy, hogy arra olyan visszajelzést kapjon, amilyet szeretne. Pl. ha a közönséget új információkkal látja el, akkor talán szeretné, hogy a végén kérdéseket tegyenek fel. Keltse fel bennük az érdeklődést a téma iránt úgy, hogy nem mond el egyszerre mindent, amit tudniuk kellene, hanem buzdítja őket, hogy legyenek kíváncsiak és kérdezzenek. 21. Legyen biztos benne, hogy a legfontosabb fogalmakat prezentációjában világosan elmagyarázta. 22. Összegezze főbb gondolatait egy mondatban. Tudása használata A prezentáció fő célja az információk továbbítása, és csak akkor tudja felhívni valamint megtartani a hallgatóság figyelmét, ha Ön lelkes a téma iránt. Ne ragadtassa túlságosan el magát előadásával – lelkesedésével többet elérhet, mintha túl sok információt zúdítana a hallgatóságra. A határozott tudás magáért beszél, tehát nem kell nevekre hivatkoznia, ha igazán otthon van a témában. Hihetőbb lesz előadása, ha a kérdésekkel ügyesen meg tud birkózni, tehát legyen jól tájékozott és felkészült. A fő gondolatok kiválasztása A felnőtt közönség általában 45 percig tud figyelni egy előadásra. Ezen az időn belül az elmondottak egyharmadát és maximum hét fogalmat tudnak csak megjegyezni. Ezért előadását három vagy négy gondolat köré rendezze és ezeket hangsúlyozza előadása elején, közben valamint a végén. Próbáljon meg egy olyan fülbemászó címet találni, ami összefoglalja előadását, de ne legyen túl homályos, mert akkor ezzel sokakat összezavarhat. Csak akkor használjon a címben szakszavakat vagy rövidítéseket, ha biztos benne, hogy a közönség meg fogja érteni. A közönség nyitott lesz, ha világosan érti a témát, amiről beszél. Az anyagok felkutatása A sikeres előadás mindig alapos kutatómunkával kezdődik. Ez kezdeményezést és kemény munkát igényel, és nagyon időigényes. Legyen elég ideje a kutatómunkára, és fedezzen fel annyi forrásanyagot, amennyit csak lehetséges, az újságokon keresztül az Internetig.
23. Fő célját mindig tartsa emlékezetében, amikor az anyagokat keresi. A forrásanyagok felkutatása Helyes kiindulópont lehet, hogy felkutatja az adott témából írt legjelentősebb könyvet, és megnézi a könyvben lévő bibliográfiát. Ebből a listából rengeteg megfelelő forrásanyagot találhat. Ha újságcikkeket akar használni, akkor forduljon a sajtófigyelő szolgálathoz, akik egy bizonyos összeg ellenében ellátják Önt az adott témából írt újságcikkekkel. 24. Kutasson fel különböző forrásokat, és használja az Önnek leghasznosabbat. Az anyagok kutatása Legyen ideje kutatása elején megállapítani az egyes források előnyeit és hátrányait. Gondoljon arra, hogyan tudná a felkutatott forrásanyagot előadásán legjobban használni. Konzultáljon ismerőseivel, hátha ők is tudnak segíteni. Lehet, hogy napokat tölt el könyvtárakban, és csak utána jön rá, hogy egy barátja ismerőse a téma legnagyobb szakértője. Legyenek friss információi Kutatása legyen alapos, és keresse meg a legújabb eredményeket is a témával kapcsolatban, hogy ezzel beszámolóját felfrissítse. Ne csak a régi, poros könyvekre támaszkodjon – nézzen új eredmények után az Interneten, hogy a témával kapcsolatban a legfrissebb információkat is meg tudja szerezni. Építse bele beszédébe saját gondolatait is, így jobban fog tetszeni a közönségnek, mintha csak a régi információkat tálalná újra. Az új technológia használata Az Internet tulajdonképpen egy elektronikus könyvtár az íróasztalán. Kulcsszavak használatával kereshet megfelelő anyagokat rengeteg hozzáférhető forrásból az Interneten – minden nap újabb és újabb oldalak készülnek. Minél pontosabb kulcsszavakat használ, annál biztosabb, hogy a megfelelő információ jut el Önhöz nagyon gyorsan. 25. Ne hagyja figyelmen kívül azt a jó forrást sem, amihez nem tud azonnal hozzáférni. Az anyag szerkesztése A sorrend, amiben fő gondolatait elmondja, és ezen pontok hangsúlyozása mind befolyásolják, hogy a közönség üzenetéből mit tud befogadni. Gondosan szerkessze meg beszédét, hogy közönsége azt az üzenetet kapja, ami Ön közölni szeretne. 26. Döntse el, előadása hány fő kérdés köré fog épülni. 27. Bizonyosodjon meg róla, hogy beszámolóját erős és pozitív gondolattal zárja. A szerkezet kiválasztása Sok módja van annak, hogy a három vagy négy kérdés köré épülő előadását hogyan szerkeszti meg. Bevezetheti őket külön, egymás után, fontossági sorrendben vagy kronologikus
sorrendben, vagy bármilyen sorrendben, a lényeg, hogy logikus legyen. Ha szeretné, hogy egy gondolat kiemelkedjen a többi közül, akkor beszéljen arról legelőször, és azután vezesse be azokat a gondolatokat, amik az elsőt támogatják. A leggyakrabban használt módszer, hogy a fő gondolatok átfedik egymást. Ilyen módon nyitva maradhat egy gondolat és a következő gondolatokban vissza kell térni az előzőre. A prezentáció szerkezete A SZERKEZET TÍPUSA KÜLÖN GONDOLATOK A gondolatokat sorban vezetik be úgy, hogy az megfeleljen a témának.
EGY GONDOLAT HANGSÚLYOZÁSA A fő gondolatot több más gondolat követ.
A GONDOLATOK ÁTFEDÉSE A gondolatokra mindig visszatérnek vagy újból bemutatják a nyomaték kedvéért.
GYAKORLATI HASZNÁLATA Formális előadások, mint például egy menedzsmentről tartott előadás, húzhatnak hasznot ebből az előadás szerkezetből. Ha a hallgatóság jegyzetel, akkor az előadó segítheti őket úgy, hogy minden gondolat végén összefoglalja a lényeget, illetve minden gondolatot röviden bevezet, mielőtt rátérne. Példa lehet erre a típusra egy előadás, amit a dolgozóknak tartanak a vásárlói szolgáltatások javításának szükségességéről. Ez a szerkezet akkor is hasznos, ha ugyanannak a témának más nézőpontjaival is meg akarják ismertetni a hallgatókat. Ez a szerkezet az informális beszédeknél hasznos, amikor kis közönség előtt beszélnek. Szintén használják olyan találkozókon, ahol a dolgozók beszélik meg problémáikat és mindenki tájékozott a témában, így megértik a bonyolultabb beszámolót is. Ez a szerkezet elősegíti a viták és újabb gondolatok születését.
Az elmondás módja Amikor előadja beszédét, akkor azt be kell vezetni, azután ki kell fejteni, majd megfelelően kell befejezni. A történetmesélésben használják legtöbbször ezt a technikát. Ha sikeres szeretne lenni, akkor fontos, hogy kövesse ezt az alapvető formát beszédében. A bevezetésben el kell kezdenie a témát bemutatni, amikor kifejti az adott témát, akkor gondolatai pontokba vannak rendezve, a szerint, amit fent említettünk, majd a befejezésben visszatér a főbb gondolatokra és levonja következtetéseit. Ezután kérdéseket intézhet a közönséghez. Fontos, hogy bevezetőjében és beszéde végén felhívja a figyelmet fő gondolataira. A vázlat használata Hasznos lehet, ha vázlatot készít arról, amit el szeretne mondani. Ez segíteni fog előadása megszerkesztésében, és előadása közben is vázlatára pillanthat. Fő gondolatait A, B és C pontba rendezheti, majd minden pont alá alcímeket írhat (1, 2, 3). Az alcímek alá is kerülhetnek további gondolatok (i, ii, iii). Amikor ezt készíti, törekedjen az egyszerűségre, hogy könnyen el tudja olvasni, ha előadás közben lepillant. Hatásos kezdés
Fontos, hogy előadása elején jó benyomást keltsen. Ezt könnyen elérheti, ha pozitívan és magabiztosan kezd. Ez először is azt jelenti, hogy jól felkészültnek kell lennie. A tapasztalt előadók, akik általában nem szeretnek vázlatokat használni, leírják az első egy vagy két mondatukat. Így jobban oda tudnak figyelni arra, hogy jó benyomást keltsenek, és nem kell az elején szavaikra koncentrálni. Tervezzen meg egy hatásos kezdést úgy, hogy az elején elmondja előadása vázlatát, bemutatja a fő gondolatokat, amiket érinteni fog beszéde alatt. Használhat anekdotákat, hogy megtörje a jeget, és a közönséget barátságosan vezesse be témájába. Azonban ne felejtse el, hogy az előadás elején a hallgatóság még nem koncentrál igazán, tehát a fontos gondolatok bevezetésével várjon egy vagy két percet. 28. Határozza meg világosan első gondolata végét és a következő elejét, beszéde szerkezetében. 29. Ne változtassa hangszínét túl gyakran, ez megtévesztő lehet. Kapcsolódás és összefoglalás Gondolatai logikus sorrendben kell, hogy következzenek, így a hallgatóság könnyen tudja követni. Új témákat vezessen be úgy, hogy az új és a régi gondolatok között legyen világos a kapcsolat. Mielőtt új gondolatát bevezetné, foglalja össze a régit. Ezek a kapcsolatok és összefoglalások legalább olyan fontosak, mint fő gondolatai, tehát jól tervezze meg őket. Hallgasson tapasztalt előadókat a rádióban és televízióban és írja le észrevételeit. Az ismétlés használata Az információk rövid összefoglalása előadás közben hatásos módja főbb gondolatai megerősítésének. Amikor szerkeszti beszédét, építse be az ismétléseket a fő pontok után és a legvégén. Habár az információ egyszerű elismételése nem elég. Amikor ismétel, használjon más szavakat, hogy ötlete újabbnak, de mégis ismerősnek tűnjön. Emlékezetes befejezés Az erős befejezés szerkesztése ugyanolyan fontos, mint a jó kezdésé – fontos, hogy jelezze, hogy előadása lassan véget ér. Hangsúlyozza pl., hogy az utolsó pontról most kezd beszélni, vagy hogy összefoglalja a hallottakat. Ezért az információért hálásak lesznek, hiszen, ha lemaradtak előadás közben valamiről, akkor az összefoglalásban, a legvégén biztosan újra el fog hangzani. Mondja el nekik, miről fog beszélni
→
Mondja el mondanivalóját →
Mondja el nekik, miről beszélt
A prezentáció megírása Fontos tudni, hogy a leírt előadás szóban teljesen máshogy hangozhat, amikor előadjuk egy közönség előtt. Tanuljon meg természetes módon fogalmazni úgy, hogy az kövesse a természetes beszéd mintáját. 30. Ne feledje, hogy az előadás leírt szövege másképp hangzik élő szóban.
31. Találjon különböző módokat ugyanannak az ötletnek a kifejezésére. Majd használja a legtermészetesebbet. A megírás elkezdése Amint összegyűjtötte a forrásanyagokat, és vázlatosan leírta előadását, már el is kezdte a megírást. Próbálja meg elképzelni, hogy hallja leírt szavait előadva. Mielőtt leírná előadását, jól gondolja végig, hogyan fog hangzani, majd próbálja meg leírni szavait, – anélkül, hogy megszakítaná az írást – mindent írjon le, amit fontosnak gondol. Ha nem tudja, hogyan kezdjen beszéde megírásához, akkor először is nézze meg, mi a különbség a leírt és a beszélt nyelv között. 32. Legyen válogatós, amikor kiválasztja, hogy mit fog tartalmazni az előadása. Az anyag egyszerűsítése Amint leírta előadásáról az első vázlatot, elkezdheti simítgatni. Olvassa el vázlatát többször, hogy biztosan mindent el kell-e mondania, illetve hogy biztosan tartalmazza-e az összes fontos információt. Fő gondolatait alátámaszthatja példákkal. Végül a humor vagy egyéb érdekességek használata is segíthet a figyelem felkeltésében és a közönség felrázásában. Természetes hangzás Sikeres lesz előadása, ha magabiztosan és nyugodtan adja elő, és ha a kimondott szavak természetesnek hangzanak a szájából, tehát amikor beszédét megírja, törekedjen a rövid és egyszerű mondatokra. Ha nem biztos abban, hogy szavai természetesen hangzanak, akkor vegye fel előadását magnóra és hallgassa vissza. Ha szükséges, akkor módosítsa szavait. Mit csináljon és mit ne Használjon egyszerű mondatokat. Használjon névmásokat: „te” és „én”. Használjon sok melléknevet. Jól készüljön fel és gyakoroljon, hogy az akadozásokat elkerülje. Használjon példákat és anekdotákat, hogy gondolatait illusztrálni tudja. Ne használjon szakzsargont. Ne beszéljen előadásában olyan dolgokról, amik nem fontosak. Ne terhelje túl a közönséget sok részlettel. Ne bánjon leereszkedően a közönséggel. Ne próbáljon valaki mást utánozni. 33. Bizonyosodjon meg róla, hogy amit leírt nem túl bonyolult vagy kusza. Az előadás jegyzetbe sűrítése Ha előadásánál szeretne jegyzeteket használni, akkor írjon először egy teljes vázlatot előadásáról, ami az összes fontos gondolatát és a példákat tartalmazza, amivel gondolatait illusztrálni fogja. Ebből a vázlatból indulhat ki, hogy megírja jegyzetét. Használhat számozott kártyákat is különböző gondolatai összefoglalására. Az egyes kártyákra írja fel olvashatóan a kulcsszavakat vázlatából. Ne írjon túl sokat egy kártyára, és információja mindig legyen világos és egyértelmű.
34. Beszédét nyomtassa ki, de csak a papír egyik oldalát használja, és a betűméret legyen nagy. 35. Mindig számozza be a teljes leírt beszéde oldalait. A beszéd üteme A jó beszédnél nagyon fontos az időzítés. A beszéd időnkénti szüneteltetése ugyanolyan fontos, mint az elmondott szavak, mivel ezzel segítheti a megértést. Amikor megírja a beszédét, mindig gondolja végig, hogyan fog hangzani. Ha előadását teljes egészében olvasni fogja, akkor a szövegbe mindig írja bele, hogy „szünet”, ha úgy gondolja, hogy szünetet kell tartania – pl. ha egy gondolatot hangsúlyozni szeretne, vagy ha az egyik gondolatból áttér egy másikra. Amikor gyakorol, akkor ezeket a szüneteket tartsa be. A csend használatához bátorság kell: a szünet minimum három másodpercig tartson, ha előadását olvassa – ez a szünet hosszabb, mint amit beszéd közben használ. 36. Készítsen jegyzeteket keménypapírra vagy kártyákra. A jegyzet előkészítése Jegyzete segít abban, hogy ne felejtsen ki semmit előadásából – nem arra való, hogy mindent onnan olvasson, de biztonságérzetet ad, hogy van hová fordulnia, ha véletlenül megakadna. A jegyzet kulcsszavai segítenek mondanivalója felelevenítésében, és megtudhatja belőle, éppen melyik gondolat fog következni. Sok hasznos technikája van a jegyzetkészítésnek, mint pl. vázlatkészítés, a kulcsmondatok vagy kulcsszavak leírása - de az idézeteket vagy a vicceket teljes egészében kiírhatja, ha nem biztos abban, hogy pontosan el tudja mondani. A színek használata fontos, pl. a szöveget írhatja kékkel, de ha valamit ki akar emelni, akkor más színeket is használhat. Az audio-vizuális segédeszközök használata Az audio-vizuális (AV) segédeszközök használata nagyon fontos, mivel képesek a bonyolult fogalmakat illusztrálni, így azok könnyebben felfoghatók lesznek. Vigyázzon azonban arra, hogy soha ne használja ezen segédeszközöket feleslegesen. 37. Előadása gyakorlásánál gyakorolja mindig az audio-vizuális segítség használatát is. Az AV segédeszközök kiválasztása A különböző AV segédeszközök különböző típusú prezentációkon alkalmazhatók. Csak akkor használja ezeket a segédeszközöket, ha prezentációjához megfelelők és hasznosak. A különböző AV segédeszközök bonyolultsága is különbözik. Néhány használatához elektromosság szükséges, ami gondokat okozhat, ha gond van az áramszolgáltatással. Vannak olyan AV segédeszközök is, amelyeket szakértők tudnak csak bevezetni, és használatuk is bonyolult. 38. Tartson kis szünetet, amikor megkéri a közönséget, hogy nézze a vizuális segédeszközöket. A közönség méretének figyelembevétele
A különböző AV segédeszközök különböző méretű közönség számára felelnek meg, de ha lehetőségei korlátozottak, akkor átalakíthatja AV segédeszközét úgy, hogy az mindenféle közönségnek megfeleljen. Pl. ha számítógépes grafikát használ, de a közönség túl nagy, és Ön nem tudja a grafikát kinagyítani, akkor ossza ki a közönség között a képernyőn látható grafika másolatát. Ha lehetősége van, akkor nagy közönség előtt jobb, ha ezeket a képeket nagy kivetítőre vetíti. 39. Számozza be a diákat, hogy ne keveredjenek össze. Az AV segédeszköz előkészítése Minden AV segédeszközt gondosan elő kell készíteni, de míg pl. egy tábla gyorsan felállítható, addig egy multimédia-bemutató előkészítése hosszú időt vesz igénybe. Általában elmondható, hogy minél bonyolultabb egy AV segédeszköz, annál több időt vesz igénybe az előkészítése. Ha nincs ideje, megfelelő szakértelme vagy kreativitása AV segédeszköze előkészítéséhez, akkor kérjen fel szakembert. A szakembert válassza ki gondosan, és vázolja fel részletesen, mit szeretne, hogy elkerüljék a félreértéseket. Emlékeztető • A közönség gyorsabban elolvassa a képernyőn lévő anyagot, mint ahogyan Ön azt elmondja, tehát jobb, ha nem olvassa fel nekik. • Míg a közönség fele a vizuális anyagot nézi, addig a közönség másik fele Önt nézi. Álljon mozdulatlanul, ha azt szeretné, hogy a közönség a vizuális anyagra figyeljen. • Ha AV segítségét később újra fel szeretné használni, akkor bizonyosodjon meg róla, hogy előadása után valaki összegyűjti anyagát. 40. Használjon rajzokat, hogy a komoly gondolatokat egyszerűbbé tudja tenni. 41. Írjon feljegyzéseket az írásvetítő fólia keretére. A hatás elérése Prezentációja során érezni fogja, hogy az információkat könnyebben megértik, és a bonyolult fogalmakat le lehet egyszerűsíteni, ha vizuális segítséget használ. Vizuális segítsége mindig legyen egyszerű, és ne legyen zsúfolt. Használjon merész színeket – a pasztellszínek nem igazán hívják fel magukra a figyelmet. A kördiagram egyes szeletei összemosódhatnak, ha nem egymással kontrasztban lévő színeket használ. Amikor videót használ, mutasson be hosszabb részeket, amik alátámasztják gondolatait, ne mutasson be előadás közben túl rövid részeket, mert azok zavaróan hatnak a közönség számára. Az AV segítség megismerése Amikor elindul előadását megtartani, akkor már tökéletesen tisztában kell lennie azzal, hogy a bonyolult AV segítséget, amit választott, hogyan kell használnia. Még ha nem is szeret multimédiával vagy videóval bemutatót tartani, vannak olyan esetek, amikor megéri a fáradságot (és a plusz költségeket) ezek előkészítése, még egy kis közönség részére is.
Ritkán ugyan, de előfordulhat, hogy egy bonyolult AV segédeszköz használata közben technikai problémák adódnak. Ha nem tudja megoldani ezeket a váratlan akadályokat, akkor biztosítson valakit, aki a helyszínen fog tartózkodni és segít Önnek, ha szükséges. Mindig legyen magánál kevésbé bonyolult segítség is, mint pl. előadása vázlatának fénymásolata, ami segíti a közönséget a megértésben. 42. Készítsen másolatot audio-vizuális anyagáról, ha tudja, hogy anélkül nem lehet megtartani az előadást. Gyakorlás A gyakorlás nagyon fontos, ha azt szeretné, hogy előadása sikeres legyen. Eközben memorizálhatja a szöveget és gyakorolhatja az AV segédeszköz használatát is. 43. Gyakoroljon jegyzetével úgy, hogy próbálja megtalálni azt a részt, ahol éppen tart. Hangos gyakorlás A legfontosabb a gyakorlásnál, hogy memorizálja a szöveget és a sorrendet, amiben gondolatait el fogja mondani. Ez szintén jó lehetőség arra, hogy újra átgondolja, hogy minden, amit leírt, fontos-e, valamint hogy mindent elmondott-e, amit szeretne. Kezdje a gyakorlást szövege hangos felolvasásával. Amint érzi, hogy a szöveget el tudná mondani, álljon egy tükör elé, és próbáljon meg jegyzetével a kezében gyakorolni. Az első próbálkozásnál valószínűleg ideges lesz, és kényelmetlenül fogja érezni magát, de minél többet gyakorol, annál magabiztosabb lesz, és felkészültnek fogja érezni magát, amikor majd az igazi közönség elé kiáll. Emlékeztető • A gyakorlásból soha nem elég. Ha magabiztosnak érzi magát, akkor a közönség is magabiztosnak fogja látni. • Amikor kiszámítja, mennyi időt fog beszélni, ne felejtse el az AV segédeszköz használatát és a közönség kérdéseire adott válaszokat is beleszámolni. • Gondolkozzon azon, hogy milyen kérdéseket tudna a közönség feltenni, és válaszolja meg őket, így a kérdésekre adott válaszok idejét is felbecsülheti. 44. Gyakorolja a tiszta beszédet természetes hangerőn és hangosabban. Visszajelzések Amikor úgy érzi, hogy készen van a gyakorlással, adja elő beszédét egy kollégája előtt, és kérje ki tőle a véleményét. Kérdezze meg tőle, hogy előadásán hol lehetne még javítani. Próbálja meg elképzelni a közönséget és a környezetet, amikor beszél, így érezni fogja, hogy elég hangosan beszél-e. Tanulja meg hangját szabályozni úgy, hogy előadása ugyanúgy hangozzék egy nagy előadóteremben sok ember előtt, mint egy kis közönség előtt. 45. Változtasson beszéde gyorsaságán gyakorlás közben és döntse el, milyen gyorsaság a legmegfelelőbb. Készítse fel önmagát
Önmaga felkészítése egy előadásra ugyanolyan fontos, mint az előadás elkészítése. A hatás, amit előadásával el fog érni, attól is függ, hogyan jelenik meg, nem csak attól, hogy mit mond. Higgyen magában Állapítsa meg mik az erősségei, és használja ki őket. Kevés esetet kivéve a közönség ugyanolyan lelkesen szeretné, hogy egy érdekes és sikeres előadást halljon, mint Ön. 46. A hallgatóság a szövetségese. A jelenlévők szeretnének tanulni Öntől. Pozitív gondolkodás Ismételgessen pozitív és bátorító gondolatokat, mielőtt kimenne beszélni, hogy növelje magabiztosságát, és csökkentse félelmét, idegességét. Próbálja ki pl. a következőket: „Előadásom érdekes, és tele van nagy ötletekkel. A közönségnek tetszeni fog.” „A közönség biztosan lelkes. Előadásom érdekes, és jól felkészültem.” „A gyakorlás alatt minden rendben volt. Alig várom, hogy a közönség mit fog szólni.” 47. Viselkedjen természetesen, a közönség szívesen fogadja majd. 48. Képzelje úgy a közönséget, mintha csak egy kis csoport volna. A siker elképzelése Amikor egy előadásra készül fel, képzelje el az eseményeket pozitívan. Képzeljen el egy lelkes közönséget, akinek tetszik az előadása és szorgalmasan jegyzetel, valamint viccein és anekdotáin is nevet. Előadása végén pedig sokan tesznek fel Önnek kérdést. Képzelje el, hogyan fog a közönség viselkedni, milyen testbeszédet fognak használni, valamint képzelje el magát, hogy mindvégig szemkontaktust tart a közönséggel, akik erőt adnak Önnek. A megjelenés elemzése A közönségre kinézete nagy hatást fog tenni, de nem mindig könnyű eldönteni, hogy megfelelően van-e felöltözve. Kérdezze meg kollégái véleményét, és fogadja meg tanácsaikat. 49. Tanulmányozza magát a tükörben, hogy milyen benyomást kelt. A benyomás Az első benyomás nagyon fontos, és nehezen lehet rajta változtatni. Gondolja csak el, hogy Ön milyen gyorsan ítél meg egy embert, amikor először találkoznak. Egy ember ruházatából rengeteg dologra lehet következtetni. Ezen kívül az ember járása és állásának módja is rengeteg információt hordoz. Míg a pulpitushoz kiér, a közönség az első benyomás alapján már véleményt formált Önről. A szimpatikus első benyomás nagyon fontos, hogy előadása sikeres legyen, tehát öltözzön fel megfelelően, és mozogjon, beszéljen, valamint álljon magabiztosan, hogy megfelelő első benyomást keltsen.
A közönség megismerése Ha keveset tud a közönségről, akkor könnyebb eldönteni, hogy milyen benyomást szeretne elérni. Ne felejtse el, hogy minden öltözet más üzenetet hordoz különböző közönség számára. Pl. képzelje el, hogy egy öltönyös gyárigazgatót hogyan fogad egy munkásruhába öltözött közönség. 50. Ne viseljen olyan ruhát, ami zavarhatja a közönséget. A csapdák elkerülése Ellenőrizze le azt a ruháját, amit viselni fog, hogy elkerülje az esetleges problémákat. Ha szeretné, hogy biztosan minden rendben legyen, akkor vigye magával ruháját, és előadása előtt öltözzön át. Nézze meg amikor megérkezik, hogy a szállodában van-e akasztó, ha nincs, akkor gondoskodjon arról, hogy minél előbb hozzájusson egyhez. 51. Előadás közben ne rakja zsebre a kezét. 52. Legyen biztos benne, hogy testbeszéde azt tükrözi, amiről beszél. A póz elemzése Legjobb, ha kihúzza magát, mikor elkezd beszélni, lábait ne zárja szorosan egymás mellé, hanem álljon enyhe terpeszállásba úgy, hogy testsúlya egyenlően oszoljon el. Keze nyugodjon a teste mellett. Ez természetes indításnak hat. Rengeteg információt hordoz a testtartása, ahogyan előadás közben a közönség előtt áll. Pl. ha egy kicsit előre hajol, akkor barátságosnak és pozitívnak fog tűnni – hiszen ezzel azt érezteti, hogy be akarja vonni a közönséget, és bátorítja őket. A hátrafelé dőlés ezzel ellentétben negatívnak tűnik, és agresszívnak fog látszani. 54. Húzzon mindig kényelmes cipőt, ha előadást tart. 55. Bizonyosodjon meg róla, hogy haja nem takarja el az arcát. A póz javítása Izmai tartják testét egyenesen. Ha megfelelően használja őket, akkor testbeszéde azt fogja tükrözni, hogy „kiegyensúlyozott és magabiztos ember vagyok”. Ha izmai túl ellazultak, akkor lomhának fog tűnni. Javíthat a helyzeten, ha addig gyakorolja, hogyan kell egyenesen állni, amíg nem tűnik és nem érzi természetesnek a pozitúrát. Képzelje el, hogy magasabb, mint valójában, vagy hogy valaki finoman húzza felfelé, ez segíthet testtartása javításában és a helyes testtartás megtartásában. A hang javítása Hangszíne és hangereje nagymértékben hatással vannak előadására. A beszéd működésének megértése elősegítheti a sikeres előadást, és megtanítja szabályozni hangját. 56. Szopogasson el egy cukorkát, mielőtt elkezd beszélni.
A helyes légzés Lélegezzen lassan és mélyeket, hogy javítsa az oxigén testbe áramlását, így agya is több oxigénhez fog jutni. Ezzel agya gyorsabban fog dolgozni, és gondolatait is könnyebben össze tudja szedni, mikor kiáll a hallgatóság elé. A több oxigén belélegzése javítja a levegő beáramlását hangszálaihoz is, tisztábban fog beszélni, csökkenni fog idegessége, és nyugodt fog maradni. 57. Végezhet jóga gyakorlatokat, mert ez javítja légzése mélységét. A hang szabályozása A hang úgy képződik, hogy levegő áramlik a hangszálak fölött, minek hatására a hangszál rezegni kezd. Tehát a tiszta beszéd első követelménye, hogy a tüdőt megfelelőképpen ellássuk oxigénnel. A belélegzést pár légzési gyakorlattal javítani lehet. A második követelmény a jól működő gége, ahol a hangszálak elhelyezkednek. Előadása előtti napon pihentesse gégéjét, ne beszéljen túl sokat. 58. Gyakorolja egy pár mondat intonálásának megváltoztatását. A helyes hangmagasság használata Sok nyelvben a kérdés és a kijelentés közötti különbség az intonációban van. Az a mondat, hogy „a főnök az irodájában van”, lehet kérdés és kijelentés is. A közönségnek szavai helyes jelentését kell megértenie, tehát használja az intonációt és a hangmagasságot óvatosan, hogy a helyes üzenet juthasson el a hallgatósághoz. A feszültség kizárása Amikor ideges, izmai megfeszülnek. Ez azért van, mert a teste így készül fel a legrosszabbra. Ha elvégez egy pár gyakorlatot, akkor ez a feszültség csökkenthető. 59. Húzza ki magát, és képzelje, hogy magasabb mint valójában. A feszültség csökkentése A feszültség következtében izmai megfeszülnek, ez nem kívánt hatásokat válthat ki testén előadás közben. A feszültség ronthatja testtartását, görnyedtté teheti, minek hatására védekezőnek tűnhet. A feszültség hatására gégéje sem fog simán működni, hangja elkezdhet remegni, amiből mindenki rájön, hogy ideges. Ha sokáig van feszült állapotban, az nagyon fárasztó, és sokat kivehet előadása értékéből. Ha egy kicsit mozog előadás előtt és megpróbálja izmait megmozgatni, akkor biztos lehet benne, hogy a pódiumon tudja majd testét irányítani. 60. Próbáljon meg egyenes tartásban ellazulni kb. 10 percig, anélkül, hogy megmozdulna. A prezentáció megtartása A jó előadásmód kulcsa a természetesség. Maradjon mindig önmaga. Ha nem önmagát adja, akkor mondanivalója nem lesz hiteles.
Az idegek szabályozása Még a legtapasztaltabb előadók is idegegesek beszédük előtt. Az idegesség meggátolhatja abban, hogy természetes legyen, tehát mindent el kell követnie, hogy szabályozni tudja idegességét. Ha sikerül, akkor előadása is jól fog sikerülni. 61. Írja le azokat a dolgokat, amik miatt ideges előadása előtt. Az idegesség meghatározása Ahhoz, hogy szabályozni tudja idegességét, először meg kell határozni az idegesség jeleit. Az idegességnek sok jele van, az egyik leggyakoribb, hogy az ember gyomra összeszorul az idegességtől. Mások azt érzik, hogy kiszárad a szájuk, remeg vagy izzad a kezük, babrálnak azzal, ami a kezük ügyébe kerül, vagy ide-oda mozognak beszéd közben. Mindenki máshogy éli meg az idegességét, de az is nagyon gyakori, hogy a fent említett tünetek közül egyidejűleg több jelentkezik. Emlékeztető • Időben ellenőrizze, hogy az előadásához szükséges minden felszerelés megérkezett, így az előadás közeledtével már csak magára kell gondolnia. • Miközben előadására készül, biztassa magát, hogy minden rendben lesz. • Ha túl sokat eszik vagy iszik előadása előtt, akkor álmosnak tűnhet a közönség előtt. • A sok gyakorlás tökéletessé tesz. Felkészültség Az idegesség fő oka, hogy az előadó úgy érzi, valami rosszul fog sikerülni az előadás közben. Ha igyekszik mindenre felkészülni, akkor idegességét csökkentheti és nyugodtabb lesz. Gondosan fel kell készülni, és semmit sem szabad a véletlenre bízni. Ha eszébe jut, hogy valamit le kellene ellenőriznie, akkor azt írja fel, és amint tudja, ellenőrizze le. Néhány dolog, amit kívánatos ellenőriznie: • Be van számozva előadása jegyzete arra az esetre, ha véletlenül összekeverednének a papírlapok? • Látható az AV segítség még a leghátsó sorokban is? • Működik az összes műszaki berendezés, amit használni fog? 62. Csak akkor mosolyogjon, ha érzi, hogy természetes az adott pillanatban mosolyogni. A kényszeredett mosoly nagyon zavaró és nem meggyőző. 63. Aludja ki magát beszéde előtt, akkor biztosan friss lesz szellemileg. Egy szertartás kialakítása Hasznos lehet, ha kialakít egy szertartást az előadása előtti utolsó percekre. Legyen elég ideje előadása előtt összeszedni gondolatait, megmozgatni arcizmait és néhány légzési gyakorlatot elvégezni. Ezek a teendők el fogják vonni figyelmét idegességéről.
Önmaga megnyugtatása Előadása előtt próbáljon megnyugodni, végezze el az előadása előtti utolsó percekre kitalált szertartását, és emlékeztesse magát a következőkre: • A közönség egy sikeres prezentációt szeretne látni, más szavakkal, a közönség az Ön oldalán áll. • Annak ellenére, hogy majdnem mindenki ideges előadása előtt, a hallgatóság azt feltételezi, hogy Ön nem ideges. • Egy üzenetet szeretne a hallgatóságnak átadni, ők ezt meg akarják hallgatni, máskülönben nem vették volna a fáradtságot, hogy előadását meglátogassák. Merítsen ebből erőt, és növelje ennek tudatában magabiztosságát. • Ne legyen túlságosan magabiztos, mert úgy tűnhet, hogy olyan embernek tartja magát, aki mindent tud, és ezt a közönség nem fogja szeretni, akármennyire is érdekli őket a téma, amiről beszél. 64. Kövesse mindig ugyanazt a szertartást az előadása előtti percekben. 65. Képzelje el, hogy egy első osztályú beszédet fog előadni. Emlékeztető • Az idegesség plusz pozitív energiát adhat prezentációja alatt. • A közönséget az érdekli, hogy mit mond, nem az, hogy hogyan érez. • Lelkesedése és őszintesége meg fogja nyerni a közönséget. • Egy gyors gyakorlatsorozat csökkentheti idegességét. • Ha előadása előtt lazít egy kicsit, akkor előadása alatt jobban fog tudni koncentrálni. • Minél több előadást tart, annál tökéletesebb lesz ez a képessége. 66. Használja idegességéből származó energiáit előadása felélénkítésére. A feszültség kizárása Szánjon időt előadása előtt arra, hogy feszültségét csökkentse, ami arcán és testén is tükröződik. Mozgassa meg arcizmait minden irányban, így izmai el fognak lazulni, és a feszültség kevésbé lesz látható. Ez segít abban is, hogy előadása közben jobban artikuláljon és beszéde érthetőbb legyen. Az arcgyakorlatokat addig ismételgesse, amíg nem érzi, hogy izmai ellazultak. 67. Vegyen mély levegőt, lazítson, mosolyogjon, és kezdjen el lassan beszélni. Magabiztos beszéd Az előadás módja nagymértékben befolyásolja előadását. Fontos, hogy határozottan kezdjen. Ezután figyeljen hangszínére, beszéde gyorsaságára és testbeszédére, hogy ezek mind segítsék megértetni a közönséggel azt, amit el szeretne mondani. 68. Jegyzetére ha lehet, csak időnként pillantson, és figyeljen arra, hogy folyékonyan beszéljen. A magabiztos kezdés
Egy jó bemutatkozás növelheti hitelességét, és a közönséget olyan információkkal látja el, ami alapján tudni fogják, hogy beszédében mit várjanak el Öntől. Magabiztosan és természetes ütemben kezdjen el beszélni, említse meg azokat a fő kérdéseket, amikről beszélni fog, anélkül, hogy a jegyzetébe nézne. Ha ez sikerül, akkor biztosan magabiztosnak, nyitottnak és kiváló szakembernek fogják tartani. A kezdés ilyen módja segít a szemkontaktus kialakításában is. Kezdetben próbálja meg a közönség egészét nézni, hogy úgy érezze mindenki, be van vonva az előadásba. A beszéd üteme Ha változtatja beszéde ütemét, akkor ez segít a közönség érdeklődésének megtartásában, de vigyázzon, hogy az ütemet ne mechanikusan váltogassa. Ne felejtse el, hogy fő gondolatai között szünetet kell tartani, ezt az időt kihasználhatja arra, hogy végignéz a közönségen, hogy megbizonyosodjon róla, mindenki világosan érti azt, amiről beszél. Ahogyan beszédével halad előre, beszéljen lassan és nyomatékosan, amikor valamit ki szeretne emelni. 69. Mindig tartson szünetet, mielőtt egy fontos gondolatot elmond. A testbeszéd használata Élete minden pillanatában küld érzéseiről és szándékairól nem verbális jeleket a külvilág felé. Ezt a testbeszédet használhatja mondanivalója megerősítésére előadása közben is. Pozitúrája mindig legyen nyitott, ne kulcsolja össze a karját, mert ezzel gátat épít a közönség és önmaga közé. Figyeljen oda, hogy mikor használja kezét a figyelem felhívására – ne mutogasson túl sokat, mert az elvonhatja a figyelmet. Ha Ön nyugodt, akkor testbeszéde természetesen fogja erősíteni mondanivalóját. Megfelelő testbeszéd használatával képes lesz idegességét álcázni. 70. Mesélje el kedvenc és odaillő anekdotáját, ez majd megnyugtatja. A szemkontaktus Fontos, hogy Ön és a közönség között szemkontaktus legyen, mert így közvetlen viszony alakul ki Önök között. Nézzen végig a közönségen, még a hátsó és az első sorokban ülőkön is. Bár az előadók gyakrabban néznek azokra, akik lelkesnek és érdeklődőnek tűnnek, de Ön ne hagyja figyelmen kívül azokat sem, akik közömbösnek vagy negatívnak tűnnek. A közönség közül azok, akik kirekesztve érzik magukat, majdnem biztosan negatív véleménnyel lesznek az előadóról és beszédről. 71. Alakítsa ki a kezdő szemkontaktust egy olyan emberrel, aki megközelíthetőnek tűnik. A gesztusok használata A gesztusok használata nagymértékben függ attól, hogy mekkora közönség előtt beszél. Nagyszámú közönség előtt használhat nagy mozdulatokat, hogy azt mindenki lássa és érezze, és természetesnek tűnjön. Bár az eltúlzott gesztikulálás az első pillanatban esetlennek tűnhet, a közönség számára természetesnek fog hatni, mivel messze ülnek Öntől. 72. A szemkontaktusról előadás közben soha ne feledkezzen el. A stílus felépítése
Ahogyan egyre tapasztaltabb lesz, egyre több rendelkezésére álló eszközt tud majd használni – hangját, viselkedését –, hogy segítségükkel különböző benyomásokat keltsen. Minden eszközt egyszerre kell majd használni, hogy egy célt elérjen: a közönség figyelmének megtartását. Pl. ha egy gondolatot szeretne hangsúlyozni, akkor rövid mondatot kell használnia, egyenesen kell állnia és hangját kicsit fel kell emelnie. Ha pedig szeretne a közönséggel egy izgalmas kijelentést megosztani, akkor dőljön előre a közönség felé, és beszéljen egy picit halkabban. Biztos lehet benne, hogy hallani fogják, mert mozdulatával érdekessé tette mondanivalóját, és ha valaki valamit meg akar hallani, azt biztosan meghallja. Ezek az eszközök és trükkök elengedhetetlenek egy sikeres prezentációhoz, ha sokat gyakorol, akkor bele fog tanulni. 73. Ismételje el többször a kulcsszavakat. 74. Ne féljen nagy gesztusokat tenni, és hosszabb szüneteket tartani. Mit csináljon és mit ne Használjon egyszerű, rövid mondatokat. Használja a szemkontaktust, hogy a közönség visszajelzéseit fogadni tudja. Tartson szüneteket az egyes gondolatok között, így a közönség könnyebben fel tudja őket fogni. Ha szeretné az időt megtudni, akkor nézze meg a faliórát a karórája helyett. Ne kérjen bocsánatot a közönségtől, hogy nincs gyakorlata. Ne motyogjon vagy tétovázzon. Ha elvesztette gondolatmenetét, akkor maradjon nyugodt, és meg fogja találni. Ne halkuljon le a szava a mondatok végén, mert akkor úgy érzi a közönség, hogy nem biztos abban, amit mond. A beszéd idejének korlátozása. Beszéde elején mondja el, milyen hosszan fog beszélni, hogy mindenki tudja, milyen hosszan kell majd koncentrálnia: „csak 20 percünk van az előadásra, tehát vágjunk bele…”. Később előadás közben tudassa velük, hogy tisztában van az idővel: „már csak 5 percünk maradt, tehát engedjék meg, hogy összefoglaljam…”. Ne hagyja, hogy előadását egy olyan ember megzavarja, aki esetleg kérdezni szeretne. Mondja el neki, hogy az esetleges kérdéseket mikor fogja megválaszolni, és haladjon tovább beszédével. A hatásos befejezés Fontos, hogy a befejezés határozott legyen, mert a befejező pillanatok sokak számára a legtovább maradnak meg. Mindig ismételje el fő gondolait a befejezésben, hogy ha valakinek nem volt világos egy részlet előadásában, az is mindent megértsen. 75. Ne mutassa vizuális segítségét túl hosszú ideig – eltereli a közönség figyelmét. A befejezés bejelentése Mindig tájékoztassa előadás közben a közönséget, hogy még miről fog beszélni és arról, hogy mikor fogja befejezni. Használja ezeket a kifejezéseket: „most értünk el a negyedik
ponthoz…”, vagy „most röviden összefoglalom az elhangzottakat, mielőtt kérdéseiket megválaszolnám…”. Ha tájékoztatja őket arról, hogy közeleg az előadás vége, akkor biztos, hogy mindenki koncentrálni fog, mielőtt összegezné gondolatait. Fontos, hogy az összegzés az előadás összes fontos gondolatát tartalmazza, így fejben a közönség is össze tudja szedni a gondolatait, és fel tud készülni a kérdésekre. Mit kell megtennie 1. 2. 3. 4.
Monda el a közönségnek, hány kérdésről fog előadásában beszélni. Bizonyosodjon meg róla, hogy a megbeszélt időt tartani tudja. Előre dolgozza ki, hogy mely pontokat hagyhatja el előadásából, ha kifutna az időből. Ha valamit kifelejt előadásából, akkor arról feledkezzen meg, és ne beszéljen róla előadása végén. 76. Ne rohanjon el a végén, mintha valahová sietnie kellene. 77. Mindig legyen kielégítő és határozott a végén az összefoglalás.
A benyomás Az utolsó benyomás marad meg általában az emberek emlékezetében a legtovább, tehát bizonyosodjon meg róla, hogy a befejezés nagyszerűen sikerül. Mielőtt elkezdene beszélni, döntse el, mik lesznek utolsó mondatai. Tartson szüneteket és intonáljon befejezésében, hogy a befejezést emlékezetessé tudja tenni. Ha ez sikerül, akkor biztos lehet benne, hogy üzenete mindenkihez eljutott. Befejezés Kerülje a dogmatikus hangnemet, amikor előadását befejezi. Koncentráljon arra, hogy pontos tényeket mondjon, ne pedig saját véleményét az adott témában. Befejezése alapuljon azokon a tényeken, amiket előadásában elmondott. Ha előadását kérdések is követik, akkor a befejezés nagymértékben segítheti a kérdések feltevését. A kérdésekre többféleképpen is válaszolhat, pl. meghallgat jó pár kérdést, majd válaszol rájuk röviden. 78. Használjon alliterációt, hogy hatást tudjon elérni, amikor összefoglal. 79. Tartson szünetet beszéde és a kérdések feltétele között. A határozott befejezés Fontos, hogy a befejezés határozott és emlékezetes legyen. Ahhoz, hogy ezt el tudja érni, adunk pár tippet: • Foglalja össze előadását egy-két mondatban. Fontos, hogy az összegzés rövid legyen. A rövid és határozott mondatok tovább meg tudják tartani az emberek figyelmét, mint a hosszú monológok. • Hangsúlyozza a kulcsszavakat. Tartson szünetet a kulcsszavak és fogalmak után, így hangsúlyozni tudja őket.
• Használjon alliterációt. Ha több olyan szót használ, amelyek kezdőbetűje azonos, akkor a befejezést emlékezetessé tudja tenni. A közönség kezelése Az előadás a közönség hasznára íródott, nem pedig az előadóéra. Legyen biztos benne, hogy érzi a közönség reakcióit, és tud is ezekkel bánni. A hangulat megállapítása Próbáljon meg korán a helyszínre érni, és nézze meg, hogy milyen hangulata van a környezetnek és a közönségnek. Éppen szakadó esőből futottak be a nézők? Megnevettette őket az előző előadó? 80. Hallgasson meg maga előtt annyi előadót, amennyit csak tud. 81. Tudassa a hallgatókkal, hogy ismeri érzéseiket. A közönség bevonása Ítélje meg a közönség hangulatát – pl. nézze meg, hogyan reagáltak az előző előadóra. Ebből el tudja dönteni stratégiáját, hogy az előadását hogyan tudná legeredményesebben előadni. Ha a közönség között van, aki unatkozik vagy álmos, akkor kérdezhet tőlük egy rövid kérdést előadása előtt, amire valószínűleg mindenki oda fog figyelni. Ha a közönség ellenséges, akkor kezdheti beszámolóját egy viccel, de bizonyosodjon meg róla, hogy testbeszéde pozitív jeleket küld a közönség felé. A jelek keresése Saját testbeszédét gyakorolja akkor, amikor az előadására felkészül; de fontos, hogy a közönség testbeszédét is le tudja fordítani. Keresse az árulkodó jeleket, és ne számítson arra, hogy mindenki ugyanazt a dolgot fejezi ki. Néhányan talán előredőlnek, hogy feltegyenek egy lelkes kérdést, míg mások belesüppedve székükbe szeretnének valahol máshol lenni. 82. Vonja be a közönséget kérdéseivel az előadásba. A negatív viselkedés észrevétele A közönség elégedetlenségét és ellenszenvét sokféleképpen ki tudja fejezni. Nézze az embereket, nem kritizálják-e Önt szomszédjuknak. Nézze meg, van-e olyan ember, aki ráncolja a homlokát és összekulcsolja elöl a karját, vagy esetleg maga helyett a plafont nézi, mintha az érdekesebb lenne. Ha a testbeszéd egyetlen elemére figyel oda – pl. keresztbe tett lábak –, akkor az félrevezetheti, tehát mielőtt következtéseket vonna le, nézze meg az egyes embereket egészében. Az érdeklődés jelei Az érdeklődő embereket könnyű kiszúrni – keresse a közönség között a bólogató és mosolygó fejeket vagy azokat, akik előrehajolva figyelik Önt feszülten. Lehet, hogy homlokukat koncentrálás közben ráncolják, de ez nem azt jelenti, hogy nem hiszik el, amit mond.
Az arcjelzések olvasása Ha a testbeszédet nézzük, akkor az arcjáték a legkifejezőbb. Ha közönségéhez közel ül, akkor arcukról rengeteg jelzést le tud olvasni – szemöldökük mozgásáról és szemükből. Mint minden testbeszédnél, itt is az arc egészét kell figyelni. Ha csak egy jelre figyel oda, akkor az félrevezetheti. 83. Figyelje a kezeket, amik titokban mozognak felfelé, hogy az ásítást elfojtsák. A kéz- és kargesztusok Az emberek kezének és karjának mozgása sok hasznos információt hordoz az emberről. Amikor felteszik a kérdéseket, figyelje a kérdezők gesztusait. Ha nem látja őket tisztán, akkor kérje meg, hogy álljanak fel. Az emberek gesztusait befolyásolja származási helyük. Pl. ha Észak-Európában lendületesen gesztikulálnak, akkor valószínűleg fel vannak zaklatva, de ez a fajta gesztikulálás pl. teljesen természetes Dél-Európában beszélgetés közben. A fül használata Nem szükséges világosság ahhoz, hogy a közönség testbeszédét értse, sokat közülük meg is lehet hallani. Hallható pl., ha az emberek előadás közben babrálnak vagy suttognak. Mindkettő azt fejezi ki, hogy közönsége unatkozik vagy összezavarodott. Könnyű kikapcsolni előadás közben, mivel arra koncentrál, amit mond, de érdemes ezekre a zörejekre odafigyelni. 84. Hallja meg a kopogó talpakat, mert ezek a türelmetlenség jelei. A láb nézése Az a pozíció, ahogyan egy ember a lábát elhelyezi, sok mindent elárul. Pl. ha a közönség keresztbe teszi a lábát, akkor az azt jelenti, hogy még mindig bizonytalanok előadásával kapcsolatban. Az egymás mellett elhelyezett lábak egyetértést fejeznek ki. Ha közönsége ül, és Ön csak az első sor lábát látja, akkor az első sor minden bizonnyal tükrözni fogja azt, hogy a közönség többi része hogyan reagál előadására. A kérdésekkel való megbirkózás Sok nagyon jó előadást a kérdések megválaszolásánál rontanak el. Tanuljon meg boldogulni a nehéz kérdésekkel, és mindig legyen magabiztos a kérdések megválaszolásánál. 85. Gyakorolja a kérdések megválaszolását is. Kérje meg egy barátját, hogy az előadásával kapcsolatban tegyen fel kérdéseket, és azokat Ön próbálja megválaszolni. 86. Maradjon nyugodt, akármilyen hangnemben teszi fel a kérdező a kérdést. A jó felkészülés Fontos, hogy úgy menjen el egy előadást megtartani, hogy a közönség által feltett kérdésekre is tudjon minden esetben válaszolni. Ezt úgy tudja elérni, hogy alapos kutatásokat végez az
adott területen. Amint befejezte előadása vázlatának megírását, olvassa el többször alaposan, és jegyezze fel azokat a kérdéseket, amik olvasás közben felmerülnek, majd ezek magyarázatát is próbálja meg előadásába beépíteni. Miután ezt elvégezte, olvassa fel barátainak vagy kollégáinak az előadást, és kérje meg őket, hogy tegyenek fel kérdéseket. Ha a kérdések megválaszolása nem okoz gondot, akkor minden rendben, Ön jól felkészült. Ha vannak problémás kérdések, akkor azoknak nézzen utána. Azonban soha ne felejtse, hogy előadása után lesznek olyanok, akik teljesen más kérdéseket fognak feltenni, amikre Ön nem is gondolt. Magabiztosság Egész előadását elronthatja, ha a kérdésekre nem tud kielégítő válaszokat adni, vagy ha a válaszolás közben nem elég magabiztos. A válaszadásnál beszéljen hangosan és tisztán, úgy, ahogyan előadását tartotta. Ha teheti, akkor a kérdéseket állva válaszolja meg, és közben ne babráljon tollával vagy papírlapjaival, ne használjon más negatív testbeszédet, úgymint a karok test előtti összefűzése, ami azt eredményezheti, hogy védekezőnek fog tűnni. Emlékeztető • A kérdésekre való válaszolás ugyanolyan fontos, mint maga az előadás. • A legtöbb kérdést előre láthatjuk, ha előadásunkat többször alaposan átolvassuk. • Ha ideges, akkor hajlamos rendkívül rövid választ adni. Mindig gondolkozzon el azon, mit fog válaszolni, mielőtt elkezdene beszélni. • Néhány kérdést a kérdésfeltevőnek világosabbá kell tenni. • Egyszerre csak egy kérdést válaszoljon meg. 87. Mondja, hogy „Ez jó kérdés!”, azoknak a kérdezőknek, akik félénkek vagy idegesek. 88. Hárítsa vissza az ellenséges kérdéseket a kérdezőnek vagy a közönségnek. Az irányítás megtartása Soha ne engedje meg, hogy egyszerre több ember beszéljen, máskülönben kicsúszik kezéből az irányítás. Jelentse ki, hogy egyszerre csak egy kérdéssel tud foglalkozni: „Hallgassuk meg Laura kérdését először, utána visszatérhetünk Önhöz, Sándor.” A kérdések megválaszolásánál ne menjen túlzottan a részletekbe, ha van rá lehetőség, akkor ezekkel a kérdésekkel négyszemközt foglalkozzon a kérdezővel. A kérdezőkkel való bánás A kérdezők többféle álruhában tűnnek fel, fontos ezek felismerése, és ha felismerte, akkor a szerint tud velük foglalkozni. Az exhibicionisták szeretnek olyan kérdéseket feltenni, amik azt jelzik, hogy többet tud az előadónál; a kevésbé hozzáértők pedig soha nem tesznek fel direkt kérdéseket. Mindegyik fajtával óvatosan kell bánni, és fontos, hogy mindig maradjon nyugodt és udvarias. 89. A kérdésekre adott választ ne csak a kérdezőnek mondja, hanem az egész közönségnek. Időhöz jutás
Ha egy különösen nehéz kérdéssel találja szembe magát, maradjon nyugodt, és adjon magának egy kis időt, hogy át tudja gondolni, mit is fog válaszolni. Ha a kérdés megválaszolása bonyolult, akkor ne féljen jegyzeteihez fordulni. Ha fontos az időhúzáshoz, akkor válasza előtt ihat egy pár korty vizet, vagy kifújhatja az orrát. Ez segíthet abban, hogy a közönség ne lássa, hogy keresi a szavakat a válaszhoz. Emlékeztető • A kérdésekre adott kielégítő válaszok növelik előadása hitelességét, mivel kiderül, hogy az adott témában széleskörű az ismerete. • A közönségnek mindig mondja el, hogy válaszában a tényeket vagy a saját véleményét közli. • Fontos, hogy a kérdezővel soha ne keveredjen vitába. • Mindenféle kérdésre udvariasan kell válaszolni. • Néhány nagyon nehéz kérdést csak egy kis kutatómunka után lehet később megválaszolni. 90. Nyerje meg a közönséget tudásával. 91. Ne bánjon leereszkedően a közönséggel. A problémás kérdezők Óvakodjon az olyan kérdésektől, amik előadása gyenge pontjaira próbálják felhívni a figyelmet, és zavarba akarják Önt hozni velük. Azokat a kérdéseket, melyeknek kevés közük van az Ön témájához, valószínűleg azok az emberek teszik fel, akik dicsekedni szeretnének, vagy előadása hitelességét szeretnék lerombolni úgy, hogy Önt nem elég jól tájékozottnak tüntetik fel. Az ilyen esetekre többféle válasz adható: „Ma nem volt szándékomban a probléma ezen oldalát érinteni.” Vagy: „Ez egy másik kérdés, amivel ma nem volt időm foglalkozni.”. Ezek a válaszok kitérők ugyan, de a nyomást leveszik Önről. Őszinteség Többféle okból kialakulhatnak olyan helyzetek, amikor egyszerűen nem tud válaszolni egy kérdésre. Ha ez bekövetkezne, akkor legyen őszinte a közönséghez. Ha nem ismeri a tényeket, akkor közölje ezt őszintén, és ne próbáljon meg félrebeszélni. Ne adja a következő választ: „Később fogunk ezzel a problémával foglalkozni.”, mert el fogja veszíteni hitelességét. Mérje fel, hogy konkrét tényekkel kell-e válaszolnia, vagy elég, ha a saját véleményét fejti ki. Ha az utóbbi esettel állunk szemben, akkor bevallhatja, hogy a tényekkel nincs tisztában, de saját tapasztalatán alapuló ésszerű véleményét elmondhatja. 92. Azokra a kérdésekre, amiket biztos, hogy meg fognak kérdezni, készüljön fel egy alapos és hosszú válasszal. Az ellenségeskedéssel való megbirkózás Előadása lehet, hogy erős érzéseket vagy ellenszenvet vált ki a közönségből. Ha ilyen helyzetbe kerül, akkor tudnia kell bánni a kitörő ellenséges érzésekkel és a hűvös fogadtatással.
93. Ne felejtse el, hogy az ellenséges érzés véleménye kapcsán merül fel, nem az Ön személyével van a probléma. A heccelők Heccelőkkel többféle szituációban is találkozhatunk, megzavarhatják az előadót buta véleményekkel, esetleg belevághatnak még az előadásba is. Ahhoz, hogy az ilyen embereket kezelni tudja, udvariasnak kell maradnia, és szigorúnak kell lennie. Célja az legyen, hogy a közönség az Ön oldalára álljon. Ez nem mindig könnyű. Vigyázzon arra, hogy soha ne becsülje alá a heccelőt, mert az nagyon sokba kerülhet, mivel alááshatja az egész előadását. A heccelőknek gyakran az előadás egy részével van gondjuk, amit ha Ön nem válaszol meg megfelelően és gyorsan, akkor talán a közönség is elpártol Öntől. Ha valaki megcáfolja azt, amit mondott, soha ne vitázzon vele. Ha a megcáfolt dolog tény volt, akkor közölje a közönséggel, hogy nem a saját véleményét mondta el. Ha pedig saját véleményébe kötnek bele, akkor legyen őszinte és mondja el, hogy ez az Ön saját előadása. Adjon lehetőséget a heccelőknek, hogy előadása után megszólaljanak. 94. Kerülje a hosszan tartó szemkontaktust, mert bosszantó lehet. 95. Ha tényeket közöl, akkor támassza alá őket bizonyítékokkal. Emlékeztető • Ha elveszti türelmét, az semmit sem segít. • Mindenkit meg kell hallgatnia, még ha nem is ért egyet véleményével. • Fontos, hogy fő gondolatait a befejezésben összefoglalja. A konfliktusok kezelése Ha komoly egyet nem értés alakul ki beszéde alatt a közönség sorai között, ami zavarja az előadást, akkor azt kezelni kell. Vezesse le a feszültséget úgy, hogy közölje velük, az előadás után mindenki elmondhatja a véleményét, és mindenkit meg fognak hallgatni. Kérje meg őket, hogy hallgassák végig az előadást, és lehet, hogy sokak véleménye meg fog változni. Mindig éreztesse a hallgatósággal, hogy az irányítás az Ön kezében van. Ha a helyzet tovább romlik, akkor kérjen segítséget a rendezőktől, vagy fejezze be előadását. 96. Ha előadását ülve tartja, akkor konfliktushelyzetben álljon fel, hogy ezzel érzékeltesse tekintélyét. 97. Próbálja megtalálni a hallgatósággal a közös hangot. A tartózkodó közönség A tartózkodó közönség nem feltétlenül ellenséges. Sok ember jobban szeret az ellenségeskedéssel foglalkozni, mint az olyan közönséggel, aki csak csendben ül. Ilyen esetekben könnyen azt gondolhatjuk, hogy a közönségnek nincs kérdése, mert amiről beszélt, az nem volt érdekes. Habár ez nem valószínű – a közönség valószínűleg egyszerűen természeténél fogva tartózkodó. Ha az elnök jelen van, akkor nem kell aggódni, mert ő megkéri a közönséget, hogy kérdezzenek. Ha mégsem kérdezne a közönség, akkor az elnök
felteszi saját kérdéseit. Ha nincsen elnök az előadásán, akkor kérdezzen a közönségtől pár általános, közvetlen kérdést, hogy ezzel válaszra buzdítsa őket. 98. Vezesse a kérdezőket más információforráshoz is. 99. Várjon nyugodtan a kérdésekre, ha nem kérdez azonnal a hallgatóság. Az ellenségeskedés kezelése A közönség többféle okból lehet ellenséges, pl. nem ért egyet az előadásában elhangzottakkal, mérgesek az előző előadóra, vagy mérgesek, mert Ön valakit helyettesít, és a közönség nem Önt várta. Fontos, hogy az ellenséges érzést tudomásul vegye. Fegyverezze le a közönséget nyitottságával, és kérje meg őket, hogy legyenek korrektek, és ne legyenek ellenségesek Önnel szemben, mialatt előadását tartja. 100. Mondjon igazat, mert a közönség hamar észreveszi, ha nem őszinte, és ez aláássa tekintélyét. A tapasztalatokból való tanulás A buta kérdésekkel és az ellenséges közönséggel való foglalkozás olyan készségeket követel meg, amit csak hosszú idő alatt tudunk megszerezni. Tanuljon hibáiból, és ha egy kellemetlen szituációba kerül, akkor gondoljon arra, hogy ezt máskor hogyan oldotta meg. Sikerült sikeresen megoldani a problémát? Gondolkozott, mielőtt válaszolt? Mi történik akkor, ha a közönség elkezd nevetni azon, amit mondott? A legjobb, ha ilyen esetekben humort alkalmaz – soha ne feleljen vissza gúnyosan, mert ez csak ronthatja a helyzetet. Ha tudja, hogy beszéde ellentéteket fog szülni – pl. ha a részvényesek előtt egy nem kívánatos dolgot akar bejelenteni –, akkor próbáljon meg a közönséggel együtt érezni. Minél több tapasztalata van, annál jobban képes lesz magabiztosan válaszolni minden helyzetben. Emlékeztető • Ha akkor is nyugodt marad, amikor ellenséges közönséggel találkozik, akkor elkerülheti a negatív szituációkat. • Csak arra válaszoljon, amit kérdeztek, ne arra, amit hallani szeretett volna. • A válaszoknak nem szabad túl hosszúnak lenniük, különösen akkor, ha tudja, hogy még sokan szeretnének kérdést feltenni. • Ha csöndben marad, az kérdezésre késztetheti a hallgatóságot. 101. Maradjon nyugodt, de figyelmes, és élvezze előadását.
