10 j. 5 j. 10 j. 5 j. 10 j. 5 j. 10 j. 5 j

Naam

Administratieve bewaartermijn

Archivalische bewaartermijn

1.1. Provincieraad en Deputatie Dossiers ter voorbereiding van beleidsnota's, memoranda, enz.

tot publicatie tekst

permanent te bewaren

'Bestuursmemoriaal'

10 j.


'Stand van het Bestuur'

10 j.


1.2. Provincieraad Processen-verbaal Provincieraad

permanent


Bureau Provincieraad (= voorzitters, ondervoorzitters, secretarissen en quaestoren): - verslagen - uitnodigingen, briefwisseling, enz.

10 j. 5 j.

permanent te bewaren na 5 j. vernietigen

10 j.


5 j.

na 5 j. vernietigen

10 j. 5 j.


10 j. 5 j.


1. Provinciale Beleidsorganen

Commissies Provincieraad: - ambtelijke (t.e.m. eind 1996) en politieke verslagen (wijziging, 12 september 1997) - uitnodigingen, briefwisseling en bescheiden van de themavergaderingen

Centrale Commissie Provincieraad (= Bureau Provincieraad, woordvoerders Provincieraad en Deputatie): - verslagen - uitnodigingen, briefwisseling, enz.

Quaestoren: - verslagen - dossiers aankopen materiële uitrustingsgoederen t.b.v. provincieraadsleden

Pagina 1 van 73

Naam



permanent


5 j.


1.4. Provinciegriffier Routinebriefwisseling

5 j.

na 5 j. vernietigen

Briefwisseling met Diensten en individuele ambtenaren

5 j.


Dossiers juridische zaken waarbij de Provincie betrokken partij is

permanent


Dienstorders (basisverzameling - vanaf 1937)

6 j.


Overleggroepen Provinciale Administratie: - verslagen - briefwisseling, uitnodigingen, enz.

10 j. 5 j.


Ontwerpen van toespraken Provinciegriffier

6 j.

indien gepubliceerd vernietigen; indien niet permanent te bewaren

Stukken betreffende vervanging voorzitter Deputatie en oproepen voorzitter Provincieraad als deputatielid

6 j.

na 6 j. vernietigen

Stukken betreffende het toekennen van eretitels aan provincieraadsleden en gedeputeerden

tot overlijden betrokkenen


geen meer

te vernietigen

1.3. Deputatie Notulen Deputatie

Voorgelegde dossiers aan de Deputatie betreffende algemene zaken (deze dossiers werden niet overgemaakt ter uitvoering aan Diensten en bevinden zich uitsluitend op het niveau van de Griffie)

1.5. Arrondissementscommissarissen Stukken betreffende tijdelijke vervangingen arrondissementscommissarissen

Pagina 2 van 73

Naam



geen meer

indien gepubliceerd vernietigen; indien niet permanent te bewaren

Verslagen van de arrondissementscommissarissen over de openbare orde Ingekomen verslagen over de openbare orde, de algemene politieke toestand en bijzondere sociale en politieke gebeurtenissen opgemaakt door burgemeesters, rijkswacht, politie, enz. (toevoeging, 30 november 2009)

10 j. 10 j.

permanent te bewaren permanent te bewaren

Dossiers per gewetensbezwaarde Dossiers over de instellingen waar gewetensbezwaarden dienst uitoefenden (toevoeging, 30 november 2009)

geen meer geen meer

na grondige schoning permanent te bewaren permanent te bewaren

Driemaandelijkse verslagen opgemaakt door de veldbrigadiers over de werking van de landelijke politie (toevoeging, 30 november 2009)

geen meer

indien ze voorkomen op Provinciaal niveau vernietigen; indien niet permanent te bewaren onder de arrondissementscommissaris

Driemaandelijkse verslagen opgemaakt door individuele veldwachters Adviezen van de arrondissementscommissarissen over kandidaat bijzondere wachters (toevoeging, 30 november 2009)

geen meer 10 j.

vernietigen vernietigen

Verslagen van de vergaderingen van de commissies belast met het toezicht op de psychiatrische instellingen Documenten inzake de praktische organisatie van de vergaderingen Berichten van bewegingen van krankzinnigen (toevoeging, 30 november 2009)

10 j.


10 j. geen meer

vernietigen vernietigen

Verslagen inzake de Provinciale geneeskundige commissies (toevoeging, 30 november 2009)

geen meer

vernietigen indien de documenten op Provinciaal niveau bewaard worden; indien niet permanent te bewaren onder de arrondissementscommissaris

Documenten betreffende kosteloze vervoerbewijzen uitgereikt aan rechthebbenden op bezoeken aan de graven van gesneuvelde militairen (toevoeging, 30 november 2009)

geen meer

vernietigen

1.5.1. Bevoegdheden over alle gemeenten van het arrondissement Algemene verslagen over de toestand van het arrondissement (wijziging, 30 november 2009)

Pagina 3 van 73

Naam



Dossiers betreffende jachtverloven

5 j.

Dossiers betreffende jachtvergunningen

1 j.

- dossiers beroep tegen weigering jachtverlof of jachtvergunning - dossiers neerlegging jachtplannen - dossiers geschillen in verband met jachtplannen (toevoeging, 30 november 2009)

5 j. tot wijziging plan 5 j.

na 5 j. vernietigen; enkel bij weigering of intrekking jachtverlof permanent te bewaren na 1 j. vernietigen; enkel bij weigering of intrekking jachtvergunning permanent te bewaren permanent te bewaren na wijziging vernietigen permanent te bewaren

Documenten betreffende eigen initiatieven van de arrondissementscommissarissen (toevoeging, 30 november 2009)

10 j.

na grondige schoning permanent te bewaren

1.5.2. Bevoegdheden over de niet-ontvoogde gemeenten Documenten van het toezicht op de algemene werking van de nietontvoogde gemeenten (toevoeging, 30 november 2009) Begininventaris en eindrekening van gewestelijke ontvangers (toevoeging, 30 november 2009)

geen meer

vernietigen

geen meer


geen meer

vernietigen

Begrotingen en begrotingswijzigingen (met bijlagen en toelichtingen)

30 j.

origineel met handtekeningen permanent te bewaren

Dossiers opmaak begrotingen en begrotingswijzigingen (toevoeging, 25 november 1998)

30 j.

na 30 j. vernietigen

Jaarrekeningen en bijlagen

30 j.

goedgekeurd exemplaar permanent te bewaren

Provinciale portefeuille of waardentas

30 j.


Dossiers "Fonds van de provincies" of "Vlaams Provinciefonds" (wijziging, 26 november 2008)

30 j.


1.5.3. Beheer kantoor en personeel Documenten over het beheer van het kantoor en het personeel (toevoeging, 30 november 2009) 2. Financiën

Pagina 4 van 73

Naam Inventaris roerende goederen (wijziging, 26 november 2008)



30 j.

na 30 j. vernietigen; de inventaris van 2003 (= de basisinventaris) permanent te bewaren

2.1. Boekhouding Dagboeken (wijziging, 26 november 2008)

10 j.

Grootboeken

30 j.


Standopgaven kas (= kasverrichtingen) (wijziging, 25 november 1998)

30 j.


Rekeninguittreksels (toevoeging, 25 november 1998)

10 j.


Betalingsbevelschriften of mandaten en dubbels overschrijvingen met verantwoordingsstukken los van Europese programma's Betalingsbevelschriften of mandaten en dubbels overschrijvingen met verantwoordingsstukken in verband met Europese programma's (wijziging, 30 november 2009)

10 j.


15 j.


Lijsten regularisatieverhandelingen

5 j.

na 5 j. vernietigen

Lijsten niet betaalde geordonnanceerde bevelschriften

5 j.

na 5 j. vernietigen

Besluiten Deputatie over ten onrechte ontvangen sommen of dossiers DVO (Dienst voor Orde) (wijziging, 26 november 2008)

10 j.


Schuldvorderingen voor verleende diensten en besluiten over ontvangen toelagen door de Provincie (wijziging, 26 november 2008)

10 j.


Rekeningen buitengewone rekenplichtigen of rekeningen kasprovisie (wijziging, 26 november 2008)

30 j.



Pagina 5 van 73

Naam



Beheersrekeningen bijzondere ontvangers of rekeningen beheerders van geringe dagontvangsten (wijziging, 26 november 2008)

30 j.


Briefwisseling met het Rekenhof

10 j.


Dossiers provinciale leningen (wijziging, 26 november 2008)

looptijd lening + 30 j.


Dossiers openbare leningen (obligaties) (wijziging, 26 november 2008)

looptijd lening + 30 j.


Dossiers verbranding coupons leningen en obligaties

looptijd lening

na looptijd te vernietigen (indien aanwezig enkel specimina van coupons bewaren)

Subsidiedossiers beheerd door de dienst Financiën (= dossiers verlenen van subsidies door de Provincie, niet door andere diensten behandeld) (toevoeging, 26 november 2008)

10 j.


Goedkeuring bestellijsten: (toevoeging, 12 november 2012)

10 j.


2.2. Provinciale belastingen Reglementen

looptijd reglement

indien ze ook gepubliceerd werden, vernietigen; indien niet permanent te bewaren

Kohieren

30 j.

enkel de kohieren i.v.m. belastingen met een sociaal, economisch of industrieel karakter permanent te bewaren; de overige na 30 j. vernietigen

Aangiftebladen of aangifteformulieren (wijziging, 26 november 2008)

5 j.

na 5 j. vernietigen

Informatieve formulieren voor de opmaak van kohieren in verband met de belasting op de tweede verblijven (toevoeging, 20 november 2013)

tot vastlegging kohieren

na vastlegging kohieren vernietigen

Pagina 6 van 73

Naam



Vaststellingen overtredingen

5 j.

na 5 j. vernietigen

Verantwoordingsstukken oninbare posten fiscale en niet-fiscale ontvangsten (wijziging, 26 november 2008)

5 j.

na 5 j. vernietigen

Bezwaarschriften provinciale belastingen (wijziging, 20 november 2013)

6 j.

na 6 j. vernietigen; enkel de bezwaarschriften met juridische precedentswaarde of met beroep permanent te bewaren

Algemene briefwisseling in verband met de inning van belastingen (toevoeging, 26 november 2008)

6j.

na 6 j. vernietigen

Oprichtingsakten intercommunales

tot 10 j. na ontbinding


Statuten intercommunales

tot wijziging statuten of ontbinding intercommunale


Documenten aanduiding provinciale vertegenwoordigers

tot 6 j. na einde mandaat


Jaarverslagen intercommunales

5 j.


Documenten betreffende de jaarlijkse provinciale financiële inbreng

30 j. of tot ontbinding


Akten van transacties van onroerende goederen verleden voor de Gouverneur (toevoeging, 18 november 2005)

permanent


5 j.


3. Inbreng in intercommunales en Vereniging Vlaamse Provincies

4. Overheidsopdrachten en investeringen 4.1. Provinciale overheidsopdrachten (gebouwen, wegen, waterlopen, domeinen, leveringen, diensten) Bouwvergunningen van werken door de Provincie (wijziging, 26 november 2008 en 30 november 2011)

Pagina 7 van 73

Naam



Dossiers buitengewone en ingrijpende werken opgenomen onder het investeringsbudget (wijziging, 26 november 2008 en 20 november 2013)

10 j.


Dossiers onderhoudswerken opgenomen onder het exploitatiebudget (wijziging, 30 november 2011 en 20 november 2013)

10 j.


Dossiers leveringen en diensten (wijziging, 26 november 2008, 22 november 2010, 30 november 2011 en 20 november 2013)

10 j.

na 10 j. vernietigen; enkel dossiers in verband met leveringen en diensten essentiële duurzame goederen opgenomen onder het investeringsbudget, resultaten van studieopdrachten, architectuurcontracten, contracten met veiligheidscoördinatoren en dossiers betoelaagd met Europese middelen permanent te bewaren

Dossiers schadegevallen (schade aan het provinciaal domein aangebracht door derden) (wijziging, 25 november 1998)

10 j.

na 10 j. vernietigen; enkel procesdossiers met precedentswaarde permanent te bewaren

Klachten over infrastructuur (wijziging, 26 november 2008)

5 j.


Rooiplannen en onteigeningsplannen betreffende provinciewegen

5 j.


Postinterventiedossiers in verband de veligheidscoördinatie (toevoeging, 26 november 2008)

zolang gebouw in gebruik is


Procesdossiers in verband met onderhoudswerken en leveringen en diensten (toevoeging, 26 november 2008)

10 j.


Dossiers onderhoudswerken door polders en wateringen 2de categorie (= volledig door de Provincie gedragen) (toevoeging, 26 november 2008)

5 j.


Vragen om inlichtingen en meldingen van problemen i.v.m. provinciale gebouwen, wegen, waterlopen en domeinen (toevoeging, 26 november 2008)

5 j.

na 5 j. vernietigen

Pagina 8 van 73

Naam



5 j.

na 5 j. vernietigen

15 j.


Aanvragen voor subsidiëring bij de Provincie van individuele personen voor aansluiting op het waterleidingsnet (toevoeging, 12 september 1997)

5 j.

na 5 j. vernietigen; enkel overzichtslijsten permanent te bewaren

Aanvragen voor subsidiëring bij de Provincie van gemeenten voor de uitbreiding van het waterleidingsnet in landelijke gebieden (toevoeging, 24 november 2000)

5 j.

na 5 j. vernietigen

Aanvragen restauratiepremies door lokale besturen en privé-personen

10 j.


Aanvragen voor subsidiëring bij de Provincie voor de aanleg van een eigen installatie voor waterbevoorrading (toevoeging, 3 december 2007)

5 j.

na 5 j. vernietigen; enkel overzichtslijsten permanent te bewaren

30 j.

na 30 j. vernietigen; indien de concessie o.m. bouwwerken meebracht, permanent te bewaren

5 j.


5 j.


permanent


Adviezen aan openbare besturen die een bouwvergunning vragen (toevoeging, 26 november 2008) 4.2. Provinciale subsidiëring Aanvragen voor subsidiëring aan Deputatie en Provincieraad (door lokale besturen voor investeringen)

4.3. Provinciale concessies Aanvragen en concessieverleningen binnen de provinciale infrastructuur

4.4. Wegvergunningen en lijnstellingen Dossiers betreffende het subsidiëren van ruilverkavelingen, het adviseren van lijnstellingen, het vergunnen van de plaatsing van reclameborden, rioolaansluitingen, telefoonaansluitingen en duikers langs provinciale wegen (wijziging, 24 november 2000 en 26 november 2008)

Dossiers betreffende het verlenen van vergunningen met retributie: in verband met de plaatsing van elektrische leidingen, waterleidingen, gasleidingen en teledistributieleidingen langs provinciale wegen (wijziging, 24 november 2000) 4.5. Buurtwegen Atlas der buurtwegen (met bijhorende tabellen, aanvullingen en wijzigingen)

Pagina 9 van 73

Naam



Dossiers van erkenning, wijziging of klassering tot buurtweg van groot verkeer

permanent


Dossiers van goedkeuring rooilijn- of onteigeningsplannen

permanent


4.6. Gemeentewegen Dossiers van herklasseringen tot grote wegen of gemeentewegen

5 j.


5 j.

na 5 j. vernietigen

permanent


10 j.


4.8. Onbevaarbare waterlopen Atlas der onbevaarbare waterlopen (met tabellen, aanvullingen, wijzigingen en dossiers kunstwerken)

permanent


Vergunningen waterlopen

5 j.


Stukken in verband met het organiseren van het openbaar onderzoek voor het uitvoeren van wijzigingen aan onbevaarbare waterlopen van categorie 1 (toevoeging, 3 december 2007)

5 j.

na 5 j. vernietigen

Statistieken van gevangen muskusratten en bruine ratten (toevoeging, 30 november 2009)

5 j.


5 j.

na 5 j. vernietigen

Adviezen dossiers van goedkeuring rooilijn- of onteigeningsplannen (wijziging, 26 november 2008) 4.7. Monumenten, stads- en dorpsgezichten Register beschermde monumenten, stads- en dorpsgezichten

Dossiers betreffende het toezicht op de werken met restauratiepremie aan beschermde monumenten (toevoeging, 24 november 2000)

4.9. Bevaarbare waterlopen (= enkel de Damsevaart) Adviezen Deputatie bij machtigingen minister Openbare Werken

Pagina 10 van 73

Naam



5 j.


5 j.

permanent te bewaren bij goedkeuring of machtiging, schorsing of vernietiging en bij dwangtoezicht; bescheiden betreffende niet substantieel belangrijke aankopen, na 20 j. vernietigen

- zonder Investeringsfonds en/of provinciale subsidie (wijziging, 24 november 2000)

5 j.

na 5 j. vernietigen

Dossiers administratief toezicht kerkfabrieken betreffende buitengewone werken

5 j.

permanent te bewaren bij goedkeuring of machtiging, schorsing of vernietiging en bij dwangtoezicht

Dossiers administratief toezicht polders en wateringen betreffende buitengewone werken

5 j.


Dossiers betreffende klachten in verband met het administratief toezicht op werken aan gebouwen, wegen, waterlopen, leveringen en diensten (toevoeging, 24 november 2000)

10 j.


Documenten betreffende overheidsopdrachten van politiezones (toevoeging, 30 november 2009)

10 j.

na 10 j. vernietigen; enkel permanent te bewaren bij dwangtoezicht

4.12. Provinciale Commissie Monumenten en Landschappen (vanaf 1/1/1986 tot 1994 provinciaal): - stukken betreffende de samenstelling van de commissie - notulen en adviezen - uitnodigingen, briefwisseling

10 j. 10 j. 5 j.

permanent te bewaren permanent te bewaren na 5 j. vernietigen

4.13. Commissie ter instandhouding van de grenspalen: - stukken betreffende de samenstelling van de commissie - notulen en stukken betreffende de terugbetaling instandhoudingswerken - uitnodigingen

10 j. 10 j. 5 j.


4.10. Militaire domeinen Dossiers van aflijning militaire domeinen

4.11. Administratief toezicht Dossiers administratief toezicht gemeenten, OCMW's en politiezones betreffende gebouwen, wegen, waterlopen, leveringen en diensten: - met Investeringsfonds en/of provinciale subsidie (wijziging, 24 november 2000)

Pagina 11 van 73

Naam



10 j. 10 j. 5 j.


10 j. 10 j.


5 j.

na 5 j. vernietigen

5 j.


5 j.

na 5 j. vernietigen

5 j. 5 j.


10 j.


5 j. 5 j. 5 j. 10 j.

na grondige schoning permanent te bewaren permanent te bewaren na grondige schoning permanent te bewaren na 10 j. vernietigen

Voorbereidende teksten samenstelling 'Jaarboek'

5 j.

na 5 j. vernietigen

Foto- en videotheek betreffende Provinciale gebeurtenissen en activiteiten

30 j.


4.14. Internationale Zwincommissie: - stukken betreffende de samenstelling van de commissie - notulen en briefwisseling - uitnodigingen, briefwisseling

4.15. Commissie Hoogspanningsleidingen: - stukken betreffende de samenstelling van de commissie - notulen en adviezen over investeringsprogramma's maatschappijen nutsvoorzieningen - uitnodigingen, briefwisseling

5. Pers- en mediacontacten Persoverzichten (met ontsluitingssysteem) - basiscollectie Dossiers organisatie persconferenties met: - uitnodigingen (wijziging, 3 december 2007) - persteksten - aanwezigheidslijsten (wijziging, 3 december 2007) - mandaten (wijziging, 30 november 2009) Dossiers eigen initiatieven (organisatie plechtigheden en ontvangsten, promotiecampagnes, publicaties, enz.) met: (wijziging, 3 december 2007) - voorbereidingsstukken - besluiten Deputatie - uitvoeringsstukken - mandaten (wijziging, 30 november 2009)

6. Informatisering

Pagina 12 van 73

Naam



5 j. na afhandeling zaak 5 j. na afhandeling zaak 5 j. na afhandeling zaak 10 j. na afhandeling zaak


Vergaderingen Dienst Informatietechnologie: - verslagen - documentatie

5 j. 5 j.

permanent te bewaren na grondige schoning permanent te bewaren

Documentatie van studiedagen e.d.m.

5 j.

na 5 j. vernietigen

Back-up tapes betreffende de netwerkgebruikers (= veiligheidskopieën van gegevens die ook op papier bewaard worden)

5 j.

na 5 j. vernietigen

7.1 Interne Dienst Preventie en Bescherming op het Werk (IDPB) (toevoeging, 11 december 2006) Jaarverslagen

30 j.


Verslagen stafvergaderingen

30 j.


Dossiers eigen initiatieven en werking

30 j.


Verzekeringsdossiers arbeidsongevallen met ongevallensteekkaarten en verslagen (wijziging, 30 november 2009) - zonder rente - met rente

30 j. zolang de rente loopt

na 30 j. vernietigen na looptijd vernietigen

Aangifteformulier arbeidsongevallen

5 j.

3 j. na einde tewerkstelling vernietigen

Dossiers eigen initiatieven (op vlak informatisering) met: - voorbereidingsstukken - besluiten Deputatie - uitvoeringsstukken - mandaten (wijziging, 30 november 2009)

7. Veiligheid, gezondheid en verfraaiing / Interne Dienst Preventie en Bescherming - IDPB (wijziging, 10 februari 2004)

Pagina 13 van 73

Naam



Gezondheidsdossiers van de werknemers

15 j.

na 15 j. vernietigen of aan de door de werknemers aangewezen artsen bezorgen

Gezondheidsdossiers van werknemers blootgesteld aan kankerverwekkend of mutageen agens

40 j.

na 40 j. dossier overmaken aan de Federale Overheidsdienst Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg - Administratie van de arbeidshygiëne en geneeskunde

Lijsten van werknemers die op gebied van gezondheidstoezicht bijzondere aandacht vereisen

5 j.

na 5 j. vernietigen

Inventarissen van de gevaren met het oog op het gebruik van persoonlijke beschermingsmiddelen

tot opmaak nieuwe versie

na opmaak nieuwe versie de oude vernietigen

Inventarissen van gevaarlijke producten, toestellen en emissiepunten

30 j.


Wettelijk voorgeschreven documenten (Identificatiedocumenten, Globaal preventieplannen, Jaaractieplannen, Documentatie)

30 j.


Jaaractieplan veiligheid, gezondheid en verfraaiing

30 j.


Maandverslagen veiligheid, gezondheid en verfraaiing

30 j.


Verslagen plaatsbezoeken VGV, Interbedrijfsgeneeskundige Dienst en Technische Inspectie

30 j.


Algemene briefwisseling

5 j.

na 5 j. vernietigen

Kopieën allerlei bescheiden ter inzage van de vakbondsafgevaardigden en Technische Arbeidsinspectie (ministerie van Tewerkstelling en Arbeid)

5 j.

na 5 j. vernietigen

Verslagen interne dienstvergaderingen

30 j.


Rekeningen, facturen en mandaten (wijziging, 30 november 2009)

10 j.


Pagina 14 van 73

Naam



5 j.

na 5 j. vernietigen

7.2. Comité voor Veiligheid, Gezondheid en Verfraaiing der werkplaatsen (Comité VGV): (toevoeging, 11 december 2006) - huishoudelijke reglementen - stukken betreffende samenstelling van het Comité - verslagen

tot wijziging reglement tot wijziging samenstelling 5 j.

- Uitnodigingen, briefwisseling, enz.

5 j.

permanent te bewaren permanent te bewaren na 5 j. vernietigen indien opgenomen in jaarverslag zoniet permanent te bewaren na 5 j. vernietigen

7.3. Hoog Overlegcomité, vanaf 1990 Basisoverlegcomité Veiligheid Personeel: (verplaatsing, 10 februari 2004) - stukken betreffende samenstelling Comité - verslagen

10 j. 10 j.

Documentatie (wijziging, 10 februari 2004)

5 j. 3 j. 10 j.

permanent te bewaren tot 1994 permanent te bewaren, vanaf 1995 vernietigen (= opgenomen in jaarverslagen) na 5 j. vernietigen na 3 j. vernietigen permanent te bewaren

Kopieën besluiten Deputatie betreffende aankopen materieel

5 j.

na 5 j. vernietigen

Werkfiches van de publicaties (affiches, boeken, brochures, enz.) met de verschillende drukproeven

30 j.

werkfiches met afgewerkte publicaties permanent te bewaren; drukproeven en andere stukken vernietigen

Verzendings- en leveringsbons

5 j.

na 5 j. vernietigen

Mandaten van aankopen bij leveranciers (wijziging, 30 november 2009)

10 j.


Documentatiedossiers

30 j.


- uitnodigingen, briefwisseling, enz. - documenten voorgelegd aan het Comité - register met voorstellen en opmerkingen van werknemers (toevoeging, 11 december 2006) 8. Grafische vormgeving

9. Archief Pagina 15 van 73

Naam



5 j.


5 j. 5 j. 5 j. 10 j.


Uitgewerkte nota's in verband met methodiek en beheer archief

permanent


Inventarissen

permanent



30 j.


Provinciale Archiefcommissie: - samenstelling commissie - verslagen - uitnodigingen, briefwisseling enz.

tot wijziging samenstelling 10 j. 5 j.


20 j.


Provinciale veiligheidscel: (toevoeging, 3 december 2007) - stukken betreffende de samenstelling van de cel - verslagen - uitnodigingen, briefwisseling, enz.

10 j. 10 j. 5 j.


10.1. Provinciale werkgroepen m.b.t. rampenplanning of noodplanning: (wjziging, 26 november 2008) - stukken betreffende de samenstelling werkgroepen - verslagen - uitnodigingen, briefwisseling, enz.

10 j. 10 j. 5 j.


Chronologisch geordende briefwisseling en eruit afgesplitste dossiers Dossiers eigen initiatieven (organisatie tentoonstellingen, eigen publicaties, enz.) met telkens: - voorbereidingsstukken - besluit Deputatie - uitvoeringsstukken - mandaten (wijziging, 30 november 2009)

10. Openbare hulpverlening Rampenplan of noodplan (wijziging, 26 november 2008)

Pagina 16 van 73

Naam



10.2. Provinciale Commissie voor Overleg en Coördinatie tussen Gemeentelijke Politiediensten: - stukken betreffende de samenstelling commissie - verslagen - uitnodigingen, briefwisseling, enz.

10 j. 10 j. 5 j.


10.3. Provinciale Commissie Intergemeentelijke Politiesamenwerking: - stukken betreffende de samenstelling commissie - verslagen - uitnodigingen, briefwisseling, enz.

10 j. 10 j. 5 j.


10.4. Provinciale Commissie Voorkomen Misdadigheid/Provinciale Commissie Criminaliteitspreventie: (wijziging, 3 december 2007) - stukken betreffende de samenstelling commissie - verslagen - uitnodigingen, briefwisseling, enz.

10 j. 10 j. 5 j.


10.5. Provinciaal Comité voor Verdediging: - stukken betreffende de samenstelling comité - verslagen - uitnodigingen, briefwisseling, enz.

10 j. 10 j. 5 j.


10.6. Provinciale Commissie voor Overleg en Coördinatie bij dringende Medische Hulpverlening of Provinciale Commissie voor Dringende Medische Hulpverlening: (wijziging, 26 november 2008) - stukken betreffende de samenstelling commissie - verslagen - uitnodigingen, briefwisseling, enz.

10 j. 10 j. 5 j.


Pagina 17 van 73

Naam



10 j. 10 j. 5 j. 10 j.

permanent te bewaren permanent te bewaren na 5 j. vernietigen permanent te bewaren

10 j. 10 j.


10.8. Commissie Verkeersveiligheid: - stukken betreffende de samenstelling commissie - verslagen - uitnodigingen, briefwisseling, enz.

10 j. 10 j. 5 j.


Vergunningsdossiers ioniserende stralingen

duur vergunning (= max. 30 j.)


Adviezen inzake vergunningen ioniserende stralingen


na vergunningsduur vernietigen

Vergunningsdossiers inzake springstoffen



Adviezen inzake vergunningen gasleidingen



Jaarverslagen over de diverse opdrachten toevertrouwd aan de Gouverneur (toevoeging, 24 november 2000)

10 j.


Documenten betreffende kennisgeving aan de Gouverneur van de organisatie van militaire oefeningen (verplaatsing, 24 november 2000)

5 j.

na 5 j. vernietigen

10.7. Provinciaal Vijfhoeksoverleg/Provinciaal Veiligheidsoverleg: (wijziging, 3 december 2007) - stukken betreffende de samenstelling overleg - verslagen - uitnodigingen, briefwisseling, enz. - gedrukte rapporten betreffende de Inter Politie Zones enkel voorgelegd aan het Vijfhoeksoverleg (toevoeging, 26 november 2004) - documenten en dossiers betreffende eigen initiatieven (toevoeging, 26 november 2004) - zonale veiligheidsraden (toevoeging, 26 november 2008)

Pagina 18 van 73

Naam 10.9. Brandweer: - documenten met onderrichtingen - dossiers benoemingen officieren - dossiers betreffende intercommunale of bovengemeentelijke overeenkomsten en kostenverdeling - dossiers geglobaliseerde aankopen brandweermaterieel - interventie-, activiteiten- en inspectieverslagen - statistieken van interventies



20 j.

indien niet opgenomen in 'Bestuursmemoriaal' permanent te bewaren permanent te bewaren permanent te bewaren

10 j. na einde loopbaan 10 j. 20 j. 10 j. 10 j.

na 20 j. vernietigen na 10 j. vernietigen indien niet opgenomen in 'Stand van het Bestuur' permanent te bewaren

Pagina 19 van 73

Naam 10.10. Politie: - documenten met onderrichtingen - dossiers benoemingen en oppensioenstellingen politieofficieren en brigadecommissarissen - documenten betreffende aanstellingen gemachtigde toezichters en bijzondere wachters (wijziging, 3 december 2007) - documenten met machtigingen voor politiehulp in andere gemeenten en kostenverdeling - dossiers aankopen politiematerieel met subsidies minister Binnenlandse Zaken - documenten betreffende de verdeling van ademtesttoestellen - documenten betreffende de levering van kledij en de organisatie van schietoefeningen voor de landelijke politie - documenten betreffende kennisgeving van waardetransporten (toevoeging, 24 november 2000) - dossiers betreffende kennisgeving aan de Gouverneur van gegevens omtrent openbare orde verstrekt door de politie ten behoeve van het ministerie van Binnenlandse Zaken (toevoeging, 24 november 2000) - dossiers betreffende het verlenen van toestemming door de Gouverneur voor de organisatie van snelheidswedstrijden met motorvoertuigen voor zover er werd voldaan aan de wet op de verplichte aansprakelijkheidsverzekering (toevoeging, 24 november 2000) - dossiers betreffende het ontwikkelen van de Inter Politie Zones (I.P.Z.)(toevoeging, 24 november 2000) - dossiers betreffende de provinciale betrokkenheid bij het ontwikkelen van initiatieven inzake politie (toevoeging, 24 november 2000) - dossiers evaluaties van korpschefs (toevoeging, 3 december 2007) - dossiers advisering benoemingen en evaluaties dirco's (= bestuurlijke directeurcoördinators) (toevoeging, 3 december 2007) - dossiers aanstellingen verbindingsambtenaren (toevoeging, 3 december 2007) - C.I.C.-overleg (Communicatie en Informatie Centrum van de Federale Politie) (toevoeging, 3 december 2007) + stukken samenstelling overleg + verslagen + uitnodigingen, briefwisseling, enz.



20 j. 10 j. na einde loopbaan

indien niet opgenomen in 'Bestuursmemoriaal' permanent te bewaren permanent te bewaren

20 j.


10 j.


20 j.


10 j. 10 j.


10 j.


10 j.


10 j.


10 j.


10 j.


10 j.


10 j.


10 j.


10 j. 10 j. 5 j.


Pagina 20 van 73

Naam



Lokale fondsen (centraal beheerde kas gespijsd door de gemeenten t.b.v. allerlei verplichte uitgaven, zoals abonnement op 'Bestuursmemoriaal')

20 j.


Verslagen van de kwartaalvergaderingen van de hoofdveldwachters van de landelijke politie (toevoeging, 11 december 2006)

10 j.


10 j. 10 j. 10 j. 5 j.

permanent te bewaren permanent te bewaren permanent te bewaren na 5 j. vernietigen

Voorbereidende briefwisseling met gemeenten en ministeries, en verslagen van de gemeentebesturen en de Gouverneur

permanent


Dossiers van geteisterden met verslagen experts en besluiten Gouverneur

12 j.


Statistieken

12 j.

indien ze ook gepubliceerd werden, vernietigen; indien niet permanent te bewaren

10 j. na einde mandaat


10 j. na einde mandaat of pensioen


10.11 Provinciale werkgroepen m.b.t. Preventie: - stukken betreffende de samenstelling van het overleg - verslagen - campagnes, projecten, ontwikkeld materiaal - uitnodigingen, briefwisseling, enz. (toevoeging item, 26 november 2008) 11. Rampenfonds

12. Provinciale mandatarissen en personeel lokale besturen

12.1. Provincie Individuele dossiers gedeputeerden

Stukken betreffende wedden en pensioenen gedeputeerden (wijziging, 12 september 1997) 12.2. Administratief toezicht lokaal personeel (gemeente, OCMW, polders en wateringen, politie en brandweer) (wijziging, 30 november 2009)

Pagina 21 van 73

Naam



Stukken betreffende personeelsformatie, administratief en geldelijk statuut

30 j. na wijziging

permanent te bewaren bij goedkeuring of machtiging, schorsing of vernietiging, bij algemeen toezicht en bij dwangtoezicht

Individuele dossiers niet-wettelijke en wettelijke graden: - i.v.m. benoemingen (wijziging, 12 september 1997)

10 j.

permanent te bewaren wanneer de dossiers voorwerp waren van een klacht bij de Provincie, van een schorsing of vernietiging door de Gouverneur enkel permanent te bewaren wanneer de dossiers voorwerp waren van een klacht bij de Provincie, van een schorsing of vernietiging door de Gouverneur permanent te bewaren wanneer de dossiers voorwerp waren van een klacht bij de Provincie, van een schorsing of vernietiging en bij dwangtoezicht

- i.v.m. pensioneringen (wijziging, 12 september 1997)

10 j. na pensionering

- documenten betreffende benoeming, aanwerving en bevordering van personeel politiezones

10 j.

Personeelsfiches (met summiere loopbaangegevens)

tot einde loopbaan

na administratieve bewaartermijn vernietigen (onvolledige gegevens)

Tuchtdossiers

5 j. (= wettelijke schrapping tuchtzaak)

enkel permanent te bewaren bij goedkeuring of machtiging, schorsing of vernietiging en bij dwangtoezicht

Dossiers toekenning van eervolle onderscheidingen en onderscheidingen in de nationale orden (toevoeging, 30 november 2009)

5 j. na publicatie Koninklijk Besluit


permanent


Provincieraadsbesluiten inzake formatie, bezoldigingen en toelagen

permanent


Algemene briefwisseling (vragen om inlichtingen, enz.)

10 j.


12.3. Gewestelijke ontvangers Aanwervingsdossiers gewestelijke ontvangers (wijziging, 30 november 2009) 13. Eigen personeel

Pagina 22 van 73

Naam Aanwervings-, bevorderingsexamens en selectieprocedures: (wijziging, 10 februari 2004) - sollicitatiebrieven - examenkopijen - examendossiers (wijziging, 30 november 2009)



5 j. 5 j. 50 j.

na 5 j. vernietigen na 5 j. vernietigen na 50 j. vernietigen; enkel de processen-verbaal (met deelnemerslijsten, vragen en uitslagen) permanent te bewaren na 50 j. vernietigen; enkel de processen-verbaal afsplitsen en permanent te bewaren

- stukken van selectieprocedures (wijziging, 30 november 2009)

50 j.

Personeelsdossiers, dossiers gepensioneerden

permanent


Dossiers van studenten die in het kader van hun schoolopleiding stage liepen (toevoeging, 3 december 2007) (wijziging, 26 november 2008)

1 j.

na 1 j. vernietigen

Dossiers jobstudenten (wijziging, 26 november 2008)

50 j.


Dossiers aangelegd n.a.v. bepaalde uitzonderlijke feiten (epuratie, stakingen)

permanent


Verlofbladen

5 j.

na 5 j. vernietigen

Controlebladen prikklok

geen

te vernietigen

Betaalstaten mandaten of bevelschriften tot betaling

10 j.


Geschreven fiches loon- en pensioenstortingen tot en met 1986 (wijziging, 21 januari 2000) (verplaatsing item, 26 november 2008)

50 j.


Overzichten loon- en pensioenstortingen per kwartaal (toevoeging, 21 januari 2000) (verplaatsing item, 26 november 2008)

5 j.

na 5 j. vernietigen

Pagina 23 van 73

Naam



Jaaroverzichten betalingen per persoon vanaf 1987 (wijziging, 21 januari 2000)

50 j.


Lijsten belastingsaangiften

10 j.


Bescheiden inzake reis- en verblijfkosten, sociale abonnementen, buitengewone prestaties, alarmpermanentie, gevarentoelage, verstoringstoelage, weekendtoeslagen, Deputatiebesluiten en kwartaalverslagen om diplomavergoeding te bekomen (wijziging, 26 november 2008 en 20 november 2013)

10 j.


Staten van betalingen van het ministerie van Onderwijs ten behoeve van de Provinciale Scholen (toevoeging, 26 november 2004)

5 j.

na 5 j. vernietigen

10 j. 50 j.

na 10 j. vernietigen na 50 j. vernietigen

5 j.

na 5 j. vernietigen

Bijzonder Onderhandelingscomité (B.O.C.) en Bijzonder Hoog Overlegcomité (B.H.O.C.)(wijziging, 26 november 2008) (verplaatsing item, 12 september 1997) - stukken betreffende samenstelling comité - verslagen

10 j. 10 j.

- uitnodigingen, briefwisseling, enz. - documenten voorgelegd aan het comité

5 j. 3 j.

permanent te bewaren tot 1994 permanent te bewaren, vanaf 1995 vernietigen (opgenomen in jaarverslagen) na 5 j. vernietigen na 3 j. vernietigen

Stukken betreffende de uitreiking van maaltijdcheques (toevoeging, 11 december 2006) (wijziging, 26 november 2008)

1 j.

na 1 j. vernietigen

Stukken in verband met vorming van individuele personeelsleden (toevoeging, 26 november 2008)

50 j.


R.S.Z.-aangiften: (wijziging titel, 21 januari 2000) - vanaf 1994 - vóór 1994

Briefwisseling en lijsten wijzigingen wedden aan C.D.V.U. (= Centrale Dienst voor Vaste Uitgaven van het Rijkspersoneel)

Pagina 24 van 73

Naam



Stukken in verband met de evaluatie van individuele personeelsleden (toevoeging, 26 november 2008)

tot uitdiensttreding


Aangifteformulieren bezoldigingen in het kader van de polis arbeidsongevallen (toevoeging, 11 december 2006)

5 j.

na 5 j. vernietigen

Mededelingen aan de Deputatie van lijsten van personeelsleden die verlof voor loopbaanonderbreking namen (toevoeging, 30 november 2011)

10 j.


14. Militie (vanaf 1924 toepasbaar: invoering individueel telblad of model nr. 1) 14.1. Militieraad: - dossiers samenstelling militieraad - stukken betreffende vergoedingen aan leden Militieraad - dossiers en lijsten uitstellen (art. 10 Dienstplichtwet) - model 18 (= uitstel wegens studie - tot eind 1990) - dossiers vrijlatingen (art. 12 en 13 = wegens broederdienst, als kostwinners enz.) - dossiers ontwikkelingshelpers (art. 16) - dossiers verzakingen of intrekken uitstel - oproepingslijsten - stamboekuittreksels of individuele immatriculatiebulletins - wekelijkse staten - statistieken van de lichtingen (model 16)

14.2. Herkeuringsraad: - dossiers samenstelling Herkeuringsraad - stukken betreffende vergoedingen aan leden Herkeuringsraad - dossiers keuringen

14.3. Provinciale Militievergoedingscommissie (vanaf 1/6/1990): - dossiers samenstelling Militievergoedingscommissie - stukken betreffende vergoedingen aan leden Militievergoedingscommissie - dossiers van beroepen tegen de door de minister toegekende militievergoedingen

geen geen geen geen 10 j.

meer meer meer meer

permanent te bewaren vernietigen (= dubbels boekhouding) vernietigen vernietigen na 10 j. vernietigen

geen geen geen 10 j. geen geen

meer meer meer

vernietigen vernietigen vernietigen na 10 j. vernietigen vernietigen vernietigen

meer meer

geen meer geen meer geen meer

permanent te bewaren vernietigen (= dubbels boekhouding) vernietigen

geen meer geen meer 10 j.

permanent te bewaren vernietigen (= dubbels boekhouding) na 10 j. vernietigen

Pagina 25 van 73

Naam



10 j. 10 j. geen meer 30 j. 30 j. 10 j.

na 10 j. vernietigen na 10 j. vernietigen vernietigen permanent te bewaren permanent te bewaren na 10 j. vernietigen

Niet gebruikte stembrieven aan Gouverneur bezorgd

te vernietigen na (on)geldigheidsverklaring verkiezingen

-

Dossiers Europese verkiezingen (= stukken betreffende voorbereidende werkzaamheden en drukwerken)

10 j.


Dossiers parlementsverkiezingen en verkiezingen Vlaams Parlement (= stukken betreffende voorbereidende werkzaamheden en drukwerken)

10 j.


10 j. 10 j. 10 j.

permanent te bewaren na 10 j. vernietigen permanent te bewaren

10 j. 10 j.

na 10 j. vernietigen permanent te bewaren

14.4. Samenstelling Militiecontingent: - dossiers inschrijvingen en schrappingen - dossiers spoedverloven (om sociale of andere reden) - dossiers vervroegde dienstnemers - dossiers weerspannigen en dienstweigeraars - dossiers deserteurs - dossiers gewetensbezwaarden

15. Verkiezingen

15.1. Provincieraadsverkiezingen: - processen-verbaal en tabellen hoofdtelbureaus - processen-verbaal stembureaus en opneembureaus - lijsten van voordrachten van de kandidaten en afsluitingen van de kandidaatslijsten (toevoeging, 24 november 2000) - dossiers voorbereiding en organisatie verkiezingen - stukken i.v.m. controle van geloofsbrieven van de verkozenen

Pagina 26 van 73

Naam



10 j.


10 j. 10 j. 10 j.

na 10 j. vernietigen permanent te bewaren na 10 j. vernietigen

10 j.


10 j.


10 j.


10 j.


15.4. Verkiezingen polders en wateringen: - processen-verbaal

10 j.


15.5. Verkiezingen van kerkraden: - processen-verbaal

10 j.


Dossiers verkiezingen provinciale senatoren door Provincieraad (met geloofsbrieven, stembrieven, processen-verbaal, stemverrichtingen, enz.)

geen meer

enkel de geloofsbrieven en processen-verbaal van de stemverrichtingen permanent te bewaren

Dossiers voordrachten kandidaten ambten raadsheer in de hoven van beroep, voorzitter en ondervoorzitter rechtbanken eerste aanleg door Provincieraad (met kandidatuurstellingen, stembrieven, enz.)

10 j.

enkel de geloofsbrieven en processen-verbaal van de stemverrichtingen permanent te bewaren

Lijsten van gezworenen voor de hoven van assisen

10 j.


15.2. Gemeenteraadsverkiezingen: - processen-verbaal, tabellen hoofdtelbureaus en geldigheidsbesluiten van de Deputatie/de Raad voor Verkiezingsbetwistingen (wijziging, 30 november 2009) - processen-verbaal stembureaus en opneembureaus - lijsten met kandidaten en voordragers - kiezerslijsten (toevoeging, 26 november 2004) - dossiers aangaande de voorbereiding en de organisatie van de verkiezingen (toevoeging, 26 november 2004) - aangiften van de verkiezingsuitgaven verricht door de deelnemende kandidaten (toevoeging, 26 november 2004) - klachten en bezwaarschriften aangaande de verkiezingen, met besluiten van de Deputatie /de Raad voor Verkiezingsbetwistingen en/of arresten van de Raad van State (toevoeging, 26 november 2004) (wijziging, 30 november 2009) 15.3. O.C.M.W.-verkiezingen: - processen-verbaal en geldigheidsbesluiten van de Deputatie/de Raad voor Verkiezingsbetwistingen (wijziging, 30 november 2009)

Pagina 27 van 73

Naam



10 j.


10 j. 10 j. na einde mandaat of einde (overlevings)pensioen 10 j.

permanent te bewaren na administratieve bewaartermijn vernietigen

15 j.


16. Werking en organisatie lokale besturen, brandweer en politie, en provinciale vergunningen 16.1. Administratief toezicht bestuursraden (Gemeenteraad, OCMW-raad, Politieraad, Polderbestuursraad, Kerkraad/bestuursraden van de andere erkende erediensten): (wijziging, 30 november 2009) - stukken betreffende verkiesbaarheid, onverenigbaarheden, opvolging, eedaflegging, rangorde of tuchtzaken - stukken betreffende presentiegelden, bezoldigingen en pensioenen - tuchtdossiers gemeentelijke mandatarissen (toevoeging, 3 december 2007) - dossiers i.v.m. toekennen eretitels aan burgemeesters, schepenen en voorzitters O.C.M.W.-raden - dossiers betreffende de samenstelling en de verkiezing van de Politieraad (wijziging, 30 november 2009)


Pagina 28 van 73

Naam 16.2. Administratief toezicht lokale besturen: - stukken en dossiers toezicht op algemeen beleid, bijeenroeping en agenda, notulering, reglementen en poltieverordeningen - lijsten van de beslissingen van de Gemeenteraden, van de autonome Gemeentebedrijven, van de O.C.M.W.-raden, van de bestuursraden van OCMW-verenigingen, van de Politieraden, van de Polderbestuursraden en van de kerkraden/bestuursraden van de erediensten (wijziging, 30 november 2009) - stukken toezicht op gemeentelijke tombola’s en collecten - dossiers gemeentelijke vergunningen begraafplaatsen, grafconcessies en concessies lijkenvervoer (wijziging, 25 november 1998) - dossiers gemeentelijke vergunningen en reglementering taxiuitbatingen (wijziging, 25 november 1998) - dossiers vastleggen en corrigeren grenzen en fusies van gemeenten, polders en wateringen en kerkfabrieken (op advies van de Deputatie/Gouverneur) (wijziging, 30 november 2009) - dossiers gemeenteraadsbesluiten over gemeentewapen en gemeentevlag, en straatnamen - dossiers verdeling van goederenbezit tussen kerkfabrieken (goederenwaarde meer dan 1 milj. BEF = op advies van de Deputatie) (toevoeging, 25 november 1998) - dossiers verdeling van goederenbezit tussen kerkfabrieken (goederenwaarde minder dan 1 milj. BEF = op beslissing Gouverneur) (toevoeging, 25 november 1998) - stukken betreffende de publicatie van politieverordeningen in 'Bestuursmemoriaal' (toevoeging, 3 december 2007) - documenten met onderrichtingen i.v.m. politiezones (wijziging, 30 november 2009)

16.3. Administratief toezicht op de exploitatie van autobusdiensten: (toevoeging, 25 november 1998) - dossiers vertegenwoordiging in het Comité van Advies voor de Personenvervoerdiensten over de Weg en in de Nationale Maatschappij van de Buurtspoorwegen - aanvraagdossiers voor exploitatie van autobusdiensten uitgebaat door de Nationale Maatschappij van de Buurtspoorwegen binnen de provincie - aanvraagdossiers voor exploitatie van autobusdiensten uitgebaat door de Nationale Maatschappij van de Belgische Spoorwegen en uitgebaat door de Nationale Maatschappij van de Buurtspoorwegen die de provinciegrenzen overschrijden (op advies van de Deputatie)



10 j.

enkel permanent te bewaren bij goedkeuring of machtiging, schorsing of vernietiging en bij dwangtoezicht na 3 j. vernietigen

3 j.

10 j. 10 j.

na 10 j. vernietigen enkel permanent te bewaren wanneer de Provinciale beslissing afwijkt van die van het lokaal bestuur

10 j. 10 j.

enkel permanent te bewaren bij goedkeuring of machtiging, schorsing of vernietiging en bij dwangtoezicht na 10 j. vernietigen

10 j.


10 j.


10 j.


5 j.

na 5 j. vernietigen

10 j.

indien gepubliceerd in ‘Bestuursmemoriaal’ vernietigen; indien niet permanent te bewaren

10 j.


10 j.


10 j.


Pagina 29 van 73

Naam



16.4. Bevolking en Burgerlijke Stand: - inspectieverslagen registers Burgerlijke Stand en Bevolkingsboeken - documenten betreffende het vastleggen van de verblijfplaats van individuen

5 j. 5 j.


16.5. Openbare orde: - dossiers en stukken betreffende maatregelen n.a.v. bijzondere gebeurtenissen (betogingen, stakingen, enz.)

5 j.


20 j.


10 j. 2 j. 5 j.

na 10 j. vernietigen na 2 j. vernietigen na 5 j. vernietigen (verslagen worden overgemaakt aan ministerie van Justitie)

10 j. 10 j. 5 j.


20 j.


10 j.


10 j.


10 j.


10 j.


16.6. Brandweer en politie: - dossiers geglobaliseerde aankopen politie- en brandweermateriaal gericht aan de minister van Binnenlandse Zaken - interventie-, activiteiten- en inspectieverslagen - statistieken verkeersongevallen - verslagen bezoeken aan strafinrichtingen door Gouverneur of zijn gemachtigde

16.7. Provinciale Commissie van Advies voor Plaatsnaamgeving - stukken betreffende de samenstelling van de commissie - notulen en adviezen - uitnodigingen, briefwisseling

16.8. Provinciale vergunningen: - vergunningen wapenbezit (wijziging, 3 december 2007 en 22 november 2010) - vergunningen wapenhandel, wapenopslagplaatsen en wapenverzamelingen (wijziging, 3 december 2007) - stukken betreffende beroepen ingesteld bij de Gouverneur tegen geweigerde wapenvergunningen (toevoeging, 11 december 2006) - stukken betreffende schorsingen van wapenvergunningen door de Gouverneur (toevoeging, 11 december 2006) - vergunningen wedstrijden met motorvoertuigen, wielerwedstrijden, tombola’s en collecten in meer dan een gemeente (wijziging, 12 november 2012)

Pagina 30 van 73

Naam



2 j.


5 j.


30 j.


10 j. 10 j. 10 j.

na 10 j. vernietigen na 10 j. vernietigen na 10 j. vernietgen

16.11. Provinciale Landbouwkamer: - stukken betreffende de samenstelling van de kamer - notulen en adviezen - uitnodigingen, briefwisseling

10 j. 10 j. 5 j.


16.12. Provinciale Visserijcommissie (toevoeging, 20 november 2013) - Stukken betreffende de samenstelling van de commissie - Notulen - Uitnodigingen, briefwisseling

10 j. 10 j. 5 j.


permanent


16.9. Kustgemeenten: - processen-verbaal vergaderingen Gouverneur met gemeentebesturen kust inzake specifieke problemen - dossiers betreffende organisatie reddingsdiensten

16.10. Varia: - documenten betreffende de provinciale woonstvergoeding aan bedienaars erediensten - stukken betreffende de beëdiging van diergeneeskundige inspecteurs - dossiers bestrijding planten- en dierenziekten - documenten betreffende het toezicht op aanstellingen van vleeskeurders in de slachthuizen en op het vastleggen van de tarieven toegepast door de vleeskeurders ("keurrechten") (toevoeging, 25 november 1998)

17. Beheer provinciaal patrimonium en administratief toezicht patrimonium lokale besturen

17.1. Provinciaal patrimonium: - eigendomstitels en bijhorende dossiers (met briefwisseling notarissen, kopieën plannen, enz.) - dossiers onroerende voorheffingen (wijziging, 26 november 2008) - dossiers verzekeringen - dossiers schadegevallen (schade waarbij derden de Provincie betrekken) (wijziging, 25 november 1998 en 26 november 2008)

5 j. na 5 j. vernietigen tot 5 j. na beëindiging verzekeringscontract 5 j. na beëindiging verzekeringscontract vernietigen 10 j. na 10 j. vernietigen; enkel procesdossiers permanent te bewaren

Pagina 31 van 73

Naam



17.2. Administratief toezicht patrimonium lokale besturen: - dossiers aankopen, ruilingen en verkopen onroerende goederen

30 j.

- dossiers dadingen onroerende goederen

30 j.

- dossiers verhuringen en verpachtingen onroerende goederen

30 j.

- dossiers opstalrechten onroerende goederen

30 j.

- dossiers betreffende het beheer van bossen en wouden (wijziging, 25 november 1998) - dossiers concessies en erfpachtrechten

30 j.

- dossiers schenkingen en legaten

10 j.

- dossiers rechtsgedingen

10 j.

- dossiers toerisme - huisvesting

5 j.

- dossiers erediensten (= ter beschikking stellen woonsten aan pastoors)

30 j.

enkel permanent te bewaren wanneer de beslissing afwijkt van het lokaal bestuur enkel permanent te bewaren wanneer de beslissing afwijkt van het lokaal bestuur enkel permanent te bewaren wanneer de beslissing afwijkt van het lokaal bestuur enkel permanent te bewaren wanneer de beslissing afwijkt van het lokaal bestuur enkel permanent te bewaren wanneer de beslissing afwijkt van het lokaal bestuur enkel permanent te bewaren wanneer de beslissing afwijkt van het lokaal bestuur enkel permanent te bewaren wanneer de beslissing afwijkt van het lokaal bestuur enkel permanent te bewaren wanneer de beslissing afwijkt van het lokaal bestuur enkel permanent te bewaren wanneer de beslissing afwijkt van het lokaal bestuur enkel permanent te bewaren wanneer de beslissing afwijkt van het lokaal bestuur

30 j.

18. Administratief toezicht lokale besturen varia Briefwisseling met vragen om provinciale tussenkomst inzake individuele dienstverlening op basis van de wet op het bestaansminimum, O.C.M.W.wet en andere dienstverlenende wetten

10 j.


Pagina 32 van 73

Provinciale Provinciale Provinciale Provinciale Provinciale Provinciale Provinciale Provinciale Provinciale Provinciale

Naam Gemeentelijke en/of O.C.M.W.-beslissingen: - dossiers oprichting en werking adviesraden cultuur, sport, jeugd - subsidiëringsdossiers culturele verenigingen



permanent 10 j.

permanent te bewaren enkel permanent te bewaren wanneer de Provinciale beslissing afwijkt van het lokaal bestuur enkel permanent te bewaren wanneer de Provinciale beslissing afwijkt van het lokaal bestuur

- dossiers openbare bibliotheken (i.v.m. oprichting, overname privaatrechterlijke bibliotheken) (wijziging, 11 december 2006) - dossiers inzake sport: contracten met vzw’s, subsidiëring, aanstellingen sportfunctionarissen enz. - dossiers welzijnsbeleid (bejaarden-, gezins-, jeugd-, gezondheidszorg, ontwikkelingssamenwerking en diversen): oprichting specifieke diensten, subsidiereglementen, enz. - dossiers afsluiten van overeenkomsten door de C.O.O.'s voor vervoer van zieken en gekwetsten ter kennisgeving voorgelegd aan de Gouverneur (toevoeging, 21 januari 2000) - dossiers betwistingen tussen C.O.O.'s en O.C.M.W.'s betreffende onderhouds- of verpleegkosten (toevoeging, 21 januari 2000 en wijziging, 3 december 2007)

15 j.

Stukken betreffende vragen om tussenkomsten van de Gouverneur omtrent steunverlening van C.O.O.'s (toevoeging, 11 december 2006)

10 j. 5 j.

enkel permanent te bewaren wanneer de Provinciale beslissing afwijkt van het lokaal bestuur enkel permanent te bewaren wanneer de Provinciale beslissing afwijkt van het lokaal bestuur

5 j.

na 5 j. vernietigen

10 j.

na 10 j. vernietigen; enkel wanneer de Deputatie optreedt als administratief rechtscollege permanent te bewaren

10 j.


Adviezen betreffende vestiging en overbrenging officina’s

30 j.


Machtigingen tot uitzondering op de bescherming van titel en beroep van architect

tot overlijden aanvrager (maximaal 60 j.)

na administratief nut vernietigen

20 j.


20 j. 60 j. permanent

permanent te bewaren permanent te bewaren permanent te bewaren

19. Apotheken, architecten en meetkundige schatters

Verificatiecommissie van meetkundige schatters (vanaf 1/1/1937): - stukken betreffende de aanstelling van leden en secretaris door de Gouverneur - notulen - persoonlijke dossiers van de schatters - proeftijdregister

20. Beroepskamer O.C.M.W. en Speciaal Onderstandsfonds

Pagina 33 van 73

Naam



geen meer geen meer


5 j. na overlijden betrokkenen


geen meer geen meer


permanent 10 j. 5 j. na overlijden betrokkenen 5 j. geen meer

permanent te bewaren indien ze ook gepubliceerd werden vernietigen; indien niet permanent te bewaren permanent te bewaren na 5 j. vernietigen permanent te bewaren

geen meer


geen meer


geen meer


geen meer


Lijsten per school van de gehomologeerde diploma’s secundair onderwijs (tot 1991)

3 j.


Lijsten inschrijvingen Centrale Examencommissie middelbaar en universitair onderwijs (tot 1993)

5 j.

na 5 j. vernietigen

Aanvraagformulieren studiebeurzen en studietoelagen secundair onderwijs

6 j.

na 6 j. vernietigen

20.1. O.C.M.W. Beroepskamer (ingevolge wet 8/7/1976 en tot 14/2/1993): - processen-verbaal van de bijeenkomsten - dossiers behandelde zaken

20.2. Gemeen Fonds beheerd door Deputatie voor 1/1/1957: - dossiers behandelde zaken met de beslissingen van de Deputatie (wijziging titel, 10 februari 2004) - statistieken - repertoriumboeken op de briefwisseling (toevoeging, 10 februari 2004) 20.3. Adviserende Commissie van het Speciaal Onderstandsfonds (vanaf 1/1/1957) en het Fonds 81 (vanaf 1/12/1969 tot 1/5/1992): (wijziging titel, 10 februari 2004) - notulen van de commissie - jaarverslagen - dossiers geadviseerde zaken - uitnodigingen, briefwisseling, enz. - briefwisseling i.v.m. de samenstelling van de commissie (toevoeging, 10 februari 2004) - repertoriumboeken of steekkaarten op de briefwisseling (toevoeging, 10 februari 2004) - briefwisseling i.v.m. tussenkomst van de Gouverneur (toevoeging, 10 februari 2004) - beslissingen van de Gouverneur aangaande de dossiers van het Fonds 81 (toevoeging, 10 februari 2004) - statistieken (toevoeging, 10 februari 2004) 21. Onderwijs

Pagina 34 van 73

Naam



permanent permanent permanent permanent

permanent permanent permanent permanent

geen meer


geen meer


geen meer


geen meer geen meer


Steekkaarten model A en model B (inlichtingenblad) (wijziging, 26 november 2004)

5 j.

na 5 j. vernietigen

Strookjes uitgeschreven passen

5 j.

na 5 j. vernietigen

Verantwoordingsstukken (vluchtelingenkaart, getuigschrift goed gedrag, oude passen, enz.)

5 j.

na 5 j. vernietigen

Maandelijkse en driemaandelijkse financiële staten

10 j.


Register afgeleverde reispassen en visa (model D)

10 j.


Registers en briefwisseling betreffende de aan de gemeentebesturen afgeleverde blanco-identiteitskaarten (toevoeging, 25 november 1998)

5 j.

na 5 j. vernietigen

21.1. Provinciale Commissie voor studiebeurzenstichtingen (vanaf 19de eeuw): - dossiers per stichting (met kopieën oprichtingsakten) - briefwisseling (o.m. aanvragen van kandidaten) - begrotingen, rekeningen en bewijsstukken - notulen vergaderingen beheercommissie

21.2. Arrondissementele fondsen voor meestbegaafden: (toevoeging, 18 november 2005) - dossiers betreffende de samenstelling en de werking van de selecterende commissies - dossiers betreffende de werking van de arrondissementele fondsen voor meestbegaafden - documenten en briefwisseling i.v.m. aanvragen en hernieuwingen van studieleningen - besluiten van de Deputatie aangaande de uitbetaling van studieleningen - registers van de studieleningen bij de arrondissementele fondsen

te te te te

bewaren bewaren bewaren bewaren

22. Identiteitskaarten, reispassen, visa en vertalingen officiële documenten (toepasbaar vanaf 1948) (wijziging titel, 25 november 1998 en 30 november 2011)

Pagina 35 van 73

Naam



Vertalingen (toevoeging, 30 november 2011)

1 j.

na 1 j. vernietigen

Aanvraagformulieren voor reisdocumenten met foto en handtekening aanvrager (toevoeging, 30 november 2011)

10 j.


23.1. Begrotingen en rekeningen lokale besturen Minuten onderrichtingen Gouverneur en Deputatie inzake financiën lokale besturen (gepubliceerd en niet-gepubliceerd in Bestuursmemoriaal)

permanent


Begrotingen en begrotingswijzigingen lokale besturen

5 j.

permanent te bewaren bij goedkeuring, schorsing of vernietiging en bij dwangtoezicht

OCMW-begrotingen ter kennisgeving (vanaf 1977)

5 j.

na 5 j. vernietigen

OCMW-rekeningen ter kennisgeving (vanaf 1977)

5 j.

na 5 j. vernietigen

OCMW-rekeningen ter goedkeuring in het kader van NOB (Nieuwe OCMW Boekhouding ingevoerd vanaf 1998) (toevoeging, 26 november 2004)

30 j.


Rekeningen lokale besturen

30 j.


OCMW-Eindrekeningen (= rekeningen van klerk tot meester) ter kennisgeving (vanaf 1977)

30 j.


OCMW-Eindrekeningen ter goedkeuring in het kader van NOB (Nieuwe OCMW Boekhouding) (toevoeging, 26 november 2004)

5 j.


23. Administratief toezicht op financiën lokale besturen (= gemeenten, gemeentebedrijven, OCMW's, kerkfabrieken, polders en wateringen, intercommunales)

Pagina 36 van 73

Naam



Eindrekeningen (= rekeningen van klerk tot meester) lokale besturen

30 j.


Processen-verbaal trimesteriële kasnazichten

3 j.

na 3 j. vernietigen

Dossiers van leningen

looptijd lening


Jaarverslagen gemeenten, OCMW's, intercommunales

3 j.


Lijst dagordes gemeenteraden ter kennisgeving

1 j.

na 1 j. vernietigen

Algemene dossiers inzake lokale financiën met juridische precedentswaarde: klachten, briefwisseling, aanbestedingen drukken formulieren begrotingen en rekeningen gemeenten, enz.

permanent


Dossiers vrijgave borgtochten van penningmeesters van kerkfabrieken ter kennisgeving voorgelegd aan de Gouverneur (toevoeging, 21 januari 2000)

5 j.

na 5 j. vernietigen

Dossiers verlenen van ontlasting aan ontvanger van gemeente of O.C.M.W. door de Deputatie voor een gestolen bedrag (toevoeging, 21 januari 2000)

5 j.

na 5 j. vernietigen

Dossiers goedkeuring door de Deputatie toekenning voorlopige twaalfden en provisie aan gemeenten (toevoeging, 21 januari 2000)

5 j.

na 5 j. vernietigen

Begrotingen en documenten betreffende de gemeentelijke dotaties aan politiezones (wijziging, 30 november 2009)

5 j.


Rekeningen van politiezones (wijziging, 30 november 2009)

30 j.


Pagina 37 van 73

Naam



Eindrekeningen bijzondere rekenplichtigen van politiezones (wijziging, 30 november 2009)

30 j.


Documenten betreffende schuldherschikkingen van politiezones (wijziging, 30 november 2009)

10 j.


Dossiers vaststelling borgtochten van penningmeesters van kerkfabrieken ter kennisgeving voorgelegd aan de Provinciegouverneur

5 j.

na 5 j. vernietigen

5 j.


Kopieën van voorbladen en gehandtekende bladzijden van de teruggestuurde kohieren

5 j.

na 5 j. vernietigen

Bewijzen van aangetekende zending en kopieën begeleidingsbrieven kohieren gericht aan ontvangers

5 j.

na 5 j. vernietigen

Goedkeuringsbeslissingen Gouverneur betreffende de oninbare posten

30 j.


Dossiers betreffende invoeren, wijzigen of afschaffen gemeentebelastingen en overeenkomstige verordeningen (wijziging, 24 november 2000)

6 j. (enkel verhaalbelasting 20 j.)

enkel permanent te bewaren wanneer de beslissing afwijkt van het lokaal bestuur

Bewijzen afkondiging goedgekeurde gemeentebelastingen

5 j.

na 5 j. vernietigen

Documenten betreffende de gemeentelijke opcentiemen en aanvullende belastingen op de rijksbelastingen

6 j.

na 6 j. vernietigen

Algemene dossiers inzake lokale belastingen met juridische precedentswaarde: klachten, briefwisseling, enz.

permanent


Bezwaarschriften tegen gemeentebelastingen (van 1987 tot 1996/1999) en belastingen van polders en wateringen door de Deputatie behandeld (wijziging, 10 februari 2004 en 30 november 2011)

3 j.


23.2. Belastingen geheven door gemeenten of polders en wateringen Minuten onderrichtingen Gouverneur en Deputatie inzake lokale belastingen (gepubliceerde en niet-gepubliceerde in 'Bestuursmemoriaal')

Pagina 38 van 73

Naam



3 j.

na 3 j. vernietigen

30 j.

na 30 j. vernietigen, klachten en niet-gepubliceerde omzendbrieven permanent te bewaren

5 j. 30 j . 1 j.

permanent te bewaren bij schorsing of dwangtoezicht permanent te bewaren bij goedkeuring of dwangtoezicht na 1 jaar vernietigen

30 j. 30 j.

permanent te bewaren permanent te bewaren bij goedkeuring of dwangtoezicht

5 j.

na 5 j. vernietigen

23.3.3. Gemeentebedrijven - Begrotingen en begrotingswijzigingen - Jaarrekeningen en staten van ontvangsten en uitgaven (toevoeging, 30 november 2009)

5 j. 30 j.

permanent te bewaren bij schorsing of dwangtoezicht permanent te bewaren bij goedkeuring of dwangtoezicht

23.3.4. Politiezones - Begrotingen en begrotingswijzigingen - Jaarrekeningen en eindrekeningen - Politieraadsbeslissingen inzake gemeentelijke dotaties (toevoeging, 30 november 2009)

5 j. 30 j. 1 j.

permanent te bewaren bij schorsing en dwangtoezicht permanent te bewaren bij schorsing en dwangtoezicht na 1 j. vernietigen

23.3.5. Polders en wateringen - Belastingkohieren uitvoerbaar verklaard door de Deputatie - Begrotingen en begrotingswijzigingen - Rekeningen en eindrekeningen (toevoeging, 30 november 2009)

30 j. 30 j. 30 j.

permanent te bewaren permanent te bewaren bij goedkeuring of dwangtoezicht permanent te bewaren bij goedkeuring of dwangtoezicht

Bezwaarschriften tegen gemeentebelastingen (van 1987 tot 1996/1999) en belastingen van polders en wateringen niet door de Deputatie behandeld (wijziging, 10 februari 2004 en 30 november 2011) 23.3. Toezicht op financiën lokale besturen toe te passen vanaf 2005 Algemene dossiers in verband met lokale financiën (klachten, omzendbrieven, informatievragen en in- en uitgaande briefwisseling inzake lokale financiën) (toevoeging, 30 november 2009) 23.3.1. Gemeenten - Budgetten en budgetwijzigingen - Jaarrekeningen en eindrekeningen - Gemeenteraadsbesluiten inzake dotatie aan Politiezone ter kennisgeving overgemaakt (toevoeging, 30 november 2009) 23.3.2. OCMW’s (toevoeging, 30 november 2009) - Budgetten behandeld in beroep - Jaarrekeningen en eindrekeningen met goedkeuringsbesluiten en auditverslagen - Budgetten ter kennisgeving (toevoeging, 12 november 2012)

Pagina 39 van 73

Naam



6 j. (verhaalbelastingen 20 j.)

permanent te bewaren bij schorsing of dwangtoezicht

30 j.


30 j. 30 j. 30 j.

permanent te bewaren permanent te bewaren bij goedkeuring of dwangtoezicht permanent te bewaren bij goedkeuring of dwangtoezicht

Vergunningsdossiers gevaarlijke, ongezonde en hinderlijke inrichtingen klasse 1 (met aanvraagformulier, plannen, kadastrale uittreksels, stukken betreffende het onderzoek de commodo et incommodo, adviezen en besluit Deputatie) + repertoria en databank (wijziging, 10 februari 2004 en 3 december 2007)



Dossiers beroepsbetekeningen tegen gemeentelijke beslissingen inzake hinderlijke inrichtingen 2de klasse (wijziging, 3 december 2007)



Dossiers van kennisgevingen aan de Provinciegouverneur van gemeentelijke beslissingen inzake hinderlijke inrichtingen 2de klasse (zonder beroepsbetekening) en 3de klasse (wijziging, 3 december 2007)

2 j.

na 2 j. vernietigen

Vergunningsdossiers inzake verwijdering, verwerking en opslag afvalstoffen



Vergunningsdossiers inzake grondwaterwinning categorie B



Dossiers beroepsbetekeningen tegen gemeentelijke beslissingen inzake grondwaterwinning categorie A



Dossiers van kennisgevingen gemeentelijke beslissingen inzake grondwaterwinning categorie A (zonder beroepsbetekening)

5 j.

na 5 j. vernietigen

23.3.6. Gemeentelijke fiscaliteit - Dossiers aangaande heffing, wijziging en intrekking van gemeentelijke belastingen retributiereglementen - Besluiten Provinciegouverneur inzake onwaarden (toevoeging, 30 november 2009) 23.3.7. Besturen erediensten - Budgetten behandeld in beroep - Rekeningen en eindrekeningen - Meerjarenplannen behandeld in beroep (toevoeging, 30 november 2009) 24. Milieu

Pagina 40 van 73

Naam



Adviezen inzake grondwaterwinning categorie C



Vergunningsdossiers inzake geluidshinder op niet-permanente omlopen



Machtigingsdossiers inzake het plaatsen van stoomtuigen

duur vergunning


Vergunningsdossiers inzake groeven en graverijen

duur vergunning


Adviezen inzake exploitatie van mijnen, groeven en graverijen

duur vergunning


Milieuaanvragen zonder gevolg (wijziging, 3 december 2007)

2 j.

na 2 j. vernietigen

Milieubeleidsplan van de Provincie

permanent


24.1. Provinciale Milieuvergunningscommissie: - stukken betreffende de samenstelling van de commissie - verslagen en adviezen - briefwisseling, uitnodigingen, enz.

10 j. 10 j. 5 j.


24.2. Provinciale Commissie voor Ontgrondingen: - stukken betreffende de samenstelling van de commissie - verslagen en adviezen - briefwisseling, uitnodigingen, enz.

10 j. 10 j. 5 j.


24.3. Provinciale Coördinatiecommissie voor Waterproblemen: - stukken betreffende de samenstelling van de commissie - verslagen en adviezen - briefwisseling, uitnodigingen, enz.

10 j. 10 j. 5 j.


24.4. Comité West-Vlaanderen voor de Bevordering van de Arbeid: - stukken betreffende de samenstelling van het comité - verslagen - briefwisseling, uitnodigingen, enz.

10 j. 10 j. 5 j.


Pagina 41 van 73

Naam



10 j. 10 j. 10 j.

na grondige schoning permanent te bewaren permanent te bewaren permanent te bewaren

Stukken betreffende milieucoördinator B (toevoeging, 6 december 2002)

10 j.


Milieucoördinator: aangifte water, afval, vergunningen van de Provincie (toevoeging, 6 december 2002)

10 j.


Milieuadviezen aan andere diensten (toevoeging, 6 december 2002)

10 j.


Milieudossiers behandeld door duurzame ontwikkeling (bodemsanering, fort van Beieren) (toevoeging, 6 december 2002)

10 j.


Stukken betreffende contacten met andere overheden en organisaties (toevoeging, 6 december 2002)

10 j.

na 10 j. vernietigen; enkel de essentiële stukken (= stukken waarin de eigen visie van de Provincie naar voor komt en officiële documenten) permanent te bewaren

5 j. 5 j. 5 j.

permanent te bewaren na grondige schoning permanent te bewaren na grondige schoning permanent te bewaren na grondige schoning

Dossiers beroepsbetekeningen inzake gemeentelijke bouw- en verkavelingsvergunningen (wijziging, 3 december 2007)

permanent


Stukken betreffende de aanstelling van bouwpolitie door de Gouverneur

25 j.


24.5. Duurzame ontwikkeling Dossiers eigen initiatieven met - voorbereidingsstukken - besluiten Deputatie - uitvoeringsstukken (toevoeging, 6 december 2002)

Documenten betreffende interne milieuzorg: - verslagen vergaderingen - stukken betreffende realisaties - statistieken (toevoeging, 6 december 2002) 25. Stedenbouw en ruimtelijke ordening

Pagina 42 van 73

Naam



Stukken betreffende de advisering gemeentelijke plannen van aanleg (wijziging, 3 december 2007 en 22 november 2010)

50 j.


Stukken betreffende de goedkeuring van gemeentelijke stedenbouwkundige verordeningen (wijziging, 3 december 2007)

geldigheidsduur verordening


Dossiers beroepsbetekeningen inzake gemeentelijke kampeervergunningen



Stukken betreffende vernietiging gemeentelijke kampeervergunningen door de Gouverneur

30 j.


Klachtendossiers inzake stedenbouw

30 j.


Stukken betreffende de goedkeuring van de samenstelling GECORO (toevoeging, 3 december 2007)

12 j.

na 12 j.vernietigen; bij schorsing of vernietiging permanent te bewaren

Stukken betreffende de goedkeuring Gemeentelijk Ruimtelijk Structuurplan (GRS) (toevoeging, 3 december 2007)

geldigheidsduur plan


Stukken betreffende de goedkeuring Gemeentelijk Ruimtelijk Uitvoeringsplan (GRUP) (toevoeging, 3 december 2007)



Stukken betreffende de vaststelling Provinciaal Ruimtelijk Structuurplan (PRS) (toevoeging, 3 december 2007)



Stukken betreffende de vaststelling Provinciaal Ruimtelijk Uitvoeringsplan (PRUP) (toevoeging, 3 december 2007)



Stukken betreffende de advisering Gewestelijk Ruimtelijk Structuurplan (toevoeging, 3 december 2007 en wijziging, 22 november 2010)

50 j.


Pagina 43 van 73

Naam



Stukken betreffende de advisering Gewestelijk Ruimtelijk Uitvoeringsplan (toevoeging, 3 december 2007 en wijziging 22 november 2010)

50 j.


Stukken betreffende de advisering Gemeentelijke en Gewestelijke Mobiliteitsplannen (toevoeging, 3 december 2007)

5 j.

na 5 j. vernietigen

Stukken betreffende de opmaak van streefbeelden voor secundaire wegen (toevoeging, 3 december 2007)

5 j.


Stukken betreffende de opmaak mobiliteistsplannen voor bedrijven (toevoeging, 3 december 2007)

5 j.


Dossiers fietsfonds

5 j.


Dossiers betreffende Provinciale initiatieven omtrent sensibilisatie mobiliteit

5 j.


Stukken betreffende de opmaak van de gewestplannen (toevoeging, 30 november 2009)

geen meer


Dossiers betreffende de erkenning van herwaarderingsgebieden ter kennisgeving overgemaakt aan de Gouverneur (toevoeging, 22 november 2010)

geen meer

vernietigen

25.1. Regionale Commissie van Advies voor de Ruimtelijke Ordening, vanaf 2002 PROCORO: (wijziging, 6 december 2002) - stukken betreffende de samenstelling van de commissie - verslagen en adviezen - briefwisseling, uitnodigingen, enz.

10 j. 10 j. 5 j.


25.2. Provinciale Verkeerscommissie, vanaf 2001 de Provinciale Mobiliteitsraad (PROMORA): (verplaatsing, 6 december 2002) - stukken betreffende de samenstelling van de commissie - verslagen en adviezen - briefwisseling, uitnodigingen, enz.

10 j. 10 j. 5 j.


Pagina 44 van 73

Naam



Bouwvergunningen van werken door de Provincie

5 j.


Dossiers buitengewone en ingrijpende werken (wijziging, 30 november 2011)

15 j.

na 15 j. vernietigen; enkel de essentiële stukken (plannen, maquettes, foto's, bestekken, weerhouden offertes, goedkeurings- en toewijzingsbeslissingen, opleveringsstukken) permanent te bewaren

Dossiers onderhoudswerken i.v.m. onroerende goederen (wijziging, 3 december 2007 en 30 november 2011)

10 j.


Dossiers onderhoudswerken i.v.m. roerende goederen (wijziging, 3 december 2007)

tot afschrijving roerend goed


Dossiers betreffende de door de Provincie aangevraagde subsidies voor Domeinen

30 j.


Dossiers leveringen aan de Provincie (wijziging, 3 december 2007)

tot afschrijving levering

na administratief nut vernietigen; enkel dossiers i.v.m.. Levering essentiële, duurzame goederen permanent te bewaren

Dossiers diensten aan de Provincie (wijziging, 3 december 2007 en 30 november 2011)

10 j.


Dossiers aanvragen en concessieverleningen binnen de infrastructuur (wijziging, 3 december 2007)

zo lang de concessie loopt

na administratief nut vernietigen; indien concessie bouwwerken meebracht permanent te bewaren

Stukken betreffende verhuringen gedeelten terrein Provinciale Domeinen en vergunningen aan derden (wijziging, 3 december 2007)

zo lang de verhuring of vergunning loopt

enkel titels permanent te bewaren

Stukken betreffende hout- en boomverkopen

30 j.


26. Provinciale domeinen, groene assen, tuinen en parken (wijziging titel, 3 december 2007)

Pagina 45 van 73

Naam



zo lang de beheersovereenkomst loopt


permanent permanent permanent 10 j.

na grondige schoning permanent te bewaren permanent te bewaren permanent te bewaren na 10 j. vernietigen

26.1. Adviescommissie Provinciaal Domein "De Gavers": - samenstelling commissie - verslagen - uitnodigingen, briefwisseling, enz.

10 j. 10 j. 5 j.


26.2. Adviescommissie Raversijde: - samenstelling commissie - verslagen - uitnodigingen, briefwisseling, enz.

10 j. 10 j. 5 j.


26.3. Adviescommissie Raversijde-Recreatiezone: - samenstelling commissie - verslagen - uitnodigingen, briefwisseling, enz.

10 j. 10 j. 5 j.


26.4. Adviescommissie Raversijde - Werkgroep Atlantikwall: - samenstelling werkgroep - verslagen - uitnodigingen, briefwisseling, enz.

10 j. 10 j. 5 j.


26.5. Adviescommissie Raversijde - Werkgroep Memoriaal: - samenstelling werkgroep - verslagen - uitnodigingen, briefwisseling, enz.

10 j. 10 j. 5 j.


Stukken betreffende het in beheer geven van gedeelten van Provinciale Domeinen (toevoeging, 3 december 2007) Dossiers betreffende initiatieven ter promotie Domeinen (publicatie folders, acties en projecten, enz.) met: - voorbereidingsstukken - besluiten Deputatie - uitvoeringsstukken - mandaten (wijziging, 30 november 2009)

Pagina 46 van 73

Naam



10 j. 10 j. 5 j.


5 j.

na 5 j. vernietigen


na grondige schoning permanent te bewaren permanent te bewaren permanent te bewaren na 10 j. vernietigen

Stukken betreffende subsidies aan gemeenten, verenigingen en personen inzake landschapsbeheer, milieu en duurzame ontwikkeling (wijziging, 3 december 2007)

10 j.

na 10 j. vernietigen; enkel overzichtslijsten van de uitgekeerde subsidies permanent te bewaren

Stukken betreffende de advisering inzake de klassering van landschappen en reservaten (wijziging, 3 december 2007)

30 j.


Dossiers in verband met beheerswerken aan waterlopen, landschappen en ruiterpaden

tot beëindiging werken


Natuurvergunningen (toevoeging, 6 december 2002)

30 j.

na 30 j. vernietigen; enkel besluiten Deputatie permanent te bewaren

Verslagen van het managementteam Leefomgeving (toevoeging, 3 december 2007)

10 j.


26.6. Adviescommissie "De Palingbeek": - samenstelling commissie - verslagen - uitnodigingen, briefwisseling, enz.

Processen-verbaal opgemaakt door domeinwachters naar aanleiding van de vaststelling van inbreuken op de Provinciale reglementen (toevoeging, 11 december 2006) 27. Milieu-educatie, natuur en landschap en duurzame ontwikkeling (wijziging titel, 3 december 2007) Dossiers eigen initiatieven (zoals campagnes, projecten, enz.), publicaties en medewerking aan initiatieven van derden inzake milieu, natuur en landschap, sport, recreatie en toerisme met: - voorbereidingsstukken - besluiten Deputatie - uitvoeringsstukken - mandaten (wijziging, 30 november 2009)

Pagina 47 van 73

Naam



Verslagen van de stafvergaderingen van MiNaWa (toevoeging, 3 december 2007)

10 j.


Stukken betreffende beroepen tegen bosvergunningen (toevoeging, 3 december 2007)

5 j.

na 5 j. vernietigen

Bosbeheerplannen (toevoeging, 3 december 2007)

duur plan


Dossiers aanvragen toelagen voor bebossing (toevoeging, 3 december 2007)

30 j.


Milieuklachten (toevoeging, 3 december 2007)

tot afhandeling klacht


27.1. Provinciaal Natuurfonds: - samenstelling beheerraad - verslagen - uitnodigingen, briefwisseling, enz. - dossiers beheer Natuurfonds

10 j. 10 j. 5 j. 30 j.


27.2 Provinciale Milieu- en Natuurraad: (toevoeging, 3 december 2007) - stukken betreffende de samenstelling van de Raad - verslagen van de vergaderingen - briefwisseling, uitnodigingen, enz.

10 j. 10 j. 5 j.


27.3 Westvlaams NME (Natuur- en Milieu-educatie)-platform: (toevoeging, 3 december 2007) - stukken betreffende de samenstelling van het Platform - verslagen van de vergaderingen - briefwisseling, uitnodigingen, enz.

10 j. 10 j. 5 j.


Pagina 48 van 73

Naam



10 j. 10 j. 5 j.


Dossiers organieke principebesluiten en reglementen met reglementswijzigingen (wijziging, 3 december 2007)

tot afschaffing of opheffing besluit of reglement

indien gepubliceerd in 'Bestuursmemoriaal' vernietigen; indien niet permanent te bewaren

Overzichten en statistieken

20 j.


Dossiers eigen initiatieven en projecten (toevoeging, 3 december 2007)

10 j.


Dossiers aangaande het aanduiden van een vertegenwoordiger namens de Provincie en het innemen van een te verdedigen standpunt in sociale bouwmaatschappijen (toevoeging, 22 november 2010)

tot einde mandaat

na einde mandaat vernietigen tenzij een standpunt ingenomen werd

5 j.

na 5 j. vernietigen

Dossiers betreffende werkingstoelagen en toelagen infrastructuur bij kortverblijf

10 j.


Dossiers betreffende ingewilligde toelagen bij infrastructuurwerken (wijziging, 22 januari 2002)

20 j. te rekenen vanaf 1ste uitbetaling toelage


Dossiers betreffende niet ingewilligde toelagen bij infrastructuurwerken (wijziging, 22 januari 2002)

10 j.


27.4. Diverse adviescommissies: (toevoeging, 6 december 2002) - samenstelling commissies - verslagen - uitnodigingen, briefwisseling, enz.

28. Sociale zaken en huisvesting

28.1. Instellingen en verenigingen Dossiers betreffende werkingstoelagen aan verenigingen voor gehandicaptenzorg, bejaardenzorg, gezinszorg, jeugdwerk, welzijnswerk en pedagogisch vormingswerk

Pagina 49 van 73

Naam



10 j


10 j. 5 j. 2 j.

na grondige schoning permanent te bewaren na 5 j. vernietigen; enkel overzichtslijsten van de uitgekeerde toelagen permanent te bewaren na 2 j. vernietigen

5 j.

na 5 j. vernietigen

Dossiers toegekende leningen voor huisvesting (wijziging, 26 november 2004)

30 j.


Dossiers afgewezen huisvestingspremies

5 j.

na 5 j. vernietigen

Dossiers toegekende huisvestingpremies (met uitzondering van premies voor renoveren woningen kansarmen) (wijziging, 3 december 2007)

5 j.

na 5 j. vernietigen

Dossiers toegekende huisvestingpremies voor renoveren woningen kansarmen (wijziging, 3 december 2007)

10 j.


Dossiers sociale toelagen nl. socio-pedagogische toelagen, telefoontoelagen, toelagen eerste gezinshulp en toelagen stemverminkten

3 j.

na 3 j. vernietigen

Steekkaarten huisvestingspremies (toevoeging, 12 november 2012)

10 j.


10 j.


Noord-Zuid Problematiek: (wijziging, 3 december 2007) - dossiers betreffende het verlenen van steun aan ontwikkelingsprojecten van derden - dossiers betreffende eigen initiatieven - dossiers betreffende het verlenen van toelagen aan educatieve en sensibiliserende projecten - dossiers betreffende het beheer van het PEC-gebouw en het gebruik van de lokalen 28.2. Individuele personen Dossiers afgewezen leningen voor huisvesting

28.3. Provinciale initiatieven Dossiers betreffende de oprichting en het beheer van Provinciale Dienstverleningscentra voor personen met een handicap en Provinciale Dienstencentra (wijziging, 3 december 2007)

Pagina 50 van 73

Naam



28.4. Provinciale Welzijnscoördinatiecommissie: - stukken betreffende de samenstelling van de commissie - notulen en verslagen - uitnodigingen en briefwisseling

10 j. 10 j. 5 j.


28.5. Provinciale Werkgroep Huisvesting: - stukken betreffende de samenstelling van de werkgroep - notulen en verslagen - uitnodigingen en briefwisseling

10 j. 10 j. 5 j.


28.6. Provinciale Commissie Gehandicaptenbeleid: - stukken betreffende de samenstelling van de commissie - notulen en verslagen - uitnodigingen en briefwisseling

10 j. 10 j. 5 j.


28.7. Provinciale Commissie Seniorenbeleid: - stukken betreffende de samenstelling van de commissie - notulen en verslagen - uitnodigingen en briefwisseling

10 j. 10 j. 5 j.


28.8. Provinciale Commissie voor het Gezin: - stukken betreffende de samenstelling van de commissie - notulen en verslagen - uitnodigingen en briefwisseling

10 j. 10 j. 5 j.


28.9. Provinciale Commissie Bijzondere Jeugdbijstand: - stukken betreffende de samenstelling van de commissie - notulen en verslagen - uitnodigingen en briefwisseling

10 j. 10 j. 5 j.


28.10. Provinciale Commissie Gezondheidszorg: - stukken betreffende de samenstelling van de commissie - notulen en verslagen - uitnodigingen en briefwisseling

10 j. 10 j. 5 j.


Pagina 51 van 73

Naam



28.11. Provinciale Jeugdraad: - stukken betreffende de samenstelling van de raad - notulen en verslagen - uitnodigingen en briefwisseling

10 j. 10 j. 5 j.


28.12. Provinciale Werkgroep Sport door Gehandicapten: - stukken betreffende de samenstelling van de werkgroep - notulen en verslagen - uitnodigingen en briefwisseling

10 j. 10 j. 5 j.


28.13. West-Vlaams Overleg Adviesraden Senioren: - stukken betreffende de samenstelling van het overleg - notulen en verslagen - uitnodigingen en briefwisseling

10 j. 10 j. 5 j.


28.14. West-Vlaams Vormingsproject Maatschappelijke Werkers: - stukken betreffende de samenstelling van de projectgroep - notulen en verslagen - uitnodigingen en briefwisseling

10 j. 10 j. 5 j.


5 j. zolang beslissing van kracht is


5 j. na einde project


permanent permanent 5 j. 5 j.

permanent te bewaren na grondige schoning permanent te bewaren indien ook gepubliceerd in 'Stand van het Bestuur' vernietigen; indien niet permanent te bewaren na 5 j. vernietigen

30 j.


5 j.


29. Culturele zaken 29.1. Algemeen: - briefwisseling en eruit afgesplitste dossiers - dossiers ter voorbereiding van Raads- en Deputatiebesluiten inzake culturele materies - dossiers van wetenschappelijke en educatieve projecten (met inbegrip van eigen publicaties en tijdelijke tentoonstellingen) - dossiers grensoverschrijdende culturele samenwerking - documentatiedossiers kunstpatrimonium, musea, enz. - statistische verslagen - stukken betreffende aanvragen voor een nummer bij het Wettelijk Depot (toevoeging, 11 december 2006) - stukken betreffende de advisering inzake de klassering van monumenten (toevoeging, 3 december 2007) - dossiers streekgericht bibliotheekbeleid (toevoeging, 3 december 2007)

Pagina 52 van 73

Naam 29.2. Subsidiëring en wedstrijden: - subsidiëringsdossiers Openbare Bibliotheken en culturele verenigingen (met aanvraag, bewijsstukken en beslissing) (wijziging, 11 december 2006) - subsidiëringsdossiers cultureel patrimonium - dossiers betreffende het uitschrijven en organiseren van openbare wedstrijden met cultureel of wetenschappelijk karakter (met wedstrijdreglement, jurysamenstelling, deelnemingsaanvraag, inzending, lijst van deelnemers, proces-verbaal jury en eindbeslissing) - stukken betreffende het uitreiken van erepenningen en het schenken van boeken aan verdienstelijke leden van culturele verenigingen en aan winnaars van culturele prijzen (toevoeging, 11 december 2006) 29.3. Materiële dienstverlening (Uitleendienst): - reglementen (toevoeging, 3 december 2007) - mandaten en facturen van aankopen, herstellingen en huurgelden (wijziging, 30 november 2009) - documenten van de ontleningen van tentoonstellingsmateriaal, geluidsapparatuur, video, enz. 29.4. Provinciale Bibliotheek en Documentatiecentrum (PBD): - inventarisatie: catalogi - aanwinstenregisters - preservatie- en restauratiedossiers - inschrijvingsboeken bezoekers - aanvraagformulieren ontlening leeszaal boeken en documenten

29.5. Uitvoerend Bureau en Algemene Vergadering Provinciale Raad voor Cultuur: (wijziging, 3 december 2007) - stukken betreffende de samenstelling van het Uitvoerend Bureau en de Algemene Vergadering - notulen en verslagen - uitnodigingen en briefwisseling



5 j.

5 j. 5 j.

na 5 j. vernietigen; enkel overzichtslijsten van de uitgekeerde subsidies en subsidiedossiers met identificatiefiches van de verenigingen permanent te bewaren permanent te bewaren permanent te bewaren

5 j.

na 5 j. vernietigen

tot opheffing reglement


10 j.


5 j.

na 5 j. vernietigen

permanent permanent permanent 5 j. geen

permanent te bewaren permanent te bewaren permanent te bewaren permanent te bewaren te vernietigen

10 j.


10 j. 5 j.


Pagina 53 van 73

Naam



29.6. Commissie voor Beeldende Kunst: - stukken betreffende de samenstelling van de commissie - notulen en verslagen - uitnodigingen en briefwisseling

10 j. 10 j. 5 j.


29.7. Commissie voor Openbaar Bibliotheekwerk: - stukken betreffende de samenstelling van de commissie - notulen en verslagen - uitnodigingen en briefwisseling

10 j. 10 j. 5 j.


29.8. Commissie voor Dramatische Kunst/Commissie voor Podiumkunsten: (wijziging titel, 3 december 2007) - stukken betreffende de samenstelling van de commissie - notulen en verslagen - uitnodigingen en briefwisseling

10 j. 10 j. 5 j.


29.9. Commissie voor Geschiedenis en Volkskunde: (wijziging titel, 3 december 2007) - stukken betreffende de samenstelling van de commissie - notulen en verslagen - uitnodigingen en briefwisseling

10 j. 10 j. 5 j.


29.10. Commissie voor Instrumentale Kunst: - stukken betreffende de samenstelling van de commissie - notulen en verslagen - uitnodigingen en briefwisseling

10 j. 10 j. 5 j.


29.11. Commissie voor Vocale Muziek: - stukken betreffende de samenstelling van de commissie - notulen en verslagen - uitnodigingen en briefwisseling

10 j. 10 j. 5 j.


29.12. Commissie voor Letteren en Taal: - stukken betreffende de samenstelling van de commissie - notulen en verslagen - uitnodigingen en briefwisseling

10 j. 10 j. 5 j.


Pagina 54 van 73

Naam



29.13. Commissie voor Vormings- en Ontwikkelingswerk Volwassenen/Commissie voor Vormingswerk met Volwassenen: (wijziging titel, 3 december 2007) - stukken betreffende de samenstelling van de commissie - notulen en verslagen - uitnodigingen en briefwisseling

10 j. 10 j. 5 j.


29.14. Provinciale Molenadviesraad: (verplaatsing en wijziging, 6 december 2002) - samenstelling adviesraad - verslagen - uitnodigingen, briefwisseling, enz.

10 j. 10 j. 5 j.


29.15. Comité Wooncultuur: (toevoeging, 11 december 2006) - stukken betreffende de samenstelling van het comité - notulen en verslagen - uitnodigingen en briefwisseling - dossiers eigen initiatieven

10 j. 10 j. 5 j. 10 j.

permanent te bewaren permanent te bewaren na 5 j. vernietigen na grondige schoning permanent te bewaren

29.16. Commissie Musea: (toevoeging, 3 december 2007) - stukken betreffende de samenstelling van de commissie - notulen en verslagen - uitnodigingen en briefwisseling

10 j. 10 j. 5 j.


29.17. Stuurgroep Culturele Projecten/Commissie Multidisciplinaire Projecten: (toevoeging, 3 december 2007) - stukken betreffende de samenstelling van de stuurgroep of commissie - notulen en verslagen - uitnodigingen en briefwisseling

10 j. 10 j. 5 j.


29.18. Stuurgroep Gemeentelijk Cultuurbeleid: (toevoeging, 3 december 2007) - stukken betreffende de samenstelling van de stuurgroep - notulen en verslagen - uitnodigingen en briefwisseling

10 j. 10 j. 5 j.


Pagina 55 van 73

Naam



29.19. Commissie voor Muziek: (toevoeging, 3 december 2007) - stukken betreffende de samenstelling van de commissie - notulen en verslagen - uitnodigingen en briefwisseling

10 j. 10 j. 5 j.


29.20. Interprovinciaal Overleg voor Cultuur (I.O.C.) (toevoeging, 3 december 2007) - stukken betreffende de samenstelling van het overleg - notulen en verslagen - uitnodigingen en briefwisseling

10 j. 10 j. 5 j.


10 j.


10 j. 10 j. 10 j.

permanent te bewaren na 10 j. vernietigen (hier wordt geopteerd te bewaren op niveau van het gemeenschappelijk secretariaat in Gent) permanent te bewaren

10 j. 10 j.

na 10 j. vernietigen permanent te bewaren

10 j. 10 j. 15 j.

permanent te bewaren na 10 j. vernietigen na 15 j. vernietigen

10 j.


30. Externe relaties en Europese programma's (wijziging, 22 januari 2002 en 22 november 2010) 30.1. Samenwerking in het kader van Interreg I, II, III en IV-projecten alsook Doelstelling 2: (wijziging 22 november 2010) - briefwisseling en documenten i.v.m. de aanzet van Interreg en de voorbereiding van Europese programma's (wijziging, 22 november 2010) - samenstelling stuurgroepen of comité van toezicht en werkgroepen - verslagen van de Interreg-secretarissen en stuurgroepen of comité van toezicht van Euregio Scheldemond (E.S.) - verslagen van de Interreg-secretarissen en stuurgroepen of comité van toezicht van de samenwerking met Frankrijk - verslagen van de werkgroepen - beslissingen van de Deputatie inzake het Operationeel Programma en de projecten - tekst Operationeel Programma - briefwisseling en documenten betreffende de verschillende projecten - mandaten (wijziging, 30 november 2009) - verslagen van de secretarissen en stuurgroepen of comités van toezicht in verband met diverse Europese programma's (wijziging, 22 november 2010)

Pagina 56 van 73

Naam 30.2. Samenwerking buiten Interreg met regio's in de buurlanden (Euregio Scheldemond, Scheldemondraad, Permanente Gemengde Commissie, Copit, Département des Bouches-du-Rhône, Département du Nord, Département du Pas de Calais, Suffolk, Kent, Norfolk, Ierland) en in Oost-Europa (Roemenië, Hongarije en Polen) (wijziging, 22 november 2010) - samenstelling van de beleidsraden en werkgroepen - verslagen van de beleidsraden - verslagen van de werkgroepen - beslissingen van de Deputatie inzake de projecten - briefwisseling en documenten betreffende de verschilllende projecten - mandaten (wijziging, 30 november 2009) 30.3. Samenwerking in diverse Europese projecten: - verslagen en documenten betreffende de uitwerking en evaluatie van 5b, Adapt en Pesca-projecten



10 10 10 10 10 15

permanent te bewaren permanent te bewaren na 10 j. vernietigen permanent te bewaren na 10 j. vernietigen na 15 j. vernietigen

j. j. j. j. j. j.

10 j.


15 j.


31.1. Interne Begeleidingscommissie: - verslagen en analytische rapporten ter voorbereiding van de jaarplanning - uitnodigingen, briefwisseling, enz.

10 j. 5 j.


31.2. Provinciale Werkgroep Emancipatiebeleid: - samenstelling werkgroep - verslagen - uitnodigingen, briefwisseling, enz.

10 j. 10 j. 5 j.


31.3. Coördinatieprojecten (Gelijke Kansenbeleid): - verslagen vergaderingen Brussel

10 j.


Bewijsstukken aangaande de financiering van Europese projecten (wijziging, 30 november 2009) 31. Emancipatie

Pagina 57 van 73

Naam





Statistische verslagen

5 j.

indien gepubliceerd in 'Stand van het Bestuur' vernietigen; indien niet permanent te bewaren


30 j.


30 j.


geen

te vernietigen

10 j. 5 j. 5 j.

na 10 j. vernietigen permanent te bewaren permanent te bewaren

Formulieren en dossiers uitleningen vlaggen, organisatie eigen vergaderingen en vergaderingen van derden en geleide bezoeken (wijziging, 26 november 2004)

5 j.

na 5 j. vernietigen


30 j.


Fotoarchief

geen


31.4. Dossiers en documenten eigen initiatieven (interne en externe emancipatieprojecten, publicaties, enz.): - voorbereidende nota’s en verslagen voorbereidende vergaderingen - besluiten Deputatie - uitvoeringsstukken - mandaten (wijziging, 30 november 2009)

32. Public relations 32.1. Documenten betreffende tussenkomsten in plechtigheden van derden: - aanbieden bloemenkransen, vereremerkingen of medailles, subsidiëring (op basis van reglementen en/of besluiten van de Deputatie) (wijziging, 26 november 2004) - uitnodigingen door en aan de Deputatie

32.2. Provinciaal Informatiecentrum: (toevoeging, 3 december 2007) - stukken betreffende vragen gericht aan het Provinciaal Informatiecentrum - samenvattende lijsten van de vragen - verslagen over de werking van het Informatiecentrum

33. Provinciale scholen en administratief toezicht gemeentelijk onderwijs (wijziging, 21 januari 2000)

Pagina 58 van 73

Naam



Ontvangen omzendbrieven met wet- en regelgeving vanwege de hogere overheid

tot opheffing inhoud omzendbrief


Stukken betreffende het oprichten of afschaffen van scholen, afdelingen, klassen of cursussen

tot opheffing school, afdeling, klas, cursus


Briefwisseling

6 j.


Schoolreglementen

tot opheffing leerplan of -methode


Stukken betreffende leerplannen en -methoden

tot opheffing leerplan of -methode

indien niet afwijkend van voorschriften van hogerhand, vernietigen; indien wel permanent te bewaren

Lessenroosters

6 j.

na 6 j. vernietigen

Verslagen en statistieken over de school

6 j.

tussentijdse vernietigen; jaarverslagen en statistieken permanent te bewaren

Verslagen en adviezen inspectie

6 j.


Verslagen personeelsvergaderingen

6 j.


Aanwezigheidsregisters personeel

2 j.

na 2 j. vernietigen

Cursussen (wijziging, 6 december 2002)

6 j.

na gebruik te vernietigen; enkel de cursussen opgesteld in de school of door leraars van de school permanent te bewaren

Stamregisters met essentiële gegevens over leerlingen (wijziging, 12 november 2012)

30 j.


Aanwezigheidsregisters leerlingen

6 j., lopend schooljaar inbegrepen

na 6 j. vernietigen

Pagina 59 van 73

Naam



Ziekte- en afwezigheidsbriefjes leerlingen (wijziging titel, 6 december 2002)

1 j., lopend schooljaar niet inbegrepen

na 1 j. vernietigen (wordt bijgehouden in informaticasysteem van ministerie van Onderwijs)

Examens en toetsen (wijziging, 6 december 2002)

6 j.

na 6 j. vernietigen

Processen-verbaal van de examens

30 j.


Lijsten met de jaarresultaten leerlingen

10 j.

enkel samenvattende staten permanent te bewaren

Lijsten van de gehomologeerde diploma's, van maturiteitsgetuigschriften en van bekwaamheidsdiploma's

30 j.


Stukken betreffende de samenstelling en de werking van het Pedagogisch College / de Pedagogische Raad (toevoeging, 24 november 2000) (wijziging, 12 november 2012)

10 j.


Stukken betreffende de samenstelling van de Participatieraad / Schoolraad (toevoeging, 24 november 2000) (wijziging, 12 november 2012)

10 j.


Stukken betreffende de samensteling en de werking van het Afzonderlijk Bijzonder Onderhandelingscomité (A.B.O.C.) en het Afzonderlijk Bijzonder Hoog Overlegcomité (A.B.H.O.C.) (toevoeging, 24 november 2000)

10 j.


Dossiers verlenen van toelage door de Deputatie aan kinderkolonies voor het opnemen van zwakke kinderen uit West-Vlaanderen (toevoeging, 21 januari 2000)

10 j.


1 j. 10 j. 1 j.


33.1. Medisch schooltoezicht en P.M.S. of C.L.B.: (wijziging, 21 januari 2000) - contracten met Centra voor Medisch Schooltoezicht en P.M.S. of C.L.B. - stukken betreffende adviezen hygiëne en gezondheid - lijsten leerlingen onderworpen aan medisch toezicht en P.M.S. of C.L.B.

Pagina 60 van 73

Naam



6 j. 6 j. 10 j. 6 j.

permanent te bewaren permanent te bewaren na 10 j. vernietigen na 6 j. vernietigen

Dossiers of documenten betreffende herdenkingen, tentoonstellingen, jubilea en publicaties

5 j.


Documenten personeel (wijziging, 6 december 2002) (wijziging, 12 november 2012)

2 j.


Documenten infrastructuur en uitrusting (wijziging, 6 december 2002)

2 j.

na 2 j. vernietigen (wordt bewaard op niveau D.O.P./COOP)

Documenten financiën (wijziging, 6 december 2002)

2 j.

na 2 j. vernietigen (wordt bewaard op niveau Dienst Financiën)

Dossiers administratief toezicht gemeentelijk onderwijs (in verband met personeelsbeheer, schoolreglementen, aankoop schoolmateriaal, medisch toezicht, ontdubbeling of afschaffing van klassen, leerlingenvervoer) (toevoeging, 21 januari 2000)

10 j.

na 10 j. vernietigen; enkel permanent te bewaren wanneer het provinciaal advies of de beslissing afwijkt van de gemeentebeslissing

Verslagen vergaderingen van het bestuurscomité (toevoeging, 26 november 2004)

15 j.


Briefwisseling en eruit afgesplitste dossiers (wijziging, 6 december 2002 en 26 november 2004)

15 j.


Dossiers van de wetenschappelijk en educatieve projecten (met inbegrip van eigen publicaties) (wijziging, 6 december 2002 en 26 november 2004)

15 j.


33.2. Documenten betreffende leerlingenraden, ouderverenigingen en oudleerlingbonden: - verslagen vergaderingen - ledenlijsten - rekeningen - uitnodigingen, briefwisseling, enz.

34. Landbouw / Provinciaal Centrum voor Land- en Tuinbouw (wijziging titel, 25 november 1998)

Pagina 61 van 73

Naam



Documentatiedossiers teelten

permanent


Statistische verslagen over de eigen werking (wijziging, 6 december 2002 en 26 november 2004)

15 j.

indien gepubliceerd in 'Stand van het Bestuur (Aspecten Landbouw)' vernietigen; indien niet permanent te bewaren

Dubbels documenten personeelszaken en boekhouding (o.m. betreffende subsidiëring door Provincie van vzw’s) (wijziging, 6 december 2002)

7 j.

na 7 j. vernietigen (er wordt geopteerd te bewaren op niveau centraal bestuur)

Documenten voorgelegd aan de Provincie door landbouworganisaties in het kader van subsidiëring (= statuten, begrotingen en rekeningen, jaarverslagen) (toevoeging, 25 november 1998)

10 j.


Documenten personeel (toevoeging, 6 december 2002)

2 j.

na 2 j. vernietigen (wordt bewaard op niveau Personeelsdienst)

Documenten infrastructuur en uitrusting ten bedrage van meer dan 200.000 BEF (toevoeging, 6 december 2002)

2 j.

na 2 j. vernietigen (wordt bewaard op niveau D.O.P./COOP)

Documenten infrastructuur en uitrusting ten bedrage van minder dan 200.000 BEF (toevoeging, 6 december 2002)

5 j.

na 5 j. vernietigen

Documenten financiën (toevoeging, 6 december 2002)

2 j.

na 2 j. vernietigen (wordt bewaard op niveau Dienst Financiën)

Originele bewijsstukken Financiën bewaard in het POVLT los van Europese programma's (wijziging, 30 november 2009) Originele bewijsstukken Financiën bewaard in het POVLT in verband met Europese programma’s (toevoeging, 30 november 2009)

10 j.


15 j.


Pagina 62 van 73

Naam 34.1. Provinciaal Comité voor Landbouw: - samenstelling comité - verslagen - uitnodigingen, briefwisseling, enz. - dossiers van wetenschappelijke en educatieve projecten (met inbegrip van eigen publicaties) - stukken betreffende toelagen en subsidies (met o.m. voorgelegde jaarverslagen van te subsidiëren verenigingen) (wijziging, 26 november 2004)



15 15 15 15


j. j. j. j. na einde project

30 j.

na 30 j. vernietigen; enkel de overzichtslijsten van de uitgekeerde subsidies permanent te bewaren

15 15 15 15


34.2. Provinciaal Comité voor Kleinvee (sinds januari 1995 overgedragen aan Landbouwcomité) 34.3. Provinciaal Tuinbouwcomité: - samenstelling comité - verslagen - uitnodigingen, briefwisseling, enz. - dossiers van wetenschappelijke en educatieve projecten (met inbegrip van eigen publicaties) - stukken betreffende toelagen en subsidies (met o.m. voorgelegde jaarverslagen van te subsidiëren verenigingen) (wijziging, 6 december 2002 en 26 november 2004)

j. j. j. j. na einde project

30 j.

na 30 j. vernietigen; enkel de overzichtslijsten van de uitgekeerde subsidies permanent te bewaren

permanent permanent permanent permanent permanent

permanent permanent permanent permanent permanent

35. Musea (Museum voor Moderne Kunst, Museum Constant Permeke, Domein Raversijde, Stijn Streuvelsmuseum, Museum Bulskampveld en Museum Brugse Vrije) 35.1. Verzameling: - inventarisatie: algemene catalogi en/of dossiers per kunstwerk - aanwinstenregister en -dossiers - bruiklenenregister en -dossiers - restauratiedossiers - documentatiedossiers over kunstenaars, museumgebouw, museumsite, enz.

te te te te te

bewaren bewaren bewaren bewaren bewaren

Pagina 63 van 73

Naam



5 j. 5 j. 5 j. na einde project

na grondige schoning permanent te bewaren permanent te bewaren na grondige schoning permanent te bewaren

5 j. tot wijziging

indien ook gepubliceerd in 'Stand van het Bestuur' vernietigen; indien niet permanent te bewaren permanent te bewaren

10 j.


2 j. 2 j.

na 2 j. vernietigen (indien niet dubbel: voorschriften toepassen "Selectielijst", hoofdstuk 13. eigen personeel) na 2 j. vernietigen

2 j.

na 2 j. vernietigen

2 j. 10 j.

na 2 j. vernietigen (indien niet dubbel: voorschriften toepassen "Selectielijst", hoofdstuk 2. Financiën) na grondige schoning permanent te bewaren

5 j.

na 5 j. vernietigen

10 j. 10 j. 5 j.


Briefwisseling en eruit afgesplitste dossiers

5 j.


Dossiers eigen initiatieven en organisatie (wijziging, 21 januari 2000)

5 j.


Inschrijvingsticketten en -boeken bezoekers

5 j.

na 5 j. vernietigen

35.2. Werking: - chronologisch geordende briefwisseling en eruit afgesplitste dossiers - inschrijvingsboeken bezoekers - dossiers van wetenschappelijke en educatieve projecten (met inbegrip van eigen publicaties en tijdelijke tentoonstellingen) - statistische verslagen over de eigen werking - reglement van inwendige orde (toevoeging, 11 december 2006) - dossiers betreffende de eigen dienstorganisatie (verslagen personeelsvergaderingen, overzicht werkprocedures, enz.) (toevoeging, 3 december 2007) - documenten betreffende personeel (= dubbels dienst Personeel) (toevoeging, 3 december 2006) - documenten betreffende infrastructuur, de uitrusting en de verzekering van de gebouwen (= dubbels stukken in dienst Gebouwen en COOP) (toevoeging, 3 december 2007) - documenten betreffende de veiligheid (= dubbels IDPB) (toevoeging, 3 december 2007) - documenten betreffende de boekhouding (= dubbels Dienst Financiën) (toevoeging, 3 december 2007) - dossiers betreffende de samenwerking met derden rond bepaalde initiatieven (toevoeging, 3 december 2007) - dossiers betreffende de bijscholing van gidsen (toevoeging, 26 november 2008) 35.3. Diverse comités en commissies opgericht in verband met de musea: (toevoeging, 3 december 2007) - stukken betreffende de samenstelling van het comité of de commissie - verslagen - uitnodigingen en briefwisseling

36. Zwembaden

Pagina 64 van 73

Naam



Dag- en maandstaten (toevoeging, 21 januari 2000)

5 j.

na 5 j. vernietigen

Statische verslagen over eigen werking

5 j.

indien ook gepubliceerd in 'Stand van het Bestuur' vernietigen; indien niet permanent te bewaren

Inkomende en uitgaande briefwisseling

5 j.


Raad van beheer/Raad van bestuur, algemene vergadering, bureau: (wijziging, 30 november 2009) - stukken betreffende de samenstelling - verslagen - uitnodigingen, briefwisseling, enz.

10 j. 10 j. 5 j.


Statuten

tot wijziging


Jaarverslagen

5 j.


Grootboeken of dagkasboeken

30 j.


Facturen (wijziging, 18 november 2005)

10 j.


Rekeninguittreksels (wijziging, 18 november 2005)

5 j.

na 5 j. vernietigen

Huishoudelijk reglement (toevoeging, 18 november 2005)

tot opheffing reglement


37. Archief vzw's (Westvlaamse Vereniging voor de Vrije Tijd - W.V.T., Monumentenwacht, West-Vlaams Opleidingscentrum voor Brandweer, Reddings- en Ambulancediensten - Wobra, Westkans, EduWest, Provinciale dienstverleningscentra voor personen met een handicap, vzw’s verbonden aan het Provinciaal Onderzoeks- en Voorlichtingscentrum voor Land- en Tuinbouw – POVLT) (wijziging, 30 november 2009)

Pagina 65 van 73

Naam



Begroting (toevoeging, 18 november 2005)

5 j.


Jaarrekening (toevoeging, 18 november 2005)

30 j.


Personeelsdossiers

permanent


Agenda's en aanwezigheidslijsten personeel

5 j.

na 5 j. vernietigen

Documentatie deelname studiedagen, enz.

5 j.

na 5 j. vernietigen

Dossiers van eigen projecten en publicaties bv. rapporten over de toegankelijkheid van gebouwen en openbare plaatsen opgesteld door Westkans (wijziging, 26 november 2008)

5 j. na einde project


Stukken betreffende de belastingaangiften (wijziging, 30 november 2009)

7 j.

na 7 j. vernietigen

Stukken betreffende de B.T.W.-aangiften (toevoeging, 11 december 2006)

7 j.

na 7 j. vernietigen

Dossiers aangaande het aanvragen van subsidies (toevoeging, 11 december 2006)

10 j.


Dossiers erkenning en subsidiëring besturen van erediensten en centra voor morele dienstverlening (wijziging, 22 november 2010)

10 j.


Dossiers Gemengd Comité voor de Binneninrichting van de Kerken, met verslagen en voorgelegde stukken i.v.m. de binneninrichting van de kerkgebouwen

10 j.


38. Erediensten en morele dienstverlening (toevoeging, 25 november 1998 en wijziging, 22 november 2010)

Pagina 66 van 73

Naam Begrotingen, rekeningen en jaarverslagen van centra voor morele dienstverlening voorgelegd in het kader van subsidiëring (toevoeging, 22 november 2010)



10 j.


duur van ambtstermijn Gouverneur


duur van ambtstermijn Gouverneur duur van ambtstermijn Gouverneur duur van ambtstermijn Gouverneur


duur duur duur duur duur duur duur duur

permanent te bewaren permanent te bewaren permanent te bewaren permanent te bewaren permanent te bewaren permanent te bewaren; indien gepubliceerd te vernietigen permanent te bewaren na schoning permanent te bewaren

39. Gouverneur (toevoeging, 6 december 2002) Documenten betreffende de tussenkomsten van de Gouverneur bij de aanstelling van burgemeesters, schepenen, notarissen, vrederechters en griffiers Documenten in verband met het beheer van de ambtswoning en het Provinciaal Hof: - huishoudelijke begroting - inventarissen van de inboedel - stukken betreffende het gebruik van het Provinciaal Hof

Documenten in verband met de dagelijkse werking van het kabinet: - agenda's - algemene briefwisseling van het kabinet - aanbevelingsbrieven - dossiers rond specifieke thema's - stukken oorlogsperiode - toespraken en geschreven inleidingen van de Gouverneur - dossiers betreffende de deelname aan feesten en plechtigheden - documenten betreffende de advisering inzake de toekenning van onderscheidingen en eretekens (= onderscheidingen van het Carnegie Hero Fund en onderscheidingen voor daden van moed en zelfopoffering) - steekkaarten waarop de onderscheidingen van Provincieraadsleden bijgehouden worden - documenten betreffende de advisering inzake de toekenning van onderscheidingen en eretekens (= nationale en burgerlijke onderscheidingen en eretekens) - documenten betreffende de advisering inzake de erkenning van Koninklijke Maatschappijen Documenten in verband met commissies en verenigingen waar de Gouverneur in het bestuur zitting heeft of had en betreffende vertegenwoordigingen in particuliere en nationale verenigingen of instellingen

van van van van van van van van

ambtstermijn ambtstermijn ambtstermijn ambtstermijn ambtstermijn ambtstermijn ambtstermijn ambtstermijn

Gouverneur Gouverneur Gouverneur Gouverneur Gouverneur Gouverneur Gouverneur Gouverneur




enkel samenvattende lijsten van de toegekende onderscheidingen en eretekens permanent te bewaren

5 j.

na 5 j. vernietigen


enkel de documenten waarin het persoonlijk optreden van de Gouverneur tot uiting komt permanent te bewaren; het overige vernietigen

Pagina 67 van 73

Naam



Briefwisseling en eruit afgesplitste dossiers

5 j.


Dossiers eigen initiatieven en organisatie

5 j.


Contracten met leveranciers

tot 5 j. na beëindiging contract


Grootboeken of dagkasboeken

30 j.


Facturen en rekeninguittreksels

5 j.

na 5 j. vernietigen

Dossiers eigen initiatieven (inbegrepen de structurele relaties met derden)

10 j.


Dossiers aangaande het verlenen van toelagen door de Provincie

10 j.


Documentatie en persknipsels

5 j.

na 5 j. vernietigen

41.1. Provinciale Commissie voor de Distributie: - samenstelling van de commissie - verslagen - uitnodigingen, briefwisseling, enz.

10 j. 10 j. 5 j.


41.2. Stuurgroep Kwaliteitszorg: - samenstelling van de stuurgroep - verslagen - uitnodigingen, briefwisseling, enz.

10 j. 10 j. 5 j.


40. TiNCK (toevoeging, 10 februari 2004)

41. Economie, landbouw en visserij (wijziging, 30 november 2009)

42. Sport (toevoeging, 18 november 2005)

Pagina 68 van 73

Naam



Beleidsdocumenten (nota's Provinciaal sportbeleid, jaarverslagen)

10 j.


Documenten in verband met de boekhouding van de Sportdienst (dubbel met de Dienst Financiën)

5 j.

na 5 j. vernietigen

Dossiers betreffende de eigen Dienstorganisatie (verslagen, personeelsvergaderingen, overzichten werkprocedures)

5 j.


Dossiers eigen initiatieven (zoals sportprijzen, project-Epo, infosessies, tijdschrift 'Sport West')

5 j.


Documenten in verband met het uitreiken van zwembrevetten

5 j.

na 5 j. vernietigen (van elk type zwembrevet 1 specimen permanent te bewaren)

Personeelsdossiers van personen in dienst genomen door vzw Vlaams Bureau voor Sportbegeleiding (Vlabus) West-Vlaanderen (toevoeging, 30 november 2009)

50 j.


tot opheffing reglement of contract 10 j.

permanent te bewaren na grondige schoning, permanent te bewaren

42.2. Provinciale Sportraad: - stukken betreffende de samenstelling van de raad - verslagen - uitnodigingen, briefwisseling, enz.

tot wijziging raad 5 j. 5 j.


42.3. Provinciale werkgroep Mountainbiking: - stukken betreffende de samenstelling van de werkgroep - verslagen - uitnodigingen, briefwisseling, enz.

tot wijziging werkgroep 5 j. 5 j.


42.1. Subsidiëring: - reglementen en samenwerkingscontracten i.v.m. toelagen - dossiers betreffende toelagen aan diverse sportieve initiatieven (met verslagen en bewijsstukken i.v.m. de aanwending van subsidies)

Pagina 69 van 73

Naam 42.4. Provinciale werkgroep Gehandicaptensport: - stukken betreffende de samenstelling van de werkgroep - verslagen - uitnodigingen, briefwisseling, enz.

42.5. V.Z.W. West-Vlaamse Sportpromotie (vroeger West-Vlaamse Sportraad): - statuten - huishoudelijk reglementen - briefwisseling - grootboeken of dagkasboeken - begrotingen - jaarrekeningen - facturen - rekeninguittreksels - stukken betreffende de samenstelling Raad van Bestuur en Algemene Vergadering - verslagen Raad van Bestuur en Algemene Vergadering - uitnodigingen en briefwisseling Raad van Bestuur en Algemene Vergadering



tot wijziging werkgroep 5 j. 5 j.


tot wijziging tot opheffing reglement 5 j. 30 j. 5 j. 30 j. 10 j. 5 j. 5 j.

permanent te bewaren permanent te bewaren na grondige schoning permanent te bewaren permanent te bewaren permanent te bewaren permanent te bewaren na 10 j. vernietigen na 5 j. vernietigen permanent te bewaren

5 j. 5 j.

permanent te bewaren na 5 j. te vernietigen

10 j. 10 j. 5 j. 5 j. permanent 10 j. tot wijziging tot opheffing reglement 5 j. 10 j.

permanent te bewaren permanent te bewaren na 5 j. vernietigen na 5 j. vernietigen permanent te bewaren na 10 j. vernietigen permanent te bewaren permanent te bewaren permanent te bewaren permanent te bewaren

43. West-Vlaams Instituut voor de Vorming van Overheidspersoneel (WIVO) v.z.w. / WIVO vzw, Schakel tussen Mens en Bestuur (toevoeging , 3 december 2007) 43.1. Organisatie: - Raad van Bestuur, Algemene Vergadering, Bureau: + stukken betreffende de samenstelling + verslagen + uitnodigingen, briefwisseling, enz. - inkomende en uitgaande briefwisseling - personeelsdossiers - agenda's en aanwezigheidslijsten (loonstaten) personeel - statuten - huishoudelijk reglement en arbeidsreglement - jaarverslagen - beeldmateriaal (foto's, video's, films, enz.)

Pagina 70 van 73

Naam 43.2. Financieel beheer: - begroting - jaarrekening - grootboeken of dagkasboeken - facturen - rekeninguittreksels - stukken betreffende de belastingaangiften - stukken betreffende de B.T.W.-aangiften - dossiers aangaande het aanvragen van subsidies

43.3. Werking: - dossiers selectie, consulting en opleiding bij klanten - eindwerken cursisten - attesten uitgereikt aan cursisten die met goed gevolg een opleiding beëindigden - eigen publicaties - documentatie deelname studiedagen, enz.



5 j. 30 j. 30 j. 15 j. 10 j. 10 j. 10 j. 10 j.

permanent te bewaren permanent te bewaren permanent te bewaren na 15 j. vernietigen na 10 j. vernietigen na 10 j. vernietigen na 10 j. vernietigen permanent te bewaren

10 j. 10 j. 50 j.

na 10 j. vernietigen permanent te bewaren na 50 j. vernietigen

10 j. 5 j.


permanent


10 j. 15 j. 5 j. tot opheffing reglement


30 j. 5 j.


5 j.

na 5 j. vernietigen

10 j.


5 j. 5 j.


44. School voor Bestuursrecht (SBR) (toevoeging, 3 december 2007) 44.1. Organisatie: - documenten i.v.m. de oprichting - Raad van Bestuur: + stukken betreffende de samenstelling + verslagen + uitnodigingen en briefwisseling - reglementen - aanwervingsexamens en selectieprocedures eigen personeel: + processen-verbaal met o.a. deelnemerslijsten, vragen en uitslagen + overige stukken betreffende de examens met o.a. sollicitatiebrieven en examenkopijen - uitnodigingen en briefwisseling i.v.m. contacten met andere vormingsinstellingen, besturen en vormingsverantwoordelijken - verslagen van bijeenkomsten met andere vormingsinstellingen, besturen en vormingsverantwoordelijken - dossiers i.v.m. lustrumvieringen - jaarverslagen

Pagina 71 van 73

Naam 44.2. Financieel beheer: - dossiers subsidiëring (door Vlaamse Gemeenschap, Provincie en Gemeenten) - omzendbrieven met regelgeving vanwege de Vlaamse Gemeenschap i.v.m. subsidiëring - activiteitsverslagen (verantwoordingsverslagen subsidies Vlaamse Gemeenschap) - documenten betreffende bedrijfsvoorheffing en belastingfiches - loonberekeningsstaten - R.S.Z.-aangiften: uitprint van het bestand met de onmiddellijke aangifte (Dimona) en van het bestand met de multifunctionele aangifte (DMFA) + vanaf 1994 + voor 1994 - inkomende en uitgaande facturen - rekeninguittreksels - documenten inzake reis-en verblijfskosten

44.3. Werking: - dossiers ontwikkeling vormingstrajecten - briefwisseling met docenten - sollicitatiebrieven docenten - verslagen van docentenbijeenkomsten - docentengids - dossiers i.v.m. huldiging docenten - database cursisten- en docentenwerking - cursistengegevens (dossiers, fiches of database) - lessenroosters - aanwezigheidsroosters - (deliberatie)lijsten met de punten van de cursisten - lijsten met de laureaten (eerste jaar, tweede jaar, derde jaar, vierde jaar, eindgetuigschrift) - cursistengids - cursussen - examenvragen en kopijen - eindwerken of thesissen - uitgeschreven werkopdrachten - dossiers i.v.m. het organiseren van de jaarlijkse academische zitting met de uitreiking van de getuigschriften



5 j.


tot opheffing inhoud omzendbrief


10 j.


10 j. 10 j.

na 10 j. vernietigen na 10 j. vernietigen

10 50 30 10 10

na na na na na

j. j. j. j. j.

10 50 30 10 10

j. j. j. j. j.

vernietigen vernietigen vernietigen vernietigen vernietigen

5 j. 10 j. 5 j. 5 j. tot wijziging gids 5 j. 50 j. na opheffing of vervanging database 50 j. na beëindigen opleiding 10 j. 5 j. 10 j. 30 j.

na grondige schoning permanent te bewaren na 10 j. vernietigen na 5 j. vernietigen permanent te bewaren permanent te bewaren na grondige schoning permanent te bewaren na administratieve bewaartermijn vernietigen na administratieve bewaartermijn vernietigen na 10 j. vernietigen na 5 j. vernietigen permanent te bewaren permanent te bewaren

tot wijziging gids 6 j.

permanent te bewaren enkel de cursussen opgesteld in de School of door docenten van de School permanent te bewaren na 6 j. vernietigen permanent te bewaren na 6 j. vernietigen na grondige schoning permanent te bewaren

6 6 6 5

j. j. j. j.

Pagina 72 van 73

Naam



5 j. 10 j. 5 j.

permanent te bewaren na 10 j. vernietigen permanent te bewaren

10 j. 5 j. 5 j. 5 j. 5 j.

na na na na na

Inschrijvingsformulieren

10 j.


Profielformulieren

2 j.

na 2 j. vernietigen

44.4. Promotie: - wervingsfolders - dossiers i.v.m. deelname aan beurzen, congressen of trefdagen - persteksten

45. Huishoudelijke Dienst / dienst Accomodatie (toevoeging, 22 november 2010) (wijziging, 12 november 2012) -

facturen reservatieformulieren voor poolwagens vervoeraanvragen reservering vergaderzalen verhuring fietsen

10 j. vernietigen 5 j. vernietigen 5 j. vernietigen 5 j. vernietigen 5 j. vernietigen

46. Coördinatiepunt Handicap Provincie West-Vlaanderen (toevoeging, 30 november 2011)

Pagina 73 van 73

10 j. 5 j. 10 j. 5 j. 10 j. 5 j. 10 j. 5 j

Recommend Documents